ÅRSMÖTE - Förbundet Vi Unga
? ! ÅRSMÖTE 2014 Vad är ett årsmöte? Årsmötet är föreningens viktigaste möte. Det är på årsmötet som alla medlemmar får vara med och bestämma vad som ska göras, det utgör grunden i en demokratisk förening. Under årsmötet tas beslut om vilka som ska leda föreningen (styrelse), vad ni ska ha för verksamhet under kommande år (verksamhetsplan) och hur pengarna ska användas (budget). Årsmöte är roligt! Ett årsmöte kan vara lite som en bal på slottet. Dötrist och långtråkigt och alldeles.... alldeles underbart! Det finns flera sätt att genomföra ett roligt årsmöte, läs igenom det här häftet så kommer ni få mängder med bra idéer! Ni bestämmer tillsammans! Visst är det coolt med demokrati?! Det är ni medlemmar i föreningen som själva bestämmer vad ni vill göra och hur ni vill använda era pengar. Hur coolt är inte det? Vill ni ha hjälp med att göra ett så bra möte som möjligt, hör av er till oss på distriktet! Vi kommer gärna och hjälper till. Vi vill komma ut och hälsa på alla årsmöten, så skicka gärna en inbjudan till oss. Kom ihåg att ni måste hålla årsmötet senast den 28 februari 2014! Uppgifter om nyvald styrelse ska sedan läggas in i medlemsregistret eller skickas in till distriktet senast den 28 februari. Adress finns på baksidan! Om du inte fått information om vem du ska kontakta så kontakta distriktsordförande eller eventuell personal i distriktet. Innehållsförteckning Vi Ungas grundidéer 3 Kallelse till förbundsstämman 2014 3 Planera årsmötet – steg för steg 4 Strax innan ett årsmöte– steg för steg 5 Under ett årsmöte – steg för steg 6 Efter ett årsmöte – steg för steg 7 Checklista för ett årsmöte 5, 7 Snabba Slanten 8 Förslag på föredragningslista 9 Förklaringar av föredragningslista 10-11 Medlemsrapportering 2013 12-13 Massor av lätta mallar! Vi har gjort mallar för de dokument ni behöver för att genomföra ett föreningsårsmöte. Ladda ner, fyll i och spara massor av tid! De här mallarna finns på viunga.se/arsmote • Kallelse/Inbjudan • Föredragningslista • Protokoll • Verksamhetsberättelse • Bokslut • Revisionsberättelse • Verksamhetsplan • Budget 2. Goda exempel och massa bra tips! Föreningsårsmötet blir årets roligaste händelse, med hjälp av roliga och kreativa metoder. För att ge dig tips och inspiration har vi gjort ett metodmaterial, där kan du hitta olika metoder och energizers du kan använda innan, under och efter mötet. I Vi Unga finns det massor av erfarenhet av föreningsårsmöten därför har vi intervjuat personer som lyckats riktigt bra med sitt möte, detta för att ge er inspiration och en bild av hur man kan lyckas riktigt bra. Allt detta hittar på du viunga.se/arsmote Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote Vi Ungas grundidéer Förbundet Vi Unga är en ideell organisation som bildades 1955. Vår verksamhet syftar till att ge oss barn och ungdomar möjlighet att få ta egna initiativ och eget ansvar för vår verksamhet i samarbete med andra, och därigenom lära oss ett demokratiskt arbetssätt. För att kunna mötas på lika villkor är all Vi Ungas verksamhet alkoholfri. Vi vet att vi barn och ungdomar vill och kan bestämma över sin fritid. Vi som är unga vill påverka och ta ansvar i samhället, vi vill bli tagna på allvar och växer i varandra och oss själva genom att göra just detta. Vi vill stimulera till ett samhällsengagemang i ett religiöst- och partipolitiskt obundet sammanhang. Samarbetet med vår moderorganisation, Studieförbundet Vuxenskolan, utvecklar våra respektive verksamheter. Gemenskap I Vi Unga respekterar vi varandras olikheter och skapar själva en god gemenskap. Vi finner trygghet ochrespekt i varandra. Genom samarbete når vi framgångar som inte varit möjliga på egen hand. Det viktiga är att vi är delaktiga, inte att vi presterar fina resultat. I Vi Unga får alla mötas på lika villkor och varje människa har lika värde. Arrangörskap I Vi Unga är alla arrangörer. Vi menar att arrangemang finns överallt och att alla arrangemang är viktiga, oavsett om det är en förbundsstämma eller en kväll med föreningen. Tillsammans hjälps vi åt