UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 1 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE CARTERA NOMBRE: DEISSY ALARCON NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL NOMBRE: M. PILAR GALAT CH. CARGO: JEFE DE CARTERA CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO (E) FECHA: 01/05/2014 FECHA: 01/05/2014 FECHA: 01/05/2014 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 2 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA 1. GENERALIDADES 1.1. INTRODUCCIÓN El departamento de cartera hace parte del organigrama financiero de la Universidad La Gran Colombia y es un proceso de apoyo administrativo. 1.2. OBJETIVO DEL MANUAL El manual busca definir el proceso y procedimientos propios del Departamento de Cartera 1.3. ALCANCE DEL MANUAL Los procedimientos planteados a continuación, aplican para el Departamento de Cartera de la Universidad La Gran Colombia de Bogotá D.C. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 3 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA 2. PROCESOS DEPARTAMENTO DE CARTERA El departamento de cartera tiene relación directa con los estudiantes y los pertinentes tramites de pago de semestres tanto de forma directa o por intermediarios financieros, dentro de la relación de procesos prima la atención al cliente, apartando este factor los procesos son netamente financieros apoyados en herramientas tecnológicas y manuales con el fin de suplir las necesidades de la comunidad gran colombiana. 2.1. ATENCIÓN AL CLIENTE El departamento de cartera de la Universidad La Gran Colombia esta directamente relacionado con la atención a estudiantes en un horario continúo dentro del cual realiza los siguientes procesos:  Solución de dudas a los estudiantes.  Recepción y verificación de documentos relacionados con los procesos de crédito e información financiera.  Verificación de estados de cartera por cada estudiante según solicitud en los sistemas Cartera - Iceberg.  Liquidación de las cuotas de créditos directos con la universidad y sus respectivos intereses por mora. 2.2. ELABORACIÓN CRONOGRAMA CARTERA Cada semestre el Departamento de Cartera elabora el cronograma de actividades en el cual se reflejan fechas de pago, procesos y procedimientos a realizar por los estudiantes para los diferentes tipos de pago de matricula. Alterno a esto también se establecen las fechas para procesos posteriores a las matriculas de los estudiantes tales como:  Créditos adicionales  Retiros  Devoluciones  Cambio de matriculas completas a medias  Aplazamientos 2.3. CREACIÓN DE MATRICULAS (PREGRADO Y POSGRADO) 2.3.1. CREACIÓN DE MATRICULAS 2.3.2. CREACIÓN El proceso de creación de órdenes de pago de los estudiantes pertenecientes a los diferentes programas y convenios tiene su origen en las oficinas y unidades académicas responsables de verificación y control, las cuales reportan la información de proceso a la oficina de Sección Cartera Según las solicitudes recibidas por la Sección Cartera se derivan los siguientes procesos clasificados por convenio:  CONVENIO FUNDEPRO:  PROCESO DE MATRICULAS El proceso de matrículas de los estudiantes adscritos al programa de transferencia profesionales se realiza cada seis meses que es la duración de cada periodo académico. Para esto se recibe la solicitud por parte de la coordinación del programa, Dra. Rosa Blanco, vía E-mail y por medio de un oficio, primero se realiza el archivo plano con toda la información de cada estudiante y fechas de pago, para luego realizar el cargue de la información en el sistema ICEBERG y así elaborar el cargue masivo de las órdenes de pago, se debe tener en cuenta además que el estudiante no tenga ningún tipo de deuda financiera para poderlo habilitar en el sistema académico y pueda descargar su orden de pago.  SOLICITUD DE CRÉDITOS ADICIONALES Se recibe la solicitud de la coordinación del programa de profesionales, se verifica que la cantidad de créditos que solicita es la aceptada según el reglamento y se procede a ingresarlo mediante una Nota Débito en el sistema ICEBERG. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 4 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA  CONVENIO 034 DINAE El proceso de matrículas de los estudiantes adscritos al CONVENIO DINAE se realiza cada cuatro que es la duración de cada periodo académico. Para esto se recibe la solicitud por parte de la coordinación del programa, Dra. Rosa Blanco, vía E-mail y por medio de un oficio, primero se realiza el archivo plano con toda la información de cada estudiante y fechas de pago, para luego realizar el cargue de la información en el sistema ICEBERG y así elaborar el cargue masivo de las órdenes de pago, se debe tener en cuenta además que el estudiante no tenga ningún tipo de deuda financiera para poderlo habilitar en el sistema académico y pueda descargar su orden de pago. 2.3.2.1. PROCESO CARGUE DE ARCHIVO ALUMNOS ANTIGUOS Y TRANSFERENCIAS INTERNAS El proceso de creación de matriculas por archivo plano se utiliza normalmente cuando hay un número considerable de órdenes para generar, las ordenes se generan con base en dos (2) archivos, el primer archivo es para crear el tercero, el cliente y la orden de pago (pregrado y posgrados), el segundo archivo es para crear las solicitudes de nota que se incluirán a la orden. ICEBERG requiere una estructura estándar para cada archivo que se va a cargar, el primer archivo va a contener la siguiente estructura; Código, Documento, fondo, apellidos, nombres, numero de documento, centro de costo de cabecera, centro de costo detalle, valor, periodo, producto, fecha, fecha de vencimiento, grupo, meses a diferir, inicio de diferido, descripción, dirección, teléfono, sexo y mail. La estructura para el segundo archivo es para crear las solicitudes es: código, concepto, causa, periodo, descripción, fecha, fondo, fuente función, porcentaje, valor, centro de costo, inicio diferido, meses a diferir. Teniendo en cuenta los archivos ya armados se guarda como delimitado por comas, posterior se procede a cargar los archivos al sistema ICEBERG, procede a cargarlos en la siguiente ruta, administración financiera – general – cargue de archivos – cargue de archivos. Ingresamos en la opción que muestra la imagen, posterior se abre una ventana donde solicita algunos parámetros como es el banco que en este caso se digita “UNI”, el tipo de archivo para el