1. No category

Dnr254.58.0032
Erbjudande om aktieemission 1
Åda Ab
Ett prospekt för gemensamt förverkligande av Digital agenda för landskapet Åland
sid 2 (11)
Erbjudande
Ni erbjuds genom detta prospekt möjlighet att teckna aktier i Åda Ab, ett av Landskapet Åland bildat och
helägt aktiebolag. Uppgifterna som framgår av detta prospekt har lämnats av emittenten Åda Ab,
“Bolaget”.
Bolaget är ett icke vinstdrivande bolag, vars uppgift är att tillhandahålla service och tjänster till de
offentligrättsliga organ som är Bolagets ägare.
Detta prospekt lyder inte under den reglering som framgår av gällande värdepappersmarknadslag och
tillhörande förordning, inte heller under Finansinspektionens regler och anvisningar. Av denna anledning
har inte heller Finansinspektionens särskilda godkännande inhämtats.
Prospektet och de handlingar som nämns häri finns tillgängliga på Bolagets kontor, på
webbadressen www.regeringen.ax samt på övriga i prospektet nämnda teckningsställen.
Dokumenten kan även beställas per telefon (018-25 211).
sid 3(11)
Innehålisförteckning
Erbjudande
2
1. Bakgrund och målsättning
1.1 Digital agenda
1.2 Bildandet av Åda Ab
1.3 Särskilda hänsyn vid bolagsbildandet
1.4 Målsättning
1.5 Bolagets finansiering
2. Aktiernas prissättning
3. Allmän information om Bolaget, dess ändamål och planerade verksamhet
3.1 Information om Bolagets aktier och kapital
4. Eventuella risker ft5rknippade med Bolagets verksamhet
4.1 Konkuffens
4.2 Samhälleliga risker och risker förknippade med lagändringar
4.3 Beroende av nyckelpersoner
4.4 Beroende av teknologi, utrustning och datasystem
4.5 Informationssäkerhet
4.6 Framtida kapitalbehov
4.7 Risker förknippade med Bolagets aktier
4.8 Risker i upphandlingsrättsligt hänseende
5. Bolagets ledning och revisorer
5.1 Styrelse och VD
5.2 Revisorer
5.3 Rådgivare
6. Information om aktierna som erbjuds
7. Information om emissionerna
7.1 Bakgrund och syfte
7.2 Emission nr 1
7.2.1 Emissionens storlek
7.2.2 Rätt att delta i emissionen
7.2.3 Befullmäktigande
7.2.4 Aktieslag och rätt till vinstutdelning
7.2.5 Teckningstid
7.2.6 Aktiernas teckningspris
7.2.7 Betalning av teckningspriset
7.3Emissionnr2
7.4 Särskilt informationstillfälle
8. Bolagets tillgångar, skulder, fmansiella ställning och framtidsutsikter
9. Aktieägaravtalet, till vilket blivande aktieägare ansluter sig
10. Budget
Bilagor
4
4
4
4
5
5
5
6
6
6
6
6
6
7
7
7
7
7
7
7
8
8
8
8
8
8
8
9
9
9
9
9
9
9
10
10
10
lo
11
sid4 (11)
1. Bakgrund och målsättning
1.1 Digital agenda
Ålands landskapsregering antog en digital agenda för landskapet Åland 5.11.2012 som utgör det
övergripande styrdokumentet flir omvandlingen av det åländska samhället till ett modernt e-samhälle. En
viktig del i den digitala agendan handlar även om att samordna och effektivisera de satsningar och insatser
som görs inom den offentliga sektorn, som en central del av den samhällsservicereform som inletts. 1
styrdokumentet finns följande prioriterade insatsområden:
a)
b)
c)
d)
E-förvaltning med ålänningarnas behov i centrum
Organisationsövergripande service och gemensamma it-stöd
Grön it
Infrastruktur
Ålands landskapsregering har med stöd av Ålands hälso- och sjukvård, Mariehamns stad och Ålands
kommunförbund, “Parterna”, fortsatt arbetet med att förverkliga den digitala agendan för landskapet
Åland. Samarbetet utmynnade i ett samverkansavtal i juni 2014, i vilket Parterna enades om att dels söka
uppnå samordning av e-tjänster, it-drift, it-utveckling samt it-förvaltning för att uppnå kostnadseffektivitet
och kvalitet, dels att skapa grund för ett gemensamt icke vinstdrivande bolag som skulle ta över den
samordnade verksamheten, Åda Ab, “Bolaget”.
1.2 Bildandet av Åda Ab
1 syfte att tillförsäkra Bolaget förutsättningar att enligt särskilda överenskommelser överta aktieägares itdrift och it-personal per 31.12.2014, har Ålands landskapsregering, efter samråd med övriga Parter i
samverkansavtalet, låtit bilda Bolaget och utsett en interimsstyrelse i avvaktan på att flera offentligrättsliga
organ ansluter sig till Bolaget.
1 anslutning till bolagsbildningen har Ålands landskapsregering tillskjutit 2 500 euro som aktiekapital samt
10 000 euro som betalning till fonden för fritt eget kapital.
Målsättningen är vidare att när Bolaget inlett sin verksamhet och flera aktieägare anslutit, så ska Bolagets
interimsstyrelse ersättas av en ledning som utses av aktieägarkollektivet.
1.3 Särskilda hänsyn vid bolagsbildandet
Vid bildandet av Bolaget och vid planeringen av dess verksamhet har särskild hänsyn tagits till
statsstödsreglema och reglerna om offentlig upphandling och då särskilt förutsättningarna för s.k. in
house-upphandling. Vid tidpunkten för nyemissionen finns ännu ingen uttrycklig lagstiftning som
tydliggör förutsättningana för nämnda upphandlingsform. Senast i samband de reformer som följer på det
nya upphandlingsdirektivet lär förutsättingama för in house -upphandling bli lagreglerade. 1
Bolaget kommer enbart att bedriva aktieägarnas egna it-verksamhet. Bolaget kommer inte att erbjuda sina
tjänster till andra än de offentligrättsliga organ som är aktieägare i Bolaget. 1 den mån Bolaget köper in
1
Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/241EU, av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upphävande av
direktiv 2004/1 8/EG.
sid 5(11)
tjänster eller materiel kommer detta att ske med beaktande av gällande regler om offentlig upphandling
och de grundläggande principerna som dessa utgår ifrån.
För att säkerställa att aktieägarna ska kunna göra sina inköp av it-tjänster utan egen upphandling, har
särskild hänsyn tagits vid formulering av Bolagets verksamhet, vid framtagandet av tilldelningsförslaget
avseende aktier i Bolaget samt vid regleringen av de enskilda aktieägarnas möjligheter till inflytande
visavi Bolaget. Således kommer Bolaget inte drivas i vinstsyfte. Vidare råder varje aktieägare över
Bolagets verksamhet som om det vore en egen intern enhet och avgör själv i vilken utsträckning Bolagets
verksamhet utnyttjas för eget bruk. Exempelvis är Bolaget skyldigt att utföra de tjänster som en aktieägare
avropar, vidare tillförsäkras respektive aktieägare en insyn i Bolaget som syftar till att möjliggöra
självständig tillsyn och kontroll. Tilldelningen av antalet aktier per teckningsberättigad är slutligen
anpassad för att skapa ett proportionellt ägande i Bolaget, utgående från respektive ägares personallit
användare vid tidpunkten för avtalets ingående.
1.4 Målsättning
Bolaget kommer att ägas av enbart offentligrättsliga organisationer och ska i sin verksamhet vara en
integrerad del av aktieägarnas egna organisationer.
Prissättningen av aktierna har bestämts på ett sådant sätt så att alla offentligrättsliga organ ska kunna
teckna aktier i Bolaget.
Bolagets verksamhet ska omfatta service och tjänster till sina aktieägare med anknytning till it-drift, itutveckling och it-förvaltning samt med anknytning till aktieägarnas e-tjänster, jämte annan därmed
förenlig verksamhet, för att tillgodose det allmännas intresse inom den offentliga sektorn på Åland.
1.5 Bolagets finansiering
Bolagets verksamhet fmansieras genom dess aktiekapital samt i övrigt genom internt genererade medel
ochleller upplåning.
Bolaget svarar för sina egna förpliktelser och ingen aktieägare har skyldighet att lämna kapitaltillskott.
Landskapet Åland tillskjuter utöver aktiekapital ca 1 miljon euro såsom överföring till en fond för fritt
eget kapital, förutsatt att lagtinget godkänner förslaget. Detta för att möjliggöra Bolagets etablering och
anordnande av gemensamma e-tjänster för det offentliga Åland.
Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att kostnaderna för verksamheten täcks genom taxor
eller avgifter. Huvudprincipen är att kostnaderna fördelas efter användning, inte enligt antal aktier.
Långsiktiga investeringar kan finansieras med lån för vilka aktieägarna kan lämna borgen mot avgift.
