רישום דורש עבודה על סמך מסמכים
שירות התעסוקה נהלים נושא :השמה תת נושא :רישום ראשוני ורישום על סמך רישום דורש עבודה על סמך מסמכים שם הנוהל: מעדכן נוהל מס' 30.11.01 מתאריך 14.8.2007 .1 תחולה: 15.5.15 מס' הנוהל: מחליף דף מתאריך דף מס' 1 30.11.01 מתוך 11 כללי במהלך הרישום והטיפול של שירות התעסוקה בדורש העבודה עולה הצורך בהצגת מסמכים .להצגת מסמכים אלה והזנתם במערכת ההשמה חשיבות רבה ,הם משמשים כבסיס לאמינות הנתונים המוזנים במערכת ולבניית מאגר נתונים מלא ומדויק .כמו כן ,יש להם היבטים כספיים ומשפטיים בהקשר של קצבאות הביטוח הלאומי. .2 מטרה .2.1הגדרת תהליכי רישום על סמך מסמכים :רישום ראשוני וטיפול שוטף למקרים בהם אין מענה בנהלים ייעודיים. .2.2התאמת הנוהל למערכת בינה והשמה. .2.3הגדרת המסמכים אשר יש לסרוק לתיק האלקטרוני של דו"ע. .2.4הגדרת סריקה והשמדה של מסמכים שתויקו לפני ( 2014נספח ב'). .3 אחריות ,סמכות ותחולת הנוהל 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 אחריות כוללת – סמנכ"ל השמה באמצעות מנהלת תחום בכירה להשמה ביצוע הנוהל – עובדי השירות אכיפת הנוהל – מנהלי מחוזות קביעת מדיניות ושינוי הנוהל – מנכ"ל השירות. תחולת הנוהל – החל מתאריך 15.5.2015 .4הוראות הנוהל 4.1 כללי 4.1.1בנוהל יוצגו הנחיות לתהליכים המחייבים רישום על סמך מסמכים שאין להם מענה בנהלים ייעודיים. 4.1.2הנוהל מפרט על אילו מסמכים חלה חובת סריקה למערכת ועבור אילו מסמכים מספיק סימון במערכת המאשר כי המסמכים הוצגו בפני עובד השירות. 4.1.3במקרים חריגים של הזנת מידע אשר לא ניתן לו מענה בנהלים יש לסרוק מסמך מגבה ולפרט בתיק דו"ע מסך "נתונים כלליים" תיבת "הערות". 4.2רישום ראשוני /מחדש רישום 4.2.1רישום ראשוני יחול במועד בו התייצב לראשונה דורש עבודה בלשכה ונרשם במערכת על ידי מתאם ההשמה .בעת הרישום הראשוני על דורש העבודה להציג מסמכים לאימות הפרטים. שירות התעסוקה נהלים נושא :השמה תת נושא :רישום ראשוני ורישום על סמך רישום דורש עבודה על סמך מסמכים שם הנוהל: מעדכן נוהל מס' 30.11.01 מתאריך 14.8.2007 מחליף דף מתאריך תחולה: 15.5.15 מס' הנוהל: דף מס' 2 30.11.01 מתוך 11 חלק ממסמכים אלה הם מסמכי חובה ,ואחרים הם מסמכים שניתן יהיה להציג במועד ההתייצבות הבא .ישנם שלושה מצבי רישום: 4.2.2 4.2.1.1רישום. 