Avrop - E-Förvaltningsstödjande tjänster 2010
Förfrågningsunderlag 2014-07-04 Upphandlande organisation Upphandling Länsstyrelsen i Stockholms län Avrop Serviceportal Caroline Paues 115-22722-2014 Sista anbudsdag: 2014-08-12 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 1. Anbudsinbjudan 1.1. Allmän information 1.1.1. Inbjudan Härmed inbjuds leverantörer att inkomma med anbud gällande avrop från det statliga ramavtalet E-förvaltningsstödjande tjänster 2010 (dnr 93-69-09). Avropet avser en serviceportal till Länsstyrelsernas it-enhet. 1.1.2. Information om upphandlande myndighet Länsstyrelsen är en statlig myndighet som finns nära människorna i varje län. Länsstyrelsen är en viktig länk mellan människor och kommuner å ena sidan och regering, riksdag och centrala myndigheter å den andra. Länsstyrelsen är en myndighet med brett ansvarsområde och arbetar med frågor som rör miljö, natur, arbetsmarknad, kompetensförsörjning, näringsliv, social utveckling, djurskydd, jämställdhet, integration, transporter, infrastruktur och bostäder. Länsstyrelsen ska samordna dessa och andra statliga ansvarsområden för att nå effektiva lösningar för ett hållbart samhälle – där ekonomisk utveckling, miljö och social välfärd förenas. 1.1.3. Information om IT-enheten Länsstyrelserna har på uppdrag av regeringen bedrivit utveckling mot en gemensam och effektiv IT-verksamhet med målet att skapa väl sammanhållna, gemensamma IT-stödda processer. Sedan 1 januari 2009 finns en gemensam IT-enhet för länsstyrelserna med Länsstyrelsen i Västra Götalands län som värdlänsstyrelse för IT-verksamheten. Länsstyrelsernas gemensamma IT-enhet är en egen resultatenhet och styrs på samma sätt som övrig verksamhet. Syftet med IT-enheten är att vara en effektiv och gemensam IT-organisation för alla länsstyrelser. Den gemensamma IT-verksamheten ska leverera ett effektivt IT-stöd till verksamheten samt ge en god service till alla länsstyrelsers verksamheter och medarbetare. Genom en gemensam organisation ges möjlighet för andra offentliga aktörer att få endast en kontaktyta, IT-enheten, när det gäller IT-relaterad verksamhet på länsstyrelserna istället för tidigare med 21 länsstyrelser. Samordning av länsstyrelsernas verksamheter i olika utvecklingsprojekt som genomförs i samarbete med andra offentliga aktörer kan också förenklas genom IT-enheten. Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 1 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 Fr.o.m 2011 har länsstyrelsen i Västra Götaland, IT-enheten även ansvar för gemensam teleteknik för länsstyrelserna. 1.1.4. Bakgrund Grundläggande behov och krav utgår direktiv från landshövdingar och länsråd samt genomförda beställar- och kundundersökningar, och fokuserar på följande områden: - Ökad kundorientering och kundnöjdhet Anpassade och valbara tjänster utifrån kundkrav Uppföljning av kvalitet och kostnader Effektivisering genom standardiserade och automatiserade arbetsrutiner 1.1.5. Omfattning Kravspecifikationen omfattar ersättning av dagens egenutvecklade beställningsportal och användarformulär. Systemet ska kunna integrera med Agresso, Microsoft System Center sviten, AD samt i framtiden även till Visma Proceedo (Statens Servicecenter). 1.1.6. Plats för uppdragets utförande Plats för uppdragets utförande är Länsstyrelsens lokaler i Göteborg, adress Södra Hamngatan 3. 1.1.7. Avtalstid Avtalstiden är 2014-10-01 tom 2017-09-30 med möjlighet till 1+1 års förlängning. 1.1.8. Antal leverantörer Den upphandlande myndigheten har för avsikt att teckna avtal med en leverantör. 1.1.9. Upphandlande myndighet Upphandlingen genomförs av enheten för upphandling och service, Länsstyrelsen i Stockholms län, för Länsstyrelsernas it-enhet, vilka tillhör Länsstyrelsen Västra Götalands län. Adresser: Länsstyrelsen i Stockhoms län Box 22067 104 22 Stockholm (Besöksadress: Hantverkargatan 29) Länsstyrelsen Västra Götalands län 403 40 Göteborg (Besöksadress: Södra Hamngatan 3) 1.1.10. Ansvarig upphandlare Kontaktperson för denna upphandling: Enheten för upphandling och service, Länsstyrelsen i Stockholms län Caroline Paues Tel: 010- 223 16 53 E-post: [email protected] Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 2 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 2. Administrativa bestämmelser för anbudsgivning 2.1. Anbudets form 2.1.1. Språk Anbud ska vara skrivna på svenska språket. 2.1.2. Kontaktperson Anbudsgivaren ska ange kontaktperson för frågor rörande anbudet, namn, telefonnummer och e-post. Anbudsgivaren ska ange kontaktperson för frågor rörande anbudet, namn, telefonnummer och e-post. (Fritextsvar) 2.1.3. Elektronisk anbudsgivning Anbud bör lämnas elektroniskt via www.tendsign.com. Att lämna anbud är kostnadsfritt för leverantören och kräver enbart en registrering på www.tendsign.com. Vid svårigheter att orientera sig i systemet finns support: [email protected] alternativt telefon 013-4747570. Sidoanbud eller alternativa utföranden kommer inte att tas upp till prövning. 2.1.4. Ofullständiga och/eller felaktiga uppgifter Anbudsgivare kan uteslutas från upphandlingen om han lämnat ofullständiga och/eller felaktiga uppgifter i anbudet. 