Handledningen

Krav på elektronisk handel i samband med
upphandling av varor och tjänster
Exempel A. Urvalskriterier vid e-handel med stor flexibilitet för leverantören.
Exempel B. Urvalskriterier vid integrerad e-handel/EDI, med produktkatalog översänd av
leverantören
Exempel C. Urvalskriterier vid e-handel baserad på Sveorder eller annan enkel order samt
Svefaktura
Exempel D. Urvalskriterier vid e-handel baserad på beställningar på leverantörens webb-plats, via
telefon eller hämtköp (alternativet Orderöverenskommelse)
Exempel E. Urvalskriterier vid e-handel utgående från information på leverantörens webb-plats
(alternativet Varukorg eller ”punch-out”)
Exempel F. Urvalskriterier vid periodisk fakturering
Exempel G. Krav på E-handel som särskilt kontraktsvillkor
När elektronisk handel ska införas i en offentlig organisation kan detta göras fortlöpande med de leverantörer som man har ramavtal med. Man kan dock redan i samband
med upphandlingen ställa krav på att leverantörerna bör kunna hantera elektroniska
handelsmeddelanden. Hur ska man då ställa dessa krav?
Med tanke på att alla leverantörer inte är mogna för elektronisk handel (nedan ehandel) kan det vara lämpligt att ange e-handel som utvärderingskriterium eller möjligen som särskilt kontraktsvillkor. Nedan ges förslag till lydelser man kan använda sig
av. Förslagen har tagits fram i en arbetsgrupp med representanter från Sveriges
Kommuner och Landsting (SKL), Ekonomistyrningsverket(ESV) och Kammarkollegiet.
Det finns de som idag har krav på e-handel (s.k. skall-krav) och skälet brukar vara att
man redan infört e-handel i organisationen och att man därför inte vill gå tillbaka till en
manuell beställningsprocess samt att leverantörerna i den aktuella branschen bedöms
vara mogna för e-handel. Det kan även vara så att man erbjuder leverantören så många
olika möjligheter att ansluta sig till e-handel att det inte kan anses vara svårt eller diskriminerande för denne. Under sådana omständigheter kan det vara relevant med skallkrav. Vi har dock i denna handledning valt att ge förslag på lydelser enbart vad avser ehandel som utvärderingskriterium och som särskilt kontraktsvillkor.
När det gäller enbart e-fakturering däremot är det däremot allt vanligare med skall-krav,
både i kommuner och landsting och statliga myndigheter. Eftersom det är obligatoriskt för statliga myndigheter att hantera inkommande och utgående fakturor
elektroniskt har ESV som leder införandet skrivit följande till upphandlande myndigheter som stöd för krav på e-fakturering: ”Krav avseende Fristående e-fakturering
(Svefaktura)
Det är idag obligatoriskt för statliga myndigheter att hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt, se Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring
21 f § samt ESV:s tillhörande föreskrifter. Svefaktura är också statens standard för
e-faktura. Det finns i dagsläget en stor mängd lösningar för att skapa och skicka Svefaktura på den svenska marknaden. De statliga ramavtalen för e-handelstjänst tillhandahåller dessutom funktionalitet i en leverantörsportal för att skicka e-faktura.
Mot bakgrund av detta bör i normalfallet myndigheterna kunna ställa skall-krav på att
varu-/tjänsteleverantör ska kunna skicka Svefaktura. För att detta ska vara möjligt bör
möjlighet ges att också använda en webbaserad portal som myndigheten tillhandahåller
åt varu-/tjänsteleverantören. Krav på fristående e-fakturering i form av skall-krav på
Svefaktura kan ställas som ett led i ett effektiviseringsarbete där man övergår från
skannade fakturaflöden till e-faktura. Om detta görs bör man dock starkt överväga om
det är möjligt att samtidigt även ställa krav på effektivisering av andra delar av
1
inköpsprocessen än enbart faktureringsmomentet genom att ställa krav på e-handel
utifrån någon av de ovan nämnda affärsprocesserna.”
”Se mer om detta på http://www.esv.se/amnesomraden/E-handel/ inklusive ESV
stödpaket” Effektivisera era inköp med e-beställningar” avsnitt 4.5. ”
I denna PM ges, efter kapitlen 2-6 ett antal exempel på texter som kan användas när
e-handel är ett av utvärderingskriterierna eller det anges som särskilt kontraktsvillkor.
Av dessa exempel är Alternativ A och G de mest flexibla. Detta eftersom de ger många
möjligheter att efter kontrakts tecknande komma överens med leverantören om på vilket
sätt e-handel kan bedrivas.
Denna handledning riktar sig till er som inför en upphandling av varor och tjänster har
önskemål om att på något sätt ange krav på e-handel i förfrågningsunderlaget. Det gäller
dels upphandlingsansvariga och dels projektledare för e-handel på kommuner, landsting/regioner samt statliga myndigheter.
I denna PM finns i avsnitt 2 en inledande text om vikten av att först ta ställning till
lämplig affärsprocess för inköpen av varorna eller tjänsterna. Därefter beskrivs i bilagorna A-G olika exempel med förslag på lydelser om e-handel som utvärderingskriterium samt som särskilt kontraktsvillkor. Varje exempel innefattar först en text riktad till
upphandlare och projektledare för e-handel, därefter förslag till inledande text i förfrågningsunderlaget som ska vara till vägledning för potentiella anbudsgivare, samt slutligen själva förslaget till lydelse avseende e-handel som utvärderingskriterium eller kontraktsvillkor. Det finns 7 exempel och detta beror på att de ska stödja de olika affärsprocesser som förekommer men även en flexibel text utan specifika krav på affärsprocess
(det bestäms efter det att kontrakt tecknats). De första sex exemplen är texter som utvärderingskriterier och det sjunde som särskilt kontraktsvillkor.
Innan man anger e-handel som ett av utvärderingskriterierna (eller som särskilt kontraktsvillkor) är det lämpligt att göra en bedömning av vilken affärsprocess/beställningsprocess som lämpar sig bäst för den varugrupp eller den tjänst man ska upphandla. Om
man redan har infört e-handel med leverantör men ska göra ny upphandling har man
säkert gjort denna bedömning tidigare och då blir detta inte lika viktigt. Men om man
vill introducera e-handel inom nytt varu- eller tjänsteområde bör man ta ställning till
följande frågor:
2
- Vill ni att leverantören sänder över en produktkatalog (pris- och artikelinformation)
så att ni sedan kan lägga beställningar utifrån denna, som då lagts in i ert system?
- Är det frekventa beställningar av varor eller tjänster som kommer att göras och finns
det behov av en effektiv process med möjligheter till automatiska kontroller?
- Är det mer lämpligt att lägga beställningar på leverantörens webb-plats (avser
omfattande prislistor alternativt konfigurerbara artiklar)?
- Vill ni ha en enklare beställningsprocess där ni skickar en enkel order (t.ex. Sveorder)
och sen får en Svefaktura tillbaka (vid exempelvis tjänster och varor där fritext-fält
räcker)?
- Räcker det med enkla beställningar i form av mailorder (eller t.o.m. via fax eller
telefon) eller att hämta hem en order i en webb-portal och att leverantören ska kunna
skicka en e-faktura (Svefakturan exempelvis)?
- Är det fråga om olika slag av löpande förbrukning/fortlöpande leverans eller abonnemang? I så fall är det faktura på uppmätt förbrukning/hyra som önskas.
Frågorna ovan är kopplade till både nivå av effektivisering och styrning av inköpen.
Därutöver är det mycket viktigt att ställa följande fråga:
- Är det en bransch med hög eller låg e-handelsmognad?
Kontakta gärna SFTI (någon av huvudmännen på ESV, Kammarkollegiet eller SKL) för
frågor, se www.sfti.se Uppgifter om vad vissa rikstäckande leverantörer kan tillhandahålla vad gäller e-handel kommer på sikt att sammanställas i det s.k. Partsregister som
är under uppbyggnad på denna webb-plats.
Samtidigt som det är viktigt med rätt standard för respektive affärsprocess är det viktigt
med en flexibilitet gentemot leverantörer som ännu inte uppnått så hög e-handelsmognad. Det finns idag i de olika e-handelslösningarna/beställningssystemen många möjligheter för leverantörer att tillgodose önskemål från upphandlande myndigheter. I de förslag till lydelser som finns nedan har vi därför även kompletterat med text som ska öppna
upp för dessa möjligheter så att full flexibilitet erhålls.
En ”Vägledning vid val av affärsprocess” finns på
http://www.sfti.se/e-handel/oversikt_av_rekommenderade_standarder_inom_sfti
Tänk på att det kan vara lämpligt att börja med ett flexibelt alternativ om
man är osäker på vad presumtiva leverantörer kan.
