1. No category

Protokoll
2014-05-05
STIL Assistans AB, organisationsnummer 556777-9615
Protokoll: 2014-05-05
Datum: 2014-05-05
Plats: STILs lokaler, Farsta
Tid: 10.40–12.15
Justerare: Veronica Kallander
Närvarande:
Emma Johansson, ordförande
Bengt Elmén, styrelseledamot
Maria Dahl, styrelseledamot
Mona Esbjörnsson, styrelseledamot
Jonas Franksson, styrelseledamot
Veronica Kallander, styrelseledamot
Kerstin Nilson, internrevisor
Katarina Bergwall, verksamhetsledare på STIL
Carina Ekblad, personalchef på STIL
Maria Bredberg, ekonomichef på STIL
Helena Palacios Teillier, resurschef på STIL
Anmält förhinder:
Susanne Berg, styrelseledamot
Katharina Holtbo, styrelseledamot
Leif Elmstein, styrelseledamot
§ 1: Fastställande av dagordning STIL Assistans AB
§ 2: Val av justerare
§ 3: Justering av protokoll, styrelsesammanträde 2014-04-14
§ 4: VD-rapport
§ 5: Återrapport
a. SAMS
§ 6: Utvecklingsärenden/Diskussionsärenden
a. Info om slopade preliminärer och vår action plan för det
b. Begränsningsperioder
c. Ledarhandbok, personalhandbok
d. Strategi för hantering av uteblivna 5:an redovisningar
e. Barnperspektivet
§ 7: Sammanträdet avslutas
Bilaga 1. Begränsningsperioder
Bilaga 2. Införandet av begränsningsperioder – Konsekvensanalys självbestämmande
Bilaga 3. 5:an
§ 1: Fastställande av dagordning för STIL Assistans AB
Styrelsen beslutar
Att fastställa dagordningen.
§ 2: Val av justerare
Styrelsen beslutar
Att välja Veronica Kallander som justerare.
§ 3: Justering av protokoll för styrelsesammanträden 2014-04-14
Styrelsen beslutar
Att justera protokoll 2014-04-14.
§ 4: VD-rapport
Katarina Bergwall föredrog VD-rapporten.
Styrelsen har följande reflektioner utifrån VD-rapporten:
- Socialstyrelsen krav avseende dokumentationskrav för assistenter är något som STL behöver agera
gällande och likaså att tillsynen avseende den personliga assistansen är något som IVO –
Inspektionen för vård- och omsorg. Katarina tar upp frågan med Assistansanordnarna
- Möjligheten att komma i kontakt med kontoret via telefon måste förbättras.
Styrelsen beslutar att
Lägga VD-rapporten till handlingarna.
§ 5: Återrapport
a. SAMS
Carina Ekblad, personalchef, informerar om att den nya checklistan gällande arbetsmiljö kommer att
testas i ett antal assistanser inom kort. Vidare förs det diskussioner på kontoret om SAMS utifrån att
definiera arbetsledarens roll avseende arbetsmiljö.
Styrelsen beslutar att
Lägga informationen till handlingarna.
§ 6: Utvecklingsärenden/Diskussionsärenden
a. Info om slopade preliminärer och vår action plan för det
Maria Bredberg, ekonomichef, informerar gällande slopade preliminärer och STILs plan för det.
Försäkringskassan har nu gått ut med information om att de tänker införa efterskottsutbetalningar av
assistansersättningen. Däremot finns det ännu inget beslut om när detta införs och om det kommer bli
några speciella övergångsregler eller undantag.
I dagsläget betalas ersättningen ut preliminärt samma månad som assistansens utförs, det vill säga att
exempelvis januari månads timmar betalas ut den 20 januari. Efterskottsutbetalningar kommer däremot
att innebära att assistansersättningen betalas ut först efter det att räkningen har kommit in till
Försäkringskassan. Om räkningen för till exempel januari kommer in till Försäkringskassan senast den
5 mars betalas pengarna ut först den 20 mars. Det är nästan en månad efter att lönerna för januari
betalats ut, vilket innebär att STIL kommer att behöva se över sina rutiner rörande tidrapporter och
räkning.
Styrelsen föreslår att eventuella nya rutiner testas på en fokusgrupp med arbetsledare.
Styrelsen beslutar att
Lägga informationen till handlingarna.
b. Begränsningsperioder
Carina Ekblad, personalchef, informerar att Försäkringskassan planerar att införa en ny del i deras egen
blankett Tidredovisning. Den nya delen ska ta upp vilken begränsningsperiod den personliga
assistenten har samt hur många timmar hen kan och hittills har arbetat under begränsningsperioden.
STIL jobbar aktivt för att Försäkringskassan inte ska genomföra denna förändring så snart i tid, då vi
vill få möjlighet att utreda vilka konsekvenser detta får för dig som assistansanvändare. Vi är heller inte
övertygade om att denna förändring får det resultat Försäkringskassan önskar. Samtliga
assistansanordnare kommer att behöva skapa nya rutiner och riktlinjer om detta trots allt genomförs.