2.1.5. Sekretess under upphandlingen Enligt 19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL) gäller absolut sekretess för anbuden till dess att tilldelningsbeslut fattats. Efter tilldelningsbeslutet kan anbud även i fortsättningen omfattas av sekretess enligt 31 kap. 16 § OSL, så kallad affärssekretess. Sekretessprövningen sker i samband med att någon begär ut handlingar från den upphandlande myndigheten. Alla uppgifter som anbudsgivare vill sekretessbelägga ska lämnas i form av separata bilagor, med utförlig motivering inkluderat hänvisning till paragraf/er i ovan nämnda lag, som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Enligt bestämmelserna i OSL genomförs sekretessprövning varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Detta innebär att anbudsgivarens begäran om sekretess inte är en garanti för att handlingarna slutligen omfattas av sekretess. 2.1.6. Anbudsgivares avtal med underleverantörer I anbudet ska framgå om anbudsgivaren har för avsikt att använda underleverantörer för utförande av uppdraget. I anbudssvaret ska det klart och tydligt framgå vilken funktion varje underleverantör fyller och vilka tjänster varje underleverantör tillhandahåller. Uppgift om underleverantörers namn och organisationsnummer ska anges. Anbudsgivare som åberopar resurser från underleverantör ska ha vid avtalsstart ha ett gällande samarbetsavtal med angivna underleverantörer. Kopia på samarbetsavtalet ska på begäran överlämnas till upphandlande myndighet. Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 3 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörs arbete såsom för sitt eget arbete gentemot Länsstyrelsen. Anbudsgivaren ska kontrollera att underleverantören fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, 10 kap §1-2 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) tex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter och är kreditvärdig. Framkommer det under avtalstiden att underleverantören inte fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal ansvarar leverantören för att dennes avtal med underleverantören sägs upp. Byte av underleverantör ska vara skriftligt överenskommet i förväg. Om anbudsgivaren under avtalstiden underlåter att genomföra årlig kontroll av eventuell underleverantör, inte redovisar den årliga kontrollen eller inte säger upp avtal med underleverantör som inte fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, har upphandlande myndighet rätt att häva avtalet. Anbudsgivares uppgift om underleverantör. (Fritextsvar) 2.1.7. Upprdagsansvarig Uppdragsansvarig ska ansvara för uppdraget i sin helhet. Kontaktuppgifter inkl tillgänglighet till uppdragsansvarig ska anges i anbudssvaret. Anbudsgivarens redovisning av uppdragsansvarig inkl. kontaktuppgifter och tillgänglighet (Fritextsvar) 2.2. Tidsgränser 2.2.1. Sista anbudsdag 2014-08-12 klockan 23.59. 2.2.2. Anbudets giltighet Anbudet ska vara giltigt t o m 2014-11-01 2.3. Löpande information och frågor 2.3.1. Frågor och information under anbudstiden Frågor om oklarheter i förfrågningsunderlaget under anbudstiden ska ställas via www.tendsign.com. Endast frågor ställda via www.tendsign.com kommer att besvaras av upphandlande myndighet. Upphandlande myndighet kommer löpande att besvara frågor t o m 2014-08-05. Upphandlande myndighet kan under hela anbudstiden komma att publicera information, kompletterande uppgifter eller förtydliganden till förfrågningsunderlaget via www.tendsign.com. 2.4. Övrigt 2.4.1. Avbrytande av upphandling Om inget anbud motsvarar ställda krav, om offererade priser inte ryms inom budgetramen eller om förutsättningarna för avropet förändras genom verksamhetsmässiga eller politiska beslut kan avropet avbrytas och samtliga anbud förkastas. Om avropet avbryts kommer samtliga som erhållit förfrågningsunderlaget att underrättas om detta. Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 4 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 2.4.2. Anbudsöppning Anbudsöppning beräknas ske 2014-08-13 på Länsstyrelsen i Stockholms län, Enheten för service och upphandling, Stockholm. Anbudsgivaren har rätt att begära att en tjänsteman från Handelskammaren ska delta. Kostnader i samband med begäran ska betalas av den som framställt begäran. 2.4.3. Tilldelningsbeslut När beslut om leverantör och anbud fattats publiceras tilldelningsbeslut, och anbudsutvärdering på www.tendsign.com. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud trots upplysning om tilldelningsbesked t o m anbudets sista giltighetsdag. 2.4.4. Avslutad upphandling Bindande avtal förutsätter att skriftligt upphandlingskontrakt upprättas och undertecknas av samtliga parter. Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 5 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 3. Kravspecifikation 3.1. Obligatoriska krav 3.1.1. Allmän information Om förfrågningsunderlaget Kravspecifikationen är uppdelad i funktioner som ska erbjudas (ska-krav) och funktioner som bör erbjudas. Samtliga ska-krav måste uppfyllas för att anbudet ska gå vidare till utvärdering. De funktioner som bör erbjudas ger i sin tur poäng i anbudsutvärderingen. 