Varje aktieägare väljer själv fritt om man önskar köpa tjänster av Bolaget. Villkoren för köpta tjänster
regleras i enskilda avtal mellan Bolaget och köpande aktieägare. Det föreligger inget köptvång med
anledning av ägandet av aktier eller med anledning av det aktieägaravtal till vilket nya aktieägare ansluter
sig. Däremot föreligger det en skyldighet för Bolaget att på likvärdiga villkor tillhandahålla de tjänster
aktieägaren avropar.
2. Aktiernas prissättning
Priset per aktie är 25 euro. Om samtliga 500 aktier i Bolaget tecknas ska totalt 12 500 euro erläggas till
Bolaget.
sid6 (11)
3. Allmän information om Bolaget, dess ändamål och planerade verksamhet
Åda Ab, FO-nummer: 2652001-2, är ett aktiebolag med hemort i Mariehamn. Bolaget grundades den 24
oktober2014 och registrerades i handeisregistret 10.11.2014. På Bolaget tillämpas finsk lag. Bolagets
räkenskapsperiod är 1.1—31.12, dock så att Bolagets första räkenskapsperiod avslutas 31.12.2015.
Bolagets adress är: Elverksgatan 10, 22100 Mariehamn.
Bolaget ägs vid inledandet av nyemissionen till alla delar av Landskapet Åland.
Föremålet för Bolagets verksamhet är enligt den gällande bolagsordningens 3 § att till sina aktieägare
tillhandahålla service och tjänster med anknytning till it-drift, it-utveckling och it-förvaltning samt med
anknytning till aktieägarnas e-tjänster, jämte annan därmed förenlig verksamhet, för att tillgodose det
allmännas intresse inom den offentliga sektorn på Åland. Bolaget bedrivs inte i syfte att bereda vinst åt
aktieägama.
Bolagets bolagsordning bifogas detta prospekt, bilaga 1.
3.1 Information om Bolagets aktier och kapital
Vid tidpunkten för Bolagets beslut om emission är Bolagets aktiekapital 2 500 euro och Bolaget har totalt
500 aktier och lika många röster. Bolagets aktiekapital är i sin helhet registrerat och inbetalt. 1 Bolaget
finns enbart ett aktieslag.
Bolaget har inte emitterat konvertibla lån, optionslån eller optionsrätter. Bolaget har heller inte upptagit
några kapitallån. Bolaget innehar vid inledandet av emissionen inga egna aktier fram till emissionen och
det fmns sedan tidigare inget bemyndigande för styrelsen att avyttra eller lösa in egna aktier.
4. Eventuella risker förknippade med Bolagets verksamhet
4.1 Konkurrens
Bolagets verksamhet är enbart offentlig och innebär fullgörande av uppgifter som ankommer på t.ex. stad,
kommun, kommunalförbund och landskap.
Bolaget iakttar gällande regler om offentlig upphandling och tillhandahåller inte tjänster till det privata
näringslivet, ej heller till affarsdrivande offentligrättsliga institutioner.
4.2 Samhälleliga risker och risker förknippade med lagändringar
Förändringar inom samhället kan inverka på Bolaget och dess verksamhet både positivt och negativt.
Verksamheten påverkas främst av övervaknings- och regleringssystem på landskaps-, nationell och EU
nivå.
Ändring av befmtliga lagar och förordningar kan leda till förändring i aktieägarnas vilja att anlita Bolagets
tjänster.
4.3 Beroende av nyckelpersoner
Bolaget är ett utpräglat tjänsteföretag som är beroende av att dess personal har en adekvat utbildning och
hög kompetens. Företaget kommer att fortbilda sin personal kontinuerligt. Förlust av nyckelpersoner eller
svårigheter med att rekrytera kompetent personal kan på kort sikt påverka Bolagets verksamhet negativt.
På Åland fmns viss brist på specialister. Alla aktörer inom it-sektorn konkurrerar om kompetent personal,
vilket kan utgöra en viss risk för verksamheten.
sid 7 (11)
4.4 Beroende av teknologi, utrnstning och datasystem
Verksamheten är känslig för olika former av tekniska fel och funktionsstömingar på
apparatur. Dessa kan leda till sämre verksamhetsförutsättningar. Bolaget strävar efter att utveckla
tillräckliga säkerhets- och reservsystem för att minimera dylika risker.
4.5 Informationssäkerhet
Risker i informations säkerheten är främst datasekretess och dokumentskydd. Behandlingen av
personuppgifter och datasekretess regleras genom lagstiftning. Bolagets sammanställning, användning och
arkivering av personuppgifter följer de regler som lagstiftningen uppställer. Det kan dock finnas risk för
tekniska störningar inom datasystemet och för att systemet missbrukas. En realiserad risk på detta område
kan avsevärt påverka Bolagets anseende, vilket kan leda till att efterfrågan på Bolagets tjänster minskar.
4.6 Framtida kapitalbehov
För att kunna uppfylla sitt ändamål kommer Bolaget att behöva investera i it-system. Bolaget fmansierar
sin verksamhet genom uttag av avgifter hos de aktieägare som väljer att anlita Bolaget. Det är inte
osannolikt att Bolaget kan komma att behöva lånefmansiering för att möjliggöra de inledande
investeringarna.
4.7 Risker förknippade med Bolagets aktier
Bolaget har inget vinstdrivande syfte. Det är därför sannolikt att en aktieinvestering i Bolaget inte ger
någon avkastning, om man bortser från nyttan aktieägaren kan dra av att köpa Bolagets tjänster.
Ett aktiebolag är en kapitalsammanslutning, som med sin egen förmögenhet ansvarar för sina förbindelser.
Ägama är således inte personligen ansvariga för Bolagets skulder.
Möjligheten att överlåta aktier är begränsad i Bolagets bolagsordning. Likviditeten för Bolagets aktier är
låg. Bolaget är inte ett noterat bolag och kan inte heller bli ett noterat bolag. Det finns inte någon
fungerande andrahandsmarknad för en handel med Bolagets aktier. Detta kan fa en negativ inverkan på
utvecklingen av aktiens värde och kan även innebära att det är omöjligt att realisera aktier i Bolaget.
4.8 Risker i npphandlingsrättsligt hänseende
Reglerna om s.k. in house-upphandling är stadda i förvandling. 1 dagsläget saknar fmsk lagstiftning
uttryckliga regler enligt vilka en offentlig organisation utan egen upphandling kan köpa tjänster av en nära
ansluten organisation. Vid formuleringen av verksamhetsprincipema för Bolaget har särskild vikt lagts vid
att försöka anpassa kommande verksamhet så att denna i största möjliga mån motsvarar de krav som
uppställts i rättspraxis. Gällande rätt ställer i detta avseende krav på respektive aktieägare som önskar dra
nytta av upphandlingsmöjligheten, att aktieägaren måste vara aktiv i förhållande till Bolaget, utöva
kontroll och delta i beslutsfattandet. Passivitet från aktieägarens sida kan medföra att
upphandlingsmöjligheten förloras och de upphandlingar som utförts kan komma att betraktas som felaktigt
utförda.
5. Bolagets ledning och revisorer
5.1 Styrelse och VD
Dan E Eriksson verkar som Bolagets ordinarie styrelseledamot och styrelseordförande. Runa Tufvesson
har valts till styrelsesuppleant. Interimsstyrelsen verkar fram till första bolagsstämman efter den i detta
prospekt avsedda nyemissionen. Bolagsstämma för nyval av styrelse är planerad att hållas onsdagen den
17 december 2014, kl 13.00, ÅHS Konferenscentrum, Mariehamn.
Anna-Lena Landereng verkar som Bolagets VD.
sid 8(11)
5.2 Revisorer
Revisor
Erika Sjölund, GRM-revisor
Revisorssuppleant
Sixten Söderström, GRM-revisor
Hermans och Revisorerna Ab
Torggatan 5, 22100 Mariehamn
5.3 Rådgivare
DKCO Advokatbyrå Ab Juridisk rådgivare
Köprnansgatan 9
22100 Mariehamn
-
6. Information om aktierna som erbjuds
Härmed inbjuds genom detta prospekt de offentligrättsliga organ som särskilt angivits till teckning av
maximalt 500 nya aktier i Åda Ab.
De erbjudna aktierna har inget bokföringsmässigt motvärde.
Bolaget har endast ett befintligt aktieslag. De aktier som erbjuds för teckning är av samma slag som
Bolagets befintliga aktier.
Varje aktie i Bolaget berättigar till en röst vid bolagsstärnman. Bolaget bedrivs inte i vinstsyfle, varför
Bolaget inte kommer att dela ut dividend eller andra medel till aktieägarna.
Bolagets aktier är inte registrerade som värdeandelar och kommer inte heller att registreras som
värdeandelar. Bolaget är ett privat aktiebolag och dess aktier kan inte tas upp till offentlig handel. Bolagets
aktier är således inte noterade eller föremål för något annat yrkesrnässigt ordnat förfarande för handel med
värdepapper i Finland eller något annat land.