att arrangera, vi lär oss av varandra och från de arrangemang vi genomför. Medlemmarna i varje enskild förening bestämmer själva vilken verksamhet de ägnar sig åt. Därför Vi Unga! Demokrati I Vi Unga blir demokrati roligt eftersom vi själva är delaktiga i den, formar den och utvecklar den. Detta ger kunskap, intresse och mod att påverka även i samhället i övrigt. Vi tycker det är viktigt att varje individ får vara sig själv och inte sorteras in enligt färdiga mallar. Därför verkar Vi Unga för jämlikhet och för att bryta stereotyper kring till exempel kön, bakgrund och ålder genom att arbeta med ett normkritiskt förhållningssätt. Ungt ledarskap I Vi Unga är det unga som leder unga. Gemensamt är att vi använder språk och metoder som gör att alla vågar och vill ta plats i såväl den lilla föreningen som i hela organisationen. Som ledare visar vi att det är möjligt att genomföra våra drömmar. Saknar vi verktygen själva ber vi andra om hjälp. Som stöd och verktyg fyller vuxna en viktig roll i organisationen. I Vi Unga främjas personlig utveckling, både genom våra internutbildningar men också externt med chans till studieresor, utbildningar med mera. Föreningskunskap I Vi Unga är det vi barn och ungdomar som skapar, leder och utvecklar verksamheterna samt sitter i styrelserna. På så sätt lär vi oss om föreningar, om hur beslut tas, hur en styrelse kan agera och varför det är bra att organisera sig. Vi är övertygade om att demokratiska strukturer och arbetet med demokrati är roligt. Tillsammans utvecklar vi demokratin! Föreningskunskapen garanterar att vår verksamhet är demokratisk och fungerar som ett verktyg för att kunna förverkliga drömmar och idéer. Det du just har läst är Förbundet Vi Ungas grundidéer. Vår verksamhet och våra åsikter i andra sakfrågor bygger på dessa grundidéer. Vi tror att vårt sätt att tänka och att se på verkligheten gynnar barn och ungdomar. Att satsa på oss anser vi är viktigt för både samhället idag och i framtiden. Därför tycker vi att det är viktigt att föra ut våra tankar och värderingar. Därför fyller Vi Unga en viktig funktion. Därför Vi Unga! Kallelse till Vi Ungas förbundsstämma Den 8-10 augusti är det dags för 2014 års Vi Unga-höjdpunkt – förbundsstämman! Det är där alla Vi Unga-iter kommer träffas och gemensamt slå sina kloka huvuden ihop för att påverka och förbättra Vi Unga! Några saker vi kommer snacka om på stämman är: * Vi väljer en ny förbundsstyrelse och ny valberedning * Ny verksamhetsinriktning och budget för 2015 * Alla motioner som ni skriver och skickar in! ? ! För att åka på stämman kan du antingen åka som åhörare (får delta, men inte rösta) eller som ombud (får delta och får rösta). Är du intresserad? Kontakta ditt distrikt! Vi syns på förbundsstämman! Jakob Sjöström, förbundsordförande Vi Unga Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote 3. Planera årsmötet – steg för steg 1. Träffa dina vänner i styrelsen 2. Välj lokal Val av lokal är viktigt för hur årsmötet blir. Välj en lokal som känns trevlig och inbjudande till diskussioner, tänk på att välja en lokal som alla medlemmar kan komma in i och där alla kan delta på lika villkor. Våga tänka utanför ramarna! Ett årsmöte kan hållas på ett mysigt café eller i skidbacken! Om det är möjligt, sitt hellre i en ring så att alla kan se varandra än i bänkrader, det gör det lättare att diskutera. Har ni ingen lokal att vara i, kolla med Studieförbundet Vuxenskolan eller var i en Bygdegård. Kontaktuppgifter hittar ni på sv.se och bygdegardarna.se Snacka ihop er i styrelsen om årsmötet i god tid. Bestäm dag, tid och plats. Läs tillsammans resten av punkterna i det här häftet så får ni fler tips! 3. Kombinera mötet med en aktivitet För att göra årsmötet ännu roligare, bjud in någon som ni vet är duktig på något som ni är intresserade av, eller testa en ny aktivitetet! Kanske finns det andra Vi Unga föreningar som ni kan bjuda in? 4. Bjud in alla medlemmar (kallelse) När ni gjort det som står i punkterna 1-3 ska ni skicka ut inbjudan (kallelsen) till föreningsårsmötet. Mötet ska genomföras senast