MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE INFORMACIÓN EXÓGENA EN MEDIOS
MANUAL PARA LA GENERACIÓN DE INFORMACIÓN EXÓGENA EN MEDIOS ELECTRONICOS PARA LA DIAN OBJETIVO DEL PROCESO El objeto principal de este manual es ser una guía para extraer la información del sistema SAP ERP, para apoyar la preparación y presentación a la DIAN de la información exógena tributaria. CONVENCIONES Convención Texto de pantalla Entrada de Usuario <Entrada de variable de usuario> MAYUSCULAS Titulo de un Libro KEY CAP Iconos Es usada para: Palabras o caracteres que usted puede ver en pantalla (esto incluye mensajes, nombres de campos, nombres de menús y opciones de menú). Entrada de usuario. Estas son palabras o caracteres que usted digita, de la misma forma en que se encuentra en esta documentación. Entrada de variable de usuarios. Los paréntesis cuadrados, indican que usted debe reemplazar las variables con las entradas correctas. Nombre de reportes, nombres de programas, códigos de transacción, nombres de tablas, nombres de archivos y directorios. Referencia a otros libros Funciones en el teclado (por ejemplo, F2 y ENTER). Ayuda a identificar: Un Ejemplo Una nota. Las notas pueden tener información importante para consideraciones y excepciones. Una precaución. Las precauciones ayudarle a prevenir posibles errores. Para visualizar detalle de documentos Para visualizar casos especiales pueden Para ingresar a tabla de resultados Para revisar los datos extraídos por periodo Proceso de Generación de los Programas Lo diferentes literales cubiertos descritos en el alcance, se encuentran disponibles mediante los programas localizados, los cuales se acceden desde el menú funcional por la transacción ZDIAN_11, la cual presenta en la pantalla un menú con las siguientes opciones: 1.- Datos maestros 2.- Extracción 3.- Mantenimiento 4.- Generación Estas opciones permiten el acceso a los programas que ofrecen, entre otras, pantallas de selección de criterios y listados de resultados, para extraer la información de: Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones - Formato 1001 Retenciones en la Fuente que le practicaron - Formato 1003 IVA - Formatos 1005 y 1006 Ingresos Recibidos por Operaciones Propias - Formato 1007 Saldos Cuentas por Cobrar Deudores - Formato 1008 Saldos Cuentas por Pagar Acreedores - Formato 1009 2.- DATOS MAESTROS: 2.1.1 PARAMETROS BASICOS: Esta opción presenta una pantalla que le permite definir parámetros legales específicos de Tipo de Documento según la Resolución DIAN para cada año. El usuario debe revisar y/o incluir todos los datos según sean requeridos en la resolución vigente teniendo en cuenta que los parámetros se ingresan de acuerdo al año sobre el cual se está reportando la información. 2.1.2 FORMATOS: Esta opción presenta una pantalla que le permite definir los formatos cubiertos dentro del alcance de la solución: El usuario debe revisar y/o incluir todos los formatos cubiertos dentro del alcance de la solución SAP. 2.1.3 PARAMETRIZACION DE CONCEPTOS: Esta opción presenta una pantalla que le permite definir el año y el formato para el cual va a definir los conceptos pertenecientes a dicho formato: Definición de conceptos: Esta opción permite definir conceptos por formato haciendo click en entradas nuevas y entrando los datos conforme a los conceptos pertenecientes al formato según la resolución de la DIAN, indicando concepto, descripción, cuantía mínima vigente, nit cuantía mínima y nombre de la cuantía mínima. El usuario debe revisar y/o incluir todos los conceptos pertenecientes al formato, según el alcance definido en este manual. Cuentas: Para los formatos 1007 – Ingresos recibidos por operaciones propias; 1008 - Saldos de cuentas por cobrar Deudores; y 1009 – Saldos de cuentas por pagar Acreedores, se debe marcar cada concepto, elegir únicamente la opción “Cuentas” e ingresar allí las cuentas contables o el rango de cuentas contables que reportan bajo cada concepto oficial. También se debe seleccionar el flag “activo” para que la cuenta o el rango sea tomado al extraer la información. Para los formatos mencionados, el usuario debe indicar bajo cada concepto, todas las “cuentas contables” que considere son pertenecientes y deban reportarse en cada concepto. Parametrizar aquí las cuentas, es requerido para que en el “paso extracción” la información de la pantalla en el “segmento cuentas” sea tomada en forma automática. RETENCIONES: Para el formato 1003 - Retenciones en la fuente que le practicaron, se debe marcar cada concepto, elegir la opción “Retenciones”, e ingresar los tipos y los indicadores de retención que reportan bajo cada concepto oficial. También se debe seleccionar el flag “activo” para que el tipo e indicador de retención sean tenidos en cuenta al extraer la información referente a retenciones en la fuente, según cada formato y concepto. IVA (Sin concepto): Para los formatos de “IVA descontable” e “IVA generado”, elegido el formato, se debe presionar la opción “IVA (sin concepto)“ e ingresar los Indicadores de IVA y claves de operación de IVA que reportan bajo cada formato oficial, también se debe seleccionar la opción “activo” para que el indicador y la clave de operación de IVA sean tenidos en cuenta al extraer la información referente al IVA, según cada formato. Una vez extraída la información relacionada con el IVA descontable, el usuario debe hacer la respectiva validación de la proporcionalidad del IVA, toda vez que la misma no se hace a través de indicadores ni claves de IVA, sino que es un cálculo posterior efectuado para propósitos de la declaración bimestral de este impuesto. La Resolución vigente solicita informar para el Formato 1006 - IVA GENERADO las operaciones consideradas de cuantía mínima, para cubrir este requerimiento se debe parametrizar en este formato 1006 un concepto “cero”, en el que se parametriza la descripción, valor, nit y nombre para las partidas de cuantía mínima. El valor a evaluar como cuantía mínima corresponde a la base de los ingresos que dan origen al IVA generado. 2.1.3.1 PARAMETRIZACION DE CONCEPTOS PARA EL FORMATO 1001 – PAGOS/ABONOS EN CUENTA Y RETENCIONES PRACTICADAS Para el formato 1001 “Pagos/abonos en cuenta y Retenciones”, dados los cambios introducidos por la última Resolución, es necesario tener en cuenta que la parametrización para cada concepto debe ser realizada de la siguiente manera: Para cada concepto a reportar bajo el formato 1001 se debe indicar –tal como se indica a continuación- cuentas contables, tipos e indicadores de retención e indicadores de IVA contabilizado como mayor valor del costo/gasto; así como los valores, NIT y nombre de la cuantía mínima, si la empresa reportara bajo esta opción. A continuación se detalla el paso a paso de la parametrización para este formato, según lo mencionado en el párrafo anterior. CUENTAS: Se debe marcar cada concepto perteneciente al formato 1001, se elige la opción “Cuentas”, y se ingresan las cuentas o el rango de cuentas que reportan bajo cada concepto oficial. También se debe seleccionar el flag “activo” para que la cuenta sea tomada al extraer la información referente a los registros de la cuenta o cuentas a reportar por cada concepto: RETENCIONES: Se debe seleccionar cada concepto perteneciente al formato 1001, luego se elige la opción “Retenciones” y se ingresan allí los tipos y los indicadores de retención que corresponden cada concepto oficial del formato 1001. También se debe seleccionar el flag “activo” para que el tipo e indicador de retención sean tenidos en cuenta al extraer la información referente a retenciones en la fuente, según cada concepto. Para cada tipo e indicador de retención, por concepto, es necesario escoger la correcta clasificación, estableciendo si el tipo/indicador corresponde a Retención en la Fuente por Renta, Retención en la Fuente a titulo de IVA (régimen común, simple y no domiciliado), ó Retención en la Fuente Asumida: La Resolución vigente mantiene dentro de la información a suministrar en el Formato 1001 Pagos/abonos en cuenta y Retenciones, las Retenciones Asumidas a título de renta. De manera estándar, para estas retenciones deben ser creados Tipos e Indicadores de retención separados. Los indicadores deben ser creados con “indicador de contabilización 3” con el fin de que los registros contables sean correctamente contabilizados como corresponde al concepto de retención asumida. Así mismo, la Resolución vigente mantiene los conceptos en los que se debe reportar la devolución de retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores. De manera estándar, para estas retenciones deber ser creados Tipos e Indicadores de retención separados. IVA (MAYOR VALOR): Se debe seleccionar cada concepto perteneciente al formato 1001, luego se elige la opción “Iva (Mayor Valor) y se parametrizan allí los indicadores o la clave de operación y se selecciona si corresponde a mayor valor del costo/gasto deducible o no deducible: Los 3 pasos de parametrizacion (cuentas, retenciones e IVA -Mayor Valor-) indicados previamente se deben realizar para cada uno de los conceptos que la compañía va a reportar bajo el formato 1001, excepto para los conceptos nuevos relacionados con Autorretenciones y Retenciones practicadas a titulo de timbre, para los cuales se debe parametrizar únicamente Tipos e Indicadores de Retención, seleccionando para éstos conceptos si corresponde a Autorretención o a Retención de Timbre: 2.1.4 Equivalencias Tipos de Documento de Identidad: Esta opción se ha dispuesto para permitir flexibilidad en cuanto al manejo de los registros maestros versus lo indicado en la resolución para los códigos identificadores de la clase de documento fiscal, y así facilitarle al usuario manejar, bajo esta tabla, la equivalencia de definiciones según anteriores resoluciones (C,E,T,R) a los nuevos códigos oficiales (11,12,13,21,22,31,41, 42, 43) y evitar cambiar este dato en los registros maestros de terceros. 