Enligt kollektivavtalet mellan Kommunal och KFO definieras begränsningsperiod på följande sätt:
”Begränsningsperiod är den tid under vilken fastställt arbetstidsmått ska läggas ut. Arbetstidsschema
kan fastställas för kortare tid än begränsningsperioden.”
Kontoret har försökt att hitta smidiga lösningar som innebär minsta möjliga insats av förändringar i
inarbetade rutiner är stor. Många AL/MAL har också i olika sammanhang uttryckt en trötthet över att
behöva sätta sig in i alla regeländringar och ta till sig de kunskaper som krävs.
Oavsett hur STIL centralt kommer hantera införandet av begränsningsperioder kommer det för vissa
AL vara till fördel men negativt för andra. I kontorets förslag har man försökt väga in dessa olika
behov för att på bästa sätt och på kort tid kunna införa begränsningsperioder.
Kontorets förslag är att centralt införa tre månaders begränsningsperiod för alla AL då man ser att tre
månader ger ett bra utrymme för flexibilitet samtidigt som det är en hanterbar tid för att se helheten.
Kontoret bedömer också att de flesta vill att kontoret ger en rekommendation som fungerar för att
minska behovet av kunskapsinhämtning. Samtidigt ska det för AL vara tydligt att det går att välja
annan begränsningsperiod, om det finns ett behov eller intresse för det. För mer information se bilaga.
Informationen om vad begränsningsperioder är och innebär är därför mycket viktig att skicka ut
snarast, så AL/MAL vet vad de har att ta ställning till samt uppmanar AL att kontakta kontoret för
rådgivning och information om hen är osäker på vad som passar den egna assistansen bäst.
Susanne Berg, kvalitetsutvecklare, har lämnat in synpunkter på diskussionsmaterialet, se bilaga. Bland
annat avser det information till medlemmar och konskapsbehov kring implementeringen och hur
omvärldkraven kan ställa till problem i assistansen.
Styrelsen kommer framöver få ett beslutsunderlag i frågan att ta ställning till gällande fortsatt hantering.
Styrelsen beslutar att
Lägga informationen till handlingarna.
c. Ledarhandbok, personalhandbok
Carina Ekblad, personalchef, informerar följande om den ledarhandbok och personalhandbok som
håller på att tas fram. Båda bygger på företagets DrafitIt personalhanbok och chefshandbok.
Informationen kommer kunna integreras med STIL:s webb och kommer att fungera som en
kunskapsbas för alla i organisationen. Framöver kommer de även finnas tillgängliga som en App.
Funka.nu kommer att test att webbsidans tillgänglighet utifrån olika funktionsnedsättningar.
Styrelsen beslutar att
Lägga informationen till handlingarna.
d. Strategi för hantering av uteblivna 5:an redovisningar
Maria Bredberg, ekonomichef, informerar en strategi för hantering av uteblivna 5:an redovisningar, se
bilaga.
Styrelsen diskuterar följande frågor
- Ska STIL, genom att hänvisa till femmanavtalet, försöka kräva in de belopp som utbetalats under
2013?
- Hur, med vilken ambitionsnivå och i vilka fall skulle vi ställa efterkrav?
- Ska vi informera om den ev. risken för att bli återbetalningsskyldig vid en skatterevision?
- Hur ska den ökade skattekostnaden på 96 tkr bäras, av kansliet eller respektive AL’s projekt?
Styrelsen diskuterar den ” hårda linjen” med återbetalningskrav och belastning av ökad skattekostnad
på respektve arbetsledare s projekt. Frågan är komplex då den handlar om solidaritet, det egna
ansvaret, ”kultur” inom organisationen och brister i från STIL avseende uppföljning av föregående år.
Frågan handlar även om vilka risker som finns om STIL ”sätter hårt mot hårt” gentemot arbetsledarna
och hur mycket tid kraft, ork och kontoret har för att dra i frågan.
Kontoret kommer att börja ringa de arbetsledare som inte inkommit med redovisning för att efterfråga
om kvitton. Om kvitton inte finns får arbetsledare berätta vad ”5:an” har gått till.
Styrelsen kommer framöver att få en sammanställning av vad som framkommer i kontorets samtal
med berörda arbetsledare.
Styrelsen beslutar att
Lägga informationen till handlingarna.
e. Barnperspektivet/Kvalitetskontrakt
Anna Högberg informerar att ett förslag har tagits fram avseende STIL:s målsättning avseende
barnperspektivet..Målsättningen anger att STIL tycker att möjlighet till självbestämmande är centralt
för att barn med personlig assistans ska kunna leva ett liv som så mycket som möjligt liknar andra
barns med möjlighet till fritidsaktiviteter, utveckling och självständighet.
STIL:s målsättning är att barn med personlig assistans i STIL ska ha möjlighet att vara delaktiga i
utformningen av sin personliga assistans så att den kan bli en resurs som bidrar till ett självbestämt liv.
En viktig del i att beakta barnets bästa i STIL är därmed att möjliggöra självbestämmande. Det gör vi
genom att utgå ifrån barns rätt till självrepresentation och rätten att komma till tals.
