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MANUAL RAIS 2014
ano base 2013
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Índice
1.Objetivo......................................................................................................................................... 4
2.Considerações sobre a RAIS........................................................................................................ 5
2.1.O que é RAIS?....................................................................................................................... 5
2.2.Quem deve declarar..............................................................................................................5
2.3.Quem deve constar na RAIS.................................................................................................7
2.4.Quem não deve constar na RAIS..........................................................................................8
2.5.RAIS negativa ....................................................................................................................... 9
2.6.Encerramento de Atividades..................................................................................................9
2.7.Declaração de Rais dos Anos Anteriores (1976-2010).........................................................10
2.8.Rais Retificador ou de exclusão...........................................................................................10
2.9.Certificado Digital................................................................................................................. 12
2.9.1.Como transmitir a rais com certificado digital?.............................................................12
2.10.Como informar................................................................................................................... 14
2.11.Prazo de Entrega............................................................................................................... 17
2.12.Dados do Responsável pela entrega da RAIS...................................................................17
2.13.Comprovante de entrega da declaração............................................................................18
2.14.Penalidades....................................................................................................................... 18
3.Rais Ano-base 2013.................................................................................................................... 20
3.1.Conferência da RAIS........................................................................................................... 20
3.2.Manutenção da RAIS........................................................................................................... 23
3.3.Geração Individual da RAIS (por empresa).........................................................................24
3.4.Geração Agrupada da RAIS.................................................................................................31
3.5.Importação e validação do arquivo......................................................................................35
4.Dúvidas Frequentes.................................................................................................................... 39
4.1.Caracteres inválidos............................................................................................................ 39
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4.2.Código de Atividade Econômica obrigatório.........................................................................39
4.3.O que compõe a base da RAIS...........................................................................................39
4.4.CEP Incompatível ou Código do Município Inválido.............................................................39
4.5.I/O error 003........................................................................................................................ 40
4.6.Erro de PIS/PASEP.............................................................................................................. 40
4.7.Menor aprendiz.................................................................................................................... 40
4.8.Funcionário afastado........................................................................................................... 41
4.9.Mensalidade sindical............................................................................................................ 41
4.10.Valor do salário contratual é de preenchimento obrigatório...............................................43
4.11.Posso transmitir a RAIS que contém somente Avisos?......................................................43
4.12.Como informar os dados das competências que não gerei a folha pelo sistema...............43
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1. Objetivo
Este manual tem por objetivo auxiliar na conferência, geração e validação do arquivo da
RAIS ano-base 2013.
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2. Considerações sobre a RAIS
2.1.
O que é RAIS?
Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), por meio
da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), as informações referentes a cada um de seus
empregados, de acordo com o Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975 e tem por objetivo:
•
o suprimento às necessidades de controle da atividade trabalhista no País,
•
o provimento de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho,
•
a disponibilização de informações do mercado de trabalho às entidades
governamentais.
Os dados coletados pela RAIS constituem expressivos insumos para atendimento das
necessidades:
2.2.
•
da legislação da nacionalização do trabalho
•
de controle dos registros do FGTS ;
•
dos Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
•
de estudos técnicos de natureza estatística e atuarial;
•
de identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.
Quem deve declarar
São obrigados a entregar a declaração da RAIS:
a) inscritos no CNPJ com ou sem empregados – o estabelecimento que não
possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a
entregar a RAIS Negativa;
b) todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
c) todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas
domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas
Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de
pessoa jurídica;
d) empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
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e) cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
f) empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que
mantiveram empregados no ano-base;
g) órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou
municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de
fiscalização do exercício das profissões liberais;
h) condomínios e sociedades civis;
i) empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
j)
filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de
entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.
Notas:
I–
o estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo número de
matrícula no Cadastro Específico do INSS (CEI), conforme parágrafo único do art. 2o do Decreto
nº 76.900/75. Nessa categoria, incluem-se obras, empregadores pessoas físicas, urbanas e rurais
que mantiveram empregados;
II – o estabelecimento inscrito no CEI, que não possuiu empregados ou manteve suas
atividades paralisadas durante o ano-base, está dispensado de entregar a RAIS Negativa;
III –
a empresa/entidade que possui filiais, agências ou sucursais deve declarar a RAIS
separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendido como tal todos aqueles
sujeitos à inscrição no CNPJ, na categoria de órgão estabelecimento. No caso dos órgãos da
administração pública direta ou indireta, a RAIS de cada órgão estabelecimento deve ser
fornecida separadamente, por local de trabalho dos empregados/servidores;
IV –estabelecimento/entidade inscrito(a) no CNPJ e no CEI deve apresentar a declaração
da RAIS de acordo com o contrato de trabalho dos empregados, ou seja, se o contrato for pelo
CEI as informações devem ser declarados no CEI e se for pelo CNPJ as informações devem ser
declaradas no CNPJ. No caso da declaração ser prestada no CEI, deve haver também a
declaração da RAIS NEGATIVA do CNPJ.
V – estabelecimento/entidade em liquidação deverá entregar a RAIS mesmo nos casos de
falência ou liquidação, pelos representantes legais definidos na legislação específica.
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2.3.
