PROJEKTMALL Inledning Detta är ett stöddokument för er som ska skriva en projektansökan. I en projektansökan så ska ni oftast fylla i en ansökan och därefter skicka med en projektplan – detta är lite tips och trix så att allt som bör vara med i en projektplan kommer med. Sedan gäller det så klart att anpassa projektplanen till vad det är för projekt som ska genomföras, vilka som gör den och vilka ni söker projektbidrag ifrån. Vi har delat in projektmallen i två delar för att den ska bli lite lättare att överskåda; BAKGRUNDSFAKTA och OM PROJEKTET. BAKGRUNDSFAKTA Bakgrund Bakgrund brukar vara som en inledning. Varför sitter ni och skriver en projektplan – vad har lett fram till detta beslut? Vad är behovet av detta projekt? Vilka erfarenheter finns sedan tidigare (alltså eventuella tidigare projekt och andra saker som har hänt som har betydelse för projektet). Om Vi Unga Det är alltid bra att förklara för bidragsgivarna vad Vi Unga är och hur Vi Ungas syn på det hela kan dras in i projektet och påverka det. Vi Unga-dokument att tänka på är grundidéerna, stadgarna och kanske vår treårs-strategi? Sök på viunga.se eller maila [email protected] för att få tag i dessa dokument. Syfte Under syfte så skriver ni VARFÖR projektet ska genomföras. Skillnaden mellan syfte och mål kan ibland vara svår att se men tänk att syftet är varför projektet ska genomföras och målet är vad som ska ske i projektet – vad det ska leda till. OM PROJEKTET Projektidé Här skriver ni kortfattat om själva idén. Hela projektplanen förklarar ju projektet men under projektidé skriver ni kort om vad själva idén är, varför projektet behövs och vad projektet går ut på. Vad grunden är, själva grundidén för ert projekt. Målgrupp Ett projekt kan inte vara till för ALLA, hur mycket vi än vill. Så vem är projektet till för? Det finns flera olika avgränsningar ni kan göra när det gäller att skapa en målgrupp för projektet; ålder, boende, intresse, osv. Vilka olika avgränsningar finns det och vilken är viktig för just detta projekt? Det kan också vara bra att förklara varför ni har valt just denna målgrupp och förklara vad målgruppen har för nytta av projektet – och tvärtom kanske? Målgruppen kan ibland hänga ihop med ”bakgrunden” så se om ni inte kan få till en koppling mellan bakgrund och målgrupp. Mål Vad ska projektet uppnå – vad ska hända i projektet? Mål kan skrivas på många olika sätt. Ett tips är att dela upp målen i tre olika nivåer. Aktivitetsmål, projektmål och långsiktiga mål. Aktivitetsmål är delmål. Målet i alla aktiviteter som är med i projektet, tex. ”5 utbildningar genomförs med minst 10 deltagare” = aktivitetsmål. Projektmålet är det huvudsakliga målet för hela projektet. Vad ska ha hänt när projektet är klart? Långsiktiga mål är resultatet av projektet om exempelvis 5 år efter att projektet har slutat. Vad kan ha hänt då på grund av detta projekt och hur har projektet påverkat samhället? Här gäller det att försöka titta på framtiden och se vad som kan hända om detta projekt utvecklar sig på bästa sätt. Metod Under rubriken metod beskrivs vilka olika metoder som projektet kommer att använda sig av för att uppnå sina mål och för att nå målgruppen som beskrivits tidigare i projektplanen. Metoder kan handla om att arrangera evenemang, utbildningar eller studiecirklar till exempel. Tänk på att argumentera för varför just de metoder ni valt är de rätta. Anledningen kan vara att det finns bra erfarenheter av just den metoden, eller kanske är det en ny metod som ni är intresserade av att pröva och det är hela syftet med projektet. Tidsplan med aktiviteter Utgå från det som beskrivits tidigare