MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA

DOCUMENTO DE APOYO
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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS AREA
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DE 2008
1
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CONTENIDO
1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCION
1.2 ESTRUCTURA ORGANICA
1.3 MISION
1.4 VISION
1.5 OBJETIVO DEL MANUAL
1.6 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
1.7 METODOLOGIA
2. MAPA DE PROCESOS GENERAL
3. PROCESOS ESTRATEGICOS
3.1 PROCESO GERENCIAL
3.2 PROCESO DE CONTROL INTERNO Y GESTION DE CALIDAD
4. PROCESOS MISIONALES
4.1 P Y P
4.2 CONSULTA EXTERNA
4.3 ODONTOLOGIA
4.4 URGENCIAS
4.5 FISIOTERAPIA
4.6 LABORATORIO CLINICO
4.7 IMAGENOLOGIA
4.8 HOSPITALIZACION
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4.9 PSICOLOGIA
4.10 SALUD PUBLICA
4.11 SANEAMIENTO AMBIENTAL
4.12 FARMACIA
5. PROCESOS DE APOYO
5.1 FACTURACION
5.2 ALMACEN
5.3 GESTION HUMANA
5.4 CONTABILIDAD
5.5 GARANTIA DE CALIDAD
5.6 ESTADISTICA
5.7 SISTEMAS
ANEXO 1 CARACTERIZACIONES DE PROCESOS
ANEXO 2 PROCEDIMIENTOS
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1. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCION
Los procesos y procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos
principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en
manuales que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de los
funcionarios de la E.S.E Hospital San Antonio , permitiendo así un mayor desarrollo
en la búsqueda del Autocontrol.
Se ha preparado este Manual de Procesos y Procedimientos, en la que se definen la
gestión que agrupa las actividades y tareas dentro del Hospital. La funcionalidad del
Manual es permitir que los procedimientos por área, así como los registros
relacionados, sean auditables para atender a los requerimientos de los organismos
de control; con el fin de verificar los parámetros de los procedimientos del Hospital,
tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación.
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1.2 ESTRUCTURA ORGANICA
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1.3 MISIÓN
Prestar los servicios de salud a la población Giganteña según nuestro portafolio
fomentando estilos de vida saludables y aplicando la política de calidad del sistema,
para lograr la satisfacción de nuestros usuarios.
1.4 VISIÓN
En el 2014 la E.S.E Hospital San Antonio de Gigante, será una institución
acreditada, ofertando algunos servicios de mediana complejidad.
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1.6 OBJETIVO DEL MANUAL
Fortalecer a la cultura del Autocontrol y del Sistema de Control interno; los procesos
cuentan con una estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades
estratégicas, de evaluación, administrativa y logística de
la E.S.E Hospital San
Antonio, con el fin de que se tenga una herramienta de trabajo que contribuya al
cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y objetivos institucionales.
Además de busca que los funcionarios del Hospital tengan un documento de
consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de las
diferentes dependencias.
El Manual de Procesos y Procedimientos esta dirigido a todos los funcionarios y se
constituye en un elemento de apoyo para el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas y para contribuir conjuntamente con Control Interno, en el logro de las
metas y asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo.
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1.7 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL
Los manuales de procesos y procedimientos son parte fundamental del Sistema de
Calidad y del mejoramiento continuo de la eficacia y la eficiencia; es importante el
cambio de actitud en el conjunto de los funcionarios. Este manual es una gran
herramienta que permite al Hospital, integrar acciones para agilizar el trabajo y
mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas
que mejoren la satisfacción del cliente.
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1.8 METODOLOGIA
La implementación del Manual de Procesos y Procedimientos se documento de
acuerdo con las siguientes fases:
Fase 1: Levantamiento de caracterizaciones y procedimientos
Se reunió con cada dueño de procesos y funcionarios que participan en el,
levantando
la
información
de
sus
actividades
donde
se
construyo
las
caracterizaciones y procedimientos de cada proceso.
Fase 2: Ajustes y validación
Como parte del mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos, se
estudiaron, analizaron y establecieron en conjunto, con las áreas, los cambios de las
actividades, se realizaron y validaron los cambios pertinentes a los procedimientos,
para su correspondiente implementación.
Fase 3: Jornadas de socialización
Se socializaron las caracterizaciones de los procesos y respectivos procedimientos,
en donde hubo algunas modificaciones a estos documentos por parte de los
funcionarios.
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2. MAPA DE PROCESOS
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3. PROCESOS ESTRATEGICOS
Se denominan procesos Estratégicos aquellos relativos al establecimiento de
políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación,
aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y de revisión por la
dirección.
3.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
CODIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO DE APOYO
DE-D-01
Mapa de Procesos
DE-E-02
Política para codificación de documentos internos
DE-E-03
Listado maestro de documentos
3.2 GESTIÓN JURÍDICA
CODIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO DE APOYO
GJ-P-01
Asesoría jurídica
GJ-P-02
Indagación preliminar
GJ-P-03
Investigación disciplinaria
GJ-P-04
Procedimiento verbal
GJ-P-05
Representación judicial
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4. PROCESOS DE EVALUACIÓN
Incluye aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a
realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluye
procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y
preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los
misionales.
4.1 GESTION DE CONTROL
CODIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CO-P-01
Administración del riesgo
CO-P-02
Asesoría y acompañamiento a la gestión institucional
CO-P-03
Diseño y mecanismos para el fomento de la cultura del autocontrol
CO-P-04
Elaboración de informes para entes externos
CO-P-05
Evaluación y seguimiento a la gestión Institucional
CO-P-06
Operacionalización del Comité de Coordinación de Control Interno
CO-P-07
Realización de Auditoría
CO-P-08
Régimen disciplinario de empleados de la ESE
CO-M-01
Manual de Riesgos Administrativos
CO-C-01
Gestión de Control
12
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5. PROCESOS DE APOYO
Los procesos de apoyo son aquellos administrativos y logísticos, y que dan la
provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos,
misionales, de medición, análisis y mejora del Hospital.