4.2.1.2רישום על תנאי :במקרים שיצוינו בהמשך ,בסעיף .4.3 בעת "רישום על תנאי" ,ירשום מתאם ההשמה את דורש העבודה על תנאי למשך פרק זמן קצוב וינחה אותו להציג את המסמך הנדרש תוך פרק זמן זה. 4.2.1.3מקרים חריגים :במקרים חריגים ירשום מתאם ההשמה את דורש העבודה על סמך הצהרה ו/או מסמכים מיוחדים ,שיפורטו בסעיף .4.4 רישום ראשוני מסמכי חובה :תעודת זהות עם ספח 4.2.3חובה על דורש העבודה המגיע לשירות התעסוקה להציג תעודת זהות וספח. 4.2.4דורש עבודה נדרש להירשם בלשכת התעסוקה הסמוכה למקום מגוריו הרשום בספח 4.2.5 4.2.6 4.2.7 תעודת הזהות שלו .לצורך הרישום ,יציג דורש העבודה את התעודה עם הספח ,ומתאם ההשמה ירשום אותו על סמך מסמך זה. הסבר: הצגת תעודה מזהה מקנה לאדם זכאות לקבל שירות על פי חוק בלשכה המתאימה לאזור מגוריו .על בסיס הכתובת הרשומה בספח תעודת הזהות נקבעות ההתאמות למשרות רלוונטיות (זאת בכפוף לדרישות המעסיק המוזנות בהזמנה). תעודת זהות ללא צילום מטעמי דת -מתאם ההשמה ירשום על סמך תעודת זהות ללא צילום רק נשים שמטעמי דת אינן מצטלמות (לפי חוק מרשם האוכלוסין פרק ד' סעיף .)25 אם דורש העבודה הגיע ללשכה ללא תעודת זהות וללא כל מסמך מזהה אחר ,מתאם ההשמה לא יבצע את הרישום ,וינחה את דורש העבודה לחזור ללשכה עם תעודת זהות. אם הביא דורש העבודה מסמך מוכר אחר ,כמפורט בסעיף 4.4להלן ,ירשום אותו מתאם ההשמה על תנאי. אם דורש העבודה הציג תעודת זהות שכתובת המגורים בה אינה באזור הלשכה ,יודיע לו מתאם ההשמה שעליו להתייצב בלשכה הסמוכה למקום מגוריו הרשום בתעודת הזהות או לשנות את כתובתו בתעודת הזהות .על רישום חריג לדורש עבודה אשר מבקש לא לשנות את כתובתו בתעודת הזהות ראה סעיף .4.5 שירות התעסוקה נהלים נושא :השמה תת נושא :רישום ראשוני ורישום על סמך רישום דורש עבודה על סמך מסמכים שם הנוהל: מעדכן נוהל מס' 30.11.01 מתאריך 14.8.2007 4.2.8 מחליף דף מתאריך תחולה: 15.5.15 מס' הנוהל: דף מס' 3 30.11.01 מתוך 11 דורש עבודה אשר מבירור עמו נמצא כי אינו זכאי לגמלה מביטוח לאומי ,ומוגדר במערכת כ"אינו תובע" ,רשאי להירשם בכל לשכה ,זאת על סמך הצהרתו. 4.3להלן המצבים שיאפשרו רישום ראשוני על תנאי 4.3.1תעודת זהות ללא ספח מתאם ההשמה ירשום את דורש העבודה על תנאי עד להצגת ספח תעודת הזהות ,הרישום על תנאי יהיה עד שבוע בלבד. הנחיה זו תקפה גם לדורשי עבודה שלהם נקבעה התייצבות חד 4.3.1.1 חודשית .על מתאם ההשמה להנחות את דורש העבודה להגיע במהלך השבוע ולהציג את ספח תעודת הזהות. 4.3.2תעודת הזהות נגנבה או אבדה 4.3.3 4.3.4 מתאם ההשמה ינחה את דורש העבודה להציג אישור בקשה לתעודת זהות ממשרד הפנים (קבלה ממשרד הפנים על התשלום בעת בקשה להנפקת תעודת זהות חדשה [טופס מ.ר .)]1 4.3.2.1מתאם ההשמה ירשום על תנאי את דורש העבודה על סמך האישור ממשרד הפנים עד להצגת תעודת הזהות .