3.1.2. Funktionella krav Sammanfattning funktionella krav - Portalen ska vara kunna vara en ingång till IT-enhetens tjänster, information, beställningar etc. Användare ska med stöd av portalen kunna finna all relevant information för att kunna utföra vardagliga IT-relaterade arbetsuppgifter, som tex. IT-beställningar och kontakt med servicedesk. Användarna ska kunna se status på sina ärenden och skicka meddelanden till it-enheten via portalen. - Informationen på portalen ska kunna styras av olika roller, tex. beställare, chef, användare, administratör. - Chef/Beställare ska kunna ta fram tydlig information om och uppföljning av användning och kostnader om tjänsteinnehav inom verksamhetsområdet. Chef/beställare ska kunna attestera beställningar via portalen. - IT-enheten ska via portalen kunna se innehållet i samt administrera tjänstekatalogen. - Portalen ska reducera dubbelarbete och minimera risk för att information lagras på flera ställen. - Portalen ska stötta administration vid nyanställning och avslut av anställning, exempelvis uppdatering av data i användarkonto vid avslut av tjänst och behörighet till andra system, t ex Agresso och Visma Proceedo. - Portalen ska vara IT-enhetens fönster till verksamheten och ledordet är att skapa transparens, enkelhet och att rikta rätt information till rätt användare. 3.1.3. Funktionella krav - Generellt Följande krav ska uppfyllas: - Portalens grafiska profil ska vara fullt anpassningsbar - De grundläggande tjänsterna på portalen ska vara lika för alla medarbetare utifrån rollen "Användare" - Beställningar ska kunna göras av delegerad beställare för annans räkning - Attesteringsordning ska kunna konfigureras för respektive länsstyrelse - Krav på attestering ska kunna konfigureras på både tjänstenivå och rollnivå De grundläggande tjänsterna ska bestå av följande: - beställningsfunktion - tjänstekatalog - rapporter, statistik och inventarieförteckning - support och felanmälan - mina ärenden - min profil - utbildningar för administratörer Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.3 Funktionella krav Generellt (Ja/Nej svar) Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 6 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 Kravgräns Ja Nej 3.1.4. Funktionella krav - Mina ärenden Följande krav ska uppfyllas: - Mina ärenden ska visa mina pågående och stängda beställningar - Pågånde beställningar ska visa beställningsstatus - Mina Ärenden ska visa avbeställningar - Mina Ärenden ska visa pågående supportärenden och felanmälningar - Status ska visas för pågående supportärenden och felanmälningar - Meddelanden till och från Servicedesk ska visas för pågånde och stängda supportärenden och felanmälningar - Mina Ärenden ska visa mina beställningar som har fått avslag - För externa system ska kontaktinformation på IT kontakt visas Anbudsgivaren erhåller poäng i utvärderingen om följande funktioner kan erbjudas: - Detaljerad information om respektive beställning kan nås från Mina Ärenden - Funktionen för support- och felanmälan kan nås för respekive ärende i Mina Ärenden - Mina Ärenden kan visa mina historiska ärenden grupperade efter beställningar, support- och felanmälningar med status och uppklarningsdatum - Mina ärenden kan sorteras i datumordning Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.4 Funktionella krav - Mina ärenden (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Detaljerad information om respektive beställning kan nås från Mina Ärenden (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Funktionen för support- och felanmälan kan nås för respekive ärende i Mina Ärenden (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Mina Ärenden kan visa mina historiska ärenden grupperade efter beställningar, support- och felanmälningar med status och uppklarningsdatum (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Mina ärenden kan sorteras i datumordning (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej 3.1.5. Funktionella krav - Min profil Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 7 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 Min profil ska ge användaren en snabb överblick över dennes användarkonto och tjänster. Portalen kan ge riktad information utifrån användarens roller. Följande krav ska uppfyllas: - Användare ska kunna få riktad IT-relaterad information på Kundportalen Anbudsgivaren erhåller poäng i utvärderingen om följande funktioner kan erbjudas: - Min profil kan visa information om användarkonto - Användare kan få riktad information om de tjänster som användaren innehar Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.5 Funktionella krav - Min profil (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Min profil kan visa information om användarkonto (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Användare kan få riktad information om de tjänster som användaren innehar (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej 3.1.6. Funktionella krav - Mina aktiviteter Chef/beställare ska kunna få en samlad bild av beställningsärenden i Mina aktiviteter inom sitt verksamhetsområde samt kunna administrera beställningsärenden. Följande krav ska uppfyllas: - Mina Aktiviteter ska visa gjorda beställningar inom Chef/Beställares verksamhetsområde som godkänns alternativt avslås - Mina Aktiviter ska kunna visa