caso de las ordenes es 6 y para las solicitudes es 5, el otro campo es la fecha en la cual va a realizar el cargue, en el siguiente campo es la tabla, para el caso de las ordenes se llama ORDEN de tipo TB y para las solicitudes la tabla se llama SOLICITUD_NOTA de tipo TB, en el campo de archivo se digita el nombre que se adjudico a la estructura y por último se digita el UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 5 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA directorio se digita la dirección donde está ubicado el archivo en el equipo. Digitada toda esta información se guarda con F10 o con el disquete en la parte superior, automáticamente me arroja un numero de secuencia. Posterior hace clic en la opción cargar, en este proceso lo que hace el programa es traer toda la información que está en el archivo delimitado por comas al programa ICEBERG. Posterior al cargue del archivo, se procede a procesar el cargue realizado en la siguiente ruta; Administración financiera - General – cargue de archivos – procesamiento de registros, Como lo muestra la imagen Al hacer doble clic aparece una ventana donde se va ejecutar la búsqueda del cargue de archivo que se realizo, se oprime la tecla F7, se digita la información en el campo tipo que en el caso de las ordenes es 6 y para solicitudes es 5 y en el campo de secuencia se digita el numero que arrojo en el momento de realizar el cargue, se ejecuta la búsqueda con F8 o clic en la opción Execute, al realizar la consulta aparece los registros que se cargaron al sistema, UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 6 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA posterior se hace clic en la opción Procesar, este proceso lo que permite es que cree automáticamente el tercero, el cliente, la orden y las respectivas solicitudes asociando a las ordenes creadas. Si la información es consistente todos los datos debieron haber procesado con éxito, de lo contrario se debe revisar minuciosamente los datos que no procesaron con éxito, en la misma ventana se puede ejecutar una búsqueda que muestre los que no proceso y en la opción resultado aparece el error del por qué no proceso el registro. Si todos los registros procesaron exitosamente, se procede a generar recibos de consignación uno a uno, es decir se dirige a la ruta de las ordenes que es – administración financiera – cuentas por cobrar – liquidación de ordenes – Generar recibo de consignación para un periodo, este aplicativo D.O.S. nos solicita la información de las ordenes procesadas tanto como periodo y centro de costo una vez ejecuta correctamente podemos dar por finalizado el proceso ya que automáticamente son publicadas en la web. 2.4. VERIFICACIÓN DEUDAS Finalizado el proceso de creación de matrículas procede el proceso de verificación de deudas de manera individual por cada estudiante en la aplicación cartera por cliente. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 7 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA En la cual se genera una búsqueda por código según el reporte generado por el sistema iceberg, verificado el estado de cartera de cada estudiante según el reporte de creación de matriculas, si el estudiante presenta deudas se inhabilita en la página WEB de la universidad, ingreso al sistema de Cartera. También se verifica el estado documental del estudiante ante admisiones. 2.5. INGRESO Y LEGALIZACIÓN DE PAGOS El proceso general de pago de los estudiantes tiene una incidencia directa con el Departamento de Cartera ya sea por pagos en efectivo, créditos, apoyo financiero y/o descuentos, ya que dentro del Departamento se procede a matricular y registrar los ingresos provenientes de los estudiantes en su totalidad así como los pagos de pensiones del Liceo Julio Cesar García. 2.6. APLICACIÓN DE DESCUENTOS La Universidad maneja diferentes convenios con entidades las cuales fijan los requisitos que deben cumplir los estudiantes que tienen derecho a hacerlo efectivo. Los requisitos generales para poder tramitar un descuento son:  Presentar certificación de pertenecía a la entidad que avala el descuento.  Cumplir con los requisitos mínimos establecidos. (Promedio de 4.0 del semestre académico anterior y cumplir la continuidad de solicitud dependiendo del convenio) El ingreso de los descuentos por medio de convenios se realiza a través de una solicitud de nota en la cual se diligencia la información pertinente a la entidad que otorga el descuento, el porcentaje del mismo y la información del estudiante que aplica a este. Ingresamos al programa ICEBERG, desplegamos el menú de cuentas por cobrar, damos clic en la opción cartera comercial, automáticamente se despliega un submenú, damos doble clic en la opción solicitud nota. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 8 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA Aparece una ventana donde nos solicita una serie de datos como son, el cliente en este campo se digita el código del estudiante, automáticamente el programa arrastra la información del nombre, la identificación, numero de documento, los apellidos, en el campo de estado lo dejamos en solicitud, en el periodo digitamos el periodo académico al cual corresponde la solicitud, en la opción documento damos clic en la lupa o se oprime la tecla F9, esto para buscar las ordenes que tiene activas el estudiante, seleccionamos la matricula a la cual vamos a aplicar el pago. En la casilla de fecha de solicitud, se digita la fecha en la cual el estudiante esta tramitando el descuento educativo, el concepto – causa se digita dependiendo la entidad, a continuacion se muestra los concepto- causa por entidad ENTIDAD CASUR CAFAM COLSUBSIDIO CONCEPTO 430 430 430 CAUSA 439 438 437 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 9 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA NEGRITUDES FUERZAS MILITARES FONDO NACIONAL DEL AHORRO ADUC FONTEBO FOEMDAS COOTRATIEMPO 430 430 430 430 430 430 430 446 440 443 441 442 445 447 El centro de costo automaticamente lo arrastra el programa siempre y cuando se halla digitado en la creacion del cliente, si no lo arrastra se digita manual el centro de costo (Ver anexo 2), el fondo siempre se digita 1 y la fuente funcion se digita 21,se difiere, posterior se el porcentaje del descuento, en la casilla valor automaticamente el programa liquida el valor correspondiente. En la parte inferior de la ventana, en los comentarios se hace una breve descripcion de la solicitud nota. Posterior de haber digitado toda la informacion, damos clic en el disquete o se oprime la tecla F10 para guardar la informacion, automaticamente el programa nos arroja un numero de solicitud. Dado este paso se procede a dar clic en la opcion Aprobar solicitud orden y nos aparace un mensaje, damos clic en la opcion Yes. Para imprimir la nueva orden de pago a nombre del estudiante le damos clic en el boton Imprimir orden y posterior generar nueva orden le damos “si” luego de esto obtendremos una vista previa de la matricula para imprimir. 