5.1 ADMINISTRATIVOS:
FACTURACION
CODIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FA-P-01
Admisión Urgencias
FA-P-02
Facturación Cirugía
FA-P-03
Facturación consulta externa y servicios ambulatorios
FA-P-04
Facturación Hospitalización
FA-P-05
Facturación Urgencias
FA-P-06
Anulación de facturas
FA-P-07
Gestión de recibo de Caja
FA-P-08
Generación de cuentas de cobro
FA-P-09
Respuestas a glosas administrativas
FA-P-10
Seguimiento de contratos por prestación de servicios de salud
FA-P-11
Generación y aprobación de pagarés
FA-P-12
Gestión de depósitos
FA-P-13
Elaboración y entrega de informes
FA-P-14
Facturación de Sala de Partos
FA-C-01
Facturación
13
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GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y ALMACÉN
CODIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
GC-P-01
Manejo y control de Almacén y Farmacia
GC-P-02
Elaboración de ordenes de compra
GC-P-03
Recepción de mercancías en Almacén y Farmacia
GC-P-04
Despacho de medicamentos en farmacia
GC-P-05
Ordenes de despacho por suministros
GC-P-06
Elaboración de inventarios de activos fijos
GC-P-07
Control y ajustes de inventarios de medicamentos
GC-P-08
Elaboración y aprobación de Actas de Baja
GC-P-09
Elaboración de informes
GC-P-10
Contratación
GC-C-01
Gestión de contratación de almacén
GESTIÓN DOCUMENTAL
CODIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
GD-P-01
Elaboración y notificación de Actos Administrativos
GD-P-02
Control y manejo de correspondencia
GD-P-03
Archivo Subgerencia Administrativa y Financiera
GD-P-04
Fotocopias
GD-C-01
Gestión documental
GESTIÓN FINANCIERA
CODIGO
GF-D-01
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Generalidades de Pagaduría
14
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MPP
01
1
VIGENCIA
PÁGINA
GF-P-01
Consolidación de movimientos bancarios y caja
GF-P-02
Control de cheques
GF-P-03
Recaudo y registro de valores pagados en bancos y corporaciones
GF-P-04
Remisión de valores retenidos, deducidos o descontados
GF-P-05
Solicitud y legalización de avances de caja
GF-P-06
Elaboración y aprobación del presupuesto anual de la ESE
GF-P-07
Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal
GF-P-08
Registro y control de la ejecución presupuestal de ingresos de la ESE
GF-P-09
Registro y control de la ejecución presupuestal de Egresos
GF-P-10
Adición, traslado y modificación al presupuesto de la ESE
GF-P-11
Control de Cartera
GF-P-12
Registro y control de glosas
GF-P-13
Recepción y control de cuentas por cobrar por servicios y entidad
GF-P-14
Registro de pagos en cartera
GF-P-15
Registro y control de contratos por prestación de servicios de salud
GF-P-16
Elaboración y entrega de informes
GF-P-17
Conciliaciones bancarias
GF-P-18
Manejo y control de caja menor
GF-P-19
Gestión de costos
GF-P-20
Pago de cuentas
GF-P-20
Elaboración y registro de ordenes de pago
GF-P-21
Elaboración y presentación de impuestos
GF-P-22
Elaboración de informes
GF-P-23
Asientos fijos
15
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PROCEDIMIENTOS AREA
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VERSIÓN
GF-P-24
Consolidación de la información
GF-C-01
Gestión financiera
MPP
01
1
VIGENCIA
PÁGINA
GESTIÓN INFORMÁTICA
CODIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
GI-P-01
Administración de recursos informáticos y soporte a usuarios finales
GI-P-02
Parametrización y administración del Sistema de Información
Dinámica Gerencial Hospitalaria.
G-P-03
Administración de bases de datos
GI-C-01
Gestión informática
TALENTO HUMANO
CODIGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
TH-P-01
Elaboración y registro de nómina
TH-P-02
Licencia de enfermedad general, accidente de trabajo y maternidad
TH-P-03
Licencia ordinaria no remunerada
TH-P-04
Reconocimiento de viáticos
TH-P-05
Reconocimiento y liquidación de vacaciones a funcionarios del hospital
TH-P-06
Concesión de permisos al personal
TH-P-07
Prestaciones sociales
TH-P-08
Expedición de certificados laborales y contestación de derechos de petición
TH-P-09
Elaboración de los cálculos de servicios personales de la planta de personal
TH-P-10
Plan de cargos
TH-P-11
Aportes patronales
TH-P-12
Comités de Comisión de personal, paritario y de Bienestar Social.
16
DOCUMENTO DE APOYO
CÓDIGO
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PROCEDIMIENTOS AREA
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VERSIÓN
TH-C-01
Talento Humano
TH-D-01
Generalidades de Nómina
TH-D-02
Generalidades de talento humano
5.8
MPP
01
1
VIGENCIA
PÁGINA
LOGISTICOS
5.8.1 SERVICIOS GENERALES
CODIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO DE APOYO
SG-P-01
Cocina
SG-P-02
Residuos hospitalarios
SG-P-03
Lavandería
17
DOCUMENTO DE APOYO
CÓDIGO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS AREA
ADMINISTRATIVA
VERSIÓN
MPP
01
1
VIGENCIA
PÁGINA
ANEXO 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
18
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION DE CONTROL
CÓDIGO
CO-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 19 de 60
1.