den 28 februari. Inbjudan till alla medlemmar ska skickas ut senast 14 dagar före mötet. I kallelsen bör det också stå information om medlemmarna behöver betala resor eller mat själva under mötet. Bjuder ni på fika så skriv det i kallelsen. Tänk också på att tydligt göra det möjligt för medlemmarna att berätta om de har något speciellt behov för att kunna delta på årsmötet. Uttryck tydligt att ni kommer att anpassa årsmötet efter dessa behov så att alla kan delta. På kallelsen bör ni också påminna om att motioner (förslag) till föreningsårsmötet ska vara inskickat till föreningen senast 10 dagar före årsmötet. En mall för kallelse finns på viunga.se/arsmote 5. Vad ska vi prata om på mötet? (dagordning) 6. Göra förslag på vad ni ska besluta om Under ett årsmöte pratar man i huvudsak om fem olika saker; • Vad årsmötet innehåller. • Hur förra året har gått för föreningen. • Årsmötet väljer personer som ska arbeta • med föreningen. • Vad föreningen ska göra under det • kommande året. • Vad som får kosta under det kommande • året. Inför årsmötet behöver föreningsstyrelsen förbereda en del dokument. • Skriva verksamhetsberättelse (vad ni gjort under förra året) • Göra bokslut (ekonomisk redovisning som visar hur ni använt era • pengar under förra året) • Se till att revisorerna går igenom bokslutet och skriver • en revisionsberättelse • Göra ett förslag till verksamhetsplan (en planering av vad ni vill • göra under året) och budget (en planering av vilka pengar ni kommer • få in och hur ni ska använda dem) för det nya året. Verksamhets• planen kan ni även göra på plats, tillsammans med ombuden. Dessa saker beskrivs i en dagordning och den ska innehålla visa punkter enligt Vi Ungas stadgar. På sida 9 hittar du ett förslag på föredragningslista med förklaringar, denna kan ni utgå ifrån. Vill ni göra justeringar så finns föredragningslistan att ladda hem från viunga.se/arsmote i ett redigerbart format. Att göra förslagen är utvecklande och roligt! För att underlätta finns det förslag på metoder och mallar på viunga.se/arsmote 4. 7. Meddela datum till distriktet Distriktet vill veta när ni ha årsmöte så de kan besöka er eller om ni vill ha hjälp, därför ska ni meddela distriktet när ni ska ha årsmöte. Kontaktuppgifter hittar du på baksidan. Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote Strax innan årsmötet – steg för steg 1. Planera med kreativa metoder! Ett årsmöte ska inte vara strikt och tråkigt. Använd roliga metoder och övningar så kommer garanterat årsmötet att blir bra och roligt! Förslag på metoder ni kan använda under årsmötet för såväl lärakänna-övningar som att diskutera förslaget verksamhetsplan hittar du på viunga.se/arsmote 3. Att vara mötessordförande Det är mötesordförandens ansvar att leda mötet så att ni hinner med alla punkter och tar beslut, denna person väljs i början av mötet. Tänk på att använda metoder så att alla blir delaktiga. Blir det rörigt eller om ingen lyssnar, bryt för en rast eller en övning. 2. Att vara mötessekreterare Sekreterarens uppgift är att skriva protokoll över vilka som är på mötet, och vilka beslut som blir tagna. Skriv också var mötet hålls och dagens datum. Renskriv protokollet och skriv under det. Skicka sedan ut det till ordförande och justerare så att de kan skriva under det. Mall på protokoll finns på viunga.se/arsmote 4. Glöm inte fikat! Köp fika, det är trevligt, gott och piggar upp. Akta er bara för att ha det för sent på mötet, annars riskerar mötesdeltagarna att hålla in med diskussioner för att de är mer sugna på fika. Bjud alla på tuggummi, det stimulerar blodcirkulationen i huvudet. Checklista – innan årsmötet Här har ni en checklista för vad ni bör göra och tänka på innan årsmötet. Kryssa i de saker ni är färdiga med under resans gång och om ni sedan kryssat i allt så kan ni vara nöjda med att ni genomfört ett bra årsmöte. Innan mötet Ko metodm m ihåg att det fi aterial o ch tips nns mallar, på viun ga.se/ar ! Satt datum Bokat lokal smote Planerat in någon rolig aktivitet Bjudit in alla medlemmar (kallelse) Skrivit en