Det finns olika motiv för att välja en affärsprocess framför en annan. Här ges en
översiktlig beskrivning till stöd för valen. Affärsprocesserna är beskrivna utifrån de
standarder som stödjer dem och som rekommenderas som SFTI. SFTI är samverkan
3
mellan Ekonomistyrningsverket (ESV), Kammarkollegiet och Sveriges Kommuner och
Landsting (SKL) i syfte att främja användningen av e-handel och e-upphandling. SFTI
står för Single Face To Industry; ett gemensamt gränssnitt mellan offentlig sektor och
dess varu- och tjänsteleverantörer. SFTI rekommenderar standarder. Då flera av dessa
baseras på GS1:s tillämpningar av internationell standard, s.k. användarprofiler
(EASP:s) skriver vi SFTI/ESAP nedan när detta är aktuellt. Se SFTI:s webb-plats
www.sfti.se För information om GS1,se www.gs1.se
Skälet att vi utgår från affärsprocesserna inom SFTI är att dessa är utarbetade efter
vanligt förekommande olika affärsprocesser och beställningsrutiner i offentlig sektor,
se även avsnitt 2.3 nedan.
SFTI ESAP affärsprocess 6
SFTI/ESAP Affärsprocess 6.1 alt 6.3 brukar användas vid frekventa köp av exempelvis
livsmedel, sjukvårdsmateriel, läkemedel m.m.
En översänd produktkatalog innebär att man som köpare tagit emot leverantörens prislista. Man har informationen lättillgänglig och kan därmed enkelt kontrollera att den är
korrekt och följer ramavtalet den innan den läggs in i systemet och tillgängliggörs för
beställningar/ordrar.
Man kan dessutom enklare styra inköpen mot detta korrekta, upphandlade sortiment
(även om man kan lägga in övrigt sortiment men då tydligt markerat att det inte är upphandlat sortiment). Ordrar/beställningar skapas baserade på produktkatalogen och en
faktura kan sedan matchas mot gjorda beställningar, allt i syfte att möjliggöra en effektiv beställningsprocess.
Utöver order och faktura finns ytterligare meddelanden som bygger på och förbättrar
affärsprocessen. Ett s.k. avropserkännande från leverantören ger beställaren information
om att beställningen kommit fram. I orderbekräftelsen bekräftas att varorna kan levereras. I leveransavisering meddelas exakt leverans, vilket underlättar vid inleverans och
möjliggör exakt automatisk matchning mot beställningen. Detta är särskilt intressant vid
viktvaror, exempelvis vid livsmedelsbeställningar.
Om man avser att införa samordnad varudistribution bör man även använda leveransavisering. Detta meddelande används dels för att informera köparen om den faktiska
leveransen dels att avisera distributionscentral och köpare om leverans och ingående
kolli. Se mer i handledningen:
http://www.sfti.se/specifikationer/samordnadvarudistribution
Vill man införa e-handel genom den nu beskrivna s.k. integrerade e-handeln ska frågor
ställas om leverantören kan hantera SFTI/ESAP Affärsprocess 6.1. Om man även vill ha
leveransavisering benämns den 6.3. Detta brukar benämnas integrerad e-handel eftersom det hanterar hela handelsprocessen och grundtanken är att alla meddelanden integreras i både leverantörernas och köparnas affärssystem.
4
För att stödja denna affärsprocess har leverantören därför följande alternativ:
1) Stöd för SFTI/ESAP i sitt eget system
2) Tillgång till leverantörsportallösningar för SFTI/ESAP som kan
hanteras via ett webb-gränssnitt för leverantören.
För mer information om SFTI Affärsprocess 6.1,se
http://www.sfti.se/specifikationer/avrop_mot_produktkatalog
För leverantörer som inte har systemstöd för att skapa en elektronisk produktkatalog/prislista enligt i SFTI/ESAP affärsprocess 6 tillhandahåller ofta köparsystemen produktkatalog/prislista i cellstrukturerat format, som t.ex. Excel som leverantören kan använda.
SFTI Basinnehåll av SFTI/ESAP 6
SFTI/ESAP affärsprocess 6.1 innehåller omfattande information och det har därför
funnits anledning att även komplettera med en enklare variant av SFTI Sc 6. Denna
benämns SFTI Bas och innehåller endast det allra nödvändigaste som kan behövas för
en elektronisk beställningsprocess. Man kan även utgå från SFTI Bas och bygga på med
visst innehåll hämtat från SFTI/ESAP 6 om behov för det finns för det aktuella varueller tjänsteområdet, se Handledningen för SFTI Bas).
För mer information om SFTI Bas, se:
http://www.sfti.se/specifikationer/avrop_mot_produktkatalog/sfti_basinnehall_for_scen
ario_6
Att använda leverantörens webbplats för beställningar är speciellt användningsbart vid
två typer av sortiment:
1. Leverantören erbjuder ett omfattande sortiment (exempelvis böcker, järn- och byggvaror) eller
2. Beställaren behöver hjälp med att ” konfigurera artikeln” (exempelvis kontorsmöbler,
datorer). Med konfigurera menas att man behöver sätta samman produkter innan man
kan beställa dem.
Leverantören skickar i dessa fall ingen produktkatalog som läggs in i köparens system.
I och med detta sker ingen naturlig granskning av produktkatalogen innan den blir tillgänglig för beställning. Granskning kan ändå ske av den på webb-platsen, exempelvis i
form av stickprov.
Det finns två varianter av affärsprocesser som kan användas vid beställningar på leverantörens webb-plats, ”Orderöverenskommelsen”, och ”Varukorgen”.
Vid Orderöverenskommelse, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6.5.2 kan beställning
göras på leverantörens webb-plats, varefter avropsinformationen sänds till det egna
inköpssystemet och därefter följer den traditionella Affärsprocessen 6.1 eller att enbart
5
en faktura sänds. Orderöverenskommelsen kan även användas vid telefonbeställningar
och hämtköp. Se mer på www.sfti.se/specifikationer och på
http://www.gs1.se/sv/Elektronisk-handel/Affarsprocesser/Avrop-mot-ramavtal-ESAP-6/
Tänk på att denna standard, SFTI/ESAP 6.5.2 är relativt ny och att den inte hunnit
implementerats brett. Om ni överväger att använda den, kontakta först SFTI för att
stämma av om den är tillräckligt implementerad i det aktuella produktområdet,
[email protected] och gå även igenom detta med er leverantör av e-handelslösningar.
Vid ”Varukorg”, SFTI/ESAP Affärsprocess 6.5.3,”Varukorg” (ofta benämnd punchout) läggs varorna i leverantörens webbplats i en varukorg. När man är klar hämtas
varukorgen automatiskt till egna inköpssystemet för att sedan godkännas och sändas
som en order till leverantören. Se mer på www.sfti.se/specifikationer och
http://www.gs1.se/sv/Elektronisk-handel/Affarsprocesser/Avrop-mot-ramavtal-ESAP6/Handledning/Avrop-med-varukorg/
Om det inte är fråga om frekventa inköp och behov av mycket strukturerad information
med en omfattande produktkatalog i botten kan en enklare affärsprocess, där Sveorder
och Svefaktura ingår vara ett alternativ. Sveordern kan användas både när artikelnummer inte behövs utan varorna kan beskrivas i s.k. fritext och gentemot leverantörer med
lägre e-handelsmognad. Detta kan även vara ett bra alternativ när det gäller beställning
av tjänster där det ofta inte sänds någon produktkatalog. Om man idag har leverantörer
anslutna med Svefakturan finns enkla lösningar för dessa att även ska kunna ta emot
Sveordrar, bl. a. i webb-portaler. För att öppna upp för de alternativ som idag finns i de
flesta systemen på köparsidan även möjligheten att lägga en beställning i ett formulär
eller enklare beställningsmall. Som leverantör kan man då ta emot en enkel order genom
användning av webbportal eller via e-post, med eller utan en bifogad fil.
Sedan januari 2012 finns en standard för även en enkel produktkatalog; Svekatalogen.
Under vissa förhållanden kan man ersätta Prislista enligt SFTI Sc 6 med Svekatalog,
Order enligt SFTI Sc 6 med Sveorder och Faktura enligt SFTI Sc 6 med svefaktura.
Tänk på att Svekatalog är ny och att det därför är få systemleverantörer som hunnit
implementera den och därmed finns det ett begränsat antal leverantörer som kan
skicka den. Det finns även begränsningar när det gäller implementeringen av
Sveordern. Stäm av med SFTI för att höra hur långt implementeringen och användningen av Svekatalogen nått innan den används som krav vid upphandling,
[email protected] .
