REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA KULTURO Arhiv Republike Slovenije Strokovno usposabljanje za vrtce, osnovne in srednje šole ELEKTRONSKO POSLOVANJE IN NOTRANJA PRAVILA Tatjana Hajtnik, Boris Domajnko, Jože Škofljanec Arhiv Republike Slovenije Celje, 11. februar 2015 REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA KULTURO Arhiv Republike Slovenije Gradivo v digitalni obliki • Vsi zapisi, ki so o izvorno nastali v digitalni obliki o nastali z digitalizacijo ! Primeri: e-pošta, e-redovalnica, spletne strani, … Digitalizacija: - sprotna npr. prejeta pošta, - masovna npr. računi Digitalno gradivo niso dokumenti, ustvarjeni z računalnikom, nato pa natisnjeni na papir in ročno podpisani. Arhivsko gradivo vselej hranimo v izvorni obliki! Skenirane kopije papirnega gradiva niso arhivsko gradivo. Natisnjene kopije digitalnega gradiva (npr. e-pošta) niso arhivsko gradivo. REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA KULTURO Arhiv Republike Slovenije Dolgoročna hramba digitalnega gradiva • rok hrambe je več kot pet let • zagotoviti je treba: o dostopnost o o o o uporabnost celovitost avtentičnost trajnost NAČELA varne dolgoročne hrambe digitalnega gradiva REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA KULTURO Arhiv Republike Slovenije Povezana so z: Tveganja pri dolgoročni hrambi digitalnega gradiva • nosilci zapisa: – izguba ali poškodovanje – propadanje, zastarevanje ( pogoji hranjenja, omejena življenjska doba) • obliko zapisa (formati): zastaranje, nove različice programske opreme • iskanjem, razumevanjem gradiva (metapodatki!) • dokazovanjem verodostojnosti gradiva • …. Zato moramo….. …in oceniti stopnjo tveganja identificirati nevarnosti (grožnje) prepoznati ranljivosti verjetnost, da se bo grožnja uresničila (nevarnost vs. ranljivost) in kakšna škoda bi pri tem nastala. ..ter uvesti organizacijske in tehnološke ukrepe za doseganje načel varne digitalne hrambe! REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA KULTURO Arhiv Republike Slovenije Zajem in hramba Pri gradivu v digitalni obliki sta pomembna • Zajem: uvoz gradiva in metapodatkov v informacijski sistem pomembno: kako zapis nastane in kako ga spreminjamo • Hramba pomembno: kje ga hranimo, kakšne medije uporabljamo, redno preverjamo ali je gradivo še berljivo in uporabno, … REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA KULTURO Arhiv Republike Slovenije Instrumenti za zagotavljanje varstva digitalnega gradiva • • • • • Notranja pravila za zajem in digitalno hrambo Registracija ponudnikov opreme in storitev Akreditacija Certifikacija opreme (programske in strojne) Akreditacija Certifikacija storitev Usposobljenost zaposlenih pri javnopravnih osebah in ponudnikih storitev Predpis, ki podrobneje ureja naštete instrumente: • Enotne Tehnološke Zahteve (ETZ) Objava: http://www.arhiv.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/predpisi_s_podrocja_arhivske_dejavnosti_v_slove niji/ REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA KULTURO Arhiv Republike Slovenije Osnovno o notranjih pravilih • Notranja pravila so interni pravni akt • Urejajo in opisujejo zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (opisujejo procese/postopke, opremo, ukrepe s področja informacijske varnosti in upravljanja z inf.infrastrukturo). • Odgovarjajo na naslednja vprašanja: – Katera delovna mesta oz. osebe so odgovorne za pravilno izvajanje posameznih aktivnosti v okviru delovnih procesov/postopkov? – Kaj je pravilno izvajanje delovnih procesov/postopkov? – Na kakšen način je treba dokumentirati izvajanje delovnih procesov/postopkov? – Katero opremo uporabljamo pri teh postopkih? REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA KULTURO Arhiv Republike Slovenije Obveznosti javnopravnih oseb Javnopravna oseba oz. ustvarjalec javnega arhivskega gradiva ima v skladu z določbami ZVDAGA glede varstva digitalnega gradiva naslednje obveznosti: • mora sprejeti in izvajati notranja pravila! • spremljati izvajanje notranjih pravil (notranje preverjanje in dokumentiranje!) • notranja pravila mora dati, z izjemo organov državne uprave, v presojo Arhivu Republike Slovenije • za varstvo arhivskega gradiva mora najemati le certificirane storitve. Ob tem je priporočljivo, da uporablja le certificirano programsko in strojno opremo. REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA KULTURO Arhiv Republike Slovenije Vrste notranjih pravilih • Lastna NP – urejajo zajem in hrambo digitalnega gradiva pravne /fizične osebe • NP storitve – urejajo izvajanje storitve ponudnika • Vzorčna NP – lahko nadomestijo lastna NP Pomembno! • Tudi kadar javnopravna oseba najema storitev, mora sprejeti lastna NP, s katerimi bo uredila naloge in pristojnosti svojih uslužbencev. REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA KULTURO Arhiv Republike Slovenije Trenutno stanje (1) • Notranja pravila – večina šol še nima lastnih notranjih pravil. • NP storitve – nekateri ponudniki imajo sprejeta notranja pravila. • Vzorčna NP – nekateri ponudniki so pripravili vzorčna notranja pravila za svoje stranke; vzorčna notranja pravila pripravlja tudi združenje ravnateljev. Informacije o notranjih pravilih in vzorčnih n. pravilih http://reh.ars.gov.si/index.php?page=webInterface&idDefinition=3 http://reh.ars.gov.si/index.php?page=webInterface&idDefinition=4 REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA KULTURO Arhiv Republike Slovenije Trenutno stanje (2) • Certificiranje strojne in programske opreme (postopke izvajajo ponudniki !) • Certificiranje storitve – Nobena od specialnih storitev s področja šolstva še ni certificirana; certificiranih je nekaj storitev zajema in hrambe ter spremljevalnih storitev. Informacije o certificirani opremi in storitvah http://reh.ars.gov.si/index.php?page=webInterface&idDefinition=2 Informacije o ponudnikih storitev http://reh.ars.gov.si/index.php?page=webInterface&idDefinition=1 REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA KULTURO Arhiv Republike Slovenije Ostale informacije na spletni strani Arhiva RS • Splošne informacije o digitalnem gradivu http://www.arhiv.gov.si/si/delovna_podrocja/hramba_dokumentarnega_gradiva_v _elektronski_obliki/ • O izobraževanjih in gradivo z izobraževanj http://www.arhiv.gov.si/si/delovna_podrocja/izobrazevanje_in_raziskovanje/ • O drugih dogodkih in stališčih arhiva do strokovnih problemov Aktualno in Novice na naslovni strani http://www.arhiv.gov.si/si/ REPUBLIKA SLOVENIJA MINISTRSTVO ZA KULTURO Arhiv Republike Slovenije Hvala za pozornost! [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] www.arhiv.gov.si