dagordning (förslag finns på sida 9 och finns i redigerbart format på viunga.se/arsmote) Skrivit verksamhetsberättelse (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote) Gjort ett bokslut (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote) Bett revisorerna att skriva en revisionsberättelse (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote) Gjort ett förslag på verksamhetsplan (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote) Gjort ett förslag på budget (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote) Meddelat datum till distriktet Planerat mötet med kreativa metoder Ett förslag på mötesordförande Ett förslag på mötessekreterare Köpt in fika eller mat Alla anmälda behov inför mötet är fixade Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote 5. Under ett årsmöte – steg för steg 1. 2. Vad händer under mötet? Inleda mötet Det är bra att ha en tydlig och bra inledning på årsmötet. Ni kan exempelvis börja med en namnrunda och en lärakänna-övning så att alla känner sig välkomna. 4. För att alla ska kunna vara delaktiga på mötet är det viktigt att alla vet vad som kommer hända och vilka frågor och beslut ni ska fatta. Därför är det bra att inledningsvis gå igenom föredragningslistan och tidsplanering. Se till så att alla ombud har en föredragningslista, kopiera upp några extra eller använd en projektor. Använd ord som alla förstår En förutsättning för att alla ska hänga med är att prata ett språk som alla förstår. Använd inte krångliga och svåra ord. Se även till att vara tydlig och förklara när något är svårt. 5. 3. Ta pauser eller gör energizer Tänk på att ta raster under mötet eller ha energizers så ni får röra på er. Det kan vara danspaus till favoritlåten, personbingo eller massagering. Energizers brukar göra mötet roligare och ge deltagarna ny energi att gå vidare. Ha en schysst attityd Det viktigaste är att ni som leder mötet har en schysst attityd. Låt alla komma till tals och känna att de är viktiga! Er attityd som ledare på mötet är avgörande för resultatet och därför är det alltid bra om ert agerande i rollerna under mötet är medvetet och genomtänkt. 6. Avsluta mötet Det är bra att ha en tydlig och bra avslutning av årsmötet. Ett exempel kan vara att avsluta med en runda om hur mötet var och att sekreteraren går igenom de beslut som tagits. Boka in sommarens höjdpunkt! Håll i hatten och stövlarna på! I sommar är Vi Ungas stora sommarläger Rix redan den 14-19 juni. Under fem dygn är det lägerliv och gemenskap som gäller då Förbundet Vi Unga arrangerar det populära Rixlägret för hela rikets ungdomar - tidigare Vi Unga-medlem eller helt färsk. Det blir tält, bad och nattcafé blandat med nya kunskaper, inspiration och utbildningar - allting långt bort från stress och föräldrar. Rix14 kommer erbjuda aktiviteter såsom lajv, dans, marknadsföringsakuten och redesign. Låter det spännande? Vill du veta mer? Håll koll på Vi Ungas hemsida eller kolla www.viunga.se/rix Anmälan öppnar 1 mars och mer information kommer allt eftersom. Rix kommer kosta 1000:- per person och vara beläget någonstans i mitten av Sverige - mer information om platsen hittar du på hemsidan! Har du frågor om Rix? Jasmine har svar: [email protected] 070-247 14 53 6. Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote Efter ett årsmöte – steg för steg 1. Skriv rent och t justera protokolle Sekreteraren har under mötet skrivit ner alla beslut som tagits på mötet i protokollet. Protokollet är giltigt först när det skrivits under av ordföranden, sekreteraren och justeraren. Samla alla protokoll i en pärm eller liknande så att föreningens alla protokoll finns samlade på ett och samma ställe. Tänk att protokollet ska sparas för medlemmar i framtiden. 