Bolaget avser inte ge ut några interirnsbevis över tecknade aktier.
Efter emissionerna registreras aktierna utan dröjsmål i handelsregistret..
7. Information om emissionerna
7.1 Bakgrund och syfte
Genom aktieägarbeslut har Ålands landskapsregering fattat beslut om att ernittera aktier i Bolaget, bilaga
3. Emissionerna är ett led i förverkligandet av bolagsändarnålet.
För att rnöjliggöra att det tecknas 500 stycken aktier i Bolaget har Bolaget fattat beslut om att genomföra
två emissioner på nedanstående sätt:
7.2 Emission nr 1
7.2.1 Emissionens storlek
Bolaget ernitterar nya aktier genom en riktad emission. Beloppet för emissionen är rnaximalt 12 500 euro,
vilket motsvarar rnaxirnalt 500 nya aktier å 25 euro per aktie.
Emissionen sker genom vederlag.
sid 9 (11)
7.2.2 Rätt att delta i emissionen
Rätt att teckna aktier enligt emissionen har de teckningsberättigade parter, som framgår ur den bifogade
fi~rteckningen enligt däri nämnd fi5rdelning, bilaga 4.
Orsaken till avvikelsen från aktieägarens företrädesrätt är att emissionen möjliggör för Bolaget att
förverkliga sitt ändamål att bistå alla offentligrättsliga organ i landskapet Åland såvitt avser
tillhandahållandet av service och tjänster med anknytning till it-drift, it-utveckling och it-förvaltning. Med
hänsyn till Bolaget samt dess verksamhetsändamål fmns det vägande ekonomiska grunder till avvikelsen
från aktieägamas företrädesrätt till teckning.
7.2.3 Befuilmäktigande
Aktier kan tecknas genom ombud. Bolaget tillhandahåller vid behov närmare information om förfarandet
till denna del.
7.2.4 Aktieslag och rätt till vinstutdelning
De aktier som utifirdas vid emissionen är av samma slag som befintliga aktier i Bolaget. De nya aktierna är
därmed i alla avseenden likställda med befmtliga aktier.
7.2.5 Teckningstid
Teckningstiden är 20.11.2014 12.12.2014. De i förteckningen nämnda parterna ska teckna sina aktier
senast 12.12.2014 kl 15.00, dock så att teckningstiden avslutas omedelbart om/när samtliga aktier har
tecknats.
—
Teckning av aktierna ska ske genom notering i den särskilda teckningslista som fmns tillgänglig vid
Ålands landskapsregerings reception i Mariehamn.
7.2.6 Aktiernas teckningsp ris
Teckningspriset för de nya aktierna är 25 euro per aktie och har fastställts så att alla offentligrättsliga
organisationer ska kunna teckna aktier i Bolaget. Teckningspriset avsätts i sin helhet till fonden för
inbetalt fritt eget kapital.
7.2.7 Betalning av teckningspriset
Teckningspriset ska betalas kontant senast 12.12.2014 till Bolagets konto F191 6601 0010 199230. De
emitterade aktierna ska anses tillträdda den dag de är till fullo betalda då teckning sker mot vederlag och
till den del som teckningen sker vederlagsfritt anses de emitterade aktierna tillträdda vid
teckningstidpunkten. Betalning sker till det av Bolaget anvisade kontot.
Aktierna anmäls för registrering först efter det att aktierna har betalats till fullo och medför ägarrättigheter
först efter registreringen. Styrelsen för Bolaget äger inte rätt att disponera över medlen från
aktieteckningen förrän aktierna registrerats.
7.3 Emission nr 2
För det fall att de i förteckningen nämnda parterna inte har tecknat sina aktier vid emissionen eller del
därav senast 12.12.2014 kl 15.00, ska Bolagets styrelse per 15.12.2014 ha rätt att fatta beslut om en
vederlagsfri emission till förmån för Bolaget självt. Styrelsen ska ges rätt att teckna behövligt antal nya
aktier i Bolaget så att det totala antalet aktier i Bolaget efter emissionerna uppgår till 1 000.
Aktieägaren har därffir fattat beslut om att ge styrelsen ett bemyndigande att senast 15.12.2014 fatta beslut
om att emittera maximalt 500 nya aktier vederlagsfritt till förmån för Bolaget självt.
sid 10(11)
Det finns synnerligen vägande ekonomiska skäl ft~r Bolaget att självt teckna de aktier som inte tecknats i
emissionen, eftersom Bolaget har för avsikt att i ett senare skede erbjuda de teckningsberättigade parterna
rätt att köpa aktierna och på det sättet förverkliga Bolagets ändamål.
7.4 Särskilt informationstiliflulle
Ett särskilt informationstillfälle om Bolaget, emissionen och härtill hörande dokumentation hålls onsdagen
den 26 november kl 9.30-11.00, Itiden, Mariehamn.
8. Bolagets tillgångar, skulder, finansiella ställning och framtidsutsikter
Ålands landskapsregering överft~r ca 1 miljon euro till fonden för fritt eget kapital. Aktieägare överför inte
några tillgångar som exempelvis hårdvara eller annan arbetsutrustning till Bolaget.
Bolaget har vid tidpunkten för emissionen enbart vidtagit förberedande åtgärder och belastas inte av några
egentliga skulder.
Bolaget står inför flera stora investeringar, eftersom aktieägare och blivande aktieägare har aviserat ett
stort behov av att utveckla sina verksamheter med hjälp av nya it-stöd. Bolaget behöver därför upphandla
nya it-system för att kunna tillhandahålla de tjänster som är Bolagets uppgift. Detta kan innebära att
Bolaget behöver ta banklån under de närmaste åren för att finansiera inköp och anskaffluing av licenser
och utrustning.
9. Aktieägaravtalet, till vilket blivande aktieägare ansluter sig
1 anslutning till teckningen av aktier i Bolaget ansluter sig aktietecknaren till aktieägaravtaletenligt bilaga
5. Aktieägaravtalet kompletterar bolagsordningen och preciserar verksanihetsprinciperna för Bolaget.
Aktieägaravtalet gäller för part så länge denne äger aktier i Bolaget.
1 aktieägaravtalet regleras bland annat Bolagets verksamhet och dess skyldighet att tillhandahålla tjänster
till aktieägare. Vidare klargörs att bolagsstämman alltid prövar frågor av större principiell vikt för Bolaget
och varje enskild aktieägare ska beredas möjlighet att ta ställning till betydande frågor. 1 aktieägaravtalets
punkt 12 regleras offentlighet och insyn i Bolagets verksamhet. Landskapet Ålands tillskott i inledningen
av Bolagets verksamhet regleras i aktieägaravtalets punkt 14, i samma punkt klargörs även att ingen
aktieägare har plikt att tillskjuta ytterligare kapital till Bolaget.
10. Budget
Enligt en preliminär budget för Bolaget uppgår driftskostnader inklusive avskrivningar för år 2015 till ca
3,3 miljoner euro och kostnaderna för investeringar till ca 2,5 miljoner euro. Kostnaderna för investeringar
är beroende av aktieägares efterföljande beslut att anlita Bolaget. Under Bolagets första verksamhetsår
faktureras aktieägarna som nyttjar Bolagets tjänster schablonmässigt utifrån tidigare kostnader för it
driften. Till övriga delar hänvisas till bifogad verksamhetsplan, bilaga 2.
sid 11(11)
Mariehamn den 20 november 2014
Å Bolagets
Jk~U~
Anna-Lena Landereng
VD
Styrelse
BILAGOR
1.
2.
3.
4.
5.
Bolagets bolagsordning
Bolagets verksamhetsplan
Aktieägarbeslut om emission
Förteckning över aktiefördelning
Aktieägaravtal
QA~
Patent- och registerstyrelsen
PB 1140
00100 Helsingfors
Sida: 1(2)
FO-nummer: 2652001-2
UTDRAG UR HANDELSREGISTRET
Företagsnamn:
FO-nummer:
Företaget registrerat:
Företagsform:
Hemort:
Utdragets innehåll:
Kontaktinformatjon
Postadress:
Ada Ab
2652001-2
10.11.2014 14:36:26
Aktiebolag
Mariehamn
Uppgifterna i registret 10.11.2014 14:36:26
Elverksgatan 10
22100 Mariehamn
REGISTERANTECKNI NGAR:
FIRMA (Registrerad 10.11.2014 14:36:26)
Ada Ab
VERKSAMHETSOMRADE (Registrerad 10.11.2014 14:36:26)
Föremålet för bolagets verksamhet är att till sina aktieägare
tillhandahålla service och tjänster med anknytning till
it-drift, it-utveckling och it-förvaltning samt med anknytning
till aktieägarnas e-tjänster jämte annan därmed färenl ig
verksamhet för att tillgodose det allmännas intresse inom den
offentliga sektorn på Åland. Bolaget bedrivs inte i syfte att
bereda vinst åt aktieägarna.