I STIL är självrepresentation både ett mål i sig men också ett viktigt medel för att planera och utforma
personlig assistans med barnperspektiv. Genom att fråga efter och lyssna på barnets vilja och åsikter
får vi vägledning i att se till barnets bästa. För att konkret inkludera och involvera barnet är det också
viktigt att hen får relevant information på ett sätt som hen kan ta till sig.
Styrelsen tycker att det som hittills presenterats är mycket bra och sättet att hantera de yttre kraven på
personlig assistans och göra det till STIL:s egna är mycket tillfredställande.
Styrelsen beslutar att
Lägga informationen till handlingarna.
§ 7: Sammanträdet avslutas
Protokoll 2014-05-05 justeras av:
_____________________________________
Maria Dahl, 1:a vice ordförande
_____________________________________
Emma Johansson, sekreterare
_____________________________________
Veronica Kallander, justerare
Risk- och konsekvensanalys samt förslag till beslut vid införande av
begränsningsperioder
Försäkringskassans huvudkontor har gått ut med information om att deras tidrapport kommer att
ändras från och med den 28 Maj. Den nya tidrapporten kräver bland annat att respektive
assistents begränsningsperiod anges. I och med dessa omvärldsförändringar kommer STIL
behöva införa begränsningsperioder för alla visstidsanställda assistenter. Detta dokument är en
risk och konsekvensanalys samt förslag till beslut vid införande av begränsningsperioder.
Lag och avtal gällande begränsningsperiod
Begränsningsperioder finns medtagen i både ATL och kollektivavtal. Begränsningsperiod är
synonymt med beräkningsperiod och kan komma att förkortas som BP i texten.
Begränsningsperiod är den tid under vilken den genomsnittliga veckoarbetstiden ska läggas ut
samt utgångspunkt för beräkning av sammanlagd arbetstid. Begränsningsperioden kan vara
beräknat på dagar, veckor eller månader och en period om längst 6 månader (enligt kollektivavtal)
och kan vara olika för olika anställda. Den anställde skall informeras om längden på hens
begränsningsperiod. Begränsningsperioden måste läggas ut med ett fast och inte ett oregelbundet
system. Är begränsningsperioden exempelvis 12 veckor ska den första perioden omfatta veckorna
1-12, den andra perioden veckorna 13-24 och den tredje perioden veckorna 25-36 och så vidare.
Det är efter att begränsningsperioden är avslutad man kan bedöma storleken på eventuell mer
eller övertid som har arbetats.
Många arbetstidsbegränsningar förhåller sig till begränsningsperioden, en sådan är den
sammanlagda arbetstiden eller den så kallade 48-timmars regeln. Det innebär att den
sammanlagda arbetstiden inte får överstiga ett genomsnitt om 48 timmar per vecka under
begränsningsperioden.
Vid beräkning av sammanlagd arbetstid under en begränsningsperiod ingår arbetad tid i form av
ordinarie arbetstid, mertid, övertid, nödfallsövertid, jourtid, sjukfrånvaro och semester.
Förutsättningar
Utifrån arbetstagarens och fackets perspektiv är det främst för att garantera att arbetstagaren inte
fått för lite tid som begränsningsperioden är viktig.
Utifrån Försäkringskassans perspektiv är det främst tänkt att använda begränsningsperioder för
att säkerställa att inte för mycket tid arbetats. Idag känner vi dock inte till hur FK kommer
beräkna begränsningsperioder och på vilken detaljnivå de kommer lägga sig.
Av den information STIL tagit del av gällande införandet av begränsningsperioder verkar det
finnas ett intresse hos Försäkringskassan att reagera på tid som överstiger tillåten maxtid för en
heltidsanställd. STIL har idag ett fåtal arbetstagare som arbetar mer än tillåten heltidsanställning.
Det som är osäkert är hur FK kommer reagera på att anställda arbetar mer än tillåten maxtid
utifrån en deltidsanställning. STIL har idag ett antal som arbetar mer än tillåtet utifrån den deltid
som uppges i anställningsavtalet. Omfattningen av detta har vi dock ingen uppgift på.
Troligtvis är problemet kring för mycket arbetad tid utifrån en deltid dock inte så stort. Enligt
kollektivavtal kan en deltidsanställd arbeta upp till heltid utan begränsning, så länge den arbetade
tiden upp till heltid är garanterat frivillig. Arbetstid som kan ses som beordrad ska räknas som
mertid vid deltidsanställning och då gäller reglerna för mertidsarbete. STIL har idag inte arbetat
aktivt med beordring, därav en troligt låg inrapportering av beordrad arbetstid. Det kan dock
finnas ett mörkertal där personer upplever sig som beordrade, men det anges som frivillig tid.
Om FK även kommer intressera sig av deltidsanställda som arbetar mer än avtalad tid kommer
STIL behöva prioritera att öka kunskapen om vad som är frivilligt och inte eftersom uppgifterna
ska lämnas på heder och samvete av varje enskild assistent.
Förutom att många arbetar mer än vad som ursprungligen avtalats om har Niklas vid en
slumpmässig genomgång av 15 assistanser upptäckt att flertalet av de anställda inte erhöll den tid
som uppges i anställningsavtalet. I vissa fall berodde det på att anställningsavtalen inte stämde
överens med den muntliga överenskommelsen, men även felaktig tidrapportering förekom. En
del i den felaktiga tidrapporteringen är att inte all ledig tid rapporteras, utan tas bara bort.
