?
!
ÅRSMÖTE
2014
Vad är ett årsmöte?
Årsmötet är föreningens viktigaste möte. Det är på årsmötet som alla medlemmar får vara med och bestämma vad som
ska göras, det utgör grunden i en demokratisk förening. Under årsmötet tas beslut om vilka som ska leda föreningen
(styrelse), vad ni ska ha för verksamhet under kommande år (verksamhetsplan) och hur pengarna ska användas (budget).
Årsmöte är roligt!
Ett årsmöte kan vara lite som en bal på slottet. Dötrist och långtråkigt och alldeles.... alldeles underbart! Det finns flera
sätt att genomföra ett roligt årsmöte, läs igenom det här häftet så kommer ni få mängder med bra idéer!
Ni bestämmer tillsammans! Visst är det coolt med demokrati?!
Det är ni medlemmar i föreningen som själva bestämmer vad ni vill göra och hur ni vill använda era pengar. Hur coolt
är inte det? Vill ni ha hjälp med att göra ett så bra möte som möjligt, hör av er till oss på distriktet! Vi kommer gärna
och hjälper till. Vi vill komma ut och hälsa på alla årsmöten, så skicka gärna en inbjudan till oss.
Kom ihåg att ni måste hålla årsmötet senast den 28 februari 2014! Uppgifter om nyvald styrelse ska sedan läggas in i
medlemsregistret eller skickas in till distriktet senast den 28 februari. Adress finns på baksidan! Om du inte fått information om vem du ska kontakta så kontakta distriktsordförande eller eventuell personal i distriktet.
Innehållsförteckning
Vi Ungas grundidéer
3
Kallelse till förbundsstämman 2014
3
Planera årsmötet – steg för steg
4
Strax innan ett årsmöte– steg för steg
5
Under ett årsmöte – steg för steg 6
Efter ett årsmöte – steg för steg
7
Checklista för ett årsmöte
5, 7
Snabba Slanten
8
Förslag på föredragningslista
9
Förklaringar av föredragningslista
10-11
Medlemsrapportering 2013
12-13
Massor av lätta mallar!
Vi har gjort mallar för de dokument ni behöver för att
genomföra ett föreningsårsmöte.
Ladda ner, fyll i och spara massor av tid!
De här mallarna finns på viunga.se/arsmote
• Kallelse/Inbjudan
• Föredragningslista
• Protokoll
• Verksamhetsberättelse
• Bokslut
• Revisionsberättelse
• Verksamhetsplan
• Budget
2.
Goda exempel
och massa bra tips!
Föreningsårsmötet blir årets roligaste händelse, med hjälp
av roliga och kreativa metoder. För att ge dig tips och inspiration har vi gjort ett metodmaterial, där kan du hitta olika
metoder och energizers du kan använda innan, under och
efter mötet.
I Vi Unga finns det massor av erfarenhet av föreningsårsmöten därför har vi intervjuat personer som lyckats
riktigt bra med sitt möte, detta för att ge er inspiration och
en bild av hur man kan lyckas riktigt bra. Allt detta hittar
på du viunga.se/arsmote
Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
Vi Ungas grundidéer
Förbundet Vi Unga är en ideell organisation som bildades
1955. Vår verksamhet syftar till att ge oss barn
och ungdomar möjlighet att få ta egna initiativ och eget
ansvar för vår verksamhet i samarbete med andra,
och därigenom lära oss ett demokratiskt arbetssätt. För att
kunna mötas på lika villkor är all Vi Ungas
verksamhet alkoholfri. Vi vet att vi barn och ungdomar
vill och kan bestämma över sin fritid. Vi som är
unga vill påverka och ta ansvar i samhället, vi vill bli tagna
på allvar och växer i varandra och oss själva
genom att göra just detta. Vi vill stimulera till ett samhällsengagemang i ett religiöst- och partipolitiskt
obundet sammanhang. Samarbetet med vår moderorganisation, Studieförbundet Vuxenskolan, utvecklar
våra respektive verksamheter.
Gemenskap
I Vi Unga respekterar vi varandras olikheter och skapar
själva en god gemenskap. Vi finner trygghet ochrespekt i
varandra. Genom samarbete når vi framgångar som inte
varit möjliga på egen hand. Det viktiga är att vi är delaktiga,
inte att vi presterar fina resultat. I Vi Unga får alla mötas på
lika villkor och varje människa har lika värde.
Arrangörskap
I Vi Unga är alla arrangörer. Vi menar att arrangemang
finns överallt och att alla arrangemang är viktiga, oavsett om
det är en förbundsstämma eller en kväll med föreningen.