2.1.5 Equivalencias Países: La Resolución vigente solicita informar como campo obligatorio el código de país de residencia o domicilio del tercero, para lo cual se deben utilizar los códigos de la tabla “Países”, emitida por la DIAN. De manera estándar, en la definición de clave de país, SAP proporciona el código ISO de dos caracteres según la norma ISO 3166. Como esta codificación no coincide con la establecida por la DIAN, se ha dispuesto esta opción a fin de realizar la equivalencia entre una codificación y otra. Es responsabilidad del usuario, verificar los datos de la tabla, según el requerido de la compañía. 2.1.6 Copia de Parametrización de Conceptos: Esta Opción se ha dispuesto para facilitar al usuario la copia de los criterios de parametrización de conceptos para cada formato de un año a otro. Segmento “Copiar DE”: Ejercicio: Indica el año al cual pertenecen los formatos cuya parametrización se desea copiar. Diligenciar este campo es obligatorio. Formato: Indica el formato ó los formatos que se desean copiar. Si no se indica ningún dato, se copiaran los conceptos de todos los formatos que estén creados para el año de referencia. Segmento “Copiar A”: Ejercicio: Indica el año al cual se copiará la parametrización. Diligenciar este campo es obligatorio. Segmento “Detalle de información a copiar” Concepto: Indica el ó los conceptos cuya parametrización se desea copiar. Si no se indica ningún dato, se copiaran los conceptos de todos los formatos que estén creados para el año de referencia. Incluir Parámetros de Cuentas: Marcar este flag permite que se copien las cuentas que reportan bajo cada concepto oficial. Si no se marca, la copia de parámetros no incluirá las cuentas contables. Incluir Parámetros de Retención: Marcar este flag permite que se copien los tipos de retención y los indicadores de retención que reportan bajo cada concepto oficial. Si no se marca, la copia de parámetros no incluirá los tipos ni los indicadores. Incluir Parámetro de IVA: Marcar este flag permite que se copien los indicadores de IVA y las claves de operación de IVA que reportan bajo cada formato oficial. Si no se marca, la copia de parámetros no incluirá los indicadores ni las claves. Al momento de ejecutar la transacción, si ya existe algún concepto creado, el sistema preguntará si desea reemplazarlo. Una vez efectuada la copia de parametrización de conceptos, el sistema muestra un log con el detalle de la información copiada. Una vez copiada la parametrización de los conceptos, es responsabilidad del usuario revisar los datos para completar los que puedan estar haciendo falta, dados los cambios que pueden ocurrir de un año a otro. 2.1.7 Copia de Variantes: Esta Opción se ha dispuesto para facilitar al usuario la copia de los criterios de las variantes de extracción para cada Formato de un año a otro. La copia se hace escogiendo el Programa/Reporte (según Formato oficial) del año que se desea copiar, con opción de indicar una o varias variantes, incluso aquellas variantes creadas por un usuario en particular. Si solamente se selecciona el programa/reporte que se desea copiar de un año a otro, la copia incluirá todas las variantes que estén grabadas para dicho reporte. Una vez seleccionadas las variantes del reporte a copiar, en el segmento “Copiar A” se escoge el Programa/Reporte (formato) al cual se desean copiar variantes y sus criterios. Se debe revisar al efectuar la copia que los Programas/reportes (formatos) de los que se están copiando las variantes, sean los mismos a los cuales se transfieren, con el fin de evitar errores al extraer la información. Así mismo, una vez copiadas las variantes, el usuario debe revisar los datos para completar los que puedan estar haciendo falta en las variantes copiadas, dados los cambios que pueden ocurrir de un año a otro. 2.2.- EXTRACCION Al ingresar a esta opción, la solución de medio magnético permite extraer la información disponible en la base de datos contable, para cada formato/concepto cubierto dentro del alcance de la solución SAP de medio magnético y procesada bajo transaccionalidad core estándar dispuesta para cada proceso de negocios. 2.2.1.- ZDIPA_11 – Pagos/Abonos en Cuenta y Retenciones - Formato 1001: Seleccionando esta opción, presenta la pantalla de asignación de criterios para construir las variantes y extraer la información según cada concepto a reportar y cuya información esté disponible en la base de datos. Esta opción permite realizar la lectura de todos los tipos de documentos de comprobantes de contabilidad que decida el usuario, que afectan las cuentas del rango de “CUENTAS” seleccionadas y que tengan identificado un número de tercero, ya sea a través del registro maestro del tercero, o excepcionalmente bajo la utilización de los campos “Clave Ref.1” y “Clave Ref.3” para los comprobantes manuales de contabilidad ingresados por FI-Libro Mayor. Así mismo, y dados los cambios introducidos por la última resolución, se realiza la lectura de todos los tipos de documentos de comprobantes de contabilidad que decida el usuario, que contienen los tipos e indicadores de retención en la fuente practicada, como también los indicadores o claves de operación de IVA, registrado como mayor valor del costo o gasto. La pantalla de selección de criterios contiene todas las variables necesarias para extraer la totalidad de movimientos por NIT para cada uno de los conceptos construidos y solicitados (dentro del marco de alcance que cubre esta herramienta y según requerimiento oficial del medio magnético DIAN para este alcance). La extracción de la información se realiza de manera acumulada por la identificación tributaria - NIT - del tercero, para quien se gestionó la transacción económica que afecta los criterios “CUENTAS”, “RETENCIONES” e “IVA MAYOR VALOR DEL COSTO O GASTO”, los cuales conforman la información a reportar en cada concepto. El listado de resultados, contiene dos partes: Archivo Sumarizado de totales por tercero - soporte para medios magnéticos: el cual muestra acumuladas las transacciones por cada NIT, para las cuentas ingresadas en segmento “Información de cuentas”, así como para los tipos e indicadores de retenciones en la fuente practicadas y de IVA contabilizado como mayor valor del costo o gasto. Contiene la siguiente información: concepto, número de identificación, nombre, país, código país, columnas para valores totales de las operaciones, mensaje, descripción, acreedor, columnas de valores para IVA mayor valor del gasto –deducible y no deducible- y para retenciones en la fuente practicadas. Para transacciones que estén identificados con el mismo NIT pero diferente nombre se presentarán en el mismo campo del número del NIT y a continuación los campos con los diferentes nombres. Para transacciones que estén identificadas con el mismo nombre pero diferente NIT, se presentarán en el mismo campo los registros con los diferentes nombres y a continuación los campos con los diferentes NITs. Archivo lista detallada de documentos por tercero: si se desea obtener el detalle por documento financiero, se debe hacer clic en el valor correspondiente, ya sea el del pago o abono en cuenta, el del IVA registrado como mayor valor del costo o gasto ó el de las retenciones en la fuente practicadas (por renta, asumidas, por IVA) EJECUCION DEL REPORTE “ZDIPA_11 – Pagos/Abonos en Cuenta y Retenciones - Formato 1001”: La ruta para la ejecución del Reporte es la siguiente: Acceder por menú ZDIAN_11 extracción-> Selección opción: ZDIPA_11 Pagos/ abonos en cuenta y retenciones – formato 1001. Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios: Parámetros Segmento: “Selecciones Generales” Sociedad: Identificación de la sociedad (Company code) para la cual se está generando el reporte. Fecha de Contabilización: Límites de fechas para delimitar la búsqueda de información. Dentro de las últimas mejoras incluidas en el programa de medios magnéticos, se ha habilitado la opción de extracción y acumulación en la tabla de resultados por período contable (mes). De esta manera, se puede hacer la extracción de la informacion mensual, se actualiza la tabla de resultados y a medida que se va extrayendo cada periodo (mes) se van acumulando los valores para los terceros. Si en el periodo de extracción se seleccionan fechas diferentes al periodo completo (mes), por ejemplo, bimestre, trimestre, semestre, el programa hará la extracción y mostrará la información extraída pero no actualizará la tabla de almacenamiento de la informacion. Aparecerá un mensaje que indica: Periodos inferiores al mes y por el año completo sí permiten la extracción y la actualización de la tabla de resultados. Ejercicio: Año fiscal para el cual se está extrayendo la información. Adicionalmente es requerido para validar si existe o no información extraída en la tabla para esa vigencia. Proveedor: Para propósitos de análisis, se ha habilitado este campo, con el fin de filtrar la información para un tercero, un listado de terceros o un grupo de terceros. Este campo se ha dispuesto únicamente para facilitar el análisis de la informacion. Se debe tener en cuenta que aquellos documentos manuales FI-GL que no tienen tercero vinculado NO serán extraídos cuando este campo sea poblado. Igualmente cuando se introduce informacion en dicho campo, automáticamente se desactiva la opción “Generar Tabla Medio Magnetico” para evitar problemas con el tiempo de ejecución del programa y actualización errónea de la tabla de resultados. Clase de Documento: En forma opcional, permite al usuario según su conveniencia, excluir o incluir movimientos provenientes de algunos tipos específicos de documentos. Segmento “Información de Cuentas”: Formato: Corresponde al formato oficial para el cual se va a ejecutar la extracción Concepto: Corresponde al concepto oficial perteneciente al formato para el cual se va a extraer la información