6
För mer information om Sveorder-Svefakturaprocessen, inklusive Svekatalogen, se
http://www.sfti.se/specifikationer/sveorder/sveorder_i_kombination_med_svefaktura
Om målet är att även leverantörer utan systemstöd ska kunna anslutas kan det vara
lämpligt att ge möjlighet för leverantören att ta emot mailordrar och sända Svefakturor
eller att mata in fakturans uppgifter i en av myndigheten anvisad webb-portal.
Vissa webb-portaler erbjuder dessutom leverantören stöd för hela affärsprocessen. Detta
innebär att leverantörer som använder denna typ av tjänst från kundens sida upplevs
som ”fullt integrerad e-handelleverantör”.
När det gäller tjänster som inte beställs utan faktureras löpande kan affärsprocessen
”Periodisk fakturering” användas. Det finns inom SFTI/ESAP affärsprocess 9 i två
varianter
- en för periodisk fakturering som utgår från bl. a uppmätt förbrukning (exempelvis
energi, telefoni och liknande ) benämnt SFTI/ESAP affärsprocess 9.1 och
- en som avser fakturering utifrån abonnemang eller annat avtal (hyror och liknande),
benämnt SFTI /ESAP affärsprocess 9.2.
Dessa affärsprocesser omfattar meddelandena produktkatalog och faktura. Då leverantörerna idag ofta inte har stöd för att skicka produktkatalog/prislista används i praktiken
enbart fakturan och det är i dessa fall en SFTI fulltextfaktura eller Svefaktura. Se mer på
http://www.sfti.se/specifikationer/periodisk_och_orderlos_fakturering
Standarderna inom SFTI speglar olika affärsprocesser och det innebär att de även innehåller den information som behövs för att möjliggöra beställningar. Förutom information om olika produkter eller tjänster som avses finns fält att fylla i om allt från leveranstider till miljömärkning. Genom att hänvisa till SFTI:s affärsprocesser SFTI/ESAP
behöver man inte räkna upp alla uppgifter som ska finnas med i olika meddelandena
(exempelvis i produktkatalog/prislista eller faktura). All information, även på detaljnivå
finns på www.sfti.se
Hittills har affärsprocesserna i SFTI använts huvudsakligen för inköp av varor. Att
beställa tjänster elektroniskt är dock lika viktigt. Oftast finns då inte en omfattande
prislista i botten och det kan också vara så att man vill kunna formulera sig mer i fritext
när det gäller beställningar. Det går alldeles utmärkt att idag lägga beställningar av
tjänster i systemen på köparsidan och leverantörerna kan ta emot dem på olika sätt. En
handledning är dock under utarbetande inom SFTI och kommer att publiceras under
7
våren 2013 för ytterligare stöd för vad man behöver tänka på vid beställningar av
tjänster. Redan nu kan vi dock hänvisa särskilt till Exempel C när det gäller tjänstebeställningar om det ska vara ett utvärderingskriterium, annars Exempel G om det är
särskilt kontraktsvillkor.
SFTI:s affärsprocesser har utvecklats under årens lopp och det innebär att det finns olika
versioner av dessa. Ju senare version desto mer av efterfrågad information finns och
samtidigt är den anpassad efter gällande lagkrav m.m. Man kan välja att i förfrågningsunderlaget ange vilken/vilka versioner som leverantören ska kunna hantera, givetvis
under förutsättning att man själv har systemstöd för detta.
Men man kan även välja att inte göra detta, ifall man bedömer att det ”tynger ”förfrågningsunderlaget. I så fall kan man istället välja att hantera frågan med den leverantör
som vinner upphandlingen. Det kan innebära att man inte får önskad version och även
att införandet kan försenas något, men detta ska ställas i relation till att kraven på uppgiftslämnande kan anses vara för höga om leverantören ska kunna precisera version av
standard. Är det en ”mogen” bransch där man redan har fungerande e-handel kan det
finnas större skäl att efterfråga vilken version som leverantören kan stödja, medan en
upphandling
i en ”ny” bransch där leverantörernas mognadsnivå för e-handel kan antas vara lägre är
det lämpligt att inte kräva uppgifter om version. I exemplen nedan är det därför default
att inte version efterfrågas.
För att få ledning kring vilken version av de olika meddelandena som ingår i SFTI:s
affärsprocesser och som därmed bör godtas finns information här:
http://www.sfti.se/specifikationer
Observera att det är olika versioner för olika meddelanden. Finns eventuella frågor
kontakta SFTI tekniska kansli, [email protected] (kostnadsfri rådgivning)
När man valt vilken eller vilka affärsprocesser som kan vara lämpliga ska de ligga till
grund för de utvärderingskriterier som ska utformas vid upphandlingen av varorna eller
tjänsterna eller som särskilda kontraktsvillkor.
Exemplen nedan i avsnitt 3 utgår från de affärsprocesser som ligger till grund för kraven. Vi har dock valt att börja med en flexibel variant, Alternativ A. Ett alternativ där
utgångspunkten är att ansluta leverantören till e-handel utifrån alla möjligheter som står
till buds, då det är av värde att ha leverantören ansluten även om det för parterna inte
innebär den allra mest effektiva e-handelsprocessen, men det skapar ”ordning och reda”
att få in så många beställningar och fakturor som möjligt i e-handelssystemet/inköps-
8
systemet. E-handelssystemen är idag utformade på ett sätt som erbjuder goda möjligheter att ansluta leverantörer. Även om leverantörerna inte har möjlighet att klara de
mest avancerade affärsprocesserna kan man få in dem i myndighetens e-handelssystem
och man behöver inte alltid ”bry sig om” hur informationen kom till in till systemet.
Är det mycket angeläget med integrerad e-handel (EDI) där produktkatalogen översänds
enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6.1 eller enligt Svekatalog eller genom en cellstrukturerad fil (t.ex. Excel) och behov av de övriga affärstransaktionerna i affärsprocess 6.1
önskas, ska enbart detta krävas, se alternativ B. Man kan även ange SFTI Bas som ett
alternativ. SFTI Bas innehåller mindre informationsmängd men är ändå strukturerad
information. Om det inte är lika angeläget med integrerad e-handel/EDI utan målen med
e-handeln inom det aktuella varuområdet kan uppnås även genom andra affärsprocesser
finns alternativ till detta, se alternativet med Sveordrar och Svefakturor i exempel C.
Denna affärsprocess kan användas om det inte är nödvändigt att basera beställningen på
en översänd produktkatalog. Möjligheten finns dock att göra detta. En produktkatalog,
Svekatalogen, finns men har ännu inte hunnit implementeras i större omfattning. Dessutom finns alternativet med cellstrukturerad katalog, t.ex. Excel. Alternativet med
Sveorder/annan enkel order och Svefaktura lämpar sig även väl när det är fråga om
beställningar av tjänster.
Om beställningar på leverantörens webb-plats är att föredra på grund av exempelvis
stort sortiment kan någon av affärsprocesserna 6.5.2 eller 6.5.3 väljas, se exempel D
respektive E. Observera dock att Exempel D inte har kommit i bruk än. Exempel E är
mer flexibelt så olika lösningar för leverantörer finns.
I exempel F finns förslag till lydelse när det gäller periodisk fakturering. Avslutningsvis
ges i exempel G förslag till text när man anger krav på e-handel som särskilt
kontraktsvillkor.
Det är klokt att ha en genomgång med systemleverantören först innan kravens ställs!
Detta särskilt då några av affärsprocesserna i SFTI är ganska nyligen utvecklade och
därför inte hunnit bli implementerade. Det gäller särskilt Svekatalogen, och varianterna
för webb-beställningar.
När man som upphandlande myndighet vill ställa krav på e-handel vid en upphandling
av varor eller tjänster bör, som redogjorts ovan i avsnitt 2, först en genomgång ha gjorts
av vilken affärsprocess som är lämplig, baserat på behoven för det aktuella varu-eller
tjänsteområdet och att organisationen är förberedd att hantera elektroniska handelsmeddelanden enligt denna.
9
Nedan ges förslag på text som kan finnas när e-handel är ett av utvärderingskriterierna.
Vilken viktning som önskas måste beslutas av den upphandlande myndigheten. Det ska
ställas i relation till den betydelse man tillmäter att bedriva e-handel med leverantören.
Om man idag har infört e-handel på det aktuella varu- eller tjänsteområdet och inte vill
ställa om till pappersbaserad hantering kan det finnas anledning att tillmäta e-handeln en
relativt hög viktning. Om man å andra sidan ser det som angeläget men mindre viktigt i
relation till pris, kvalitet m.m. bör en lägre viktning åsättas. Idag synes viktningen oftast
ligga mellan 3-10 procent men det är något att ta ställning till inför varje upphandling.