Tillsammans hjälps vi åt att arrangera, vi lär oss av varandra
och från de arrangemang vi genomför. Medlemmarna i
varje enskild förening bestämmer själva vilken verksamhet
de ägnar sig åt.
Därför Vi Unga!
Demokrati
I Vi Unga blir demokrati roligt eftersom vi själva är delaktiga i den, formar den och utvecklar den. Detta ger kunskap, intresse och mod att påverka även i samhället i övrigt.
Vi tycker det är viktigt att varje individ får vara sig själv och
inte sorteras in enligt färdiga mallar. Därför verkar Vi Unga
för jämlikhet och för att bryta stereotyper kring till exempel
kön, bakgrund och ålder genom att arbeta med ett normkritiskt förhållningssätt.
Ungt ledarskap
I Vi Unga är det unga som leder unga. Gemensamt är att
vi använder språk och metoder som gör att alla vågar och
vill ta plats i såväl den lilla föreningen som i hela organisationen. Som ledare visar vi att det är möjligt att genomföra
våra drömmar. Saknar vi verktygen själva ber vi andra om
hjälp. Som stöd och verktyg fyller vuxna en viktig roll i
organisationen. I Vi Unga främjas personlig utveckling,
både genom våra internutbildningar men också externt med
chans till studieresor, utbildningar med mera.
Föreningskunskap
I Vi Unga är det vi barn och ungdomar som skapar, leder
och utvecklar verksamheterna samt sitter i styrelserna. På
så sätt lär vi oss om föreningar, om hur beslut tas, hur en
styrelse kan agera och varför det är bra att organisera sig. Vi
är övertygade om att demokratiska strukturer och arbetet
med demokrati är roligt. Tillsammans utvecklar vi demokratin! Föreningskunskapen garanterar att vår verksamhet är demokratisk och fungerar som ett verktyg för att
kunna förverkliga drömmar och idéer.
Det du just har läst är Förbundet Vi Ungas grundidéer. Vår verksamhet och våra åsikter i andra sakfrågor bygger på dessa
grundidéer. Vi tror att vårt sätt att tänka och att se på verkligheten gynnar barn och ungdomar. Att satsa på oss anser vi är
viktigt för både samhället idag och i framtiden. Därför tycker vi att det är viktigt att föra ut våra tankar och värderingar.
Därför fyller Vi Unga en viktig funktion. Därför Vi Unga!
Kallelse till Vi Ungas förbundsstämma
Den 8-10 augusti är det dags för 2014 års Vi Unga-höjdpunkt – förbundsstämman! Det är där alla Vi Unga-iter
kommer träffas och gemensamt slå sina kloka huvuden ihop för att påverka och förbättra Vi Unga! Några saker
vi kommer snacka om på stämman är:
* Vi väljer en ny förbundsstyrelse och ny valberedning
* Ny verksamhetsinriktning och budget för 2015
* Alla motioner som ni skriver och skickar in!
? !
För att åka på stämman kan du antingen åka som åhörare (får delta, men inte rösta) eller som ombud (får delta
och får rösta). Är du intresserad? Kontakta ditt distrikt!
Vi syns på förbundsstämman!
Jakob Sjöström, förbundsordförande Vi Unga
Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
3.
Planera årsmötet – steg för steg
1. Träffa dina vänner i styrelsen
2. Välj lokal
Val av lokal är viktigt för hur årsmötet blir. Välj en lokal som känns
trevlig och inbjudande till diskussioner, tänk på att välja en lokal som
alla medlemmar kan komma in i och där alla kan delta på lika villkor.
Våga tänka utanför ramarna! Ett årsmöte kan hållas på ett mysigt café
eller i skidbacken! Om det är möjligt, sitt hellre i en ring så att alla kan
se varandra än i bänkrader, det gör det lättare att diskutera.
Har ni ingen lokal att vara i, kolla med Studieförbundet Vuxenskolan
eller var i en Bygdegård. Kontaktuppgifter hittar ni på sv.se och bygdegardarna.se
Snacka ihop er i styrelsen om årsmötet
i god tid. Bestäm dag, tid och plats. Läs
tillsammans resten av punkterna i det här
häftet så får ni fler tips!
3. Kombinera mötet
med en aktivitet
För att göra årsmötet ännu roligare, bjud
in någon som ni vet är duktig på något
som ni är intresserade av, eller testa en
ny aktivitetet! Kanske finns det andra Vi
Unga föreningar som ni kan bjuda in?