Cuentas Manuales: El usuario solo debe usar este botón para introducir en forma manual las cuentas si desea que no sean leídas automáticamente aquellas definidas en el menú “Datos maestros”. Segmento “Cuentas No Deducibles”: Cuentas: Se debe indicar el código de la cuenta contable o el rango de cuentas contables en las cuales se han registrado los pagos o abonos en cuenta (causación) que no fueron solicitados fiscalmente como costo o deducción, según requerido de la DIAN en la Resolución vigente. Segmento “Documentos Manuales del Exterior” (FI-GL): Nits del Exterior: Con el fin de identificar en la tabla de extracción, transacciones de Terceros del Exterior que poseen número, código o clave, provenientes de documentos manuales FI-GL, se debe ingresar en este campo los Nits o rango de Nits, ingresados en comprobantes manuales FI_GL en el campo “XREF1”, correspondientes a transacciones del exterior con código. Nits del Exterior sin Código: Con el fin de identificar en la tabla de extracción, transacciones de Terceros del Exterior que no poseen o no se conoce su número, código o clave, provenientes de documentos manuales FI-GL, se debe ingresar en este campo los Nits o rango de Nits, ingresados en comprobantes manuales FI_GL en el campo “XREF1”, correspondientes a transacciones del exterior sin código. Agrupar Valores x NIT, en Docs Manuales con nombre (XREF3) <> de Dato Maestro: Para aquellos documentos manuales (FI-GL), es decir, aquellos que no llevan una línea de tercero (proveedor/cliente), con los cuales se hace afectación directa a las cuentas contables, se ha dado la opción de diligenciar los campos XREF1 y XREF3 con el numero del NIT y el nombre del tercero respectivamente. El programa de medios magnéticos valida la informacion allí almacenada y si encuentra los mismos datos ya sea en la tabla de almacenamiento de medios magnéticos ó en los datos maestros del tercero, completa para estos documentos la informacion faltante (dirección, municipio y departamento, etc.). La condición para ello es que los datos almacenados en dichos campos coincidan de manera exacta con el dato maestro del tercero, sin embargo, se tiene la limitación en el numero de caracteres del campo XREF3 (20), por lo que si el nombre del tercero tiene más de 20 caracteres, éste no se guardará completo en el campo XREF3 y por lo tanto no coincidirá con el nombre del dato maestro, dejando la informacion en blanco en la extracción de medios magnéticos. Debido a esta situación y teniendo en cuenta que para los documentos manuales (FI-GL) se deben continuar diligenciado los campos XREF1 y XREF3 con el número del NIT y el nombre del tercero respectivamente, el programa de medios realizará la validación (búsqueda de dichos datos en la tabla de resultados y si no están allí almacenados, entonces irá hasta el dato maestro), si no coinciden ambos pero se tiene que el Numero del NIT si es el mismo a como se almacenó en el dato maestro del tercero, tomará la informacion de allí y la completará en la tabla de resultados. Si el usuario selecciona la opción, tal como allí se indica, se agruparán los valores por NIT, para aquellos documentos manuales cuyo Nombre diligenciado en el campo XREF3 no coincida con el almacenado en el dato maestro del tercero y la informacion extraída aparecerá como sigue (en línea): Es 100% responsabilidad del usuario el manejo tanto de este tipo de documentos manuales como los datos que se diligencien en los campos XREF1 y XREF3 (dado que son campos que no tienen ningún tipo de validación) así como de la opción mencionada previamente (flag Agrupar Valores x NIT, en Docs Manuales con nombre (XREF3) <> de Dato Maestro) Segmento “Tipo de Impuesto”: Tipos de Documento para gastos de viaje: Persona Natural: Con propósito de identificar en la extracción la personas naturales para segregar los nombres y apellidos de las personas naturales en el archivo oficial, ingrese “el tipo de impuesto” definido correspondiente a personas naturales. Clase de Documento: Solo para propósito de transacciones que provienen de la Integración del aplicativo de Gastos de Viaje, se debe ingresar en este campo la clase de documento financiero asociada a los correspondientes comprobantes contables, donde se identificarán los nits asociados al gasto, a través de los campos “XREF1” y “XREF3”. Con esta opción, la información del pago o abono en cuenta NO será mostrada en cabeza del empleado sino que desplegará cada uno de los terceros cuyos datos han sido almacenados en los campos indicados. Segmento “Opciones de Salida”: Generar Tabla Medio Magnético: Fijar este flag permite actualizar y almacenar en la tabla la última corrida de la información extraída. Detalle Documento (Background): Esta opción permite omitir o no la impresión de la lista detallada de documentos, cuando la ejecución del programa se realiza en fondo. Incluir Costos Indirectos: Fijar este flag permite generar la información por tercero, relacionada con pedidos de compra que incluyen manejo de costos indirectos, si es el caso en la data a extraer. Disposición ALV: Este campo permite fijar la forma en que se presentará la información solicitada. Es útil en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propósitos diferentes a obtención de información para medios magnéticos o para analizar la información suministrada de distintas maneras. Para que la extracción de los costos indirectos, por este formato 1001 funcione correctamente es necesario que se cumplan las siguientes condiciones: Al crear la orden de pedido, dependiendo el procedimiento de la empresa, se debe decidir si el manejo de los costos indirectos será tratado a nivel de cabecera del pedido o de posición del pedido. En la orden de pedido de compra, en la condición de costo indirecto correspondiente se debe asignar el código del proveedor que suministra el costo indirecto. Al realizar el paso de la entrada de almacén, aunque el costeo del inventario incluirá el costo del bien o servicio del proveedor principal y los costos indirectos correspondientes, la solución del medio magnético permitirá extraer la información por cada tercero involucrado. En el paso de la verificación de factura es mandatorio procesar de manera separada la verificación de factura para la factura del proveedor principal del bien o servicio, y para cada una de las facturas del o los terceros que suministran los costos indirectos, haciendo la selección correcta en el campo: “Indicador: Posición mcía. / Costes ind.adquisición / Ambos”. Cuando se tiene más de un proveedor de costos indirectos, se debe seleccionar el proveedor correcto al cual se le verificara la factura. Cuando se realice el paso de verificación de cada una de las facturas de costos indirectos, el usuario que ingrese la factura debe verificar el “indicador de IVA” que aplica a la factura y fijar el “flag del calculo de impuestos” Cuando el indicador de IVA a aplicar en el costo indirecto, corresponda a un IVA que deba ser tratado como mayor valor del bien o servicio adquirido, es importante que el usuario se asegure de haber completado el proceso hasta el paso de verificación de factura del costo indirecto, para que la extracción de la información en el medio magnético sea adecuada, en concordancia con el requisito fiscal de aceptación de costo o deducción siempre y cuando se hayan practicado el IVA y retenciones de impuestos correspondientes. Las recomendaciones previas permiten que en la extracción de la información de costos indirectos para el medio magnético, el reporte pueda identificar en forma correcta por tercero el valor del IVA y el valor de las retenciones en la fuente. Segmento “Parametrizaciones Retenciones”: Parámetros Retención Manuales: Dado que con la última resolución emitida por la DIAN, en el Formato 1001 se debe reportar también la informacion relacionada con la retención en la fuente practicada, el usuario puede usar este botón para introducir en forma manual los tipos de retención e indicadores de retención, si desea que no sean leídos automáticamente aquellos que se definieron en el menú “Datos maestros” 2.2.2- ZDIRE_11 - Retenciones en la Fuente que le practicaron - Formato 1003 La ruta para la ejecución del Reporte es la siguiente: Acceder por transacción ZDIAN_11 extracción-> Selección opción ZDIRE_11 - Retenciones en la Fuente que le practicaron - Formato 1003 Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios: Parámetros Segmento “Selecciones requeridas”: Sociedad: Identificación de la sociedad (Company code) para la cual se está generando el reporte. Periodo del Informe: Límites de fechas para delimitar la búsqueda de información. Dentro de las últimas mejoras incluidas en el programa de medios magnéticos, se ha habilitado la opción de extracción y acumulación en la tabla de resultados por período contable (mes). De esta manera, se puede hacer la extracción de la informacion mensual, se actualiza la tabla de resultados y a medida que se va extrayendo cada periodo (mes) se van acumulando los valores para los terceros. Si en el periodo de extracción se seleccionan fechas diferentes al periodo completo (mes), por ejemplo, bimestre, trimestre, semestre, el programa hará la extracción y mostrará la información extraída pero no actualizará la tabla de almacenamiento de la informacion. Aparecerá un mensaje que indica: Periodos inferiores al mes y por el año completo sí permiten la extracción y la actualización de la tabla de resultados. Ejercicio: Año fiscal para el cual se está extrayendo la información. Adicionalmente es requerido para validar si existe o no información extraída en la tabla para esa vigencia. Segmento “Información de Cuentas”: Formato: Corresponde al formato oficial para el cual se va a ejecutar la extracción Concepto: Corresponde al concepto oficial perteneciente al formato para el cual se va a extraer la información. Para metros Retención Manuales: El usuario puede