HEMORT (Registrerad 10.11.2014 14:36:26)
Mariéhamn
AWIKANDE RAKENSKAPSPERIQD (Registrerad 10.11.2014 14:36:26)
Slutar3l.12 2015
RAKENSKAPSPERIOD (Registrerad 10 11 2014 14 3626)
01.01. 3l.12.~
-
ETABLERINGSUPPGIFTER (Registjeräd 10.11.2014 14:36:26)
Avtalet om bolågsbildning har undertecknats 24.10.201 4.
AKTIEKAPITAL (Registrerad 10.11.2014 14:36:26)
•2 500,06 ELJR
ANTAL AKTiER (Registrérad 10.11.2014 14:36:26)
500 st.
STYRELSE (Registrerad 10 11 2014 143626)
Ordinarie ~edan.ötér~
121053-1499 Eriksson Dan Erik
Ersättare:
180274-1804 Tufvesson Runa Tyra Erika
Sida: 2(2)
FO-nummer: 2652001-2
VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR (Registrerad 10.11.2014 14:36:26)
Verkstallande direktör:
271053-2164 Landereng Britta Anna-Lena
REVISORER (Registrerad 10.11.2014 14:36:26)
Revisor:
281064-1 726 Sjölund Inger Erika
Revisorssuppleant:
220358-025C Söderström Sixten Valter
LAGBESTÄMT FORETRÄDANDE (Registrerad 10.11.2014 14:36:26)
Med stöd av lagen företräds bolaget av styrelsen.
FÖRETRÄDANDE (Registrerad 10.11.2014 14:36:26)
Styrelsens ordförande och verkställande direktören vardera ensam
samt två styrelsemedlemmar gemensamt
GÄLLANDE PERSONUPPGIFTER
121053-1499 Eriksson Dan Erik, finsk medborgare, Mariehamn
271053-2164 Landereng BrittaAnria-Lena, svensk medborgare, Mariehamn
281 064-1726 Sjölund Inger Erika, finsk medborgare, Lumparland
220358-025C Söderström Sixten Valter, finsk medborgare, Mariehamn
180274-1 804 Tufvesson Runa Tyra Erika, finsk medborgare, Jomala
FIRMAHISTORIA
AdaAb 10.11.2014-
Uppgifterna harskrivits utmaskinellt ur handeisregistrets datasystem. Ett dokument som har skrivits
ut pa Patent- och registerstyrelsens papper ar ett originaldokument aven utan underskrift
Patent- och registerstyrelsen
Handeisregistret
ORGANISATIONSREGLER
FO-nummer: 2652001-2
Fötetag: Ada Ab
Innehåll:
Gällande organisationsregler: 10.11.2014 14:36:26
Sivu: 1(3)
Bolagsordning
1. Firma
Bolagets firma är Åda Ab.
2. Hemort
Bolagets hemort är Mariehamn.
3. Verksamhetsområde
Föremålet för bolagets verksamhet är att till sina aktieägare
tillhandahålla service och tjänster med anknytning till it-drift,
it-utveckling och it—förvaltning samt med anknytning till
aktieägarnas e—tjänster jämte annan därmed förenlig verksamhet för
att tillgodose det allmännas intresse inom den offentliga sektorn på
Åland.
Bolaget bedrivs inte i syfte att bereda vinst åt aktieägarna.
4. Aktier
Minimiantalet aktier uppgår till femhundra (500) st aktier och
maximiantalet aktier uppgår till ett tusen (1 000) st aktier.
5. Styrelse
Bolaget har en styrelse bestående av minst en (1) och högst åtta (8)
ordinarie medlemmar. Då antalet medlemmar understiger tre (3) ska
även utses en ersättare.
Styrelsens ordförande väljs av bolagsstämrnan.
Styrelsemedlemmamas och styrelseordförandes mandattid fortgår från
att de utsetts till nästa ordinarie bolagsstämma, om inte
bolagsstäminan besluter annorlunda.
Styrelsen äx~be~lutsförd då mer än hälften av medlemmarna är
narvarande
Ledamöterna har varsin röst i styrelsen. Vid lika röstetal, vinner
~detbesiutsförslagsom.orhfattas av ordföranden.
6. Verkställande direktör
Bolaget har ~h. verkställande direktör som styrelsen utser.
7. Företrädande
Bolaget: .~öreträds av styrelseordförande och verkställande direktören
var för sig eller. av två styrelsemedlemmar gemensamt.
Styrelsenkan ge namngiven person prokura eller rätt att företräda
bolaget antingen ehsam eller tillsammans med annan namngiven person.
8~~evi~orer
Bola~t. ska ha en revisor och en revisorssuppleant eller en
revisoi~ssammanslutning som utses av bolagsstänunan.
Revisors samt revisorssarmnanslutnings rnandattid fortgår från att de
utsetts till nästa ordinarie bolagsstämma om inte bolagsstäinman
besluter annorlunda.
Sivu: 2(3)
9. Räkenskapsperiod
Bolagets räkenskapspedod är 1.1—31.12.
Bolagets första rä]censkapsperiod ska avslutas 31.12.2015.
10. Aktieägares rätt till insyn och information
Aktieägare har rätt till information om bolagets verksamhet och
finansiella status. Om bolagsledningens skyldighet att på
aktieägares fråga lämna närmare upplysningar om omständigheter som
kan inverka på bedömningen av ett ärende som behandlas vid
bolagsstämma stadgas i Aktiebolagsiagen.
11. Bolagsstämma
Ordinarie bolagsstämma hålles årligen på en av styrelsen bestämd dag
inom sex månader efter räkenskapspedodens utgång.
Extra bolagsstämma ska hållas när styrelsen anser skäl därtill
föreligga. På bolagsstämma ankommer att fatta beslut i frågor av
principiell betydelse eller annars av större vikt. Extra
bolagsstämma ska likaså hållas när en revisor eller aktieägare med
minst en tiondel av det totala antalet aktier i bolaget skriftligen
påyrkar detta för behandling av uppgivet ärende.
12. Kallelse till bolagsstämma
Kallelse till bolagsstämma tillkännages aktieägarna skriftligen
under aktieägarnas i aktieboken antecknade adresser.
Kallelse till bolagsstämma ska utfärdas tidigast fyra veckor och
senast en vecka före stämman.
13. Ordinarie bolagsstämma
Vid ordinarie bolagsstämma ska:
:
frantläg~s
1 bokslutet, omfattande resultat-, balansrakning och
verksamhetsberätte1s~;
2. revisionsberättelse’;
beslutas
3. om fastställande av resultaträkning och balansräkning,
4. om åtgärd som föranle~is av vinst eller förlust enligt den
fastställda balansräkningen;
5. om ansvarsfrihet för styrelsens medlemmar och verkställande
direktören;
6. om styrelsernedlernm~r~s a~rvode och revisorernas arvoden;
7. i fö~ekommande fall om faststä ilande av antalet
styrel~emedlernmar;
väljas
8 ± förekornrtiande fall styrelsemedleinmari-na jämte
styrelsesuppleanter samt revisor och revisorssuppleant;
behandlas
9. övriga i kallelsen till bolagsstärnman nämnda ärenden.
Sivu: 3(3)
14. Akties överlätbarhet och inlösen
Alctie får inte överlåtas till annan än ett offentligrättsligt
organ, en juridisk person som verkar för behov i det allmännas
intresse.
Bolaget och aktieägare har rätt att lösa in en aktie som överlåts
till annan än bolaget. Primär lösningsrätt har bolaget. Aktieägarna
har lösningsrätt om bolaget inte löser in de övergående aktierna. Om
flera aktieägare vill utöva sin lösningsrätt, delas aktierna mellan
dem som önskar lösa in aktier, i proportion till deras aktieinnehav.
Om aktierna inte delas jämnt, delas de aktier som blir kvar med lott
mellan dem som önskar inlösning.
1 övrigt tillämpas på inlösen bestämmelserna i aktiebolagslagen.
15. Övrigt
Eftersom bolagets syfte inte är att bereda aktieägarna vinst delar
bolaget inte ut vinst till sina aktieägare, ej heller delar bolaget
ut medel från fonden för inbetalt fritt eget kapital. 1 situationer
då bolaget nedsätter aktiekapital, förvärvar eller inlöser egna
aktier samt vid beslut om upplösning och avregistrering av bolaget
fördelas bolagets tillgångar i enlighet med alctiebolagslagen mellan
bolagets aktieägare ± förhållande till deras ägarandel för
förverkligande av det ändamål som motiverat bolagets bildande.
Till övriga delar tillämpas gällande lag om aktiebolag.
2014-11- 19
Preliminär verksamhetspian för Åda Ab
Syfte
Bolagets syfte är att erbjuda it-relaterade tjänster till offentliga sektorn på Åland. Bolaget bidrar på
så sätt till att aktieägarna kan erbjuda så god service som möjligt till boende och verksamma på Åland
samt potentiella inflyttare och nyetableringsföretag.
Bolaget erbjuder snabb och rättssäker it-service med hög effektivitet och god kvalitet. Bolagets
tjänster riktar sig till aktieägarna som utgörs av offentliga sektorn, dess förtroendevalda och
anställda.