4. Bjud in alla medlemmar (kallelse)
När ni gjort det som står i punkterna 1-3 ska ni skicka ut inbjudan (kallelsen) till föreningsårsmötet. Mötet ska genomföras senast den 28 februari. Inbjudan till alla medlemmar ska skickas ut senast 14 dagar före mötet. I kallelsen bör det
också stå information om medlemmarna behöver betala resor eller mat själva under mötet. Bjuder ni på fika så skriv det i
kallelsen. Tänk också på att tydligt göra det möjligt för medlemmarna att berätta om de har något speciellt behov för att
kunna delta på årsmötet. Uttryck tydligt att ni kommer att anpassa årsmötet efter dessa behov så att alla kan delta.
På kallelsen bör ni också påminna om att motioner (förslag) till föreningsårsmötet ska vara inskickat till föreningen senast
10 dagar före årsmötet. En mall för kallelse finns på viunga.se/arsmote
5. Vad ska vi prata om på
mötet? (dagordning)
6. Göra förslag på
vad ni ska besluta om
Under ett årsmöte pratar man i huvudsak
om fem olika saker;
• Vad årsmötet innehåller.
• Hur förra året har gått för föreningen.
• Årsmötet väljer personer som ska arbeta
• med föreningen.
• Vad föreningen ska göra under det
• kommande året.
• Vad som får kosta under det kommande
• året.
Inför årsmötet behöver föreningsstyrelsen förbereda en del dokument.
• Skriva verksamhetsberättelse (vad ni gjort under förra året)
• Göra bokslut (ekonomisk redovisning som visar hur ni använt era
• pengar under förra året)
• Se till att revisorerna går igenom bokslutet och skriver
• en revisionsberättelse
• Göra ett förslag till verksamhetsplan (en planering av vad ni vill
• göra under året) och budget (en planering av vilka pengar ni kommer
• få in och hur ni ska använda dem) för det nya året. Verksamhets• planen kan ni även göra på plats, tillsammans med ombuden.
Dessa saker beskrivs i en dagordning och
den ska innehålla visa punkter enligt Vi Ungas stadgar. På sida 9 hittar du ett förslag på
föredragningslista med förklaringar, denna
kan ni utgå ifrån. Vill ni göra justeringar så
finns föredragningslistan att ladda hem från
viunga.se/arsmote i ett redigerbart format.
Att göra förslagen är utvecklande och roligt! För att underlätta finns
det förslag på metoder och mallar på viunga.se/arsmote
4.
7. Meddela datum
till distriktet
Distriktet vill veta när ni ha årsmöte så de kan besöka er eller
om ni vill ha hjälp, därför ska ni meddela distriktet när ni ska
ha årsmöte. Kontaktuppgifter hittar du på baksidan.
Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
Strax innan årsmötet – steg för steg
1.
Planera med
kreativa metoder!
Ett årsmöte ska inte vara strikt och tråkigt. Använd roliga
metoder och övningar så kommer garanterat årsmötet att
blir bra och roligt!
Förslag på metoder ni kan använda under årsmötet för
såväl lärakänna-övningar som att diskutera förslaget
verksamhetsplan hittar du på viunga.se/arsmote
3.
Att vara
mötessordförande
Det är mötesordförandens ansvar att leda mötet så att
ni hinner med alla punkter och tar beslut, denna person
väljs i början av mötet. Tänk på att använda metoder så
att alla blir delaktiga. Blir det rörigt eller om ingen lyssnar, bryt för en rast eller en övning.
2.
Att vara
mötessekreterare
Sekreterarens uppgift är att skriva protokoll över vilka
som är på mötet, och vilka beslut som blir tagna. Skriv
också var mötet hålls och dagens datum. Renskriv protokollet och skriv under det. Skicka sedan ut det till ordförande och justerare så att de kan skriva under det.
Mall på protokoll finns på viunga.se/arsmote
4.
Glöm inte fikat!
Köp fika, det är trevligt, gott och piggar upp. Akta er bara
för att ha det för sent på mötet, annars riskerar mötesdeltagarna att hålla in med diskussioner för att de är mer
sugna på fika. Bjud alla på tuggummi, det stimulerar
blodcirkulationen i huvudet.
Checklista – innan årsmötet
Här har ni en checklista för vad ni bör göra och tänka på innan årsmötet. Kryssa i de saker ni är färdiga med under resans
gång och om ni sedan kryssat i allt så kan ni vara nöjda med att ni genomfört ett bra årsmöte.
Innan mötet
Ko
metodm m ihåg att det
fi
aterial o
ch tips nns mallar,
på viun
ga.se/ar
!