Quem deve constar na RAIS
O empregador, ou aquele legalmente responsável pela prestação das informações, deverá
relacionar na RAIS de cada estabelecimento, os vínculos laborais havidos ou em curso no anobase e não apenas os existentes em 31 de dezembro, abrangendo:
I - empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da
CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;
II - servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal,
bem como das fundações supervisionadas;
III - diretores sem vínculo empregatício para os quais o estabelecimento tenha optado pelo
recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS;
IV - servidores da administração pública direta ou indireta federal, estadual, do Distrito
Federal ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
V - servidores públicos não-efetivos, demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de
legislação especial, não regidos pela CLT;
VI - empregados dos cartórios extrajudiciais;
VII - trabalhadores avulsos, aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a
diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor
de mão de obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da
categoria;
VIII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos pela Lei nº
9.601, de 21 de janeiro de 1998;
IX - aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº
5.598, de 1º de dezembro de 2005;
X - trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, regidos pela Lei nº
8.745, de 9 de dezembro de 1993;
XI - trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural, Lei nº 5.889, de 8 de junho
de 1973;
XII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei
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Estadual;
XIII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei
Municipal;
XIV - servidores e trabalhadores licenciados;
XV - servidores públicos cedidos e requisitados; e
XVI – dirigentes sindicais.
XVII - empregados de cartórios extrajudiciais;
XVIII - trabalhadores temporários regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;
XIX - trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural a
diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação obrigatória do órgão gestor
de mão de obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da
categoria);
Notas:
I – o sindicato ou órgão gestor de mão de obra ou a empresa contratada, que no ano base
congregou trabalhadores avulsos, deve fornecer as informações referentes a esses trabalhadores,
além das relacionadas com seus próprios empregados. Em razão disso, a empresa tomadora
desses serviços não deve declarar esses trabalhadores em sua RAIS;
II – os aprendizes contratados pelas entidades sem fins lucrativos, mencionadas no inciso
II do art. 430 da CLT, com exercício de atividades práticas em outra empresa, devem ser
informados na RAIS declarada pela entidade contratante respectiva. Nesse caso, a empresa onde
o aprendiz exerce as atividades práticas da aprendizagem não deve declará-lo na sua RAIS;
III – os servidores que estiverem na situação de cedidos ou requisitados devem ser
declarados na RAIS tanto pelo órgão de origem quanto pelo órgão requisitante, caso percebam
remunerações de ambos os órgãos.
IV – o dirigente sindical deve ser declarado na RAIS tanto pelo sindicato quanto pelo
estabelecimento/órgão de origem, caso o mesmo perceba remuneração de ambas as partes. Se a
remuneração for paga exclusivamente pelo sindicato apenas este deve declará-lo na RAIS.
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2.4.
Quem não deve constar na RAIS
•
diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;
•
autônomos;
•
eventuais;
•
ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a
partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de
origem;
•
estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº
11.788, de 25 de setembro de 2008;
•
empregados domésticos regidos pela Lei nº 11.324/2006; e
•
cooperados ou cooperativados.
2.5.
RAIS negativa
É a declaração da Rais, na qual são fornecidos somente os dados cadastrais do estabelecimento,
cadastrado com CNPJ, quando o mesmo não teve empregado durante o ano-base.
A declaração da Rais Negativa pode ser informada através do seu browser somente para
declarações do ano-base .
Para declarações Negativas de anos anteriores, deve ser utilizado o programa GDRAIS Genérico
e o transmissor RAISNET 2013.
Para preencher e enviar sua declaração de estabelecimento sem empregados utilize o formulário
próprio de Declaração de RAIS Negativa Web
2.6.
Encerramento de Atividades
O(A) estabelecimento/entidade que encerrou as atividades em 2013 e não entregou a
declaração da RAIS deverá marcar a opção “Encerramento das Atividades”, disponível no
programa GDRAIS2013, e informar a data do encerramento de suas atividades. A data de
desligamento dos empregados, quando for o caso, é obrigatória e deve ser menor ou igual à data
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de encerramento das atividades do estabelecimento.
Declaração antecipada de encerramento das atividades
No caso de encerramento das atividades no decorrer de 2014, o estabelecimento pode
antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS2013. O campo data de
encerramento pode ser preenchido com o dia, mês e ano equivalente à data em que está sendo
entregue a declaração da RAIS (no formato DD/MM/AAAA). A data de desligamento dos
empregados, quando for o caso, é obrigatória e deve ser menor ou igual à data de encerramento
das atividades do
estabelecimento.
A declaração da RAIS referente ao ano-base 2013 também deverá ser entregue.
Declaração de encerramento das atividades em anos-base anteriores
No caso de encerramento das atividades, em anos-base anteriores, os estabelecimentos
deverão utilizar o programa GDRAIS Genérico que está disponível nos endereços eletrônicos
http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.
2.7.
Declaração de Rais dos Anos Anteriores (1976-2010)
Para gerar a declaração utilize o programa GDRAIS Genérico que permite informar os
anos-base 1976 a 2010.
A transmissão da declaração da RAIS deve ser efetuada, por meio da Internet, a partir do
GDRAIS Genérico (1976 a 2010) nas funções “Gravar Declaração” ou “Transmitir Declaração”.
A transmissão poderá ser feita a partir de arquivo gravado no disco rígido.
Para transmitir o arquivo é necessário copiar (fazer download) e instalar o programa
RAISNet 2013. O ícone do RAISNet não aparecerá na área de trabalho.
Os estabelecimentos que não entregaram a Declaração RAIS dentro do prazo estão sujeitos às
penalidades previstas na legislação (leia item Penalidades nesta página).
2.8.