הרישום על תנאי יהיה עד 90יום. הצגת תעודה של משרד ממשלתי (לדוגמה :רישיון נהיגה) שירות התעסוקה מכיר בכל תעודה רשמית של משרד ממשלתי ,ובלבד שהיא כוללת תמונה וכתובת מגורים ומצוין בה מספר תעודת הזהות של דורש העבודה. 4.3.3.1מתאם ההשמה ירשום על תנאי על סמך תעודה של משרד ממשלתי ,עד להצגת תעודת זהות עם ספח .הרישום על תנאי יהיה עד שבוע בלבד. רישום על תנאי מחייב תיעוד הרישום ב"הערות" במסך הראשי של דו"ע במערכת בינה והשמה תוך ציון הסיבה ותאריך תוקף הרישום על תנאי. 4.4רישום דו"ע חריגים אשר אינם מחזיקים בת.ז כחולה 4.4.1בעת רישום ראשוני של דורש עבודה אשר איננו בעל ת"ז כחולה אך נמצא בידיו אחד המסמכים המופיעים להלן ניתן לרשום אותו כדורש עבודה. עולה חדש -בהצגת תעודת עולה וסריקתו לתיק האלקטרוני 4.4.1.1 של דו"ע. שירות התעסוקה נהלים נושא :השמה תת נושא :רישום ראשוני ורישום על סמך רישום דורש עבודה על סמך מסמכים שם הנוהל: מעדכן נוהל מס' 30.11.01 מתאריך 14.8.2007 תחולה: 15.5.15 מס' הנוהל: מחליף דף מתאריך דף מס' 4 30.11.01 מתוך 11 תושב ארעי -בהצגת דרכון שמוטבעת בו אשרה לישיבה ארעית 4.4.1.2 מסוג א ,1/א ,4/א 5/יש לסרוק את התעודה והאשרה לתיק האלקטרוני של דו"ע. תושב ארעי בעל תעודת זהות כתומה שבספח המצורף לתעודה 4.4.1.3 מצוין 'סוג תעודה' ,א ,1/א 4/או א 5/ותאריך תוקף -יש לסרוק את התעודה ואת הספח לתיק האלקטרוני של דו"ע. בעלי אשרת עבודה מסוג ב 1/המחזיקים בדרכון או מסמך 4.4.1.4 שמצוינים בו הפרטים -אשרה/רשיון/ויזה מסוג ב 1/והמלל: "רשאי לעבוד ללא הגבלה" -יש לסרוק את התעודה ואת המסמך לתיק האלקטרוני של דו"ע. בעלי אשרת עבודה מסוג ב 1/המחזיקים בדרכון או מסמך 4.4.1.5 4.4.2 4.4.3 שמצוינים בו הפרטים -אשרה/רשיון/ויזה מסוג ב 1/והמלל: "סיעוד או בכל תחום אחר שמצוין -רשאים לעבוד רק בתחום שצוין" -יש לסרוק את התעודה ואת המסמך לתיק האלקטרוני של דו"ע פרטי דורש עבודה אשר איננו בעל ת"ז כחולה לא יופיעו במערכת בינה והשמה באופן אוטומטי .במקרים אלו יש להזין 8תווים מהאישור הרלוונטי (כמפורט בסעיפים .)4.4.1.5-.4.4.1.1המערכת תשלים את ספרת הביקורת. יש להזין באופן ידני את כלל פרטי דורש העבודה במערכת זאת מאחר שהוא איננו רשום במאגר מנהל האוכלוסין .המשך הטיפול בדורש העבודה הינו זהה. 4.5להלן המצבים שיאפשרו רישום חריג פרטני 4.5.1שיוך חריג ללשכה במקרים שבהם דורש העבודה מציג תעודת זהות שכתובת המגורים בה אינה באזור הלשכה, ולמרות הסבר מתאם ההשמה שעליו לשנות את כתובתו ,יש לו סיבה לכך שאינו יכול לשנות את כתובתו ,ירשום מתאם ההשמה את דורש העבודה ויחתימו על הצהרה שמקום מגורים זה יהיה מוכר בכל הקשור להפניה לעבודה מתאימה ולקבלת גמלה מהמוסד לביטוח לאומי. 