usar este botón para introducir en forma manual los tipos de retención e indicadores de retención, si desea no sean leídas automáticamente de las definidas en el menú “Datos maestros”. Segmento “Tipo de Impuesto”: Persona Natural: Con propósito de identificar en la extracción la personas naturales para segregar los nombres y apellidos de las personas naturales en el archivo oficial, ingrese “el tipo de impuesto” correspondiente a personas naturales. Segmento “Otra Selección”: Indicadores CME: Este campo se diligencia digitando los indicadores de operación en cuenta de mayor especial que se han utilizado en el registro automático de documentos ingresados bajo esta funcionalidad (CME – Cuentas de Mayor Especial). Si no se indica ningún indicador de operación en cuenta de mayor especial, el programa extraerá únicamente los documentos cuyo indicador de operación en cuenta de mayor especial es “ESPACIO”. Si se ha completado el indicador de operación en cuenta de mayor especial, el programa extraerá los documentos cuyo indicador de operación en cuenta de mayor especial es “ESPACIO” y el introducido por el usuario. Si se utilizan los indicadores de operación en cuenta de mayor especial, para la correcta extracción de la información, se deben diligenciar en este campo todos los indicadores manejados, teniendo en cuenta si son del tipo de acreedores o deudores. Clases de documento abono: En este campo se diligencian las clases de documento que se han utilizado para registrar contablemente las notas de crédito o los abonos. Segmente “Opciones de Salida”: Generar Tabla Medio Magnético: Fijar este flag permite actualizar y almacenar en la tabla la última corrida de la información extraída. Detalle documento (Background): Esta opción permite omitir o no la impresión de la lista detallada de documentos, cuando la ejecución del programa se realiza en fondo. Disposición ALV: Este campo permite fijar la forma en que se presentará la información solicitada. Es útil en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propósitos diferentes a obtención de información para medios magnéticos o para analizar la información suministrada de distintas maneras. 2.2.3.- ZDIIV_11 - IVA - Formatos 1005 y 1006 La ruta para la ejecución del Reporte es la siguiente: Acceder por transacción ZDIAN_11 extracción-> Selección opción ZDIIV_11 - IVA - Formatos 1005 y 1006 Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios: Parámetros Segmento “Selecciones Generales”: Sociedad: Identificación de la sociedad (Company code) para la cual se está generando el reporte. Feche de Contabilización: Límites de fechas para delimitar la búsqueda de información. Dentro de las últimas mejoras incluidas en el programa de medios magnéticos, se ha habilitado la opción de extracción y acumulación en la tabla de resultados por período contable (mes). De esta manera, se puede hacer la extracción de la informacion mensual, se actualiza la tabla de resultados y a medida que se va extrayendo cada periodo (mes) se van acumulando los valores para los terceros. Si en el periodo de extracción se seleccionan fechas diferentes al periodo completo (mes), por ejemplo, bimestre, trimestre, semestre, el programa hará la extracción y mostrará la información extraída pero no actualizará la tabla de almacenamiento de la informacion. Aparecerá un mensaje que indica: Periodos inferiores al mes y por el año completo sí permiten la extracción y la actualización de la tabla de resultados. Ejercicio: Año fiscal para el cual se está extrayendo la información. Adicionalmente es requerido para validar si existe o no información extraída en la tabla para esa vigencia. Segmento “Información de Cuentas”: Formato: Corresponde al formato oficial para el cual se va a ejecutar la extracción Par .IVA Manuales: El usuario puede usar este botón para introducir en forma manual los indicadores de IVA o claves de operación, si desea no sean leídas automáticamente de lo definido en el menú “Datos maestros” Segmento “Información de IVA”: Nits del Exterior: Con el fin de identificar en la tabla de extracción, transacciones de Terceros del Exterior que poseen número, código o clave, provenientes de documentos manuales FI-GL, se debe ingresar en este campo los Nits o rango de Nits, ingresados en comprobantes manuales FI_GL en el campo “XREF1”, correspondientes a transacciones del exterior con código. NIts del Exterior sin Codigo: Con el fin de identificar en la tabla de extracción, transacciones de Terceros del Exterior que no poseen o no se conoce su número, código o clave, provenientes de documentos manuales FI-GL, se debe ingresar en este campo los Nits o rango de Nits, ingresados en comprobantes manuales FI_GL en el campo “XREF1”, correspondientes a transacciones del exterior sin código. Agrupar Valores x Nit, en docs Manuales con Nombre (XREF3) <> Dato Maestro: Para aquellos documentos manuales (FI-GL), es decir, aquellos que no llevan una línea de tercero (proveedor/cliente), con los cuales se hace afectación directa a las cuentas contables, se ha dado la opción de diligenciar los campos XREF1 y XREF3 con el numero del NIT y el nombre del tercero respectivamente. El programa de medios magnéticos valida la informacion allí almacenada y si encuentra los mismos datos ya sea en la tabla de almacenamiento de medios magnéticos ó en los datos maestros del tercero, completa para estos documentos la informacion faltante (dirección, municipio y departamento, etc.). La condición para ello es que los datos almacenados en dichos campos coincidan de manera exacta con el dato maestro del tercero, sin embargo, se tiene la limitación en el numero de caracteres del campo XREF3 (20), por lo que si el nombre del tercero tiene más de 20 caracteres, éste no se guardará completo en el campo XREF3 y por lo tanto no coincidirá con el nombre del dato maestro, dejando la informacion en blanco en la extracción de medios magnéticos. Debido a esta situación y teniendo en cuenta que para los documentos manuales (FI-GL) se deben continuar diligenciado los campos XREF1 y XREF3 con el número del NIT y el nombre del tercero respectivamente, el programa de medios realizará la validación (búsqueda de dichos datos en la tabla de resultados y si no están allí almacenados, entonces irá hasta el dato maestro), si no coinciden ambos pero se tiene que el Numero del NIT si es el mismo a como se almacenó en el dato maestro del tercero, tomará la informacion de allí y la completará en la tabla de resultados. Es 100% responsabilidad del usuario el manejo tanto de este tipo de documentos manuales como los datos que se diligencien en los campos XREF1 y XREF3 (dado que son campos que no tienen ningún tipo de validación) así como de la opción mencionada previamente (flag Agrupar Valores x Nit, en docs Manuales con Nombre (XREF3) <> Dato Maestro) Segmento “Opciones de Salida”: Generar Tabla Medio Magnético: Fijar este flag permite actualizar y almacenar en la tabla la última corrida de la información extraída. Detalle Documento (Background): Esta opción permite omitir o no la impresión de la lista detallada de documentos, cuando la ejecución del programa se realiza en fondo. Disposición ALV: Este campo permite fijar la forma en que se presentará la información solicitada. Es útil en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propósitos diferentes a obtención de información para medios magnéticos o para analizar la información suministrada de distintas maneras. La resolución vigente establece que la información del IVA debe realizarse teniendo en cuenta que se debe reportar “el valor del impuesto sobre las ventas descontable y el de las ventas devueltas, anuladas, rescindidas o resueltas”¸ así como “el valor del impuesto sobre las generado y el valor del impuesto sobre las ventas recuperado en devoluciones en compras anuladas, rescindas o resueltas”. Esta informacion deberá reportarse en dos columnas diferentes, una para el impuesto y otra para el impuesto resultante por devoluciones. En este punto es importante indicar que el reporte extraerá la información tanto del IVA descontable como sus correspondientes devoluciones, así como del IVA generado y sus correspondientes devoluciones, luego al momento de la generación del archivo oficial, ya sea en XML o en Excel, el programa llevará a cada columna los valores correspondientes según lo requiere la resolución. 2.2.4.- ZDIIN_11 - Ingresos Recibidos por Operaciones Propias - Formato 1007 La ruta para la ejecución del Reporte es la siguiente: Acceder por transacción ZDIAN_11 extracción-> Selección opción ZDIIN_11 – Ingresos recibidos por operaciones propias – Formato 1007 Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios: Parámetros Segmento “Selecciones Generales” Sociedad: Identificación de la sociedad (Company code) para la cual se está generando el reporte. Fecha de Contabilización: Límites de fechas para delimitar la búsqueda de información. Dentro de las últimas mejoras incluidas en el programa de medios magnéticos, se ha habilitado la opción de extracción y acumulación en la tabla de resultados por período contable (mes). De esta manera, se puede hacer la extracción de la informacion mensual, se actualiza la tabla de resultados y a medida que se va extrayendo cada periodo (mes) se van acumulando los valores para los terceros. Si en el periodo de extracción se seleccionan fechas diferentes al periodo completo (mes), por ejemplo, bimestre, trimestre, semestre, el programa hará la extracción y mostrará la información extraída pero no actualizará la tabla de almacenamiento de la informacion. Aparecerá un mensaje que indica: Ejercicio: Año fiscal para el cual se está extrayendo la información. Adicionalmente es requerido para validar si existe o no información extraída en la tabla para esa vigencia. Cliente: Para propósitos de análisis, se ha habilitado este campo, con el fin de filtrar la información para