3. Meddela oss! Nu ska ni meddela oss om att ni haft årsmöte och vad som hänt på årsmötet. Det gör ni genom att uppdatera medlemsregistret, detta tar bara några minuter. Där ska ni bland annat fylla i när årsmötet var, vilka som sitter i den nyvalda styrelsen, vilken verksamhet er förening har samt vilken medlemsavgift ni beslutat att ta. Detta ska ni gjort senast den 28 februari. En guide för detta finns på sidorna 12-13. Checklista – under och efter årsmötet Under mötet Haft en bra inledning Gått igenom föredragningslistan Tagit pauser eller gjort energizers Alla hängde med Det var en schysst attityd på Haft en bra avslutning Efter mötet Skrivit rent protokollet Justerat protokollet Spridit protokollet till medlemmarna Uppdaterat medlemsregisteret Har en verksamhetsplan och budget 2. Se till att medlemmarna får et ta del av protokoll För att ni verkligen ska ha nytta av protokollet ska ni skriva klart det så snart som möjligt. Då är besluten fortfarande aktuella och chanserna större att besluten faktiskt genomförs. Det absolut bästa är att de som valts till justerare kollar igenom om protokollet stämmer direkt efter att mötet är slut. Några veckor efter årsmötet är det bra att följa upp vad som hänt. Se till att peppa och uppmuntra varandra och de som tagit på sig att genomföra det som står i beslutet. 4. Nu kör vi... Nu har nu genomfört föreningens högst beslutande organ - årsmötet, bra jobbat! Nu har ni en styrelse, verksamhetsplan och budget för 2014 och vi önskar er stort lycka till! Åk på distriktsstämma! Det är inte bara föreningarna som har årsmöten. I mars eller april ska distrikten genomföra sina årsmöten (distriktsstämmor), dit kan alla föreningar skicka ombud. På distriktsstämman kan du vara med och påverka allt som händer i distriktet, där har ni möjligheten att få säga vad ni tycker! ? ! Alla föreningar har rätt till fem ombud på distriktsstämman, endast ombuden har rösträtt men medlemmar kan besöka stämman och vara med och påverka. Kolla på distriktets hemsida eller ta kontakt med någon på distriktet och ta reda på när distriktstämman är! Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote 7. Snabba Slanten – ett verktyg för att ge dina drömmar en chans! Vad är Snabba Slanten? Inom Vi Unga förverkligar vi drömmar och idéer. För att förverkliga en dröm krävs framför allt engagemang och vilja men ibland också pengar. Därför finns Snabba Slanten. Ur Snabba Slanten kan ni söka pengar antingen för att genomföra en ny utbildning, prova att genomföra ett nytt arrangemang eller marknadsföra er själva. Vi vill att ni vågar prova på nya saker som gör att era medlemmar är nöjda och som bidrar till att vi blir fler engagerade Vi Unga-iter! Ni kan söka: Föreningar och distrikt i Vi Unga med minst fem medlemmar. För detta: * För ny verksamhet (verksamhet ni inte bedrivit i er förening tidigare) * För att komma igång när ni nyss har startat en förening * Marknadsföring (där såväl er förening som Vi Unga markandsförs) * Utbildningar för er i föreningen eller distriktet Hur mycket? Ni kan söka mindre summor till era projekt och satsningar från Snabba Slanten. Det finns ingen maxsumma. Detta för att så många som möjligt ska kunna få hjälp och för att pengarna ska räcka till fler projekt. Så ansöker ni: Via hemsidan: viunga.se/snabbaslanten Redovisning: Alla som fått pengar från Snabba Slanten måste redovisa hur det gått. Redovisningen görs via hemsidan, viunga.se/snabbaslanten Redovisar ni inte ert projekt kan ni bli återbetalningsskyldiga. Ni måste ha redovisat ert projekt innan ni kan söka nya pengar. Kontakt: 8. Lovisa Persson, [email protected], 076-554 52 81 Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote Förslag till dagordning vid föreningsårsmöte 2014 1. Mötets öppnande 2. Val av funktionärer för mötet 3. Närvarande 4. Godkännande av kallelse till årsmötet 5. Beslut om dagordning 6. Genomgång av verksamhetsberättelse för 2013 7. Beslut om bokslut 8. Revisionsberättelse 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Antagande av Förbundet Vi Ungas nya stadgar 11. Beslut om antal ledamöter och ersättare i styrelsen 12. Val av föreningsstyrelse för 2014 13. Beslut om firmateckning och teckningsrätt 14. Val av minst en myndig revisor och en ersättare 15. Val av ombud till distriktsstämman 16. Val av ombud till förbundsstämman 17. Val av medlemsregisteransvarig 18. Beslut om verksamhetsplan och budget för 2014 19. Motioner 20. Val av valberedning för nästa år 21. Beslut om medlemsavgift 22. Övriga frågor 23. Mötet avslutande Förklaringar finns på kommande sidor Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote 9. Förklaringar till föredragningslistan 1. Årsmötet öppnas 10. Antagande av Förbundet Vi Ungas nya stadgar Årsmötet öppnas av föreningens ordförande som hälsar alla välkomna. 