Rais Retificador ou de exclusão
Retificação da RAIS ano-base 2013 – detectando-se erros na declaração enviada, seja
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nos campos do estabelecimento ou nos campos do trabalhador, o estabelecimento/entidade
deverá adotar os seguintes procedimentos para a retificação:
a) retificação dos dados do estabelecimento, exceto, os campos
CNPJ/CEI ou CEI
Vinculado – clicar na opção “Serviços” e, em seguida, na opção “Retificação dos Dados do
Estabelecimento”,
disponíveis
nos
endereços
(http://www.mte.gov.br/rais
ou
http://www.rais.gov.br), preencher corretamente o formulário com todos os dados solicitados e,
em seguida, clicar na opção “Enviar”.
a.1)
não será permitida a retificação de erros nos campos do CNPJ/CEI ou CEI
Vinculado. O procedimento para esses casos é o de exclusão, conforme item 10.2 abaixo.
b) retificação dos dados do empregado, exceto, os campos PIS/PASEP, data de admissão,
data de desligamento e CBO – utilizar o programa GDRAIS2013 para fazer as devidas correções
e
gravar a declaração retificadora. No momento da gravação do arquivo, será solicitado o número
do CREA da declaração enviada anteriormente, referente ao estabelecimento que está sendo
retificado.
b.1)
no arquivo da retificação devem ser gravados somente os empregados que foram
corrigidos e, quando for o caso, os vínculos a serem incluídos. Os empregados declarados
corretamente não devem constar na declaração retificadora para evitar duplicidades;
b.2)
não será permitida a retificação de erros nos campos PIS/PASEP, data de
admissão, data de desligamento e CBO.
Exclusão da RAIS ano-base 2013 – detectando-se erros na declaração enviada,
referente aos campos CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/PASEP, data de admissão, data de
desligamento e CBO, o(a) estabelecimento/entidade deverá adotar os seguintes procedimentos:
a) CNPJ/CEI, CEI Vinculado – gerar uma nova RAIS corretamente do estabelecimento
com todos os empregados e transmitir o arquivo por meio da Internet e;
a.1) excluir a declaração incorreta do estabelecimento, utilizando a opção “Serviços” e em
seguida,
a
opção
“Exclusão
de
Estabelecimento”,
disponíveis
nos
endereços
(http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), preencher todos os dados solicitados no
formulário, inclusive, o número do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção “Enviar”.
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b) PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e CBO – gerar uma nova RAIS
corretamente do estabelecimento, incluindo somente o(s) empregado(s) que foi(ram) corrigido(s) e
transmitir o arquivo por meio da Internet e;
b.1) Excluir o PIS/PASEP do(s) empregado(s) enviado(s) com erro, utilizando a opção
“Serviços” e, em seguida, a opção “Exclusão de Vínculos”, disponíveis nos endereços
(http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), preencher todos os dados solicitados
no formulário, inclusive, o número do CPF do responsável pela declaração e clicar na opção
“Enviar”.
Retificação da RAIS de exercícios anteriores – caso o(a) estabelecimento/entidade
necessite retificar declarações da RAIS de exercícios anteriores, deverá consultar os
procedimentos constantes nos endereços (http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br),
item “Orientações”, opção “Retificação da RAIS de exercícios anteriores”.
a) em caso de dúvida, contactar a Central de Atendimento da RAIS telefone 0800-7282326
ou as Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, Gerências Regionais do Trabalho e
Emprego ou Agências Regionais do Trabalho e Emprego, para solicitar os esclarecimentos
necessários.
2.9.
Certificado Digital
Os estabelecimentos ou arquivos que possuem 11 ou mais vínculos empregatícios deverão
transmitir a declaração utilizando um certificado digital válido padrão ICP Brasil. A obrigatoriedade
também inclui os órgãos da Administração Pública.
As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica,
emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da
declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.
Para os demais estabelecimentos que não se enquadrarem nessa obrigatoriedade, a utilização
de certificado digital para transmissão da declaração será facultativa.
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2.9.1.
Como transmitir a rais com certificado digital?
Declaração do ano-base 2013
Os estabelecimentos que possuem a partir de 11 vínculos empregatícios deverão
utilizar a certificação digital para transmitirem sua declaração. Além da declaração do
estabelecimento, o arquivo que tiver 11 vínculos ou mais, também deverá ser transmitido por meio
de certificação digital.
Para a entrega das declarações da RAIS deverá ser utilizado certificado digital válido, que
tenha sido emitido por Autoridade Certificadora integrante da Infra-Estrutura de Chaves Públicas
Brasileira (ICP Brasil), que não tenha sido revogado e que ainda esteja dentro de seu prazo de
validade.
As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica,
emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da
declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.
Para os demais estabelecimentos que não se enquadram nessa obrigatoriedade, a
utilização da certificação digital continuará faculttiva, com a opção de transmitirem sua declaração
por meio dessa chave privada, caso possuam.
Para entregar a declaração da RAIS por meio da Internet, o estabelecimento deverá
efetuar um dos seguintes procedimentos:
a) selecionar no GDRAIS a opção Declaração e a seguir a opção Transmitir
Declaração ou acionar o ícone correspondente ou ainda, acionar o botão transmitir na tela
do assistente de gravação. Será exibida uma tela onde o usuário seleciona o local onde se
encontra a declaração a transmitir. Selecione a declaração e acione o botão transmitir.
b) será oferecida para todas as declarações a alternativa de transmiti-las com
Certificado Digital.
Estará disponível, também, aos estabelecimentos/entidades que não tiveram vínculos no
ano-base 2013, a opção para fazerem a declaração da RAIS Negativa Web pelos endereços
eletrônicos http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.
Quando se tratar de declaração centralizada, a RAIS das filiais poderá ser entregue por
meio da Internet pela matriz, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ da
empresa a qual estiveram vinculados.
Os arquivos que não forem analisados pelo GDRAIS2013 não poderão ser transmitidos.