PLANEAR
1.1.
Objetivo del proceso:
a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los
afecten;
b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta
ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;
c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los
objetivos de la entidad;
d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la
organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos;
g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y
evaluación;
h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y
desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION DE CONTROL
CÓDIGO
CO-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 20 de 60
1.2.
1.3.
Dueño o Responsable:
Alcance:
1.4.
Requisitos a cumplir:
1.5.
Recursos requeridos para
ejecutar el proceso:
Asesor de Control Interno
Todas las áreas de la ESE
Los establecido en los contratos con los clientes.
Leyes, decretos, resoluciones, etc., aplicables
Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente o legales o reglamentarios pero que
garanticen el resultado esperado
Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión
Recurso Humano
Asesor Control Interno
Miembros del Comité de Control
Interno
1.6.
Entrada(s) que llega(n) para
ejecutar este Proceso
Infraestructura
Ambiente de trabajo
Los elementos de oficina y oficina
o puesto de trabajo asignados a
cada funcionario.
Lo establecido en el programa de Salud
Ocupacional.
Que entra a este proceso para poder realizarlo
De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Informes para análisis y auditorias.
Todas las áreas de la ESE
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION DE CONTROL
CÓDIGO
CO-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 21 de 60
1.7.
2.
Salida(s) que genera este
Proceso
Que sale de este proceso como resultado del HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Informes de planes de mejoramiento y resultados de
auditorías.
Todas las áreas de la ESE
HACER
PROCEDIMIENTO(S)
1)
CO-P-01 Administración Del Riesgo
2)
CO-P-02 Asesoría y Acompañamiento a La Gestión Institucional
3)
CO-P-03 Diseño De Mecanismo Para El Fomento De La Cultura De Auto Control
4)
CO-P-04 Elaboración De Informes Para Entes Externos
5)
CO-P-05 Evaluación y Seguimiento a la Gestión Institucional
6)
CO-P-06 Operacionalizacion del Comité de Coordinación De Control Interno
7)
CO-P-07 Realización de Auditoria
8)
GC-P-08 Régimen disciplinario de empleados de la E.S.E
RESPONSABLE
Asesor de Control Interno
Asesor de Control Interno
Asesor de Control Interno
Asesor de Control Interno
Asesor de Control Interno
Asesor de Control Interno
Asesor de Control Interno
Presidente de la UCID
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION DE CONTROL
CÓDIGO
CO-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 22 de 60
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
4.
4.1.
4.2.
VERIFICAR
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el
fin de garantizar el control del proceso procedimientos.
Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos.
Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe
Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos).
La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté
llevando a cabo de manera eficaz.
ACTUAR
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso,
estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente
los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
ELABORÓ
HÉCTOR ANDRÉSPERDOMO VILLAMIL
ASESOR DE CONTROL INTERNO
REVISÓ
HÉCTOR ANDRÉS PERDOMO VILLAMIL
ASESOR DE CONTROL INTERNO
APROBÓ
GERENTE
FECHA
FIRMA
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
FACTURACION
CÓDIGO
FA-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 23 de 60
1.
PLANEAR
1.1.
Objetivo del proceso:
Permitir al usuario el ingreso ágil a la institución, garantizando a través del cumplimento de los requisitos de
admisión, una facturación efectiva de los servicios prestados.
1.2.
Dueño o Responsable:
Coordinador Área de Facturación
1.3.
Alcance:
Inicia con la recepción de los documentos del usuario y finaliza con la prestación del servicio.
1.4.
Requisitos a cumplir:
Los establecido en los contratos con los clientes.
Ley 100 de 1993, Resolución 1995 de 1999, Estudio socioeconómico generado por trabajo social,
Decreto 4747 de 2007, ley 1122 de 2007.
Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente o legales o reglamentarios pero que
garanticen el resultado esperado
Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión
23
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
FACTURACION
CÓDIGO
FA-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 24 de 60
1.5.
Recursos requeridos para
ejecutar el proceso:
Recurso Humano
Infraestructura
Ambiente de trabajo
Los elementos de oficina y oficina
o puesto de trabajo asignados a
cada funcionario.
Según lo establecido por el programa
de Salud Ocupacional.
Coordinador Área de Facturación
Auxiliar de Cuentas
Auxiliar de Facturación
Cajeros
Auxiliar de enfermería de
admisiones Urgencias
Auxiliar de Verificación de
derechos.
Auditor Administrativo
Auditor Medico
Auditor de calidad
24
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
FACTURACION
CÓDIGO
FA-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 25 de 60
1.6.
Entrada(s) que llega(n) para
ejecutar este Proceso
Que entra a este proceso para poder realizarlo
Documentos necesarios para facturar (RIPS, Historias
clínicas, Formatos del área, formulas de medicamentos
y soportes de la cuenta)
1.7.
Salida(s) que genera este
Proceso
Que sale de este proceso como resultado del
HACER
De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Usuario
De todas las áreas asistenciales
Para que Proceso, área o Persona sale
Cobro a las Entidades
Facturación de los servicios prestados
Área Administrativa y Financiera
2.