un tercero, un listado de terceros o un grupo de terceros. Este campo se ha dispuesto únicamente para facilitar el análisis de la informacion. Se debe tener en cuenta que aquellos documentos manuales FI-GL que no tienen tercero vinculado NO serán extraídos cuando este campo sea poblado. Igualmente cuando se introduce informacion en dicho campo, automáticamente se desactiva la opción “Generar Tabla Medio Magnético” para evitar problemas con el performance del programa y actualización errónea de la tabla de resultados. Segmento “Información de Cuentas” Formato: Corresponde al formato oficial para el cual se va a ejecutar la extracción. Concepto: Corresponde al concepto oficial perteneciente al formato para el cual se va a extraer la información. Cuentas Manuales: El usuario puede usar este botón para introducir en forma manual las cuentas, si desea no sean leídas automáticamente de lo definido en el menú “Datos maestros” Segmento “Cuentas de Devoluciones, Rebajas y Descuentos Clase de Documento: En forma opcional, permite al usuario según su conveniencia, excluir o incluir movimientos provenientes de algunos tipos de documentos Cuentas: La Resolución vigente indica para el Formato 1007 – Ingresos, que se debe informar en dos columnas diferentes tanto los ingresos como las devoluciones, rebajas y descuentos. Con el fin de extraer adecuadamente esta información, el usuario debe indicar en este campo las cuentas contables en las cuales son registrados los valores de las devoluciones, rebajas y descuentos. Segmento “Documentos Manuales del Exterior (FI-GL): Nits del Exterior: Con el fin de identificar en la tabla de extracción, transacciones de Terceros del Exterior que poseen número, código o clave, provenientes de documentos manuales FI-GL, se debe ingresar en este campo los Nits o rango de Nits, ingresados en comprobantes manuales FI_GL en el campo “XREF1”, correspondientes a transacciones del exterior con código. Nits del Exterior Sin Código: Con el fin de identificar en la tabla de extracción, transacciones de Terceros del Exterior que no poseen o no se conoce su número, código o clave, provenientes de documentos manuales FI-GL, se debe ingresar en este campo los Nits o rango de Nits, ingresados en comprobantes manuales FI_GL en el campo “XREF1”, correspondientes a transacciones del exterior sin código. Agrupar Valores x Nit, en docs Manuales con Nombre (XREF3) <> Dato Maestro: Para aquellos documentos manuales (FI-GL), es decir, aquellos que no llevan una línea de tercero (proveedor/cliente), con los cuales se hace afectación directa a las cuentas contables, se ha dado la opción de diligenciar los campos XREF1 y XREF3 con el numero del NIT y el nombre del tercero respectivamente. El programa de medios magnéticos valida la informacion allí almacenada y si encuentra los mismos datos ya sea en la tabla de almacenamiento de medios magnéticos ó en los datos maestros del tercero, completa para estos documentos la informacion faltante (dirección, municipio y departamento, etc.). La condición para ello es que los datos almacenados en dichos campos coincidan de manera exacta con el dato maestro del tercero, sin embargo, se tiene la limitación en el numero de caracteres del campo XREF3 (20), por lo que si el nombre del tercero tiene más de 20 caracteres, éste no se guardará completo en el campo XREF3 y por lo tanto no coincidirá con el nombre del dato maestro, dejando la informacion en blanco en la extracción de medios magnéticos. Debido a esta situación y teniendo en cuenta que para los documentos manuales (FI-GL) se deben continuar diligenciado los campos XREF1 y XREF3 con el número del NIT y el nombre del tercero respectivamente, el programa de medios realizará la validación (búsqueda de dichos datos en la tabla de resultados y si no están allí almacenados, entonces irá hasta el dato maestro), si no coinciden ambos pero se tiene que el Numero del NIT si es el mismo a como se almacenó en el dato maestro del tercero, tomará la informacion de allí y la completará en la tabla de resultados. Es 100% responsabilidad del usuario el manejo tanto de este tipo de documentos manuales como los datos que se diligencien en los campos XREF1 y XREF3 (dado que son campos que no tienen ningún tipo de validación) así como de la opción mencionada previamente (flag Agrupar Valores x Nit, en docs Manuales con Nombre (XREF3) <> Dato Maestro) Segmento “Tipo de Impuesto” Persona Natural: Con el propósito de identificar en la extracción a las personas naturales para segregar los nombres y apellidos en el archivo oficial, ingrese “el tipo de impuesto” correspondiente a personas naturales. Segmento “Opciones de Salida” Generar Tabla Medio Magnético: Fijar este flag permite actualizar y almacenar en la tabla la última corrida de la información extraída. Detalle Documento (Background): Esta opción permite omitir o no la impresión de la lista detallada de documentos, cuando la ejecución del programa se realiza en fondo. Disposición ALV: Este campo permite fijar la forma en que se presentará la información solicitada. Es útil en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propósitos diferentes a obtención de información para medios magnéticos o para analizar la información suministrada de distintas maneras. 2.2.5.- ZDIDE_11 - Saldos CxC Deudores - Formato 1008 La ruta para la ejecución del Reporte es la siguiente: Acceder por transacción ZDIAN_11 extracción-> Selección opción ZDIDE_11 - Saldos CxC Deudores - Formato 1008 Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios: Parámetros Segmento “Selección Deudor”: Segmento “Selección de Partidas” Cuenta de Deudor: No relevante llenar este campo para el medio magnético Sociedad: Identificación de la sociedad FI (Company code) para la cual se está generando el reporte. Partida Abierta en Fecha Clave: Delimitación de la selección a una fecha determinada. Se seleccionan todas las partidas que hayan sido contabilizadas hasta la fecha clave indicada y estén abiertas a dicha fecha. Segmente “Información de Cuentas”: Formato: Corresponde al formato oficial para el cual se va a ejecutar la extracción. Concepto: Corresponde al concepto oficial perteneciente al formato para el cual se va a extraer la información Segmento “Tipo de Impuesto”: Persona Natural: Con el propósito de identificar en la extracción a las personas naturales para segregar los nombres y apellidos en el archivo oficial, ingrese “el tipo de impuesto” correspondiente a personas naturales. Segmento “Opciones de Salida”: Cuentas Manuales: El usuario puede usar este botón para introducir en forma manual las cuentas, si desea no sean leídas automáticamente de lo definido en el menú “Datos maestros” Generar Tabla Medio Magnetico: Fijar este flag permite actualizar y almacenar en la tabla la última corrida de la información extraída. Detalla Documento (Background): Esta opción permite omitir o no la impresión de la lista detallada de documentos, cuando la ejecución del programa se realiza en fondo. Disposición ALV: Este campo permite fijar la forma en que se presentará la información solicitada. Es útil en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propósitos diferentes a obtención de información para medios magnéticos o para analizar la información suministrada de distintas maneras. Segmento “Tipo de Cotización”: Tipo de Tasa de Cambio: Entre el tipo de cambio correspondiente al de la TRM al 31/12/ XX 2.2.6.- ZDIAC_11 - Saldos CxP Acreedores - Formato 1009 La ruta para la ejecución del Reporte es la siguiente: Acceder por transacción ZDIAN_11 extracción-> Selección opción ZDIAC_11 - Saldos CxP Acreedores - Formato 1009 Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios: Parámetros Aplica los mismos descriptivos indicados en el formato previo. 2.3.- MANTENIMIENTO: MANTENIMIENTO: Al ingresar a esta opción, la solución de medio magnético permite hacer mantenimiento (modificar, retirar, crear) a la información extraída en el paso “Extracción” y que reside almacenada en la tabla (ZDITOT_11) dispuesta para tal fin. 2.3.1.- ZDITO_11 - Resultados Medios Magnéticos DIAN. El usuario puede ingresar a esta opción por la ruta: Opción mantenimiento-> ZDITO_11 - Resultados Medios Magnéticos DIAN. Esta transacción permite corregir, borrar o adicionar información de la tabla de Medio Magnético usando funciones naturales del manejo de vistas en R/3. Al acceder este botón, el sistema presenta la siguiente pantalla: El usuario deberá ingresar la sociedad, el ejercicio, y el formato con el fin de filtrar la información a ser modificada por estos criterios de selección. Adicionalmente varios usuarios pueden modificar la tabla de medio magnético al mismo tiempo si utilizan diferentes filtros de selección: Sociedad, Ejercicio, Formato. Una vez ingresados los datos de Sociedad, Ejercicio y formato, se presenta la siguiente pantalla: Debido a que todas las columnas de la tabla no se pueden visualizar, al dar doble click en cualquier registro, se puede ver el detalle de la información. La vista de la tabla” ZDITOT_11” presenta los siguientes campos: Cpto: código del concepto oficial. No.ident.fis.1: Identificación del tercero a reportar. Nombre: Nombre del tercero a reportar. DV: Dígito de Verificación TD: Clase de Identificación del tercero (13, 31, 42, 43...) EX: Flag que indica si el tercero a reportar es un tercero del exterior. CM: Flag que indica que el tercero se reportará dentro del grupo de terceros identificados con el NIT y nombre de “Cuantías Mínimas”. Este flag se activa una vez se ha realizado el paso “Generación” del medio magnético. Por lo tanto cada vez que se realice mantenimiento de la tabla de Medio Magnético se DEBE realizar el proceso de “Generación” para que este flag se mantenga actualizado. Dirección: Dirección del tercero a reportar, campo obligatorio en caso de que el país de residencia sea Colombia Ciudad: Código Departamento y Municipio, campo