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Declaração dos anos anteriores (1976 a 2011)
Para a transmissão da RAIS de exercícios anteriores é obrigatória a utilização de
certificado digital válido padrão ICP Brasil, inclusive para os órgãos da Administração Pública.
As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica,
emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da
declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.
Notas:
I – após o prazo legal, as declarações devem ser transmitidas por meio da Internet,
mediante a utilização do programa GDRAIS2013, conforme descrito acima, ou entregues nas
Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego (SRTE’s), Gerências Regionais do Trabalho
e Emprego e Agências Regionais do Trabalho e Emprego, para o caso de estabelecimentos sem
acesso à Internet. O arquivo gerado para entrega será acompanhado da Relação dos
Estabelecimentos Declarados, emitida a partir do GDRAIS2013;
II – caso o arquivo apresente alguma irregularidade (inconsistências e/ou dano físico), o
mesmo será devolvido e a declaração da RAIS considerada não entregue;
III – para gerar a declaração da RAIS fora do prazo legal, os responsáveis deverão utilizar
os programas disponíveis nos endereços eletrônicos:
http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.
2.10.
Como informar
O estabelecimento/entidade com vínculo empregatício, no ano-base, deverá utilizar
obrigatoriamente o Programa Gerador de Declaração RAIS (GDRAIS2013) para declarar e fazer a
transmissão pela internet.
O estabelecimento/entidade sem vínculo empregatício (RAIS NEGATIVA) deverá informar
apenas os campos que identificam o mesmo, podendo, para tanto, utilizar-se dos programas
GDRAIS2013 ou RAIS Negativa Web.
A empresa/entidade que possui filiais, agências, sucursais, com ou sem empregados, ou
sem movimento no ano-base, deve fornecer as informações separadamente, por estabelecimento
– CNPJ específico.
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Na geração da RAIS, podem ser incluídas inscrições CNPJ/CEI diferentes e em qualquer
quantidade. O programa GDRAIS2013 providenciará a geração do arquivo de entrega com os
estabelecimentos selecionados.
O arquivo da declaração deverá ser gravado no disco rígido, utilizando a opção
“Declaração”, item “Gravar Declaração”, disponível no programa GDRAIS2013.
Como obter o programa GDRAIS2013
O programa GDRAIS2013 deve ser copiado, gratuitamente, dos seguintes endereços
eletrônicos do Ministério do Trabalho e Emprego:
http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.
Para copiar o programa GDRAIS2013, o estabelecimento deve efetuar o download
(procedimento para copiar o programa no disco rígido do micro ou em mídia magnética). O
microcomputador deve ter Sistema Operacional Windows XP com Service Pack 3 ou superior e no
mínimo 16 Mb de espaço livre no disco rígido.
Após a execução do download, deve-se iniciar a instalação do GDRAIS2013 com duplo
clique no arquivo “GDRAIS2013.exe”. O nome do diretório não pode ser alterado.
O programa contém um arquivo-texto (LEIA-ME), com orientações e especificações
técnicas e um PROGRAMA FACILITADOR que permitirá à empresa/entidade gerar a RAIS
(inclusive, a Negativa) de seu(s) estabelecimento(s).
O estabelecimento que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado deve
utilizar as especificações técnicas contidas na opção “Ajuda”, item “Layout Arquivo RAIS” para
gerar o arquivo.txt da folha de pagamento. Em seguida, deve executar a opção “Analisador” do
GDRAIS2013, para conferir a validade do arquivo a ser entregue.
Finalidades do programa GDRAIS2013
O programa GDRAIS2013 tem duas finalidades:
a)
gerador
da
declaração
da
RAIS
–
desenvolvido
para
o
estabelecimento/entidade que não possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado.
Nesse caso, após a digitação das informações, o declarante deverá emitir os relatórios
necessários para correção de erros e arquivamento, gerar o arquivo a ser entregue e as cópias de
segurança do estabelecimento, as quais devem ser mantidas à disposição da fiscalização.
Recomenda-se fazer mais de uma cópia de segurança;
b) analisador de arquivo RAIS – desenvolvido para o estabelecimento/entidade
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que possui sistema próprio de folha de pagamento informatizado, com o objetivo de validar o
arquivo gerado, conforme o layout do GDRAIS2013.
Erros ou inconsistências na declaração
Para evitar inconsistências que não permitirão ao programa gerar o arquivo a ser entregue,
as informações devem ser digitadas corretamente. O programa GDRAIS2013 gera os relatórios
necessários para correção de erros.
Havendo inconsistências, será emitido o Relatório de Erros ou Relatório de Avisos, conforme o
caso:
a) Relatório de Erros – relaciona as inconsistências que deverão ser corrigidas para
que se possa gerar a declaração;
b) Relatório de Avisos – relaciona as inconsistências que não impedem a geração
da declaração, mas que deverão ser verificadas pelo declarante para possível correção, pois as
inconsistências podem distorcer as informações da RAIS (por ex.: remunerações incoerentes,
erros de digitação, etc).
Para correção das inconsistências, o estabelecimento deverá proceder da seguinte forma:
Declarações com até 15.000 vínculos
a) utilizar a opção “IMPORTAR” disponível no menu “DECLARAÇÃO” do programa
GDRAIS2013 para proceder à correção dos erros;
b) após a correção dos erros, o estabelecimento deverá, ainda, utilizar a opção “verificar
inconsistências”, disponível no menu “DECLARAÇÃO” do programa GDRAIS2013, com o objetivo
de conferir se ainda há erros no arquivo importado;
c) realizados os procedimentos dos itens a e b acima, providenciar a gravação final do
arquivo; e
d) ao término da gravação da declaração, o programa GDRAIS2013 disponibiliza a
emissão do relatório que contém a relação de estabelecimentos declarados.
