Vattenfall E-Invoice Onboarding Lärdomar och rekommendationer 2011.10.06 David Häggström 1 | Vattenfall E-Invoice Onboarding| David Häggström | 2011.10.06 Agenda • Vattenfall Shared Service Center • Efakturaprojekt – Bakgrund • Efakturaprojekt – Genomförande • Onboarding – Verktyg • Onboarding – Resultat • Lärdomar & Rekommendationer 2 | Vattenfall E-Invoice Onboarding| David Häggström | 2011.10.06 Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Vattenfall SSC Norden - Historik • Vattenfall processtyrt, inköp, ekonomi osv • Lokaliserad i Uppsala och Jokkmokk • SSC sedan 2006 • Funktionsinriktad sedan 2009 • Hanterar Norden och Storbritannien • ~ 130 medarbetare • Ca 110 bolag + 20-30 rapporterande enheter Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Vattenfall SSC - Levreskontra • Scanning i Jokkmokk sedan 2006 • Hanterar 400 000 fakturor/år • Ca 13 000 - 15 000 leverantörer/år • Störst utväxling på SSC • Från 10 000 fakturor/FTE till 40 000 fakturor/FTE i basleverans • Incitamentsstyrd prismodell • Delat ägarskap mellan Inköps- och ekonomiprocessen Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Vattenfall E-faktura - Utgångspunkt • Gemensamt projekt för inköp och ekonomi • Både mål som var enskilda för processerna och gemensamma • Vi vill inte anskaffa och upprätthålla kompetens för olika format och/eller sätt att överföra fakturor • Dock ville vi äga kommunikationen till leverantörer • Egen kompetens inom onboarding -> pågående process • Utan onboarding inget tekniskt lösning • Vi ville inte tvinga på leverantör en lösning utan ge dem så stor flexibilitet som möjligt • Lösningar som kan passa såväl små som stora leverantörer Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Vattenfall E-faktura - Projektfas • • • • Styrgrupp med representanter från båda processer 2 projekt med deltagare från flera olika funktioner 3 piloter med egen teknisk kompetens Deltagare Tekniskt projekt (Projektledning IT) - Integration (Brandvägg) - SAP Konsulter (Inhouse) - Processledare leverantörsreskontra • Deltagare Onboarding (Projektledning SSC) - Medarbetare inom Masterdata & levreskontra - Marknadsassistent Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Vattenfall E-faktura - Projekttid • Förstudie höst 2009 • Upphandling vår 2010 • Tekniskt projekt apr 2010 Jan 2011 - Brandvägg ca maj-sept - Integration SAP sept-nov - 3 Pilotleverantörer okt-nov - Efterarbete • Go live 1a Nov 2010 • Onboarding Nov 2010 – Maj 2011 • Avslut projekt– Okt 2011 Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) IT-lösning Översikt Leverantör Scanning Verifiering Leverantör Leverantör SAP Leverantör Leverantör E-faktura sändare Basware Business Transactions Personaldrivande verksamhet 8 | Presentation Title | Author | 2010.10.01 Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Tolkning av TEAPPS XML Användare Accounts Payable Accounts Receivable Posten Onboarding projekt - översikt • Aktiv kommunikation och bearbetning av leverantörerna från Vattenfall • Fokus på volym av fakturor • 200 största leverantörerna 50% av fakturorna • Telefon kampanj riktad mot de 350 största • Kampanjsida och mailkampanj för övriga leverantörer • Intern marknadsföring, utbildning & information • Samla och sammanställa information Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Onboarding projekt - Telefonkampanj • Steg ett informationsinsamling - Samla information om nivå av teknisk kapacitet - Sätta igång parallella processer - Prioritera eget arbete efter möjligt uftfall • Funktion ej person - Sidoeffekt rik information • Supporttelefon & gemensam mail • Erfarenheter - Svårt att hitta rätt person - Bra dialog och svårare att ”tacka nej” - Uppskattat med personlig kontakt Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Onboarding projekt - Telefonkampanj • Steg två bearbetning/implementering - Försök att få till tester så snart som möjligt. - Oförutsedda problem • Erfarenheter - Supplier kit, sammanställd information - Tendens för implementering att ”svälla” - Väntan på e-fakturaoperatörer - Försök hitta ”intern projektledare” - Kompabilitet och Samnätverkande • Ledtider - Ju större företag desto längre ledtid - Byråkrati & rutiner förlänger projekttid Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Resultat telefonkampanj Telefonkampanj, top 350 leverantörer, Svarsfrekvens = 89% 30% Ja, ska börja sända 46% Nej Tack Oklar framtid Ja troligen inom 18 mån 5% 19% 12 | Presentation Title | Author | 2010.10.01 Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Onboarding projekt - Mailkampanj • Interaktiv mailkampanj, Basware Supplier Activation • Budskap undertecknat av Vattenfalls CPO • ”Om ni vill fortsätta fakturera oss så rekommenderar vi starkt att ni övergår till att skicka elektroniska fakturor innan slutet av 2011. Möjligheten att skicka pappersfakturor kommer tas bort steg för steg.” • Två veckors svarstid, huvudskalig reaktion dag 13 & 14 vid påminnelse • Stor önskan om att föra samtalet med Vattenfall trots kampanj av Basware Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Resultat E-mailkampanj Reslutat Emailkampanj, svarsfrekvens ~40% 23% 29% Ja, kan/ska starta Intresserade av-efaktura Nej tack 48% 14 | Presentation Title | Author | 2010.10.01 Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Onboarding projekt – Intern information • Intranät • Presentation för inköpare • Utbildning - Levreskontra - Inköpare • Nyhetsflöde Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Onboarding - Resultat • Baserat på de 7 första månaderna av aktiv projekttid • ca 1000 lev bearbetade • Snabb uvtäxling • Många som tackat ja är inte klara med sin process och syns inte i statistiken • Projekt lämnas över till levreskontra för förvaltning • Väl i linje med utstakat Business case Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Onboarding - Resultat Efaktura procent 35,0% 30,0% 25,0% Externa efakturor 20,0% 15,0% Totalt andel elektroniska 10,0% 5,0% 0,0% Nov Dec Jan Feb 17 | Presentation Title | Author | 2010.10.01 Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Mar April Maj Onboarding - Resultat Antal Fakturor 8000 7000 6000 5000 Attesterade 4000 Mottagna 3000 2000 1000 0 Nov Dec Jan Feb 18 | Presentation Title | Author | 2010.10.01 Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Mar April Maj Onboarding – Sammanfattning & Rekommendationer • Längre ledtider än väntat • Bra utfall och respons på telefonkampanj • Pilot med viktigaste/största leverantörer att rekommendera • Man kan inte överinformera • Följ upp, följ upp, följ upp Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Onboarding – Rekommendationer & framtid • Utforma projekt i samarbete mellan Inköp och Ekonomi • Försök integrera i inköps dagliga arbete, dock central onboarding • Lågt hängande frukt = bra momentum och lärdomar • Glöm ej egna organisationen • Påverka operatörer för ett register som i Finland • Sätt ett slutdatum för pappersfakturor som organisationen står bakom Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Frågor - Avslut • [email protected] • 018-269 147 Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Efakturamarknad Leverantör Leverantör Basware Efaktura Leverantör Leverantör Leverantör Efaktura leverantörer Utskrift/email =Direct electronic flow 22 | Presentation Title | Author | 2010.10.01 Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1) Basware Business Transactions Vattenfall Accounts Payable Accounts Receivable Leverantörs portal
© Copyright 2024