HACER
PROCEDIMIENTO(S)
9)
FA-P-01 Admisión Urgencias
10) FA-P-02 Facturación Cirugía
11) FA-P-03 Facturación Consulta Externa y Servicios Ambulatorios
12) FA-P-04 Facturación Hospitalización
RESPONSABLE
Coordinador de facturación
Coordinador de facturación
Coordinador de facturación
Coordinador de facturación
25
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
FACTURACION
CÓDIGO
FA-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 26 de 60
PROCEDIMIENTO(S)
13) FA-P-05 Facturación Urgencias
14) FA-P-06 Anulación De Facturas
15) FA-P-07 Gestión de Recibos de caja
16) FA-P-08 Generación de cuentas de Cobro
17) FA-P-09 Respuesta A Glosas Administrativas
18) FA-P-10 Seguimiento de contratos por prestación de servicios de salud
19) FA-P-11 Generación y aprobación de pagares
20) FA-P-12 Gestión de Depósitos
21) FA-P-13 Elaboración y entrega de informes
22) FA-P-14 Facturación sala de partos
RESPONSABLE
Coordinador de facturación
Coordinador de facturación
Coordinador de facturación
Coordinador de facturación
Auditor Medico
Coordinador de facturación
Coordinador de facturación
Coordinador de facturación
Coordinador de facturación
Coordinador de facturación
26
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
FACTURACION
CÓDIGO
FA-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 27 de 60
3.
VERIFICAR
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
4.
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el
fin de garantizar el control del proceso procedimientos.
Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos.
Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe
Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos).
La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté
llevando a cabo de manera eficaz.
ACTUAR
4.1.
4.2.
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso,
estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los
riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
ELABORÓ
GINA LILIANA PERDOMO MORENO
COORDINADORA AREA DE FACTURACION
REVISÓ
GINA LILIANA PERDOMO MORENO
COORDINADORA AREA DE FACTURACION
APROBÓ
FECHA
FIRMA
GERENTE
27
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN
CÓDIGO
GC-C-01
VERSIÓN
1
FECHA
14.ene.2008
PÁGINA 28 de 60
1.
PLANEAR
1.1.
Objetivo del proceso:
Garantizar una adecuada gestión de contratación que permita la oportuna adquisición de bienes y servicios
conforme a los lineamientos establecidos dentro del estatuto interno de contratación, al igual que el
almacenamiento, conservación y despachos de estos a todas las unidades funcionales de la ESE HOSPITAL
SAN VICENTE DE PAUL.
1.2.
Dueño o Responsable:
Gerente (Apoyado por: Apoyo a contratación, Técnico Almacén y Químico)
1.3.
Alcance:
Inicia con la necesidad de bienes y/o servicios planteada y finaliza con la contratación correspondiente y el
despacho de los elementos a cada una de las unidades funcionales de la institución.
1.4.
Requisitos a cumplir:
Cumplir con la legislación aplicable y establecida en los procedimientos de este proceso (Leyes,
decretos, resoluciones, Normas Técnicas, etc.)
Cumplir con el Acuerdo 025 de 2006 Estatuto Interno de Contratación
Cumplir con lineamientos establecidos por los entes de control
Aquellos que no estén explícitos pero que garanticen el resultado esperado
Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN
CÓDIGO
GC-C-01
VERSIÓN
1
FECHA
14.ene.2008
PÁGINA 29 de 60
1.5.
Recursos requeridos para
ejecutar el proceso:
Recurso Humano
Infraestructura
Ambiente de trabajo
Gerente
Apoyo a contratación
Técnico Almacén
Auxiliares Administrativos
Químico
Auxiliares de droguería
Asesor Jurídico
Los elementos de oficina y
oficina o puesto de trabajo
asignados a cada funcionario.
Bodegas adecuadas para el
almacenamiento de los
elementos devolutivos y de
consumo
Espacio para recibir y
verificar los elementos
adquiridos
Lo establecido en el programa de Salud
ocupacional.
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN
CÓDIGO
GC-C-01
VERSIÓN
1
FECHA
14.ene.2008
PÁGINA 30 de 60
1.6.
Entrada(s) que llega(n) para
ejecutar este Proceso
Que entra a este proceso para poder realizarlo
De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Necesidades planteadas para la adquisición de bienes y
servicios
Ordenes de pedido
Inventarios
Solicitud de suministros
Provienen de todos los servicios y áreas de la ESE
Hospital Departamental San Vicente de Paul
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN
CÓDIGO
GC-C-01
VERSIÓN
1
FECHA
14.ene.2008
PÁGINA 31 de 60
1.7.
Salida(s) que genera este
Proceso
Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Contratos de prestación de servicios
Contratos de suministros
Contratos de compra-venta
Ordenes de Servicio
Ordenes de despacho
Ajustes de inventario
Suministros a pacientes
Para todas las personas, áreas y servicios de la ESE
Hospital Departamental San Vicente de Paul
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN
CÓDIGO
GC-C-01
VERSIÓN
1
FECHA
14.ene.2008
PÁGINA 32 de 60
2.
HACER
PROCEDIMIENTO(S)
1.
Ejecutar las actividades y lineamientos de acuerdo a lo establecido en el Estatuto Interno de
Contratación (Acuerdo 025 de 2006) y en el Procedimiento GC-P-10 Contratación
2.
GC-P-O1 Manejo y Control de Almacén y Farmacia
3.
GC-P-O2 Elaboración de Ordenes de Compra
4.
GC-P-O3 Recepción de Mercancías en Almacén y Farmacia
5.
GC-P-O4 Despachos de Medicamentos en Farmacia
6.
GC-P-O5 Ordenes de Despacho por Suministros
7.
GC-P-O6 Elaboración de Inventarios de Activos Fijos
8.
GC-P-O7 Control y Ajuste de Inventarios de Medicamentos
9.
GC-P-O8 Elaboración y Aprobación de Actas de Baja
10.
GC-P-O9 Elaboración de informes
11.