Strategier
Idag sköts kommunikationen mellan allmänheten och offentliga sektorn genom telefon, personliga
besök, brev, ombud, hemsida, sociala medier och e-tjänster. Offentliga sektorn har ofta en manuell
ärendehantering som medför begränsad tillgänglighet. Bolaget ska medverka till att Åland blir ett e
samhälle med självservice dygnet runt, samtidigt som ärendegången blir snabbare och mer
transparent.
Idag har offentliga sektorn ett flertal gemensamma behov av it-tjänster och it-drift. Genom
samordning av it-drift, upphandling, gemensamma it-behov och kompetens ges möjlighet till
minskade kostnader och högre kvalitet.
Framgångsfaktorer
Bolagets verksamhet ska präglas av flexibilitet, lyhördhet, professionalitet, rättsäkerhet, öppenhet
och transparens. Resultatet av framgångsfaktorerna blir nöjda kunder, intressenter och ägare.
Bolaget uppfattas som effektivt, förtroendeingivande och skapar nytta för ägarna.
För att bolaget ska kunna erbjuda tjänster som ägarna efterfrågar är en av framgångsfaktorerna väl
genomförda upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling.
Verksamheten ska genomsyras av en medvetenhet om och respekt för att vi är ett offentligt ägt
servicebol ag.
Mål 2016-2018
Ändamålsenlig organisation
Bolaget är en arbetsplats med personal som trivs och har kompetens för att sköta och utveckla
verksamheten. De anställda omfattas av ett (1) nytt kollektivavtal, sedan alla nu gällande
kollektivavtal har upphört (2017).
Ändamålsenlig målarkitektur
Målarkitekturen har kartlagt nuläget och redovisar det läge verksamheten vill uppnå 2018, som
ställer krav på infrastruktur, applikationer och informationshantering.
Effektivitet
Bolaget ska jämföras med motsvarande organisationer för att ständigt förbättra verksamheten.
1
2014-il- 19
Effektiviteten ska ständigt förbättras i jämförelse med uppmätt utgångsläge 2015.
Kvalitet
Inga oplanerade driftstopp.
Kvaliteten ska ständigt förbättras i jämförelse med uppmätt utgångsläge 2015.
Tillgä nglighet
Tillgängligheten ska ständigt förbättras i jämförelse med uppmätt utgångsläge 2015.
Nöjda användare
Användarnöjdheten ska ständigt förbättras i jämförelse med uppmätt utgångsläge 2015.
Säkerhetsnivå
Alla nya applikationer och tillämpningar samt teknisk plattform och infrastruktur ska vara på BITS
nivå eller högre (ISO 27010).
Ägarna ansvarar för att it-systemen är anpassade efter gällande lagar och regler.
Mål 2015
Under bolagets första verksamhetsår fokuserar vi på att etablera verksamheten, hitta gemensamma
arbetsprocesser och kompetensutveckla personalen.
Bolaget arbetar aktivt för att hela det offentliga Åland blir aktieägare i bolaget.
Ändamålsenlig organisation
Bolaget är en arbetsplats som kommer att präglas av stor förändring. Personalen kommer att flytta
till gemensamma lokaler i början av året. Att skapa en ny gemensam kultur för de cirka 35—40
anställda kommer att kräva särskilda insatser.
Under året sätts stort fokus på att genomföra regelbundna kompetenshöjande insatser för
personalen, huvudsakligen på Åland.
Bolaget påbörjar omgående införandet av ITIL-processer för att skapa gemensamt ramverk för
arbetet.
Under 2015 införs en gemensam governance modell som ger tydliga besluts- och
kommunikationsvägar.
Ändamålsenlig målarkitektur
Målarkitektur arbetas fram med en målbild som sträcker sig till 2018 samt en tillhörande
utvecklingsplan. Förvaltningsprocesser för att utveckla och underhålla målarkitekturen tas också
fram.
Effektivitet
För att effektivisera support och drift standardiseras it-arbetsplatsutrustningen, som bolaget sedan
erbjuder ägarna som tjänst.
För att effektivisera och förbättra supporten tar bolaget i bruk ett gemensamt
ärendehanteringssystem.
2
2014-11- 19
Genom att alla projekt följer den för bolaget anpassade PPS-modellen underlättas kvalificering,
prioritering och genomförande. Modellen ger samtidigt beställare, projektägare, styrgrupp och
projektledare ett verktyg för kontroll och uppföljning. Bolagets roll och insats i projekten kan variera i
åtagande och omfattning.
Bolaget ska jämföras med motsvarande organisationer för att ständigt förbättra verksamheten.
Effektiviteten ska mätas under det första halvåret så att bolaget har ett utgångsläge att jämföra sig
mot i fortsättningen.
Kvalitet
Åtgärder ska vidtas så att inga oplanerade driftstopp inträffar. Bolaget kan inte ansvara för driftstopp
som orsakas av oplanerade elavbrott och nätstörningar utanför bolagets ansvarsområde.
Under året påbörjas informationssäkerhetsarbete för nya system, ny teknisk plattform och
uppgraderad infrastruktur så att de uppfyller BITS-basnivå.
Kvaliteten ska mätas under det första halvåret så att bolaget har ett utgångsläge att jämföra sig mot i
fortsättningen.
Tillgänglighet
Tillgängligheten ska mätas under det första halvåret så att bolaget har ett utgångsläge att jämföra sig
mot i fortsättningen.
Nöjda användare
Användarnöjdheten ska mätas under det första halvåret så att bolaget har ett utgångsläge att
jämföra sig mot i fortsättningen.
Bolaget implementerar Vetuma för e-identifiering så att e-tjänster kan etableras.
Ett gemensamt ärendehanteringssystem för support skapar möjlighet för användarna att rapportera
sitt ärende och följa det i åtgärdsprocessen.
Säkerhetsnivå
Under året inleds ett systematiskt arbete för att alla nya applikationer och tillämpningar samt teknisk
plattform och infrastruktur ska nå BITS nivå eller högre (ISO 27010).
Ägarna ansvarar för att it-systemen är anpassade efter gällande lagar och regler.
Projekt
Projekt där bolaget har en större eller mindre roll ska drivas enligt PPS-modellen. Här listas de projekt
som inleds under 2015. Projektlistan kan förändras under verksamhetsåret.
Interna projekt som drivs och finansieras av bolaget
E-identifiering
Tekniska lösningar för e-tjänster
lntegrationsplattform
Ny teknisk plattform för ägarnas gemensamma applikationer
Effektivisering av befintliga plattformer
Gemensam säkerhetsklassad datahall
3
2014-11-19
Gemensamma projekt som drivs av delägarna men driftas av Åda Ab
Det finns ett uppdämt behov av nya it-system hos ägarna. Systemen ska finansieras av ägarna som
fortsatt ansvarar för sin verksamhet och att utveckla densamma. En stor del av det arbete som görs
innan man kan ta i bruk nya system utförs i projektform. Hur projekten ska prioriteras i bolaget
beslutas av ägarna. Bolagets roll och insats i projekten kommer att variera i åtagande och omfattning.
Ägarna har till uppgift att i god tid beställa och köpa önskad tjänst av bolaget.
För att it-systemen ska vara anpassade till verksamheternas behov ska ägarna ha en aktiv roll i
projektarbetet. Till stöd för ägarna har bolaget tagit fram en anpassad version av PPS-modellen som
underlättar kvalificering, prioritering och genomförande. Modellen ger samtidigt beställare,
projektägare, styrgrupp och projektledare ett verktyg för kontroll och uppföljning. Bolaget
tillhandhåller PPS-utbildning och projektcoachning som tjänst.
Gemensamma projekt där alla delägare kan vara med
E-tjänster
prioritera, skapa förutsättningar och upphandla för
driftsättning, programägare Anna-Lena Landereng (Åda)
CMS-verktyg
upphandling, projektägare Ronny Lundström (LR)
implementering
PA-system
upphandling, projektägare Katarina Dahlman (ÅHS)
implementering
Systemstöd för verksamhetsstyrning
förstudie, projektägare Dan E Eriksson (LR)
Budgetsystem
upphandling, projektägare Conny Nyholm (LR)
implementering
Intranät
upphandling, projektägare Marie Lövgren (ÅHS) och Sven
Schauman (HÅ)
implementering
Tekniklösning för distansmöten
upphandling
implementering
App för dokumenthantering
upphandling
implementering
Målarkitektur
utvecklas med representanter från alla delägare
4
2014-11-19
De tre nedanstående projekten har en gemensam styrgrupp och bildar ett program, dvs, projekten
hör samman. Programägare är Peter Carlsson (MH).