2.7. INGRESOS PAGO MATRICULA EN EFECTIVO (PREGRADO, POSGRADOS) Los ingresos realizados por los estudiantes de forma directa en el banco son consultables a través de internet (documentaweb.setecsa.com/recaudos/) se genera la consulta por fechas y se baja un archivo plano el cual modificamos y podemos subir al sistema iceberg de la misma forma de el cargue de solicitudes nota para las matriculas, las variaciones que se presentan es el banco del cual procede la información y el tipo de archivo. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 10 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA Este proceso genera automáticamente el cruce del ingreso y la matricula del estudiante de pregrado y posgrado y del pago de pensiones del Liceo creando así el correspondiente recibo de caja, el sistema nos informa el estado individual de cada ingreso frente al proceso, en algunos casos debemos recurrir a generar manualmente el ingreso y la liquidación de la matricula. 2.8. INGRESO PAGO MATRICULA CON ENTIDADES FINANCIERAS (PREGRADO Y POSGRADO) El ingreso de los pagos por medio de entidades de financieras se realiza igual al cargue de solicitudes nota para seguro de accidente, solo que a este proceso se hace con cliente a cargo y genera automáticamente una nota crédito. Entidad BANCO DE BOGOTA HELM BANK INVERSORA PICHINCHA FINCOMERCIO Concepto 760 760 760 760 ENTIDAD HELM BANK INVERSORA PICHINCHA FINCOMERCIO BANCO BOGOTA Despues de este proceso automatico, se procede a activar sigueinte manera: causa 761 762 763 764 NIT 860007660 890200756 860007327 860002964 las matriculas por estudiante manualmente de la En el sistema ICEBERG menu, cuentar por cobrar, liquidacion de ordenes, orden, se didgita el codigo en cliente y se le da la opcion de documentos relacionados. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 11 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA Se da la fecha de la liquidación. Al hacer clic en OK, nos aparece una ventana donde aparece relacionado los costos de la orden, como el carnet, el seguro, y en este caso el crédito con la entidad financiera, en la parte inferior de esta ventana hay una opción de Ir a Activación, damos clic en esta pestaña, aparece una nueva venta donde aparece el detalle de la orden, es decir aparecen relacionadas los valores de las notas débito, las notas temporales, el valor de la orden, las solicitudes crédito entre otras. Nos fijamos que en valor de matrícula este en 0, y en el número de caja se digita 13, que es la caja de activación de órdenes, posterior damos clic en generar recibo, nos aparece un mensaje que la operación activara la orden, damos clic en Yes, y el programa automáticamente me genera un numero de recibo y nos aparece el mensaje arrojando el número que asigno, damos clic en Ok. Ahora en la parte superior de la ventana, hay unas pestañas vamos a hacer clic en la pestaña Recibos de ingreso. Al hacer clic en esta pestaña nos aparece una nueva ventana, oprimimos la tecla F7 para hacer una consulta, en la opción de cliente se digita el código del estudiante y oprimimos la tecla F8 para ejecutar la consulta, y damos la opción imprimir que está en la parte inferior, aparece una ventana de reporte, hacemos clic en el semáforo que aparece en la parte superior de la ventana UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 12 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA Al dar clic en el semáforo, nos aparece el recibo de caja que genero el sistema ICEBERG por el pago con las entidades financiera, paso a seguir con la impresión es dar clic sobre la impresora, nos aparece la ventana de impresión, damos clic en la opción aceptar. Esto si el estudiante requiere del recibo de caja. 2.9. INGRESO PAGO MATRICULA CON TARJETA DE CRÉDITO (PREGRADO, POSGRADO) Ingresamos al programa ICEBERG, desplegamos el menú de cuentas por cobrar, damos clic en la opción tesorería luego opción ingresos, automáticamente se despliega un submenú, damos doble clic en la opción ingreso automático de pagos. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 13 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA Aparece una ventana donde nos solicita una serie de datos como son, organización en al cual digitamos “1”, la caja en la cual se digita “11” para ingresos por tarjetas bancarias, luego de esto digitamos la fecha en la cual fue realizada la transacción en las casillas fecha y fecha de pago (en el caso de que sean transacciones con tarjetas en diferentes días se elabora un recibo de ingreso por cada una) en el campo cliente digitamos el código del estudiante si el pago que se registra no cubre la totalidad del valor de la matricula de lo contrario se deja en blanco hasta llegar a la casilla referencia donde digitamos el Nº de la orden de pago que se esta liquidando de esta forma el sistema automáticamente buscara los valores del estudiante a cargo de este documento y el periodo. En el campo Descripción hacemos una referencia de la transacción (numero de tarjeta y clase). UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 14 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA Acto seguido damos clic en el botón pagos y diligenciamos el tipo de pago de la transacción realizada, en el campo modalidad damos clic en la lupa o tecla F9 y buscamos el banco al que pertenece la tarjeta, digitamos el campo valor y luego en el campo consignación generamos una búsqueda para seleccionar el numero de cuenta a la cual ingresa, avanzamos horizontalmente hasta el campo documento en el cual digitamos el numero de aprobación que se encuentra en el desprendible de la transacción guardamos con F10, si es el caso en la siguiente línea registramos la siguiente transacción al finalizar cerramos esta ventana y damos clic en el botón Documentos. En esta ventana verificamos que los valores ingresados sean correctos y confirmamos el recibo, a la ventana de reiteración le damos si y esperamos. El sistema automáticamente nos envía a la ventana anterior. Si el pago que se registra es parcial se ha finalizado el registro y podemos cerrar. Si el pago cubre la totalidad de la matricula damos clic en el botón imprimir para obtener el recibo de caja correspondiente para legalizar la matricula. 