GC-P-10 Contratación
RESPONSABLE
Gerente
Técnico Almacén - Químico
Técnico Almacén
Técnico Almacén - Químico
Técnico Almacén - Químico
Técnico Almacén - Químico
Técnico Almacén - Químico
Técnico Almacén - Químico
Técnico Almacén - Químico
Técnico Almacén
Apoyo Contratación- Subgerente
Administrativa
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO
GC-C-01
VERSIÓN
1
FECHA
GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN
14.ene.2008
PÁGINA 33 de 60
12.
VERIFICAR
ACTIVIDAD
12.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el
fin de garantizar el control del proceso procedimientos.
12.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos.
12.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe
12.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos).
12.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté
llevando a cabo de manera eficaz.
13.
ACTUAR
ACTIVIDAD
13.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso,
estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
13.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente
los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
ELABORÓ
MARÍA DEL PILAR PANTEVEZ- TERESA CERON
APOYO A CONTRATACION- TECNICO ALMACEN
REVISÓ
ESPERANZA FIERRO VANEGAS
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
GERENTE
APROBÓ
FECHA
FIRMA
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO
GD-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 34 de 60
1.
PLANEAR
1.1.
1.2.
1.3.
Objetivo del proceso:
Dueño o Responsable:
Alcance:
1.4.
Requisitos a cumplir:
1.5.
Recursos requeridos para
ejecutar el proceso:
Garantizar un adecuada gestión de archivo y correspondencia en la ESE.
Subgerente Administrativa y Financiera
Correspondencia interna, externa y documentación generada en la Subgerencia administrativa y Financiera del
Hospital.
Lo establecido en la Constitución Política de Colombia.
Código de comercio- tiempo de retención documental
Ley General de Archivos 594; 14 julio/2000.
Circular 001 de 2001 de Archivo General de la Nación.
Acuerdo 038 de septiembre 20/2002 Archivo general de la Nación.
Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación.
Recurso Humano
Auxiliar de Administración
Infraestructura
Ambiente de trabajo
Los elementos de oficina y oficina
o puesto de trabajo asignados a
cada funcionario.
Según lo establecido por el programa
de Salud Ocupacional.
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO
GD-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 35 de 60
1.6.
Entrada(s) que llega(n) para
ejecutar este Proceso
Que entra a este proceso para poder realizarlo
De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Correspondencia interna y externa
Ordenes de Servicio
Gerencia
Contratos
Gestión Financiera
Informes Financieros
Gestión de Contratación y Almacén
Guías de envío
Y demás servicios.
Evaluaciones de desempeño Laboral
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO
GD-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 36 de 60
1.7.
Salida(s) que genera este
Proceso
Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Archivo de las entradas del proceso.
Archivo
2.
HACER
PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
Gerencia y Subgerencia
Administrativa y Financiera
1.
GD-P-01 Elaboración y Notificación de Actos Administrativos
2.
GD-P-02 Control y Manejo de Correspondencia
3.
GD-P-03 Archivo Subgerencia Administrativa y Financiera
Subgerencia Administrativa y
Financiera
4.
GD-P-04 Fotocopias
Subgerencia Administrativa y
Financiera
Secretaria Ejecutiva
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION DOCUMENTAL
CÓDIGO
GD-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 37 de 60
5.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
6.
6.1.
6.2.
VERIFICAR
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el
fin de garantizar el control del proceso procedimientos.
Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos.
Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe
Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos).
La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté
llevando a cabo de manera eficaz.
ACTUAR
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso,
estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente
los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
ELABORÓ
ESPERANZA FIERRO VANEGAS
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
REVISÓ
ESPERANZA FIERRO VANEGAS
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
APROBÓ
GERENTE
FECHA
FIRMA
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION FINANCIERA
CÓDIGO
GF-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 38 de 60
1.
PLANEAR
1.1.
Objetivo del proceso:
1.2.
1.3.
Dueño o Responsable:
Alcance:
1.4.
Requisitos a cumplir:
Efectuar en forma organizada y procedente el estimativo de los ingresos, gastos e inversión que ayuden a
mantener un control financiero de todas aquellas actividades que afectan el patrimonio de la ESE, buscando
satisfacer los requerimientos de recursos que demande el adecuado y racional funcionamiento de la Institución.
Subgerente Administrativa y Financiera
Inicia con las transacciones y hechos económicos realizados por la institución, y termina con el registro de cifras,
consolidación de la información y ejecución presupuestal de los ingresos y gastos, y emisión de los estados
financieros de la ESE.
Los establecido en contratos y órdenes de servicio.
Lo establecido por la Contaduría General de la Nación, Superintendencia Nacional de Salud,
Ministerio de la Protección Social, Ministerio de Hacienda, Secretaria de Salud Deptal, Secretaria de
Hacienda Deptal y demás entes de vigilancia y Control.
Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente o legales o reglamentarios pero que
garanticen el resultado esperado
Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION FINANCIERA
CÓDIGO
GF-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 39 de 60
1.5.
Recursos requeridos para
ejecutar el proceso:
Recurso Humano
Infraestructura
Ambiente de trabajo
Subgerente Administrativo y
Financiero
Profesional Universitario
Contadora
Pagador
Auxiliares Administrativos
Auxiliar Administrativo Cartera
Auxiliar Administrativo
Presupuesto
Los elementos de oficina y oficina
o puesto de trabajo asignados a
cada funcionario.
Temperatura adecuada para los
equipos electrónicos.
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION FINANCIERA
CÓDIGO
GF-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 40 de 60
1.6.
Entrada(s) que llega(n) para
ejecutar este Proceso
Que entra a este proceso para poder realizarlo
De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Recursos económicos
Necesidades de recursos económicos de las unidades
operativas del Hospital
Todos los procesos y personas afectadas
Información de los centros de costos
Obligaciones con terceros
1.7.