Ekonomisystem 2
upphandling
implementering
Upphandlingssystem
upphandling
implementering
Lagersystem
upphandling
implementering
Gemensamma projekt där fler än en delägare kan vara med
Ekonomisystem Visma Control
implementering, LR och ÅHS
Journalsystem
upphandling, ÅHS
implementering
Äldreomsorg på distans
under utredning
Funktionsmätn ing i äldreomsorgen
under utredning
Enskilda projekt som drivs och finansieras av en delägare
Tandvårdsuppgradering (inki. e-tjänst)
ÅHS
AX-domänen
LR
Kommande projekt som delägarna ännu inte initierat i bolagets styrelse
Digitalt vägregister
LR, Trafikavdel ningen
Registerdatabas
LR, Trafikavdelningen
Energideklarationsregister
LR, Trafikavdelningen
Diariesystem
LR, Energimarknadsmyndigheten
Hemsida
LR, Energimarknadsmyndigheten
Hemsida
LR, Ombudsmannamyndigheten
eArkiv
LR, Utbildnings- och kulturavdelningen
Personalanalys
Personella resurser inför bolagsbilclningen
Bolaget kommer att bestå av personal som idag huvudsakligen arbetar med it och projektledning hos
Ålands hälso- och sjukvård, Ålands landskapsregering, Mariehamns stad, Högskolan på Åland och
Ålands gymnasium. För att säkerställa samma leverans som före bolagsbildningen behöver både
resurser och kompetens överföras.
Vi har en blandning av it- och verksamhetskompetens.
Det finns drift, support och infrastrukturkompetens på olika nivåer.
Vi har kompetens avseende DBA och enterprisearkitektur.
Vi har begränsade resurser för projektledning och programmering.
Vi saknar resurser för it-säkerhet, administration, ekonomi, HR och upphandling.
5
2014-11- 19
Organisation
Under 2015 läggs stort fokus på att skapa en gemensam organisation med gemensamma
arbetsprocesser och nya strukturer. Arbetsplatsen kommer att präglas av den förändring som
samgåendet innebär.
Åda Ab organiserar sig enligt funktionsområdena drift, infrastruktur och säkerhet, support samt
projekt- och e-kontor. Bolaget leds av verkställande direktör Anna- Lena Landereng. Delar av bolagets
PA- och ekonom iadministration kommer fortsatt att skötas av ägarna..
Aktieägarnas och Åda Ab:s samverkansområden
DR1
INFRA$TTRUKTUR
SUPPOR~T
PROJEiCT~ &
&:.54KERHET
6 pe~oner
E.~KO~NT~R
10 (4r2~) personér
4petsOfler
3
(~), pØr~oner
SKOLA
II
VÅRD & OMSORG
II
II.
Il
KOMMUNER
II
1
LANDSKAPET ÅLAND
Utvecklingspianer
Ägarna behöver en beställarfunktion som även följer upp leveransen från bolaget.
Gemensam förvaltningsmodell etableras.
Alla ägare behöver etablera en förvaltningsorganisation, enligt gemensam förvaltningsmodell, med
rollbeskrivning och uttalade systemägare. Applikationsansvariga utses och erbjuds utbildning.
Ägarna erbjuds utbildning och handledning i informationssäkerhet.
Rapportering
Ägarna ska fortlöpande informeras av bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med
aktieägarna om omständigheterna så påkallar. Bolaget ska redovisa bolagets ställning och resultat till
aktieägarna den 31/4, 30/7 och 31/12. Bolaget ska i det sammanhanget uppmärksamma aktieägarna
på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet. Aktieägarna
6
2014-11-19
ska utan dröjsmål få del av protokoll från bolagsstämmor och styrelsesammanträden samt bolagets
årsredovisning med revisionsberättelse. Bolagets styrelse och VD ska delta vid möte med företrädare
för aktieägarna minst en gång per år.
Allmänheten har rätt att närvara vid bolagsstämman.
Ekonomi
Landskapet Åland tillskjuter inledningsvis medel för att möjliggöra bolagets etablering och
anordnande av gemensamma e-tjänster för det offentliga Åland, avsedda att tjäna hela det offentliga
Ålands intresse.
Bolagets verksamhet finansieras genom dess aktiekapital samt i övrigt genom internt genererade
medel och/eller upplåning.
Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att kostnaderna för verksamheten täcks genom
taxor eller avgifter. Långsiktiga investeringar kan finansieras med lån för vilka Aktieägarna kan lämna
borgen mot avgift.
Under 2015 betalar de ägare som överför sin it-avdelning till bolaget, Landskapet Åland och
Mariehamns stad, schablonmässigt enligt respektive organisations budgeterade medel för personal
och it-drift samt fördelar uppstartskostnader inklusive kompetensutveckling så att Landskapet Åland
ersätter 2/3 och Mariehamns stad 1/3. År 2015 utarbetas också betalningsmodeller som bygger på
beskrivningarna i samverkansavtalet, nya licensavtal och transparenta fördelningsnycklar. Bolaget
fakturerar tjänsterna kvartalsvis i förskott.
De ägare som kommer att köpa tjänster av bolaget men inte har någon it-avdelning att överföra ska
betala för tjänsterna enligt självkostnadspris inklusive administrationskostnader. Bolaget fakturerar
tjänsterna kvartalsvis.
Fördelningsnycklar för finansiering
Styrelsen beslutar om fördelningsnycklar och deras användning. Grundprincipen är att aktieägarna
betalar för det de använder. Fördelningsnycklarna ska så långt som möjligt baseras på officiell
statistik eller aktieägarnas bokslut. Målsättningen är att använda den nyckel som är mest
kostn ad seffektiv.
Exempel på fördelningsnycklar är:
1.
2.
3.
4.
Antal
Antal
Antal
Antal
samtidiga användare per applikation
användare per applikation
anställda per part
invånare per kommun
7
2014-11- 19
Preliminär budget 2015
Budgeten för 2015 är preliminär tills ägarna har beslutat hur många personer som överförs till
bolaget samt vilka projekt som ska genomföras under verksamhetsåret.
Investeringarna består i huvudsak av projekt och kostnaderna påverkas av ägarnas behov och
genomförandekraft. Investeringarna finansieras av fritt eget kapital och lån.
INTÄKTER
Försäljningsintäkter
3 300 000
KOSTNADER
Drift
Personal
Övrig drift
-1500000
-1 300 000
TOTALT
-2 800 000
Avskrivningar
Resultat efter avskrivningar
-500 000
0
Investeringar
Hårdvara
Projekt inkl licenser
-500 000
-2 000 000
Totalt
-2 500 000
De löpande kostnaderna för driften av bolaget beräknas till cirka 2,8 miljoner och kostnaderna för
avskrivningar antas uppgå till cirka 0,5 miljoner.
8
Dnr 254.58. 0011
Aktieägarbeslut
Nr 1/2014
Ort och tid: Mariehamn den 20 november 2014
Aktieägare
Antal aktier
Ålands landskapsregering, FO-nr: 0145076-7, med hemort Mariehamn
500
Nris
1-500
1. Fastställande av aktieägarens rätt att fatta beslut
Konstaterades att Ålands landskapsregering äger 100 % av aktierna i bolaget. Ålands landskapsregering
kan därför som bolagets enda aktieägare fatta beslut om emission utan stämma enligt 5:1 lagen om
aktiebolag.
2. Beslut om riktad emission
Beslöts att bolaget genom en rilctad emission ska erbjuda aktier till teckning enligt följande:
2.1 Emissionens storlek
Bolaget emitterar nya aktier genom en riktad emission. Beloppet för emissionen är maximalt 12 500 euro,
vilket motsvarar sammanlagt maximalt 500 nya aktier å 25 euro per aktie.
Emissionen sker genom vederlag.
2.2 Rätt att delta i emissionen
Rätt att teckna aktier enligt emissionen har de teckningsberättigade parter-som framgår ur den bifogade
förteckningen, enligt däri nämnd fördelning, bilaga nr 1.
Orsaken till avvikelsen från aktieägarens företrädesrätt är att emissionen möjliggör för bolaget att
förverkliga sitt ändamål att bistå alla offentligrättsliga organ i landskapet Åland såvitt avser
tillhandahållandet av service och tjänster med anknytning till it-drift, it-utveckling och it-förvaltning. Med
hänsyn till Bolaget samt dess verksamhetsändamål fmns det vägande ekonomiska grunder till avvikelsen
från aktieägarnas företrädesrätt till teckning.
2.3 Aktieslag och rätt till vinstutdelning
De aktier som utfärdas vid emissionen är av samma slag som befintliga aktier i bolaget. De nya aktierna är
därmed i alla avseenden likställda med befmtliga aktier.
2.4 Teckningstid
Teckningstiden är 20.11.2014 12.12.2014. De i förteckningen nämnda parterna ska teckna sina aktier
senast 12.12.2014 kl 15.00, dock så att teckningstiden avslutas omedelbart om!när samtliga aktier har
tecknats.
—
Teckning av aktierna ska ske genom notering i den särskilda teckningslista som finns tillgänglig vid
tillgänglig vid Ålands landskapsregerings reception i Mariehamn.
