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MANUAL DE USUARIO
REGIMEN COMÚN
“SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA”
DIRIGIDO A
PROVEEDORES DEL ESTADO
AGOSTO 2014
INDICE DE CONTENIDOS
1.
Presentación ................................................................................. 2
2.
Fundamento Legal .......................................................................... 2
2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP ................................................... 2
2.2 Artículos relacionados en el RGLOSCNP ............................................... 3
3. Ingreso al Portal de Contratación Pública ................................................ 11
4.
Revisión de Invitaciones................................................................... 14
5.
Revisión de Respuestas y Aclaraciones .................................................. 20
6. Entrega de Propuestas ....................................................................... 21
7. Respuesta a la Convalidación de Errores ................................................. 31
8. Revisar estado de Invitación del Proveedor .............................................. 35
9. Envío de la oferta económica inicial ...................................................... 37
10. Participar en Puja .......................................................................... 41
11. Ver resultados de la PUJA ................................................................. 46
12. Ver resultados de la Adjudicación ........................................................ 47
12.1 En la Puja ................................................................................................................. 47
12.2 En la Negociación .................................................................................................... 49
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SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA
1. Presentación
La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, ha establecido los
procedimientos de contratación que usarán los Proveedores del Estado para las
contrataciones de bienes y servicios que se realizan con las herramientas electrónicas
del Sistema Oficial de Contratación del Estado “SOCE”.
El presente manual tiene como objetivo dar a conocer a las Entidades Contratantes
el funcionamiento del Procedimiento de Contratación denominado “Subasta Inversa
Electrónica”.
2. Fundamento Legal
2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP
Art. 47.- Subasta inversa.- Para la adquisición de bienes y servicios normalizados que
no consten en el catálogo electrónico, las Entidades Contratantes deberán realizar
subastas inversas en las cuales los proveedores de bienes y servicios equivalentes,
pujan hacia la baja el precio ofertado, en acto público o por medios electrónicos a
través del Portal de COMPRASPÚBLICAS. Los resultados de los procesos de
adjudicación por subasta inversa serán publicados en el Portal COMPRASPÚBLICAS
para que se realicen las auditorías correspondientes.
El Reglamento a la presente Ley establecerá los procedimientos y normas de
funcionamiento de las subastas inversas.
Para participar de cualquier mecanismo electrónico en el portal se tiene que estar
registrado en el RUP.
2
2.2 Artículos relacionados en el RGLOSCNP
DE LA SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA
Art. 44.- Procedencia.- La subasta inversa electrónica se realizará cuando las
entidades contratantes requieran adquirir bienes y servicios normalizados cuya
cuantía supere el monto equivalente al 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado,
que no se puedan contratar a través del procedimiento de Compras por Catálogo
Electrónico, y en la que los proveedores de dichos bienes y servicios, pujan hacia la
baja
el
precio
ofertado
por
medios
electrónicos
a
través
del
Portal
www.compraspublicas.gov.ec.
Las adquisiciones de bienes y servicios normalizados cuya cuantía no exceda el monto
señalado en el inciso anterior se las realizará de forma directa con un proveedor
seleccionado por la entidad contratante sin que sea necesario que éste conste
inscrito en el RUP y observando lo dispuesto en el artículo 60 de este Reglamento
General; sin que dicha compra directa pueda realizarse como un mecanismo de
elusión de los procedimientos previstos en la Ley o en este Reglamento General.
El INCOP establecerá el o los mecanismos para ponderar el criterio de mejor costo
previsto en el artículo 6 número 17 de la Ley, con los criterios de valoración que
permitan incentivar y promover la participación nacional establecida en el artículo
25 de la Ley.
Art. 45.- Calificación de participantes y oferta económica inicial.- (Sustituido por el
Art. 1 del D.E.143, R.O. 71-S, 20-XI-2009).La calificación técnica de las ofertas presentadas será realizada por:
1. La máxima autoridad o su delegado en el caso de subastas inversas cuyo
presupuesto referencial exceda el monto previsto en el primer inciso del artículo 44
de este reglamento general y sea de hasta el monto que resulte de multiplicar el
coeficiente 0.000002 por el Presupuesto Inicial del Estado, o,
3
2. Por una Comisión Técnica integrada de conformidad con lo previsto en el Art. 18
de este reglamento general.