i planen (mål, syfte, målgrupp, metod) och tänk sedan på vilka aktiviteter det är som ska göras i projektet. Ha i åtanke hur lång tid projektet håller på och uppskatta, alltså gissa, hur lång tid varje aktivitet tar. Tidsplanen kan sättas upp månad för månad och ska inte vara så detaljerad. Ta med de huvudsakliga aktiviteterna. Fundera gärna igenom om det är aktiviteter som är beroende av varandra. Det är lätt att glömma bort att räkna in tid för planering och utvärdering, men dessa är både viktiga och är i sig aktiviteter som ska finnas med i tidsplanen. Avgränsning från ordinarie verksamhet Under den här rubriken beskrivs hur projektet skiljer sig från den vanliga verksamheten. Eftersom många bidragsgivare kräver att tidsbegränsade projekt inte ska vara exakt som den verksamhet ni ägnar er åt i vanliga fall är det viktigt att beskriva hur projektet särskiljer sig. Om det till exempel är något nytt ni vill pröva, eller en utveckling av något ni prövat förut eller har erfarenhet av är det bra att förklara det. Samarbetspartners Ju större nätverk och samarbeten en har, desto större är chansen att få finansiering och genomföra ett lyckat projekt. Innan ni ansöker om projektmedel är det därför bra att kontakta andra organisationer som kan stötta ert arbete och samarbeta. Ni kan antingen samarbeta med andra som ni redan har kontakt med eller kanske kontakta andra som jobbar med liknande frågor. Samarbetspartners kan till exempel vara Studieförbundet Vuxenskolan lokalt, eller andra organisationer, men det kan också vara kommunen. Beroende på var ni söker pengar från kan det också finnas krav på att ha samarbeten med andra. Kolla upp det innan så att ni kan förbereda er! Budget Här är det ekonomin för projektet som ska tas upp. Vart kommer pengarna ifrån och vilka kostnader är det i projektet? Det är lättast att dela upp kostnaderna i ett antal olika poster, och därefter fundera på vad varje post kan tänkas kosta. Poster som löner, material, lokalkostnad, administration och arvoden är vanliga. Beroende på var ni söker pengar från kan också mallen för budget se lite olika ut, och olika bidragsgivare kräver redogörelse för olika poster. Vissa saker kan vara svåra att veta kostnaden för i förväg. Det kan vara bra att kolla upp vissa kostnader som ni är osäkra på, eller prata med andra som drivit projekt. Ibland vill bidragsgivare också veta om ni söker pengar från olika håll, så tänker ni söka pengar från flera olika håll bör ni tänka på detta. Dessutom finns det också många bidragsgivare som kräver en egeninsats, och detta kan både betyda att den sökande organisationen går in med egna pengar, eller att ni går in med ideell arbetstid som ni själva lägger på projektet. På nästa sida ser du ett exempel på hur en budget kan se ut. Exempel på budget, bidragsgivare i denna ansökan: Leader Västra Mälardalen. Projekt DREAM IT DO IT - FRÅN UNG IDÈ TILL VERKLIGHET Budget Kostnadsslag Löner (inkl. löneomkostnader) Investeringar (som har ett ekonomiskt värde efter projekttiden) Indirekta kostnader Övriga kostnader Ideellt arbete* Specifikation 50% under 18 månader (290 000kr) Resekostnader, 18,50 kr/mil (30 000 kr) Material (6 000 kr) Telefon och internet (18 000 kr) Filmkamera (8000 kr), filmduk och projektor (10 000 kr), Dator (10 000) Handledning (3800 kr/månad x 18) Utbildning (5 st x 5 000 kr) Filmarrangemang (10 st x 3 000 kr) Ekonomihantering 15 000 kr Utvärdering 10 000 kr Mänskliga resurser 85 500 kronor (400 timmar x 50=20 000kr 400 timmar x 120 =48 000kr, 100 timmar x 175= 17 500) Totalt: Summa 344 000 28 000 68 400 80 000 85 500 605 900 *Ideellt arbete som för