2.5 Aktiernas teckningspris
Teckningspriset för de nya aktierna är 25 euro per aktie och har fastställts utgående från bolagets
planerade investeringar och f’örväntade resultat. Teckningspriset avsätts i sin helhet till fonden för inbetalt
fritt eget kapital.
sid 2
2.6 Betalning av teckningspriset
Teckningspriset ska betalas kontant senast 12.12.2014. De emitterade aktierna ska anses tiliträdda den dag
de är till fullo betalda då teckning sker mot vederlag och till den del som teckningen sker vederlagsfritt
anses de emitterade aktierna tillträdda vid teckningstidpunkten. Betalning sker till det av Bolaget anvisade
kontot.
Aktierna anmäls för registrering först efter det att aktierna har betalats till fullo och medför ägarrättigheter
först efter registreringen. Styrelsen för Bolaget äger inte rätt att disponera över medlen från
aktieteckningen förrän aktierna registrerats.
2.7 Fullmakt för styrelsen
Styrelsen befullmäktigas att med anledning av emissionen fatta de beslut som avses i 9 kap 13 och 14
aktiebolagsiagen.
§§
3. Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om en vederlagsfri emission
För det fall att de i förteckningen nämnda parterna inte har tecknat sina aktier vid emissionen eller del
därav senast 12.12.2014 kl 15.00, ska bolagets styrelse per 15.12.2014 ha rätt att fatta beslut om en
vederlagsfri emission till förmån för bolaget självt. Styrelsen ska ges rätt att teckna behövligt antal nya
aktier i bolaget så att det totala antalet aktier i bolaget efter emissionerna uppgår till 1 000, dvs maximalt
500 st nya aktier, vederlagsfritt.
Det finns synnerligen vägande ekonomiska skäl för bolaget att självt teckna de aktier som inte tecknats i
emissionen, eftersom bolaget har för avsikt att i ett senare skede erbjuda de teckningsberättigade parterna
rätt att köpa aktierna och på det sättet förverkliga bolagets ändamål.
Ort och tid som ovan.
ÅLAN 5 LANDSKAPSREGERJNG
Conn~’N~I~~
Finanschef
BILAGOR
1.
2.
Förteckning och fördelning av teckningsberättigade
Teckningslista
Förteckning och fördelning av teckningsberättigade
Antal aktier
8
Värde ä 25€
200
11
26
10
275
650
250
6
150
14
32
350
800
Kumlinge
Kökar
6
6
150
150
Lemland
20
500
Lumparland
Saitvik
4
21
100
525
Sottunga
Sund
Vårdö
2
12
6
50
300
150
Ålands miljöservice
Södra Ålands högstadiedistrikt
1
18
25
450
De gamlas hem
Norra Ålands högstadiedistrikt
14
9
350
225
Ålands omsorgsförbund
Ålands kommunförbunci
23
1
575
25
Landskommuner och kommunalfiirbund
250
6 250
Mariehamns stad
250
6 250
Landskapet Åland
500
12500
1000
25 000
Brändö
Eckerö
Finström
Föglö
Geta
Hammarland
Jomala
Totalt
-‘
sid 2
Innehåll
1.Parter
2. Bakgrund
3. Ägarandelar och planerad emission
3.1 Fördelning av aktier
3.2 Emission
3.3 Efterföljande tillträde
4. Lojalitetsplikt
5. Bolaget och dess verksamhet
6. Bolagsordning
7. Bolagsstämma
8. Styrelse och dess ordförande
9. Bolagsstämmans kompetens
10. Krav på enighet vid vissa beslut
11. Verkställande direktör
12. Offentlighet och insyn i Bolagets verksamhet
12.1 Information till allmänheten
12.2 Verksamhetsberättelse
12.3 Budget och verksamhetsplan
12.4 Utomståendes närvarorätt vid bolagsstämman
12.5 Information till Aktieägare
12.6 Uteslutande av information i särskilda fall
13. Revisor
14. Ekonomiska mål och finansiering
15. Tolkning
16. Ändringar
17. Fullständig reglering
18. Bestämmelses ogiltighet
19. Passivitet
20. Lösning av tvister
21. Avtalets giltighet i tiden
22. Undertecknande
3
3
3
3
3
3
3
3
4
4
4
4
5
5
5
5
5
5
5
5
6
6
6
6
7
7
7
7
7
7
8
(8)
sid
1. Parter
Mellan Landskapet Åland, 0145076-7, Mariehamns stad, 0205071-4, och Ålands kommunfl5rbund,
1449974-6 har denna dag följande aktieägaravtal träffats. Tillsammans benänms dessa “Parterna” eller
“Aktieägarna”, tillsammans med andra offentligrättsliga organ som eventuellt ansluter sig till detta avtal i
efterhand.
2. Bakgrund
Parterna har ijuni 2014 ingått ett samverkansavtal i syfte att dels uppnå samordning av e-tjänster, it-drift,
it-utveckling samt it-förvaltning för att uppnå kostnadseffektivitet och kvalitet, dels skapa grund för ett
gemensamt icke vinstdrivande bolag, nedan “Bolaget”. Bolaget tar över den samordnade verksamheten
och uppfyller därmed mål sättningarna enligt Digital agenda för landskapet Åland och tillgodoser Parternas
behov av e-tjänster, it-drift, it-utveckling och it-förvaltning.
Parterna har för att kunna inleda Bolagets verksamhet den 1 november 2014 enats om att Landskapet
Åland låter bilda Bolaget. Därefter tillträder övriga Parter på det sätt och på de villkor som framgår av
detta avtal.
Detta avtal syftar till att reglera Bolagets verksamhet så att denna blir en integrerad del av Aktieägarnas
verksamhet och att Aktieägarna utövar samma kontroll över Bolaget, som om det vore en enhet i den egna
organisationen.
3. Ägarandelar och planerad emission
3.1 Fördelning av aktier
Parterna ska äga aktierna i Bolaget i enlighet med den förteckning som bifogas detta avtal, bilaga 1.
Denna aktiefördelning åstadkoms genom de transaktioner som beskrivs nedan. Aktieägaravtalet omfattar
Parternas samtliga nuvarande och framtida aktier i Bolaget.
3.2 Emission
1 samband med bolagsbildning tecknar Landskapet Åland aktier i Bolaget. Senast den 31 december 2014
tecknar Mariehamns stad och Ålands kommunförbund, på motsvarande villkor de aktier som reserverats
för dem enligt bilaga 1. Bolaget tecknar själv resterande aktier för att bereda andra åländska
offentligrättsliga organ en senare möjlighet att teckna aktier i Bolaget.
3.3 Efterföljande tillträde
Åländska kommuner, kommunalförbuncl och andra åländska icke affiirsdrivande offentligrättsliga
organisationer kan med Bolagets godkännande teckna eller på annat sätt förvärva aktier i Bolaget, under
förutsättning att tillträdande Part ansluter sig till detta aktieägaravtal.
4. Lojalitetsplikt
Parterna ska verka för att befrämja Bolagets ändamål och verksamhet.
5. Bolaget och dess verksamhet
Bolaget är en del av Aktieägarnas verksamhet. Verksamheten ska bedrivas åt ägarna/i ägarnas ställe.
Bolaget ska i sin verksamhet beakta detta.
Bolaget övertar snarast möjligt, dock tidigast per 1.1 2015, landskapsförvaltningens och Mariehamns stads
it-personal och den it-drift som berörd personal handhaft för respektive Parts räkning.
3(8)
sid
Bolagets verksamhet regleras av lag, bolagsordningen och detta avtal. Bolagets styrelse och verkställande
direktör ska fZilja Aktieägarnas direktiv, vilka fastställts av bolagsstämman, såvida dessa inte strider mot
bolagsordningen, mot tvingande bestämmelser i lag eller strider mot Bolagets intresse.
Bolagets verksamhet ska omfatta service och tjänster till sina Aktieägare med anknytning till it-drift, itutveckling och it-ftirvaltning samt med anknytning till Aktieägamas e-tjänsterjämte annan därmed
fbrenlig verksamhet för att tillgodose det allmännas intresse inom den offentliga sektorn på Åland.
Bolaget är skyldigt att utfbra de tjänster, som Aktieägarna tilldelar Bolaget, och vilka ligger inom ramen
för Bolagets verksamhetsområde. Tjänsterna tillhandahålls beställande Aktieägare på villkor som följer av
Bolagets bolagsordning, detta avtal och av de preciserande beslut som Bolaget må fatta inom ramen för sin
behörighet.
Bolaget ska enbart bedriva offentlig verksamhet och inom ramen fbr detta enbart utbjuda sina tjänster till
sina offentligrättsliga Aktieägare. Bolaget ska därmed inte bedriva privat näringsverksamhet.
Bolaget bedrivs inte heller i syfte att bereda vinst åt Aktieägarna och tjänsterna ska tillhandahållas enligt
en av Bolaget antagen självkostnadsprincip.
Till övriga delar ska verksamheten bedrivas enligt de riktlinjer som framgår av den bifogade
verksamhetsplanen, bilaga 2, som förändras och uppdateras genom bolagsstämmobeslut.
