‫הטכניון ‪ -‬מכון טכנולוגי לישראל‬
‫נהלים‬
‫נוהל הכנה וטיפול בפרויקט להתרמה‬
‫מספר הנוהל‪05-0304 :‬‬
‫בתוקף מתאריך‪01.04.2015 :‬‬
‫מהדורה‪1 :‬‬
‫תאריך עדכון אחרון‪:‬‬
‫עמוד ‪ 1‬מתוך ‪6‬‬
‫‪ .1‬רקע‬
‫הטכניון מגייס משאבים מתורמים לפרויקטים מסוגים שונים‪ ,‬כגון‪ :‬פרויקטים אקדמיים (כגון‪:‬‬
‫למלגות‪ ,‬לפרסים ולמענקים לסטודנטים‪ ,‬לגיוס חברי סגל‪ ,‬למימון מחקרים וכו')‪ ,‬פרויקטי בינוי‬
‫(מעבדות‪ ,‬כיתות לימוד‪ ,‬בניינים‪ ,‬פיתוח שטחי הקמפוס ועוד) וכדומה‪.‬‬
‫‪ .2‬מטרות‬
‫נוהל זה בא לקבוע את אופן הכנת פרויקט טכניוני לקראת הצגתו בפני תורמים פוטנציאלים‬
‫לצורך גיוס כספים למימונו וכן מפרט את אופן הטיפול בפרויקטים שעבורם גויסו כספים‬
‫מתורמים‪.‬‬
‫‪ .3‬הגדרות‬
‫‪.3.1‬‬
‫‪.3.2‬‬
‫‪.3.3‬‬
‫‪.3.3‬‬
‫‪.3.3‬‬
‫‪.3.3‬‬
‫יחידה – פקולטה‪ ,‬מחלקה‪ ,‬בית ספר‪ ,‬מכון‪ ,‬אגף‪ ,‬מרכז מחקר‪ ,‬תכניות רב תחומיות‪ ,‬מרכזים‬
‫בין פקולטים‪ ,‬תכניות מחקר כלל טכניוניות‪.‬‬
‫אגודות הטכניון – אגודות ידידים‪ ,‬הפועלות ללא מטרת רווח ברחבי העולם (ישראל‪,‬‬
‫ארה"ב‪ ,‬קנדה‪ ,‬צרפת ועוד)‪ ,‬לשם גיוס תרומות עבור הטכניון לצורך השגת יעדיו‪.‬‬
‫מתאם הפרויקט – הגורם בטכניון המרכז את כל המידע הקשור לפרויקט‪.‬‬
‫ועדת המשנים לנשיא (‪ – )V4‬ועדה המורכבת מ‪ :‬המשנה הבכיר‪ ,‬המשנה לנשיא למחקר‬
‫("המנל"מ")‪ ,‬המשנה לנשיא ומנכ"ל וסגן הנשיא לקשרי חוץ ופיתוח משאבים ("הסנק"מ")‪.‬‬
‫פרויקט "מאומץ" – פרויקט שאושר על ידי הגורמים המוסמכים ונמצאו תורמים למימונו‪.‬‬
‫מסמך ‪ – Blue Sheet‬מסמך רשמי של ראש מדור פרויקטים‪ ,‬אשר מופץ לראשי המחלקות‬
‫באגף קשרי ציבור לאחר שפרויקט מסוים "אומץ"‪.‬‬
‫‪ .3‬סמכות ואחריות‬
‫‪ .3.1‬בסמכות הסנק"מ לאשר הכנת תיק פרויקט להתרמה שאינו בתחום המחקר‪ ,‬אם ערך‬
‫התרומה הנדרש קטן מ‪.$100,000 -‬‬
‫‪ .3.2‬בסמכות הסנק"מ ביחד עם המנל"מ לאשר הכנת תיק פרויקט להתרמה בתחום המחקר‪.‬‬
‫קביעת החלק השוטף תבוצע בהתאם לטבלה שתאושר ע"י המנכ"ל‪.‬‬
‫‪ .3.3‬בסמכות ועדת המשנים לנשיא‪:‬‬