4.5.2בסמכות מתאם ההשמה להחתים את דורש העבודה על טופס "בקשת שיוך חריג ללשכה" יש לסרוק את ההצהרה לתיק האלקטרוני של דורש העבודה (ראה נספח א'). שירות התעסוקה נהלים תת נושא :רישום ראשוני ורישום על סמך נושא :השמה רישום דורש עבודה על סמך מסמכים שם הנוהל: מעדכן נוהל מס' 30.11.01 מתאריך 14.8.2007 4.5.3 תחולה: 15.5.15 מס' הנוהל: מחליף דף מתאריך דף מס' 5 30.11.01 מתוך 11 תקופת זמן :ניתן לאשר שיוך חריג ללשכה עד שנה מיום הרישום ,בתום השנה יוחזר דורש העבודה אוטומטית ללשכה המקורית. 4.5.4בתקופה שבה אושר השיוך החריג ,לא יוכל דורש העבודה להתייצב בלשכת האם ,אלא רק בלשכה שאליה ביקש להשתייך .זאת עד לתום התקופה המאושרת ,או לאור שינוי הנסיבות. 4.6מערכת בינה והשמה: 4.6.1פתיחת בקשה לשיוך חריג מתבצעת בכניסה לתיק האלקטרוני של דורש עבודה אשר כתובת המגורים שלו איננה שייכת ללשכה בה ביקש להתייצב ,תעלה את ההודעה "האם לבצע שיוך חריג?" " 4.6.2שיוך חריג" ניתן לראות במסך "פרטים אישיים" בתיק דורש העבודה בלשונית "פרטי התקשרות" 4.6.3במסך "פרטי ההתקשרות" יש לאשר בקשה לשיוך חריג וכן לצרף את הצהרת דורש העבודה. 4.6.4אישור ה"שיוך החריג" ייצור חיווי של שיוך חריג אותו ניתן לראות בלשונית "נתונים נוספים" בתיק דורש העבודה .בנוסף יופיע חיווי במידע החם של דורש העבודה. 4.6.5הערה :ניתן לדחות בקשה לשיוך חריג במקרים בהם דורש העבודה אינו מוכן לחתום על ההצהרה. 4.7רישיון נהיגה 4.7.1דורש עבודה שהוא בעל רישיון נהיגה מחויב להציג את הרישיון בעת הרישום בלשכה. 4.7.2מתאם ההשמה יתעד את סוג הרישיון במערכת ההשמה. 4.7.3דורש עבודה הנמצא בשלילת רישיון יציג למתאם ההשמה מסמך רשמי המעיד על השלילה ותוקפה .לרישיון או לשלילתו משמעות בהקשר להצעות עבודה ובמיוחד ל"עבודה מתאימה" המחייבת ברישיון נהיגה. 4.8תעודות השכלה ומקצוע 4.8.1מתאם ההשמה יתעד ויסמן במערכת בינה והשמה בלשונית השכלה וניסיון את השכלתו ואת מקצועו של דורש העבודה על סמך תעודות שיוצגו בפניו. 4.8.2המתאם יתעד על תנאי את השכלתו ומקצועו של דורש עבודה שלא הביא תעודות השכלה ומקצוע עד להצגתן .הרישום על תנאי יהיה עד שבוע בלבד. 4.8.3פירוט התעודות אותן נדרש דורש העבודה להציג על מנת שמתאם ההשמה יסמן ויתעד השכלה במערכת השכלה אקדמית :תעודה ממוסד המוכר על ידי המועצה להשכלה גבוהה. שירות התעסוקה נהלים תת נושא :רישום ראשוני ורישום על סמך נושא :השמה רישום דורש עבודה על סמך מסמכים שם הנוהל: מעדכן נוהל מס' 30.11.01 מתאריך 14.8.2007 מחליף דף מתאריך תחולה: 15.5.15 מס' הנוהל: דף מס' 6 