Sammanfattningsvis arbetar ett större antal assistenter mer än avtalad tid samtidigt som ett stort
antal också arbetar mindre an avtalad tid. Förändringen i sig att införa begränsningsperioder
kommer bara påverka ett fåtal. Den stora konsekvensen kommer innebära ett ökat krav på
planering och kontroll av avvikelser från avtalad tid. Något varken flertalet av STILs medlemmar
har idag eller att det finns ett systemstöd för på kontoret.
Ev. konsekvenser p.g.a. införandet av begränsningsperioder
Införandet av begränsningsperioder kommer innebära en förhöjd medvetenhet hos assistenterna
om när utlovad arbetstid ska förläggas. Kunskap är självklar, men den gör att AL/MAL behöver
ha verktyg för att kunna möta assistenternas reaktioner på:
• AL:s behov av schemaändringar i nära anslutning till en begränsningsperiods slut.
• Om AL och assistent har olika uppfattning om huruvida avtalad tid uppnåtts i slutet av en
begränsningsperiod.
Vikten av att rapportera frånvaro kommer öka. En gemensam satsning från AL och kontor
behöver därför göras för att säkerställa att frånvaron finns registrerad.
Resonemang kring hantering av begränsningsperiod
Begränsningsperiod uppbyggd på veckor alternativt månader
En begränsningsperiod fördelad på antal veckor kommer inte följa kalenderåret vilket ger en
förskjutning under åren som kommer. Ex väljer AL 12 veckor blir begränsningsperioden under:
• år 1 veckorna 1-12, 13-24, 25-36, 37-48
• år 2 veckorna 49-8 osv
Utgår begränsningsperioden däremot från månader kommer begränsningsperioden följa
kalenderåret. Problemet blir att månaderna inte förhåller sig till veckor, vilket oftast scheman är
uppbyggda utifrån. En månad består i genomsnitt av 4,3 veckor. Om den avtalade tiden inte
förläggs inom begränsningsperioden på grund av att schemaläggningen varierar i timmar per
vecka så bedömer vi det inte som en stor risk att tid kan/kommer krävas av fackförbund eller
anställd, så länge det finns ett regelbundet schema där den avtalade arbetstiden är förlagd.
Kort eller lång begränsningsperiod
Långa begränsningsperioder ger AL större flexibilitet i schemaläggningen samtidigt som det
ställer höga krav på lånsiktig planering och mycket god kontroll över arbetad tid, vilket även
innefattar rapportering av viss frånvaro. Med lång begränsningsperiod tar det längre tid att
uppmärksamma att en assistent arbetat för mycket respektive för lite. Om AL/MAL inte planerat
långsiktigt kan det innebära att assistenten i slutet av en period endast får arbeta ett fåtal timmar.
En annan nackdel, om AL/MAL inte haft en långsiktig planering, är att AL kan ha fler assistenter
som samtidigt ska få tillbaka arbetstid.
Kortare begränsningsperioder ställer mindre krav på långsiktig planering. Assistenterna får en
större trygghet och kontinuitet i inkomst. Övertid kan i ett tidigt skede uppmärksammas och
korrigeras, utan att en assistent tvingas avstå från ett större antal timmar på kort tid.
Det enda systemstöd som finns i dag är Aiai där det krävs att AL/MAL räknar ihop den
sammanlagda arbetstiden som förläggs för att själva kunna ha koll på den sammanlagda
arbetstiden. Har AL/MAL ett arbetstidsschema för assistenterna som är återkommande och där
den avtalade tiden förläggs underlättar planering och kontroll av den sammanlagda arbetstiden då
avvikelserna som sjukfrånvaro, semester och tid som arbetas utöver det ordinarie
arbetstidsschemat räknas med i den sammanlagda arbetstiden (Se tidigare definition på
sammanlagd arbetstid). För Arbetsledare/Medarbetsledare som har en oregelbunden
schemaläggning kommer förändringen att påverka desto mer men där en kortare period om
exempelvis tre månader är att föredra om långsiktig planering är svårt och anledningen till att
man har oregelbunden arbetstidsförläggning.
Begränsningsperiod utifrån assistent, AL eller kooperativ nivå
Det finns för- och nackdelar utifrån olika sätt att verkställa införandet av begränsningsperioder.
Nedan följer en fördelning på en begränsningsperiod som bygger på individ-, arbetsledar- och
kooperativ nivå. Individnivå innebär att varje assistent har en individuell begränsningsperiod som
utgår från en variation av längd, tidpunkt, veckor alternativt månader. Arbetsledarnivå innebär
här att samtliga assistenter i ALs assistans har samma period men att det kan skilja sig åt mellan
AL i STIL. Kooperativ nivå innebär att alla AL har samma begränsningsperioder för sina
assistenter.
Personlig assistent (individ nivå)
Fördelar
• Vid nyanställning kan en ny BP införas
som omedelbart följer assistentens
genomsnitt.
• Hög nivå av flexibilitet genom
möjligheten att maximera varje
assistents utrymme vid
förförläggningen av arbetad tid.