det specifika projektet framåt. Det skapar ingen in/utbetalning i projektet men är en viktig resurs och medfinansiering. Insatsen värderas efter personens ålder: 13-15 år: 50kr/h, 16-17 år:120kr/h, 18 år+:175kr/h. Elevers/studenters skoltid räknas inte som ideell tid. Företagares insatser värderas till marknadsvärde. Finansieringsslag Leader Västra Mälardalen Specifikation Summa 422 000 Ideellt arbete Unga i verksamheten (68 000 kr) Vuxna vid bygdegården (17 500 kr) Förbundet Vi Unga, handledning (68 400kr) 153 900 Privata kontanter (kan komma från företag, föreningar, privatpersoner, etc) Egeninsats Förbundet Vi Unga 30 000 Totalt: 605 900 Efterarbete När ni planerar projekt är det viktigt att tänka på efterarbetet, alltså vad som ska hända när de aktiviteter ni tänkt göra är genomförda. Dels brukar pengar ni fått till ett projekt kräva utvärdering och rapportering, men dels brukar det också krävas att ni beskriver hur ni har tänkt att projektet ska påverka er verksamhet långsiktigt. Redan innan ni sätter igång projektet, alltså redan när ni skriver planen, är det bra att tänka igenom utvärderingen. Ni kan titta på vad det är för målsättningar ni har, och sedan tänka hur ni ska mäta ifall ni uppnått det eller inte. Fundera om ni till exempel vill använda er av enkäter, eller vill dokumentera vilka som deltar i era aktiviteter. Om ni planerar det är ni förberedda när ni utför aktiviteterna. TIPS OCH TRICKS Här är några saker att tänka på när en projektansökning skrivs. Mission käftsmäll En projektplan ska såklart vara informativ och ordentligt skriven, men den måste också locka till sig läsare – marknadsföra sig själv. Därför är det viktigt att knorra till syftet. Börja med några meningar som gör det omöjligt att säga att syftet med projektet inte är bra. Det ska vara omöjligt att säga emot. Det gäller att få in läsaren och få den intresserad, sedan gå in mer på bakgrund och information om själva genomförandet. Vem ska läsa Tänk på vem som ska läsa projektplanen. Ibland behövs tre olika projektplaner skrivas till tre olika finansiärer. Projektet och syftet är såklart samma men beroende på vem som ska läsa så kan det vara viktigt att poängtera olika saker i texten. Detaljplanera inget En projektplan ska vara övergripande. Det ska inte stå vad projektledaren ska göra den 11 juni klockan 14 och det ska inte stå exakt vilka personer en ska ringa till. Detta planeras efteråt. Försök återigen tänka på vem ni skriver till och vad denna vill veta om projektet. Vad är för mycket information och vad är för lite? Nyckelord – fokus på det viktigaste När ni skriver en ansökan är det viktigt att hålla en röd tråd, alltså att allt hänger ihop. Till er hjälp kan ni använda er av nyckelord. För att ta ut nyckelord finns det två vinklar att titta på; dels att ni tittar på ert eget syfte, vad är det viktigaste i det ni vill? Ta ut några ord som är grundläggande och återkom till dem, så att det blir tydligt i ansökan och planering vad ni vill. En annan vinkel att tänka på är vad finansiärens syften är. Det som kan vara bra att tänka på är då att använda samma ord som det står i bidragsbeskrivningen, för att kopplingen ska vara tydlig. Här finns exempel på några olika finansiärers krav på projekt som ansöker om pengar. Vi har tagit ut nyckelord ur dessa texter, för att visa på hur det kan se ut. Exempel 1: Projektstöd, Landstinget Dalarna ”Projektstödet ska bidra till att öka samverkan mellan Landstinget Dalarnas verksamheter, föreningsliv och kulturskapare och till att målen i Dalarnas regionala kulturplan uppfylls. Projekten ska ha betydelse för hela länet och uppfylla någon