‫‪ .3.3.1‬לאשר הכנת תיק פרויקט להתרמה שאינו בתחום המחקר עד לסכום של ‪.$3,000,000‬‬
‫‪ .3.3.2‬לאשר תיק פרויקט להתרמה בתחום המחקר‪ ,‬יהא ערך התרומה אשר יהא‪.‬‬
‫‪ .3.3.3‬לקבוע סדרי עדיפויות בין הפרויקטים להתרמה‪.‬‬
‫‪ .3.3.3‬לאשר פרויקטים לפני יציאתם להתרמה‪.‬‬
‫‪ .3.3‬הכנת תיק פרויקט שאינו בתחום המחקר להתרמה‪ ,‬בערך של מעל ‪ $3,000,000‬יאושר ע"י‬
‫ועדת המשנים לנשיא ובנוסף נדרש גם אישור הנשיא‪.‬‬
‫באחריות הסנק"מ לכנס את ועדת המשנים (במידת הצורך עם הנשיא) לשם דיון בפרויקטים‬
‫ואישורם לפני הפצתם‪.‬‬
‫במקרים חריגים בלבד‪ ,‬ניתן לקבל אישור המשנים והנשיא ע"י חתימה על גבי הטופס‬
‫הייעודי (נספח ד')‪ .‬מקרים אלו ידווחו לוועדה בישיבתה הבאה‪.‬‬
‫‪ .3.3‬באחריות מדור פרויקטים באגף קשרי ציבור להכין טיוטת הצעת פרויקט להתרמה סופית‪,‬‬
‫כולל פרוט אומדן תקציב הפרויקט ולקבל את כל האישורים הנדרשים בהתאם למפורט‬
‫בנספחים א' – ג'‪ .‬כמו כן‪ ,‬באחריותו להעביר למנכ"ל הטכניון את הפרויקטים שאינם‬
‫בתחום המחקר לקביעת החלק המיועד לתקציב השוטף‪.‬‬
‫נוהל זה תקף ומבוקר רק בגרסתו הממוכנת הנמצאת באתר הטכניון ‪ > --‬יחידת ארגון ושיטות ‪ > --‬נהלי הטכניון‬
‫הטכניון ‪ -‬מכון טכנולוגי לישראל‬
‫נהלים‬
‫נוהל הכנה וטיפול בפרויקט להתרמה‬
‫מספר הנוהל‪05-0304 :‬‬
‫בתוקף מתאריך‪01.04.2015 :‬‬
‫מהדורה‪1 :‬‬
‫תאריך עדכון אחרון‪:‬‬
‫עמוד ‪ 2‬מתוך ‪6‬‬
‫‪ .3‬שיטה‪/‬מהות‬
‫‪ .3.1‬טרום הכנת פרויקט להתרמה‬
‫יוזמה להכנת פרויקט להתרמה יכולה לנבוע ממס' מקורות‪:‬‬
‫‪ .3.1.1‬ראש יחידה‬
‫‪ .3.1.2‬חברי הנהלה‬
‫‪ .3.1.3‬אגודות הטכניון‬
‫‪ .3.1.3‬גורם כלשהו מחוץ לטכניון (לדוגמא‪ :‬תורמים‪ ,‬נציגי ממשלה וכיו"ב)‬
‫‪ .3.2‬תהליך הטיפול והכנת הפרויקט להתרמה‬
‫‪ .3.2.1‬תהליך טיפול בפרויקט להתרמה‪ ,‬שאינו בתחום המחקר ‪ -‬מפורט בנספח א'‪.‬‬
‫‪ .3.2.2‬תהליך טיפול בפרויקט להתרמה‪ ,‬בתחום המחקר ‪ -‬מפורט בנספח ב'‪.‬‬
‫‪ .3.3‬תהליך טיפול בפרויקט ש"אומץ"‬
‫תהליך טיפול בפרויקט ש"אומץ" – מפורט בנספח ג'‪.‬‬
‫‪ .3.3‬סקירת פרויקטים להתרמה‬