Salida(s) que genera este
Proceso
Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Disponibilidad Presupuestal
Plan de presupuesto
Todos los procesos y personas afectadas
Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar
2.
HACER
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION FINANCIERA
CÓDIGO
GF-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 41 de 60
PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
GF-D-01 Generalidades de Pagaduría
Pagadora
GF-P-01 Consolidación de Boletines Diarios de Caja y Bancos
Pagadora
GF-P-02 Control de Cheques
Pagadora
GF-P-03 Recaudo y Registro de Valores pagados en Bancos y Corporaciones
Pagadora
GF-P-04 Remisión de valores Retenidos deducidos o descontados
Pagadora
GF-P-05 Solicitud y Legalización de Avances de Caja
Pagadora
GF-P-20 Pago de cuentas
Pagadora
GF-P-06 Elaboración y Aprobación del Presupuesto Anual De La ESE
Auxiliar Administrativo Presupuesto
GF-P-07 Expedición CDP
Auxiliar Administrativo Presupuesto
GF-P-08 Registro y Control de La Ejecución Presupuestal de Ingresos
Auxiliar Administrativo Presupuesto
GF-P-09 Registro y Control de La Ejecución Presupuestal de Egresos
Auxiliar Administrativo Presupuesto
GF-P-10 Adición Traslado y Modificación al Presupuesto de La ESE
Auxiliar Administrativo Presupuesto
GF-P-11 Control de Cartera
Auxiliar Administrativo Cartera
GF-P-12 Registro y Control De Glosas
Auxiliar Administrativo Cartera
GF-P-13 Recepción y control de cuentas por cobrar por servicios y entidad
Auxiliar Administrativo Cartera
GF-P-14 Registro de Pagos en Cartera
Auxiliar Administrativo Cartera
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION FINANCIERA
CÓDIGO
GF-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 42 de 60
PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
GF-P-15 Registro y Control de contratos por prestación de servicios de salud
Auxiliar Administrativo Cartera
GF-P-16 Elaboración y presentación de informes
Auxiliar Administrativo Cartera
GF-P-17 Conciliaciones Bancarias
Profesional Universitario Contadora
GF-P-18 Manejo y Control de Caja Menor
Profesional Universitario Contadora
GF-P-19 Gestión de Costos
Profesional Universitario Contadora
GF-P-20 Elaboración y Registro de órdenes de pago
Profesional Universitario Contadora
GF-P-21 Elaboración y Presentación de impuestos
Profesional Universitario Contadora
GF-P-22 Elaboración de informes
Profesional Universitario Contadora
GF-P-23 Asientos Fijos
Profesional Universitario Contadora
GF-P-24 Consolidación de la información
Profesional Universitario Contadora
42
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTION FINANCIERA
CÓDIGO
GF-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 43 de 60
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
4.
4.1.
4.2.
VERIFICAR
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el
fin de garantizar el control del proceso procedimientos.
Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos.
Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe
Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos).
La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté
llevando a cabo de manera eficaz.
ACTUAR
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso,
estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente
los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
ELABORÓ
ESPERANZA FIERRO VANEGAS
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
REVISÓ
ESPERANZA FIERRO VANEGAS
SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
APROBÓ
GERENTE
FECHA
FIRMA
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO
GESTION INFORMATICA
GI-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 44 de 60
1.
PLANEAR
1.1.
Objetivo del proceso:
1.2.
1.3.
Dueño o Responsable:
Alcance:
1.4.
Requisitos a cumplir:
1.5.
Recursos requeridos para
ejecutar el proceso:
Garantizar la infraestructura tecnológica adecuada de hardware y software que permitan responder a las
necesidades del personal involucrado en los sistemas informáticos de la ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE
PAUL.
Contratista Soporte en Sistemas
Inicia con una solicitud y finaliza con la identificación de acciones para mejorar
Los establecido en los contratos con los clientes.
Leyes, decretos, resoluciones, etc., aplicables
Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente o legales o reglamentarios pero que
garanticen el resultado esperado
Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión
Recurso Humano
Infraestructura
Contratista Soporte en Sistemas
Los elementos de oficina y oficina
o puesto de trabajo asignados a
cada funcionario.
Ambiente de trabajo
Temperatura adecuada para los
equipos electrónicos.
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO
GESTION INFORMATICA
GI-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 45 de 60
1.6.
1.7.
2.
Entrada(s) que llega(n) para
ejecutar este Proceso
Salida(s) que genera este
Proceso
Que entra a este proceso para poder realizarlo
De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Solicitudes de capacitación, mantenimiento o soporte
en los recursos informáticos de la Institución.
De todas las personas que cuenten con recursos
informáticos
Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Atención de las solicitudes
Para todas las personas que los solicitaron
HACER
PROCEDIMIENTO(S)
1.
GI-P-01 Administración de Recursos Informáticos
2.
GI-P-02 Administración del Sistema de Información
3.
GI-P-03 Administración de Base de Datos
RESPONSABLE
Contratista Soporte en Sistemas
Dinámica Gerencial Hospitalaria
Contratista Soporte en Sistemas
Contratista Soporte en Sistemas
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
GESTION INFORMATICA
CÓDIGO
GI-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 46 de 60
4.
GI-P-04 Prestación del servicio
5.
GI-P-05 Soporte a usuarios
6.
GI-P-06 Mantenimiento preventivo de hardware
7.
GI-P-07 Mantenimiento preventivo de software
8.
GI-P-08 Mantenimiento correctivo de hardware
9.
GI-P-09 Mantenimiento correctivo de software
10.