Declarações com mais de 15.000 vínculos
a) utilizar a opção “ANALISADOR DE ARQUIVOS RAIS” disponível no menu UTILITÁRIOS
do programa GDRAIS2013, para submeter o arquivo gerado pelo estabelecimento à validação de
consistência e integridade.
b) ao final da análise será gerado um relatório. Caso seja identificada alguma
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inconsistência, o estabelecimento deve fazer as correções usando seus próprios recursos
informatizados e gerar um novo arquivo para ser submetido ao ANALISADOR DE ARQUIVOS
RAIS.
c) realizados os procedimentos dos itens a e b acima, providenciar a gravação final do
arquivo; e
d) ao término da gravação da declaração, o programa GDRAIS2013 disponibiliza a
emissão do relatório que contém a relação de estabelecimentos declarados.
2.11.
Prazo de Entrega
O prazo para a entrega da declaração da RAIS inicia-se no dia 20 de janeiro de 2014 e
encerra-se no dia 21 de março de 2014.
1º O prazo de que trata não será prorrogado.
2º Vencido o prazo de que trata o
caput deste artigo, a declaração da RAIS
2013 e as
declarações de exercícios anteriores gravadas no GDRAIS Genérico, disponível nos endereços
eletrônicos de que trata o caput do art. 4º, deverão ser transmitidas por meio da Internet ou o
arquivo poderá ser entregue nos órgãos regionais do MTE, para os estabelecimentos sem acesso
à Internet, acompanhadas da “Relação dos Estabelecimentos Declarados”.
3º Havendo inconsistências no arquivo da declaração da RAIS que impeçam o processamento
das informações, o estabelecimento deverá reencaminhar cópia do arquivo.
4º As retificações de informações e as exclusões de arquivos poderão ocorrer, sem multa, até o
último dia do prazo estabelecido no caput deste artigo.
2.12.
Dados do Responsável pela entrega da RAIS
Neste campo devem ser informados os dados cadastrais do escritório de contabilidade, do
profissional liberal ou do próprio estabelecimento responsável pela entrega do arquivo.
Durante a gravação do arquivo, serão solicitados os seguintes dados do responsável pelo
preenchimento e entrega da declaração:
a) Inscrição do CNPJ/CEI/CPF – selecionar um dos tipos de inscrição e informar o número
correspondente;
b) razão social/nome – informar a razão social do estabelecimento ou o nome completo do
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responsável pela entrega da declaração, no caso de pessoa física;
c) endereço – informar o endereço do estabelecimento ou do responsável pela declaração;
d) e-mail – informar o e-mail para contato;
e) telefone – informar o código DDD e o número do telefone para contato;
f) nome do responsável – informar o nome completo do responsável pela entrega da
declaração;
g) data de nascimento – informar a data de nascimento no formato DD/MM/AAAA;
h) CPF do responsável – informar o número do CPF do responsável pela entrega da
declaração.
Nota: as informações referentes aos dados do responsável não poderão ser retificadas.
2.13.
Comprovante de entrega da declaração
O recibo estará disponível para impressão em até 5 dias úteis após a entrega da
declaração, nos endereços eletrônicos: http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br –
opção “Impressão de Recibo”.
Atenção!
Preservar o Protocolo de Transmissão de Arquivo, fornecido no ato da transmissão do
mesmo, onde consta o número do Controle de Recepção e Expedição de Arquivo (CREA), que,
juntamente com a inscrição CNPJ/CEI, será obrigatório para emissão do recibo de Entrega da
RAIS pela Internet. Para os canteiros de obras, informar também o CEI vinculado.
2.14.
Penalidades
Conforme determina o art. 2º da Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela
Portaria nº. 688, de 24 de abril de 2009, o empregador que não entregar a RAIS no prazo legal
ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores
monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro
centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de
atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se
Página 18
este ocorrer primeiro.
O valor da multa resultante da aplicação, acima prevista, quando decorrente da lavratura
de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa
prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte
proporção:
I - de 0% a 4% - para empresas com 0 a 25 empregados;
II - de 5% a 8,0% - para empresas com 26 a 50 empregados;
III - de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;
IV - de 13% a 16,0% - para empresas com 101 a 500 empregados; e
V - de 17% a 20,0% - para empresas com mais de 500 empregados.
É de responsabilidade do empregador corrigir as informações da RAIS antes de efetuar a
entrega, para não prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no art. 239
da Constituição Federal.
A lavratura do auto de infração, com a aplicação ou não da multa correspondente ao
atraso, não entrega da RAIS ou entrega com erros ou omissões, NÃO isenta o empregador da
obrigatoriedade de prestar as informações requeridas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
Página 19
3. Rais Ano-base 2013
3.1.
Conferência da RAIS
Gere o relatório em Módulos / Rotina Anuais / Relatório para Conferência da RAIS. Este
relatório trará os dados que serão gerados no arquivo da RAIS, tais como, dados cadastrais dos
funcionários e as bases de cálculo.
Ano Base: Informe o ano para a emissão no formato AAAA.
Os
campos
Estabelecimento,
Funcionário,
Função,
Centro
de
Custo,
Nível
1
(Departamento). Nível 2 (Setor) e Nível 3 (Seção) são filtros para a emissão do relatório.
Botão "Emissão Agrupada": permite o acesso à rotina Módulos\ Processamentos
Agrupados, que possibilita gerar o relatório de várias empresas ao mesmo tempo.
Salve o arquivo em PDF através do botão
para conferência.