‫‪ .3.3.1‬באחריות סנק"מ לסקור בפני ועדת המשנים לנשיא את הפרויקטים להתרמה‪,‬‬
‫שטופלו במשך התקופה מאז התכנסותם הקודמת‪.‬‬
‫‪ .3.3.2‬באחריות סנק"מ להפיץ את החומר הרלבנטי (פרויקטים‪/‬נושאים הקשורים‬
‫לפרויקטים) לוועדת המשנים לנשיא‪ .‬הפצה זו תבוצע כ‪ 10 -‬ימים לפני כל ישיבה‪.‬‬
‫‪ .3‬תחולה ותוקף‬
‫‪ .3.1‬נוהל זה חל על כל יחידות הטכניון‪.‬‬
‫‪ .3.2‬נוהל זה תקף מיום פרסומו‪.‬‬
‫נספחים‬
‫א‪.‬‬
‫ב‪.‬‬
‫ג‪.‬‬
‫ד‪.‬‬
‫תרשים תהליך טיפול בפרויקט להתרמה (לא מחקר)‪.‬‬
‫תרשים תהליך טיפול בפרויקט להתרמה בתחום המחקר‪.‬‬
‫תרשים תהליך טיפול בפרויקט ש"אומץ"‪.‬‬
‫טופס אישור והפצת פרויקטים להתרמה‪.‬‬
‫מתניהו אנגלמן‬
‫משנה לנשיא ומנכ"ל‬
‫נוהל זה תקף ומבוקר רק בגרסתו הממוכנת הנמצאת באתר הטכניון ‪ > --‬יחידת ארגון ושיטות ‪ > --‬נהלי הטכניון‬
‫הטכניון ‪ -‬מכון טכנולוגי לישראל‬
‫מספר הנוהל‪05-0304 :‬‬
‫בתוקף מתאריך‪01.04.2015 :‬‬
‫מהדורה‪1 :‬‬
‫תאריך עדכון אחרון‪:‬‬
‫עמוד ‪ 3‬מתוך ‪6‬‬
‫נהלים‬
‫נוהל הכנה וטיפול בפרויקט להתרמה‬
‫נספח א'‪ -‬טיפול בפרויקט להתרמה (לא מחקר) לפי בקשת ראש היחידה‪ /‬גורם חיצוני‪/‬הנהלה‪/‬‬
‫אגודות הטכניון‬
‫בקשה להכין פרויקט להתרמה ע"י הנהלה‪/‬ראש היחידה‪ /‬גורם חיצוני‪/‬אגודות הטכניון‬
‫העברה לאישור‬
‫ועדת המשנים‬
‫כן‬
‫לא‬
‫האם יש אישור‬
‫סנק"מ?‬
‫הודעה ליוזם הבקשה‬
‫שהפרויקט לא אושר להכנה‬
‫לא‬
‫לא‬
‫האם ערך התרומה‬
‫עולה על ‪?$100K‬‬
‫העברה לאישור הסנק"מ‬
‫העברה לאישור‬
‫הנשיא‬
‫לא‬
‫כן‬
‫האם ערך התרומה‬
‫עולה על ‪ 5‬מיליון‪?$‬‬
‫כן‬
‫האם התקבל‬
‫אישור?‬
‫כן‬
‫העברה לאישור‬
‫ועדת המשנים‬
‫לא‬
‫בחינת מהות הפרויקט‬
‫כן‬
‫אישור סמנכ"ל‬
‫תפעול‬
‫האם נדרש ארכיטקט‬
‫ח יצ ו נ י ל ב ח י נ ת ה י ת כ נ ו ת‬
‫איסוף חומר רלוונטי ואומדן‬
‫עלויות )פרוגרמה‪,‬אחר( מראש‬
‫אגף בינוי ותחזוקה‬
‫כן‬
‫האם זה פרויקט‬
‫בינוי?‬
‫לא‬
‫לא‬
‫א ר כ יטקט‬
‫פנייה למתאם הפרויקט‬
‫להשלמת מידע על‬
‫הפרויקט‬
‫לא‬
‫עדכון לפי הנחיית‬
‫מתאם הפרויקט‬
‫העברה לאישור‬
‫סמנכ"ל תפעול‬