Satt datum
Bokat lokal
smote
Planerat in någon rolig aktivitet
Bjudit in alla medlemmar (kallelse)
Skrivit en dagordning (förslag finns på sida 9 och finns i redigerbart format på viunga.se/arsmote)
Skrivit verksamhetsberättelse (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote)
Gjort ett bokslut (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote)
Bett revisorerna att skriva en revisionsberättelse (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote)
Gjort ett förslag på verksamhetsplan (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote)
Gjort ett förslag på budget (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote)
Meddelat datum till distriktet
Planerat mötet med kreativa metoder
Ett förslag på mötesordförande
Ett förslag på mötessekreterare
Köpt in fika eller mat
Alla anmälda behov inför mötet är fixade
Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
5.
Under ett årsmöte – steg för steg
1. 2.
Vad händer
under mötet?
Inleda
mötet
Det är bra att ha en
tydlig och bra inledning
på årsmötet. Ni kan
exempelvis börja med
en namnrunda och en
lärakänna-övning så att
alla känner sig välkomna.
4.
För att alla ska kunna vara delaktiga på mötet är
det viktigt att alla vet vad som kommer hända
och vilka frågor och beslut ni ska fatta. Därför
är det bra att inledningsvis gå igenom föredragningslistan och tidsplanering. Se till så att
alla ombud har en föredragningslista, kopiera
upp några extra eller använd en projektor.
Använd ord
som alla förstår
En förutsättning för att alla
ska hänga med är att prata ett
språk som alla förstår. Använd
inte krångliga och svåra ord.
Se även till att vara tydlig och
förklara när något är svårt.
5.
3.
Ta pauser eller
gör energizer
Tänk på att ta raster under mötet
eller ha energizers så ni får röra på er.
Det kan vara danspaus till favoritlåten, personbingo eller massagering. Energizers brukar göra mötet
roligare och ge deltagarna ny energi
att gå vidare.
Ha en schysst
attityd
Det viktigaste är att ni som leder mötet har
en schysst attityd. Låt alla komma till tals och
känna att de är viktiga! Er attityd som ledare på
mötet är avgörande för resultatet och därför är
det alltid bra om ert agerande i rollerna under
mötet är medvetet och genomtänkt.
6.
Avsluta
mötet
Det är bra att ha en tydlig och
bra avslutning av årsmötet. Ett
exempel kan vara att avsluta
med en runda om hur mötet
var och att sekreteraren går
igenom de beslut som tagits.
Boka in sommarens höjdpunkt!
Håll i hatten och stövlarna på! I sommar är Vi Ungas stora
sommarläger Rix redan den 14-19 juni.
Under fem dygn är det lägerliv och gemenskap som gäller då Förbundet Vi Unga arrangerar det populära Rixlägret för hela rikets
ungdomar - tidigare Vi Unga-medlem eller helt färsk. Det blir
tält, bad och nattcafé blandat med nya kunskaper, inspiration och
utbildningar - allting långt bort från stress och föräldrar.
Rix14 kommer erbjuda aktiviteter såsom lajv, dans, marknadsföringsakuten och redesign. Låter det spännande? Vill du veta
mer? Håll koll på Vi Ungas hemsida eller kolla www.viunga.se/rix
Anmälan öppnar 1 mars och mer information kommer allt
eftersom.
Rix kommer kosta 1000:- per person och vara beläget någonstans i mitten av Sverige - mer information om platsen hittar du
på hemsidan!
Har du frågor om Rix?
Jasmine har svar:
[email protected]
070-247 14 53
6.
Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
Efter ett årsmöte – steg för steg
1.
Skriv rent och
t
justera protokolle
Sekreteraren har under mötet skrivit ner alla beslut som
tagits på mötet i protokollet. Protokollet är giltigt först
när det skrivits under av ordföranden, sekreteraren och
justeraren. Samla alla protokoll i en pärm eller liknande
så att föreningens alla protokoll finns samlade på ett och
samma ställe. Tänk att protokollet ska sparas för medlemmar i framtiden.
3.
Meddela oss!
Nu ska ni meddela oss om att ni haft årsmöte och vad
som hänt på årsmötet. Det gör ni genom att uppdatera
medlemsregistret, detta tar bara några minuter. Där ska
ni bland annat fylla i när årsmötet var, vilka som sitter i
den nyvalda styrelsen, vilken verksamhet er förening har
samt vilken medlemsavgift ni beslutat att ta. Detta ska ni
gjort senast den 28 februari. En guide för detta finns på
sidorna 12-13.