2. Val av funktionärer för mötet Mötesordföranden leder mötet. Det behöver inte vara föreningens ordförande. Sekreteraren ska skriva protokoll under mötet. Mall för protokoll finns på viunga.se/arsmote Protokolljusterarna kontrollerar att protokollet är rätt skrivet och skriver sedan under det. 3. Närvarande Skicka runt en lista där alla som är med på mötet får skriva upp sig. Gör en lista där det framgår vilka som är medlemmar 2014 och det är alltså de som har rösträtt. Detta kallas då en röstlängd. Listan sätter ni ihop med protokollet. 4. Godkännande av kallelse (inbjudan) till årsmötet Styrelsen ska kalla (bjuda in) till årsmöte senast 14 dagar innan. Någon från styrelsen får berätta när och hur medlemmarna blivit inbjudna. Mötet får sedan avgöra om det kan godkännas. 5. Beslut om föredragningslista (dagordning) På sida 9 finns ett förslag på föredragningslista. Har ni andra punkter ni vill ta upp, så går det bra att lägga till dem i listan eller under punkten ”övriga frågor”. 6. Genomgång av verksamhetsberättelse för 2013 Styrelsen skall göra en verksamhetsberättelse som beskriver vad som hänt under 2013. Den kan göras genom en bildvisning, teater eller genom att skriva en text över den verksamhet som genomförts. 7. Beslut om bokslut (ekonomisk redovisning) Kassören skall ha gjort en resultaträkning och en balansräkning. Dessa skall godkännas av årsmötet. Mall och förklaring till detta finns på viunga.se/arsmote 8. Revisionsberättelse Föreningens revisor ska före årsmötet ha granskat hur styrelsen skött föreningen. Efter det skall revisorn ha skrivit en revisionsberättelse, där den berättar hur ekonomin och annat skötts. Revisionsberättelsen läses upp under denna punkt. Mall finns på viunga.se/arsmote 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen Revisorn ska i sin revisionsberättelse ha skrivit om den tycker att förra årets styrelse ska få ansvarsfrihet (godkänt). Om inget finns att anmärka på brukar revisorn tillstyrka (rekommendera) att ansvarsfrihet beviljas. Det innebär att den gamla styrelsen blir fri från ansvar och att den nya kan ta över. 10. På förbundsstämman 2013 beslutades att göra några förändringar i Förbundet Vi Ungas stadgar. Det innebär att alla föreningar nu behöver bekräfta dessa förändringar genom att på nytt anta stadgarna. I förbundet Vi Unga har föreningar, distrikt och riksorganisation, en gemensam del i stadgarna. Detta eftersom det finns saker som berör oss alla och för att vi är och vill vara en sammanhållen organisation. Stadgarna och mer information om vilka förändringar som gjordes finns på viunga.se/arsmote 11. Beslut om antal ledamöter och ersättare i styrelsen Innan ni börjar välja styrelse måste ni bestämma hur många som ska väljas. Det ska vara minst tre ordinarie ledamöter i styrelsen. Ni behöver inte välja ersättare. Ofta har valberedningen förberett ett förslag på hur många som ska sitta i styrelsen. 12. Val av föreningsstyrelse för 2014 Har ni en valberedning, har denna ofta tillfrågat lämpliga personer. Tänk på att inte välja någon som inte har blivit tillfrågad. Man kan välja personer till vilka poster som helst, till exempel ordförande, kassör, webbansvarig, lokalansvarig eller bandbokare. Studieförbundet Vuxenskolan, SV, har rätt att utse en representant i föreningens styrelse. Den personen utser Studieförbundet Vuxenskolan och meddelar föreningsårsmötet vem det är. 13. Beslut om firmateckning och teckningsrätt En firmatecknare är den som får skriva på papper och avtal i föreningens namn. Det brukar vara ordföranden som är firmatecknare, men det kan också vara någon annan. Den som har teckningsrätt, har rätt att ta ut pengar på post eller