Neste manual, exemplificaremos a conferência dos valores do mês de março. Abaixo o
relatório apresenta os valores dos eventos que integram remuneração para RAIS e Qtde de H.E.,
ou seja a quantidade de horas extras pagas no mês de março.
Página 20
Para conferir a base de cálculo, emita a Ficha Financeira em Relatórios / Funcionários,
marcando a opção Listar referência dos Eventos.
Qtd de H.E.
Verifique em Cadastros / Genéricos / Eventos, quais eventos pagos e descontados
Página 21
possuem a incidência “Integra Remuneração para RAIS” marcada.
Compõe a base de cálculo para a RAIS a soma e dedução de todos os eventos que
possuem esta incidência marcada.
Neste exemplo, os eventos 1, 9, 18, 19 e 36 possuem esta opção marcada.
Dica: Eventos de faltas, abatem a base de cálculo, desde que marcada a opção de
incidência para a RAIS.
A soma destes eventos pagos em março corresponde a 2.187,28 (1.000 + 34,09 + 5,05 +
148,14 + 1.000), conforme o relatório de conferência, bem como a quantidade de Horas Extras.
Importante: eventos de 1 a 200 e de 900 a 1001 são padrão EBS, e caso não tenham sido
alteradas, as incidências estão corretamente marcadas. Caso tenha sofrido alterações pelo
usuário, consulte uma consultoria para verificar se este evento integra ou não a base de cálculo
da RAIS.
Página 22
3.2.
Manutenção da RAIS
Esta rotina é utilizada por cliente que adquiriram o sistema durante o ano e não possuem
todas as informações calculadas para informar a base de cálculo da RAIS para geração do
arquivo.
Nos meses em que ocorre o cálculo da folha, não é possível efetuar alteração nos valores,
sendo bloqueado o campo e permitido somente a consulta.
Para acessar a rotina clique em Módulos / Rotina Anuais / Manutenção da Rais/DIRF.
Funcionário: Selecione o funcionário.
Exercício: Informe o ano para consulta ou inclusão, no formato AAAA.
Página 23
Admissão: Preenchimento automático com a data de admissão.
Demissão: Preenchimento automático com a data de desligamento.
A guia DIRF apresenta os quadros Remuneração e Pagamento para consulta e manutenção dos
campos: Valor do Adiantamento e Valor do IRRF referentes ao adiantamento salarial; Base IRRF,
Dedução por Dependente, Dedução de INSS, Outras Deduções, Valor IRRF e Data Pagamento
referentes ao pagamento mensal.
O quadro 13º Salário apresenta os dados exclusivos do 13º Salário, para consulta e manutenção.
A guia RAIS apresenta o quadro Remuneração e 13º Salário com a Base RAIS, para consulta e
manutenção.
O campo Complemento apresenta a somatória dos eventos 119 - Complemento de Integrações
de Hora Extra no 13 Salário, e 120 - Complemento de Integrações de Vencimentos Variáveis no
13º Salário, e não permite inserção ou alteração do valor. Os clientes que estiverem utilizando o
sistema pela primeira vez, cujo 13º Salário não foi processado pelo sistema Cordilheira, devem
informar o valor do complemento junto com o valor do 13º Salário.
Importante: Os valores incluídos ou alterados nesta rotina serão considerados nas demais
consultas e relatórios do sistema Cordilheira Recursos Humanos.
3.3.
Geração Individual da RAIS (por empresa)
Para gerar o arquivo da RAIS acesse: Módulos / Rotina Anuais / Geração do Arquivo da
RAIS.
Ano Base: preenchido automaticamente com o ano anterior a data do sistema, informada
na Barra de Atalhos e permite alteração.
Página 24
Responsável pela Geração: Selecione o código do responsável pelas informações da
RAIS. Caso o cadastro deste responsável não esteja completo, a mensagem abaixo será emitida:
Ao clicar em Sim, será direcionado a tela de cadastro de responsáveis onde deverá
preencher todos os campos.
Dica: O campo Tipo de documento deve ser preenchido com CNPJ.
Página 25
Diretório Destino: selecione o local onde será salvo o arquivo gerado.
Nome do Arquivo: Será preenchido automaticamente com RAISNNNNN.TXT, onde
NNNNN corresponde ao número da empresa, podendo ser alterado. Esse recurso permite gerar
arquivos de empresas diferentes no mesmo diretório, sem que os mesmos sejam sobrepostos.
Botão "Geração Agrupada": permite o acesso à rotina Módulos\ Processamentos
Agrupados, que possibilita gerar o arquivo de várias empresas ao mesmo tempo.
Opção Empresa exerceu atividades durante todo o ano base: O estabelecimento sem
empregados (RAIS NEGATIVA), deve informar se exerceu atividade durante o mês de dezembro
do ano base que está sendo declarado, marcando esta opção. Caso contrário, a opção não deve
ser selecionada.
O botão Controle de Ponto: Nesta tela deve ser selecionado o tipo de controle de ponto
adotado por estabelecimento. A opção selecionada será gravada no cadastro do estabelecimento
Página 26
para as próximas gerações.
No cadastro do Estabelecimento em Parâmetros/ Recursos Humanos/ Geral, Controle do
Ponto.
O botão Participante do PAT abre a tela que permite informar os dados por
estabelecimento para o Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT).
Ano Base: Preenchido automaticamente de acordo com a tela de geração do arquivo.
Estabelecimento: Selecione o estabelecimento para o qual deseja informar os dados do
PAT.