2.10. INGRESO PAGO MATRICULA CON CREDITO ICETEX (PREGRADO Y POSGRADO)   Proceso estudiantes nuevos: El estudiante ingresa el crédito en el aplicativo del ICETEX, con toda la información deudor solidario y beneficiario para que sea estudiado y aprobado por parte del ICETEX, luego de ser aprobado dicho crédito deben traer los documentos solicitados por dicha entidad en una carpeta tamaño oficio para ser revisada y verificada y así poder entregar garantías (Pagare y Carta de Instrucciones) los cuales deben regresar antes de los 25 días que les dan, posterior a este proceso se envía por el aplicativo ENVIÓ A CUSTODIA la certificación de las carpetas completas para enviarlas por la empresa de mensajería THOMAS. Aprobado el crédito, se realiza la nota crédito incluyendo el crédito ICETEX, para que cancelen los costos o el % de acuerdo al crédito que tramito (MEDIANO PLAZO, FONDOS O ACCES LARGO PLAZO) y se vea reflejado en la orden de matrícula. Para los estudiantes con crédito antiguo, el ICETEX da fechas para que puedan actualizar datos por la página del ICETEX, que posterior entregan en cartera con el registro de las materias del periodo a cursar y la orden de pago, con un promedio mínimo exigible por la universidad de 3.4, con estos documentos se procede a RENOVAR el crédito, entregándole al estudiante el soporte de dicha renovación; El estudiante debe descargar el nuevo recibo de pago por el perfil de estudiante, ya habiendo procesado la nota crédito correspondiente en el sistema de información financiero ICEBERG, para que se refleje el nuevo valor ya sea el % o los costos, que deban cancelar. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 15 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA Cuando el ICETEX procede a girar dichos créditos nuevos o Renovaciones, lo hacen por medio de resoluciones que se reflejan en el aplicativo del ICETEX como GIROS INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR, se deben imprimir, los cuales se descargan en el sistema de información financiero ICEBERG para su posterior contabilización. El descargue se realiza de la siguiente manera: se realiza un recibo de caja, con cliente ICETEX, la fecha de giro, el descargue de la nota debito creada en un principio como deuda al ICETEX y el pago con el valor de la consignación realizada ya descontando el fondo de sostenibilidad que le hace el ICETEX a la universidad al momento del desembolso. (para el fondo de sostenibilidad se realiza una NOTA CRÉDITO con concepto causa 910 -916 para hacer el respectivo descuento). Esto se hace mensualmente. Finalizando los semestres se debe realizar la conciliación al ICETEX de los estudiantes que realización renovación y nuevos, para informar si aplazaron, desertaron, o les fue girado el crédito para los periodos actuales, según manual que envía el ICETEX semestralmente para la elaboración de este proceso. Anualmente se realiza una matriz al ICETEX donde se informa todas las novedades que hubo durante el año de los estudiantes, como son: promedios bajos, que se hizo como incentivo para que los estudiantes suban los promedios, deserción de estudiantes con el crédito, la forma en que se dio publicidad para los créditos, informe sobre el llamado a los morosos para que cancelen las cuotas atrasadas, informe sobre el cambio de personal (si lo hubo), concerniente a ICETEX. Etc. ICETEX ASPECTOS TÉCNICOS Ingresamos al programa ICEBERG, desplegamos el menú de cuentas por cobrar, cartera comercial damos clic en la opción nota crédito y se empieza el proceso para el ingreso de la deuda (Crédito Icetex). UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 16 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA Se ingresan los datos solicitados por el sistema: Org. 1, concepto – causa 910 – 911: 910 – 912: 910 – 921segun sea el caso, cliente. Fecha de radicación, fecha de vencimiento, Periodo al que se va a cargar la deuda. Se da lupa o F9 para llamar la orden de matrícula y se le aplica la del periodo a que corresponde, cliente a cargo es el código del estudiante, fondo siempre va a ser 1 y fuente función siempre va a ser 21, el centro de costos se da al digitarle el código del cliente (si no llegare a estar se digita manual). Se difiere según la fecha de vencimiento, en la descripción se detalla el crédito que está solicitando y el valor de la aprobación del ICETEX. Se da confirmar y se procede a imprimir nuevamente el recibo para su respectivo pago. 2.11. DESCARGUE PAGO PLANILLAS CREDITO ICETEX Por la página www.icetex.gov.co se descargan las resoluciones del ICETEX en donde informan el pago de los giros a la universidad, se validan en contabilidad los pagos para poder Ingresar al programa ICEBERG y descargarlas de la siguiente manera: ingresamos al programa, desplegamos menú, cuentas por cobrar, tesorería. Ingresos, recibos de ingresos. Procedemos a incluir los datos para el descargue de la deuda ORG. 1, caja 11, fecha del desembolso, cliente (NIT ICETEX), el periodo al que se le va a aplicar dicho pago, el detalle para saber que se esta descargando (Resolucion), luego damos clic en pagos ingresamos el valor y el banco en el que esta afectando el pago F10 para grabar y luego damos clic en documentos, nos despliega todos los códigos de los estudiantes a quien al comienzo se les ingreso la deuda y buscamos uno a uno según la información de la resolución asi quedara descargada la deuda de la entidad. Si el ICETEX no llegara a girar al estudiante, se procede a hacer un traslado de deuda del Icetex al cliente para que el estudiante asuma la deuda. 2.12. FONDO NACIONAL DEL AHORRO El estudiante se debe acercar con el formato del fondo nacional del ahorro validado por contabilidad y con la orden de matrícula para realizar el proceso de descargue del fondo nacional del ahorro en el sistema financiero.  