Checklista
– under och efter årsmötet
Under mötet
Haft en bra inledning
Gått igenom föredragningslistan
Tagit pauser eller gjort energizers
Alla hängde med
Det var en schysst attityd på
Haft en bra avslutning
Efter mötet
Skrivit rent protokollet
Justerat protokollet
Spridit protokollet till medlemmarna
Uppdaterat medlemsregisteret
Har en verksamhetsplan och budget
2.
Se till att
medlemmarna får
et
ta del av protokoll
För att ni verkligen ska ha nytta av protokollet ska ni
skriva klart det så snart som möjligt. Då är besluten fortfarande aktuella och chanserna större att besluten faktiskt
genomförs. Det absolut bästa är att de som valts till justerare kollar igenom om protokollet stämmer direkt efter
att mötet är slut.
Några veckor efter årsmötet är det bra att följa upp vad
som hänt. Se till att peppa och uppmuntra varandra och
de som tagit på sig att genomföra det som står i beslutet.
4.
Nu kör vi...
Nu har nu genomfört föreningens högst beslutande organ
- årsmötet, bra jobbat! Nu har ni en styrelse, verksamhetsplan och budget för 2014 och vi önskar er stort lycka till!
Åk på
distriktsstämma!
Det är inte bara föreningarna som
har årsmöten. I mars eller april
ska distrikten genomföra sina
årsmöten (distriktsstämmor), dit
kan alla föreningar skicka ombud.
På distriktsstämman kan du vara med
och påverka allt som händer i distriktet,
där har ni möjligheten att få säga vad ni
tycker!
? !
Alla föreningar har rätt till fem ombud på distriktsstämman, endast ombuden har rösträtt men medlemmar
kan besöka stämman och vara med och påverka.
Kolla på distriktets hemsida eller ta kontakt med någon
på distriktet och ta reda på när distriktstämman är!
Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
7.
Snabba Slanten
– ett verktyg för att ge dina drömmar en chans!
Vad är Snabba Slanten?
Inom Vi Unga förverkligar vi drömmar och idéer. För att förverkliga en dröm krävs framför allt engagemang och vilja men
ibland också pengar. Därför finns Snabba Slanten. Ur Snabba Slanten kan ni söka pengar antingen för att genomföra en ny
utbildning, prova att genomföra ett nytt arrangemang eller marknadsföra er själva. Vi vill att ni vågar prova på nya saker som
gör att era medlemmar är nöjda och som bidrar till att vi blir fler engagerade Vi Unga-iter!
Ni kan söka: Föreningar och distrikt i Vi Unga med minst fem medlemmar.
För detta: * För ny verksamhet (verksamhet ni inte bedrivit i er förening tidigare)
* För att komma igång när ni nyss har startat en förening
* Marknadsföring (där såväl er förening som Vi Unga markandsförs)
* Utbildningar för er i föreningen eller distriktet
Hur mycket? Ni kan söka mindre summor till era projekt och satsningar från Snabba Slanten. Det finns ingen maxsumma. Detta för att så många som möjligt ska kunna få hjälp och för att pengarna ska räcka till fler projekt.
Så ansöker ni: Via hemsidan: viunga.se/snabbaslanten
Redovisning: Alla som fått pengar från Snabba Slanten måste redovisa hur det gått. Redovisningen görs via hemsidan, viunga.se/snabbaslanten
Redovisar ni inte ert projekt kan ni bli återbetalningsskyldiga. Ni måste ha redovisat ert projekt innan ni kan söka nya pengar.
Kontakt: 8.
Lovisa Persson, [email protected], 076-554 52 81
Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
Förslag till dagordning
vid föreningsårsmöte 2014
1. Mötets öppnande
2. Val av funktionärer för mötet
3. Närvarande
4. Godkännande av kallelse till årsmötet
5. Beslut om dagordning
6. Genomgång av verksamhetsberättelse för 2013
7. Beslut om bokslut
8. Revisionsberättelse
9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
10. Antagande av Förbundet Vi Ungas nya stadgar
11. Beslut om antal ledamöter och ersättare i styrelsen
12. Val av föreningsstyrelse för 2014
13. Beslut om firmateckning och teckningsrätt
14. Val av minst en myndig revisor och en ersättare
15. Val av ombud till distriktsstämman
16. Val av ombud till förbundsstämman
17. Val av medlemsregisteransvarig
18. Beslut om verksamhetsplan och budget för 2014
19. Motioner
20. Val av valberedning för nästa år
21. Beslut om medlemsavgift
22. Övriga frågor
23. Mötet avslutande
Förklaringar finns på kommande sidor
Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
9.
