1. No category

MANUAL MEDIOS MAGNETICOS
Abril de 2015
www.multifox2000.com
Calle 106 No 54-73 Of: 702
PBX: 7 45 09 12
Bogotá, Colombia
MANUAL MEDIOS MAGNETICOS
Para la generación de medios magnéticos en el programa es necesario
cumplir con los siguientes requisitos básicos.
1. Todos los meses del año a presentar deben estar cerrados.
2. Deben están depurados en su totalidad todos los errores de
comprobantes en cada uno de los meses del año en cuestión.
3. Deben estar depurados los errores en PUC.
PROCEDIMIENTO
1. Se debe correr el utilitario el cual marca como verdadero los campos de
IVA, RETENCION Y RETEIVA en cada comprobante contable. (Esto aplica
solo para el formato 1001 y generado desde el módulo de contabilidad)
Fecha inicial 01/01/2014
Fecha Final 31/12/2014
2. Parametrizar los proyectos (teniendo en cuenta si lo desea manejar por
contabilidad o por el módulo de cuentas por pagar, aplica para el formato
1001 los demás formatos se generan siempre del módulo de contabilidad )
Digitar la clave de parametrización (Esta clave solo la tiene el contador de la
compañía o el administrador de sistemas)
CAMPOS A PARAMETRIZAR EN EL ANTERIOR FORMULARIO:
GENERA DIAN: Este parámetro define si el proyecto genera los medios
magnéticos
CONSOLIDA DIAN: Este parámetro define si la información del proyecto suma al
formato consolidado.
GENERA MEDIOS MAGNETICOS SOLAMENTE DEL MODULO DE
CONTABILIDAD: Este parámetro define si los formatos se van a generar del
módulo de contabilidad (si este parámetro no se encuentra marcado el sistema lee
el formato 1001 del módulo de cuentas por pagar)
3. Crear anexos a presentar (esta tabla contiene relación estrictamente de
Multifox, no tiene relación con la resolución expedida por la DIAN).
Se debe ingresar por la siguiente ruta:
Seleccionar el año anterior, es decir, un año en el cual la empresa genero medios
magnéticos (ejemplo: 2013) y por el consolidado 999.
Se selecciona el año a copiar, es decir, el año en el cual deseo correr los medios
magnéticos, se deben correr los dos botones:
4. Realizar la parametrización del PUC
En el siguiente formulario aparecen todas las cuentas auxiliares, se deben
parametrizar de acuerdo a la resolución y de acuerdo al manejo de cada empresa
CAMPOS A PARAMETRIZAR EN ESTE FORMULARIO:
CÒDIGO: Este lo trae la resolución DIAN.
Ejemplo:
FORMATO: Este lo trae la resolución DIAN.
ANEXO: Al diligenciar el formato el sistema automáticamente diligencia el anexo
REPORTAR: Esta parametrización se debe realizar correctamente, dado que de
esta depende la generación de la información.
Durante el proceso de parametrización se debe ir grabando.
5. Se debe copiar el PUC del consolidado a las demás sucursales
6. Generar los formatos
Se debe seleccionar el año a generar
Genera todos los formatos: Genera todos los formatos desde contabilidad.
Genera solo el formato 1001: Lo lee del módulo de cuentas por pagar, no tiene
en cuenta ningún ajuste contable.
Genera formatos individualmente: Se diligencia la casilla formato a generar y
se marca la opción genera formatos individualmente (trae la información del
módulo contable)
7. Consultar los formatos en Excel
Se debe diligenciar el año de trabajo para medios magnéticos
Consolidar la información
Consolidar información generada en las sucursales: Consolidar en el 999 la
información generada por las sucursales, esta realiza un proceso de consolidación
de los formatos por sucursal donde suma todas las sucursales en el 999.
Generar archivo en Excel consolidado por cada formato generado: Este
genera los archivos de Excel de cada formato de la información consolidada. El
formato una vez generado queda guardado, en la carpeta sistema.
Generar archivo en Excel por proyecto por cada formato generado: Este
genera los archivos de Excel de cada formato de la información por cada sucursal.
El formato una vez generado queda guardado, en la carpeta sistema.
8. Ubicación de los formatos