Aparece una ventana donde nos solicita una serie de datos como son, organización en al cual digitamos “1”, la caja en la cual se digita “11” luego de esto digitamos la fecha en la cual fue realizado el giro por el fondo nacional del ahorro, el identificación se le da la lupa o F9 para llamar el nit del fondo nacional del ahorro, en periodo el periodo que están cancelando, en descripción giro fondo nacional del ahorro, el nombre del estudiante y el código f 10 para guardar, después le damos clic en pagos en modalidad le damos f9 buscamos 3 el valor que del giro, en consignación le damos f9 buscamos el banco y cuenta donde hay girado el dinero, en documentos damos f9 buscamos fondo nacional del ahorro y le damos f10, después le damos clic en conceptos 41,le doy el valor del giro y le doy confirmar, Nos vamos nuevamente al menú y buscamos una nota crédito en la nota crédito nos solicita una serie de datos como son, org 1, en concepto – causa 690 – 691, en cliente el doc estudiantil, la fecha del giro del fondo nacional del ahorro, el en periodo que esta cancelado, fondo siempre va a ser 1 y fuente función siempre va a ser 21, en descripción le colocamos giro fondo nacional del ahorro, el valor le damos f10 y confirmar. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 17 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA 2.13. PAGOS EN LÍNEA Ingreso a la página de pagos en línea imprimo el listado de lo que han cancelado en la fecha, después me voy para iceberg despliego hasta tesorería le doy clic en ingresos, ingresos automáticos de pago, en org 1, en caja 11, en fecha la fecha del pago, le colocamos la referencia y el automáticamente nos lleva a la orden , el periodo el que están cancelando, en descripción le ponemos pago el línea, después nos vamos a pagos hay es modalidad 3 buscamos el bando .Bogotá, el valor y después me voy a documentos y confirmo . 2.14. LIBRANZAS Las libranzas utilizadas únicamente por los empleados para cancelar lo relacionado con lo académico. El empleado debe solicitarla en el departamento de Desarrollo Humano y acercarse a esta sección debidamente firmada para darle el trámite correspondiente. Enviarlas para firmas de cartera y división financiera para realizar el descargue de la libranza en el sistema de información financiero. De acuerdo al siguiente proceso:  a. Ingresamos al programa ICEBERG, desplegamos el menú de cartera comercial, damos clic en solicitud nota se empieza el proceso para el ingreso de la libranza. Se ingresan los datos solicitados por el sistema: Cliente, en periodo se digita el periodo correspondiente a la libranza, en Documento se le da la lupa o F9 para llamar la orden de matrícula, en fecha, se coloca fecha de la libranza, en concepto – causa 940 – 941,el centro de costos se da al digitarle el código del cliente, fondo siempre va a ser 1 y fuente función siempre va a ser 21,en valor le colocamos lo que le aprobaron en la libranza, en cliente a cargo ponemos la cedula del empleado, en descripción le colocamos canela matricula con libranza No, pasamos a dar F10 o aprobar solicitudes orden. menú liquidación de facturas le damos clic en órdenes. liquidacion de ordenes, orden, se didgita el codigo en cliente y se le da la opcion de documentos relacionados. Se da la fecha de la liquidación al hacer clic en OK, nos aparece una ventana donde aparece relacionado los costos de la orden, como el carnet, el seguro y el valor de la libranza. , en la parte inferior de esta ventana hay una opción de Ir a Activación, damos clic en esta pestaña, aparece una nueva ventana donde aparece el detalle de la orden, es decir aparecen relacionadas los valores de las notas débito, las notas temporales, el valor de la orden, las solicitudes crédito entre otras. Nos fijamos que en valor de matrícula este en 0, y en el número de caja se digita 13, que es la caja de activación de órdenes, posterior damos clic en generar recibo, nos aparece un mensaje que la operación activara la orden, damos clic en Yes, y el programa automáticamente me genera un numero de recibo y nos aparece el mensaje arrojando el número que asigno, damos clic en Ok. Para liquidar otros conceptos se hace el mismo procedimiento de las matriculas solo que cambia la solicitud nota por una nota crédito con el mismo concepto. 2.15. INGRESO PAGO MATRICULA CON CREDITO CREDICHEQUE (PREGRADO, POSGRADO) Ingresamos al programa ICEBERG, desplegamos el menú de cuentas por cobrar, créditos damos clic en la opción captura de créditos con cheques y se empieza el proceso para el ingreso de la deuda (Credicheque). UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 18 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA Se ingresan los datos solicitados por el sistema: Org. 1, línea 3, cliente (código del estudiante), se da lupa o F9 para llamar la orden de matrícula y se le aplica la del periodo a que corresponde, Sol: se le da si para que coja la matricula con los costos, se digita el periodo al que está ingresando los cheques, fecha de solicitud es la misma fecha en que Covinoc aprueba los cheques, vr. Financiación este valor sale del formato que se tiene para que el Excel liquide el valor de los cheques para ingresar, el centro de costo lo da el código del cliente si no lo tuviere se le ingresa manual, el fondo siempre va a ser 1, la fuente función siempre va a ser 21, en las observaciones se coloca que es CREDICHEQUE, entidad es el código del Banco en el que están girando, cuenta se coloca la cuenta de la chequera, en girador se coloca el numero de identidad del que gira los cheques (debe estar ingresado en clientes del ICEBERG), tipo COM, entidad COV, autorización el numero de la autorización que da COVINOC en el momento de aprobación de los cheques, se le da el disquete o F10 para grabar luego se da liquidar y pasa a cuotas a respaldar en donde el mismo sistema le da el valor y las fechas de los cheques, se procede a confirmar los valores y los números de los cheques. Para que quede confirmado le damos F7 y se llama nuevamente el cliente y se confirma. Luego se llama nuevamente la orden por liquidación de órdenes para que se refleje el crédito y que el valor que a cancelar. Si el estudiante cancelo con Tarjeta de Crédito se hace el proceso de descargue por recibos de ingresos automáticos con T/crédito, si cancela con consignación se descarga por recibos de ingresos automáticos en donde se activa automáticamente la