GI-P-10 Revisión del registro de auditoria de dinámica gerencial
Contratista Soporte en Sistemas
Contratista Soporte en Sistemas
Contratista Soporte en Sistemas
Contratista Soporte en Sistemas
Contratista Soporte en Sistemas
Contratista Soporte en Sistemas
Contratista Soporte en Sistemas
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO
GESTION INFORMATICA
GI-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 47 de 60
11.
VERIFICAR
ACTIVIDAD
11.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el
fin de garantizar el control del proceso procedimientos.
11.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos.
11.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe
11.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos).
11.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté
llevando a cabo de manera eficaz.
12.
ACTUAR
ACTIVIDAD
12.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso,
estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
12.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente
los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
ELABORÓ
JORGE HUMBERTO GONZALEZ
CONTRATISTA SOPORTE EN SISTEMAS
REVISÓ
JORGE HUMBERTO GONZALEZ
CONTRATISTA SOPORTE EN SISTEMAS
APROBÓ
GERENTE
FECHA
FIRMA
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO
TH-C-01
VERSIÓN
TALENTO HUMANO
FECHA
1
14.ENE.2008
PÁGINA 48 de 60
1.
PLANEAR
1.1.
Objetivo del proceso:
Garantizar una adecuada gestión y administración del personal de planta de la ESE Hospital Departamental San
Vicente de Paul concernientes a pagos de salarios y seguridad social.
1.2.
Dueño o Responsable:
Profesional Universitario de Talento Humano
1.3.
Alcance:
Inicia con la vinculación del personal y sus afiliaciones a la seguridad social hasta su pago y liquidación de
terminación de contrato.
1.4.
Requisitos a cumplir:
1.5.
Recursos requeridos para
ejecutar el proceso:
Cumplir con la legislación aplicable y establecida en los procedimientos de este proceso (Leyes,
decretos, resoluciones, Normas Técnicas, etc.) y aquellos que lo adicionan y/o sustituyan
Aquellos que no estén explícitos pero que garanticen el resultado esperado
Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión
Recurso Humano
Auxiliar Administrativo
Jefe de personal
Infraestructura
Los elementos de oficina y oficina
o puesto de trabajo asignados a
cada funcionario.
Ambiente de trabajo
Lo establecido en el programa de Salud
ocupacional.
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO
VERSIÓN
TALENTO HUMANO
FECHA
TH-C-01
1
14.ENE.2008
PÁGINA 49 de 60
1.6.
Entrada(s) que llega(n) para
ejecutar este Proceso
Que entra a este proceso para poder realizarlo
De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Novedades de personal
Solicitud de retiro de cesantías
Autorizaciones de libranza
Solicitud de permisos
Notificación de juzgados
Convenios de seguros
Autorización de funcionario
Certificación de relación de recargos de los funcionario
entregado por cada jefe inmediato
Contratos aprendiz SENA y seguridad social
Autorización de permiso dada por el jefe inmediato
De todas las áreas
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO
VERSIÓN
FECHA
TALENTO HUMANO
TH-C-01
1
14.ENE.2008
PÁGINA 50 de 60
1.7.
Salida(s) que genera este
Proceso
Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Liquidación de nomina
Doceavas de fondos
Autoliquidaciones
Contabilidad
Liquidación de parafiscales
Pagaduría
Autorización de retiro de cesantías
Presupuesto
Relación de descuentos
Resumen total de la nomina
Formato de solicitud de novedades
Certificados laborales y de bonos pensionales
2.
HACER
PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO
VERSIÓN
TALENTO HUMANO
FECHA
TH-C-01
1
14.ENE.2008
PÁGINA 54 de 60
PROCEDIMIENTO(S)
1.
TH-D-01 Generalidades de nomina
2.
TH-P-01 Elaboración y registro de nomina
3.
TH-P-02 Licencia de enfermedad general, accidente de trabajo y maternidad
4.
TH-P-03 Licencia ordinaria no remunerada
5.
TH-P-04 Reconocimiento de viáticos
6.
TH-P-05 Reconocimiento y liquidación de vacaciones
7.
TH-P-06 Concesión de permisos al personal
8.
TH-P-07 Prestaciones Sociales
9.
TH-P-08 Expedición de certificados laborales y contestación de derechos de petición.
10.
TH-P-09 Elaboración de los Cálculos de los Servicios Personales de la Planta de
Personal
11.
TH-P-10 Plan de Cargos
12.
TH-P-11 Aportes Patronales
RESPONSABLE
Auxiliar Administrativo de nomina
Auxiliar Administrativo de nomina
Auxiliar Administrativo de nomina
Auxiliar Administrativo de nomina
Auxiliar Administrativo de nomina
Auxiliar Administrativo de nomina
Auxiliar Administrativo de nomina
Auxiliar Administrativo de nomina
Auxiliar Administrativo de nomina
Profesional Universitario Talento Humano
Profesional Universitario Talento Humano
Profesional Universitario Talento Humano
Profesional Universitario Talento Humano
13.
TH-P-12 Comités de Comisión de Personal, Paritario y de Bienestar Social
51
CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA
CÓDIGO
VERSIÓN
FECHA
TALENTO HUMANO
TH-C-01
1
14.ENE.2008
PÁGINA 54 de 60
PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
13.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el
fin de garantizar el control del proceso procedimientos.
13.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos.
13.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe
13.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos).
13.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté
llevando a cabo de manera eficaz.
14.
ACTUAR
ACTIVIDAD
14.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso,
estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
14.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente
los riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
ELABORÓ
CATALINA SANCHEZ ARTUNDUAGA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE NOMINA
REVISÓ
MARÍA SOCORRO VALDERRAMA
PERSONAL UNIVERSITARIO DE TALENTO HUMANO
APROBÓ
FECHA
FIRMA
GERENTE
52
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTIÓN JURIDICA
CÓDIGO
GJ-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 53 de 60
1.