obligatorio en caso de que el país de residencia sea Colombia País: Código País, de acuerdo a los definidos por resolución. Importe 1: Monto a reportar (correspondiente al del formato y concepto requerido) Importe 2: Monto a reportar (correspondiente al del formato y concepto requerido) si aplica Primer nombre: Para el caso de registros de Personas naturales Otros Nombres: Para el caso de registros de Personas naturales Primer apellido: Para el caso de registros de Personas naturales Segundo apellido: Para el caso de registros de Personas naturales IVA May.Vlr G/C Deducible: información que aplica para el Formato 1001 IVA May.Vlr G/C No Deducible: información que aplica para el Formato 1001 Retención practicada: información que aplica para el Formato 1001 Retención asumida: información que aplica para el Formato 1001 Retención régimen común: información que aplica para el Formato 1001 Retención régimen simplificado: información que aplica para el Formato 1001 Retención no domiciliados: información que aplica para el Formato 1001 Columnas para discriminación de Ingresos: información que aplica para el Formato 1007 El paso “Generación” requiere siempre ser ejecutado cada vez que la tabla sufra modificaciones, con el fin de asegurar que las correcciones sean validadas nuevamente e incluidas en el resultado definitivo. Selecciones por contenido – Tabla ZDITOT_11 Lista de análisis cuantía mínima: Al gestionar mantenimiento de la tabla ZDITOT_11, en el menú “selección”, opción “Por contenido”, usted puede tratar filtros que le permiten obtener listas de análisis por los criterios elegidos. Ejemplo: lista detalle de terceros clasificados dentro de un formato por concepto a reportar. Esta tabla “ZDITOT_11” maneja las siguientes características almacenamiento: Permite almacenar la información de más de una compañía. de La llave para las validaciones de almacenamiento está formada por compañía, año fiscal, formato, concepto, NIT y nombre. El almacenamiento permitido por compañía es solo para un (1) año fiscal (en este caso, año 2011), lo que significa que al correr variantes para un año fiscal diferente al almacenado para una compañía, borra para esa compañía toda la información almacenada en la tabla, teniendo en cuenta, que cuando se cambia de año, el programa presentará el siguiente aviso, cuyo manejo es de completa responsabilidad del usuario: En el ejemplo dado, se ha estado haciendo extracción para el año 2003 (con la opción ZDIAN_11 y almacenamiento en la tabla ZDITOT_11) Si en la transacción ZDIAN_11, en cualquiera de los formatos cubiertos por el alcance, se cambia el año fiscal: El programa presentará los siguientes mensajes: Si el usuario escoge el botón “SI” todos los registros en la tabla de almacenamiento de la información serán borrados y reemplazados por la nueva extracción, si escoge el botón “NO” ó “Cancelar” aparecerá el siguiente mensaje: Por lo tanto, el borrado de la tabla cuando se cambia de año/periodo gravable ya no se hará de manera automática por el programa, debe existir aceptación por parte del usuario para llevar a cabo el proceso, por lo tanto, se recalca que es responsabilidad de éste la corrida del programa para diferentes años gravables con la misma transacción ZDIAN_11. Si ya existe información para un formato y concepto, para la misma compañía y mismo año fiscal y se corre una nueva ejecución para las mismas características, la información será reemplazada para ese criterio, por la de la última ejecución. 2.3.2.- ZDITT_11 - Tabla Medios Magnéticos DIAN El usuario puede ingresar a esta opción por la ruta: Opción mantenimiento-> ZDITT_11 - Tabla Medios Magnéticos DIAN Esta opción permite consultar la tabla de Medio Magnético (ZDITOT_11) como lo ofrece la funcionalidad estándar de la transacción SE16. Al acceder este botón, el sistema presenta la siguiente pantalla: Al oprimir el icono “ejecución”, se presenta así: Observe que al final ofrece 3 campos (fecha creación, hora modificación, autor), que son actualizados con esta información, para cada registro que sufra modificación por la opción de la “ZDITO_11 - Resultados Medios Magnéticos DIAN” Observe que la tabla solo almacena la información solicitada para cada formato Ej. El formato 1007 no solicita información respecto a dirección, ciudad; por lo tanto esta información no es mostrada. 2.3.3.- ZDIUP – Actualización Tabla de Resultados modificando Formatos y Conceptos Esta opción se ha dispuesto para que el usuario pueda extraer información y presentarla en los formatos y conceptos correspondientes según el requerimiento legal y que dado el diseño estándar del software, en la extracción inicial no es posible. De manera específica, la opción se ha creado para soportar la siguiente situación: tanto los anticipos dados a proveedores como aquellos recibidos de clientes, son manejados en cada uno de los respectivos módulos (Cuentas por Pagar/Cuentas por Cobrar) haciendo uso de los Indicadores de Cuentas de Mayor Especial (CME), los cuales permiten desviar la contabilización normal de las cuentas asociadas a cada proveedor/cliente y llevar dichos registros a las cuentas indicadas según el plan de cuentas. Así por ejemplo, se tiene creado el indicador de cuenta de mayor especial “V”, utilizado cuando se gira un anticipo a un proveedor y cuya configuración es la siguiente: Este indicador tiene una clase de cuenta “K” que indica su manejo a través de Acreedores; la cuenta asociada a acreedor es la 22050100 y al utilizar este indicador el registro del anticipo girado al proveedor será llevado no a la cuenta contable 22050100, sino a la cuenta contable 13303000 de anticipos (la cual corresponde al segmento de cuentas por cobrar en el Plan de Cuentas). Ahora bien, al funcionar el programa de Medio Magnético a través de cuentas contables (salvo los reportes de IVA y Retenciones, los cuales lo hacen a través de claves de operación en indicadores), al parametrizar por ejemplo la cuenta 13303000 (Anticipos girados a proveedores) en el Formato 1008 Concepto 1315 “Cuentas por Cobrar Clientes” y efectuar la extracción, el programa NO extrae la información registrada en esta cuenta, ya que su configuración es de naturaleza Acreedor y no Deudor. Este funcionamiento es totalmente estándar, ya que al sacar un reporte de cuentas por cobrar, aparecen allí todos los registros abiertos correspondientes a clientes solamente y no es posible que dicho reporte nos muestre los saldos de anticipos girados a proveedores, que aun cuando se hayan contabilizado en una cuenta por cobrar –a través del indicador CME- su naturaleza continua siendo “K – acreedor” Entonces, esta nueva funcionalidad lo que permite es hacer la extracción de la información en el Formato y concepto de acuerdo a la naturaleza de la operación y posteriormente trasladar la información allí obtenida al Formato y concepto en el que según Resolución de la DIAN y Balance General debe aparecer. Para ello es necesario seguir estos pasos: 1. Se debe crear en el formato correspondiente (esto es, si es anticipo girado a proveedores -> Formato 1009; anticipo recibido de clientes -> Formato 1008) un concepto XXXX (no oficial) y vincularle a éste las cuentas de mayor especial a las que apuntan cada uno de los Indicadores CME 2. Efectuar la extracción de este concepto y permitir que se llene la tabla de extracción 3. Una vez se tenga la información en el concepto XXXX, se procede a efectuar la transacción ZDIUP – Actualización Tabla de Resultados modificando Formatos y Conceptos Paso 1 -> creación del concepto 2299 (XXXX no oficial) y vinculación a éste de la cuenta o las cuentas contables asociadas a anticipos (cuentas contables de los indicadores CME correspondientes a anticipos girados a proveedores) Paso 2 -> Extracción del concepto 2299 (XXXX no oficial) con llenado de la tabla de extracción Paso 3 -> Transacción ZDIUP para trasladar esta información correspondiente a anticipos girados a proveedores al Formato y concepto de Deudores Al ejecutar la opción, aparecerá el siguiente mensaje: Si se indica “Sí”, el proceso continúa y aparecen los siguientes mensajes: Al observar ahora la tabla de resultado para el Formato 1009 Concepto 2299 se tiene que la información del Concepto 2299 ya no aparece: Observe que si ya existe en la tabla destino el tercero cuyos valores se trasladarán, el programa hace acumulación de los mismos. Esta funcionalidad se debe utilizar con precaución ya que se reemplaza información, que en caso de no ser correcta se debe proceder a correr cada formato y concepto inicial. Es responsabilidad del usuario revisar, analizar y efectuar los traslados que considere convenientes y en todo caso, los resultados obtenidos al usar la funcionalidad de traslado deben ser verificados y confrontados según controles establecidos por la compañía. 2.3.4.- ZDIDT – Inicialización Tabla de Resultados Medios Magnéticos Esta opción se ha dispuesto para que el usuario, bajo su total responsabilidad, borre e inicialice la Tabla de almacenamiento de la informacion de medios magnéticos. Al seleccionarla aparecerá el siguiente mensaje: Al seleccionar el flag: Se visualiza el siguiente mensaje: Al escoger la opción “Si” se borraran todos los registros y el siguiente mensaje será desplegado: En este evento, se deben correr nuevamente todas las transacciones de extracción. Esta funcionalidad se debe utilizar con precaución ya que se borra toda la información, obligando a correr nuevamente cada formato y concepto. Es responsabilidad del usuario hacer uso de la transacción. 2.4.