• Högsta graden av synkad
begränsningsperiod med schemalagd
arbetstid.
Arbetsledarnivå
Fördelar
• Lättare genomförbart än på
assistentnivå.
• En hög grad av synkad
begränsningsperiod med schemalagd
arbetstid.
Kooperativnivå
Nackdelar
• Kan initialt uppfattas som betungande
för AL/MAL att behöver lägga ner
tiden på att förstå vad som passar bäst
för varje enskild assistent.
• AL/MAL/kontor behöver ha god
individuell koll på när varje assistents
begränsningsperiod närmar sig sitt slut
för att se om tid behöver justeras.
• Kräver genomgång av varje enskild
assistents schema. Om många
AL/MAL behöver rådgivning från
kontoret kan det bli lång väntan för
AL/MAL.
Nackdelar
• Vid nyanställning är inte schemat
synkat med BP.
Fördelar
• Snabbt praktiskt genomförande
Nackdelar
• Vid nyanställning är inte schemat
synkat med BP.
• Kan innebära osynkad schemaperiod i
förhållande till BP.
Att göra
För AL/MAL
Ta del av och sätta sig in i begränsningsperiodens innebörd och konsekvens. För en del kommer
det innebära att införa nya rutiner kring frånvarorapportering, ev. införa mer långsiktig
schemaläggning, samtal med assistenter som har frågor och möta assistenter som har åsikter
angående begränsningsperiodens konsekvenser.
För kontoret
Information om vad begränsningsperioder är och innebär. Först till AL, därefter assistenter.
Finnas tillgängliga för att på AL/MALs önskemål informera och rådgöra individuellt, både via
telefon och personliga möten. Kalla till medlemsmöten med möjlighet till information och
erfarenhetsutbyte med andra medlemmar.
Att ta ställning till
Både AL/MAL och assistenter kommer ha ett ökat behov av kontakt med kontoret för att få svar
på sina frågor. Vilka tjänstemän ska ta emot frågorna och avsätta tid för att öka deras möjlighet
att svara i telefon och ha personliga möten?
Erbjuda medlemmarna att anställningsavtalen tecknas tillsammans med kontoret (behövs metod
för att hantera det önskemålet).
Kontorets rekommendation
Det är fortfarande många AL som inte har ett grundschema i Aiai, vilket gör att vi inte kan
bedöma vad det faktiska behovet är. Av det vi känner till har de flesta medlemmarna idag ett
återkommande arbetstidsschema uppbyggt på 2-6 veckors scheman. Få medlemmar har anställda
som arbetar för mycket övertid eller med mycket stor variation över månaderna. Vår uppfattning
är också att de flesta löser schemaändringar så snart det är möjligt. Vi vet också att det är ett
mörkertal vad gäller rapportering av frånvaro.
Efterfrågan på smidiga lösningar som innebär minsta möjliga insats av förändringar i inarbetade
rutiner är stor. Många AL/MAL har också i olika sammanhang uttryckt en trötthet över att
behöva sätta sig in i alla regeländringar och ta till sig de kunskaper som krävs.
Oavsett hur STIL centralt kommer hantera införandet av begränsningsperioder kommer det för
vissa AL vara till fördel men negativt för andra. I vårt förslag har vi försökt väga in dessa olika
behov för att på bästa sätt och på kort tid kunna införa begränsningsperioder.
Vårt förslag är att centralt införa tre månaders begränsningsperiod för alla AL då vi ser att tre
månader ger ett bra utrymme för flexibilitet samtidigt som det är en hanterbar tid för att se
helheten. Vi bedömer också att de flesta vill att kontoret ger en rekommendation som fungerar
för att minska behovet av kunskapsinhämtning. Samtidigt ska det för AL vara tydligt att det går
att välja annan begränsningsperiod, om det finns ett behov eller intresse för det.
Informationen om vad begränsningsperioder är och innebär är därför mycket viktig att skicka ut
snarast, så AL/MAL vet vad de har att ta ställning till samt uppmanar AL att kontakta kontoret
för rådgivning och information om hen är osäker på vad som passar den egna assistansen bäst.
Förslag till beslut att diskutera:
-
Att införa begränsningsperiod om 3 månader för samtliga visstidsanställda assistenter.
Begränsningsperioderna följer årets kvartal och oavsett när assistenter nyanställs följs den
för kooperativet pågående begränsningsperioden.
Första begränsningsperiodens start blir 1 juli 2014.
Utifrån arbetsledares önskan utforma annan begränsningsperiod än 3 månader.
Införande av begränsningsperioder –
konsekvensanalys självbestämmande
Bakgrund
Det saknas i dagsläget såväl verktyg, metoder som tillräcklig information för att AL (nedan anges AL
men det inkluderar också MAL) ska kunna hantera införande av begränsningsperioder (BP) med
minimal risk för problem:
-
Dels handlar problemen om svårighet att få information om hur arbetad tid befinner sig i
förhållande till (BP).
Dels handlar det om problem som kan uppstå när AL/MAL och assistent kan ha olika
uppfattningar om arbetstid baserade på den information som kommer att tillhandahållas.
