Ledningssystem Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö
Ledningssystem Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö Håkans Entreprenad AB:s Kvalitets-, miljö och arbetsmiljöledningssystem enligt ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 och AFS 2001:01 Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Företaget Håkans Entreprenad AB ..................................................................................5 1.1 Företagsfakta...........................................................................................................5 1.2 Affärsidé.................................................................................................................5 1.3 Ledningssystem ......................................................................................................6 1.3.1 Kvalitets-, miljö och arbetsmiljöledningssystem ..............................................6 1.3.2 Definitioner .....................................................................................................6 1.3.3 Processmodell .................................................................................................7 1.4 Organisation............................................................................................................8 1.4.1 Organisationsskiss...........................................................................................8 1.4.2 Företagsledning ...............................................................................................8 1.4.3 Ansvar och befogenhet ....................................................................................9 1.4.4 Ledningens representant för kvalitet ..............................................................10 1.4.5 Ledningens representant för miljö..................................................................10 1.4.6 Arbetsmiljöarbetet.........................................................................................10 1.5 Information och möten ..........................................................................................10 2. Kvalitet.........................................................................................................................12 2.1 Kvalitetsledningssystem........................................................................................12 2.2 Kundfokus ............................................................................................................12 2.3 Kvalitetspolicy......................................................................................................12 2.4 Kvalitetsmål..........................................................................................................13 2.4.1 Övergripande kvalitetsmål.............................................................................13 2.4.2 Detaljerade kvalitetsmål ................................................................................13 3. Miljö.............................................................................................................................15 3.1 Miljöledningssystem .............................................................................................15 3.2 Verksamhetens miljöpåverkan...............................................................................16 3.3 Miljöpolicy ...........................................................................................................16 3.4 Miljömål ...............................................................................................................16 3.4.1 Övergripande miljömål..................................................................................16 3.4.2 Detaljerade miljömål .....................................................................................16 4. Arbetsmiljö...................................................................................................................18 4.1 Arbetsmiljöarbete..................................................................................................18 4.2 Arbetsmiljöpolicy .................................................................................................18 4.3 Arbetsmiljöarbete med allas delaktighet ................................................................19 4.4 Arbetsmiljömål .....................................................................................................19 4.4.1 Övergripande arbetsmiljömål.........................................................................19 4.4.2 Kortsiktiga arbetsmiljömål ............................................................................19 4.5 Jämställdhetspolicy ...............................................................................................20 4.6 Alkohol- och drogpolicy .......................................................................................20 4.7 Trafiksäkerhetspolicy............................................................................................21 4.8 Skyddsronder ........................................................................................................21 4.9 Rutiner för en bra arbetsmiljö................................................................................21 5. Försäljning....................................................................................................................23 5.1 Marksanering och rivning .....................................................................................23 5.2 Marknad och kunder .............................................................................................23 5.3 Försäljningsformer och säljorganisation ................................................................23 5.4 Offerter .................................................................................................................23 Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 2 5.5 Kontraktsgenomgång ............................................................................................24 5.5.1 Leveransvillkor .............................................................................................24 5.5.2 Avrop på ramavtal.........................................................................................24 5.6 Registrering av beställning ....................................................................................25 5.7 Ändrings- och tilläggsarbeten................................................................................25 5.8 Kommunikation med kund ....................................................................................25 5.9 Kvalitets- och miljöplaner .....................................................................................26 5.10 Avstämningsmöten................................................................................................26 5.11 Reklamationer.......................................................................................................26 6. Utveckling ....................................................................................................................27 6.1 Utveckling genom ständiga förbättringar...............................................................27 6.1.1 Kundtillfredsställelse.....................................................................................28 6.1.2 Kvalitets-, miljö och arbetsmiljöpolicy ..........................................................28 6.1.3 Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljömål.............................................................28 6.1.4 Interna revisioner...........................................................................................29 6.1.5 Riskbedömning av miljöaspekter och arbetsmiljö ..........................................29 6.1.6 Avvikelsehantering........................................................................................30 6.1.7 Korrigerande och förebyggande åtgärder .......................................................32 6.1.8 Ledningens genomgång .................................................................................32 6.2 Personalutveckling................................................................................................33 6.2.1 Personalpolicy...............................................................................................33 6.2.2 Kompetens ....................................................................................................33 6.2.3 Kompetensutveckling ....................................................................................33 6.2.4 Utvecklingssamtal .........................................................................................34 6.2.5 Introduktion...................................................................................................34 7. Huvudprocesser ............................................................................................................35 7.1 Planering av uppdrag.............................................................................................35 7.2 Saneringsentreprenader .........................................................................................36 7.2.1 Processbeskrivning........................................................................................36 7.2.2 Kvalitetsmål ..................................................................................................38 7.2.3 Processens miljöprestanda .............................................................................38 7.2.4 Arbetsmiljöplan Byggarbetsplats ...................................................................39 7.2.5 Avvikelser.....................................................................................................39 7.3 Rivning och markåterställning...............................................................................40 7.2.1 Processbeskrivning........................................................................................40 7.3.2 Kvalitetsmål ..................................................................................................45 7.3.3 Processens miljöprestanda .............................................................................45 7.2.4 Arbetsmiljöplan Byggarbetsplats ...................................................................46 7.2.5 Avvikelser.....................................................................................................46 7.2.6 Möten............................................................................................................46 7.4 Maskinuthyrning ...................................................................................................47 7.5 Verksamhetsförutsättningar...................................................................................48 7.5.1 Maskin och förare..........................................................................................48 7.5.2 Arbetsplats ....................................................................................................48 7.5.3 Hantering av material och avfall ....................................................................48 7.5.4 Utrustning .....................................................................................................48 8. Verkstad .......................................................................................................................49 Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 3 8.1 Service och reparation...........................................................................................49 8.2 Verkstadslokal och utrustning ...............................................................................50 8.3 Förråd ...................................................................................................................51 8.4 Kvalitetsmål..........................................................................................................51 8.5 Miljörutiner...........................................................................................................51 9. Dokumentstyrning ........................................................................................................52 9.1 Tillgång till rätt dokument.....................................................................................52 9.2 Specificerande/styrande dokument ........................................................................52 9.3 Redovisande dokument .........................................................................................53 9.4 Projektpärmar .......................................................................................................53 9.5 Uppföljning av gällande lagrum ............................................................................53 9.6 Arkiv ....................................................................................................................54 9.7 IT-stöd ..................................................................................................................54 10. Inköp ........................................................................................................................55 10.1 Inköpspolicy .........................................................................................................55 10.2 Upphandling .........................................................................................................55 10.3 Leverantörsbedömning..........................................................................................55 10.4 Mottagningskontroll..............................................................................................56 10.5 Anlitande av underentreprenörer ...........................................................................56 11 Utrustning, verktyg och instrument ...........................................................................57 11.1 Utrustning .............................................................................................................57 11.2 Personlig skyddsutrustning....................................................................................57 11.3 Säkerhetsutrustning...............................................................................................57 11.5 Mätutrustning........................................................................................................58 12. Materialhantering......................................................................................................59 12.1 Identifikation och spårbarhet .................................................................................59 12.2 Förråd ...................................................................................................................59 12.4 Underhåll av maskiner och utrustning ...................................................................60 12.5 Kemisk-tekniska produkter ...................................................................................60 12.6 Hantering av avfall................................................................................................60 13. Agerande vid nödläge ...............................................................................................61 14. Administration ..........................................................................................................62 14.1 Ekonomiadministration .........................................................................................62 14.2 Personaladministration ..........................................................................................62 13.3 Rehabilitering .......................................................................................................63 14.4 Olyckor, ohälsa och tillbud....................................................................................63 Bilaga 1 Handlingsprogram miljö 2009 ...........................................................................64 Bilaga 2 Specificerande/styrande dokument ....................................................................66 Bilaga 3 Redovisande dokument .....................................................................................69 Bilaga 4 IT-Stöd..............................................................................................................70 Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 4 1. Företaget Håkans Entreprenad AB 1.1 Företagsfakta Företagsnamn: Håkans Entreprenad AB Företagsadress: Box 76 Postadress: 464 06 Brålanda Organisationsnummer: 556616-6731 Startår: 1983 Antal anställda: 12 Försäkring: Företaget har ansvarsförsäkring och ROT-försäkring. Medlemskap: Företaget är medlem i Maskinentreprenörerna, Svenska Åkeriföreningen samt Svenskt Näringsliv. 1.2 Affärsidé Utför anläggningsmaskintjänster genom timuthyrning av egna anläggningsmaskiner med förare och därmed sammanhängande transporter. Vi skall vara marknadsledande inom området och utföra uppdragen med hög branschmässig kompetens. I vårt tjänste-/uppdragsutbud ingår även schakt- och rivningsentreprenader, saneringar av förorenade markområden samt asbestsaneringar i fast pris eller a-pris. Vid behov kan uppdragen utföras med inhyrda maskiner och fordon. Underentreprenörer anlitas i förekommande fall för vissa arbetsmoment. Vårt verksamhetsområde är hela Sverige med tyngdpunkt på mellersta och södra delarna. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 5 1.3 Ledningssystem 1.3.1 Kvalitets-, miljö och arbetsmiljöledningssystem Håkans Entreprenad AB har för sin verksamhet upprättat ett processbaserat ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö, enligt kraven i ISO 9001:2008 för kvalitetsledningssystem och ISO 14001:2004 för miljöledningssystem samt systematiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:01. 1.3.2 Definitioner Ett processbaserat ledningssystem bygger på att Håkans Entreprenad AB:s olika processer och dess ordningsföljd fastställs. Samverkan mellan processerna betecknas som den processmodell som tillämpas för ledningssystemet. Övergripande för processorienteringen är en strävan att se verksamheten ur ett kundperspektiv och att arbeta med ständiga förbättringar av såväl tjänster, produkter som den egna verksamhetens sätt att arbeta. Processmodellen anpassas över tiden. Ledningsprocesser beskriver hur Håkans Entreprenad AB leds, följs upp och utvecklas genom ständiga förbättringar. Ledningsprocesserna kan beskrivas i form av en årsplan för verksamhetsåret/bokslutsåret. Ledningsprocessen omfattar t ex de möten och uppföljningar som genomförs för att leda och utveckla företaget. Utveckling betraktas också som ledningsprocesser. Huvudprocesser beskriver hur vi uppfyller produktspecifikation och våra överenskomna åtaganden gentemot kund. Huvudprocesserna styrs så att de uppfyller fastställd produktspecifikation och andra kundkrav samt tillämpliga författningskrav. Stödprocessernas uppgift är att stödja huvudprocesserna (kärnverksamheten) och är inte riktade mot kund utan verkar inom den egna verksamheten. Arbetsmiljöarbetet och det egna miljöarbetet är tydliga stödprocesser för vår verksamhet. Utlagd process; en utlagd process är en process som vi valt att utföra genom extern part. Vi styr och säkerställer så att utlagd process uppfyller kund och författningskrav. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 6 1.3.3 Processmodell Ledningsprocesser K U N D K R A V Företagsledning Försäljning Utveckling K U N D T I L L F R E D S S T Ä L L E L S E Huvudprocesser - egna Saneringsuppdrag Rivningsuppdrag Maskinuthyrning Huvudprocesser - utlagda Underentreprenörer Stödprocesser Dokumentstyrning Materialhantering Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Inköp Administration Agerande vid nödläge Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 7 1.4 Organisation 1.4.1 Organisationsskiss Vår organisation framgår av vår organisationsskiss. VD/Arbetschef Håkan Ström Ekonomi Kvalitet/Miljö Gunilla Ström Håkan Ström Arbetsledare Göran Larsson Chaufförer Grovarbetare Maskinförare 1.4.2 Företagsledning VD Håkan Ström leder företaget. En ledningsgrupp finns bestående av Håkan Ström, Gunilla Ström och Göran Larsson. Vårt kvalitets- och miljöarbete sammanhålls av ledningsgruppens medlemmar. VD är ansvarig för kvalitets-, miljö- och arbetsmiljösystemet och fastställer handboken. Företagsledningen ansvarar för: • • • • • • • att medarbetarna är utbildade för sina uppgifter samt medvetna om kvalitets-, miljö och arbetsmiljöpolicyn att informera medarbetarna om ändringar som kan påverka arbetsmiljön att följa upp att alla medarbetare följer författningskrav att kontrollera att fordon och andra anordningar underhålls och uppfyller säkerhetskraven att undanröja eller låta undanröja påtalade olycksrisker att anmäla arbetsskada och medverka i rehabiliteringsarbetet att stoppa arbetet vid omedelbar fara för personal eller sakskada Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 8 1.4.3 Ansvar och befogenhet För att medarbetarna ska kunna verka i sina olika uppgifter är ansvar och befogenheter klargjorda för olika typer befattningar och kommunicerade i organisationen. En organisationsskiss är fastställd för organisationen, se styrande dokument. Företagsledningen ansvarar för att resurser finns för att driva verksamheten och utföra åtaganden gentemot kund. Kvalitetsansvarig, upplåtaransvarig för maskiner och fordon Huvudansvar för och befogenheter att handlägga frågor som rör personal, kontroll av handlingar, kontakter med beställare, kontakter med myndigheter, inköp, materialleveranser, dagbok, faktureringsunderlag, verkstad, dokumentation, kvalitetssystem, maskiner, underhåll och kontakter med UE samt utbildning. Miljöansvarig Huvudansvar för och befogenheter att handlägga frågor som rör miljöarbetet i form av personutbildning och information, inköp av maskiner, fordon och övriga produkter, kontakter med beställare, kontakter med myndigheter, dokumentation miljösystem, kontakter med UE, huvudansvarig för revidering av policy, mål och ledningssystem. Maskin och bilförare Ansvarar för kontroll av uppdragsorder, löpande tillsyn av maskiner och fordon, vid behov deltagande i byggmöten, arbetsrapporter och avvikelserapportering. Ansvarar för en miljöriktig hantering av diesel, oljor och smörjfett och övriga kemiska produkter samt hantering av restprodukter. Ansvarar för att saneringsutrustning finns tillgänglig. Har tillgång till uppgifter vid nödlägesberedskap. Samverkar med kunden i hans miljöarbete. Återrapporterar till miljöansvarig i frågor som rör avhjälpande miljöåtgärder och korrigerande åtgärder. Administrationsansvarig Leverantörs-, kundfakturor, krav och grundbokföring handläggs av företagets administrativa personal, kontaktperson Ekonomichef Gunilla Ström. Övriga redovisningstjänster köps av Revisionsfirman Ernst & Young AB. Ekonomichefen ansvarar för inköp av miljövänliga kontors- och städprodukter. I allas ansvar ingår att aktivt medverka i vårt kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete. Var och en ansvarar för att följa tillämpliga författningskrav och vara uppmärksam på och genast rapportera eventuella risker, tillbud och hot mot vår arbetsmiljö eller mot yttre miljö. Vid störningar i verksamheten skall omsorgen om hälsa och miljö prioriteras. Alla har rätt att avbryta sin verksamhet om arbetet inte kan följa tillämpliga författningskrav eller att det finns risk för den personliga säkerheten. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 9 1.4.4 Ledningens representant för kvalitet Ledningens representant för kvalitet ingår i företagsledningen och ansvarar för att: • • • säkerställa att kvalitetsledningssystemets processer upprättas, införs och underhålls rapportera till företagsledningen om kvalitetsledningssystemets funktion och behov av förbättring säkerställa att organisationen känner till aktuella kundkrav Ledningens representant för kvalitet är: Håkan Ström 1.4.5 Ledningens representant för miljö Ledningens representant/representanter för miljö ingår i företagsledningen och ansvarar för att: • • säkerställa att miljöledningssystemets upprättas, införs och underhålls rapportera till företagsledningen om miljöledningssystemets prestanda och rekommendationer till förbättringar Ledningens representant/representanter för miljö är: Håkan Ström 1.4.6 Arbetsmiljöarbetet Det systematiska arbetsmiljöarbetet leds av VD/företagsledningen. Arbetsgivaren har alltid kvar sitt ansvar för arbetsmiljön, även om man väljer att fördela ut olika uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Skyddsombud utses av personalorganisationerna. Vi har alla ansvar för att skapa en god arbetsmiljö och uppmärksamma risker. Alla medarbetare är ansvariga för att själva undersöka personlig skyddsutrustning innan den används. 1.5 Information och möten För att vår verksamhet skall löpa så smidigt som möjligt har vi en god information inom företaget liksom med kunder, leverantörer, samarbetspartners och övriga intressenter. Löpande information Arbetschef/arbetsledare lämnar löpande information om aktuella frågor till medarbetare. Flera typer av möten genomförs: Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 10 Ledningsgruppsmöte Ledningsgruppen sammanträder för att planera och följa upp verksamheten. Möten genomförs var fjortonde dag. Minnesanteckningar skrivs. Planeringsmöte Varje vecka genomför vi ett planeringsmöte. Här deltar ansvariga för planering och arbetsledarna. Aktuellt arbetsläge klargörs och planering sker för den närmaste veckan. Personalmöten Personalmöten med all personal genomförs 2 gånger per år. Här behandlas kvalitets- och miljöarbetet som en särskild punkt. Vidare informeras om aktuella författningskrav som berör oss . Ledningens genomgång Två gånger per år, under kvartal 2 respektive kvartal 4, genomför ledningsgruppen den så kallade Ledningens genomgång av kvalitets-, miljö och arbetsmiljöledningssystemet. Protokoll skrivs. Under löpande verksamhet är det var och ens ansvar att till närmaste arbetschef/arbetsledare informera om händelser eller externa kontakter som är av betydelse för genomförande av vårt kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 11 2. Kvalitet 2.1 Kvalitetsledningssystem Håkans Entreprenad AB har för sin verksamhet upprättat ett kvalitetsledningssystem enligt kraven i ISO 9001:2008. Kvalitetsledningssystemet omfattar hela verksamheten och är dokumenterat i denna Handbok. Kvalitetsledningssystemet utesluter ISO 9001:2008 krav 7.3 Konstruktion och utveckling. Kvalitetsledningssystemet bygger på ständiga förbättringar av verksamheten genom uppföljning av kvalitetsmål, kundtillfredsställelse, avvikelsehantering och interna revisioner. 2.2 Kundfokus Kvalitetsledningssystemet bygger på en kundfokusering av verksamheten i syfte att öka kundtillfredsställelsen. Kvalitetsarbetet säkerställer att kundens krav fastställs, dokumenteras och uppfylls. Avstämning och dokumentation av kundkrav och författningskrav sker före eller i samband med beställning. Under utförandet finns uppsatta kvalitetsmål för våra huvudprocesser/utförandeentreprenader som mäts och följs upp. Under utförandet kontrollerar vi material och utförande gentemot ställda krav. Alla objekt slutkontrolleras inför besiktning. 2.3 Kvalitetspolicy Uppdragen skall utföras med hög kvalitet utifrån branschmässig kompetens med strävan att producera felfria tjänster. Verksamheten skall präglas av kvalitetsmedvetenhet hos medarbetarna. I vårt arbete använder vi vedertagna arbetsmetoder utifrån tillämpliga författningskrav I alla uppdrag genomför vi löpande egenkontroller samt slutkontroll. I våra uppdrag verkar vi som ett väl sammansvetsat lag tillsammans med andra entreprenörer och underentreprenörer. Tillsammans levererar vi efterfrågad entreprenad i rätt tid och till rätt utförande. Vi har valt att utveckla vår verksamhet och vårt kvalitetsledningssystem genom ständiga förbättringar. Alla medarbetare är i sitt dagliga arbete ansvariga för att kvalitetspolicyn följs. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 12 2.4 Kvalitetsmål Inom ramen för vår kvalitetspolicy fastställs övergripande kvalitetsmål för hela verksamheten samt detaljerade kvalitetsmål per process eller funktion. Kvalitetsmålen skall vara realistiska och mätbara. 2.4.1 Övergripande kvalitetsmål Vårt övergripande kvalitetsmål är ökad kundtillfredsställelse som grund för långsikta kundsamarbeten. Uppföljning av kundnöjdhet sker genom att vi i dialog med kund följer upp genomförda projekt innan de avslutas. 2.4.2 Detaljerade kvalitetsmål I syfte att följa upp och utveckla verksamheten har vi satt upp följande kvalitetsmål: Införande av kvalitetsledningssystem Under 2009 införs ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001:2008 för hela verksamheten. Kvalitetsmål – Noll fel vid slutbesiktning Uppdraget och utförande motsvarar överenskommelse med ställda kundkrav till 100 %. Mätning av kvalitetsmål kundkrav: Kvalitetsmålet på kundkrav mäts i form av antalet uppkomna avvikelser/ändringar under projekttiden samt antal avvikelser vid besiktning. Dokumentation sker på blankett avvikelserapport/ÄTA. Uppföljning Uppföljning av kvalitetsmålet sker på byggmöte respektive av ledningsgrupp per månad. Kvalitetsmål – Leveranssäkerhet: Vår leveranstidpunkt till kund överensstämmer med utlovade tider enligt tidplan och leveranstidpunkt till 100 %. Mätning av kvalitetsmål leveranssäkerhet: Kvalitetsmålet på leveranssäkerhet mäts i form av antalet dagar/veckor efter angiven tidpunkt i aktuell tidplan respektive leveranstidpunkt. Uppföljning Uppföljning av kvalitetsmålet sker vid byggmöte respektive av ledningsgrupp per månad. För att tydliggöra hur vi skall uppnå satta kvalitetsmål finns ett handlingsprogram för kvalitet. Se styrande dokument. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 13 Kvalitetsmål – Komplett tidredovisning För att underlätta vårt administrativa arbete och säkerställa uppgifter strävar vi efter riktigt ifyllda tidrapporter utan krav på komplettering. Kvalitetsmål: < 2 % av tidrapporterna kräver komplettering efter inlämning till kontor. Uppföljning Uppföljning av kvalitetsmål sker av ledningsgruppen. Leverantörer med eget kvalitetsarbete Under 2009 införs dokumenterade leverantörsbedömningar med krav på leverantörer och legotillverkare om ett eget dokumenterat kvalitetsarbete. Uppföljning Uppföljning av kvalitetsmål sker av ledningsgruppen. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 14 3. Miljö 3.1 Miljöledningssystem Vårt miljöarbete är ett kontinuerligt arbete som beskrivs med nedanstående bild. Miljöutredning Miljöpolicy Övergripande miljömål Detaljerade miljömål Handlingsprogram Miljöutredningen identifierar och kartlägger de betydande miljöaspekter som vår verksamhet ger upphov till och som är möjliga att styra och påverka. I miljöutredningen klargörs även tillämpade miljörutiner, miljöprestanda samt den kunskap som finns inom miljöområdet samt tillämpliga lagkrav. Identifierade miljöaspekter värderas och rangordnas. Miljöutredningen uppdateras en gång per år som bas för planering av vårt långsiktiga och kortsiktiga miljöarbete. I det fall händelser inträffar som påverkar vårt miljöarbete sker uppdatering av miljöutredningen inför förnyad inriktning av vårt fortsatta miljöarbete. Miljöpolicyn bygger på miljöutredningens riskbedömning av de betydande miljöaspekterna. Vår miljöpolicy är vägledande för vårt miljöarbete. Övergripande miljömål fastställs inom ramen för miljöpolicyn. Detaljerade miljömål fastställs per verksamhetsår och avser såväl intern verksamhet som verksamhet gentemot kund. Miljömålen följs upp och utvärderas löpande av företagsledningen samt vid ledningens genomgång. Miljörutiner införs utifrån behov. Handlingsprogram för miljö utarbetas för att tydliggöra hur olika delar av verksamheten verkar för att uppnå satta miljömål. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 15 3.2 Verksamhetens miljöpåverkan Vår miljöpåverkan har tydliggjorts i miljöutredningens riskvärdering av de miljöaspekter som vår verksamhet ger upphov till. Uppkomna miljöaspekter har bedömts vad gäller allvarlighetsgrad, omfattning och egen förmåga att påverka detta. Resultatet av kartläggningen och riskvärderingen visar vad vi i första hand bör koncentrera det egna miljöarbetet på. Miljöutredningen ligger till grund för fastställande av vår miljöpolicy. 3.3 Miljöpolicy Håkans Entreprenad AB:s miljöpolicy är: Att inom företagets ekonomiska och organisatoriska förutsättningar förebygga skadlig miljöpåverkan. Vi skall verka för att förbrukning och hantering av energi, råvaror och drivmedel och andra resurser ska vara så optimal och miljömässig som möjlig. Vårt grundkrav är att tillämpliga lagkrav uppfylls. Genom vår kunskap saneringsmetoder bistå kunden med råd vid olika typer av marksaneringar. Att de restprodukter som verksamheten ger upphov till i största möjligaste mån återanvänds För entreprenadmaskinarbeten använder vi miljöanpassade motorer. I vårt praktiska miljöarbete deltar alla medarbetare och anlitade underentreprenörer. Vårt eget miljöarbete och vårt miljöledningssystem utvecklar vi genom ständiga förbättringar. Alla medarbetare är i sitt dagliga arbete ansvariga för att miljöpolicyn följs. 3.4 Miljömål 3.4.1 Övergripande miljömål Vårt övergripande miljömål är att vara miljökunnigt sanerings- och rivningsföretag. Tillsammans med kunder verka för en minskad miljöpåverkan. 3.4.2 Detaljerade miljömål Införande av miljöledningssystem Under 2009 införs ett miljöledningssystem enligt ISO 14001:2004 för hela verksamheten. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 16 Miljömål – Miljöfordon Minimera avgasemissioner från maskiner och fordon genom att använda miljövänliga drivmedel, oljor och däck. Utrusta alla fordon med saneringsutrustning. Uppföljning av miljömålet sker löpande under året och behandlas vid ledningens genomgång. Miljömål – källsortering av avfall För alla typer av rivningsavfall tillämpas sortering utifrån kommunala riktlinjer och möjlighet till återbruk. Uppföljning Uppföljningen av sorteringen sker genom uppföljning av fakturerad tippningskostnad per projekt. Miljömål – Kemikalieförteckning Under 2009 upprättas kemikalieförteckning med tillhörande säkerhetsdatablad. Uppföljning av miljömålet sker löpande under året och behandlas vid ledningens genomgång. Miljömål – Reach Under 2009 klargörs för vilka produkter som vi skall överlämna säkerhetsdatablad till kund. Uppföljning av miljömålet sker löpande under året och behandlas vid ledningens genomgång. Miljömål – Underentreprenörer med miljöarbete Under 2009 införs dokumenterade leverantörsbedömningar med krav på leverantör och underentreprenör om ett eget miljöarbete. Uppföljning Uppföljning av miljömålet sker löpande under året och behandlas vid ledningens genomgång. För att tydliggöra hur vi skall uppnå satta miljömål finns ett handlingsprogram för miljö. Se bilaga 1 Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 17 4. Arbetsmiljö 4.1 Arbetsmiljöarbete Ledningssystem för arbetsmiljö innefattande vårt systematiska arbetsmiljöarbete enligt AFS 2001:01. Vårt arbetsmiljöarbete syftar till att förebygga ohälsa och olycksfall samt bygger på en ständig förbättring av arbetsmiljöarbetet. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är ett kontinuerligt arbete som beskrivs med nedanstående bild. Arbetsmiljöutredning Arbetsmiljöpolicy ÖverDetaljerade gripande arbetsmiljöarbetsmiljömiljömål mål Arbetsmiljöutredningen identifierar risker för ohälsa och olyckor i vår arbetsmiljö. Identifierade arbetsmiljöaspekter riskbedöms och rangordnas. Utifrån arbetsmiljöutredningens resultat upprättas en Handlingsplan Arbetsmiljö. Skyddsronderna innebär en uppföljning av fysisk och psykosocial arbetsmiljö i de olika typer av arbetsplatser som förekommer. Vi uppdaterar arbetsmiljöutredningen en gång per år som bas för planering av vårt långsiktiga och kortsiktiga arbetsmiljöarbete. I det fall händelser inträffar som påverkar vår arbetsmiljö görs en uppdatering av arbetsmiljöutredningen som grund för förnyad inriktning av vårt fortsatta arbetsmiljöarbete. 4.2 Arbetsmiljöpolicy Vår målsättning är en bra arbetsmiljö, såväl ur fysiskt, psykiskt som ur ett socialt perspektiv. En bra dag på jobbet innebär för oss, en rimlig balans mellan människa, maskin och organisation. Vi sätter säkerheten först genom att ha god kunskap om tillämpliga lagar och föreskrifter inom arbetsmiljöområdet. Tillsammans strävar vi efter att ständigt förbättra vår arbetsmiljö, förhindra arbetsskador, minska arbetsrelaterad sjukfrånvaro och på ett tidigt stadium arbeta med rehabilitering. Vi har valt att utveckla vår arbetsmiljö genom ständiga förbättringar. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 18 4.3 Arbetsmiljöarbete med allas delaktighet Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön, men för att uppnå en god arbetsmiljö krävs att vi alla är delaktiga i arbetsmiljöarbetet. Varje medarbetare ska: • • • • • • • 4.4 Känna till målen med sitt arbete Ha nödvändig kompetens och befogenheter för att utföra sina arbetsuppgifter samt använda och utveckla sin kompetens Medverka i att påverka det egna arbetets innehåll och arbetsmiljö Visa ett personligt ansvar för hälsa och miljö Verka för att mobbning inte förekommer Medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet Använda personlig skyddsutrustning Arbetsmiljömål 4.4.1 Övergripande arbetsmiljömål Genom ett aktivt arbetsmiljöarbete utvecklar vi vår egen arbetsmiljö och förebygger ohälsa och olyckor. 4.4.2 Kortsiktiga arbetsmiljömål Våra kortsiktiga arbetsmiljömål tydliggörs i vår Handlingsplan arbetsmiljö. Handlingsplanen upprättas utifrån årlig riskbedömning av arbetsmiljö och arbetsmiljörond/skyddsronder. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 19 4.5 Jämställdhetspolicy Vårt jämställdhetsarbete präglas av respekt för individen och individens integritet. Detta innebär att: • • • • • • • • • kvinnor och män skall behandlas lika som individ i alla sammanhang och ingen ska på grund av sitt kön ifrågasättas i sin yrkesroll arbetsgivaren och varje enskild medarbetare i både ord och handling arbetar för en jämställd arbetsplats där män och kvinnor har lika värde vi skall aktivt verka för att både kvinnlig och manlig kompetens representeras i arbetsgrupper, beslutande organ projekt mm. kvinnor och män har lika lön för lika eller likvärdiga arbetsinsatser vår arbetsmiljö skall vara fri från kränkande särbehandling inklusive sexuella trakasserier anställdas olika erfarenheter och kulturella skillnader tillvaratas kvinnor och män ges lika rätt till utveckling i arbetet (med utvecklingssamtalet som grund) kvinnor och män ges samma möjlighet att förena föräldraskap och arbete arbetsplatsen och dess organisation, teknik och arbetsinnehåll är anpassade för både kvinnor och män Det är varje medarbetares ansvar att aktivt ta del av jämställdhetsarbetet för att arbetet ska bli framgångsrikt. Som arbetsgivare tar vi avstånd från alla former av diskriminering och trakasserier p.g.a. kön, funktionella funktionshinder, sexuell läggning, etnisk tillhörighet eller religion. 4.6 Alkohol- och drogpolicy Vi har ett gemensamt ansvar för en god arbetsmiljö och en effektiv och säker arbetsplats. Alkohol och droger går inte att förena med arbete. Vårt mål är: • att ha en för alla god fysisk och psykisk arbetsmiljö • att förebygga ohälsa, tillbud och olyckor • att förebygga uppkomst av alkohol- och drogmissbruk • att aktivt hjälpa den som har missbrukarproblem • att all verksamhet, skall vara fri från bruk av narkotika och anabola steroider • att genom klara regler och ökad kunskap motverka fördomar och negativa attityder så att hjälpinsatser inte fördröjs • att alla aktivt skall delta i detta viktiga arbete Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 20 4.7 Trafiksäkerhetspolicy I vår verksamhet ingår bil- och maskinkörning som en del i vår arbetsmiljö. Trafiksäkerhet kräver därför extra uppmärksamhet. Den som framför fordon/maskiner i arbetet skall ha behörighet för aktuell fordonstyp/maskin och innan start av fordon/maskin förvissa sig om fordonets/maskinens skick. Vi framför våra fordon enligt gällande trafikbestämmelser och ser bilkörningen som en viktig arbetsuppgift för egen och andras säkerhet. Under färd i fordon eller vid maskinarbete undviker vi samtal i mobiltelefon. 4.8 Skyddsronder Företagsledningen genomför tillsammans med medarbetare skyddsronder inom ramen för uppdragen. Vid skyddsronder ute på byggarbetsplats sker dokumentation i protokoll eller byggdagbok. Arbetschef fattar beslut om åtgärder på kort och lång sikt med anledning av genomförd skyddsrond. Protokollet från skyddsronden är beslutsunderlag liksom anteckning i byggdagbok. För de risker som åtgärdas direkt anges på Handlingsplanen respektive i byggdagbok vidtagen åtgärd. För övriga åtgärder som inte kan sker direkt anges när dessa skall vara genomförda samt ansvarig för åtgärden. Företagsledningen fastställer Handlingsplan Arbetsmiljö. Vid större förändringar av verksamhet, teknik eller organisation bedöms konsekvenser för arbetsmiljön före beslut. Beslutet följs upp med en extra skyddsrond. 4.9 Rutiner för en bra arbetsmiljö Rutiner för den dagliga verksamheten har framtagits för att ge en god arbetsmiljö. Ett arbetsmiljöarbete med allas delaktighet Företagsledning och alla medarbetare medverkar tillsammans för att åstadkomma en bra arbetsmiljö. Frågor som berör arbetsmiljön delges all personal genom löpande information från ansvarig chef. Vid anställning/anlitande av personal Vid anställning eller anlitande av nya medarbetare sker information om vårt arbetsmiljöarbete. Introduktion sker på aktuell arbetsplats med tillhörande arbetsmiljörutiner. Särskild information och eventuell utbildning lämnas om användning av personlig skyddsutrustning för vissa arbetsuppgifter samt vilken gemensam skyddsutrustning som finns att tillgå och var den förvaras. Personlig skyddsutrustning kvitteras ut efter information. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 21 Verksamhetslokaler Verksamheten genomförs som entreprenadarbete ute på byggarbetsplatser. Egna lokaler finns samt utrymme for service av maskiner mm. Alla lokaler är försedda med belysning och ventilation anpassade utifrån aktuell verksamhet. Tillgång till vatten finns i såväl personalutrymmen som förråd. Arbetsplatsen Den egna arbetsplatsen utformas så att god ergonomi uppnås. Vid schaktningsarbete eller annat maskinarbete skall säkerhetsavstånd hållas för andra typer av mark- eller rivningsarbeten. Personlig skyddsutrustning och säkerhetsutrustning För de arbetsmoment för vilka det behövs personlig skyddsutrustning eller säkerhetsutrustning finns sådan att tillgå. I samtliga fordon finns varselklädsel och samt brandsläckningsutrustning. Upphandling Vid upphandling av maskiner, utrustning och kontorsinventarier beaktas arbetsmiljöaspekter. Ordning och reda För allas trivsel håller vi god ordning på vår arbetsplats. Hantering av byggmaterial Byggmaterial hanteras och lagerhålls så att rasrisk och klämskador undviks. Hantering av kemisk-tekniska produkter Alla kemisk-tekniska produkter som används är märkta av tillverkaren. För klassade produkter finns säkerhetsdatablad som följer produkter. Av detta framgår hur produkten skall hanteras och lagras. I de fall produkter tappas upp på annan förpackning märks ny förpackning utifrån originaltext. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 22 5. Försäljning 5.1 Marksanering och rivning Håkans Entreprenad AB utför olika typer av marksaneringsarbeten och rivningar. 5.2 Marknad och kunder Vår marknad är i första hand Stockholms- och Örebroområdet samt södra Sverige. Våra kunder är försäkringsbolag samt statliga verk såsom Banverket och Vägverket 5.3 Försäljningsformer och säljorganisation Inom Håkans Entreprenad AB är det företagsledningen som säljer uppdrag genom att lämna offerter. Alla medarbetare medverkar i försäljningsarbetet genom att utföra bra uppdrag och hålla en löpande kontakt med kunden. De priser som lämnas dokumenteras tillsammans med beskrivning av den tjänst som kunden önskar få utförd. 5.4 Offerter Mallar finns till stöd för lämnande av offert, men det är viktigt att alltid klargöra de specifika förutsättningar som finns för varje uppdrag. Förfrågan från kund kan komma in via fax, post, e-post, telefon eller personlig kontakt. Den som mottar en förfrågan dokumenterar den och anger särskilt sista dag för lämnande av offert. Lämnad offert knyts till aktuell förfrågan genom att hänvisa till förfrågningsunderlag. Offerten ges ett objektnummer eller identifikation enligt anbudsförfrågan. Offerten sparas elektroniskt och ett exemplar av offerten insätts i pärm. Framtagning av offert: 1. 2. 3. 4. Klargör uppdragsspecifikation, kundkrav och tillämpliga författningskrav Klargör förutsättningarna för uppdragets genomförande Utarbeta förslag till offert inklusive pris Förankra offerten i den egna organisationen och bedöm att nödvändiga resurser finns för att klara ställda krav 5. Offerten slutskrivs och ett exemplar sätts in i pärm. 6. Offerten sänds iväg. Företagsledningen ansvarar för uppföljning av offerten. Missade offerter följs upp för att ta lärdom av dessa. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 23 5.5 Kontraktsgenomgång Inför en beställning eller antagen offert på en entreprenad görs en kontraktsgenomgång med beställaren. Vid kontraktsgenomgången tydliggörs uppdraget och dess: • • • • • Styrande dokument för uppdraget, såsom uppdragshandlingar samt tillämpliga föreskrifter Uppdragsplan vad gäller besiktningar och byggmöten samt eventuella intressentmöten Kvalitetsplan för uppdraget Miljöplan för uppdraget Betalningsplan I anslutning till kontraktsgenomgången genomförs tillsammans med beställaren syn av arbetsområdet. I de fall beställaren genomför intressentmöten deltar Håkans Entreprenad AB vid dessa. Kontraktsgenomgången dokumenteras och översänds till kunden för godkännande. Vid Anbudsjobb med tillhörande handlingar läggs en Projektpärm upp för uppdraget. 5.5.1 Leveransvillkor Har annan överenskommelse inte träffats tillämpas Maskinentreprenörernas Allmänna Hyresvillkor för maskiner med förare. Fakturering sker var 14:e dag med betalningsvillkor 30 dagar netto. 5.5.2 Avrop på ramavtal Vid avrop på ramavtal genomförs alltid en kontraktsgenomgång för att klargöra: • • • • uppdraget styrande dokument för uppdraget, såsom uppdragshandlingar, ritningar och tillämpliga författningskrav tidsplan betalningsplan Kontraktsgenomgången dokumenteras och godkänns av kunden. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 24 5.6 Registrering av beställning Muntliga och skriftliga beställningar mottas. Alla beställningar dokumenteras. Medarbetare som tar emot beställning skriver på beställningen vem som mottagit den genom att skriva signatur och datum. Muntlig överenskommelse kan bekräftas med orderbekräftelse. Vid mottagning av beställning skall följande uppgifter kontrolleras: - Beställarens namn och företagsuppgifter Uppdragsbeskrivning Leveransadress Faktureringsadress Leveranskrav Beställningsdatum Mottagare av beställning Samtliga beställda uppdrag registreras med ordernummer och kundens objektnummer/objektnamn som sedan används vid korrespondens mm. Orderbekräftelse sänds vid muntlig beställning eller när kund så önskar. All dokumentation kring ett uppdrag sparas tillsammans i projektmappar. För större uppdrag upprättas projektpärmar. 5.7 Ändrings- och tilläggsarbeten Ändrings- och tilläggsarbeten som kan bli aktuella dokumenteras på blankett Avvikelse/ÄTA. Avstämning sker med beställaren t ex. vid Byggmöte kan innebära att en ny beställning på aktuellt arbete läggs. 5.8 Kommunikation med kund De produkter och tjänster vi tillhandahåller presenteras på hemsida och av företagsledning. Kontoret är öppet måndag till fredag mellan kl. 07.00 – 16.00. Meddelanden kan lämnas i röstbrevlådor. Förfrågningar kan även sändas till oss per mail, post eller fax. Många av våra skriftliga kontakter med kunder går via e-post. All kommunikation med våra kunder lagras på vår server/införs på kundkort. Alla dokument knutna till en viss order förses med projekt/ordernummer som identifikation. Kundreaktioner och reklamationer dokumenteras i form av avvikelser. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 25 5.9 Kvalitets- och miljöplaner Uppdragsanpassade kvalitets- och miljöplaner upprättas enligt AB04 eller om beställaren så önskar. Dessa beskriver uppdragsorganisationen, resurser, metoder, rutiner, kontrollprogram mm, som tillämpas i uppdraget för att säkerställa att rätt kvalitet och miljöprestanda resultat uppnås. 5.10 Avstämningsmöten I uppdrag som sträcker sig över längre tid genomförs löpande kundmöten. Aktuella uppdrag och produkter diskuteras och genomförd verksamhet följs upp tillsammans med kunden. Minnesanteckningar skrivs. Ansvarig för genomförande av löpande avstämningsmöten är kundansvarig. 5.11 Reklamationer I de fall kunden inte är nöjd med uppdragets genomförande uppkommer reklamationer. Det är en tydlig situation där differens finns mellan förväntad och levererad produkt och tjänst. Sättet att hantera reklamationer kan vara avgörande för ett fortsatt samarbete med kunden. Nöjd kund eller kundtillfredsställelse är en viktig framgångsfaktor för att kunna utveckla ett långsiktigt samarbete med kunden och för fortsatt utveckling av verksamheten. Vi följer därför upp kundtillfredsställelsen genom aktiv uppföljning av inträffade reklamationer. Särskilda uppföljningar genomförs med kunder enligt plan. Rutin för behandling av reklamationer: 1. Reklamationsärendet dokumenteras som en avvikelse och överlämnas till ansvarig chef. 2. Ansvarig chef bedömer om åtgärden är att betrakta som en reklamation eller inte. 3. Ansvarig chef kontaktar kunden för avstämning samt beslutar om åtgärd och tidpunkt för genomförande. 4. Reklamationen åtgärdas. Arbetsorder signeras och inlämnas till arbetsledare. Reklamationer åtgärdas löpande och följs upp som en del av vårt ständiga förbättringsarbete. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 26 6. Utveckling 6.1 Utveckling genom ständiga förbättringar Håkans Entreprenad AB arbetar med utveckling av verksamheten enligt PDCA-modellen. ACT/ Agera PLAN/ Planera Ledningens genomgång CHECK/ Kontroll DO/ Genomför Plan/planera: Fastställ vilka mål och processer som behövs för att åstadkomma resultat som överensstämmer med kundkrav och våra olika policies. Do/Genomför: Inför processerna. Check/kontroll: Övervaka och mät processer och produkt/tjänst med utgångspunkt från policy, mål och krav på produkt/uppdrag och rapportera resultaten. Act/agera: Vidta åtgärder för att ständigt förbättra processernas prestanda. Med bas i PDCA-modellen utvecklar vi genom ständiga förbättringar vårt ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö med hjälp av: • • • • • • • • kundtillfredsställelse kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöpolicy kvalitets-, miljö- och arbetsmiljömål interna revisioner riskbedömning av miljöaspekter och arbetsmiljö avvikelsehantering korrigerande och förebyggande åtgärder ledningens genomgång Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 27 6.1.1 Kundtillfredsställelse En central fråga i allt kvalitetsarbete är kundtillfredsställelse. Genom nöjda kunder får vi möjlighet att skapa långsikta affärskontakter och en utveckling av den egna verksamheten. I våra kontakter med kunder och presumtiva kunder är vi lyssnande till vilka krav kunden ställer på den typ av produkter och tjänster som vi tillhandahåller. Genom vår kontraktsgenomgång tydliggör vi kundkraven tillsammans med kund och dokumenterar dessa. I våra egna kundregister eller kundkort anteckningar vi särskilda kundkrav som finns från kunden. För våra större och återkommande kunder har vi utsedda kundansvariga som håller en löpande kontakt med kunden. Vi följer upp större uppdrag genom ett avslutande möte där vi inhämtar kundens synpunkter på uppdraget. Kundsynpunkterna dokumenteras och återförs till alla medarbetare t ex vid personalmöten eller särskilda informationstillfällen. 6.1.2 Kvalitets-, miljö och arbetsmiljöpolicy Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöpolicy fastställs av företagsledningen och kommuniceras ut till medarbetarna. Uppföljning sker vid ledningens genomgång. Miljöpolicyn baseras på aktuell miljöutrednings riskbedömning av miljöaspekter knutna till vår verksamhet. Miljöutredningen uppdaterar vi årligen och vid större förändringar av verksamheten. Arbetsmiljöpolicyn baseras på arbetsmiljöutredningens riskbedömning av arbetsmiljön. Arbetsmiljöutredningen uppdaterar vi årligen och vid större förändringar av verksamheten. Alla medarbetare är ansvariga för att kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöpolicyn tillämpas i verksamheten. I det fall extern förfrågan finns om gällande miljöpolicy besvaras denna av ledningens representant för miljö som sänder över denna per post eller e-post. 6.1.3 Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljömål Kvalitets-, miljö- och arbetsmiljömål fastställs av företagsledningen och kommuniceras ut till medarbetare. Uppföljning sker vid ledningens genomgång. Kvalitetsmålen innebär ett åtagande om ständig förbättring av vår egen verksamhet internt och gentemot kund. Miljömålen formuleras utifrån miljöpolicyn och därmed miljöutredningens riskbedömning av våra miljöaspekter. Miljömålen vägleder vårt eget miljöarbete. Arbetsmiljömålen syftar till att säkra arbetsmiljön. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 28 Kvalitets- och miljömålen ska vara mätbara och stå i överensstämmelse med kvalitets- och miljöpolicy. 6.1.4 Interna revisioner Intern kvalitets- och miljörevision genomförs av hela kvalitets- och miljöledningssystemet en gång per år. Revisionerna ska omfatta standardernas alla kravelement och hela organisationen skall omfattas av de interna revisionerna. Revisionerna kan uppdelas på flera tidpunkter. Revisionen syftar till att genom intervjuer med medarbetare följa upp det praktiska kvalitetsoch miljöarbetet. Handboken studeras utifrån om dokumenterat arbetssätt tillämpas inom verksamheten. Vår kvalitetspolicy och våra kvalitetsmål följs upp, liksom andra viktiga kvalitetsdokument. Utförda kvalitetskontroller och egenkontroller följs upp. Våra miljörutiner följs upp och bedöms utifrån vår miljöpolicy samt översiktliga och detaljerade miljömål. Resultatet från revisionen skall ge grund för ständiga förbättringar av vår verksamhet. Avvikelser mot standarderna samt förslag till förbättringar dokumenteras i den egna revisionsrapporten. Resultatet från interna revisionen behandlas vid ledningens genomgång. Ledningen fattar beslut om utvecklingen av ledningssystemet samt vid behov revidering av kvalitets- och miljöpolicy samt kvalitets- och miljömål utifrån revisionens resultat. För våra interna kvalitets- och miljörevisioner kan QiM Revisionsprogram användas. 6.1.5 Riskbedömning av miljöaspekter och arbetsmiljö En gång per år ses miljö- och arbetsmiljöutredning över. Miljöaspekter och riskområden för ohälsa identifieras. Skyddsronder av arbetsmiljön genomförs enligt plan under året och följs upp som underlag för arbetsmiljöutredning. Uppdatering av miljöutredningen innefattar en ny riskbedömning av aktuella miljöaspekter. Uppdaterad miljöutredning är grund för fortsatt eget miljöarbete. Uppdatering av arbetsmiljöutredningen innefattar en ny riskbedömning av risker för ohälsa. Arbetsmiljöutredningens resultat omsätts i en aktuell handlingsplan för det egna systematiska arbetsmiljöarbetet. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 29 6.1.6 Avvikelsehantering Dokumentation och uppföljning av avvikelser genomförs för att kunna bota brister i rutiner, kunskap, metoder och organisation. Ett avvikelsehanteringssystem finns för hantering av: - reklamationer kundklagomål avvikelser Alla medarbetare som upptäcker en avvikelse ansvarar för att rapportera denna. Rapportering sker på blankett Avvikelserapport. Avvikelserapport lämnas till närmaste chef som beslutar om direkt åtgärd där så erfordras. Avvikelsen lämnas därefter vidare till ledningens representant för kvalitet som nummersätter avvikelsen med ett löpnummer och för in denna i avvikelsejournalen. Avvikelsejournalen visar uppkomna avvikelser och status. Uppkomna avvikelser och avvikelsernas status redovisas för företagsledningen och behandlas vid Ledningens genomgång. Information lämnas till personalen om uppkomna avvikelser och beslut om åtgärder. Kundklagomål – Reklamationer Kundklagomål – Reklamationer dokumenteras på avvikelserapport och information lämnas till närmaste chef som beslutar om åtgärd. Åtgärden dokumenteras av ledningens representant för kvalitet. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 30 Felaktig materiel Vid upptäckt av att materiel som vi tar emot är felaktigt skall det märkas så att ingen tar det i bruk. Ansvarig chef kontaktas som beslutar om lämpliga åtgärder. Levererat material är felaktigt Avvikelserapport Varan byts Ansvarig chef kontaktas Kontakt med leverantör Varan hämtas Kreditfaktura Felaktigt utförande eller funktion Vid upptäckt av felaktigt utförande eller funktion tas kontakt med ansvarig chef för beslut om åtgärd. Felaktigt utförande eller funktion dokumenteras på Avvikelserapport eller på arbetsorder vid mindre uppdrag. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 31 6.1.7 Korrigerande och förebyggande åtgärder Korrigerande och förebyggande åtgärder syftar till: - Att minimera våra kostnader och risk för ohälsa p.g.a. egna och andras fel Att omgående se till att kunden eller medarbetare inte blir drabbade av uppkomna fel i den utsträckning det är praktiskt möjligt Korrigerande åtgärd kan föreslås av kund eller medarbetare när problem upptäcks där alternativ lösning kan anses lämpligare. När en korrigerande åtgärd genomförs skrivs en avvikelserapport. Denna skall behandla grundorsak, beskriva vidtagen åtgärd samt förslag till förebyggande åtgärd för att förhindra att samma fel uppstår igen. Avvikelserapport behandlas därefter av ledningen som tar beslut om eventuell åtgärd. I det fall avvikelsen är att betrakta som ett systematiskt fel tas beslut om korrigerande och förebyggande insatser för att undvika framtida avvikelser. Förebyggande insatser kan innefatta information, utbildning eller nya rutiner för hur vi genomför vår verksamhet. Ledningen beslutar om korrigerande och förebyggande insatser samt följer upp dess införande och effekt av gjorda förändringar. 6.1.8 Ledningens genomgång Ledningsgruppen genomför ledningens genomgång av ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö två gånger per år, under kvartal 2 respektive kvartal 4. Agenda för ledningens genomgång se bilaga 2. Underlag för ledningens genomgång skall omfatta: • • • • • • • resultat av interna revisioner och utvärdering av hur organisationen uppfyller lagar och andra krav som vi berörs av kundreaktioner byggprocessers kvalitets- och miljöprestanda samt objektets överensstämmelse med ställda krav status på korrigerande och förebyggande åtgärder uppföljning av åtgärder beslutade vid ledningens tidigare genomgångar förändringar som skulle kunna påverka ledningssystemet rekommendationer till förbättringar Resultaten från ledningens genomgång ska innefatta beslut och åtgärder som rör: • • • förbättring av verkan hos ledningssystemet och dess processer förbättring av produkt/utförande med hänsyn till kunders krav behov av resurser Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 32 Ledningens genomgång protokollförs. Protokollet delges medarbetarna på anslagstavla eller elektroniskt. 6.2 Personalutveckling 6.2.1 Personalpolicy För att uppnå ett bra genomfört arbete krävs en engagerad och kunnig personal. Vi erbjuder våra anställda stimulerande arbetsuppgifter och ett aktivt deltagande i utveckling av vår förmåga. Vi utför årliga utvecklingssamtal som grund för våra utvecklingsinsatser. Medarbetarnas förmåga och ambition till vidareutveckling tillvaratas. Nya medarbetare introduceras och går första tiden parallellt med en erfaren person. Genom personalplanering bemannar vi våra uppdrag så att kompetens och resurser finns att tillgå. Genom kontinuerlig uppföljning och dialog stimuleras medarbetarna till kompetensutveckling som gynnar såväl företaget som den enskilde medarbetaren. 6.2.2 Kompetens Vår kompetens består av personal kvalificerad för de uppgifter som vi utför. Vår förmåga finns presenterad i form av en kompetensmatris som innefattar formell utbildning, yrkeserfarenhet och särskilda kvalifikationer. Inom ramen för uppdrag anlitas underentreprenörer inom kompletterande fackområden. Krav på kompetens inom området fastställs vid kontraktsgenomgång. Introduktion av nyanställda och underentreprenörer sker av ansvarig projektledare Kvalificering av personal bygger på branschens kompetenskrav för att utföra olika arbeten. 6.2.3 Kompetensutveckling Inom ramen för vår verksamhetsutveckling ingår utveckling av vår egen förmåga genom utbildning om nya metoder, material och arbetssätt. Behovet av interna och externa utbildningsinsatser bedöms årligen för hela personalgruppen eller enskilda medarbetare. Utbildningsbehovet insamlas genom de årliga utvecklingssamtalen samt nya kundkrav mm. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 33 6.2.4 Utvecklingssamtal Utvecklingssamtal planeras och initieras av ansvarig chef. Ett utvecklingssamtal genomförs med respektive medarbetare per år. Tidpunkt för utvecklingssamtal avstäms med respektive medarbetare. Utvecklingssamtalet omfattar frågor kring kompetensutveckling, psykosocial arbetsmiljö och personlig utveckling. Utvecklingssamtalet dokumenteras och arkiveras hos personalansvarig. 6.2.5 Introduktion Nyanställd medarbetare och anlitade underentreprenörer introduceras i verksamheten. Vi lämnar information om: - Håkans Entreprenad AB, vår verksamhet och våra tjänster aktuella arbetsuppgifter, arbetstider och interna rutiner säkerhetsfrågor vårt ledningssystem Nya medarbetare arbetar tillsammans med erfaren personal under en introduktionsfas. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 34 7. Huvudprocesser 7.1 Planering av uppdrag En löpande planering genomförs för verksamheten utifrån aktuella beställningar. För större uppdrag upprättas en löpande produktionsplan för pågående och kommande entreprenader. Företagsledningen genomför tillsammans med arbetsledare den löpande planeringen och uppföljningen. För större uppdrag registreras ett projekt och arbetschef/arbetsledare och medarbetare utses. Arbetschef/arbetsledare upprättar uppdragsdokumentation samt upphandlar eventuella underentreprenörer och materiel. Arbetschef/arbetsledare ansvarar för detaljplanering av uppdraget liksom fastställande av kvalitets- och miljöplan för uppdraget med tillhörande kontrollplaner. För mindre uppdrag registreras en arbetsorder och personal utses för uppdraget. Aktuella arbetsorder förvaras i mappar. Kontrollplan för uppdraget framgår av arbetsorder eller bifogas. All planering utgår från våra resurser i form av kompetens för att genomföra olika uppgifter, tillgängliga personella resurser samt tillgänglig kvalitetskritisk utrustning eller materiel. Aktuella uppdrag och projekt redovisas på planeringstavla och förvaras i fack för kommande, pågående och avslutade arbeten. Av produktionsplaneringen framgår: • • • • • • • • beställda men inte påbörjade uppdrag pågående uppdrag avslutade uppdrag personalplanering/bemanning planering av kvalitetskritisk utrustning inköp av materiel för att kunna genomföra planlagda uppdrag anlitande av underentreprenörer ledig maskinkapacitet för försäljning av nya uppdrag Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 35 7.2 Saneringsentreprenader 7.2.1 Processbeskrivning 1. Beställning AO 2. Planering Ansvarig: Arbetsledare Dokument: Beställning/kontrakt, arbetsorder Ansvarig: Projektledare Dokument: Arbetsorder Kontroll Ansvarig: Projektledare/sanerare Dokument: Arbetsorder 3. Förberedelser och etablering 4. Saneringsarbete AO Ansvarig: Sanerare 5. Kontroll 6. Uppdraget avslutas AO 7. Rapportering 8. Uppföljning och avslutande av uppdrag Faktura Ansvarig: Sanerare Dokument: Arbetsorder 9. Fakturering Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Ansvarig: Sanerare Dokument: Arbetsorder Ansvarig: Projektledare Dokument: Arbetsorder Ansvarig: Projektledare Arkivering av uppdragshandlingar Ansvarig: Administration Dokument: Faktura Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 36 1. Uppdrag Uppdragets klargörs genom beställning och genom kontraktsgenomgång med beställaren. Eventuellt görs syn av arbetsområde/objekt. Hantering av avfall respektive använd saneringsvätska vid kemisk rengöring fastställs. Minnesanteckningar skrivs och stäms av med beställaren. 2. Planering Kontakt tas med kund för att fastställa tidpunkt för genomförande samt hantering av nycklar mm. Arbetsorder fördelas ut och information lämnas av arbetsledning till medarbetare. 3. Förberedelser Arbetet förbereds genom att alla som skall delta i uppdraget har en avstämning. Här klargörs vem som utför olika förberedande uppgifter. Utrustning och materiel för genomförandet tas ur förråd eller inköps. Notering sker på arbetsorder eller så bifogas följesedel på materiel. Nödvändig skyddsutrustning, utrustning mm görs i ordning. Arbetsplatsen etableras. Arbetsområdet avgränsas så att obehöriga inte har tillträde under utförandet. Vid asbestsanering avgränsas arbetsplats enligt gällande föreskrifter och endast behörig personal får vara på arbetsområdet. 4. Sanering På plats genomförs ett startmöte för att klara ut alla förutsättningar för uppdraget samt genomgång av arbetsplan. Information lämnas till kund eller övriga intressenter om vilket arbete som skall utföras och när. Sanering utförs utifrån arbetsorder. Personliga skyddsåtgärder vidtas. Arbetet utförs av personal kvalificerat för uppgiften och den teknik som används. Under arbetet samlas avfall upp och hanteras enligt gällande bestämmelser och överenskommelse med kund. Förorenade schaktmassor placeras på fastställd plats och körs bort av godkänd transportör. 5. Kontroller Under saneringen görs egenkontroller av alla medarbetare. Avslutningsvis genomförs funktionskontroll. Eventuella anmärkningar på objektet antecknas på arbetsorder. 6. Uppdraget avslutas Arbetsplatsen ställs i ordning. Avfall omhändertas och körs iväg till kommunala återvinningsstationer eller till av kommunen anvisad plats. Avfall kan även hämtas av inhyrd transportör. Utrustning, verktyg och personlig skyddsutrustning ställs i ordning. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 37 7. Rapportering Signerad arbetsorder med bifogade följesedlar överlämnas till administrationen. Vidare inlämnas tidredovisning varje vecka av alla medarbetare. De utgör underlag för fakturering. 8. Uppföljningsmöte och avslutande av uppdrag Projektledare kontaktar kund för inhämtande av kundreaktioner på uppdragets genomförande. Internt uppföljningsmöte genomförs för projektet för att utvärdera det egna arbetet samt ta tillvara uppkomna avvikelser och förslag till förbättringar. Minnesanteckningar skrivs och lämnas till företagsledning. Uppdraget gentemot kund är nu avslutat. Uppdragshandlingar förvaras samlade intill dess garantitid har upphört. 9. Fakturering Projektet redovisas till arbetsledningen och kunden faktureras. Projektdokumentationen arkiveras. 7.2.2 Kvalitetsmål Kvalitetsmål för processen är: • • • dokumenterade kvalitetskontroller enligt kontrollplan noll fel vid slutbesiktning innehållen leveranstid enligt ursprunglig beställning eller ny avtalad leveranstidpunkt Uppföljning av processmål sker vid projektets interna uppföljningsmöte. 7.2.3 Processens miljöprestanda Avfallshantering Byggavfall källsorteras och omhändertas på byggarbetsplats enligt kommunala riktlinjer. Buller Uppdraget genomförs inom gällande riktlinjer för buller på byggarbetsplats. Energiförbrukning Under entreprenaden används bygg-el under arbetstid. Eldrivna maskiner stängs av då de inte används. Entreprenadmaskiner Maskinerna tankas på externa bensinstationer. Diesel medtas i portabla tankar när så behövs. Alla maskinförare har kännedom om hur förvaring och hantering av kemiska produkter och drivmedel skall förvaras och hanteras. Riktlinjer framgår av produktens märkning och säkerhetsfaktablad. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 38 Inget oljespill Entreprenadmaskiner tankas på externa bensinstationer. Diesel medtas i portabla tankar när så behövs. Tankning sker utan oljespill. Absorberande medel finns att tillgå. Vid oljespill skrivs avvikelserapport eller anteckning görs i byggdagbok. Kemisk-tekniska produkter Alla maskinförare har kännedom om hur förvaring och hantering av kemiska produkter och drivmedel skall förvaras och hanteras. Riktlinjer framgår av produktens märkning och säkerhetsdatablad. 7.2.4 Arbetsmiljöplan Byggarbetsplats Arbetsmiljöplan för byggarbetsplats upprättas när vi är ansvariga för Byggarbetsplatsen. Dagliga skyddsronder genomförs och dokumenteras i byggdagbok. 7.2.5 Avvikelser Avvikelser dokumenteras på blankett Avvikelse-/ÄTA och lämnas till ansvarig chef. Avvikelser behandlas på byggmöte för fastställande av ÄTA. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 39 7.3 Rivning och markåterställning 7.2.1 Processbeskrivning 1. Beställning 2. Förhandlingsmöte Projekt Projekt 5. Förberedelser Ansvarig: Projektledare Dokument: projekt, minnesanteckningar Ansvarig: Projektledare Dokument: projekt 3. Startmöte med kund 4. Planering Ansvarig: Arbetschef, Projektledare Dokument: beställning/kontrakt, projekt Plan Projekt Ansvarig: Projektledare Dokument: Arbetsplan, Kvalitetsplan, Miljöplan Arbetsmiljöplan Ansvarig: Projektledare Dokument: Projekthandlingar Kontroll 6. Startmöte Projekt Ansvarig: Projektledare Dokument: Projekthandlingar 7. Rivning och markåterställning Projekt Ansvarig: Maskinist, rivare Dokument: projekthandlingar Ansvarig: Maskinist, rivare Dokument: Kontrollplan 8. Kontroll 9. Besiktning 10. Uppdraget avslutas Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Protokoll Projekt Ansvarig: Beställare Dokument: Protokoll Ansvarig: Projektledare Dokument: Projekthandlingar Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 40 1. Beställning Beställning eller tilldelningsbeslut mottas. Tid bokas för förhandlingsmöte. 2. Förhandlingsmöte Vid förhandlingsmöte görs en genomgång av förfrågningsunderlag, anbud, eventuellt tillkommande/avgående arbeten samt speciella villkor mm. Vid detta möte deltar beställarens representant(er), ombud, VD och vår Projektledare. 3. Startmöte med kund Startmötet syftar till att klargöra entreprenadens omfattning samt ansvarsfördelning för omhändertagande av nedtaget rivningsmaterial. Tidsplan avstäms. Minnesanteckningar skrivs. Genomgång görs av arbetsområde, tider, krav på innehåll i projektspecifika planer, avstämning av el, VVS, kabel-TV osv. Deltar gör beställarens representant, kvalitetsansvarig, arbetsledare, eventuellt servisansvariga, vår projektledning samt administration och eventuell underentreprenör, exempelvis för markarbeten, mer omfattande saneringsarbeten, konsulter för mätningar och provtagningar. 4. Planering Den roll som vi har kan vara olika mellan uppdragen. I det fall man har rollen av total- eller generalentreprenör är man ansvarig för etablering av byggarbetsplats. Det är viktigt att för varje uppdrag klargöra vem som är ansvarig för byggarbetsplatsen samt: • • • • • • • Personella resurser för att genomföra uppdraget Behov av underentreprenörer och gränsdragningen mellan dessa, gränsdragningslista Särskild utrustning för att utföra uppdraget Arbetsplatsens förutsättningar Rivningsplan för objektet Hantering av avfall mm Hur ev. avvikelser, ändrings- och tilläggsbeställningar skall hanteras Beroende på den roll som 101 har i aktuellt uppdrag anlitas underentreprenörer exempelvis för markarbeten, mer omfattande saneringsarbeten, konsulter för mätningar och provtagningar. En preliminär tidsplan upprättas som underlag för avstämning med kund. Aktuella underleverantörer kontaktas. Framtagning görs av projektspecifika planer (kvalitets-, miljö-, arbetsmiljö-, tids-, kontrolloch betalningsplan). Kompletterande anmälan till AV för asbestsanering. Tid- och resursplan: • produktionsplan med rullande veckoplaner • organisationsplan • avfallscontainrar • maskinplan • arbetsdispositionsplan Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 41 • inköps- och leveranstidplan Alla dokument knutna till ett uppdrag/projekt märks. Dokumenten förvaras och arkiveras per uppdrag eller projekt. För större projekt upprättas projektpärm och projektmapp på dator. Kvalitets- och miljöplan upprättas för större uppdrag eller om kunden så önskar. Alla som deltar i uppdraget skall vara väl förtrogna med de uppdrag som skall utföras samt tillhörande kvalitets- och miljökrav. 4. Förberedelser Beställning görs av transporter och containers. Avtal finns med avfallstipp. Etablering av byggarbetsplats görs genom inhägnad, skyltning och skyddsrond. Eventuell inhyrning av utrustning och personal är ett resultat av projektplaneringen. Avfallscontainrar beställs per uppdrag/projekt och leverans planeras så att arbetet kan genomföras enligt plan. Transportörer inhyrs utifrån behov för transport av farligt avfall. Vid val av underleverantörer sker en bedömning från kommersiell, teknik och lämplighet från kvalitets- och miljösynpunkt. Godkännande av underleverantör: • Tidigare erfarenheter av samarbete • Enligt blankett för leverantörsbedömning Vi har en förteckning i affärssystemet över godkända underleverantörer som är kvalitetspåverkande för verksamheten. Se styrande dokument. Detaljplanering av uppdraget Uppdraget detaljplaneras genom beskrivning av: • • • • • • • • • ingående rivningsmoment och efterföljande arbete tidsplan ekonomi vilken personal som skall utföra vad, bemanningsplan kvalitetsplan för uppdraget uppdateras liksom kontrollplan plan för samverkan med underleverantörer, gränsdragningslista säkring av tillgång till speciell utrustning hantering, skydd och förvaring av materiel och utrustning på arbetsplats personalutrymmen Projektledare sammanställer och iordningsställer projektdokumentationen. För större uppdrag som utförs på byggarbetsplats förs dagbok. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 42 I dagboken antecknas för varje arbetsdag: • • • • • • • • vilka som deltagit i arbetet pågående arbeten avslutade arbeten besiktningar ändrings- och tilläggsarbeten egenkontroller framtagen dokumentation ev. avvikelser/händelser 5. Eget startmöte Före start av rivning samlas medarbetarna som skall medverka i genomförandet. Även beställare kan delta för att redovisa krav/förväntningar på det material som ska omhändertas. Under startmötet diskuteras arbetsmetoder, kritiska punkter, arbetsorganisation och arbetsmiljö. Samtliga medarbetare tar del av arbetsmiljöplan för byggarbetsplats samt kvalitets- och miljöplan för uppdraget. 6. Rivning och markåterställning Rivning sker enligt följande: 1. Sanering görs av farligt avfall t ex asbest, PCB, elektronikskrot, olja mm. Sanering av asbest och PCB för endast utföras av särskilt kvalificerad personal. Allt farligt avfall som är tillgängligt demonteras och bortforslas innan övrig selektering sker. 2. Selektiv rivning; manuell demontering av materialslag under löpande sortering Manuellt, med handmaskiner demonteras övrigt material/stomkomplettering under löpande sortering i fraktionerna återanvändbart material/varor, brännbart material, återvinningsbart material och deponi. 3. Stomrivning/förädling med grävmaskin och hydrauliska tillbehör Stomrivning sker med grävmaskin, vanligtvis försedd med skopa. 4. Avslutning Iordningsställande av mark och borttransport av avfall, återvinningsbart material samt utrustning. Förberedelse av arbetet Det åligger ansvarig Platschef att tillse att aktuell arbetsplats är tillgänglig för arbete och att erforderliga skyddsanordningar finns och är godkända innan arbetet påbörjas. I det fall omfattande arbete skall utföras skall personalutrymmen mm anordnas. Vår personal kan börja sin arbetsdag utifrån företagets lokaler eller från etablerad byggarbetsplats. Detta klargörs för respektive uppdrag. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 43 Arbetsledaren ansvarar för tillgång till maskiner, utrustning, avfallscontainrar och transporter för genomförandet av uppdraget. Hantering och förvaring av rivningsmaterial och schaktmassor/byggavfall All återvinningsbar materiel sorteras utifrån kommunala riktlinjer. Farligt avfall avskiljs och lagras på avsedd plats. Rivningsmaterial/avfall och utrustning hanteras och förvaras på ett sådant sätt att det inte skadas eller påverkas av miljön. Farligt avfall eller schaktmassor särskiljs och märks upp med eventuella fel och placeras på särskild plats. Containrar med byggavfall mm transporteras bort till av kommunen anvisade platser. Metallmaterial mm som går till återvinning transporteras till återvinningsföretag eller till plats som kund anvisat. Rivnings- och håltagningsarbete Arbetet utförs av respektive medarbetare eller lag av medarbetare enligt arbetsorder eller uppgift fördelad av platschef. Uppdragsbeskrivning/-dokumentation för uppdraget är styrande dokument. Egenkontroller genomförs under arbetet liksom de i kontrollplanen fastställda kontrollerna. Varje medarbetare ser till att hanteringen av maskiner och material inte vållar risk för andra på arbetsplatsen arbetande personer eller tredje part. Var och en ansvarar för god ordning och städning av arbetsplats. Möten under projektet Morgonmöte Morgonmöte med arbetsledningen för att klara ut eventuella oklarheter samt fördelning av arbetsuppgifter. Byggmöten Byggherren kallar till protokollförda byggmöten under entreprenaden. Samordning Samordningsmöten med sido- och underentreprenörer hålls och protokollförs. Startmöte med entreprenörer Nya entreprenörer informeras om aktuella uppgifter som vid startmötet. 8. Kontroller under genomförande Under uppdraget genomförs egenkontroller och kontroller enligt kontrollplan. Dokumentation sker av utförd kontroll av den som utför kontrollen. Besiktning av beställaren kan ske under arbetets gång. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 44 9. Slutbesiktning Uppdraget färdigställs före besiktning. Eventuellt uppkomna avvikelser vid egen slutkontroll åtgärdas. Slutbesiktning genomförs genom beställarens försorg. Produktionschef deltar. Eventuella anmärkningar enligt besiktningsprotokoll åtgärdas inom föreskriven tid. 10. Avslutande av uppdrag Uppdraget avslutas genom att arbetsplats iordningsställs. Projekthandlingar sammanställs. Projektledare kontaktar kund för inhämtande av kundreaktioner på uppdragets genomförande. Internt uppföljningsmöte genomförs för projektet för att utvärdera det egna arbetet samt ta tillvara uppkomna avvikelser och förslag till förbättringar. Minnesanteckningar skrivs och lämnas till företagsledning. Uppdraget gentemot kund är nu avslutat. Uppdragshandlingar förvaras samlade intill dess garantitid har upphört. 7.3.2 Kvalitetsmål Kvalitetsmål för rivningsprocessen är: • • • dokumenterade kvalitetskontroller enligt kontrollplan noll fel vid slutbesiktning innehållen leveranstid enligt ursprunglig beställning eller ny avtalad leveranstidpunkt Uppföljning av processmål sker vid projektets interna uppföljningsmöte. 7.3.3 Processens miljöprestanda Avfallshantering Byggavfall källsorteras och omhändertas på byggarbetsplats enligt kommunala riktlinjer. Buller Uppdraget genomförs inom gällande riktlinjer för buller på byggarbetsplats. Energiförbrukning Under entreprenaden används bygg-el under arbetstid. Eldrivna maskiner stängs av då de inte används. Inget oljespill Entreprenadmaskiner tankas på externa bensinstationer. Diesel medtas i portabla tankar när så behövs. Tankning sker utan oljespill. Absorberande medel finns att tillgå. Vid oljespill skrivs avvikelserapport eller anteckning görs i byggdagbok. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 45 Kemisk-tekniska produkter Alla maskinförare har kännedom om hur förvaring och hantering av kemiska produkter och drivmedel skall förvaras och hanteras. Riktlinjer framgår av produktens märkning och säkerhetsdatablad. 7.2.4 Arbetsmiljöplan Byggarbetsplats Arbetsmiljöplan för byggarbetsplats upprättas när vi är ansvariga för Byggarbetsplatsen. Skyddsronder genomförs och dokumenteras i protokoll eller byggdagbok. 7.2.5 Avvikelser Avvikelser dokumenteras på blankett Avvikelse/ÄTA och lämnas till ansvarig chef. Avvikelser behandlas på byggmöte för fastställande av ÄTA. 7.2.6 Möten Startmöte Före uppdragets start samlas alla medarbetare som skall delta i genomförandet. Även byggherre/beställare, byggledare och projektörer kan delta för att redovisa krav/förväntningar på objektet. Under startmötet diskuteras arbetsmetoder, kritiska punkter, arbetsorganisation och arbetsmiljö. Samtliga medarbetare tar del av kvalitetsplan, miljöplan och arbetsmiljöplan för byggarbetsplats. Startmöte med underentreprenörer Nya underentreprenörer informeras om aktuella uppgifter som vid startmötet. Byggmöten Byggherren kallar till protokollförda byggmöten under entreprenaden. Samordning Samordningsmöten med sido- och underentreprenörer hålls och protokollförs. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 46 7.4 Maskinuthyrning Maskinuthyrning innebär uthyrning av maskin med förare. Arbetsorder Beställning Maskinist/arbetsledaren kontaktar kund för avstämning av tid för genomförande Dokument: Arbetsorder Avstämning med kund Överenskommen tid läggs in i planeringen. Planering Genomförande Beställning mottas muntligt och AO upprättas. Arbetsledare avdelar personal för uppdraget. Dokument: Arbetsorder Arbetsorder Maskinist utför maskinarbete utifrån arbetsorder och kompletterande uppgifter från kund Dokument: Arbetsorder Kontroller Rapportering Fakturering Arbetsorder Faktura Ansvarig: Maskinist Uppdraget redovisas genom inlämning av Arbetsorder till administrationen. Ansvarig: Administrationen fakturerar kund Dokument: Faktura Ansvarig arbetsledare för uppdraget genomför uppföljning gentemot kund. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 47 7.5 Verksamhetsförutsättningar 7.5.1 Maskin och förare För att genomföra sanerings- och markentreprenader tillhandahåller Håkans Entreprenad AB yrkeskunnig personal, entreprenadmaskiner anpassade för olika typer av uppdrag. Vid erbjudande av tjänster avvägs tid för genomförande utifrån tillgång till personal och maskiner. Beroende på typ av uppdrag tydliggör Håkans Entreprenad AB:s organisation, ansvar och befogenhet. Personalens yrkeskompetens finns dokumenterad och samlad hos personalansvarig. 7.5.2 Arbetsplats Håkans Entreprenad AB har egna lokaler i Brålanda. Här finns lokaler för kontor, verkstad, lager och personalutrymmen. Verksamhetsmiljön för våra medarbetare påverkas av aktuell årstid och om arbetet bedrivs inomhus eller utomhus. Arbetsmiljön präglas av buller, damm och vibrationer beroende på typ av arbetsmoment som genomförs av oss eller andra entreprenörer. Vind, regn och temperaturväxlingar påverkar förutsättningarna för genomförande av olika typer av uppgifter. I de fall vi är totalentreprenör eller generalentreprenör för ett uppdrag ansvarar vi för iordningsställande av byggarbetsplats. 7.5.3 Hantering av material och avfall I många uppdrag ansvarar vi för borttransport av återanvändbart material, schaktmassor mm. Vi tar tillvara begagnat byggmaterial när så är möjligt inom ramen för ett kretsloppstänkande. 7.5.4 Utrustning Vi tillhandahåller maskiner och utrustning för markentreprenader. Utrustningar väljs med beaktande av miljöaspekter. Utrustning för att genomföra uppdrag hyrs även in efter behov. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 48 8. Verkstad 8.1 Service och reparation I vår egen verkstad utförs service och småreparationer på egna fordon. Större reparationer utförs på märkesverkstäder. Underhåll och service inplaneras utifrån behov eller utifrån fordonsjournaler som förs för respektive fordon. I journalen noteras utförd service mm. För reparationer anlitas auktoriserad verkstad. För att klara servicenivån har verkstaden ett förråd med frekventa reservdelar och förbrukningsmateriel. Verkstaden utför även däckbyten. Kontroller utförs regelbundet av bärande, drivande fordonsdelar. Bromsar kontrolleras avseende slitage och eventuella skador. Funktionsprov görs på fordonets säkerhetsanordningar. Arbeten i verkstaden beskrivs översiktligt med följande process. Servicebehov uppstår akut eller är ett planerat servicetillfälle Servicebehov 1. Planering av service Plan 2. Underhåll och service Ansvarig: Verkstad Dokument: Planeringstavla/Planeringsbok Ansvarig: Verkstad Dokument: Servicebok för aktuellt fordon 3. Kontroller 4. Dokumentation Fordonsjournal Ansvarig: Verkstad Dokument: Fordonsjournal uppdateras Servicebehov tillgodosett 1. Planering av service Återkommande service inplaneras av verkstaden tillsammans med kontoret. Avhjälpande service avropas av chaufförer/maskinförare. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 49 En löpande planering finns för verkstadens verksamhet omfattande service och underhåll. Under vår och höst inplaneras särskilda tidpunkter för däckbyten. Underlag för planeringen är aktuell körsträcka eller maskintid för de olika fordonen samt inkommande avrop om service. Målsättningen för verkstaden är att minimera stilleståndstiden för fordonet. Innan fordonet tas in på verkstaden skall arbetet vara planerat och förberett så att stilleståndstiden för fordonet begränsas. Materiel och reservdelar tas från eget reservdelslager eller beställs enligt våra avtal med aktuella leverantörer. Inköp av materiel, utrustning och tjänster sker med beaktande av miljöhänsyn. I det fall det rör sig om större reparationer stäms detta av med företagsledningen. 2. Service och underhåll Arbetet utförs i egen serviceverkstad. Arbetet utförs av kvalificerad personal. Vid genomförande av service tillämpas gängse underhålls- och servicerutiner för aktuella fordon. Servicehandböcker finns att tillgå för aktuella fordon. 3. Kontroller Under service och underhållsarbetet genomförs verifieringar för att se att tekniska prestanda uppfylls. Vidare utförs funktionskontroller av fordonet utifrån krav på trafiksäkerhet och bra köregenskaper. Kontroller av chassin mm innebär kontroll av bärande och drivande delar samt bromsar avseende slitage och eventuella skador samt funktionsprov av säkerhetsanordningar. All materiel och utrusning hanteras och förvaras på ett sådant sätt att de inte skadas, försämras eller påverkas av miljön. 4. Dokumentation Utförd service och underhåll dokumenteras i fordonsjournal. 8.2 Verkstadslokal och utrustning Verkstadslokalen innehåller utrymme för underhåll och service av maskiner och fordon. Här finns godkända anordningar för anslutning av avgassystem och golvbrunnar med oljeavskiljare. Lokalerna är även försedda med utsug över arbetsområdet. Lokalerna har smörjgrop som möjliggör arbete under fordon. Vidare finns utrustning för svetsarbete samt för balansering av däck. En rad utrustningar och maskiner finns i verkstaden, se maskinförteckning. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 50 8.3 Förråd I anslutning till verkstaden finns ett mindre förråd av däck, reservdelar samt kemisk-tekniska produkter. Däck förvaras även utomhus i en container. Förrådet redovisas manuellt och inventeras inför bokslut. Verkstaden beställer olja och reservdelar efter behov. 8.4 Kvalitetsmål Kvalitetsmål för processen är noll fel vid slutkontroll respektive besiktning. Uppföljning sker av ansvarig chef. 8.5 Miljörutiner Avfallshantering Allt avfall källsorteras. Hantering av kemisk-tekniska produkter Hantering och förvaring av kemisk-tekniska produkter sker enligt produktens säkerhetsdatablad. . Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 51 9. Dokumentstyrning 9.1 Tillgång till rätt dokument Dokumentstyrningen säkerställer: • • att giltiga dokument används vid utförande av kvalitets- och miljöpåverkande aktiviteter. att specificerande dokument granskas och godkänts före användning Dokumenten kan finnas i elektronisk form eller i pappersform. Det är allas ansvar att kontrollera att rätt dokument används i verksamheten respektive tillhandahålls till våra underleverantörer. 9.2 Specificerande/styrande dokument För att genomföra vår verksamhet finns en rad specificerande/styrande dokument. De klargör lagar och föreskrifter, krav samt riktlinjer för oss. Specificerande dokument kan vara externt fastställda såsom lagar och föreskrifter. Därutöver fastställer vi egna specificerande dokument för vår verksamhet. Exempel på specificerande dokument är: - lagar och föreskrifter Mark AMA kundkrav mallar och blanketter Våra specificerade dokument finns förtecknande med placering eller sökväg, se bilaga 2. Förteckningen uppdateras löpande. Av förteckningen framgår dokumentets version eller datum för fastställande. Fastställande av specificerande dokument handläggs enligt följande: - förslag lämnas till företagsledning/ledningens representant för kvalitet - dokumentet granskas - VD fastställer dokumentet - Handboken uppdateras - Information om nytt dokument i organisationen samt gallring av upphävt dokument Vi dokumentstyr handbok, checklistor, blanketter mm genom att i dokumentets sidfot ange datum för godkännande. Ändringar i text markeras t ex genom streck i kanten, färg eller med kursiverad stil. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 52 9.3 Redovisande dokument Redovisande dokument upprättas för att redovisa genomförd verksamhet. De visar även tillämpningen av kvalitets- och miljöledningssystemet. De är ett verifikat på att systemen tillämpas. Exempel på redovisande dokument är: • inköpshandlingar • fakturor • protokoll från byggmöten Våra redovisande dokument och dess placering och arkiveringstid, se bilaga 3. 9.4 Projektpärmar För större uppdrag upprättas projektpärmar enligt mall som finns på kontoret/server. Alla projekt förses med projektnummer/projektnamn. Alla dokument tillhöriga ett projekt märks med projektnummer/projektnamn. I projektpärmarna förvaras projektets specificerande och redovisande dokument. 9.5 Uppföljning av gällande lagrum Vi bevakar aktuella lagar och föreskrifter samt byggnormer genom uppföljning på webben samt genom medlemskap i branschorganisation. Uppföljning av tillämpliga lagrum sker minst en gång per halvår. Ledningens representant för kvalitet sammanställer aktuella nya författningar tillämpliga för verksamheten och informerar företagsledningen. Aktuella nya författningar framtas som underlag för beslut om åtgärd av företagsledningen. Information om nya lagar och föreskrifter behandlas vid ledningsgruppsmöte och noteras i minnesanteckningar. Ansvarig chef informerar medarbetare. Förteckningen över specificerade dokument uppdateras. Utvärderingen av hur organisationen uppfyller lagar och andra krav sker två gånger per år och framgår av plan för interna revisioner. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 53 9.6 Arkiv Vi arkiverar handlingar enligt Bokföringslagens krav samt enligt fastställda arkiveringstider, se förteckning redovisande dokument. I pappersarkiv förvaras: - ekonomiska handlingar; bokföring, fakturor mm - personalhandlingar - ritningar Elektroniska dokument förvaras på vår server. Gallring av dokument i arkiven sker enligt fastställda arkiveringstider, se bilaga 3. 9.7 IT-stöd De programvaror som används i verksamheten framgår av Bilaga 4. Back-up tas varje dag/vecka. Back-up förvaras i säkerhetsskåp eller på annan plats. Bärbara datorer som används utanför våra lokaler hanteras så att inte dator eller information som finns på datorn kommer i obehörigas händer. Respektive användare av bärbar dator ansvarar för att back-up tas med lämpliga intervall. Virusskydd finns installerat på företagets datorer. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 54 10. Inköp 10.1 Inköpspolicy Tillgången på materiel kan vara en avgörande faktor för entreprenadverksamheten. Rätt materiel vid rätt tidpunkt och plats är därför en kritisk kvalitets- och miljöfråga. För att säkra tillgången till materiel arbetar Håkans Entreprenad AB med flera leverantörer. Betydelsen av tillförlitliga materielleveranser och tillgång till andra tjänster från samverkande underleverantörer kan inte nog betonas. 10.2 Upphandling Vid val av leverantör av materiel och utrustning samt leverantörer av tjänster sker en bedömning ur kommersiell och teknisk lämplighet samt ur kvalitets- och miljösynpunkt. Val av materiel görs efter aktuella materialkrav och miljökrav samt tillgänglighet. Alla beställningar av materiel och tjänster görs skriftligt. Av inköpshandlingen skall framgå: - vara/tjänst mängd kvalitet leveranstidpunkt pris Inköpsansvarig inköper utifrån materialplan. 10.3 Leverantörsbedömning Leverantörsbedömning görs utifrån kriterierna: - pris kvalitet leveranssäkerhet tillgänglighet miljö Leverantörsbedömningen syftar till att få en uppfattning om leverantörens förmåga. Dokumentation sker på blankett Leverantörsbedömning. En gång per år görs en samlad genomgång av våra leverantörer. Underlag för bedömningen är Leverantörsbedömning samt uppkomna avvikelser under året. Uppföljningssamtal med leverantören genomförs utifrån behov. Förteckningen över godkända leverantörer i affärssystemet uppdateras och fastställs. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 55 Håkans Entreprenad AB ställer krav på: • att varor uppfyller specifikation, levereras vid avtalad tidpunkt och i rätt mängd • att tjänster utförs enligt avtalat utförande och tid • att leverantören har rutiner för att hantera avvikelser och arbetar förebyggande • att leverantören har ett eget kvalitetsarbete/kvalitetsledningssystem • att leverantören har ett eget miljöarbete/miljöledningssystem Leverantörsbedömningen syftar till att få en uppfattning om leverantörens förmåga. Dokumentation sker på blankett Leverantörsbedömning. I vårt affärssystem har vi en förtecknig över våra godkända leverantörer som är kvalitets- och miljöpåverkande för verksamheten. 10.4 Mottagningskontroll Vid mottagning av gods kontrollerar vi antalet varor och deras märkning mot följesedel. Kontroll görs även av om godset har synliga skador. Mottagande och godkännande sker genom signatur på fraktsedel. Vid skador på gods antecknas detta på fraktsedeln av den som mottar godset därefter ska även chauffören signera fraktsedeln. Vid avvikelser rapporteras det till inköpsansvarig som kontaktar berörd speditör eller leverantör. 10.5 Anlitande av underentreprenörer I det fall uppdraget kräver anlitande av underentreprenörer, är det projektledarens ansvar att säkerställa, att underentreprenör har full kännedom om de krav som beställaren respektive Håkans Entreprenad AB har på uppdragets genomförande. I verksamheten anlitas såväl underentreprenörer för specifika uppdrag samt inhyrd personal som resursförstärkning. Vid anlitande an underentreprenör preciseras uppdraget och ansvar. Underentreprenörer har personalansvar och levererar uppdrag. Vid inhyrning av personal anlitas företag som behåller personalansvar och vid frånvaro tillhandahåller ersättare. Krav på att personalen är kvalificerad för de uppgifter som de skall utföra samt kan utföra uppgifterna så att de uppfyller kundkrav och branschstandard. I det fall uppdraget kräver anlitande av underentreprenör eller inhyrning av personal, är det projektledaren som säkerställer underentreprenör respektive inhyrd personal har full kännedom om de krav som beställaren respektive Håkans Entreprenad AB har på uppdragets genomförande och slutresultat. Vid leverans från underentreprenör kontrolleras att underentreprenörens kvalitetsplan och miljöplan uppfyller de krav som uppställts i inköpshandling. Vid anlitande av underentreprenör kontrolleras leverantörens innehav av F-skattesedel. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 56 11 Utrustning, verktyg och instrument 11.1 Utrustning För genomförande av entreprenaduppdrag använd en rad utrustningar såsom t ex: • • • • • • • • grävmaskiner hjullastare lastbilar släp rivning/sorteringsgrip hydraulhammare betongpulveriserare träkross Utrustning inhyrs efter behov. 11.2 Personlig skyddsutrustning Den personliga skyddsutrustningen består av: • hjälm • hörselskydd • munskydd • knäskydd • arbetsskor • skyddskläder • regnkläder • varselkläder Masker mm Medarbetare ansvarar för att personlig skyddsutrustning finns att tillgå innan arbetsmomentet påbörjas. 11.3 Säkerhetsutrustning Respektive medarbetare ansvarar för att nödvändig säkerhetsutrustning för att genomföra uppdrag finns att tillgå innan arbetsmomentet påbörjas. I det fall arbetet utförsmed risk för ras e dyl. är det arbetsledningens ansvar att se till att arbetsplatsen har säkerhetsutrustningar, så att arbetet kan utföras på ett säkert sätt. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 57 11.5 Mätutrustning Där så är fastställt skall mätutrustning som används i verksamheten kalibreras med regelbundna intervall. Efter kalibrering märks godkänd mätutrustning och inte godkänd mätutrustning avlägsnas. Varje mätdon och mätutrustning är registrerad och märkt med identitetsnummer. Kalibrering sker enligt fastställd instruktion per mätdon, se bilaga 2 styrande dokument. Kalibreringsjournal förs av vilken framgår kalibreringsintervall, kalibreringsstatus samt vem som utför kalibreringen. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 58 12. Materialhantering 12.1 Identifikation och spårbarhet Materiel är märkt av tillverkare eller grossist med artikelnummer som gör dem identifierbara. Märkningen kan ibland förekomma endast på emballage. För kemisk-tekniska produkter finns märkning och varuinformationsblad/säkerhetsfaktablad av vilket det framgår hur produkten skall hanteras. Saknas det identifikation skall materiel kunna identifieras av kunnig yrkesman i annat fall hanteras materielen som en avvikelse. I det fall kemisk-tekniska produkter fördelas i andra än originalförpackningar skall dessa märkas med den information som framgår av originalförpackningens märkning. Produktinformation skall alltid följa produkten. 12.2 Förråd Förråd ute på byggarbetsplats Större materiel förvaras på avsedd plats fastställd för byggarbetsplatsen enligt arbetsdispositionsplan. Låsta förvaringscontainrar används som förråd ute på byggarbetsplatsen. Eget utrustningsförråd Utrustning finns i eget utrustningsförråd. Materielen är placerat utifrån aktuell dimension och produktslag. Hantering All materiel och utrustning hanteras så att den inte kommer till skada. När skada uppstår på materiel och utrustning markeras detta på materiel/utrustningen och placeras på särskilt ställe. Kontakt tas med ansvarig projektledare som beslutar om åtgärd. Inkurant materiel eller produkter Inkurant material märks upp och placeras på särskild plats. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 59 12.4 Underhåll av maskiner och utrustning Underhåll av maskiner och utrustning sker löpande. Aktuellt underhåll för maskiner och utrustningar baseras på maskinens manual/journal samt drifttid. I våra egna verksamhetslokaler finns en serviceplats för service av maskiner och annan utrustning. Daglig service av maskiner och fordon såsom rengöring, kontroll av olja, luft, kylarvätska och dylikt sköts av den medarbetare som använder fordonet/maskinen. 12.5 Kemisk-tekniska produkter Uppdragen innebär användande av olika kemisk-tekniska produkter i utförandet av uppdragen. De kemisk-tekniska produkterna är valda med hänsyn tagen till miljöaspekter. Exempel på kemisk-tekniska produkter som används inom verksamheten är olika typer av tätningsmassor, smörjoljor och bilvårdsprodukter. De kemisk-tekniska produkterna hanteras och används så att spill och läckage undviks. Halvfulla förpackningar respektive överblivna förpackningar återlämnas till kontoret efter genomfört uppdrag. Under uppdragets genomförande finns särskild plats för förvaring av kemisk-tekniska produkter. 12.6 Hantering av avfall Vår verksamhet genererar byggavfall i form av schaktmassor mm. Avfall sorteras och omhändertas enligt kommunala riktlinjer. Rutiner för identifiering och omhändertagande av farligt avfall finns. Vid transport av farligt avfall används speditörer med tillstånd för transport av farligt avfall. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 60 13. Agerande vid nödläge Håkans Entreprenad AB har vidtagit åtgärder för att minimera risker för oförutsedda händelser som kan medföra risker för människor. Identifierade risker: • Personskada – Se Checklista vid arbetsplatsolycka • Brand Brandsläckningsutrustning finns installerad i våra egna lokaler. Brandsläckare och första hjälpen finns även på byggarbetsplats och i egna verksamhetslokaler. Kunskap finns i Första hjälpen och första hjälpen insatser. Första hjälpen tavlor finns uppsatta i egna lokaler och i personalbod på byggarbetsplats. Kontakt tas med Räddningstjänsten. Ring 112 • Oljespill I fordon finns tillgång till absorberande material vid t ex oljespill. Kontakt tas med Räddningstjänsten. Ring 112 • Inbrott Lokalerna är försedda med godkända lås. Vid inbrott kontakta polis. Ring 112 • Virusangrepp Virusskydd finns installerat på våra datorer och uppdateras löpande. Program-CD och back-up finns tillgängliga så snabb nyinstallation kan genomföras. Vid tekniska incidenter på maskiner kontaktas ansvarig chef. Vid incidenter kommer personsäkerheten i första hand. Närvarande personer på plats vidtar åtgärder utan att öka sina egna risker så att skadan kan begränsas. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 61 14. Administration 14.1 Ekonomiadministration Leverantörs-, kundfakturor, krav och grundbokföring handläggs av företagets administrativa personal, kontaktperson Ekonomichef Gunilla Ström. Övriga redovisningstjänster köps av Revisionsfirman Ernst & Young AB. Prislistor eller kundavtal är styrande för fakturering av materiel och tjänster. Fakturering sker efter inlämnad tidsredovisning och materielsedlar. Som underlag för fakturering gentemot kund används även arbetsorder/projektredovisning. Inköpen av materiel och utrustning genererar en rad leverantörsfakturor. Uttag ur egna lager noteras på arbetsorder/serviceorder eller materielsedel. Leverantörsfaktura registreras Arbetsorder Projekt Leverantörsreskontra Kundfaktura skrivs och sänds ut Materielsedel Följesedlar Betalning Kundreskontra Betalningsövervakning Fakturering av entreprenad utförs enligt betalplan Tillkommande arbeten faktureras separat. I det fall oklarhet finns i underlaget för fakturering kontaktas ansvarig chef. . 14.2 Personaladministration Med varje medarbetare finns anställningsavtal och befattningsbeskrivning. Alla anställda framgår av personalförteckning. Av denna framgår aktuell tjänst som personen innehar samt utbildning, certifikat e. dyl. För de personer som framför företagets fordon/maskiner framgår att personen innehar körkort och andra förarbevis. Aktuell anhöriglista finns förvarad på kontoret. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 62 13.3 Rehabilitering Rehabilitering står för alla de insatser som behövs för att den som drabbats av sjukdom ska få tillbaka sin arbetsförmåga. Arbetsgivaren skall se till att rehabiliteringsåtgärder kommer igång såsom: - anpassning av arbetsplats arbetshjälpmedel ändrade arbetsuppgifter omplacering ändrade arbetstider arbetsträning utbildning Försäkringskassan ansvarar för att göra en rehabiliteringsutredning. 14.4 Olyckor, ohälsa och tillbud Om en personskada har inträffat skall personen tas om hand och man skall se till att den kommer under vård. Om olycksfall eller annan skada har lett till svårare personskada ska arbetsgivare underrätta Arbetsmiljöverket i det distrikt där arbetsstället ligger. Arbetsskador skall anmälas till Försäkringskassan. Skador under resor till och från arbetet anmäls till Försäkringskassan. Om skadan uppstått under arbetstid gäller också skyldighet att anmäla till Arbetsmiljöverket. Arbetsgivaren skall utreda orsakerna till ohälsa och allvarliga tillbud i arbetet. Om de förebyggande åtgärder som behövs inte genomförs omedelbart ska de föras in i en skriftlig handlingsplan. Tillbud och händelser med våld eller hot om våld ska dokumenteras och utredas oavsett om de är allvarliga eller inte. Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 63 Bilaga 1 Handlingsprogram miljö 2009 Handlingsplanen upptar aktiviteter för att möjliggöra uppfyllande av satta miljömål. UTBILDNING Under året kommer utbildning att ske i standarden ISO 14001:2004 och tillämpliga lagkrav. Behov av ytterligare utbildning och information identifieras genom ny lagstiftning. Ansvarig: VD Miljömål – Miljöfordon Vid inköp av nya fordon skall miljöaspekter beaktas och miljöfordon väljas där så är möjligt. Inför inköp av fordon kartläggs alternativa fordon med beaktande av miljöaspekter. Ansvarig: VD Miljömål – Källsortering av avfall För alla typer av avfall tillämpas källsortering utifrån kommunala riktlinjer. Vid arbete ute på byggarbetsplats klarläggs förutsättningar för källsortering. Om vi har ansvar för byggarbetsplatsen etableras kärl för olika avfallsfraktioner. Transport av avfall sköts av oss eller anlitade tranportörer. Vid mindre arbeten tas avfall med till kärl för avfall i anslutning till våra egna lokaler. Avfall lämnas även till kommunal avfallsstation. Rutiner finns för hantering av farligt avfall enligt kommunala riktlinjer. Ansvarig: VD Miljömål – Kemikalieförteckning Under 2009 upprättas kemikalieförteckning med tillhörande säkerhetsdatablad. Kemikalieförteckningen upprättas och förvaras för olika typer av arbetsplatser såsom verkstad och byggarbetsplats. Ansvarig: VD Miljömål – Reach Under 2009 klargörs för vilka produkter som vi skall överlämna säkerhetsdatablad till kund. Ansvarig: VD Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 64 Miljömål – Underentreprenörer med miljöarbete Anlitande av entreprenörer sker per projekt men flera är återkommande entreprenörer. Upphandlingen av entreprenörer sker utifrån rekommendationer och egna erfarenheter av samarbete. Under 2009 införs dokumenterade leverantörsbedömningar innefattande krav på eget miljöarbete. Godkända entreprenörer införs i förteckning godkända leverantörer. Vid arbetsstart av uppdrag åligger det ansvarig projektledare att informera om aktuella miljörutiner. Ansvarig: VD Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 65 Bilaga 2 Specificerande/styrande dokument Sökväg Lagar och föreskrifter 1. Allmänt AB 04, Allmänna bestämmelser för byggnads-, anläggnings- och www.byggtjanst.se installationsentreprenader ABT 06 Allmänna Bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, www.byggtjanst.se anläggnings- och installationsentreprenader AB-U 04 Allmänna Bestämmelser för underentreprenader i www.byggtjanst.se utförandeentreprenader AMA Anläggning 07 AML, Arbetsmiljölagen SFS 1977:1160 Förordning om batterier SFS 1997:645 Förordning om transport av farligt gods, SFS 2006:311 Lag om transport av farligt gods, SFS 2006:263 Miljöbalk (SFS 1998:808) www.byggtjanst.se www.regeringen.se www.regeringen.se www.regeringen.se www.regeringen.se www.regeringen.se 2. Standarder SS-EN ISO 9001:2008 www.sis.se SS-EN ISO 14001:2004 www.sis.se 3. Kemiska produkter Kemikalieinspektionens föreskrifter om kemiska produkter och biotekniska organismer (KIFS 2008:2) Kemikalieinspektionens föreskrifter om klassificering och märkning av kemiska produkter (KIFS 2005:5) Begränsningsdatabasen (ersatt tidigare Begränsningslista) 4. Brandfarliga varor Lag om brandfarliga och explosiva varor (SFS 1988:868) Förordning om brandfarliga och explosiva varor (SFS 1988:1145) 5. Avfall www.kemi.se www.kemi.se www.regeringen.se www.regeringen.se Avfallsförordning (SFS 2001:1063) Naturvårdsverkets föreskrifter om transport av avfall(NFS 2005:3) Håkans Entreprenad AB Fastställd av: www.kemi.se www.regeringen.se www.naturvardsverket.se Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 66 Sökväg Lagar och föreskrifter 7. Föreskrifter Arbetsmiljöverket AFS 2006:04 Användning av arbetsutrustning AFS 2000:42 Arbetsplatsens utformning AFS 2006:01 Asbest AFS 2003:06 Besiktning av lyftanordningar och vissa andra anordningar AFS 1998:01 Belastningsergonomi AFS 2005:16 Buller AFS 2008:16 Byggnads och anläggningsarbete AFS 2001:14 Gasflaskor AFS 1994:48 Maskiner och andra tekniska anordningar AFS 1980:14 Psykiska och sociala aspekter på arbetsmiljön AFS 1981:14 Skydd mot skada genom fall AFS 1981:15 Skydd mot skada genom ras AFS 2001:01 Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 1997:11 Varselmärkning och varselsignaler på arbetsplatser AFS 2005:15 Vibrationer Tillstånd Tillstånd för yrkestrafik(1998:490) Länsstyrelsen Västra Gotland Dnr 241-60997-2001 Tillstånd 20798 för internationell godstransport På väg i yrkesmässig trafik Tillstånd för transport av farligt avfall Länsstyrelsen Västra Götaland Dnr 562-7882-2008 Tillstånd att hantera asbest vid rivning Arbetsmiljöverket AIGÖ2006/55332 Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Förvaringsplats www.av.se www.av.se www.av.se www.av.se www.av.se www.av.se www.av.se www.av.se www.av.se www.av.se www.av.se www.av.se www.av.se www.av.se www.av.se Utfärdat Gäller Kontor 2002-03-08 Tills vidare Kontor 2008-10-29 2013-10-28 Kontor Fordon 2008-02-11 Tills vidare Kontor 2007-02-23 I hela Sverige T o m 2009-12-31 Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 67 Internt fastställda styrande dokument Agenda för ledningens genomgång Ansvariga för underhåll av maskiner Arbetsmiljöutredning Checklista vid arbetsplatsolycka Fastställd kompetensmatris Kalibreringsjournal Kundavtal Leverantörsavtal Miljöutredning Plan interna revisioner Projekthandlingar Underhållsplan utrustning Förvaringsplats Mallar och blanketter Avvikelseblankett/ÄTA Avvikelsejournal Kalibreringskort Kalibreringsjournal Kompetensmatris Leverantörsbedömning Plan interna revisioner Förvaringsplats Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Kontor/server Kontor/server Kontor/server Kontor/server Kontor/server Kontor/server Kontor/server Kontor/server Kontor/server Kontor/server Projektledare Kontor Utgåva/version kontraktsdatum Utgåva/version Kontor/server Kontor/server Kontor/server Kontor/server Kontor/server Kontor/server kontraktsdatum Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 68 Bilaga 3 Redovisande dokument Dokument Anbudsförteckning Avvikelserapporter Avslutade kontrakt Bokföringshandlingar Fordonsjournal Kundfakturor Ledningssystem Kvalitet, Miljö och arbetsmiljö Leverantörsbedömningar Leverantörsförteckning Personalhandlingar Projekthandlingar Protokoll från Interna kvalitetsoch miljörevisioner Protokoll från ledningens genomgång Protokoll skyddsronder Tidrapporter Uppföljning av aktuella lagrum Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Förvaringsplats Kontoret Ledningens representant för kvalitet Kontoret Kontoret Verkstad Kontoret Ledningens representant för kvalitet Kontoret Kontoret Kontoret Projektledare/arkiv Ledningens representant för kvalitet Kontoret Kontoret Kontoret Kontoret Arkiveringstid Uppdateras löpande 2 år 10 år 10 år Under fordonets livslängd 10 år 4 år 2 år Under anställningstid 2,5 år 2 år 2 år 2 år 1 år Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 69 Bilaga 4 IT-Stöd Programvara Håkans Entreprenad AB Fastställd av: Typ av program/system Affärssystem Lönesystem Ordbehandling Kalkyl Säljstöd Virusskydd Utgåva/version Handbok Kvalitet och Miljö Fastställd: 2009-03-18 Ersätter handbok daterad: 2009-02-17 © QiM AB – Håkans Entreprenad AB 70
© Copyright 2024