‫לא‬
‫לא‬
‫האם ניתן להכין‬
‫טיוטת הצעת‬
‫פ ר ו יקט ?‬
‫האם ידועה חלוקת‬
‫התקציב בין הפרויקט‬
‫לתקציב השוטף‬
‫כן‬
‫כן‬
‫ה כ נת ט י וטת פ ר ו יקט‬
‫ושליחתה לאישור‬
‫מתאם הפרויקט‬
‫האם הפרויקט‬
‫אושר ע"י מתאם‬
‫הפרויקט?‬
‫אישור וקביעת החלוקה‬
‫של אומדני התקציב‬
‫לא והקצאת החלק השוטף‬
‫ע"י סמנכ"ל תפעול‬
‫וסמנכ"ל כספים ובידיעת‬
‫הס נק " מ‬
‫)מול ראש היחידה(‬
‫כן‬
‫כן‬
‫האם התקבל‬
‫האישור?‬
‫האם הפרוייקט קשור‬
‫ל י ח י ד ה מס ו י ימת ?‬
‫כן‬
‫האם נדרש שינוי מהותי‬
‫ע"י ראש היחידה?‬
‫שליחת הפרויקט‬
‫לאישור ראש יחידה‬
‫לא‬
‫כן עדכון לפי הנחיית ראש‬
‫היחידה‬
‫אישור סמנכ"ל‬
‫תפעול וסמנכ"ל‬
‫כספים‬
‫לא‬
‫שליחת פרויקט לאישור חברי ועדת‬
‫המשנים כולל טופס אישור פרויקט‬
‫)ראה נספח ד'(‬
‫לא‬
‫שליחת הפרויקט‬
‫ל אג ו ד ו ת ה ט כ נ י ו ן‬
‫ל הת רמ ה‬
‫עדכון לפי הנחיית ועדת‬
‫המשנים‬
‫שליחת הודעה למתאם הפרויקט‪,‬‬
‫לראש היחידה‪ ,‬למחלקות אגף‬
‫קשרי ציבור ולחברי ההנהלה‬
‫הרלוונטיים‬
‫לא‬
‫האם חברי הועדה‬
‫אישרו?‬
‫הקמת פ ר ו יקט ב‬
‫‪CRM‬‬
‫מעקב ודיווח שוטף אחר‬
‫סטטוס הפרויקטים‬
‫להתרמה לסנק"מ‬
‫האם התקבלה‬
‫טיוטת הסכם‬
‫מ ה אג ו ד ה‬
‫כן‬
‫שליחת הודעה לאגודת‬
‫דורשי הטכניון ועדכון‬
‫מערכת ‪CRM‬‬
‫שליחת הסכם סופי לאגודת‬
‫דורשי הטכניון ועדכון‬
‫מערכת ‪CRM‬‬
‫כן‬
‫לא‬
‫האם הפרויקט‬
‫מלווה בהסכם‬
‫משפטי?‬
‫כן‬
‫החתמת חוזה ע"י‬
‫מורשי חתימה מטעם‬
‫הט כ נ י ו ן‬
‫כן‬
‫האם אושר‬
‫קבלת אישור סמנכ"ל‬
‫תפעול וסמנכ"ל‬
‫כספים לאחר שתואם‬
‫עם המנכ"ל‬
‫קבלת אישור‬
‫יועץ משפטי‬
‫גיבוש הסכם‬
‫תרומה ע"י‬
‫הסנק"מ‬
‫לא‬
‫"אימוץ הפרויקט"‬
‫)"אימוץ חלקי"‪"/‬אימוץ מלא"(‬
‫נוהל זה תקף ומבוקר רק בגרסתו הממוכנת הנמצאת באתר הטכניון ‪ > --‬יחידת ארגון ושיטות ‪ > --‬נהלי הטכניון‬
‫הטכניון ‪ -‬מכון טכנולוגי לישראל‬
‫מספר הנוהל‪05-0304 :‬‬
‫בתוקף מתאריך‪01.04.2015 :‬‬
‫מהדורה‪1 :‬‬
‫תאריך עדכון אחרון‪:‬‬
‫עמוד ‪ 4‬מתוך ‪6‬‬
‫נהלים‬
‫נוהל הכנה וטיפול בפרויקט להתרמה‬
‫נספח ב'‪ -‬טיפול בפרויקט בתחום המחקר להתרמה‬