Då Försäkringskassan signalerar införande av (BP) genom införande av ny redovisningsblankett i
slutet på maj kommer flera av de åtgärder som jag ser som nödvändiga att behövas införas efter att
STIL meddelat försäkringskassan vilka (BP) som gäller. För att kunna göra detta kommer STIL, enligt
min mening, behöva ta beslut om åtgärder som behövs för att möjliggöra självbestämmande i
förhållande tiol kravet på begränsningsperioder i åtminstone två faser.
-
Först behövs ett beslut om ett snabbt införande av begränsningsperioder tas; inklusive hur
detta kan göras på bästa sätt utifrån förutsättningarna, samt hur det bör kommuniceras.
Sedan behöver de verktyg, metoder och information som behövs för att verkligen möjliggöra
reellt självbestämmande läggas i en handlingsplan och följas upp med nödvändiga beslut,
kommunikationsprocesser med mera.
Snabbt införande av begränsningsperioder
I underlaget (risk- och konskevensanalys) finns i dag angivet 3 olika nivåer – individ/assistent nivå,
arbetsledarnivå och kollektiv nivå – som kan ligga till grund för införda beräkningsperioder. I
resonemanget framgår också för- och nackdelar med (BP) grundade på veckor vs månader, samt att
de flesta AL uppskattar en rekommendation.
En kollektivt rekommenderad och - om inget annat framförs – införd (BP) på 3 månader tillsammans
med ett erbjudande om att diskutera och införa annan längd på (BP) på arbetsledarnivå bör
tillgodose medlemmarnas generella behov av lätthanterliga system som också garanterar
självbestämmande.
Detta kan kompletteras vid speciella omständigheter med möjligheten att läggas (BP) på
assistentnivå. Det bör dock vara undantagsfall och i så fall vara något som kontoret kan föreslå vid
behov.
Inför att detta införs kommer det bli nödvändigt med information som innehåller:
1
-
-
Omvärldsanalys/bakgrund till varför kravet ställs och vad konsekvenserna av att inte följa det
kan bli;
Information om vad en beräkningsperiod är och vad införande av sådana kan få för
konsekvenser för AL;
Information om det beslut som styrelsen tagit om kollektivt rekommenderade (BP) samt
möjlighet att vid behov få (BP) utifrån arbetsledarnivå. Också varför brådskade med
hänvisning till omvärldsanalysen;
Att verktyg och metoder som kan vara till stöd för AL/MAL håller på att utvecklas.
Dessa beslut/aktiviteter behöver tas utan dröjsmål om STIL inte ska hamna i en situation där
Försäkringskassan kräver angivande av begränsningsperiod innan assistansanordningen hunnit
kommunicera alls med arbetsledarna.
Nedan kommer verktyg, metoder och information som behöver läggas i en handlingsplan. En sådan
plan bör läggas fram till styrelsen vid styrelsemöte innan sommaruppehållet. Planen bör vara konkret
vad gäller aktivitet, tid och ansvar.
Slutsats:
-
Jag bedömer att vi bör kunna ha en stor del av ovanstående på plats innan vi går i skarpt
läge.
Användbar information kommer kräva mest arbete då vi har litet erfarenhet att arbeta med att
göra komplicerad information fullt ut användbar (förståelig). Jag har valt att behandla information
separat nedan. Jag bedömer det omöjligt att hinna göra fullständig och lätt förståelig information
vad en begränsningsperiod är och vilka konsekvenser den kan få innan det blir skarpt läge.
Information om detta måste därför i inledande fas bli övergripande.
Verktyg som bör ligga i Aiai om möjligt
Att avtalad arbetstid är korrekt registrerad i AiAi är en förutsättning för att AL/MAL ska kunna göra
egna kontroller av hur mycket en assistent har arbetat i förhållande till avtal. Det är inte fallet i
dagsläget.
För att inte konflikter angående vad som är arbetad tid enligt avtal och vad som är frivillig mertid
behöver detta kunna registreras i AiAi. Att inte göra det innebär en risk att assistent kan uppfatta att
den arbetat sin tid enligt avtal långt innan begränsningsperioden är slut, och därmed kan
arbetsledare stå utan arbetstagare att fylla pass kvar inom (BP).
Det finns redan en metod för hur erbjudande om arbetstid som assistent avböjer kan bli registrerad.
Det som saknas är information om hur detta kan hanteras för att bli registrerat.
För att inte hamna i ett läge där arbetsledaren närmar sig slutet av en (BP) och blir ”tvingad” att
schemalägga efter vilka assistenter som inte har fått erbjudande om avtalad arbetstid och vilka som
arbetat sin avtalade tid behöver det finnas möjlighet att få ett löpande saldo på + eller – timmar i
förhållande till avtalad arbetstid.
De funktioner som hör till AiAi och/eller bör föras in i Aiai är:
2
-
Se över att i AiAi angiven tjänstgöringsgrad i stämmer med skriftliga avtal (eventuellt
dokumentera muntligt avtalad tjänstgöringsgrad som inte stämmer med skriftliga avtal).