En el día y hora señalados para el efecto, la máxima autoridad o su delegado, o la
Comisión Técnica, según corresponda, procederán a calificar las ofertas técnicas de
los participantes que hubieren cumplido las condiciones definidas en los pliegos; de
todo lo cual se dejará constancia en un acta. En el caso de que la calificación haya
sido realizada por la Comisión Técnica, esta será puesta en conocimiento de la
máxima autoridad o su delegado, para su resolución.
Si la calificación ha sido realizada por la máxima autoridad o su delegado, o en el
caso de que la calificación realizada por la Comisión Técnica haya sido aceptada por
la máxima autoridad o su delegado, esta dispondrá que los oferentes calificados
presenten
sus
ofertas
económicas
iniciales
a
través
del
portal
www.compraspublicas.gov.ec, las mismas que deberán ser menores al presupuesto
referencial. La notificación a los proveedores calificados para la presentación de las
ofertas
económicas
iniciales
se
la
realizará
a
través
del
portal
www.compraspublicas.gov.ec, sin que se dé a conocer el nombre ni el número de
oferentes calificados ni el monto de la oferta económica inicial.
Las
ofertas
económicas
iniciales
presentadas
a
través
del
portal
www.compraspublicas.gov.ec, obligan al oferente a cumplir las condiciones técnicas
y económicas ofertadas en el caso de resultar adjudicado, aun cuando no participare
en el acto de la puja. De no cumplir con las obligaciones que le corresponden en su
calidad de adjudicatario, se aplicarán las sanciones previstas en el artículo 19
numeral 1 de la ley.
Quienes
intervengan
en
el
proceso
de
calificación
guardarán
absoluta
confidencialidad y asumirán las responsabilidades que se generen en el caso de que
violaren dicho principio.
Art. 46.- Puja.- En el día y hora señalados en la Convocatoria, se realizará la puja
hacia la baja a través del portal www.compraspublicas.gov.ec.
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La duración de la puja será establecida en los pliegos y no podrá ser menor a quince
(15) minutos ni mayor a sesenta (60) minutos, contados a partir de la hora
establecida en la convocatoria, en atención a la complejidad del objeto del contrato
y al presupuesto referencial del procedimiento.
De la puja se dejará constancia en un Informe de Resultados, elaborado por la
Comisión Técnica y que será publicado en el formato establecido para el efecto en el
portal www.compraspublicas.gov.ec.
Art. 47.- Casos de negociación única.- (Sustituido por el Art. 1 del D.E.143, R.O. 71-S,
20-XI-2009).- No se realizará la puja, y en su lugar se realizará una única sesión de
negociación, entre la entidad contratante y el oferente, en los siguientes casos:
1.- Si existe una sola oferta técnica calificada.
2.- Si, luego de la calificación técnica un solo proveedor habilitado presenta la oferta
económica inicial en el portal www.compraspublicas.gov.ec.
La sesión de negociación se realizará entre la entidad contratante y el único
proveedor habilitado para presentar su oferta económica, en el día y hora que se
señale para el efecto, dentro de un término no mayor a tres días contados desde la
fecha establecida para la realización de la puja. El objeto de la negociación será
mejorar la oferta económica del único oferente calificado.
En el proceso de negociación, la entidad contratante deberá disponer de información
respecto de las condiciones de mercado del bien o servicio a adquirir, para lo cual
tomará en cuenta, sin que sean exclusivos, los siguientes elementos:
1. Precios de adjudicación de bienes o servicios similares realizados a través del
portal www.compraspublicas.gov.ec.
2. Proformas de otros proveedores del bien o servicio a contratar.
3. Información sobre el precio del bien o servicio que se pueda obtener de otras
fuentes como cámaras o bolsas de productos, internet, entre otras.
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4. En todo caso el oferente deberá rebajar su oferta económica en al menos el cinco
por ciento (5%) del presupuesto referencial de la subasta inversa convocada.
Este procedimiento de verificación de las condiciones de mercado del bien a
contratar es de absoluta responsabilidad de la entidad contratante, la que en caso de
omitir el mismo estará sujeta a las responsabilidades que establezcan las entidades
de control.
De la negociación se dejará constancia en un acta que se publicará en el portal
www.compraspublicas.gov.ec.
La negociación alcanzada no significa adjudicación de contrato.
Art. 48.- Adjudicación.- (Sustituido por el Art. 1 del D.E.143, R.O. 71-S, 20-XI-2009).La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, una vez concluido el
período de puja o de la negociación realizada, de ser el caso, adjudicará o declarará
desierto el procedimiento, mediante resolución, de conformidad con la ley.