- GENERACIÓN: Esta opción del menú , una vez extraídos los formatos con sus conceptos, permite generar por cada FORMATO, los archivos oficiales cubiertos dentro del alcance de la solución SAP para medios magnéticos y bajo el diseño y especificación técnica oficial requeridos. Este paso del proceso debe ser corrido por Formato uno a uno. Al ejecutar el paso “Generación”, el programa de medios magnéticos hace evaluación de la cuantía mínima y demás condiciones como operaciones del exterior sin número, código o clave de identificación fiscal, campos de apellidos y nombres poblados, para identificadas las distintas características, generar el archivo oficial cumpliendo con las especificaciones de diseño y contenidos indicados por la DIAN. La evaluación de la cuantía mínima si opta por reportar bajo este criterio de reporte, el programa la evalúa a partir de lo indicado en el paso “Datos maestros” para la parametrización de cada formato y sus conceptos. 2.4.1. ZDIGE_11 - Generación Formatos Acceder por el menú Generación-> transacción ZDIGE_11 - Generación Formatos. Presenta la siguiente pantalla de selección: Este paso del proceso debe ser corrido por Formato uno a uno. Parámetros Segmento “Selecciones Generales” Sociedad: Identificación de la sociedad FI (Company code) para la cual se está generando el medio magnético. Ejercicio: Requerido para validar si existe o no información extraída en la tabla para esa vigencia. Formato: Ingresar el formato oficial (uno a uno), correspondiente al archivo oficial que se va a generar Versión: Ingresar la versión indicada en la especificación de la DIAN para cada formato (para algunos es 8 y para otros continua siendo 7) Año de Envío: Requerido para indicar el año de envío en el encabezado de los archivos XML y el nombre del archivo. Segmento “Identificación de Nits” Fecha de Envío: Requerido para indicar fecha de envío en el encabezado de los archivos XML. Operaciones del Exterior Sin Codigo: De acuerdo al requerimiento oficial de la resolución DIAN, los terceros del exterior en cuyo país no se utilice número, código o clave fiscal, se deben informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta 444449000. Segmento “Opciones de Generación” Concepto (Ins=1, Reem=2) : Ingresar este concepto de acuerdo con la instrucción de la resolución DIAN. Consecutivo de Envío por año: Este dato DEBE ser ingresado de manera manual por el usuario y bajo su responsabilidad, de acuerdo a la instrucción de la resolución de la DIAN Test: Marcar este botón para la ejecución, permite obtener en modo test el resultado del proceso de generación. Este proceso genera un ” Log de errores” que de manera lógica el sistema puede determinar , el cual debe ser 100% corregido para poder correr la ejecución en modo “definitivo” ya que valida si el log de errores presenta cero errores. Definitivo: Marcar este botón para la ejecución, permite obtener en modo Definitivo el resultado del proceso de generación (Archivos de salida. Este proceso valida que el “Log de errores” presente cero errores. Segmento “Archivo de Salida” XML: El usuario debe marcar esta opción cuando ejecuta la generación del archivo oficial en modo Definitivo y corresponde a la versión final que presentará a la DIAN. Archivo de Excel: El usuario puede elegir este formato de salida para propósito de análisis del resultado final. Opción test: Al accionar el icono de Ejecución, inmediato presenta la información del log de errores El usuario debe corregir la totalidad de errores presentados, para que el sistema permita ejecutar la generación en definitivo. Inmediatamente después, presenta la salida del resultado como se muestra aquí: Asegúrese de entrar manualmente y en forma correcta el consecutivo de envío por año, ya que este hace parte del nombre del archivo oficial. Al ejecutar la generación en Definitivo, marca el flag “Mostrar”, se visualiza muestra el siguiente archivo. En caso que el archivo generado contenga más de 5000 registros, obtenida la primera vista de los primeros 5000 registros, ejecuta back para obtener el siguiente archivo de nuevos 5000 registros y así sucesivamente hasta generar la información por el formato en su totalidad. Seguidamente puede ir al directorio a donde fue exportado y tiene disponible el archivo oficial generado, para que a partir de allí proceda si desea, a chequearlo con el validador de la DIAN, para luego presentarlo según la manera de entrega por la que opte. 2.4.2.- ZDILG - Log de Generación Ejecutada la opción Generación-> transacción Opción: ZDIGE_11 - Generación Formatos, el proceso presenta, si se tienen, la lista de errores: Por medio de la opción ZDILG, puede visualizar e imprimir, por formato, el detalle del resultado del log del proceso de Generación. Esto será muy útil para poder identificar los registros que requieren de corrección. Con el botón y la opción “Salida lista”, podrá maximizar la pantalla del log, para poder revisar en su totalidad los textos de errores y/o warnings. Igualmente dispondrá de toda la funcionalidad estándar de informes ALV, para manipular este log. Es responsabilidad del usuario como paso previo a la modificación de la tabla y a partir de las listas de resumen, Casos especiales”, hacer entre otras las tareas de: Verificar las cifras Analizar los documentos que debe incluir por proceder de situaciones atípicas como en verificaciones logísticas donde el emisor factura es distinto al tercero del pedido, o donde existe un CPD con una entrada de almacén y varias logísticas verificación factura con distintas identificaciones de nit. Verificar los movimientos con inconsistencias, pe. Movimientos sin NIT, sin nombre Corregir los casos resultantes del análisis. Adicionar información de sistemas externos a R/3 que afecten la información soportada por el alcance del programa SAP en lo referente a formatos y conceptos cubiertos por el alance. Verificar líneas de registro extraídas con avisos de warning o errores. Todas las demás que considere o identifique a partir del análisis. Los errores deben ser analizados por el usuario y corregidos en su totalidad de manera manual, por la opción Mantenimiento->ZDITO_11 - Resultados Medios Magnéticos DIAN Proceso de validador DIAN Obtenidos los archivos oficiales en el paso de generación “Definitiva” bajo formato XML, y exportados al directorio indicado, el usuario puede instalar el validador publicado en la página web de la DIAN, y correr la opción de validar, para comprobar que la generación del archivo resultante es correcta y cumple con la especificación oficial. * Es importante tener en cuenta que a la fecha de liberación de la Nota que aplica para el año 2011, la DIAN aun no había publicado en su página WEB el prevalidador correspondiente, por lo que las pruebas de los archivos xml no incluyen este paso. Información procedente del aplicativo Nómina Localizada SAP - Proceso de Generación de los Archivos: Nómina 3.2.- ACTIVIDADES DE PARAMETRIZACION (CUSTOMIZING – IMG) Para el correcto funcionamiento de la solución de medio magnético DIAN, en la extracción de la información de Nómina según el alcance mencionado en páginas anteriores, es necesario hacer actividades de parametrización, así: Menú de Customizing: (IMG) Transacción SPRO -> IMG Referencia SAP -> Cálculo de la nómina -> Cálculo de nómina: Colombia 3.2.1. – Actualización de CC-Nóminas relevantes para el programa de Medio Magnético En esta actividad, se deben actualizar las clases de tratamiento, acumulaciones y clases de evaluación requeridas para el procesamiento de los CC-nóminas de medios magnéticos DIAN y se debe verificar que las clases de tratamiento, acumulaciones y clases de evaluación hayan sido asignadas correctamente. Para esta actividad, se han creado dos clases de evaluación para actualizar los CC-nominas que son relevantes para el medio magnético: “Clase de Evaluación 8” -> Operación CC-nómina para Medios Magnéticos DIAN, cuyos valores son “Vacío” para suma y “-“ para resta. “Clase de Evaluación 9” -> CC-nómina para Medios Magnéticos DIAN, cuyos valores son los siguientes: 01 -> Ingresos Laborales 02 -> Retención en la fuente salarios y demás pagos laborales 03 -> Pagos por Aportes parafiscales (Sena, Cajas de compensación, ICBF) 04 -> Pagos por Aportes Seguridad Social 05 -> Pagos por Aportes obligatorios Fondos de pensiones Para verificar la existencia de estas dos clases de evaluación se sigue la ruta mencionada a continuación: Transacción SPRO -> IMG Referencia SAP -> Cálculo de la nómina -> Cálculo de nómina: Colombia - > Parametrizaciones básicas -> Entorno de la actualización de CC-nóminas -> Clases de tratamiento y clases de evaluación -> Actualizar clases de evaluaciones y sus particularidades -> País Colombia Una vez se ha verificado la existencia de las dos clases de evaluación, se debe proceder a asignar los ccnóminas que serán relevantes para el medio magnético DIAN a dichas clases de evaluación. Para ello se ha creado el Grupo de CC-Nóminas “DIAN”, con el fin de asignar a este grupo aquellos CCNóminas que son relevantes y a los cuales se les asignará las clases de evaluación mencionadas. El Grupo de CC-Nóminas permite realizar una vista limitada de los CCNóminas que son relevantes para una actividad, de manera que los CC-Nóminas se puedan seleccionar más fácilmente. La ruta en el IMG para desarrollar esta actividad es la siguiente: Transacción SPRO -> IMG Referencia SAP -> Cálculo de la nómina -> Cálculo de nómina: Colombia - > Parametrizaciones básicas -> Entorno de la actualización de CC-nóminas -> Vistas Lógicas -> Verificar asignación a un grupo de CC-nóminas Una vez allí, se selecciona el Grupo de CC-Nóminas “DIAN”, y se oprime el botón Se desplegará una lista que contiene todos los CC-Nóminas disponibles. Los CC-nóminas que ya están asignadas al grupo de CC-nóminas están marcados. Si desea incluir un CC-nómina al grupo de CCnóminas, márquelo; si desea suprimir un CC-nómina del grupo de CC-nóminas, borre la marca del CCnómina. Es responsabilidad del usuario marcar los CC-Nóminas que a su criterio deban ser relevantes para el Reporte de Medio Magnético. De esta selección depende que la extracción de la información se ejecute en forma correcta. Una vez se han seleccionado los cc-nóminas relevantes para el reporte de Medio Magnético, se debe parametrizar cada cc-nómina con el tipo de evaluación correspondiente. Las clases de evaluación se deben asignar a cada cc-nómina según pertenezca a cada formato y concepto del medio magnético DIAN: La ruta a utilizar es: Transacción SPRO -> IMG Referencia SAP -> Cálculo de la nómina -> Cálculo de nómina: Colombia - > Medios Magnéticos DIAN -> Parametrización de CC-nóminas Medio Magnético DIAN Allí aparecerá una pantalla en la que se pueden observar todos los cc-nóminas que se preseleccionaron, según criterio del usuario sobre relevancia del cc-nómina para el medio magnético DIAN. Una vez allí, se selecciona el cc-nómina a evaluar y se escoge la opción “Detalle”. En la pantalla que se despliega, se debe escoger el tipo de evaluación que aplicará para el cc-nómina seleccionado. Una vez seleccionado el valor, se debe grabar y regresar para continuar con la misma evaluación para todos los ccnóminas escogidos. Una vez evaluado cada cc-nómina, a través del reporte “PC00_M99_DLGA20 - Utilización CC – nóminas” se puede observar qué cc-nómina ha quedado asignado a cada tipo de evaluación. 