Nedan anges därför X procent som ett sätt att visa att man ska fylla i uppgift om detta
här.
Om ni som upphandlande myndighet inte vill använda e-handel som ett utvärderingskriterium kan man istället ange det som s.k. särskilt kontraktsvillkor, eventuellt förenat
med vite. Detta är vanligt redan idag när det gäller e-fakturering men kan lika gärna
användas vid e-handel. Förslag till lydelse går ut på att det räcker att leverantören ska
kunna e-handel inom viss tid efter att den upphandlande myndigheten kräver det. Man
kan naturligtvis även ange viss tid efter att kontraktet tecknats men det ställer krav på
den upphandlande myndigheten att själv vara beredd att ansluta leverantören vid denna
tidpunkt.
I exempel G ges exempel på text att använda som särskilt kontraktsvillkor.
Förutom att e-handel kan ingå som ett av utvärderingskriterierna är det viktigt att vissa
andra krav ställs som inte är uttryckliga e-handelskrav, men som är nödvändiga för att
e-handel ska fungera. Det är affärsmässiga krav som t.ex. att det är avropsdagens/beställningsdagens pris som ska gälla och inte leveransdagens pris. Om leveransdagens
pris faktureras kan inte en automatisk kontroll av fakturan ske gentemot avropet/beställningen.
Produktkataloger/prislistor skall, oavsett om de översänds till köparens system eller om
de visas på leverantörens webbplats visa de avtalade nettopriserna och i den mån upphandlaren godtar att produktkataloger innefattar artiklar utanför det upphandlande sortimentet ska dessa extra artiklar förses med tydlig särskiljande märkning. Detta behövs
för att skapa prismedvetenhet hos beställarna, och vad gäller nettopriser särskilt för att
fakturan ska genereras utifrån de aktuella priserna och för att en automatisk kontroll av
fakturan ska kunna göras gentemot ordern. För detta krävs nettopriser och inte exempelvis en angiven rabattsats.
10
Det finns andra krav som är viktiga att ställa men som är specifika för vissa upphandlingar. Det gäller exempelvis beställningar av läkemedel och hjälpmedel. Inom ramen
för SFTI kommer en handledning att tas fram som åskådliggör detta. Innan denna är
framtagen kan rekommenderas att se vad standarden innehåller för att se vilka angelägna uppgifter som leverantören måste kunna hantera. Detta gäller särskilt om man i
upphandlingen använder SFTI Bas som kan behöva byggas på med olika uppgifter, se
om SFTI Basinnehåll för Sc 6 på www.sfti.se
För mer komplicerade upphandlingar där det ställs särskilda krav på innehåll m.m.
i de elektroniska meddelandena, exempelvis läkemedelsbeställningar finns särskilt
stöd via SFTI. Se mer om detta på www.sfti.se
Att ställa rätt krav på e-handel vid upphandlingar av varor och tjänster är inte alltid lätt.
Texterna som föreslås nedan får ses som exempel. De utgår från att ni redan infört ehandel. Om ni vill ta höjd för e-handel med en leverantör under en kommande avtalsperiod och ni själva håller på att införa e-handel föreslås att ni ändrar texten till att ange
att ni under avtalsperioden avser att införa e-handel.
Inom ramen för SFTI ges möjligheter till information och rådgivning. Återkom gärna
med frågor eller synpunkter, se www.sfti.se och under kontakter. Gäller det frågor av
teknisk karaktär, vänligen maila SFTI tekniska kansli, [email protected]
Kurser anordnas regelbundet, se även här information på www.sfti.se
11
Användning av e-handel som ett urvalkriterium
Bilaga A. Urvalskriterier vid e-handel att passa ”de flesta”:
Bilaga B. Urvalskriterier vid integrerad e-handel/EDI med produktkatalog översänd av
leverantören.
Bilaga C: Urvalskriterier vid e-handel baserad på Sveorder eller annan enkel order
samt Svefaktura.
Bilaga D: Urvalskriterier vid beställningar på leverantörens webb, via telefon eller
hämtköp (Orderöverenskommelse).
Bilaga E: Urvalskriterier vid e-handel utgående från information på leverantörens
webb (Varukorg eller ”Punch-out”).
Bilaga F:
Urvalskriterier vid periodisk/orderlös fakturering.
Användning av e-handel som kontraktsvillkor
Bilaga G: Krav på e-handel som särskilt kontraktsvillkor.
12
Bilaga med
exempel
Exempel A. Urvalskriterier vid e-handel med stor flexibilitet för
leverantören.
I detta exempel utgår vi från att det viktigaste är att leverantören som kommer att erhålla kontrakt ansluts till e-handel, inte att en specifik affärsprocess måste användas.
Exempel A är ett mycket flexibelt alternativ där utgångspunkten är att ansluta leverantören till e-handel utifrån alla möjligheter som står till buds, då det är av värde att ha
leverantören ansluten även om det för er parter inte innebär den allra mest effektiva
e-handelsprocessen, men det skapar ”ordning och reda” för er att få in så många beställningar och fakturor som möjligt i inköpssystemet och under ramavtal. När ni erbjuder
leverantören alternativet att skicka cellstrukturerat format bör mall bifogas upphandlingsdokumentationen så att informationskraven tydliggörs (se lydelsen bifogat cellstrukturerat”). Systemleverantören kan bistå med detta.
Om ni inför samordnad varudistribution behövs avropserkännande och leveransavisering och gärna även avropsbekräftelse. För särskilt små- och medelstora leverantörer
kan dock Exempel A vara lämpligare att använda än Exempel B.
Observera att poängen i frågealternativen nedan måste sättas i relation till andra utvärderingskriterier för att skapa en rimlig viktning. Se därför 2 respektive 1 poäng endast
som ett sätt att åskådliggöra relationen mellan alternativen.
Observera att när det gäller poängsättningen för frågorna 2 och 3 kan man undvika att
anbudsgivaren får ”dubbelt” genom att ha den text som står med fet stil ovanför. Om
man å andra sidan ser det som positivt att anbudsgivaren kan hantera order och faktura i
såväl strukturerat format som via enklare lösning kan denna text tas bort. Syftet med
alternativen var dock att ge merpoäng för anbudsgivare som kan hantera strukturerade
meddelanden enligt SFTI framför andra enklare sätt.
Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska
fylla i den.
Förslag till text och frågor att ställa i förfrågningsunderlaget
Elektronisk handel Viktning: X procent
Kommunen/landstinget/myndigheten inför under avtalsperioden elektronisk handel dels
för att effektivisera inköpsrutinerna dels av miljöskäl mm. (Det inköpssystem för detta
som används idag heter ................... Information om den elektroniska handel som bedrivs finns på vår webb-plats................ )
Detta innebär att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan er som leverantör och oss som köpare. Vi följer den öppna standard för elektronisk handel som
finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige idag, och
som är baserad på internationell standard. Standarden täcker olika affärsprocesser/affärsscenarier och har den gemensamma benämningen SFTI (ibland benämnd
SFTI/ESAP). SFTI står för Single Face To Industry. Standarden används dels i olika
13
Bilaga med
exempel
affärssystem/ekonomisystem men även i lösningar som tillhandahålls av tredjepartsoperatörer som faktura- eller meddelandeväxlar och banker. Hör därför med er affärssystemsleverantör om de stödjer de nedan nämnda meddelandena eller vänd er till
operatörer som erbjuder lösningar som fakturaportaler m.m. på marknaden.
Flera typer av affärsdokument kommer att sändas elektroniskt mellan oss. Syftet är att
via datorstöd kunna effektivisera hela affärsprocessen från produktkatalog (sortimentsoch prislista) till faktura. Nedan beskrivs kortfattat processen och ni ska sedan besvara
frågorna nedan.
Vi vill att ni ska kunna skicka produktkatalog med sortimentutbud, priser m.m. som
denna upphandling resulterat i. Den kan vara antingen enligt SFTI/ESAP affärsprocess
6, d.v.s. i Edifact-format (en s.k. Pricat), eller som Svekatalog eller i cellstrukturerat
format (t ex Excel). Förutom att skicka den kan den även laddas ner i en av oss anvisad
webbportal. Not till upphandlaren: vid alternativet cellstrukturerat dokument bör mall
bifogas upphandlingsdokumentationen.
Vi vill även att ni ska kunna ta emot order antingen enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6
(avrop), eller som Sveorder alternativt som en order i fri form via e-post. Om ni saknar
egen lösning kan ett alternativ vara att ni tar emot ordern i en av oss anvisad webbportal.