30.11.01 מתוך 11 השכלה אקדמית מחו"ל :אישור המחלקה להשוואת תארים מחו"ל במשרד החינוך. מקצועות רישוי והסמכה :רישיון לכל מקצוע המחייב רישוי או הסמכה. מקצועות הדורשים תעודות מקצוע :תעודות סיום של קורסי הכשרה מקצועית. עיסוק אשר לא מחייב תעודה/רישוי :במקרים שעיסוקו של דורש העבודה אינו דורש תעודה, יתעד מתאם ההשמה על בסיס המידע אשר מסר דורש העבודה. 4.9מסמכי חובה לרישום אחוזי נכות ותביעה להבטחת הכנסה 4.9.1את אחוזי הנכות של דורש העבודה יש לרשום אך ורק לאחר הצגת מסמך רשמי בתוקף מהמוסד לביטוח לאומי או ממשרד הביטחון. 4.9.2את סוג התביעה כתובע הבטחת הכנסה יתעד מתאם ההשמה על סמך טופס תביעה של המוסד לביטוח לאומי .המסמך אינו חייב להיות חתום על ידי פקיד תביעות בביטוח הלאומי .מסמך זה חובה לסרוק לתיק האלקטרוני של דו"ע 4.10מסמכי רשות בעת הרישום הראשוני ובמהלך הטיפול השוטף 4.10.1דורש העבודה יוכל להציג מיוזמתו מסמכים העשויים לסייע להיכרות נוספת עמו ועם הרקע המקצועי שלו אך אין לחייב אותו בכך .יש לרשום את הנתונים במערכת "בינה והשמה" ולציין על סמך אילו מסמכים נרשמו הנתונים -יש לסרוק ולצרף מסמכים רלוונטיים לתיק דו"ע. 4.11מסמכי חובה הנדרשים במהלך הטיפול השוטף בהקשר לזכויות בביטוח הלאומי 4.11.1תלוש שכר :תובע ביטוח אבטלה ,שיסרב לקבל עבודה בטענה שהשכר נמוך ,יהיה חייב להציג את תלוש השכר .יש לסרוק את תלושי השכר לתיק האלקטרוני של דו"ע. 4.11.2תעודת מחלה: 4.11.2.1 4.11.2.2 4.11.2.3 4.11.2.4 תובעי ביטוח אבטלה :דורש עבודה אשר במהלך התייצבותו בלשכה יציג טופס תעודת מחלה מרופא המשפחה על ימי מחלה או טופס סיכום אשפוז מבית החולים, מתאם ההשמה יזין במערכת ההשמה את ימי המחלה. מתאם ההשמה יסרוק את המסמכים המעידים על ימי המחלה בתיק האלקטרוני של דו"ע. תיעוד ימי המחלה במערכת בינה והשמה מתבצע במסך "יומן הפעילות" של דו"ע – "דיווח היעדרות"" -מחלה". דו"ע המתייצב פעם בשבוע מחויב להציג את טופס חופשת המחלה לא יאוחר ממועד ההתייצבות השני מתום ההיעדרות כתוצאה מהמחלה. שירות התעסוקה נהלים נושא :השמה תת נושא :רישום ראשוני ורישום על סמך רישום דורש עבודה על סמך מסמכים שם הנוהל: מעדכן נוהל מס' 30.11.01 מתאריך 14.8.2007 מחליף דף מתאריך תחולה: 15.5.15 מס' הנוהל: דף מס' 7 30.11.01 מתוך 11 4.11.2.5דו"ע המתייצב אחת לחודש מחויב להתייצב ביום אחר במהלך החודש על מנת שקצבתו לא תיפגע .במקרים חריגים שבהם דורש עבודה נעדר כתוצאה ממחלה בכל החודש עליו להציג את טופס חופשת המחלה עם התייצבותו הקרובה בלשכה. 4.11.2.6תובעי הבטחת הכנסה :יציגו את תעודת המחלה במוסד לביטוח לאומי. 