historiska beställningsärenden inom mitt verksamhetsområde. De ska visas för de personer Chef/Beställare är ansvarig för - Chef/Beställare ska i beställningsfunktionen kunna attestera eller avslå beställning. Vid avslag ska kommentar ges till avslaget - Chef/Beställare ska kunna se information om respektive underställds tjänsteinnehav och kostnaden för det om kostnad finns tillgänglig Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.6 Funktionella krav - Mina aktiviteter (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.1.7. Funktionella krav - Tjänstekatalogen Tjänstekatalogen ska visa de tjänster som IT-enheten erbjuder länsstyrelserna. Tjänsteägare (inom it) ska kunna administrera Tjänstekatalogen och se information om tjänsteanvändning i Tjänstekatalogen. Beställaren ska kunna se vilka tjänster som kan beställas. Följande krav ska uppfyllas: - Tjänstekatalogen ska visa aktuella tjänster - Tjänstekatalogens editering ska kunna styras utifrån roller och behörighet Anbudsgivaren erhåller poäng i utvärderingen om följande funktioner kan erbjudas: Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 8 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 - Tjänstekatalogen kan vara grupperad i tjänsteområden och tjänstekomponenter. Grupperingen kan erbjuda stöd för t ex arbetsplatstjänster, användarkonton, behörighet, program, hårdvaror, telekom, infrastruktur och utbildning. - Tjänstekatalogen kan visa vem som är tjänsteägare (ansvarig för tjänsten) - Tjänstekatalogen kan visa vilket förvaltningsobjekt tjänsten tillhör (kontaktperson inom förvaltarens organisation) - Tjänstekatalogen kan ha beställningsfunktion för de tjänstekomponenter där det är möjligt. - Tjänstekatalogen kan sorteras/filtreras utifrån olika kriterier. - Tjänstekatalogen kan innehålla/visa följande beskrivning av tjänsten: 1. Tjänstens namn 2. Användningsområde 3. Nytta & mervärde 4. Målgrupp 5. Förutsättningar 6. Avgränsningar 7. Relaterade tjänster 8. Valbara tillägg 9. Komponenter som ingår 10. Tekniska specifikationer 11. Tillgänglighet 12. Support och felavhjälpning 13. Pris/Kostnad 14. Faktureringsintervall 15. Leveranstider 16. Bindningstider 17. Uppsägningstider 18. Bild på tjänstekomponent 19. Avvecklingsdatum 20. Förtida upppsägningskostnad 21. Lagring och säkerhet Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.7 Funktionella krav Tjänstekatalogen (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Tjänstekatalogen kan vara grupperad i tjänsteområden och tjänstekomponenter. Grupperingen kan erbjuda stöd för t ex arbetsplatstjänster, användarkonton, behörighet, program, hårdvaror, telekom, infrastruktur och utbildning. (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Tjänstekatalogen kan visa vem som är tjänsteägare/Förvaltningsledare (ansvarig för tjänsten) (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Tjänstekatalogen kan visa vilket förvaltningsobjekt tjänsten tillhör (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 9 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Tjänstekatalogen kan ha beställningsfunktion för de tjänstekomponenter där det är möjligt. (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Tjänstekatalogen kan sorteras/filtreras utifrån olika kriterier. (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Tjänstekatalogen kan innehålla/visa samtliga beskrivningar av tjänsten som framgår av punkt 1-21 (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej 3.1.8. Funktionella krav - Beställning Användare ska kunna beställa tjänster från tjänstekatalogen med hjälp av beställningsfunktionen och få besked om beställnings- och leveransstatus. Följande krav ska uppfyllas: - Beställningsfunktionen ska finnas tillgänglig vid respektive tjänst i Tjänstekatalogen - Användaren ska kunna avbeställa hel beställning om leverans ej påbörjats. - Användaren ska kunna avbeställa enskild vara inom beställning om leverans ej påbörjats. - Användare ska kunna göra en beställning som kan innehålla flera tjänster, eg. tjänster ska kunna paketeras i överliggande tjänst - Användare ska få bekräftelse som visas i portalen på att beställning är genomförd med sammanfattning av gjord beställning - Användare ska få bekräftelse som visas i portalen på att gjord beställning är godkänd av chef/beställare - Användare ska få bekräftelse som visas i portalen på att gjord beställning inte är godkänd av chef/beställare - Inloggad användares uppgifter ska vara förifyllda vid beställning - Användaren ska enbart kunna se egna beställningar - Det ska inte gå att beställa en tjänst om inte alla tvingande fält är ifyllda. - Användaren ska få tydligt stöd från beställningsfunktionen vid fel inmatning. - Chef/Beställare ska kunna beställa det som behövs till en ny medarbetare på en gång (konto, behörighet, dator, telefonabonnemang) - Beställning ska läggas i en kundvagn eller liknande - I kundvagnen ska följande information visas vid beställning: · Beställningsnummer · Namn på beställd vara · Antal · Pris/kostnad per tjänst · Summerad kostnad per beställning Anbudsgivaren erhåller poäng i utvärderingen om följande funktioner kan erbjudas: - Användaren kan ange önskat leveransdatum - Användaren kan få information