Spend Under Management
 Silf COMPETENCE
SUM.ppt 1 E134
Inledning & Bakgrund
Vad är SUM?
Spend is the easy part of the definition, but ‘under management’ is left up
to the definition of management. Those starting to measure Spend Under
Management typically consider it to be the Spend that is actually
touched by procurement (source to pay).
More advanced companies consider it the Spend that is covered by a
sourcing plan, sourced, contracted and controlled. (Källa: M. Rizza)
 Silf COMPETENCE
SUM.ppt 2 E134
Inledning & Bakgrund
Varför SUM har betydelse……
…….. a recent report from the Government Accountability Office (GAO) found
that USASpending.gov is missing a whopping $619 billion in spending. And of
the data that was actually recorded, less than 7% can be confirmed as accurate.
% of total SUM rankas som 3/10 viktigaste KPI: n för mätning av inköpsverksamheten (Aberdeen Group).
 Silf COMPETENCE
SUM.ppt 3 E134
Inledning & Bakgrund
Varför SUM har betydelse – inköps roll i värdekedjan
Kostnad
Värde
Risk
 Silf COMPETENCE
SUM.ppt 4 E134
Inledning & Bakgrund
Varför SUM har betydelse – förutsättning för
inköpsmognaden.
Utvecklingsmodell för inköp och inköpsledning
A. Van Weele, 2014
 Silf COMPETENCE
SUM.ppt 5 E134
Inledning & Bakgrund
Spend under management vilar på ett antal pelare…..
Analys
Planering
Upphandling
Avtal
 Silf COMPETENCE
Kanalstrategi
Uppföljning
SUM.ppt 6 E134
Analys
Total
spend
Inköpsspend
Adresserbar
spend
Minus icke
påverkbara
kostnader tex.
avgifter, skatter,
pensioner etc
Hela
reskontran
Minus kostnader som
inköp/upphandling ej
skall fokusera på
Påverkbara
kostnader
 Silf COMPETENCE
Kärnan
SUM.ppt 7 E134
Analys
Kategoriträd & spendkub
Vem?
Tre nyckelfrågor:
• Vad köps in?
• Vem levererar?
• Levereras det som avtalats?
 Silf COMPETENCE
SUM.ppt 8 E134
Planering
Investeringsplan, sourcingplan, inköpsplan, upphandlingsplan….
kärt barn har många namn…..
År X
Verksamhetsplan
Affärsplan
Intern
dialog
År Y,Z etc
Upphandlingsplan
 Silf COMPETENCE
SUM.ppt 9 E134
Upphandling
Koppla upphandlingen till klassisk projektledningsmetodik
Förberedelse
Upphandlingsplan
Genomförande
•
Bemanna projektet
Spendanalys
Kravspecifikation
Marknadsanalys
RFI
Definiera nyckelintressenter
etc
TG
TG
•
•
•
•
•
•
M
Projektstart
 Silf COMPETENCE
•
•
•
•
RFQ
Utvärdering
Tilldelning
etc
Projektavslut
TG
TG
M
M
M
TG
SUM.ppt 10 E134
Avtal
Ett avtal stöttar inte SUM om ingen känner till det….
Avtalsdatabas
AVTAL
Kommunikation
Leverantör
Priser
Betalningsvillkor
Övriga villkor
Giltighetstid
Avtalsansvarig
etc
Intranät
Infobrev
Informationsmöten
Workshop
Leverantörspresentation
etc
Avtalstäckningsgrad
 Silf COMPETENCE
SUM.ppt 11 E134
Kanalstrategi
Har du säkrat din kanalstrategi?
Avtalsdatabas
Inköpsorder
Faktura*
E-avrop
ERP
Webbshop
Betalkort
etc
E-faktura
ERP
Webbshop
etc
Kanalstrategi
Leverantör
Priser
Betalningsvillkor
Övriga villkor
Giltighetstid
Avtalsansvarig
etc
ERS**
E-faktura
ERP
Webbshop
etc
* Pappersfaktura, & elektronisk faktura
**ERS= Evaluated Receipt Settlement (ERS) and Self
Billing
 Silf COMPETENCE
SUM.ppt 12 E134
Uppföljning
If you can´t measure it, you can´t manage it……………………
Steve Henney
Upphandlingsplanens
täckningsgrad
Upphandlingar
enligt plan
Avtalstäckningsgrad
Kanalstrategi
…och därtill ytterligare X antal nyckeltal….
 Silf COMPETENCE
SUM.ppt 13 E134
Uppföljning
Ett ”dashboard” hjälper till att göra SUM överskådligt
 Silf COMPETENCE
SUM.ppt 14 E134
Tack för oss:
Katarina Giertz, Silf
[email protected]
+46 (0)8-752 16 77
Andreas Takacs, Silf
[email protected]
+46 (0)8-752 16 81
 Silf COMPETENCE
SUM.ppt 15 E134