bank. Oftast brukar det vara kassören och ordföranden som har teckningsrätt. Väljer ni båda kan det vara praktiskt att de har teckningsrätt var för sig, alltså att bara en behöver skriva på när ni tar ut pengar. När nya personer får teckningsrätt måste banken och posten där ni har ert konto få reda på det. Det gör ni genom att skicka en kopia på protokollet dit. 14. Val av minst en myndig revisor och en ersättare Revisorn ska varje år gå igenom föreningens bokföring samt kontrollera och skriva under verksamhetsberättelse och bidragsansökningar till kommunen. Det är en fördel om revisorn kan en del om bokföring. Revisorn måste vara myndig, det vill säga 18 år eller äldre. Revisorn får inte vara nära släkt med någon i föreningstyrelsen. Revisorn behöver inte vara medlem i föreningen. Ni kan välja två revisorer. Det är viktigt att revisorn vet vad det innebär att vara revisor. Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote 15. Val av ombud till distriktsstämman Varje förening får skicka så många personer man vill till distriktsstämman, men bara 5 ombud från var förening har rösträtt. 16. Val av ombud till förbundsstämman Varje förening har rätt att skicka två ombud till förbundsstämman. Ombuden ska anmälas till Vi Unga senast 50 dagar före förbundsstämman. Anmälan görs via hemsidan, viunga.se/forbundsstamma 17. Val av medlemsregisteransvarig Förbundet Vi Unga har ett centralt medlemsregister där alla medlemmar ska finnas med. Varje förening lägger in medlemmarna direkt i registret. Varje förening bör ha en eller två personer som ansvarar för att alla medlemmar skrivs in i registret. Hör av er till ert distrikt om ni behöver hjälp eller utbildning för att registrera era medlemmar. 18. Beslut om verksamhetsplan och budget för 2014 Det är bra om ni planerar vad ni i föreningen ska göra under året och vad det kommer att kosta. Styrelsen kan göra ett förslag till verksamhetsplan och budget som alla kan vara med och diskutera på årsmötet. Förslag på upplägg och metoder detta finns på viunga.se/arsmote 19. Motioner (förslag) Idéer och förslag kan skrivas som en motion till mötet. Motionen kan gälla vad som helst. Alla medlemmar i föreningen kan skriva motion till årsmötet. Alla motioner ska diskuteras på årsmötet. Enligt stadgarna måste föreningsstyrelsen fått motionerna senast 10 dagar före årsmötet. Om motionen handlar om något som rör mer än den egna föreningen, ska den skickas vidare till distriktsstämman efter föreningens årsmöte. När ni skickar en motion vidare skriver ni också vad ert årsmötet tyckte om motionen. Däremot får bara den som skrev motionen ändra i den. 20. Val av valberedning för nästa år Valberedningen har till uppgift att ge förslag till styrelse på nästa årsmöte (2015). Det är en väldigt viktig roll så se till att de som väljs till valberedning är med på det och tycker det ska bli kul. 21. Beslut om medlemsavgiften Medlemsavgiften är det som varje person betalar för att vara medlem i föreningen. I vissa distrikt betalar föreningen en viss summa till distriktet. Ring och kolla hur det är i ditt distrikt! Kontaktuppgifter hittar du på sista sidan. 22. Övriga frågor Under den här punkten kan den som vill ta upp en fråga man vill diskutera. Man kan också passa på att berätta om vårens aktiviteter. 23. Mötet avslutas Den nyvalda föreningsordföranden avslutar mötet. Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote 11. Medlemsrapportera senast 28 februari ! Ny r eg janu el sedan ari 2 013 Här kommer information om hur du gör för att lämna in uppgifter om vilken verksamhet ni hade i föreningen under 2013 och hur du ansöker om föreningsstöd. Från och med den 1 januari 2014 kan du gå in och rapportera föreningens medlemmar och ansöka om föreningsstöd. Alla Vi Ungas medlemmar ska finnas med i det centrala medlemsregistret. Här finns alla uppgifter som distrikt och förbund behöver för att kunna kontrollera den verksamhet som bedrivs och hur många aktiviteter som genomförs för att kunna betala ut föreningsstöd. Uppgifterna från din förening ligger till grund för att förbundet Vi Unga får ekonomiskt stöd från ungdomsstyrelsen. 