när tjänsten beräknas levereras (denna information kan visas i kundvagnen vid beställning) Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 10 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 - Användare kan ange om bekräftelse även ska skickas via mail. - Bekräftelsemail kan skickas till fler än en e-postmottagare. - Portalen kan stödja gruppbeställningar. T.ex. en programvara till en hel avdelning Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.8 Funktionella krav Beställning (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Användaren kan ange önskat leveransdatum (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Användaren kan få information när tjänsten beräknas levereras. (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Användare kan ange om bekräftelse även ska skickas via mail. Standard är att bekräftelse ges via portalen. (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Bekräftelsemail kan skickas till fler än en e-postmottagare. (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Portalen kan stödja gruppbeställningar. T.ex. en programvara till en hel avdelning (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej 3.1.9. Funktionella krav - Administrera beställning Följande krav ska uppfyllas: - Chef/Beställare ska kunna nå funktionen för administration av beställningar via Mina Aktiviteter. - Chef/Beställare ska få information om respektive beställning. - Chef/Beställare ska kunna administrera behöriga attestanter på sitt län alternativt verksamhetsområde - Chef/Beställare ska i funktionen under Mina Aktiviteter kunna attestera eller avslå beställning - Användaren ska via Mina Ärenden få meddelande om godkännande alternativt avslag på beställning. Det ska finnas möjlighet för Chef/Beställare att ge Kommentar till beställningsbeslut. - Chef/Beställare ska kunna lägga en beställning av en tjänst till en annan användare inom sitt verksamhetsområde - Chef/Beställare ska kunna se aktuellt tjänsteinnehav per användare inom eget verksamhetsområde - Chef/Beställare ska kunna se aktuellt tjänsteinnehav för samtliga användare inom eget verksamhetsområde - Vid godkännande av beställning ska Chef/Beställare få orderbekräftelse på beställd tjänst Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 11 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 via Mina Aktiviteter. - Chef/Beställare ska kunna ändra användares beställning innan attest - Chef/Beställare ska kunna uppgradera tjänster med olika nivåer - Chef/Beställare ska kunna flytta en tjänst till en annan användare - Chef/Beställare ska kunna säga upp en tjänst i förtid mot en tillkommande uppsägningskostnad - Chef/Beställare ska via formulär kunna begära t.ex. förlängning av användarkonto eller ändring av organisatorisk tillhörighet. Ändringar av användaruppgifter ska automatiskt ändras i Active Directory - Administratör på IT-enheten ska kunna stoppa debitering av tjänst - Administratör på IT-enheten ska kunna ta bort felbeställd tjänst - Attesterade beställningar ska utgöra underlag för faktura Anbudsgivaren erhåller poäng i utvärderingen om följande funktioner kan erbjudas: - Chef/Beställare kan beroende på behörighet se samtliga beställningar inom verksamhetsområde och länsstyrelse i en samlad vy i Beställningsfunktionen - Chef/Beställare kan flytta en löpande avropad tjänst till en tjänstedepå för verksamhetsområdet - Chef/Beställare kan styra leverans av beställning så att samtransport av flera tjänster kan göras - Administratör på IT-enheten kan avboka tjänst som inte har levererats eller inte fungerar Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.9 Funktionella krav Administrera beställning (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Chef/Beställare kan beroende på behörighet se samtliga beställningar inom verksamhetsområde och länsstyrelse i en samlad vy i Beställningsfunktionen (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Chef/Beställare kan flytta en löpande avropad tjänst till en tjänstedepå för verksamhetsområdet (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Chef/Beställare kan styra leverans av beställning så att samtransport av flera tjänster kan göras (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Administratör på IT-enheten kan avboka tjänst som inte har levererats eller inte fungerar (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej 3.1.10. Funktionella krav - Externa användare, leverantör Följande krav ska uppfyllas: - Extern leverantör ska kunna ha åtkomst till portalen. - Extern leverantör ska kunna administrera beställningar som rör deras leverans. Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 12 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.10 Funktionella krav Externa användare, leverantör (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.1.11. Funktionella krav - Information IT-Enheten Anbudsgivaren erhåller poäng i utvärderingen om följande funktioner kan erbjudas: - Det finns en länk till de vanligaste supportärendena med beskrivning av felavhjälpning - Det finns en länk till de vanligaste felanmälningarna med beskrivning av felavhjälpning - Det finns en länk till utbildningar och kurser - Portalen kan hämta information från en sharepoint webbplats - Portalen har stöd för RSS-tjänster Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Det finns en länk till de vanligaste supportärendena med beskrivning av felavhjälpning (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Det finns en länk till de vanligaste felanmälningarna med beskrivning av felavhjälpning (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Det finns en länk till utbildningar och kurser (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Portalen kan hämta information från en sharepoint webbplats (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Portalen har stöd för RSS-tjänster (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej 3.1.12. Funktionella krav - Support- och felanmälningar till IT-enheten Följande krav ska uppfyllas: - Användare ska kunna rapportera support- och felanmälningar - Användare ska kunna göra statusförfrågningar och kompletteringar i befintliga ärenden via portalen - Tvingande information ska vara ifyllt innan användaren kan skicka supportärendet - Anmälan om support ska kunna göras i fördefinierat formulär med stöd för följande: · Inloggad användare Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 13 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 · · · · · · · · Annan användare (om anmälan görs av annan användare) Titel på supportärende/felanmälan Beskrivning av supportärendet/felanmälan Funktion för att ladda upp fil Lista över applikationer som användaren har Datornamn Skrivarnamn Alternativ kontaktperson - Användaren ska få bekräftelse på ärendet via Mina Ärenden. Bekräftelsen ska ange: · Titel på ärendet · Beskrivning av ärendet · Tjänst ärendet gäller · Registeringsdatum · Ärendenummer · Status Anbudsgivaren erhåller poäng i utvärderingen om följande funktioner kan erbjudas: - Användare kan ge förbättringsförslag, återkoppling och klagomål till IT-enheten via portalen - Det kan finnas en länk till FAQ för vanliga supportärenden och fel för olika tjänster - Det kan finnas en länk till användarmanualer för olika tjänster - Anmälan om support kan göras i fördefinierat formulär med stöd för lista över tjänster som användaren har Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.12 Funktionella krav Support- och felanmälningar till IT-enheten (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Användare kan ge förbättringsförslag, återkoppling och klagomål till IT-enheten via portalen (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Det finns en länk till FAQ för vanliga supportärenden och fel för olika tjänster (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Det finns en länk till användarmanualer för olika tjänster (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Anmälan om support kan göras i fördefinierat formulär med stöd för lista över tjänster som användaren har (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej 3.1.13. Funktionella krav - Rapporter, statistik och inventarieförteckning Chef/Beställare ska kunna se rapporter och statistik över olika områden inom sitt Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 14 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 verksamhetsområde. Följande krav ska uppfyllas: För verksamheten: - Tjänsteägare ska kunna definiera egna rapporter efter val av klassifikationskategorier och tidsperiod i rapportfunktionen. - Tjänsteägare ska kunna ta ut standardrapporter från rapportfunktionen inom tjänsteområde för vald period innehållandes: · Antal ärenden per tjänst (beställningar, support, felanmälningar) · Antal öppna ärenden · Kostnad tjänst · Felbeskrivning · Tid åtgärd per ärende För it-enheten: - Chef/Beställare ska kunna definiera egna rapporter efter val av klassifikationskategori och tidsperiod i rapportfunktionen. - Chef/Beställare ska kunna ta ut standardrapporter från rapportfunktionen inom tjänsteområde för vald period och län innehållandes: · Antal ärenden per tjänst/applikation (beställningar, support, felanmälningar) · Antal ärende per källa · Antal ärenden totalt · Lösningsgrad Anbudsgivaren erhåller poäng i utvärderingen om följande funktioner kan erbjudas: - Chef/beställare kan se förteckning/inventarier inom sitt verksamhetsområde - Administratör på IT-enheten kan se föteckning över tjänster per kund och totalt, tex. antal PC i tjänst. Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.13 Funktionella krav Rapporter och statistik (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Chef/beställare kan se förteckning/inventarier inom sitt verksamhetsområde (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Administratör på IT-enheten kan se föteckning över tjänster per kund och totalt, tex. antal PC i tjänst. (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej 3.1.14. Icke-funktionella krav Följande krav ska uppfyllas: - Alla funktioner som används av användare ska vara tillgängliga via ett webbaserat gränssnitt. - Systemet ska vara skalbart så att det kan växa vid ökad volym och stödja Länsstyrelsens kundbas på 6500 användare. - PUL i sin helhet ska tillämpas och beaktas. - Valutor ska visas med tusentalsavgränsare och kommatecken mellan kronor och ören (ex. 19 234,25 kr) - Datum ska visas i formatet (YYYY-MM-DD). Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 15 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 - Systemet ska kunna utbyta information med andra system med integrationssätt som bygger på standarder, tex. XML, powershell eller SHS (Spridnings- och Hämtningssystem). - Ingen eventuell datahantering/replikering/import av data mm ska behöva göras av driftspersonal, där SSIS för SQL Server 2012 ska användas. Anbudsgivaren erhåller poäng i utvärderingen om följande funktioner kan erbjudas: - Systemet kan flyttas till helt eller delvis till nya servar med en arbetsinsats som inte överstiger en (1) arbetsdag. - Samtliga webbsidor följer riktlinjerna för tillgänglighet enligt WCAG 2.0 nivå AA. http://www.w3.org/Translations/WCAG20-sv/ Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.14 Icke-funktionella krav (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej % 0,81 Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Systemet kan flyttas till helt eller delvis till nya servar med en arbetsinsats som inte överstiger en (1) arbetsdag. (Ja/Nej svar) Ja Nej % 0,81 Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Samtliga webbsidor följer riktlinjerna för tillgänglighet enligt WCAG 2.0 nivå AA. http://www.w3.org/Translations/WCAG20-sv/ (Ja/Nej svar) Ja Nej 3.1.15. Säkerhet, licenser och installation Följande krav ska uppfyllas: - Systemet ska stödja autentisering mot tredje part via Active Directory Federation Services. - Autentisering i systemet ska ske via integrerad Windows-autentisering (single sign-on). - Systemet ska ha inbyggda funktioner för autentisering och auktorisering som förhindrar att obehöriga användare får tillgång till systemets funktioner och data. - Systemet ska kopplas mot Microsoft Active Directory för autentisering och auktorisering. - Behörighetssystemet ska vara rollbaserat. - Det rollbaserade behörighetssystemet ska styras via s.k säkerhetsgrupper i Microsoft Active Directory. - Systemet ska innehålla loggningsfunktionalitet för att registrera händelser rörande autentisering och förändring av data. - Systemet ska koppla upp sig mot SQL-databasen med hjälp av AD-konto. - Systemet ska ej kräva SA-behörighet i instansen eller DBO-rättigheter för någon databas för att fungera. Anbudsgivaren erhåller poäng i utvärderingen om följande funktioner kan erbjudas: - Systemet kan kopplas mot valfri LDAP-katalog för autentisering och auktorisering via LDAPv3. Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.15 Säkerhet, licenser och installation (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 16 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Systemet kan kopplas mot valfri LDAP-katalog för autentisering och auktorisering via LDAPv3. (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej 3.1.16. Designrestriktioner Nedan beskrivs de designrestriktioner som föreligger, ex. krav på att använda standardplattformar, standardkomponenter, programmeringsspråk eller dylikt. Dessa designrestriktioner avser inte gränssnittsdesign. Följande krav ska uppfyllas: - Systemet ska köras på operativsystemet Microsoft Windows 2012 R2 x64 och webbservern IIS 7.5, eller senare. - Data ska lagras i en MS SQL Server 2012-databas. - Systemet ska vara kompatibelt med Internet Explorer 9, 10 och 11 PC/Windows. - Systemet ska utvecklas enligt HTML 5 standard. Responsivt gränssnitt - IT-stödet ska kunna utbyta information med andra system, t ex i form av XML eller SHS (Spridnings- och Hämtningssystem). - Systemet ska kunna integreras mot alla i Microsoft System Center 2012 SP1(R2) sviten ingående system. Anbudsgivaren erhåller poäng i utvärderingen om följande funktioner kan erbjudas: - Det webbaserade gränssnittet är ej beroende av insticksmoduler. - Systemet är kompatibelt med Google Crome Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.16 Designrestriktioner (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Det webbaserade gränssnittet är ej beroende av insticksmoduler (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej Anbudsgivaren ska ange om följande funktioner erbjuds: Systemet är kompatibelt med Google Crome (Ja/Nej svar) % 0,81 Ja Nej 3.1.17. Användardokumentation och hjälpsystem Följande krav ska uppfyllas: - Tydlig dokumentation av lösningen, både för omskrivning av anpassningar till löpande förvaltning av plattformen, ska göras tillgänglig. - Tydlig dokumentation för optimering och administration av systemet ska göras tillgänglig. - Tydlig dokumentation för redaktörer ska göras tillgänglig. Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.17 Användardokumentation och hjälpsystem (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.1.18. Samarbete med Microsoft Anbudsgivaren (och eventuell underleverantör) ska vara affärsparter till Microsoft. Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 17 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 Anbudsgivaren ska i anbudet ange grad av relation till Microsoft. (Exempelvis guldpartner, silverpartner) Anbudsgivaren ska i anbudet ange grad av relation till Microsoft. (Fritextsvar) 3.1.19. Demonstration av portal De företag som lämnat anbud kommer att inbjudas till demonstration av offererad portal under perioden 18-20 augusti. Demonstrationen kommer att ske i Länsstyrelsen i Stockholms läns lokaler, med adress Hantverkargatan 29. Tid för demonstration meddelas per e-post den 13 augusti och beräknad tid per demonstration är två (2) timmar. Anbudsgivaren bör planera in utrymme för frågor från Länsstyrelsen, frågorna ska inrymmas under avsatt presentationstid. Vid demonstrationen ska angiven uppdragsansvarig närvara. Demonstrationen kommer vara en del av utvärderingen. Fokus i demonstrationen ska ligga på nedan angivna kriterier för utvärdering, inte på övergripande företagspresentation, företagshistorik och liknande. Demonstrationen syftar till att ge anbudsgivare möjlighet att bekräfta sin förmåga att för Länsstyrelsens räkning utföra uppdraget som skriftligen beskrivits i anbudet. Om det vid demonstrationen framkommer att ställda krav inte uppfylls av anbudsgivaren kommer anbudet att förkastas. Vidare ska utsedd uppdragsansvarig visa förståelse för uppdraget, inge förtroende hos beställaren och besitta den kompetens och erfarenhet som krävs. Vid demonstrationen närvarar från Länsstyrelsen en grupp om ca fem (5) personer, bestående av ansvarig upphandlare, en slutanvändare, en administratör, en styrgruppsmedlem och en projektdeltagare. Vid demonstrationen kommer Länsstyrelsen göra en bedömning av portalen med fokus på dess användarvänlighet, dels med avseende på konfigurering och dels med avseende på hur lätt portalen är att förstå, lära sig och använda för administratörer och användare med låg teknisk kunskap. En användarvänlig lösning ger mervärde, och beställaren önskar se en portal som är inutiutiv, självinstruerande, innehåller lite kodning och scriptning, har många färdiga funktioner, är lätt att förstå, lära sig och använda, lätt att lägga upp nya tjänster i, är flexibel samt har ett användarvänligt av gränssnitt mot slutanvändaren. Demonstrationen av portalen kommer att poängsättas enligt följande: 100 poäng = mycket hög nivå av användarvänlighet, långt över förväntan 80 poäng = hög nivå av användarvänlighet, över förväntan 60 poäng = godtagbar nivå av användarvänlighet, enligt förväntan 40 poäng = låg nivå av användarvänlighet, under förväntan 20 poäng = kvalitetsbrister, ej acceptabel nivå 0 poäng = inget svar % 30,00 Hur användarvänlig är portalen (Fasta svarsalternativ) 100 100 poäng = mycket hög nivå, långt över förväntan 80 80 poäng = hög nivå, över förväntan 60 60 poäng = godtagbar nivå, enligt förväntan 40 40 poäng = låg nivå, under förväntan Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 18 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 20 20 poäng = kvalitetsbrister, ej acceptabel nivå 0 0 poäng = inget svar 3.2. Pris 3.2.1. Pris Priset ska anges för: - Tjänstens totala pris per år, beräknat på 6500 användare - 800 konsulttimmar, (en timme 60 minuter) - Utbildning för administratörer, 2 dagar/tillfällen Om 0 (noll) kronor anges leveraras specificerad tjänst utan kostnad. Offererat pris ska inkludera leverantörens samtliga ingående kostnader för utförande av uppdraget. Ersättning för resor och traktamente kommer ej att utgå och kostnader utöver offererat pris kommer ej att medges. % 40,00 Anbudsgivaren ska ange pris för: (Prismatris) Specifikation Tjänsten, beräknat på 6500 användare/per år Kvantitet Enhet 1,00 år 800 konsulttimmar 800,00 timmar Utbildning för administratörer, 2 dagar/tillfällen Utskrivet: 2014-07-04 13:39 2,00 dagar/tillfällen Sida 19 av 20 Refnr.: 115-22722-2014 4. Anbudsutvärdering 4.1. Tilldelningskriterier 4.1.1. Ekonomiskt mest fördelaktigt anbud Vid bedömningen av anbuden kommer det anbud att antas som bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn till nedanstående kriterier, angivna i prioriterad ordning: - Pris 40% - Funktioner som bör erbjudas 30% - Produktdemonstration 30% I enlighet med kapitel 12 och kapitel 15, LOU förbehåller sig den upphandlande myndigheten rätten att förkasta onormalt låga anbud, som efter inkommen skriftlig förklaring, inte påvisar tillfredställande svar kring anbudets prisnivå. För det fall två (2) eller flera anbud är likvärdiga (det vill säga lämnat lika totalpris) kommer anbuden rangordnas/ vinnande anbud utses genom lottning. Vid lottningsförfarande tillämpas samma principer som gäller för anbudsöppning enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 9 kap 7§. Av 12 kap. 1 § andra stycket LOU följer att vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, ska myndigheten ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade till föremålet för kontraktet, såsom pris, leverans- eller genomförandetid, miljöegenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd. 4.1.2. Utvärderingsmodell- Relativ viktningsmodell Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet/anbuden utses genom att upphandlaren anger priskriterie/er och kvalitetskriterie/er och viktar dessa sinsemellan. Modellen bygger på att pris jämförs mellan anbuden. Lägst pris tilldelas maxpoäng medan övriga priser tilldelas poäng i förhållande till det lägsta anbudspriset. I systemet tilldelas det lägsta priset 100 poäng. Utskrivet: 2014-07-04 13:39 Sida 20 av 20 Refnr.: 115-22722-2014
© Copyright 2024