Krav på införande av funktioner i AiAi (eller alternativ lösning):
Möjlighet att avskilja vad som är frivillig mertid från vanlig schemalagd samt beordrad
arbetstid.
Möjlighet att dokumentera schemalagd arbetstid som assistent av någon orsak avböjt att
arbeta.
Löpande saldo för arbetstid exklusive frivillig mertid i förhållande till avtalad
tjänstgöringsgrad.
STIL har vid tidigare tillfälle diskuterat hur kontroll av förhållanden som hör till schemaläggning och
arbetstid bör göras. Vid dessa diskussioner blev slutsatsen att kontroll inte skulle utföras genom
slumpmässig stickprovskontroll av kontoret utan att sådan kontroll skulle utformas som
”Varningspling” vilken ska gå både till arbetsledare och ansvarig på kontoret.
Ytterligare en funktion bör därför ligga i AiAi:
-
”Varningspling” införd i AiAi som går till både AL och ALP (?).
För att denna ska kunna införas krävs emellertid också att styrelsen får ta ställning och besluta kring
när och för vilka ”faror” en sådan ”varningspling” ska läggas in. I samband med att beslut tas om
detta bör också arbetsrutin kring hur information om sådana varningar hanteras på kontoret:
Vilka som noterar varningspling och till vem denna rapporteras.
Hur kontakt tas med arbetsledare.
Orsaken till att jag lagt beslutsförslag som går ner i sådan detalj är att jag bedömer att kontoret
behöver ha ett mer etiskt förhållningssätt när det gäller information kring enskilda
assistanssituationer än att eventuella problem i dessa lyfts i teammöten.
Slutsats:
-
-
Införande av funktioner i Aiai innebär förhandlingar. För att sätta tryck på AiAi kan STIL
behöva gå samman med andra assistansanordnare som också använder produkten och
förhandla i grupp. Detta kan därför ta en viss tid.
Införandet av ”Varningspling” bör vara en del av förhandlingarna men kräver också
styrelsebeslut.
Förhandlingar och införande av funktioner bör i vart fall inte dröja längre än nästa årsskifte.
Kan/vill Aiai inte införa funktioner bör vi hitta alternativa lösningar.
Krav på alternativ metod och systemstöd för ledighetsrapportering
STIL har idag, trots att det gjorts försök problem med att ledighet i form av semester inte
dokumenteras. I praktiken tar förmodligen assistenter ut ”ledighet” i form av att inte vara
”bokningsbara” för arbetspass eller ta ledigt vid ”hål” i schemat och därmed inte i princip inte finnas
tillgängliga för arbete under vissa perioder.
3
Eftersom det inte finns arbetspass inlagda som dokumenteras som semester blir emellertid resultatet
att det framstår som om STILs anställda inte får ut sin semesterledighet.
Vad jag förstår finns det hos personalavdelningen en idé om ett alternativt rapporteringssätt (timmar
istället för arbetspass) som eventuellt tillsammans med systemstöd skulle kunna fungera bättre.
Undersöka om det finns möjlighet att hitta ett alternativt sätt att rapportera ledighet än att ange
”lediga arbetspass” i schemat. Kräver en mer grundläggande analys av vad som är möjligt och
eventuellt kontakter med aktörer i omvärlden. Kan också kräva införande av funktioner i AiAi eller
alternativ lösning.
Slutsats:
-
Jag menar att personalavdelningen bör få ett särskilt uppdrag att utreda möjliga alternativ
till att lösa problemet.
En sådan lösning - om vi kan hitta en välfungerande metod och får med oss facket – kan innebära
såväl ökat möjliggörande av självbestämmande samt stärka STILs varumärke bör den kunna få
prioritet (även resursmässigt) om en konkret projektplan presenteras.
Finns ingen lösning som fungerar bättre än den nuvarande har vi i alla fall kunskap som kan
möjliggöra tt vi hittar metoder/arbetssätt vi kan rekommendera till AL för att åtgärda problemet.
Användbar information
Att ta fram användbar information – dvs information som är lättförståelig och tillhandahålls vids flera
tillfällen i olika former bör vara prioriterat; också generellt inom verksamheten. Det känns emellertid
svårt att ge någon slutsats kring informations-/kommunikationsområdet då jag inte ser vilken
avdelning som kan ta ansvar för den genomgripande förändring som krävs.
Slutsatsen nedan är vad jag tror behövs. Förutsättningarna för arbetet har jag i dagsläget svårt att
överblicka.
Slutsats:
-
-
STIL bör se hanteringen av information kring begränsningsperioder som en möjlighet att
hitta samarbetspartners som kan åskådliggöra komplexa sammanhang på enkelt sätt –
text, bild, film. Det kan ses som ett första steg i utvecklingen av hur vi förmedlar
information.
I samband med detta bör styrelsen också ta ett principbeslut att hjälp från kontoret alltid
ska erbjudas men att denna alltid ur intern arbetsordning ska ses som en sekundär lösning
och prioriteras därefter.
Vi har idag liten erfarenhet av att göra komplicerad information fullt ut användbar (förståelig).
Styrelsen bör därför vara beredd på att satsa extra budgetmedel på att ta fram användbar
information i olika medier.