Efter leverans av varorna eller tjänsterna ska ni skicka en elektronisk faktura, enligt
SFTI/ESAP affärsprocess 6, eller som SFTI fulltextfaktura eller som Svefaktura. Ett
annat alternativ är att ni registrerar in fakturainformationen på av oss anvisad webbportal. Fakturan kontrolleras därefter av oss innan den godkänns för utbetalning.
För mer information om SFTI, SFTI/ESAP affärsprocesser, Svekatalogen, Sveordern
och Svefakturan och SFTI fulltextfaktura hänvisas till http://www.sfti.se. Här finns
även specifikationer och handledningar. Det finns även möjlighet att kostnadsfritt ställa
frågor via mail till SFTI tekniska kansli, [email protected], se även mer information under Kontakt.
Följande frågor ska nu besvaras av er. Observera att på frågorna 2 och 3 kan inte
poäng erhållas för svar på båda svarsalternativen. Om svars alternativ 1 kan
besvaras med ja erhålls angiven poäng. Om det innebär ett nej-svar kan man ändå
få poäng om man svarar ja på svarsalternativ 2. Notera att det räcker att ni har
stöd för en variant under de olika frågorna, det är därför vi skrivit ”eller”.
14
Bilaga med
exempel
1. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för att skapa och
sända elektronisk produktkatalog (sortiments- och prislista)?
Ja enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.1),
eller Svekatalog eller i bifogat cellstrukturerat format
x poäng
(ex. vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex. vis 0 poäng)
2. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för att ta emot en
elektronisk order?
Ja enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.3),
eller som Sveorder eller genom användning
av webbportal/meddelandeväxel
x poäng
(ex. vis 2 poäng)
Om ej enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6
(6.1.3), Sveorder eller användning av webbportal/meddelandeväxel: i fri form via e-post
y poäng
(ex. vis 1 poäng)
Nej
z poäng
(ex. vis 0 poäng)
3. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för något slag av
ordersvar/orderbekräftelse?
Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.5),
eller genom användning av webbportal/fakturaväxel
x poäng
(ex. vis 2 poäng)
Om ej enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6
(6.1.5) eller användning av webbportal/fakturaväxel: genom ett enklare alternativ för
svarsmeddelande (Avropserkännande enligt
SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.4) eller i fri
form via e-post
y poäng
(ex. vis 1 poäng)
Nej
z poäng
(ex. vis 0 poäng)
15
Bilaga med
exempel
4. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för att sända
elektronisk faktura?
Ja som SFTI fulltextfaktura eller som Svefak- x poäng
tura eller enligt SFTI/ESAP affärsprocess
(ex. vis 2 poäng)
6 (6.1.6) eller genom användning av webbportal/fakturaportal
Nej
z poäng
(ex. vis 0 poäng)
Not. Till upphandlaren: Om ni inför samordnad varudistribution bör
denna fråga nedan också ingå, om leveransavisering, förslagsvis att läggas
in innan e-fakturan (se samma turordning som i Exempel B)
5. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för elektronisk
leveransavisering?
Ja enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6.3 (6.3.2) x poäng
eller genom användning av webbportal/(ex. vis 2 poäng)
fakturaväxel
Om ej enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6.3
(6.3.2) eller genom inmatning i webbportal/fakturaväxel : i fri form via e-post
y poäng
(ex.vis 1 poäng)
Nej
z poäng (ex. vis 0 poäng)
16
Bilaga med
exempel
Exempel B. Urvalskriterier vid integrerad e-handel/EDI, med produktkatalog översänd av leverantören
Detta exempel på lydelse ska användas när ni vill bedriva integrerad e-handel, även
benämnt EDI (Electronic Data Interchange) och med format enligt Edifact, med den
leverantör som erhåller kontrakt. I detta exempel utgår vi från att ni vill ha produktkatalog (d.v.s. sortiments- och prislista) överförd från leverantören till er i strukturerad
form, dvs. SFTI Affärsprocess 6 är tillämplig. Eftersom produktkatalogen, benämnd
Pricat, inte alltid kan hanteras av alla leverantörer och de flesta inköpssystemen har stöd
för att istället ta emot en cellstrukturerad fil, exempelvis en Excelfil med produkter och
priser, finns denna möjlighet med som ett alternativ. Observera att ni i fall av cellstrukturerad fil bör bifoga en mall. Gå igenom detta med er systemleverantör, som brukar
kunna tillhandahålla sådan.
Detta exempel B kan användas när det är fråga om frekvent handel där ni har informationen lätt tillgänglig och enkelt kan kontrollera den och ha en effektiv inköpsprocess,
samtidigt som det finns en hög e-handelsmognad i den aktuella branschen. Det kanske
är så att ni redan idag har integrerad e-handel på detta område, som kan vara livsmedel,
kontorsmaterial m.m, och ni vill inte gå tillbaka till manuella pappersbaserade rutiner.
Ni väljer att inte ha sk skall-krav men vill ändå ställa höga krav vid upphandlingen i
form av utvärderingskriterium med inriktningen integrerad e-handel/EDI.
I SFTI/ESAP Affärsprocess 6 benämns det vanligaste e-handelsförfarandet ”6.1”. I
affärsprocess 6.1 ingår produktkatalog (dvs. sortiments- och prislista), avrop (order),
avrops- (order-) erkännande, avrops- (order-) bekräftelse och faktura. Ni kan välja om ni
vill ta emot avropserkännande, vilket innebär att leverantören kvitterar mottagning av
ordern, eller avropsbekräftelse innebärande att leverantören sänder svar om denne kan
leverera de beställda varorna respektive informerar om ev. avvikelser i förhållande till
beställningen. Det går även att använda båda affärsdokumenten eller också att avstå från
båda.
Om, utöver de ovan uppräknade affärstransaktionerna, även leveransavisering ska ingå
benämns då detta SFTI/ESAP Affärsprocess 6.3. Leveransavisering används, bl.a. om
samordnad varudistribution införs.
I förslagen nedan ges hänvisning till utrymme där ni även kan ange versionsnummer.
Om ni önskar precisera detta, gå igenom med er systemleverantör vilka versioner som ni
kan hantera i er egen lösning innan ni skriver dit versionsnummer. Observera att vi
rekommenderar att ni använder de versioner som rekommenderas av SFTI. På webbplatsen www.sfti.se finns angivet vilka versioner som rekommenderas, d.v.s. lägsta
version respektive giltiga, senare beslutade. Beakta att de olika meddelandena – produktkatalog (prislista), order etc. – kan ha olika versionsnummer. Se även ovan under
avsnitt 2.4 om ställningstagande gällande om versioner bör anges eller ej. Det krävs att
upphandlingen gäller bransch med hög mognadsgrad för e-handel om versionsnummer
ska anges.
17
Bilaga med
exempel
Observera att poängen i frågealternativen nedan måste sättas i relation till andra
utvärderingskriterier för att skapa en rimlig viktning. Se därför 2 respektive 1 poäng
endast som ett sätt att åskådliggöra relationen mellan alternativen.
Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska
fylla i den.
Förslag till text och frågor att ställa i förfrågningsunderlaget
Elektronisk handel Viktning: X procent
Kommunen/landstinget/myndigheten inför under avtalsperioden elektronisk handel dels
för att effektivisera inköpsrutinerna, dels av miljöskäl mm. (Det system som används
idag är ett inköpssystem för detta som heter ................... Information om den elektroniska handel som bedrivs finns på vår webb-plats................ )
Detta innebär att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan er som leverantör och oss som köpare. Vi följer den öppna standard för elektronisk handel som
finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige idag, och
som är baserad på internationell standard. Standarden täcker olika affärsprocesser (även
kallade scenarier) och har den gemensamma benämningen SFTI (ibland benämnd SFTI/
ESAP). SFTI står för Single Face To Industry. Standarden används dels i olika affärssystem/ekonomisystem dels i lösningar som tillhandahålls av tredjepartsleverantörer
som webbportaler, fakturaväxlar m.m. Hör därför med er affärssystemleverantör om de
stödjer de nämnda affärsmeddelandena eller vänd er till operatörer som erbjuder lösningar som portaler m.m.
Flera typer av affärsdokument kommer att sändas elektroniskt mellan oss. Syftet är att
via datorstöd kunna effektivisera hela inköpsprocessen från produktkatalog (prislista)
till faktura. Vi beskriver nu kortfattat den aktuella processen och ber er besvara frågorna
nedan.
Vi bedömer att det mest ändamålsenliga är att ni som leverantör elektroniskt sänder en
produktkatalog (dvs. sortimentsutbud och prislista) med uppgifter och de priser m.m.
som denna upphandling resulterat i. Vi ser helst att produktkatalogen skapas enligt
SFTI/ESAP Affärsprocess 6 och det innebär att ni sänder denna i Edifact-format (en s.k.