Quadro "Trabalhadores beneficiados pelo PAT":
Informe o número de trabalhadores beneficiados, de acordo com a faixa salarial. Para
auxiliar neste preenchimento, emita o relatório Relação por Faixas Salariais em Relatórios /
Funcionários:
- Trabalhadores com mais de cinco salários mínimos
- Trabalhadores com menos/igual de cinco salários mínimos
Página 27
Informe o percentual da(s) modalidade(s) utilizada(s) pela empresa, em relação ao número
total de beneficiados:
- Serviço próprio
- Refeição-Convênio
- Administração de Cozinhas
- Cesta de Alimentos
- Refeições Transportadas
- Alimentação-Convênio
Por exemplo: o total de funcionários da empresa que recebem benefícios é de 200
colaboradores, que correspondem a 100%. No quesito refeição-convênio, 180 funcionários estão
enquadrados, desta forma, aplica-se a regra de 3.
200 = 100%
180 = X%
200 X = 100 * 180
X = 18.000/200 = 90%
Ou seja, 90% dos trabalhadores estão enquadrado em refeição-convênio e os demais nas
demais modalidades.
Os dados informados são gravados para que possam ser utilizados em uma nova geração
para o mesmo ano base, permitindo alteração ou exclusão dos mesmos.
O estabelecimento que tiver informação gravada nesta rotina, será gerado como
participante do PAT no arquivo da RAIS.
O botão Contribuições Patronais dá acesso a rotina para informação das contribuições
patronais, por estabelecimento.
Página 28
Estabelecimento: selecione o estabelecimento para o qual serão informadas as
contribuições.
Sindicato (Contribuição Sindical): selecione o sindicato e informe o valor recolhido a
título de contribuição sindical patronal.
Se a empresa gera a GRCSU patronal na Apuração Mensal, o sindicato e o valor da
contribuição sindical patronal serão preenchidos automaticamente com os dados da guia gerada
na apuração de tributos do mês de janeiro do ano base.
Se o valor da contribuição não foi gerado pela rotina de Apuração de Tributos, e o sindicato
patronal estiver informado no cadastro do estabelecimento, em Parâmetros\ Recursos Humanos\
Geral, o campo sindicato será preenchido automaticamente conforme o cadastro, permitindo
alteração.
Após preencher todos com as informações, clique em OK para gerar o arquivo. Caso
ocorra alguma inconsistência, o sistema emitirá o alerta abaixo:
Página 29
Ao clicar em Sim, será emitido o relatório com os erros que impedem a geração do arquivo.
Erro Estabelecimento sem e-mail
informado: para corrigir acesse: Cadastros /
Empresas / Estabelecimento, aba Cadastrais e preencha o campo E-mail.
Erro: Funcionários Ativos sem CPF ou com CPF Inválido: no cadastro dos funcionários
listados, informe o CPF na aba Documentação e verifique se o mesmo esta correto.
Efetuadas as correções, gere novamente o arquivo. Não ocorrendo inconsistências, a
mensagem abaixo será emitida.
Página 30
Clique em Ok e acesse o aplicativo validador da RAIS.
3.4.
Geração Agrupada da RAIS
Para gerar o arquivo da RAIS para várias empresas simultâneas, clique no Botão
Processamentos Agrupados da rotina de Geração da RAIS, ou acesse
Módulos /
Processamentos Agrupados.
Selecione o processamento 9 – Rotinas Anuais.
Informe o Ano Base para geração dos arquivos.
Selecione a opção para gerar por Grupos ou Empresas.
Grupo: campo habilitado somente se a geração selecionada for por Grupo. Selecione o
grupo que deseja processar. Os grupos de empresas devem ser cadastrados em Cadastros\
Agrupamento de Empresas.
Na geração por grupo as empresas só virão automaticamente selecionadas para um
determinado processamento, se a rotina estiver vinculada no cadastro do grupo.
Página 31
Empresa: campo habilitado somente se a geração selecionada for por Empresa. Selecione
uma empresa para processamento ou ainda selecione aleatoriamente várias empresas, clicando
no botão "Selecionar Várias"
Na geração por empresa, sem criar grupo, todas as rotinas ainda não processadas para o
mês/ano ficarão selecionadas.
Tanto na geração por Grupo como na geração por Empresa, é permitido efetuar alterações,
marcando ou desmarcando as rotinas diretamente na tela de processamento.
Para facilitar a seleção das rotinas, com o botão direito do mouse é possível marcar ou
desmarcar todas referente a linha ou coluna. Para gerar somente a RAIS, desmarque as demais
colunas, se desejar.
Na aba Parâmetro, preencha os campos em negrito Responsável e Diretório onde irá
salvar os arquivos gerados.
Botão "Dados do PAT": clique neste botão para informar os dados do PAT, para as
empresas que participam do programa, para que os mesmos sejam gerados no arquivo da RAIS.
Botão 'Controle de Ponto': Nesta tela deve ser selecionado o tipo de controle de ponto
adotado por estabelecimento. A opção selecionada será gravada no cadastro do estabelecimento
para as próximas gerações.
Página 32
Se a empresa gera a GRCSU patronal na Apuração Mensal, o sindicato e o valor da
contribuição sindical patronal serão gerados automaticamente no arquivo, com os dados da guia
gerada na apuração de tributos do mês de janeiro do ano base.
Caso não tenha a apuração deste valor, a contribuição poderá ser informada através da
rotina Módulos\ Rotinas Anuais\ Geração do Arquivo da RAIS, botão Contribuições Patronais, ou
diretamente no programa validador da RAIS, após a importação.
Caso o botão Processar não habilitar, verifique nesta aba se não há outros campos não
preenchidos.
Clique em Processar
Após concluir, verifique na aba empresas a legenda.