‫העברת יוזמה לפרויקט מחקר לסנק"מ מאחד מהמקורות‬
‫המפורטים בסעיף ‪ 5.1‬לעיל‬
‫פנייה למשנה לנשיא למחקר להיוועצות‪ ,‬לקבלת הנחייה‬
‫על נושא המחקר ולאיתור מתאם)ים( לפרויקט‬
‫כן‬
‫לא‬
‫האם ניתן להכין טיוטת‬
‫הצעת פרויקט?‬
‫הפרויקט נגנז‬
‫הכנת טיוטת תיאור הפרויקט‪ ,‬כולל פרוט למימון עלויות מתוקצבות‬
‫במסגרת התקציב השוטף לאחר בדיקת סמנכ"ל כספים והגדרת‬
‫האלמנטים של התקציב השוטף )"סימון"(‬
‫שליחת הפרויקט לאישור ראש‬
‫היחידה הרלוונטית‬
‫כן‬
‫לא‬
‫שליחת פרויקט לוועדת‬
‫המשנים לאישור‬
‫האם נדרש שינוי מהותי ע"י‬
‫ראש היחידה?‬
‫קבלת אישור‬
‫סנק"מ‬
‫עדכון מהותי לפי‬
‫הנחיית ראש‬
‫היחידה‬
‫אישור סמנכ"ל תפעול‬
‫וסמנכ"ל כספים‬
‫לא‬
‫עדכון לפי הנחיית ועדת‬
‫המשנים‬
‫האם אושר ע"י‬
‫ועדת המשנים ?‬
‫לא‬
‫כן‬
‫שליחת פרויקט לאגודות הטכניון להתרמה‬
‫הקמת פרויקט ב‪CRM‬‬
‫מעקב ודיווח שוטף אחר‬
‫סטטוס הפרויקטים להתרמה‬
‫לסנק"מ‬
‫האם התקבלה טיוטת‬
‫הסכם מהאגודה‬
‫כן‬
‫שליחת הודעה לאגודת‬
‫דורשי הטכניון ועדכון‬
‫מערכת ‪CRM‬‬
‫שליחת הודעה למתאם‬
‫הפרויקט‪,‬‬
‫לראש היחידה‪ ,‬למחלקות‬
‫אגף קשרי ציבור ולחברי‬
‫ההנהלה הרלוונטיים‬
‫לא‬
‫האם הפרויקט מלווה‬
‫בהסכם משפטי?‬
‫כן‬
‫שליחת הסכם סופי‬
‫לאגודת דורשי הטכניון‬
‫ועדכון מערכת ‪CRM‬‬
‫כן‬
‫האם אושר‬
‫קבלת אישור סמנכ"ל תפעול‬
‫וסמנכ"ל כספים לאחר‬
‫שתואם עם המנכ"ל‬
‫קבלת אישור‬
‫יועץ משפטי‬
‫לא‬
‫החתמת חוזה ע"י‬
‫מורשי חתימה מטעם‬
‫הט כ נ י ו ן‬
‫"אימוץ הפרויקט"‬
‫)"אימוץ חלקי"‪"/‬אימוץ מלא"(‬
‫נוהל זה תקף ומבוקר רק בגרסתו הממוכנת הנמצאת באתר הטכניון ‪ > --‬יחידת ארגון ושיטות ‪ > --‬נהלי הטכניון‬
‫גיבוש הסכם‬
‫תרומה ע"י‬
‫הסנק"מ‬
‫הטכניון ‪ -‬מכון טכנולוגי לישראל‬
‫נהלים‬
‫נוהל הכנה וטיפול בפרויקט להתרמה‬
‫מספר הנוהל‪05-0304 :‬‬
‫בתוקף מתאריך‪01.04.2015 :‬‬
‫מהדורה‪1 :‬‬
‫תאריך עדכון אחרון‪:‬‬
‫עמוד ‪ 5‬מתוך ‪6‬‬
‫נספח ג'‪ -‬תהליך טיפול בפרויקט ש"אומץ" ("אימוץ חלקי" ‪" /‬אימוץ מלא")‬