Pricat). Ni kan dock alternativt sända katalogen i cellstrukturerat format, exempelvis i
en Excel-fil. En mall för detta bifogas. Vi kommer sedan att sända avrop (ordrar) till er,
baserade på denna katalog och ni behöver kunna ta emot dem enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6. Ni bör sedan sända ett s.k. avropserkännande på att ordern kommit fram och
avropsbekräftelse där det framgår att ni kan leverera varorna/tjänsterna till oss eller med
svar om det inte går att leverera fullt ut. Varumottagning/ankomstkontroll kan underlättas av leveransavisering, om sådan finns, eller annars kommer följesedel att användas
för detta. Inom vissa varuområden eller vid viss logistiklösning, som t.ex. samordnad
varuinformation, är leveransaviseringen värdefull.
18
Bilaga med
exempel
Avslutningsvis sänder ni en faktura till oss som SFTI/ESAP affärsprocess 6 faktura eller
SFTI fulltextfaktura, som då kontrolleras mot ordern och inleverans innan den godkänns
och betalas.
För mer information om SFTI/ESAP affärsprocess 6 samt de olika affärstransaktionerna
inom ramen för denna hänvisas till http://www.sfti.se. Här finns även specifikationer
och handledningar. Det finns även möjlighet att kostnadsfritt ställa frågor via mail till
SFTI tekniska kansli, [email protected] , se även mer information under Kontakt.
Följande frågor ska nu besvaras av er. Observera att för fungerande e-handel krävs i
SFTI/ESAP affärsprocess 6 som minimum att produktkatalog (med utformningen ny/ersättande sortiments- och prislista) kan sändas, att order (avrop) kan mottas och att
faktura kan sändas. Om någon av dessa obligatoriska delar inte kan erbjudas av
leverantören ges vid anbudsutvärderingen 0 poäng totalt för samtliga frågor i
avsnittet om integrerade e-handel/EDI.
Följande frågor ska nu besvaras av er.
1. Har ni som leverantör /er systemlösning stöd för att skapa och
sända elektronisk produktkatalog (ny/ersättningsprislista)?
Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.1)
x poäng
version x)
(ex.vis 2 poäng)
y poäng
Ja, enligt bifogad Excelmall
(ex.vis 1 poäng)
Nej
0 poäng
x) Not till upphandlande myndighet: version kan efterfrågas endast om ni ser
detta som angeläget
2. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för elektronisk
produktkatalog (ändringsprislista)?
Not till upphandlande myndighet: Frågan om ändringsprislista tas med enbart
om upphandlingen i övrigt tillåter prisändring under avtalstiden.
Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.2)
x poäng
version
(ex.vis 2 poäng)
y poäng
Ja, enligt bifogad Excelmall
(ex.vis 1 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
3. Har ni/ som leverantör/er systemlösning stöd för att ta emot
elektronisk order/avrop?
Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.3)
x poäng
version
(ex.vis 2 poäng)
Nej
0 poäng
19
Bilaga med
exempel
4. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för elektroniskt
avropserkännande?
Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.4)
x poäng
version
(ex.vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
5. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för elektronisk
avropsbekräftelse?
Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.1.5)
x poäng
version
(ex.vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
6. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för elektronisk
leveransavisering?
Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6.3 (6.3.2)
x poäng
version
(ex.vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
Not till upphandlande myndighet: Leveransavisering används sällan, men kan vara ett
alternativ när det gäller livsmedel. Leveransavisering behövs dock om samordnade
varutransporter/tredjepartslogistik är aktuell. Ta bort frågeställningen om den inte
behövs i denna upphandling.
7. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för elektronisk
faktura?
Ja, enligt SFTI fulltextfaktura, version eller
x poäng
SFTI/ESAP affärsprocess 6 (6.1.6), version
(ex.vis 2 poäng)
Nej
0 poäng
Not till upphandlande myndighet: Fakturan kan skapas enligt SFTI/ESAP affärsprocess
6 (med nettoinformation enbart, då övrig information finns i systemet) eller enligt SFTI
fulltextfaktura. Vi rekommenderar fulltextfakturan, eftersom den innehåller all information och ur arkivsynpunkt enklare att bevara och ta fram från tid till annan.
20
Bilaga med
exempel
Exempel C. Urvalskriterier vid e-handel baserad på Sveorder eller annan
enkel order samt Svefaktura
Detta exempel är avsett för beställningar där det inte nödvändigtvis behöver finnas en
produktkatalog i botten. Man kan dock välja att även ha en sådan, den s.k. Svekatalogen, som är en ny produktkatalog i samma format som Sveorder och Svefakturan.
I detta exempel finns möjlighet för köparen att sända en Sveorder till leverantören.
Leverantören ska sedan efter leveransen skicka en Svefaktura som ska kunna kopplas
till ordern. Användningsområde för detta kan vara beställningar av tjänster där strukturerad produktkatalog på artikelnivå inte behövs eller är svåra att ”artikelifiera”, men
även för enkelt utformade beställningar av varor. Detta kan även vara ett bra alternativ
för leverantörer som saknar systemstöd för mer integrerad e-handel/EDI.
Observera att Sveordern är en relativt ny standard som ännu ej hunnit bli fullt ut implementerad. I och med bl.a. det pågående införandet av elektroniska beställningar i staten
förväntas detta dock ändras framöver. Ett alternativ för köpare som inte kan hantera
Sveordern är att hantera enkla beställningar genom de olika slag av formulär eller
mallar som köparsidans systemleverantörer tillhandahåller. Som leverantör kan man då
ta emot en order/beställning av exempelvis tjänster genom ett mail, ibland med bifogad
fil eller genom att logga in i en webb-portal och där hämta hem ordern.
Observera att poängen måste sättas i relation till andra utvärderingskriterier för att skapa
en rimlig viktning. Se därför 2 respektive 1 poäng endast som ett sätt att åskådliggöra
relationen mellan alternativen.
Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska
fylla i den.
Förslag till text och frågor att ställa i förfrågningsunderlaget
Elektronisk handel Viktning: X procent
Kommunen/landstinget/myndigheten inför under avtalsperioden elektronisk handel dels
för att effektivisera inköpsrutinerna dels av miljöskäl m.m. (Det inköpssystem som
används för detta idag heter ................... Information om den elektroniska handel som
bedrivs finns på vår webb-plats................ )
Detta innebär att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan er som
leverantör och oss som köpare. Vi följer den öppna standard för elektronisk handel som
finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige idag, och
som är baserad på internationell standard. Standarden täcker olika affärsprocesser/affärsscenarier och har den gemensamma benämningen SFTI (ibland benämnd
SFTI/ESAP). SFTI står för Single Face To Industry. Standarden används dels i olika
affärssystem/ ekonomisystem men även i lösningar som tillhandahålls av tredjepartsoperatörer som fakturaportaler/meddelandeväxlar och banker. Hör därför med er affärssystemsleverantör om de stödjer de nedan nämnda meddelandena eller vänd er till
operatörer som erbjuder lösningar som fakturaportaler m.m. på marknaden.
21
Bilaga med
exempel
Flera typer av affärsdokument kommer att sändas elektroniskt mellan oss. Syftet är att
kunna effektivisera inköpsprocessen.
Vi kommer som köpare att sända er en order/beställning i formatet Sveorder eller annan
enkel beställning. Ni kan få ordern antingen till ert system eller via ett mail och/eller
genom att hämta hem ordern i en webb-portal. Efter leverans av varorna eller tjänsterna
ska ni sedan sända en Svefaktura till oss baserad på den utförda prestationen. Fakturan
kontrolleras mot ordern och leverans innan den godkänns och betalas.
För mer information om SFTI och Sveordern med Svefaktura hänvisas till
http://www.sfti.se. Här finns även specifikationer och handledningar. Det finns även
möjlighet att kostnadsfritt ställa frågor via mail till SFTI tekniska kansli,
[email protected], se även mer information under Kontakt.
Följande frågor ska nu besvaras av er.
1. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för att ta emot en
Sveorder eller annan enkel order?
Ja, såsom Sveorder direkt till mitt system eller
x poäng
genom användning av webb-portal eller via e-post (ex.vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
2. Har ni som leverantör/er systemlösning stöd för att sända en
Svefaktura?