matricula, luego se procede a imprimir el Recibo de Caja. 2.16. INGRESO PAGO MATRICULA CON CREDITO PERSONAL AUT. FINANCIERA O VICERRECTORIA (PREGRADO Y POSGRADO). Los créditos otorgados a los estudiantes ya sea par parte de covinoc o de la universidad, son respaldados por cheques o pagare, estos créditos deben estar acompañados por, el formulario de solicitud del crédito, los títulos valores según sean el caso de acuerdo a los requerimientos establecidos, fotocopia del documento de identidad del estudiante y del codeudor, al igual que certificación laboral (en el caso del crédito personal con pagare) o certificación de ingresos. Esta documentación después de revisada y verificada por el funcionario a cargo de sección cartera, pasa a ser grabada en el sistema: En el caso de crédito personal se solicita al estudiante la siguiente documentación:        Carta de compromiso firmada por el estudiante* Pagare diligenciado (según instrucción del personal de sección cartera)* Carta de instrucciones diligenciada y autenticada * Fotocopia de la cedula del estudiante* Fotocopia de la cedula del codeudor* Certificado laboral del codeudor * (si es independiente certificación de ingresos, firmada por contador público anexando fotocopia de la tarjeta profesional) UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 19 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA  Certificado laboral del estudiante (si labora) Ingresamos al programa ICEBERG, desplegamos el menú de cuentas por cobrar, créditos damos clic en la opción definición del crédito y se empieza el proceso para el ingreso de la deuda (Crédito Personal). Se ingresan los datos solicitados por el sistema: Org. 1, línea 1 0 2 según el crédito que necesite en periodo correspondiente para el crédito, fondo siempre va a ser 1 y fuente función siempre va a ser 21, el sistema lo envía a valores en donde se digita el valor de la financiación, el sistema al dar Enter lo lleva a plazo y cuotas en donde se digitan las cuotas aprobadas, luego el sistema lo envía a cliente donde se digitan las cuotas aprobadas, luego el sistema lo envía a cliente donde se digita el cogido del estudiante, el documento soporte se activa por la parte de documento soporte, le damos clic sobre orden soporte del crédito y se le da la lupa o F9 para llamar la orden de matrícula también incluye solicitudes, pasamos a dar F10 o disquete, luego le damos liquidar, inmediatamente le deja ver las cuotas que quedan pendientes, luego de esto damos preaprobar. Para calcular el valor de la financiación que son incluidos desde el primer pago correspondiente que realiza el estudiante de la matrícula, se pasa a un documento Excel el cual se tiene el cuadro que toma los valores concernientes a la matrícula, el segundo y/o si es nuevo el carne, también de tal forma toma los descuentos por convenios o beca, el cual realiza el respectivo cálculo de los intereses tomando así: UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 20 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA Posteriormente ingresamos nuevamente al sistema ICEBERG, luego damos clic en cartera comercial y solicitud nota; ingresamos el código y periodo del estudiante, el concepto es 975 y la causa 976 de igual forma a la anterior, la fuente es 1 y fuente función 21, la fecha diferido se aplica según fecha realizada el crédito, los meses de diferido son 3, en el valor se digita la financiación correspondiente a la orden de pago, por último se asigna la descripción y se ordena la orden. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 21 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA 2.17. REGISTRO DE LOS ESTUDIANTES EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICA Una vez alimentado el sistema de información en el modulo de cartera referente a los ingresos diarios, por Internet en el Sistema de Información Académica se toma cada facultad y cada uno de los estudiantes, se verifica si cancelo la respectiva orden de pago del semestre y si inscribió las respectivas asignaturas, y se procede a matricular. Si no ha realizado la respectiva inscripción de materias es imposible matricularlo, así haya cancelado su matrícula. Esto se cumpliría a cabalidad si se respetaran el plazo indicado en el calendario académico semestral y así poder aplicar el Art. 32 Parágrafo 7º del Manual de Convivencia 2.18. CRUCE Y REGISTRO DE INGRESOS BANCARIOS DIARIOS Los ingresos bancarios diarios, son cruzados, catalogados y registrados en su totalidad por Sección Cartera, utilizando dos medios, los soportes físicos y la información obtenida de la web (documentaweb.setecsa.com/recaudos/), los soportes físicos son obtenidos de la oficina de la entidad bancaria designada por esta, posterior son llevados a cartera para su organización y clasificación por fecha y convenio, al finalizar este proceso los datos por día son comparados con la información proporcionada por el portal web de la entidad bancaria, se procede a realizar el registro manual de los ingresos bancarios diarios por cada una de los conceptos que se manejan. Este proceso registra en el sistema financiero la totalidad de los ingresos correspondientes a las cuentas principales de los convenios. 2.19. ELABORACIÓN DE CONSIGNACIONES Los documentos que la universidad expide a los estudiantes tienen un valor de acuerdo a los derechos pecuniarios establecidos para esto es necesario cancelarlo por medio de una consignación bancaria con el membrete y el número de cuenta correspondiente a la Universidad La Gran Colombia, los documentos y los valores establecidos para el año en curso, las consignaciones para el pago de pensiones del Liceo son emitidas automáticamente por el sistema para todo el año lectivo al igual que las consignaciones por otros conceptos las cuales pueden imprimir los estudiantes en estado matriculado y activo desde su perfil académico. 2.20. ELABORACIÓN PAZ Y SALVO Y CERTIFICACIONES FINANCIERAS Una vez el estudiante ha radicado los documentos necesarios y realizado el pago de los derechos pecuniarios, para cada uno de los conceptos de paz y salvo, se le realiza nuevamente una revisión, se firman y los de grado se le hacen llegar a la Directora Financiera para la firma definitiva. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 22 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA GRADO Esta modalidad de Paz y Salvo solamente necesita de la carta de solicitud de la facultad dirigida al Departamento de Cartera especificando que es para grado, los semestres cursados y los semestres no cursados. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma del jefe del Departamento de Cartera y el Director de la División Financiera. PREPARATORIOS Esta modalidad de Paz y Salvo debe estar acompañada por la carta de solicitud de la facultad dirigida al Departamento de Cartera especificando que es para preparatorios dentro del concepto acompañado por una copia del Paz y Salvo académico expedido por la facultad. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma del jefe del Departamento de Cartera. REINGRESO Esta modalidad de Paz y Salvo debe ser solicitada por el estudiante directamente luego de pagar los costos de reingreso. El funcionario de cartera se encargara de verificar los periodos cursados y su respectivo pago. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma de la jefe del Departamento de Cartera. RETIRO DE DOCUMENTOS Esta modalidad de Paz y Salvo debe estar acompañada por la carta de solicitud de la facultad dirigida al Departamento de Cartera especificando que es para retiro de documentos dentro del concepto. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma del jefe del Departamento de Cartera. CURSOS DE ACTUALIZACIÓN Esta modalidad de Paz y Salvo debe estar acompañada por la carta de solicitud de la facultad dirigida al Departamento de Cartera especificando que es para curso de actualización dentro del concepto. Este documento se elabora especificando los datos anteriormente citados y se acompaña por la firma de la jefe del Departamento de Cartera. GENERACION DE PAZ Y SALVO Son generados desde el sistema a través del IRS desde la opción ICEBERG-CC, CCJ-PAZ Y SALVO, enseguida se digita el código del estudiante, motivo del paz y salvo, se responde si es o no para grado y por ultimo el nombre del funcionario que crea el paz y salvo. Según solicitud del estudiante directamente al Departamento De Cartera luego de pagar los derechos pecuniarios y llenar el formulario, se elabora una certificación de pago según los requisitos guiándose por la información obtenida de semestres pagos en el sistema Iceberg. Estas constancias son elaboradas en papel con membrete de la universidad y firmadas por el jefe del Departamento de cartera los cuales se entregaran un día hábil después de ser radicado. 2.21. CONSIGNACIÓN DE CHEQUES Consecuente al proceso de crédito por medio de cheques posfechados (Credicheque) el Departamento de Cartera elabora las consignaciones para así cobrar dicha cuota, si el cheque es devuelto por la entidad bancaria este es enviado a covicheque para que esta entidad que dio el aval en el momento del crédito realice la gestión de cobro. 2.22. DEVOLUCIONES Las devoluciones se utilizan para los retiros y medias matriculas cuando han cancelado matriculas completas; el estudiante tiene que hacer el proceso pasando una carta a la faculta de la faculta la remiten a división financiera en financiera autorizan la devolución del porcentaje que se autoriza para devolución o aplicación para el siguiente semestre una vez hayan ratificado la devolución o aplicación empieza el proceso de hacer la reversión el sistema de iceberg para que así se pueda enviarle el correo al estudiante para que se le haga efectivo el trámite que es el siguiente:  Ingresamos al sistema de iceberg desplegamos el menú de cartera comercial, damos clic en nota crédito se ingresan los datos solicitados por el sistema: org 1, en concepto –causa 810-811,en cliente el código del estudiante, en la UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 23 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA fecha le colocamos la fecha del memorando de la facultad, el periodo que está aplazando, en fondo-fuente/función, en inicio de diferido toca colar la fecha en que fue procesada la matricula, en descripción ponemos detalladamente lo que está autorizando división financiera, en valor el porcentaje a devolver, le damos f10 y confirmar. Después nos dirigimos a la página del SIA a mirar si tienes notas y esta matrícula para luego dirigimos al módulo de cartera para desactivar las notas del estudiante y que quede activo acá nos pide el código del estudiante, la resolución le damos el número del memorando y la fecha, en descripción los motivos por los cuales se retira, se ingresa a iceberg reports vamos a formulario de devolución o aplicación nos pide de nuevo el código del estudiante le ponemos devolución y ponemos la descripción y los documentos anexos se imprime el formulario para que el estudiante lo firme y poder realizar el proceso del saldo a favor una vez esté firmado procedemos a hacer el giro a estudiante que se maneja de la siguiente manera nos dirigimos a hacer una nota débito se ingresa los datos solicitados: org 1, en concepto –casusa 600-601, en cliente el código del estudiante, en fecha en la cual se está tramitando, en periodo el periodo que se le está devolviendo, en fondo 1- fuente función 21, en descripción colocamos lo autorizado por financiera, en valor a devolver f10 y confirmar.  Para devolución de medias matriculas hacemos el mismo procedimiento de hacer una nota crédito y una nota debido; solo que cambia la descripción de retiro por media matricula y que no se hace el trámite de hacer la desactivación de las materias y que quede como activo solo que tenga 8 créditos inscritos.  Después de todo el proceso hacemos en Excel una tabla de las devoluciones que fueron procedas para que se pueda hacer el trámite se pasan a la jefe de cartera para que las firme después a financiera y final mente las radicamos en contabilidad. 