Para el caso de Fármacos
Art. 77.- Clases.- Para la adquisición de fármacos bajo Régimen Especial se deberá
realizar Subastas Inversas Corporativas y/o Subastas Inversas Institucionales, de
conformidad a los procedimientos que se detallan a continuación.
Art. 78.- Procedimiento Especial para Subasta Inversa Corporativa.- El INCOP
conjuntamente con las Entidades Contratantes, consolidará la demanda potencial de
las entidades contratantes, para poder realizar subastas inversas corporativas, en las
cuales los proveedores de fármacos, debidamente habilitados, conforme a lo
dispuesto en el presente Reglamento General, pujan hacia la baja el precio ofertado,
que siempre deberá ser inferior a su oferta económica inicial, por medios
electrónicos a través del Portal www.compraspublicas.gov.ec, con la finalidad de
suscribir convenios que permitan a las Entidades Contratantes la adquisición directa
de fármacos a través del Repertorio de Medicamentos, entendido éste como el
catálogo
de
medicamentos
normalizados
publicados
en
el
Portal
www.compraspublicas.gob.ec.
6
El INCOP elaborará conjuntamente con las entidades contratantes los pliegos
requeridos para realizar las subastas inversas corporativas. Los pliegos, a más de los
requisitos de carácter legal, económico y financiero, deberán contener fichas
técnicas específicas sobre los fármacos a contratar.
El INCOP conjuntamente con las Entidades Contratantes, conformarán una Comisión
Técnica responsable de las fases de aclaraciones y calificación de los proveedores y
sus ofertas, que estará integrada de la siguiente manera:
1. Un delegado del Director Ejecutivo del INCOP, quien la presidirá y tendrá voto
dirimente;
2. Un delegado técnico del Ministro de Salud Pública, en su calidad de máxima
autoridad del Sistema Nacional de Salud;
3. Un delegado técnico del Director General del IESS;
4. Un delegado técnico del Director General del ISSFA; y,
5. Un delegado técnico del Director General del ISSPOL.
Actuará como Secretario de la Comisión Técnica el Director Jurídico del INCOP o su
delegado.
Art. 79.- Procedimiento Especial para Subasta Inversa Institucional.- La contratación
de fármacos, en los que exista más de un proveedor o fabricante siempre que el
fármaco o fármacos requeridos no estén disponibles en el Repertorio de
Medicamentos, se contratarán siguiendo el siguiente procedimiento:
La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado aprobarán los pliegos
en los términos y condiciones previstos en este Reglamento General, el cronograma
del proceso y dispondrán el inicio del procedimiento especial.
Los pliegos, a más de los requisitos de carácter legal, económico y financiero,
deberán contener fichas técnicas específicas sobre los fármacos a contratar.
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La Comisión Técnica para la subasta inversa institucional estará integrada por:
1. El delegado de la máxima autoridad de la entidad contratante;
2. El titular del área requirente o su delegado; y,
3. Un funcionario o servidor nombrado por la máxima autoridad que tenga
conocimiento de la adquisición que se vaya a realizar.
Actuará como secretario un funcionario o servidor designado por la Comisión Técnica
de fuera de su seno.
Art. 80.- Procedimiento Común para Subastas Inversas.- (Reformado por los Arts. 2 y
3 del D.E. 401, R.O. 230, 7-VII-2010).- Para el caso de realizarse una Subasta Inversa
Corporativa o una Subasta Inversa Institucional, previo el cumplimiento de los
procedimientos especiales establecidos para cada una de ellas, se deberá seguir el
siguiente procedimiento común:
La Comisión Técnica podrá designar subcomisiones de apoyo, según la complejidad
del proceso de contratación, las mismas que actuarán de conformidad a lo previsto
en el artículo 19 de este Reglamento General.
La Comisión Técnica podrá sesionar válidamente con la presencia de tres de sus
miembros, de los cuales, el Presidente deberá estar presente en forma obligatoria.
Las decisiones se adoptarán por mayoría simple.
Los miembros de la Comisión Técnica no podrán tener conflictos de intereses con los
oferentes; de haberlos, será causa de excusa.
La Comisión Técnica elaborará su informe que deberá ser dirigido a la máxima
autoridad de la entidad contratante o a su delegado y que incluya la recomendación
expresa de adjudicación del contrato o de declaratoria de desierto del proceso.