Ja, från mitt system eller genom användning av
x poäng
webbportal/fakturaportal
(ex.vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
22
Bilaga med
exempel
Exempel D. Urvalskriterier vid e-handel baserad på beställningar på
leverantörens webb-plats, via telefon eller hämtköp (alternativet
Orderöverenskommelse)
Exempel D nedan ska användas om man vill bedriva e-handel med den leverantör som
erhåller kontrakt och det är lämpligast att beställningar görs på leverantörens webbplats,
via telefon eller hämtköp. Motiv för detta kan vara att det inte är rimligt att leverantören
ska skicka produktkatalog med ett omfattande produktsortiment alternativt att det är
varor som behöver konfigureras och leverantörens webb ger stöd för hur olika artiklar
kan kombineras eller sättas samman. Exemplet passar även i situationer med kompletteringsbeställning via telefon eller när anställd hämtar ut varor från leverantörens butik.
Detta alternativ innebär att när att en beställning gjorts – på webbsidan, via telefon eller
genom hämtköp – skapar leverantören en orderöverenskommelse, enligt SFTI/ESAP
affärstransaktion ”6.5.2”, som sänds till ert inköpssystem så att information om lagd
order ska bli tidigt tillgänglig för köparen. Orderöverenskommelsen följs naturligen av
en faktura, också den lämpligen i Edifact-format: SFTI fulltextfaktura. Det skulle vara
möjligt att bygga på med fler affärstransaktioner enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6, till
exempel orderbekräftelse (i fall att ordern behöver ändras) eller leveransavisering men
vi har hittills inte erfarit att sådan utökning efterfrågas. Observera att detta är en ganska
ny standard inom SFTI, den finns bara i version 2.8 av SFTI/ESAP affärsprocess 6, och
den har inte hunnit bli brett implementerad i olika branscher. Kontakta SFTI för mer information om detta innan krav ställs. Vi hänvisar till Exempel E som ett annat alternativ
som idag används mer.
Observera att poängen måste sättas i relation till andra utvärderingskriterier för att skapa
en rimlig viktning. Se därför 2 respektive 1 poäng endast som ett sätt att åskådliggöra
relationen mellan alternativen.
Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska
fylla i den.
Förslag till text och frågor att ställa i förfrågningsunderlaget
Elektronisk handel Viktning: X procent
Kommunen/landstinget/myndigheten inför under avtalsperioden elektronisk handel dels
för att effektivisera inköpsrutinerna dels av miljöskäl m.m.(Det inköpssystem som används idag för detta heter ................... Information om den e-handel som bedrivs finns
på vår webb-plats................ )
Detta innebär att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan er som leverantör och oss som köpare. Vi följer den öppna standard för elektronisk handel som
finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige idag, och
som är baserad på internationell standard. Standarden täcker olika affärsprocesser/-
23
Bilaga med
exempel
affärsscenarier och har den gemensamma benämningen SFTI (ibland benämnd
SFTI/ESAP). SFTI står för Single Face To Industry.
Flera typer av affärsdokument kommer att sändas elektroniskt mellan oss. Syftet är att
via datorstöd kunna effektivisera hela inköpsprocessen. Vi beskriver nu kortfattat den
aktuella processen och ber er sedan besvara frågorna nedan.
Vi vill att ni tillhandahåller en produktkatalog över upphandlat sortiment på er webbplats för att möjliggöra beställningar där. När en beställning lagts skickar ni information
om orderns detaljer (artiklar, kvantitet, pris) inkl. er bekräftelse enligt standarden
SFTI/ESAP Affärsprocess 6 med Orderöverenskommelse (6.5.2). Samma affärsprocess
kan användas om beställningar görs via telefon eller genom hämtköp hos er. Efter leverans avslutas processen med en faktura enligt SFTI fulltextfaktura. Denna kontrolleras
mot beställningen och gjord leverans innan den godkänns och betalas.
För mer information om SFTI/ESAP affärsprocess 6 med Orderöverenskommelse
(6.5.2) och SFTI fulltextfaktura hänvisas till http://www.sfti.se. Här finns även specifikationer och handledningar. Det finns även möjlighet att kostnadsfritt ställa frågor via
mail till SFTI tekniska kansli, [email protected], se även mer information under
Kontakt.
Följande frågor ska nu besvaras av er.
1. Har ni som leverantör/ert system stöd för att sända orderöverenskommelsemeddelandet?
Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.5.2)
x poäng
(ex.vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
2. Har ni stöd för att sända elektronisk faktura?
Ja, enligt SFTI fulltextfaktura
x poäng
(ex.vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
24
Bilaga med
exempel
Exempel E. Urvalskriterier vid e-handel utgående från information på
leverantörens webb-plats (alternativet Varukorg eller ”punch-out”)
Detta exempel kan användas när man vill bedriva e-handel med den leverantör som erhåller kontrakt och när det är lämpligast att beställningar görs på leverantörens webbplats, t.ex. på grund av att leverantören har ett omfattande sortiment (exempelvis
böcker) eller varor som behöver konfigureras av beställaren (PC-paket, kontorsmöbler
eller liknande).
Det innebär att ni som köpare tar hem en varukorg från leverantörens webb-plats. Detta
benämns ofta ”punch-out”, men begreppet är inte öppen standard, varför motsvarande
affärsprocess har definierats inom SFTI under begreppet Varukorg. Affärsprocessen
Varukorg innebär att köparen väljer artiklar i leverantörens webbshop, och Köparen kan
via webbshopen få hjälp att konfigurera artiklarna utgående från sina önskemål och hur
olika artiklar passar samman. Det kan till exempel gälla att plocka ihop lämpliga delar
till ett PC-paket. När en beställare valt intressanta lämpliga artiklar begär denne att leverantörens system sänder ett varukorgsmeddelande till köparens inköpssystem. Varukorgen innehåller information om de valda artiklarna, såsom pris och kvantitet. Varukorgen innebär inget åtagande om köp, dess information ger enbart underlag för att
senare skapa en eventuell order/beställning. Beställningsprocessen sker i så fall därefter
enligt SFTI/ESAP Affärsprocessen 6, d.v.s. med order (avrop), ordererkänande/bekräftelse (avropserkännande/-bekräftelse), och faktura.
Så som systemlösningarna för er som köpare ser ut idag finns dock möjligheter att göra
webb-beställningar med god funktionalitet men som är enklare för leverantörerna. I
texten nedan finns därför alternativ angivna. Gå igenom med er systemleverantör vilka
möjligheter som finns och anpassa formuleringarna efter detta.
Observera att poängen vid frågorna nedan måste sättas i relation till andra utvärderingskriterier för att skapa en rimlig viktning. Se därför 2 respektive 1 poäng endast som ett
sätt att åskådliggöra relationen mellan alternativen.
Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska
fylla i den.
Förslag till text och frågor att ställa i förfrågningsunderlaget
Elektronisk handel Viktning: X procent
Kommunen/landstinget/myndigheten inför under avtalsperioden elektronisk handel dels
för att effektivisera inköpsrutinerna dels av miljöskäl m.m. (Det inköpssystem som används idag för detta som heter ................... Information om den elektroniska handel som
bedrivs finns på vår webb-plats................)
Detta innebär att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan er som leverantör och oss som köpare. Vi följer den öppna standard för elektronisk handel som
finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige idag, och
25
Bilaga med
exempel
som är baserad på internationell standard. Standarden täcker olika affärsprocesser/affärsscenarier och har den gemensamma benämningen SFTI (ibland benämnd
SFTI/ESAP). SFTI står för Single Face To Industry.
Flera typer av affärsdokument kommer att sändas elektroniskt mellan oss. Syftet är att
via datorstöd kunna effektivisera hela inköpsprocessen från prislista till faktura. Vi
beskriver nu kortfattat processen och ni ska sedan besvara frågorna nedan.
Vi vill att ni tillhandahåller en produktkatalog över upphandlat sortiment och priser på
er webb-plats för att möjliggöra att beställningar initieras där.
Efter att en beställare valt ut ett antal artiklar på er webb-plats sänder ni som leverantör
ett varukorgsmeddelande till köparen enligt standarden SFTI/ESAP Affärsprocess 6
med Varukorg (6.5.3), eller på liknande sätt innehållande information om de valda
artiklarna, såsom pris och kvantitet. Varukorg tas enbart över för påseende, den innebär
inget bindande åtagande från köparens sida. Den valda sortiment- och prisinformationen
enligt varukorgen läggs in i köparens system och informationen kan sedan användas
som underlag för att skapa en order/beställning.
Vid beslut om beställning hanteras detta enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6.1 (d.v.s. ett
avrop/en beställning görs hos er, ni skickar bekräftelse på ordern och dess affärstransaktioner avrop) avropserkännande/-bekräftelse, för att slutligen avslutas med att ni sänder
en faktura. Denna kontrolleras mot beställningen, och vad som levereats innan den godkänns och betalas.