‫קבלת הודעה בקשרי ציבור על פרויקט שאומץ ע"י אחת מאגודות הטכניון‪/‬תורם‬
‫העברת טופס ‪FIS‬‬
‫)‪(Funding Information Sheet‬‬
‫לסמנכ"ל תפעול‬
‫כן‬
‫האם אומץ ע"י האגודה‬
‫האמריקאית )‪?(ATS‬‬
‫לא‬
‫הפצת מסמך קשרי ציבור בנושא לראשי המחלקות‬
‫)”‪(“Blue Sheet‬‬
‫הכנת ושליחת מסמך הודעה רשמי על פרויקט‪ ,‬שאומץ חלקית או במלואו‪,‬‬
‫להנהלת הטכניון‪ ,‬לראשי היחידות הרלבנטיות‪ ,‬לסמנכ"ל תפעול ולסמנכ"ל‬
‫כספים‬
‫אומץ‬
‫חלקית‬
‫המשך גיוס‬
‫כספים‬
‫האם הפרויקט אומץ חלקית או‬
‫באופן מלא?‬
‫אומץ באופן‬
‫מלא‬
‫כן‬
‫האם התורם קיים במערכת‬
‫‪?CRM‬‬
‫עדכון פרטים במערכת‬
‫לא‬
‫הזנת פרטי הפרויקט במערכת‬
‫פתיחת תיק בארכיון קשרי ציבור‬
‫הודעה לכלל אגודות הטכניון על פרויקט שנמכר‬
‫עדכון רשימת פרויקטים בקובץ משותף לכל אגודות הטכניון‬
‫ב ‪Dropbox -‬‬
‫נוהל זה תקף ומבוקר רק בגרסתו הממוכנת הנמצאת באתר הטכניון ‪ > --‬יחידת ארגון ושיטות ‪ > --‬נהלי הטכניון‬
‫הטכניון ‪ -‬מכון טכנולוגי לישראל‬
‫מספר הנוהל‪05-0304 :‬‬
‫בתוקף מתאריך‪01.04.2015 :‬‬
‫מהדורה‪1 :‬‬
‫תאריך עדכון אחרון‪:‬‬
‫עמוד ‪ 6‬מתוך ‪6‬‬
‫נהלים‬
‫נוהל הכנה וטיפול בפרויקט להתרמה‬
‫נספח ד'‪ -‬טופס אישור והפצת פרויקטים להתרמה‬
‫תאריך הדפסה‪:‬‬
‫שם הפרויקט (אנגלית)‪:‬‬
‫שם הפרויקט (עברית)‪:‬‬
‫פקולטה‪/‬יחידה‪:‬‬
‫מחיר‪:‬‬
‫יוזם הפרויקט‬
‫תאריך‬
‫הוראת הנהלה להכנת הפרויקט‬
‫תאריך‬
‫נדון ואושר בועדת המשנים‪:‬‬
‫מתאם הפרויקט‬
‫כותב הפרויקט באקצו"מ‬
‫הערות לתקציב‪:‬‬
‫חלוקה תקציבית‪:‬‬
‫בינוי‪/‬שיפוץ‪:‬‬
‫לפרויקט (‪ %‬בהתאם לסוג הפרויקט)‪:‬‬
‫לתקציב השוטף (‪ %‬בהתאם לסוג‬
‫הפרויקט)‪:‬‬
‫סה"כ מחיר‪:‬‬
‫עמלת אגודה רלבנטית‪:‬‬
‫סה"כ מחיר פרויקט‪:‬‬
‫נכון לתאריך‪:‬‬
‫אישורים‪:‬‬
‫תפקיד‬
‫תאריך‬
‫מסירה‬
‫שם‬
‫חתימה‬
‫תאריך‬
‫אישור‬
‫ראש היחידה‬
‫סנק"מ‬
‫מנל"מ‬
‫משנה נשיא ומנכ"ל‬
‫משנה בכיר לנשיא‬
‫תיאור הפרויקט‪:‬‬
‫סטטוס הפרויקט‪:‬‬
‫מושלם‬
‫בפעילות‬
‫עתידי‬
‫נוהל זה תקף ומבוקר רק בגרסתו הממוכנת הנמצאת באתר הטכניון ‪ > --‬יחידת ארגון ושיטות ‪ > --‬נהלי הטכניון‬