PLANEAR
1.1.
Objetivo del proceso:
Absolver las consultas de carácter jurídico relacionadas con todas las áreas de la E.S.E Hospital Departamental
San Vicente de Paúl Garzón y adelantar los procesos disciplinarios que se presenten en contra de los servidores
públicos de la E.S.E de conformidad con la constitución y la ley y ejercer la acción preventiva.
1.2.
Dueño o Responsable:
Asesores Jurídicos
1.3.
Alcance:
Aplica a todos los procesos de la E.S.E Hospital san Vicente de paúl
1.4.
Requisitos a cumplir:
1.5.
Recursos requeridos para
ejecutar el proceso:
Toda la ley aplicable a la E.S.E. Hospital Departamental San Vicente de Paúl
Recurso Humano
Infraestructura
Ambiente de trabajo
Profesional en derecho
Los elementos de oficina y oficina
o puesto de trabajo asignados a
cada funcionario.
Según lo establecido por el programa
de Salud Ocupacional.
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTIÓN JURIDICA
CÓDIGO
GJ-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 54 de 60
1.6.
Entrada(s) que llega(n) para
ejecutar este Proceso
Que entra a este proceso para poder realizarlo
De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Solicitudes, consultas de concepto jurídicos, derechos
de petición, recursos de apelación.
Todos los procesos
Queja, informe u oficio de forma verbal o escrita de los
servidores públicos del hospital
1.7.
Salida(s) que genera este
Proceso
Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Servidores públicos, personas particulares
Para que Proceso, área o Persona sale
Notificación de la apertura, de la investigación
disciplinaria, archivo, fallo sancionatorio absolutorio
de una investigación disciplinaria contra un servidor
publico
Informe sobre concepto jurídico generados
Informe de pre jurídicos en cobro de cartera vencida
Informe de derechos de petición, en tutelas, en
contratación
Gestión jurídica
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTIÓN JURIDICA
CÓDIGO
GJ-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 55 de 60
2.
HACER
PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
1) GJ-P-01 Asesoría jurídica
2)
GJ-P-02 Indagación preliminar
3)
GJ-P-03 Investigación disciplinaria
4)
GJ-P-04 Procedimiento verbal
5)
GJ-P-05 Representación judicial
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
VERIFICAR
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso
con el fin de garantizar el control del proceso procedimientos.
Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos.
Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe
Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos).
La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y
hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo
residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
GESTIÓN JURIDICA
CÓDIGO
GJ-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 56 de 60
4.
ACTUAR
4.1.
4.2.
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso,
estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los
riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
ELABORÓ
CARLOS EDUARDO CUELLAR
ASESOR JURIDICO
REVISÓ
CARLOS EDUARDO CUELLAR
ASESOR JURIDICO
APROBÓ
FECHA
FIRMA
GERENTE
56
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
SERVICIOS GENERALES
CÓDIGO
SG-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 62 de 60
1.
PLANEAR
1.1.
Objetivo del proceso:
Apoyar al Hospital en las actividades de desechos hospitalarios, lavandería y cocina bajo la normatividad legal
vigente
1.2.
Dueño o Responsable:
Sub Gerente Administrativo y Financiero
1.3.
Alcance:
Aplica a todos los procesos de la E.S.E Hospital san Vicente de paúl
1.4.
Requisitos a cumplir:
Decreto 2676 de 2000
Resolución 1164 de 2002
Decreto 1669 de 2002
1.5.
Recursos requeridos para
ejecutar el proceso:
Recurso Humano
Infraestructura
Ambiente de trabajo
Personal capacitado en el manejo
de residuos hospitalarios,
lavandería y cocina
Equipos de cómputo,
actualizados en software,
hardware, equipos de cocina,
lavado y planchado
Según lo establecido por el programa
de Salud Ocupacional.
57
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
SERVICIOS GENERALES
CÓDIGO
SG-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 62 de 60
1.6.
Entrada(s) que llega(n) para
ejecutar este Proceso
Que entra a este proceso para poder realizarlo
De que Proceso, área o Persona provienen las
entradas
Solicitud de alimentos
Desechos Hospitalarios
Área asistencial
Recolección de ropa
1.7.
Salida(s) que genera este
Proceso
Que sale de este proceso como resultado del
HACER
Para que Proceso, área o Persona sale
Informe de cantidad de ropa lavada en el mes
Plan de Gestión integral de residuos hospitalarios
Mantenimiento
Monitoreo del plan de Gestión Integral
CAM y Secretaria de Salud Municipal
Cálculo de indicadores de gestión interna
Subgerencia técnico científica, proceso de Gestión
Financiera
Estadísticas de comidas suministradas por servicio de
la institución
58
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
SERVICIOS GENERALES
CÓDIGO
SG-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
PÁGINA 62 de 60
2.
HACER
PROCEDIMIENTO(S)
RESPONSABLE
1. SG-P-01 Cocina
2. SG-P-02 Manejo de residuos hospitalarios
3. SG-P-03 Lavandería
3.
VERIFICAR
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
4.
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el
fin de garantizar el control del proceso procedimientos.
Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos.
Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe
Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos).
La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer
monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté
llevando a cabo de manera eficaz.
ACTUAR
4.1.
4.2.
ACTIVIDAD
Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso,
estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción.
Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los
riesgos asociados a los procesos.
APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA
FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
GERENTE
59
CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA
SERVICIOS GENERALES
CÓDIGO
SG-C-01
VERSIÓN
1
VIGENCIA
14.Ene.2008
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