Förklaringar till föredragningslistan
1. Årsmötet öppnas
10. Antagande av Förbundet Vi Ungas nya stadgar
Årsmötet öppnas av föreningens ordförande som hälsar
alla välkomna.
2. Val av funktionärer för mötet
Mötesordföranden leder mötet. Det behöver inte vara
föreningens ordförande. Sekreteraren ska skriva protokoll
under mötet. Mall för protokoll finns på viunga.se/arsmote Protokolljusterarna kontrollerar att protokollet är
rätt skrivet och skriver sedan under det.
3. Närvarande
Skicka runt en lista där alla som är med på mötet får
skriva upp sig. Gör en lista där det framgår vilka som är
medlemmar 2014 och det är alltså de som har rösträtt.
Detta kallas då en röstlängd. Listan sätter ni ihop med
protokollet.
4. Godkännande av kallelse (inbjudan) till årsmötet
Styrelsen ska kalla (bjuda in) till årsmöte senast 14 dagar
innan. Någon från styrelsen får berätta när och hur medlemmarna blivit inbjudna. Mötet får sedan avgöra om det
kan godkännas.
5. Beslut om föredragningslista (dagordning)
På sida 9 finns ett förslag på föredragningslista. Har ni
andra punkter ni vill ta upp, så går det bra att lägga till
dem i listan eller under punkten ”övriga frågor”.
6. Genomgång av verksamhetsberättelse för 2013
Styrelsen skall göra en verksamhetsberättelse som beskriver vad som hänt under 2013. Den kan göras genom en
bildvisning, teater eller genom att skriva en text över den
verksamhet som genomförts.
7. Beslut om bokslut (ekonomisk redovisning)
Kassören skall ha gjort en resultaträkning och en balansräkning. Dessa skall godkännas av årsmötet. Mall och
förklaring till detta finns på viunga.se/arsmote
8. Revisionsberättelse
Föreningens revisor ska före årsmötet ha granskat hur
styrelsen skött föreningen. Efter det skall revisorn ha skrivit en revisionsberättelse, där den berättar hur ekonomin
och annat skötts. Revisionsberättelsen läses upp under
denna punkt. Mall finns på viunga.se/arsmote
9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
Revisorn ska i sin revisionsberättelse ha skrivit om den
tycker att förra årets styrelse ska få ansvarsfrihet (godkänt). Om inget finns att anmärka på brukar revisorn
tillstyrka (rekommendera) att ansvarsfrihet beviljas. Det
innebär att den gamla styrelsen blir fri från ansvar och att
den nya kan ta över.
10.
På förbundsstämman 2013 beslutades att göra några förändringar i Förbundet Vi Ungas stadgar. Det innebär att alla föreningar nu behöver bekräfta dessa förändringar genom att på nytt anta stadgarna. I förbundet Vi
Unga har föreningar, distrikt och riksorganisation, en gemensam del i stadgarna. Detta eftersom det finns saker
som berör oss alla och för att vi är och vill vara en sammanhållen organisation.
Stadgarna och mer information om vilka förändringar som gjordes finns på viunga.se/arsmote
11. Beslut om antal ledamöter och ersättare i styrelsen
Innan ni börjar välja styrelse måste ni bestämma hur
många som ska väljas. Det ska vara minst tre ordinarie
ledamöter i styrelsen. Ni behöver inte välja ersättare. Ofta
har valberedningen förberett ett förslag på hur många
som ska sitta i styrelsen.
12. Val av föreningsstyrelse för 2014
Har ni en valberedning, har denna ofta tillfrågat lämpliga personer. Tänk på att inte välja någon som inte har
blivit tillfrågad. Man kan välja personer till vilka poster
som helst, till exempel ordförande, kassör, webbansvarig,
lokalansvarig eller bandbokare. Studieförbundet Vuxenskolan, SV, har rätt att utse en representant i föreningens
styrelse. Den personen utser Studieförbundet Vuxenskolan och meddelar föreningsårsmötet vem det är.
13. Beslut om firmateckning och teckningsrätt
En firmatecknare är den som får skriva på papper och
avtal i föreningens namn. Det brukar vara ordföranden
som är firmatecknare, men det kan också vara någon annan. Den som har teckningsrätt, har rätt att ta ut pengar
på post eller bank. Oftast brukar det vara kassören och
ordföranden som har teckningsrätt. Väljer ni båda kan
det vara praktiskt att de har teckningsrätt var för sig, alltså
att bara en behöver skriva på när ni tar ut pengar. När
nya personer får teckningsrätt måste banken och posten
där ni har ert konto få reda på det. Det gör ni genom att
skicka en kopia på protokollet dit.