För mer information om SFTI och affärsprocess SFTI/ESAP Affärsprocess 6 med Varukorg (6.5.3) hänvisas till http://www.sfti.se. Här finns även specifikationer och handledningar. Det finns även möjlighet att kostnadsfritt ställa frågor via mail till SFTI tekniska
kansli, [email protected] , se även mer information under Kontakt.
Följande frågor ska nu besvaras av er. Observera att vi önskar som minimum att produktkatalog (d.v.s. sortiments- och prislista) finns (i detta fall skall den hållas tillgänglig
på er webbplats) att order kan mottas elektroniskt och att faktura sänds elektroniskt. Om
någon av de frågor som berör dessa obligatoriska delar besvaras med nej ges vid
anbudsutvärderingen totalt 0 poäng för detta avsnitt om e-handel baserad på
varukorg.
26
Bilaga med
exempel
Följande frågor ska nu besvaras av er.
1. Har ni/ert system stöd för ”Single Sign On” (automatisk inloggning
till er webbportal?
Ja, enligt SFTI/ESAP 6.5 eller annat liknande sätt x poäng
(ex.vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
2. Har ni/ert system stöd för att sända varukorgsmeddelande?
Ja, enligt SFTI/ESAP Affärsprocess 6 (6.5.3) eller x poäng
liknande
(ex.vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
3. Har ni stöd för att ta emot elektronisk order?
Ja, enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6 (6.1.3) eller
x poäng
Sveorder eller via webb-portal eller e-post
(ex.vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
4. Har ni stöd för elektroniskt ordersvar/ avropsbekräftelse?
Ja, enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6 (6.1.4/6.1.5) x poäng
eller via webb-portal eller e-post
(ex.vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
5. Har ni stöd för att sända elektronisk faktura?
Ja enligt SFTI/ESAP affärsprocess 6 (6.1.6), eller
x poäng
SFTI fulltextfaktura eller Svefaktura
(ex.vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
27
Bilaga med
exempel
Exempel F. Urvalskriterier vid periodisk fakturering
Detta exempel på lydelse ska användas om man vill införa periodisk fakturering med
leverantör och det inte finns enskilda beställningar i botten. Det gäller periodisk eller
orderlös fakturering och det finns två varianter av detta, dels SFTI/ESAP affärsprocess
9.1 som avser fakturering efter uppmätt förbrukning (med mätare av något slag), dels
SFTI/ESAP affärsprocess 9.2 som avser abonnemang (hyror, prenumerationer och
liknande)
Vi utgår i exemplet nedan från periodisk fakturering enligt SFTI/ESAP affärsprocess
9.1. Vill ni istället använda SFTI/ESAP affärsprocess 9.2 byter ni ut ”9.1” mot ”9.2” i
texten nedan.
Vi har i exemplet nedan inte tagit med produktkatalog (prislistan) eftersom det är få
leverantörer på markanden som kan skicka dessa meddelanden utom vid hyresobjekt
och leasingobjekt. Använd därför gärna enbart fakturan om ni vill säkerställa att leverantörerna har en möjlighet att hantera detta. Som fakturastandard kan man använda
antingen SFTI fulltextfaktura eller Svefakturan. Fulltextfakturan innehåller något mer
strukturerad information, om ni förordar den kan ni sätta högre poäng på detta
svarsalternativ.
Observera att poängen måste sättas i relation till andra utvärderingskriterier för att skapa
en rimlig viktning. Se därför 2 respektive 1 poäng endast som ett sätt att åskådliggöra
relationen mellan alternativen.
Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska
fylla i den.
Förslag till text och frågor att ställa i förfrågningsunderlaget
Elektronisk handel Viktning: X procent
Kommunen/landstinget/myndigheten inför under avtalsperioden elektronisk handel dels
för att effektivisera inköpsrutinerna dels av miljöskäl m.m. (Det inköpssystem som används för det idag heter ................... Information om den elektroniska handel som
bedrivs finns på vår webb-plats................ )
Detta innebär att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan er som leverantör och oss som köpare. Vi följer den öppna standard för elektronisk handel som
finns på marknaden och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige idag, och
som är baserad på internationell standard. Standarden täcker olika affärsprocesser
/affärsscenarier och har den gemensamma benämningen SFTI (ibland benämnd
SFTI/ESAP). SFTI står för Single Face To Industry. Standarden används dels i olika
affärssystem/ekonomisystem men även i lösningar som tillhandahålls av tredjepartsoperatörer som fakturaportaler/meddelandeväxlar. Hör därför först med er affärsystemleverantör om de stödjer de nedan nämnda meddelandena.
28
Bilaga med
exempel
Åtminstone en typ av affärsdokument kommer att sändas elektroniskt mellan oss. Syftet
är att via datorstöd kunna effektivisera vår inköpsprocess. Vi beskriver nu kortfattat
processen och ni ska sedan besvara frågorna nedan.
Vi bedömer att det mest ändamålsenliga skulle vara att ni som leverantör elektroniskt
sänder en produktkatalog/prislista med uppgifter om de priser som denna upphandling
resulterat i, antingen som en produktkatalog skapad enligt SFTI/ESAP Affärsprocess
9.1, d.v.s. i Edifact-format, alternativt i cellstrukturerat format som exempelvis en
Excel-fil. Avslutningsvis sänder ni en faktura till oss, enligt SFTI/ESAP affärstransaktion 9.1 eller som SFTI fulltextfaktura. Eftersom vi känner till att prislistan inte ännu
kommit i bred användning väljer vi att i denna upphandling enbart fråga om ni kan
sända en elektronisk faktura. Om ni har möjlighet att erbjuda produktkatalog är vi dock
intresserade att få besked om detta (påverkar ej utvärderingen). Den elektroniska fakturan kan vara antingen SFTI fulltextfaktura eller Svefaktura.
För mer information om SFTI, SFTI/ESAP affärsprocesser 9.1 och 9.2, SFTI fulltextfaktura och Svefaktura m.m. hänvisas till http://www.sfti.se. Här finns även specifikationer och handledningar. Det finns även möjlighet att kostnadsfritt ställa frågor via
mail till SFTI tekniska kansli, [email protected], se även mer information under
Kontakt.
Följande fråga ska nu besvaras av er.
1. Har ni/ som leverantör/ er systemlösning stöd för elektronisk faktura?
Ja, enligt SFTI Fulltextfaktura eller Svefaktura eller inmatning
x poäng
i webbportal/fakturaväxel
(ex.vis 2 poäng)
Nej
z poäng
(ex.vis 0 poäng)
29
Exempel G. Krav på E-handel som särskilt kontraktsvillkor
Ett alternativ till att styra mot e-handel genom utvärderingskriterier är att formulera kravet som ett särskilt kontraktsvillkor, eventuellt förenat med vite. Detta är vanligt redan
idag när det gäller e-fakturering men kan lika gärna användas vid e-handel. Tidsramen
för införande avgör man själv, 3 månader är ett förslag, men det kan lika gärna vara 6
månader eller annan tid.
Text som är markerad med gul färg innebär att ni som upphandlande myndighet ska
fylla i den.
Förslag till text i förfrågningsunderlaget
”Leverantör ska inom 3 månader (6 månader eller annat alternativ?) från det att Kommunen/ landstinget/ myndigheten så begär det kunna skicka produktkatalog (sortimentsoch prislista), kunna ta emot ordrar elektroniskt och skicka fakturor elektroniskt. Den
standard som ska användas är i första hand den i offentlig sektor använda SFTI (Single
Face To Industry), se www.sfti.se. Parterna överenskommer om vilken eller vilka av
SFTI/ESAP affärsprocesser respektive SFTI affärstransaktioner som ska användas,
alternativt om ni som leverantör på annat sätt kan uppfylla köparens krav på e-handel,
exempelvis genom ordrar som förmedlas via e-post eller order- och fakturahantering i
av köparen anvisad webb-portal.”
Man kan naturligtvis specificera mer konkret vad som ska utväxlas på samma sätt som
när det gäller utvärderingskriterierna, men om man vill skapa flexibilitet för leverantören kan detta vara ett alternativ.
Och man kan naturligtvis enbart efterfråga att leverantören ska kunna ta emot ordrar och
sända fakturor elektroniskt, när det gäller produktområde där katalog inte är nödvändigt,
exempelvis vid beställning av tjänster.
Ett alternativ till texten ovan är att ange” inom 3 månader från det att kontrakt tecknats”
osv. Eller kanske 6 månader får ses som rimligare tid. Observera dock att detta ställer
högre krav på att leverantören och även på att ni själva kan svara upp mot att införa ehandel vid just den tidpunkten.
Om man vill ha sanktion mot att villkoret inte uppfylls kan man lägga till följande:
”Om ni som leverantör inte uppfyller detta krav inom angiven tid utgår vite med X kr.”
30
31