CoreMediation CoreMediation är ett ärendehanteringssystem. Det ger stöd i hela kedjan av ärendet. Systemet kan vara ”portalen” för alla medlingsärenden, såväl för kommunens medlare/medlingssamordare till lekmannamedlare. Systemet är flexibelt, utbyggbart för att passa din kommuns verksamhet. Systemet kan med enkla anpassningar användas till all stödverksamhet som t ex kvinnojour, familjeärenden o s v. Det räcker med en webbläsare och åtkomst till internet för att använda systemet. Systemet är byggt på ASP .Net arkitektur med en SQL-databas i grunden. Systemet är väl anpassningsbart, uppbyggt i trelagersstrukur och är objektorienterat. Språkstöd finns för såväl svenska som engelska. Systemet är byggt för att integreras mot befintlig AD-katalog (användare i kommunens användarkatalog). Vårt mål med CoreMediation är att det skall vara enkelt för medlarna samt medlingsamordarna att handlägga sina ärenden, följa hela flödet samt att på ett enkelt sätt kunna göra uppföljning med hjälp av uttag av statistik. Systemet förenklar avsevärt kommunikationen mellan samordare och medlare samt kvalitetssäkrar utdata/statistikhantering Definitioner Administratör – den person som registrerar/ fördelar ärenden, har överblick över alla pågående ärenden. Handläggare(Medlare) – den person som blivit avsedd att hantera ett visst ärende. CoreMediation - ärendeflöde Upplägg av ärende Ett normalärende skapas genom att Administratören via en startsida (exempel intranät) anger Rubrik på ärendet samt en Beskrivning. Användaren kan även välja att bifoga filer (t ex minnesanteckningar från annat system, polisrapport). Efter ifyllda fält sparar användaren ärendet som då visas under rubriken ”Mina ärenden”. Användaren behöver inte logga in i systemet förutsatt att detta är kopplat mot t ex Active Directory. Kvittens till Medlaren och kontakter När ärendet i första läget är sparat läggs det i en kö, ej allokerat. Med detta avses att ingen handläggare (normalt sett ansvarig personal) plockat ärendet. Första åtgärd brukar vara att allokera ärendet mot specifik kö eller specifik handläggare. I detta läge väljer handläggaren om Medlaren skall få en mailkvittens att ärendet är ”allokerat”. Denna mailkvittens kan även sättas upp så att den går ut med automatik. Användaren kan dock alltid gå in på CoreMediation:s startsida och se status på sitt ärende. ”Taggning” av ärendet På något sätt bör ärendet ”taggas” upp, d v s specificera ärendet. Taggningen avser att underlätta kontroll på öppna ärenden samt för att få en bra historik och att leverera statistik/rapporter Kategorier kan fördefinieras samt är det väldigt lätt att lägga till vad man vill ha uppföljning på. I grunden har vi valt två nivåer, Miljö och Funktion (I detta system = anledning till brott samt detalj) som därefter kopplas till varandra. Om man t ex vill ha kontroll på antalet stölder så lägger man upp ”Stöld” som en miljö. Vill man därefter kunna separera vilken typ av Stöld det avser lägger man upp dessa som Funktioner, t ex snatteri. Ärende – objekt i systemet som kan definieras med kategori beroende på vad man vill selektera på. Köer – I systemet kan valfritt antal underköer skapas för att separera och hantera specifika verksamhetsområden, t ex skolmedling, kvinnojourverksamhet o s v. Observera att benämningar på status, köer, prioriteringsnivåer och övrigt enkelt kan förändras för att passa in i ert språkbruk. Vi ger endast exempel på olika statuskoder etc för att exemplifiera. Status på ärende För att underlätta kontroll på i vilken status ett ärende har går detta att välja. Respektive status kan markeras med specifik färg eller ikon i ärendesammanställning. Ni kan själv fritt välja olika statuskoder, t ex Ej allokerad, Pågår, Inväntar information, Medlingsmöte bokat, väntar på OK. Användaren kan när som helst se status på sitt ärende genom att gå in på CoreMediation:s startsida. Aktiviteter i ett ärende För att följa upp vad som skett i ett ärende finns ett fält för att skriva in aktiviteter. När text skrivs in där registreras datum, klockslag och vem som registrerat aktiviteten. Systemet ger därmed med automatik en händelselogg på ärendet. Information - kommunikation Under arbetets gång kan det vara aktuellt att informera en samordare eller kontakter om statusförändring eller skicka information till annan person gällande ärendet. I grunden går inga mail ut med automatik. Dels i syfte att vänja användarna att alltid använda CoreMediation:s startsida för kontroll av egna ärenden men även för att hålla nere ”spamfaktorn”. Handläggaren gör istället ett aktivt val för när mail skall gå ut samt till vem. För mail till användaren eller handläggaren på ett ärende räcker det med att bocka för en ruta. Då går ett för-i-fyllt mail ut med relevant information om vad som skett med ärendet. Vill man maila till annan part (t ex annan person än handläggaren för stöd, bockar man för ”maila externt”. Då skapas ett mail utan ifylld till-adress. I mailet ingår viss information om ärendet samt finns möjlighet att editera mailet beroende på syfte med det. egen S y s t e mk r a v e d i at i o n d r i f t C o r e M er ner Serv Rekommendatio rver eller Windows 2003 Se Operativsystem rver Windows 2008 Se er rv Se Microsoft SQL Databas 2005/2008 Microsoft Internet Webbserver 6.x Information Server 5 3. et .n ) IIS ( x eller 7. ration Lämplig konfigu inst ID-system med m RA Disksystem 5GB utrymme > 3GB Internminne > 2,5GHz Processor Avslut av ärende När ett ärende anses vara avslutat läggs det i normalfallet i status Löst, väntar på OK. Handläggaren(Medlaren) kan direkt lägga ett ärende i Avslutat, d v s utan att först passera statusen Löst, väntar på OK. Ett förslag på arbetssätt är att samordnaren eller annan avslutar ärendet. Co r e i t d r i f t CoreMediation - rollhantering ner Klient Rekommendatio x768, ng på minst 1024 • Skärmupplösni eller bättre. osoft r PC bör vara Micr • Webbläsare fö er 7 eller 8 Internet Explor HelpIT har i grunden fyra roller, Kontakt 1( Gärningsperson) Kontakt 2 (Brottutsatt), handläggare och administratör. Möjlighet finns även att registrera t ex målsman för kontakt 1 och kontakt 2. Nedan följer en beskrivning av dessa: Handläggare (Medlare) Roll som läggs upp i systemet, har endast rätt att se ärenden lagt på sig. Administratör (Medlingssamordnare) Roll som man i systemet knyter till utvalda personer. Rollen har i grunden rätt att se ärenden i alla köer samt ändra/editera alla ändringsbara fält. Administratörsrättighet ger även möjlighet att komma åt systemets administratörssida där man hanterar nyheter, lägger till och kopplar Miljö/Funktion samt hanterar de användare/roller som finns i systemet. Kontakt 1 I detta system uppsatt som Gärningsperson. Vilka kontaktuppgifter som skall finnas med kan definieras vid uppsättning av systemet. Personen kan väljas att avidentifieras efter avslutat ärenden för t ex fortsatt statistik uttag. Kontakt 2 I detta system uppsatt som Brottutsatt. Vilka kontaktuppgifter som skall finnas med kan definieras vid uppsättning av systemet. l l l Hörneborgsvägen 11 892 50 Domsjö Telefon 0660-729 00 E-post [email protected]