14. Val av minst en myndig revisor och en ersättare
Revisorn ska varje år gå igenom föreningens bokföring
samt kontrollera och skriva under verksamhetsberättelse
och bidragsansökningar till kommunen. Det är en fördel
om revisorn kan en del om bokföring. Revisorn måste
vara myndig, det vill säga 18 år eller äldre. Revisorn får
inte vara nära släkt med någon i föreningstyrelsen. Revisorn behöver inte vara medlem i föreningen. Ni kan välja
två revisorer. Det är viktigt att revisorn vet vad det innebär att vara revisor.
Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
15. Val av ombud till distriktsstämman
Varje förening får skicka så många personer man vill till
distriktsstämman, men bara 5 ombud från var förening
har rösträtt.
16. Val av ombud till förbundsstämman
Varje förening har rätt att skicka två ombud till förbundsstämman. Ombuden ska anmälas till Vi Unga senast 50 dagar före förbundsstämman. Anmälan görs via
hemsidan, viunga.se/forbundsstamma
17. Val av medlemsregisteransvarig
Förbundet Vi Unga har ett centralt medlemsregister där
alla medlemmar ska finnas med. Varje förening lägger in
medlemmarna direkt i registret. Varje förening bör ha en
eller två personer som ansvarar för att alla medlemmar
skrivs in i registret. Hör av er till ert distrikt om ni behöver
hjälp eller utbildning för att registrera era medlemmar.
18. Beslut om verksamhetsplan och budget för 2014
Det är bra om ni planerar vad ni i föreningen ska göra under året och vad det kommer att kosta. Styrelsen kan göra
ett förslag till verksamhetsplan och budget som alla kan
vara med och diskutera på årsmötet. Förslag på upplägg
och metoder detta finns på viunga.se/arsmote
19. Motioner (förslag)
Idéer och förslag kan skrivas som en motion till mötet.
Motionen kan gälla vad som helst. Alla medlemmar i
föreningen kan skriva motion till årsmötet.
Alla motioner ska diskuteras på årsmötet. Enligt stadgarna måste föreningsstyrelsen fått motionerna senast 10
dagar före årsmötet. Om motionen handlar om något
som rör mer än den egna föreningen, ska den skickas
vidare till distriktsstämman efter föreningens årsmöte.
När ni skickar en motion vidare skriver ni också vad ert
årsmötet tyckte om motionen. Däremot får bara den som
skrev motionen ändra i den.
20. Val av valberedning för nästa år
Valberedningen har till uppgift att ge förslag till styrelse
på nästa årsmöte (2015). Det är en väldigt viktig roll så
se till att de som väljs till valberedning är med på det och
tycker det ska bli kul.
21. Beslut om medlemsavgiften
Medlemsavgiften är det som varje person betalar för att
vara medlem i föreningen. I vissa distrikt betalar föreningen en viss summa till distriktet. Ring och kolla hur det
är i ditt distrikt! Kontaktuppgifter hittar du på sista sidan.
22. Övriga frågor
Under den här punkten kan den som vill ta upp en fråga
man vill diskutera. Man kan också passa på att berätta om
vårens aktiviteter.
23. Mötet avslutas
Den nyvalda föreningsordföranden avslutar mötet.
Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
11.
Medlemsrapportera senast 28 februari
!
Ny r
eg
janu el sedan
ari 2
013
Här kommer information om hur du gör för att lämna in uppgifter
om vilken verksamhet ni hade i föreningen under 2013 och hur
du ansöker om föreningsstöd. Från och med den 1 januari 2014
kan du gå in och rapportera föreningens medlemmar och ansöka
om föreningsstöd. Alla Vi Ungas medlemmar ska finnas med i det
centrala medlemsregistret. Här finns alla uppgifter som distrikt och
förbund behöver för att kunna kontrollera den verksamhet som bedrivs och hur många aktiviteter som genomförs för att kunna betala ut
föreningsstöd. Uppgifterna från din förening ligger till grund för att
förbundet Vi Unga får ekonomiskt stöd från ungdomsstyrelsen.