4
Sammanfattning av redovisningen av femkronan avseende 2013
Antal AL
94
Belopp utbetalat
2013
1,7 mkr
21
436 tkr
29
426 tkr
Kommentar
Har lämnat in redovisning tillsammans med kontoutdrag, kommer
stickprovskontrolleras av PWC för bedömning av kvaliten. Vid ev brister
återkommer PWC direkt till AL med begäran om komplettering. På samma sätt
som PWC alltid gjort.
Redovisningarna behöver kompletteras med ex. kontoutdrag från banken men
det har inte inkommit ännu. Kommer stickprovskontrolleras av PWC på samma
sätt som vi alltid gjort.
Har ej lämnat någon redovisning alls eller har inte hört av sig till STIL.
Vad har kontoret gjort hittills
STIL har informerat vid flertalet tillfällen om förändringen av femkronan




Månadsutskick: december 2012, oktober 2013, december 2013
Påminnelse med räkningen i februari till alla som inte skickat in sin redovisning
Mail den 27 mars till alla som inte skickat in sin redovisning
Alla som ännu inte lämnat in sin redovisning kommer att bli uppringda under första halvan av maj
I STILs inkomsdeklaration kommer vi inte kunnat göra avdrag för 426 tkr minst pga avsaknad av redovisning. Det
betyder att STIL får en ökad skattekostnad på ca 96 tkr.
Den grupp av 29 AL som inte lämnat någon redovisning
Förutom en högre skattekostnad kan det också finnas en risk att Skatteverket vid en eventuell skatterevision
skulle anse att dessa AL är personligen återbetalningsskyldiga.
Hur ska STIL agera vidare i de fall AL inte lämnat in sin redovisning
I vissa fall har AL meddelat att man inte kan lämna in en redovisning för att man inte har några kvitton eller för att
man har en turbulent situation som gör att man inte mäktar med att ens lämna in kvittona även om vi på kontoret
skulle hjälpa till med att sammanställa redovisningen. I något fall har AL (god man) vägrat att lämna ifrån sig
kvitton.
I vissa fall har vi helt enkelt inte fått någon reaktion alls på våra påminnelser om att inkomma med redovisning. Vi
har ännu inte ringt runt till alla, men det kommer att göras inom kort. Vi har dock anledning att befara att vi inte
kommer att komma i kontakt med och få in redovisning från några av våra AL som vi redan lägger ner mycket tid
på att bara få in tidrapporter från varje månad.
AL som lämnat redovisning men som ej är komplett
I de fall som vi fått en redovisning men den inte är komplett kan vi ju se om de kostnader som tagits upp är
relevanta men vi vet inte om de har pengar kvar på femman kontot. Vi kommer att göra stickprov på 20 AL vilket
motsvarar ca 10% av antalet AL.


AL uppmanas återbetala kvarvarande pengar på femman kontot
AL erbjuds Assistanskassan i stället
AL som har lämnat komplett redovisning
För de som lämnat en komplett redovisning kommer vi lämna över arbetet med stickprovskontroller till PWC
precis som tidigare år. Vi kommer att göra stickprov på 20 AL vilket motsvarar ca 10% av antalet AL.
AL erbjuds använda upp de pengar de har kvar på femman kontot i förekommande fall och när pengarna är slut
så erbjuds Assistanskassan.
Inköp avseende assistansomkostnader där det går att handla mot faktura
Alla arbetsledare erbjuds inloggning till Hygienshoppen. STIL kommer troligen även sluta avtal med Office
Management som innebär att AL kan handla mot faktura. De produkter som kommer erbjudas är framförallt ett
sortiment av kontorsmaterial, toner, bläck till skrivare samt ett större utbud av kaffe, te, mjölk, kakor och liknande
än vad som finns i Hygienshoppens utbud.
Syftet med att ha några leverantörer där AL kan handla mot faktura är förstås att minska behovet av hantering av
kontanter både i form av förskott (Assistanskassan) eller att AL ska behöva göra utlägg själva. Många AL har inte
tagit upp några kostnader alls för hygienartiklar eller ”fika” vilket kan ses som att man underutnyttjar
assistansersättningen pga att de tycker att det är krångligt att hålla på med kvitton. Förhoppningsvis kan ett
utökat utbud av att kunna handla mot faktura innebära en förenkling som motverkar detta underutnyttjande.
Frågor till styrelsen att diskutera
Vad ska vi göra i de fall AL efter upprepade påminnelser och telefonsamtal ändå inte lämnar in sin redovisning?





Ska STIL, genom att hänvisa till femmanavtalet, försöka kräva in de belopp som utbetalats under 2013?
Hur, med vilken ambitionsnivå och i vilka fall skulle vi ställa efterkrav?
Ska vi informera om den ev. risken för att bli återbetalningsskyldig vid en skatterevision?
Hur ska den ökade skattekostnaden på 96 tkr bäras, av kansliet eller respektive AL’s projekt?
Ska vi erbjuda Assistanskassan till dem som inte lämnat redovisningar? Eller är det tillräckligt att erbjuda
inköp från Hygienshoppen för att assistansen ska fungera i kombination med att ersätta övriga utlägg i
efterhand?