4.11.3אבל: הגדרות דרגה ומאפייני קרוב משפחה: 4.11.3.1 יהודי -אב ,אם ,בן ,בת ,אח ,אחות ,בעל או אישה; ()1 מוסלמי ונוצרי -דרגה ראשונה :אב ,אם ,בן ,בת ,אח ,אחות, ()2 בעל או אישה; דרגה שניה :סבא ,סבתא ,נכד ,נכדה ,דוד או דודה (קרובי דם ולא קרובי חיתון) דרוזי -אב ,אם ,בן ,בת ,סבא ,סבתא ,אח ,אחות ,נכד ,נכדה, ()3 חותן ,חתן ,גיס ,גיסה ,אחיין ,אחיינית ,דוד ,דודה ,בן-דוד, בת-דוד ,בעל או אישה "בעל או אישה" לרבות ידוע/ה בציבור "בן" או בת" לרבות ילד חורג או שאומץ כדין. "אח או אחות" לרבות אח או אחות גם מצד הורה אחד בלבד. 4.11.3.2תקופות ודרגת הקרבה המשפחתית :לצורך אבל ,מוכרת כנהוג בכל דת על פי דרגות הקרבה: דורש עבודה יהודי זכאי להיעדר מיום פטירת קרוב המשפחה עד יום קבורתו ועוד ()1 ()2 ()3 שבעה ימים (כולל שבת) החל ביום הקבורה ,במידה וחל יום השביעי של שבעת ימי האבל בשבת ,ולמחרתו ביום ראשון עולים לבית הקברות ,יש לראות גם את יום ראשון כיום חופשת אבל. במקרים בהם משנים את מקום קבורתו של קרוב משפחה ,רשאי דורש העבודה להיעדר ,זאת כיוון שלפי המסורת חל עליו באותו היום דין שבעה. דורש עבודה מוסלמי או נוצרי אשר נפטר לו קרוב מדרגה ראשונה כאמור בסעיף 4.11.3.1זכאי להיעדר מיום פטירת קרוב המשפחה עד יום קבורתו ועוד שבעה ימים החל ביום הקבורה; שירות התעסוקה נהלים נושא :השמה תת נושא :רישום ראשוני ורישום על סמך רישום דורש עבודה על סמך מסמכים שם הנוהל: מעדכן נוהל מס' 30.11.01 מתאריך 14.8.2007 ()4 מחליף דף מתאריך תחולה: 15.5.15 מס' הנוהל: דף מס' 8 30.11.01 מתוך 11 במקרה של פטירת קרוב משפחה מדרגה שניה כאמור בסעיף 4.11.3.1זכאי דורש עבודה מוסלמי או נוצרי להיעדר מיום פטירת קרוב המשפחה עד יום קבורתו ועוד שלושה ימים החל מיום הקבורה. דורש עבודה דרוזי אשר נפטר לו קרוב משפחה רשאי להיעדר מן העבודה שבעה ()5 ימים מיום פטירת קרוב המשפחה. 4.11.3.3תובעי אבטלה :יציגו תעודת פטירה .מתאם ההשמה יתעד במערכת ההשמה את הימים בהם נעדר דורש העבודה כתוצאה מהאבל. 4.11.3.4תיעוד ימי האבל במערכת בינה והשמה מתבצע ב"יומן הפעילות"" -דיווח היעדרות"- "אבל" 4.11.3.5תובעי הבטחת הכנסה :יציגו תעודת פטירה במוסד לביטוח לאומי. 4.11.4אישור על מילואים: דורש עבודה התובע אבטלה שנעדר בשל מילואים יציג את ספח המילואים (טופס 4.11.4.1 ) 3010מיחידת המילואים .מתאם ההשמה יציין בקוד המתאים במערכת ההשמה את הימים שעבורם הציג דורש העבודה את ספח המילואים. דורש עבודה תובע הבטחת הכנסה שנעדר בשל מילואים יציג את ספח המילואים 4.11.4.2 במוסד לביטוח לאומי. 