60%
av medlemmarna ska vara
mellan 6-25 år för att
föreningen ska kunna få
bidrag från Vi Unga
En förändring i det interna bidragssystemet skedde 2013. Förändringen är att 60 % av föreningens medlemmar ska vara mellan 6-25 år för att föreningen ska vara berättigad till föreningsstöd. Vi uppmanar er föreningar
som ligger i riskzonen att se över en förändring i hur ni hanterar medlemmar över 25 och under 6 år om ni inte
redan gjort det. Det är först när ni registrerat alla era medlemmar och fyllt i alla uppgifter som ni kan ansöka om
föreningsstöd. Föreningsstödet är 1 500 kronor om ni har haft fem eller fler aktiviteter och 500 kronor om ni har
haft färre än fem aktiviteter.
Nedlagd förening?
– alla ska rapportera!
!!!
Har er förening lagt ner sin verksamhet? Om ni har haft verksamhet
under 2013 ska ni ändå fylla i uppgifterna i medlemsregistret senast
den 28 februari 2014!
Saknar du inloggningsuppgifter?
!!!
Om ni inte har inloggningsuppgifter till
medlemsregistret kontakta ditt distrikt för
att få behörighet eller nytt lösenord!
Beställ Vi Unga-grejer!
Beställ marknadsföringsmaterial! Vi har
Kanske beställa några broshyrer?
under hösten lanserat vår webbshop! Det
betyder att det nu är ännu enklare att beställa
material till er förening!
För att beställa, gör så här:
Nyckelband?
Pennor?
1. Gå till www.viunga.se/webbshop
3. Börja beställa!
Lätt som en plätt!
Frågor? Kontakta organisationssekreteraren
på 070-515 16 87 eller [email protected]
Ballonger?
12.
Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
Pins?
Guide för medlemsrapportering – så här gör ni!
in på medlem.viunga.se och logga in med dina inloggningsuppgifter.
1. Gå
Klicka på ”Min klubb”. Kontroller att ni fyllt i allt som guiden tar upp.
Behöver ni redigera uppgifterna klickar ni på knappen:
3.
Er Vi Unga förening
Stämmer era kontaktuppgifter? Namn,
adress, telefon, mail
och eventuell hemsida?
Kontaktuppgifter
Namn:
Föreningens namn
Adress:
Föreningens adress
Telefon:
000-000 00 00
4.
Fax:
Datumet för årsmötet,
eller nybildningsmötet,
2014 och 2013.
Mobil:
E-post:
Hemsida:
Antal aktiviteter:
5 eller fler...
2.
Har föreningen haft fler
eller färre än 5 aktiviteter?
Årsmöte 2013
Årsmöte 2014
Verksamhet
Funktionärer
Ordförande
Förnamn Efternamn
Förnamn Efternamn
8.
Uppgifter om föreningens
ledning/styrelse. Minst tre personer.
Vilken verksamhet har
ni haft under året?
9.
Stämmer ert
bankkontonummer?
10.
Kontrollera att alla medlemmar är registrerade. Föreningens alla medlemmar
ska vara registrerade med namn, adress,
telefonnummer, mail, kön, födelseår/
mån/dag och datumet då medlemmen
betalade medlemsavgiften. Det är jätteviktigt att betalningsdatumet anges då detta
är medlemmens aktiva ställningstagande
för medlemskap i Vi Unga.
7.
Vad har föreningen för
medlemsavgift?
11.
När du har fyllt i dessa uppgifter, trycker du på spara. Då kommer
du tillbaka till sidan med information om föreningen. För att skicka
in medlemsrapportering och ansökan om föreningsstöd trycker du på
knappen ”medlemsrapportering klar för 2013!” som finns längst ner på
sidan. När du trycker på den knappen innebär det att du digitalt skriver
under medlemsrapporteringen och ansökan skickas vidare till distrikt och
förbund för godkännande.
???
Har ni frågor?
Hör av er till ert distrikt,
kontaktuppgifter finns på baksidan.
Söker föreningen
bidrag från Vi Unga?
Är föreningen
medlem i andra riksorganisationer?
Kontakta distriktet för
mer information!
6.
KassörFörnamn Efternamn
Ordinarie ledamot
5.
Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
Här
ko
ändr mmer 20
as til
l 201 12
3
!
13.
Kontakt och kommunikationskanaler
Hemsida: www.viunga.se
Twitter: @viunga
Facebook: Förbundet Vi Unga (facebook.com/viunga)
Nyhetsbrevet: Kommer varannan vecka på tisdagar.
Anmäl dig på hemsidan under fliken ”nyhetsbrev”.
LYCKA TILL!
Kontaktuppgifter
Besök www.viunga.se/kontakt/
distrikt/ för att hitta kontaktuppgifterna till distriktet ni ingår i.
Mail till riksförbundet:
[email protected]