eller några av dessa punkter: - Kulturen i Dalarna utvecklas. Projektet ska stärka konstgenrerna som dans, teater, musik, konst, design, film, litteratur etc. - Folkbildningen i Dalarna utvecklas - Förnyelse och utveckling av kulturarvet - Stärka barns och ungas delaktighet - Ett jämställt och demokratiskt samhälle. Alla ska ha lika rättigheter och möjligheter att ta del av kultur oavsett kön, etnisk och social tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller uttryck, ålder eller funktionsnedsättning. - Projekt som utvecklar mötesplatser för kultur och folkbildning, både fysiska och digitala. - Projekt som bidrar till samverkan; mellan folkbildningen, föreningslivet, professionella konst/kulturskapare, kommuner, landstingets kultur- och bildningsverksamheter och mellan konstgenrer etc.” (länk: www.ltdalarna.se/Kultur-och-bildning/Stod-och-stipendier/Projektstod/ ) Nyckelord: - - Samverkan: tydligt att bidraget syftar till att gynna hela länet och att samarbete mellan olika parter är välkommet. Det innebär därför att försöka lyfta fram hur ni samarbetar med till exempel kommun eller andra organisationer, och hur det kan gynna länet. I övrigt beror det i det givna exempel på vilka kriterier det tänkta projektet uppfyller utifrån listan. Men till exempel stärka barn och ungas delaktighet kan vara aktuellt. Det innebär då att det bör lyftas fram hur barn och unga stärks i att vara med och bestämma. Exempel 2: Alingsås kommun, projektbidrag till ungdomsorganisationer ”Bidraget syftar till att stödja projekt som exempelvis friskvård, nyskapande verksamhet och internationella kontakter. Bidrag kan även utgå till satsningar som gynnar samhällsnyttan och civilsamhället. Bidraget kan också stödja verksamhet som har direkt samarbete med eller sker på uppdrag från Kultur- och fritidsförvaltningen. Bidraget kan sökas av föreningar som vid sidan av sin ordinarie verksamhet arbetar med projekt. Även andra grupper kan söka projektbidrag i samarbete med förening. Bidraget ges inte till skolor eller cuper, tävlingar eller ordinarie lägerverksamhet. Bidrag för lov - och simskoleverksamhet kan sökas om föreningen kan dokumentera att minst 25% av deltagarna är barn och ungdomar som inte är aktiva i den ordinarie verksamheten. Av projektbeskrivningen skall syfte, målsättning, målgrupp, tidsplan, arbetssätt och ekonomi tydligt framgå. Ansökan ska göras i god tid före projektets genomförande.” (länk: www.alingsas.se/uppleva-gora/foreningslivet-i-alingsas/bidrag/bidrag-frankultur-och-fritid/projektbidrag) Nyckelord - Projekt: viktigt att lyfta fram att projektet verkligen är ett projekt, alltså avskilt från den ordinarie verksamheten - Satsningar som gynnar civilsamhället: lyft fram hur projektet är bra för föreningslivet. Till exempel kan det vara bra att lyfta fram det som är kärnan i Vi Unga, att barn och unga själva driver föreningar. Att till exempel samarbeta med andra föreningar och organisationer kan också lyftas fram som något som gynnar både samhällsnyttan och civilsamhället. Som ni ser är beskrivningarna i många fall luddiga. Det är därför alltid bra att ta kontakt med de ni ska söka bidrag ifrån på förhand för att få en tydligare beskrivning över vad som krävs. Sätt er också gärna ner tillsammans flera stycken och gå igenom nyckelorden i både den egna idén och bidragsgivarens beskrivning. Så där, nu är det bara att sätta igång och söka projekt! Tänk på att det inte finns något rätt eller fel när man skriver en projektplan, det finns tusentals projekt och lika många sätt att skriva om dem. Maila [email protected] om ni har frågor, funderingar eller liknande!