4.11.5אישור על הריון: 4.11.5.1תובעות אבטלה :דורשת עבודה תציג אישור רשמי מרופא נשים המעיד על תקופת הריונה (מהשבוע העשרים להריון) .מתאם ההשמה יתעד על סמך מסמך זה את מעמד דורשת העבודה ואת שינוי תדירות התייצבותה לפעם בחודש. 4.11.5.2תיעוד הריון מחודש חמישי מתבצע במערכת בינה והשמה ב"פרטים אישיים"- "נתונים נוספים""-מידע נוסף" -חובה לסרוק את האישור לתיק האלקטרוני של דו"ע. 4.11.5.3תובעות הבטחת הכנסה :החל מהשבוע ה – 13פטורות ממבחן תעסוקה ,יש להנחות את דורשת העבודה למסור אישור על ההיריון למוסד לבטוח לאומי. 4.11.6אישור על היעדרות בעקבות פעולות הקשורות לקבלה לעבודה שלא אפשרו התייצבות ביום ההתייצבות: שירות התעסוקה נהלים תת נושא :רישום ראשוני ורישום על סמך נושא :השמה רישום דורש עבודה על סמך מסמכים שם הנוהל: מעדכן נוהל מס' 30.11.01 מתאריך 14.8.2007 מחליף דף מתאריך תחולה: 15.5.15 מס' הנוהל: דף מס' 9 30.11.01 מתוך 11 מתאם ההשמה יאשר לדורש עבודה שלא הגיע ללשכה ביום ההתייצבות הקבוע שלו בגין ראיון עבודה/מרכז הערכה ,מבחנים וכדומה זאת אם האירועים חלים בשעות קבלת הקהל או מחייבים נסיעה ולא מאפשרים לדורש העבודה להגיע ללשכה. 4.11.6.1דורש העבודה יציג מסמך/אישור המעיד על הריאיון ומועדו ,הרישום במערכת יתבצע בהרשאת מנהל לשכה ב"יומן הפעילות"" -דיווח היעדרות מוצדקת" -חובה לתאר בשדה "נימוק" את הסיבה בגינה נרשמה היעדרות ולסרוק לתיק האלקטרוני אסמכתא המאמתת את ההיעדרות. 4.11.7אישורים חריגים על אי הגעה ביום ההתייצבות 4.11.7.1לתובעי ביטוח אבטלה :דורש עבודה שלא הגיע ללשכה ביום התייצבותו הקבוע בשל סיבה חריגה (כגון התייצבות בבית משפט) – כאשר סיבת החריג של דורש העבודה מבוססת על עילה שיש בצידה אישור רשמי ,עליו להציג את האישור למתאם ההשמה (הזנה של "היעדרות מוצדקת" או הזנת "רצף ידני" תהיה בסמכות מנהל הלשכה ולאחר הפעלת שיקול דעת). 4.11.7.2לתובעי הבטחת הכנסה :ככלל דורש עבודה שלא התייצב ביום התייצבותו הקבוע, יופנה למוסד לביטוח לאומי להציג אישורים לאי התייצבותו .יחד עם זאת במקרים חריגים יפעיל מנהל הלשכה שיקול דעת ויחליט אם לאשר היעדרות מוצדקת. .5נספחים מצורפים נספח א' :הצהרת דורש עבודה על מקום מגורים בפועל נספח ב' :חוזר סריקת והשמדת מסמכים שקדמו ל2014 שירות התעסוקה נהלים נושא :השמה תת נושא :רישום ראשוני ורישום על סמך שם הנוהל: רישום דורש עבודה על סמך מסמכים מעדכן נוהל מס' 30.11.01 מתאריך 14.8.2007 תחולה: 15.5.15 מס' הנוהל: דף מס' 10 מחליף דף מתאריך 30.11.01 מתוך 11 נספח א' -הצהרת דורש עבודה על מקום מגורים בפועל אני____________________ _________________ ,מצהיר כי מקום מגוריי הקבוע כפי שהוא מס' ת.