3.2.2. Agrupación de conceptos: En esta actividad se deben definir los diferentes formatos y conceptos que se utilizarán para los respectivos valores de la clase de evaluación 09 correspondiente a los Medios Magnéticos de la DIAN. Este valor de la clase de evaluación 09 se debe configurar en cada CC-Nómina de acuerdo a las normas legales vigentes. La ruta a utilizar es: Transacción SPRO -> IMG Referencia SAP -> Cálculo de la nómina -> Cálculo de nómina: Colombia - > Medios Magnéticos DIAN -> Agrupación de conceptos Allí, se deben configurar cada uno de los siguientes campos: Valor: Valor de la clase de evaluación, que representará un concepto para el medio magnético. Válido a: Fecha final de un período de validez. Válido de: Fecha inicial de un período de validez. Denominación: Este campo contiene la descripción del valor de la clase de evaluación. Es un campo de visualización Formato: Corresponde al número del formato definido por la DIAN para la presentación de los medios magnéticos. Concepto: Corresponde al número del concepto definido por la DIAN para la presentación de los medios magnéticos al que pertenece el concepto. Campo al cual pertenece un importe: en esta columna se debe indicar si el valor extraído será ubicado en la tabla de resultados como “Importe 1” ó “Importe 2”. Por defecto, se elige “Importe 1” excepto para el tipo de evaluación “02”, en el cual se debe seleccionar “Importe 2”. Ent.Seg.Soc.: Este campo debe marcarse con un flag, solo cuando el concepto que se está definiendo corresponda a una Entidad de Seguridad Social. Es utilizado por el programa para indicar la forma de extraer la información. Validación pago en FI: Solo se marca para algunos conceptos que hacen relación a informar el valor efectivamente pagado en el periodo gravable, por lo que se hace necesario señalar si la clase de evaluación requiere validación de pago efectivamente efectuado en finanzas. Moneda: Indica la Clave de la moneda en la que se gestionan los importes. 3.2.3. Tipos de entidad por clase de evaluación/concepto: En esta actividad se deben definir los tipos de entidad que se utilizarán para los respectivos valores de la clase de evaluación 09. De esta forma se obtendrán los acumulados de cada entidad por clase de evaluación a través del tipo de entidad indicado en esta tabla. Este valor de la clase de evaluación 09 se debe configurar en cada CC-Nómina de acuerdo a las normas legales vigentes. La ruta a utilizar es: Transacción SPRO -> IMG Referencia SAP -> Cálculo de la nómina -> Cálculo de nómina: Colombia - > Medios Magnéticos DIAN -> Tipos de entidad por clase de evaluación/concepto En esta pantalla se deben configurar cada uno de los siguientes campos: Valor: Valor de la clase de evaluación, que representará un concepto para el medio magnético. Tipo de entidad: Tipo de entidad a las cual se afilia el empleado y se realizan los aportes de seguridad social, prestaciones sociales y aportes voluntarios. Válido a: Fecha final de un período de validez. Válido de: Fecha inicial de un período de validez. 3.2.4. Equivalencias Tipos de Documento Medio Magnético: Esta opción ha sido reemplazada por la Tabla de Equivalencias Tipos de Documento, que de manera general que aplica para la solución de Medios Magnéticos, descrita en la página 21 de este manual. 3.3.- TRANSACCION PC00_M38_DIAN - MEDIOS MAGNETICOS DIAN 3.3.1. Extracción de la Información: Una vez hecha la parametrización en el IMG, desde el menú funcional se accede a la transacción PC00_M38_DIAN, cuya ruta de ejecución es la siguiente: Acceder por menú SAP Recursos Humanos -> Colombia -> Actividades siguientes -> Anual -> PC00_M38_DIAN Seleccionando esta opción, presenta la pantalla de asignación de criterios para construir las variantes y extraer la información según cada concepto a reportar y cuya información esté disponible en la base de datos. Presenta la siguiente pantalla de selección de criterios: Parámetros Segmento – Selección : Número de Personal: No relevante para el medio magnético, se recomienda dejar en blanco, y extraerá la información para todos los empleados de la compañía. (Identificación del número del empleado para el cual se está generando el reporte. Se puede escoger un solo número, un intervalo para propósitos de análisis) Sociedad: Identificación de la sociedad (Company code) para la cual se está generando la extracción de la información. Área de Nómina: Identificación de un área de nómina de personal. Su uso para el reporte de medios magnéticos DIAN es opcional. Segmento – Per. cálculo nómina: Ejercicio: Corresponde al año fiscal para el cual se hará la extracción de la información Período: comprende una fecha valida para la cual se desee extraer la información. En todo caso debe coincidir con el valor ingresado en el campo anterior “ejercicio” Tipo de Nómina: este campo no es relevante para la extracción de la información de medio magnético Segmento – Otras selecciones Concepto (Clase evaluación): en este campo se debe indicar la agrupación y/o clasificación de los conceptos de nómina, para los cuales se extraerá la información: 01 -> Ingresos Laborales 02 -> Retención en la fuente salarios y demás pagos laborales 03 -> Pagos Aportes Parafiscales 04 -> Pagos Aportes Seguridad Social 05 -> Pagos por Aportes obligatorios Fondos de Pensiones Segmento – Salida Tabla Aplicación Medios Magnéticos: se debe seleccionar esta entrada si se desea que la información extraída deba llenar la tabla de resultados de información extraída para el medio magnético (tabla ZDITOT_11). Si se escoge esta opción, se debe indicar el nombre de la tabla en el campo “Nombre Tabla”. En este caso no será mostrado ningún resultado en la pantalla, aparecerá un mensaje como el siguiente, que indicará que los datos ya se han actualizado en la tabla: SAP List ALV: este campo permite fijar la forma en que se presentará la información solicitada. Es útil para propósitos de análisis o en el evento de usar los reportes obtenidos para otros propósitos diferentes a obtención de información para medios magnéticos o para analizar la información suministrada de distintas maneras. Si se tiene alguna variante específica para el formato de lista estándar, se deberá indicar el nombre de la variante en el campo “Variante disposición”. Si se utiliza esta opción, una vez ejecutada la acción, aparecerá en la pantalla un detalle de la información extraída, así: Esta opción solamente muestra la información, no permite hacer drill-down en cada registro. Es responsabilidad del usuario revisar y analizar los datos extraídos para garantizar que la información que llenará la tabla es consistente y correcta. Archivo Plano: esta opción se marcará si se desea que la información sea mostrada como archivo plano, como posible formato de salida de la lista en el formato de tabla. Si esta es la opción escogida se debe indicar el nombre del archivo en el campo “Modelo de fichero PC” Si existen resultados de nómina que no han sido contabilizados, en el momento de ejecutar el proceso, el sistema mostrará el siguiente mensaje de error, indicando que no se hace extracción de información debido precisamente a que existen procesos de corridas de nómina para uno o más empleados que no han sido contabilizados. Es responsabilidad del usuario verificar el estatus de dichos procesos y efectuar los ajustes necesarios para poder continuar con la extracción de la información. Si se escoge la entrada “Tabla Aplicación Medios Magnéticos”, y ya se ha ejecutado previamente la aplicación para un mismo concepto (misma llave de registro), aparecerá el siguiente mensaje de advertencia: Caso en el cual el usuario debe decidir si se sobrescribe o no el concepto o si se cancela la operación. Importante tener en cuenta que al escoger sobre- escribir el concepto, los cambios que se hayan realizado en la tabla de resultados se perderán. Una vez se han corrido cada uno de los formatos y conceptos cubiertos dentro del alcance de la solución, se verifica que la información haya sido correctamente almacenada en la tabla de resultados ZDITOT_11, a través de la transacción ZDIAN_11, opción del menú “Mantenimiento -> ZDITO_11”. Cuando la extracción se haga para el concepto (clase de evaluación) “03 Pagos Aportes Parafiscales”, es necesario que cada una de las entidades (Caja de compensación, SENA e ICBF) estén creadas como acreedor y que la contabilización de la nómina se haga a cada uno de ellos según corresponda. De lo contrario, esto es, si solamente se encuentra creada como acreedor la Caja de Compensación y en dicho acreedor se contabilizan además de los aportes a la caja, los aportes tanto del SENA como del ICBF, la información extraída se hará en cabeza solamente del acreedor de la Caja de Compensación.
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