2.23. ESTUDIO Y ENVIÓ A COBRO JURÍDICO DE CRÉDITOS DIRECTOS CON LA UNIVERSIDAD Según determinación de la dirección, se selecciona la cartera a enviar para que se realice cobro jurídico por parte de la firma de abogados con quienes se pactara el convenio de representación y cobranza, determinada la cartera a envió esta es relacionada en un cuadro de información al cual se anexan los originales de los títulos valores a cobrar, a esta información se saca copia, las copias acompañan cada folio del estudiante con los documentos que anexo inicialmente al crédito. La relación de estudiantes firmada por la jefe de cartera y la directora financiera con sus respectivos soportes es entregada a la firma de abogados quienes firman el recibido e inician el proceso de cobro, la documentación obtenida de este proceso es archivada, y los ingresos devengados de este proceso son reconocidos en el sistema iceberg conforme se van presentando. No RESPONSABLE 1 AUXILIAR DE CARTERA 2 AUXILIAR DE CARTERA 3 AUXILIAR DE CARTERA 4 AUXILIAR DE CARTERA 5 6 7 ABOGADO GESTIÓN COBRO JURÍDICO ABOGADO GESTIÓN COBRO JURÍDICO JEFE DE CARTERA DESCRIPCION DE ACTIVIDADES VERIFICA EL TIEMPO DE MORA: Directamente sobre el sistema iceberg realiza una consulta del saldo de cartera por cliente, en el cual se evidencia valores y fechas de vencimiento. INFORMA AL ESTUDIANTE LA MORA EXISTENTE: Gestión Persuasiva: Se establece comunicación con el cliente moroso vía correo electrónico. Cobro persuasivo. RELIQUIDACIÓN DE SALDO: Gestión Persuasiva: Si el estudiante se presenta a sección cartera con intensión de pago se realiza la reliquidación del saldo al día, más intereses de mora. En el caso de que el estudiante no se presente y/o no haya una intensión de pago se procede a bloquear la impresión de orden de matrícula para el siguiente período académico. RELACIÓN DE MOROSOS: Gestión Jurídica: Si se ha bloqueado el recibo de matrícula por dos periodos académicos, se realiza un listado de los clientes en estas condiciones y se remite a cobro jurídico. GESTIÓN DE COBRANZA: Siguiendo los conductos jurídicos se realiza la cobranza de cartera de manera directa con el cliente. REPORTE DE PAGO Y COBRANZAS: El abogado presenta el reporte de pago y cobranzas DESCARGUE EN EL SISTEMA: UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 24 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA Se realiza el registro de los ingresos causados y reportados por el abogado a cargo del cobro jurídico. DIAGRAMA DE FLUJO 2.24. INFORME MENSUAL DE GESTIÓN DE CARTERA: El proceso genera un informe que contiene valores a recaudar durante el período y los resultados obtenidos se presentan de la siguiente forma:     Cartera vigente Cartera vencida Cartera en cobro jurídico Cartera con entidades financieras Este informe se presenta a la Vicerrectoría Administrativa con aval de la Dirección Financiera, para esto, es requisito que los saldos de los módulos de Contabilidad y Cartera no presenten diferencias. En el caso de encontrar diferencias se debe justificar la causal. UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN 26/11/2010 PÁGINA 25 / 25 CÓDIGO: P-07-10CA REVISIÓN 01/05/2014 No. REV 6 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CARTERA 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS: - Acuerdo 004 del 04 de julio de 2010 4. REGISTROS: 5. CONTROL DE CAMBIOS: No REV FECHA 26/11/2010 1 10/06/2011 2 02/02/2012 DESCRIPCION Emisión inicial Actualización por cambios en la forma de ejecutar los procedimientos (iceberg) A. Sistematización de emisión de paz y salvos financieros en el IRS B. Sistematización de emisión de talonarios de pensiones liceo Julio Cesar Garcia C. Sistematización de emisión de pagares por créditos directos de la UGC a estudiantes de pregrado y posgrados en el IRS. D. Sistematización de emisión de formularios para devoluciones y aplicaciones de saldos a favor de pregrado y posgrado en el IRS E. Emisión de marbetes para carpetas de créditos icetex a través del IRS F. Proceso de liquidación de matriculas en ceros Literal 2.3.1.1. PROCESO MATRICULAS NUEVOS Y TRANSFERENCIAS Este proceso se realiza desde el sistema de información académico al momento de pasar el estudiante a estado ADMITIDO, el ICEBERG genera automáticamente la orden de matricula con sus respectivos costos, la cual puede ser impresa por el estudiante vía internet a través de la pagina de la universidad. 3 23/10/2012 4 16/04/2013 5 18/10/2013 6 01/05/2014 LITERAL 2.4.5.1. DESCARGUE PAGO PLANILLAS CREDITO ICETEX. Por la página www.icetex.gov.co se descargan las resoluciones del ICETEX en donde informan el pago de los giros a la universidad, se validan en contabilidad los pagos para poder Ingresar al programa ICEBERG y descargarlas de la siguiente manera: ingresamos al programa, desplegamos menú, cuentas por cobrar, tesorería. Ingresos, recibos de ingresos. Procedemos a incluir los datos para el descargue de la deuda ORG. 1, caja 11, fecha del desembolso, cliente (NIT ICETEX), el periodo al que se le va a aplicar dicho pago, el detalle para saber que se esta descargando (Resolución), luego damos clic en pagos ingresamos el valor y el banco en el que esta afectando el pago F10 para grabar y luego damos clic en documentos, nos despliega todos los códigos de los estudiantes a quien al comienzo se les ingreso la deuda y buscamos uno a uno según la información de la resolución así quedara descargada la deuda de la entidad. Si el ICETEX no llegara a girar al estudiante, se procede a hacer un traslado de deuda del Icetex al cliente para que el estudiante asuma la deuda LITERAL 1.61.2 PROCESO CARGUE DE ARCHIVO ALUMNOS ANTIGUOS Y TRANSFERENCIAS INTERNAS. Se actualiza procedimiento acorde a la mejora en proceso de cargue a cual ya no necesita programas externos. LITERAL 2.4.2 INGRESOS PAGO MATRICULA EN EFECTIVO (PREGRADO, POSGRADOS Y LICEO JULIO CESAR GARCIA). Actualización, nueva página web para consulta de ingresos diarios según nuevo convenio adelantado por el Banco Caja Social. LITERAL 1.9 CRUCE Y REGISTRO DE INGRESOS BANCARIOS DIARIOS Actualización de proceso detallado en nuevo numeral. LITERAL 1.10 RECIBOS DE CONSIGNACIÓN Actualización de procedimiento teniendo en cuenta las mejoras adelantadas para la impresión de recibos de consignación por otros conceptos. LITERAL 1.15 PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME. Se incluye los procedimientos conformes a producto no conforme. Se realiza actualización de los procesos de Sección Cartera, actualizando los numerales 1.6, 1.13, 1.26. Al igual se agregan los numerales 1.14 - 1.15 - 1.16 – 1.17 -1.25 – 1.26, los cuales faltaban de ser agregados por individual en el manual de procesos. Se registran las mejoras adelantadas en el proceso de créditos personales, el cual trata del cálculo y cobranza de la financiación del crédito de manera anticipada en el pago de la matrícula, al igual que los documentos necesarios para obtener el crédito. Numeral 2.16 ingreso pago matricula con crédito personal aut. Financiera o vicerrectoría (pregrado y posgrado).