Página 33
Se a bolinha indicativa estiver com a cor diferente de “Verde”, clique no no ícone
da coluna Info. para verificar o motivo da não geração do arquivo. Após corrigir, basta processar
novamente. É gerado um arquivo para cada empresa com o nome RAISNNNNN.TXT, onde
NNNNN corresponde ao número da empresa.
Observações:
A RAIS retificadora deve ser gerada pela rotina Módulos\ Rotinas Anuais\ Geração do
Arquivo da RAIS, pois é necessário informar por empresa o código do recibo anterior e a data da
retificação;
Pelo processamento agrupado, todas as empresas serão geradas como "Sim, empresa
exerceu atividades durante todo o ano base". Para as empresas que não exerceram atividades
Página 34
durante todo ano base, o arquivo deve ser gerado pela rotina individual, em Módulos\ Rotinas
Anuais\ Geração do Arquivo da RAIS, desmarcando a opção na tela, ou gerar pelo processamento
agrupado, e alterar no programa validador da RAIS, após a importação.
3.5.
Importação e validação do arquivo
Após a geração do arquivo, acesso o aplicativo GDRais 2014. Para baixar o instalador ,
acesse o site www.rais.gov.br.
Para importar o arquivo gerado pelo Cordilheira Recursos Humanos, acesse Declaração /
Importar / Ano atual (2014).
Localize o arquivo no diretório em que salvou o arquivo e clique em Avançar.
Selecione a empresa e clique em Avançar.
Página 35
Clique em Visualizar para ver o relatório de importação.
Página 36
Clique em Declaração / Verificar inconsistências ou no ícone
, clique em Avançar e
selecione a(s) empresa(s) e novamente em Avançar.
Página 37
Clique em Visualizar Erros e Visualizar Avisos para verificar as inconsistências que
deverão ser corrigidas.
Página 38
Página 39
4. Dúvidas Frequentes
4.1.
Caracteres inválidos
Verifique se há ocorrência de caracteres especiais como ç, ã, á, &, -, /, etc, nos seguintes
cadastros:
Empresa e estabelecimento – Cadastros / Empresas
Responsáveis – Cadastros / Responsáveis
Funcionários – Cadastros / Cadastro de Funcionários / Funcionários
4.2.
Código de Atividade Econômica obrigatório
O Código de Atividade Econômica (CNAE) deve ser informado no cadastro do
estabelecimento em Cadastros / Empresas / Estabelecimento, aba Documentação
4.3.
O que compõe a base da RAIS
Compõe a base de cálculo para a RAIS a soma e dedução de todos os eventos que
possuem esta incidência “Integra Remuneração para RAIS”. Verifique em Cadastros / Genéricos /
Eventos, quais eventos pagos e descontados possuem esta incidência marcada.
4.4.
CEP Incompatível ou Código do Município Inválido
Acesse Cadastros / Empresas / Estabelecimento, aba Cadastrais e informe o CEP correto
conforme o Município. Utilize o ícone dos correios para importar os dados do endereço.
Caso não possua o Município cadastrado, clique em Novo e cadastre-o. Sugere-se
cadastrar o município com o mesmo código do SIAF.
Página 40
4.5.
I/O error 003
Selecione outro diretório para Salvar o arquivo. Este erro pode ocorrer devido a
permissões de gravação do usuário.
4.6.
Erro de PIS/PASEP
Verifique o CPF do funcionário, se não há PIS duplicado entre os funcionários ou então se,
durante o período, o funcionário casou ou trocou de nome, precisa verificar também se o PIS é
válido, pois houve alteração e renovação do cadastro junto a caixa.
4.7.
Menor aprendiz
O que fazer quando durante a geração da RAIS ocorre um erro a respeito de menor
aprendiz?
No cadastro do menor aprendiz informe o vínculo empregatício 55 e código do
caged 25.
Página 41
4.8.
Funcionário afastado
O funcionário afastado irá para a RAIS, se durante o ano houve pagamento de valores.
Verifique em Cadastros /Cadastro de Funcionários / Movimentação a data de afastamento e
retorno, se houver.
4.9.
Mensalidade sindical
Quando a empresa possui mensalidade sindical para os associados (Contribuição
confederativa, contribuição associativa, etc), mas na RAIS não está puxando, deve verificar:
- Acessar Cadastros / Genéricos / Sindicatos / Parâmetros e verificar o grupo informado no
evento de desconto sindical. Este grupo deve ser 39 – Descontos Sindicais. Caso esteja em outro
grupo, deverá alterar o evento para o grupo 39, acessar Cadastro / Genéricos / Sindicatos /
Parâmetros, botão Descontos e vincular o evento ao sindicato.
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O tipo de desconto do cadastro do evento deve estar preenchido corretamente.
No cadastro do funcionário, na aba Dados Funcionais / Dados Complementares /
Geral, deverá marcar a opção sindicalizado.
Página 43
Importante:
Esse procedimento exige o recalculo da folha, por isso o mais indicado é informar
manualmente o valor do desconto sindical direto no GDRAIS.
4.10.
Valor do salário contratual é de preenchimento obrigatório
Comissionistas puros não possuem salário contratual, desta forma, o preenchimento do
valor contratual (garantia mínima determinada pelo sindicato) deverá ser preenchido diretamente
no aplicativo da RAIS.
4.11.
Posso transmitir a RAIS que contém somente Avisos?
Os avisos não impedem a transmissão do arquivos, somente erros impedem. Desta forma,
fica a critério do cliente a transmissão com avisos.
4.12.
Como informar os dados das competências que não gerei a folha pelo
sistema
Poderá preencher diretamente no aplicativo da RAIS ou em Módulos / Rotinas Anuais /
Manutenção de RAIS/DIRF, aba RAIS.
Página 44