ז שם רשום ומוכר במשרד הפנים הוא ____________ ____________ ________________. עיר מספר רחוב אני מתגורר בפועל ב ,________________ ____________ _____________ - עיר מספר רחוב ומחפש עבודה באזור מגוריי בפועל. הסיבה לאי שינוי כתובת המגורים במרשם האוכלוסין: ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ מקום מגורים זה יהיה מוכר בכל הקשור לחיפוש עבודה וקבלת גמלה מהמוסד לביטוח לאומי. מצ"ב אסמכתא למקום מגוריי בפועל: חוזה שכירות אישור מעונות סטודנטים אחר_____________ ניתן הסבר על ידי לדורש העבודה כי האישור לרישום בלשכה שאינה תואמת את מקום מגוריו הרשמי ,הוא אישור חריג .כמו כן הוסבר לדורש העבודה כי חיפוש העבודה יהיה בהתאם לכתובת המוצהרת בפועל בהתאם לפי נוהלי שירות התעסוקה. ___________________ שם מתאם ההשמה ___________________ חתימת מתאם ההשמה ________________________ תאריך אישור מנהל הלשכה: ___________________ שם מנהל הלשכה ___________________ חתימת מנהל הלשכה ________________________ תאריך שירות התעסוקה נהלים נושא :השמה שם הנוהל: מעדכן נוהל מס' 30.11.01 מתאריך 14.8.2007 תת נושא :רישום ראשוני ורישום על סמך רישום דורש עבודה על סמך מסמכים תחולה: 15.5.15 מס' הנוהל: מחליף דף מתאריך דף מס' 11 30.11.01 מתוך 11 נספח ב': סריקה וביעור של מסמכים כללי: בשנת 2013קלט שירות התעסוקה את מערכת ניהול המידע" -בינה והשמה" תיעוד של כלל מסמכי דו"ע ובכללם הוועדות הרפואיות מנוהלות באמצעות המערכת :צילומי תעודות ,פרוטוקולים ,מידע רפואי ,סיכומי וועדות מתויקים במערכת ונשמרים .בעקבות שנים רבות של תיוק ידני ושמירת המסמכים הרפואיים בלשכות נוצר עומס רב. מטרה: מסמך זה מטרתו להגדיר את אופן תיוקם וסריקתם של מסמכי דו"ע בלשכה וביעורם של מסמכים ישנים בלשכות. החל משנת 2014ייסרקו מסמכים למערכת בינה והשמה ללא צורך בתיוק פיזי בלשכה .1תקנה 3לתקנות הארכיונים (ביעור חומר ארכיוני המוסדות המדינה וברשויות המקומיות – תשמ"ו ,1986 מאפשרת למעשה סריקת מסמכים ובלבד שמדובר בסריקה מדויקת של המסמך המקורי הכולל את כלל הפרטים והחתימות המופיעות על המסמך . .2מעת שנסרק המסמך יש חובה לשמור את מסמך המקור משך תקופה קצרה של 30יום שלאחריה יחולו התקופות הקבועות בתקנות על המסמך הדיגיטלי. .3התקופות שנקבעו לשמירת העותקים הדיגיטליים של מסמכי דורשי עבודה אינן עולות על חמש שנים .אך משנסרקו למערכת אין מניעה לשמור אותם כקבצים דיגיטליים תקופות ארוכות יותר. מסמכים של דו"ע לתקופה שקדמה ל 2014יש לשמור חמש שנים.
© Copyright 2024