Bolaget får inte bedriva verksamhet som är oförenlig med bolagsordningen. Bolaget får inte heller bedriva
verksamhet som är oförenlig med Aktieägarnas lagreglerade kompetens.
6. Bolagsordning
Bolagets bolagsordning ska ha det innehåll som framgår av bilaga 3.
7. Bolagsstämma
Parterna åtar sig att på bolagsstämman utöva rösträtten avseende sina aktier i enlighet med detta
Aktieägaravtal och dess syfte.
8. Styrelse och dess ordförande
Vid Bolagets bildande består styrelsen av Dan E Eriksson som också verkar som styrelsen ordförande.
Bolagsstämman ska utse ordförande i styrelse. Innan val äger rum ska samråd äga rum mellan Parterna.
Styrelsen ska på kallelse av ordföranden sammanträda minst fyra gånger per år.
Dokumentation och bakgrundsmaterial ska då det är möjligt tillhandahållas styrelseledamöterna i god tid
före styrelsemöte.
9. Bolagsstämmans kompetens
Beslut i följande frågor, som är av större eller principiell vikt, ska alltid fattas av bolagsstämman.
a)
b)
c)
d)
e)
Årligt fastställande av verksamhetsplan med strategiska mål för de närmaste två (2) räkenskapsåren
Fastställande av budget för verksamheten
Ram för upptagande av krediter
Ställande av säkerhet
Bildande av bolag
4(8)
sid
f)
g)
Köp eller försäljning av bolag eller andel i sådant
Beslut i annat ärende av principiell betydelse eller annars av större vikt
Bolaget ansvarar för att Aktieägarna rar ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av
principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i
Bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots
detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet huruvida
ställningstagande krävs, ska Bolaget samråda med Aktieägarna.
10. Krav på enighet vid vissa beslut
För giltigt beslut i följande frågor rörande Bolaget ska enighet föreligga mellan Parterna.
a)
b)
c)
Ändring av bolagsordningen
Väsentlig ändring av inriktningen av Bolagets verksamhet
Bildande eller nedläggning av dotterföretag
Förekommer till behandling på bolagsstämma eller styrelsesammanträde sådan fråga som enligt
föregående stycke fordrar enighet mellan Parterna och kan enighet inte nås, ska frågan avföras från
dagordningen.
Il. Verkställande direktör
Styrelsen utser och entledigar Bolagets verkställande direktör och eventuell(a) vice verkställande
direktör(er).
12. Offentlighet och insyn i Bolagets verksamhet
12.1 Information till allmänheten
Bolagets verksamhet ska karakteriseras av öppenhet och Bolaget ska, med beaktande av de hänsyn som
föranleds av Bolagets verksamhet och ändamål, informera och tillmötesgå allmänheten med information
om Bolaget och dess utveckling.
12.2 Verksamhetsberättelse
Bolagets styrelse ska årligen i verksamhetsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur
verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av syftet i bolagsordningen och i detta aktieägaravtal.
12.3 Budget och verksamhetsplan
Bolaget ska årligen fastställa en verksamhetsplan med strategiska mål för de närmaste två räkenskapsåren
och en budget för nästkommande räkenskapsår. Fastställd verksamhetspian och budget ska tillställas
Aktieägarna senast fjorton (14) dagar efter bolagsstämman.
12.4 Utomståendes närvarorätt vid bolagsstämman
Allmänheten har rätt att närvara vid bolagsstämman.
12.5 Information till Aktieägare
Ägarna ska fortlöpande informeras av Bolaget om dess verksamhet. Bolaget ska initiera möten med
Aktieägarna om omständigheterna så påkallar. Bolaget ska till Aktieägarna redovisa Bolagets ställning och
resultat per den 30/4, 31/8 och 3 1/12. Bolaget ska i det sammanhanget uppmärksamma Aktieägarna på
viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på Bolagets verksamhet. Aktieägare äger rätt
att granska Bolagets handlingar och räkenskaper samt att i övrigt inspektera Bolaget och dess verksamhet.
Bolaget ska lämna Aktieägare den information om verksamheten som den begär. Den närmare
omfattningen av informationen fastställs i samråd med Bolagets styrelse. Aktieägarna ska utan dröjsmål ra
5(8)
sid 6(8)
del av protokoll från bolagsstämmor och styrelsesammanträden samt Bolagets årsredovisning med
revisionsberättelse. Bolagets styrelse och VD ska delta vid möte med företrädare för Aktieägarna minst en
gång per år.
12.6 Uteslutande av information i siirskilda fall
Bolaget ska oaktat ovanstående utesluta sådan information som
a)
utgör förteckning, kortregister, journal, rapport, teknisk modell eller teknisk lösning eller annan
utredning, som uppgj orts eller anskaffats på åtgärd av Bolaget eller polismyndighet, för att
användas av densamma vid handhavandet av polisens vård-, undersöknings- och
övervakningsuppgifter
b)
hänför sig till själavården, hälso- och sjukvården, vårdväsendet, skolväsendet, beskattningen
eller offentlig kontrollverksamheten och innehåller sådana uppgifter om enskild persons privata
förhållanden, vars tillhandahållande kan utsätta berörda person eller hans anhöriga för skada,
lidande eller obehag,
c)
innehåller uppgifter eller utredningar, som Bolaget eller myndighet skapat, skaffat eller erhållit
om enskild affärs- eller industrirörelse, om drivande av näring eller yrke, eller om enskilds
ekonomiska ställning, ifall handlingens tillhandahållande kan orsaka men för Bolaget eller
berörda företag eller personer
d)
då handlingen gäller affärs- eller industrirörelse, som drivs av Bolaget, landskapet, kommun eller
annat offentligrättsligt organ, ifall handlingens tillhandahållande kan gynna någon som driver
likartad rörelse.
Bolaget ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett.
13. Revisor
Vardera Aktieägare har rätt att uppmärksamma Bolagets revisor på omständigheter vilka bör granskas och
revisorn ska senast i anslutning till revision av bokslut lämna ett svar huruvida påtalade omständigheter
lett till anmärkning eller åtgärd från revisorns sida.
14. Ekonomiska mål och finansiering
Bolagets verksamhet finansieras genom dess aktiekapital samt i övrigt genom internt genererade medel
och/eller upplåning.
Landskapet Åland tillskjuter ca 1 miljon euro såsom överföring till en fond för fritt eget kapital förutsatt
att lagtinget godkänner förslaget. Detta för att möjliggöra Bolagets etablering och anordnande av
gemensamma e-tjänster för det offentliga Åland.
Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att kostnaderna för verksamheten täcks genom taxor
eller avgifter. Kostnaderna fördelas efter nyttjande, köptvång för aktieägare föreligger inte. Långsiktiga
investeringar kan finansieras med lån.
15. Tolkning
Detta avtal ska tolkas i ljuset av Parternas tidigare ingångna samverkansavtal från juni 2014.
Indelningen av avtalet i olika avsnitt och rubriksättningen ska inte påverka avtalets tolkning.
sid
16. Ändringar
Ändringar av och tillägg till detta avtal ska för att vara bindande vara skriftligen avfattade och
undertecknade av Parterna.
17. Fullständig reglering
Avtalet med dess bilagor utgör Parternas fullständiga reglering av alla frågor som avtalet berör. Alla
skriftliga eller muntliga åtaganden och utfästelser som föregått avtalet ersätts av innehållet i detta avtal
med bilagor.
18. Bestämmelses ogiltighet
Skulle någon bestämmelse i avtalet eller del därav befinnas ogiltig, ska detta inte innebära att avtalet i dess
helhet är ogiltigt utan då ska, i den mån ogiltigheten väsentligen påverkar Parts utbyte av eller prestation
enligt avtalet, skälig jämkning i avtalet ske.
19. Passivitet
Parts underlåtenhet att utnyttja någon rättighet enligt avtalet eller underlåtenhet att påtala visst förhållande
hänförligt till avtalet ska inte innebära att Part frånfallit sin rätt i sådant avseende.
Skulle Part vilja avstå från att utnyttja viss rättighet eller från att påtala visst förhållande ska sådant
avstående ske skrifil igen i varje enskilt fall.
20. Lösning av tvister
Tvister i anledning av detta Avtal ska prövas och avgöras av allmän domstol och av Ålands tingsrätt i
första instans.
21. Avtalets giltighet i tiden
Detta avtal gäller för Part så länge denne är Aktieägare i Bolaget.
7(8)
sid 8(8)
22. Undertecknande
Av detta avtal, bestående av åtta (8) sidor och tre (3) bilagor har tre (3) originalexemplar upprättats och
utväxlats mellan Parterna.
Mariehamn den XX
LANDSKAPET ÅLAND
ÅLANDS KOMMUNFÖRBUND K.F.
Bilaga
1.
2.
3.
Aktiefördelning
Verksamhetspian
Bolagsordning
MARIEHAMNS STAD