60% av medlemmarna ska vara mellan 6-25 år för att föreningen ska kunna få bidrag från Vi Unga En förändring i det interna bidragssystemet skedde 2013. Förändringen är att 60 % av föreningens medlemmar ska vara mellan 6-25 år för att föreningen ska vara berättigad till föreningsstöd. Vi uppmanar er föreningar som ligger i riskzonen att se över en förändring i hur ni hanterar medlemmar över 25 och under 6 år om ni inte redan gjort det. Det är först när ni registrerat alla era medlemmar och fyllt i alla uppgifter som ni kan ansöka om föreningsstöd. Föreningsstödet är 1 500 kronor om ni har haft fem eller fler aktiviteter och 500 kronor om ni har haft färre än fem aktiviteter. Nedlagd förening? – alla ska rapportera! !!! Har er förening lagt ner sin verksamhet? Om ni har haft verksamhet under 2013 ska ni ändå fylla i uppgifterna i medlemsregistret senast den 28 februari 2014! Saknar du inloggningsuppgifter? !!! Om ni inte har inloggningsuppgifter till medlemsregistret kontakta ditt distrikt för att få behörighet eller nytt lösenord! Beställ Vi Unga-grejer! Beställ marknadsföringsmaterial! Vi har Kanske beställa några broshyrer? under hösten lanserat vår webbshop! Det betyder att det nu är ännu enklare att beställa material till er förening! För att beställa, gör så här: Nyckelband? Pennor? 1. Gå till www.viunga.se/webbshop 3. Börja beställa! Lätt som en plätt! Frågor? Kontakta organisationssekreteraren på 070-515 16 87 eller [email protected] Ballonger? 12. Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote Pins? Guide för medlemsrapportering – så här gör ni! in på medlem.viunga.se och logga in med dina inloggningsuppgifter. 1. Gå Klicka på ”Min klubb”. Kontroller att ni fyllt i allt som guiden tar upp. Behöver ni redigera uppgifterna klickar ni på knappen: 3. Er Vi Unga förening Stämmer era kontaktuppgifter? Namn, adress, telefon, mail och eventuell hemsida? Kontaktuppgifter Namn: Föreningens namn Adress: Föreningens adress Telefon: 000-000 00 00 4. Fax: Datumet för årsmötet, eller nybildningsmötet, 2014 och 2013. Mobil: E-post: Hemsida: Antal aktiviteter: 5 eller fler... 2. Har föreningen haft fler eller färre än 5 aktiviteter? Årsmöte 2013 Årsmöte 2014 Verksamhet Funktionärer Ordförande Förnamn Efternamn Förnamn Efternamn 8. Uppgifter om föreningens ledning/styrelse. Minst tre personer. Vilken verksamhet har ni haft under året? 9. Stämmer ert bankkontonummer? 10. Kontrollera att alla medlemmar är registrerade. Föreningens alla medlemmar ska vara registrerade med namn, adress, telefonnummer, mail, kön, födelseår/ mån/dag och datumet då medlemmen betalade medlemsavgiften. Det är jätteviktigt att betalningsdatumet anges då detta är medlemmens aktiva ställningstagande för medlemskap i Vi Unga. 7. Vad har föreningen för medlemsavgift? 11. När du har fyllt i dessa uppgifter, trycker du på spara. Då kommer du tillbaka till sidan med information om föreningen. För att skicka in medlemsrapportering och ansökan om föreningsstöd trycker du på knappen ”medlemsrapportering klar för 2013!” som finns längst ner på sidan. När du trycker på den knappen innebär det att du digitalt skriver under medlemsrapporteringen och ansökan skickas vidare till distrikt och förbund för godkännande. ??? Har ni frågor? Hör av er till ert distrikt, kontaktuppgifter finns på baksidan. Söker föreningen bidrag från Vi Unga? Är föreningen medlem i andra riksorganisationer? Kontakta distriktet för mer information! 6. KassörFörnamn Efternamn Ordinarie ledamot 5. Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote Här ko ändr mmer 20 as til l 201 12 3 ! 13. Kontakt och kommunikationskanaler Hemsida: www.viunga.se Twitter: @viunga Facebook: Förbundet Vi Unga (facebook.com/viunga) Nyhetsbrevet: Kommer varannan vecka på tisdagar. Anmäl dig på hemsidan under fliken ”nyhetsbrev”. LYCKA TILL! Kontaktuppgifter Besök www.viunga.se/kontakt/ distrikt/ för att hitta kontaktuppgifterna till distriktet ni ingår i. Mail till riksförbundet: [email protected]
© Copyright 2024