Las Subcomisiones de apoyo, designadas por la Comisión Técnica, presentarán los
criterios técnicos que se requieran para la toma de decisiones de la Comisión
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Técnica. Los informes de la subcomisión, que incluirán las recomendaciones que se
consideren necesarias, serán utilizados por la Comisión Técnica como ayudas en el
proceso de calificación y selección y por ningún concepto serán asumidos como
decisorios. La Comisión Técnica obligatoriamente deberá analizar dichos informes y
avalar o rectificar la totalidad de los mismos; sin perjuicio de las responsabilidades
que asuman los miembros de las subcomisiones sobre el trabajo realizado.
Requisitos Sanitarios.- Para garantizar las condiciones sanitarias, de calidad e
inocuidad de los medicamentos, los oferentes deberán presentar la siguiente
documentación mínima:
1. (Derogado por el Art. 3 del D.E. 401, R.O. 230, 7-VII-2010).
2. Certificado sanitario de provisión de medicamentos emitido por la Autoridad
Sanitaria Nacional, con el cual se garantiza el cumplimiento de condiciones técnicas
y sanitarias exigidas en la Ley Orgánica de Salud y sus reglamentos; y,
3. (Derogado por el Art. 3 del D.E. 401, R.O. 230, 7-VII-2010).
TRAMITACIÓN.- El INCOP o la Entidad Contratante publicará la convocatoria a través
del portal www.compraspublicas.gov.ec, y que como mínimo contendrá:
1. El Cronograma del proceso;
2. La fecha máxima para formular preguntas;
3. La Fecha y hora para ingresar al portal www.compraspublicas.gov.ec la oferta
técnica y documentación habilitante;
4. Los requerimientos mínimos que deberá tener la documentación técnica y
sanitaria de la oferta;
5. La fecha y hora en que los oferentes calificados ingresarán al portal
www.compraspublicas.gov.ec la oferta económica inicial;
6. La fecha y hora en la que se iniciarán las pujas a la baja a través del referido
portal y el tiempo de duración de las mismas; y,
7. La fecha estimada de adjudicación.
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Hasta dentro de un término de 5 días contados a partir de la fecha tope fijada para
la formulación de preguntas, la Comisión Técnica, responderá las preguntas y
formulará las aclaraciones o modificaciones que considere pertinentes a los pliegos
por propia iniciativa o en respuesta a las preguntas de los participantes, a través del
portal www.compraspublicas.gov.ec siempre que estas modificaciones no alteren el
objeto del contrato;
El término entre la convocatoria y la presentación de la oferta técnica no será menor
a diez (10) días ni mayor a treinta (30) días. En la fecha y hora señaladas para el
efecto, a través del Portal www.compraspublicas.gov.ec, se procederá a la recepción
de las ofertas técnicas de los oferentes;
Hasta dentro de un término de 15 días contados a partir de la recepción de las
ofertas técnicas, la Comisión Técnica procederá a calificar a los participantes que
hubieren cumplido con las condiciones definidas en los pliegos conforme al proceso
antes señalado.
Para el procedimiento de la subasta se observarán las disposiciones de los artículos
44 a 48 de este Reglamento General.
Los procesos de Subastas Inversas podrán realizarse por ítems, individuales o
agrupados, siguiendo para el efecto lo previsto en los respectivos Pliegos;
El INCOP o la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, una vez
concluido el período de puja o de negociación, de ser el caso adjudicará, mediante
Resolución, a la oferta de menor precio o declarará desierto el procedimiento de
conformidad con la Ley; El INCOP o la Entidad Contratante, según el caso, celebrará
el convenio respectivo con el o los oferentes ubicados en el primer lugar de
prelación. Para el caso de tratarse de subasta inversa corporativa los fármacos
adjudicados se publicarán en el Repertorio de Medicamentos;
El
INCOP
o
La
Entidad
Contratante
publicará
en
el
portal
www.compraspublicas.gov.ec, la información relevante del proceso, de acuerdo al
artículo 13 del presente Reglamento General.
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En los respectivos convenios, se incluirá la obligatoriedad de los adjudicados de
presentar a las Entidades Contratantes, previo a la entrega recepción de los fármacos
adquiridos mediante la orden de compra respectiva, el certificado de control de
calidad del lote o lotes a entregar; y, el compromiso de cancelar el costo del análisis
de control de calidad post registro cuando la Autoridad Sanitaria Nacional lo realice,
sea en los lugares de fabricación, almacenamiento, transporte, distribución o
expendio.
Cualquier irregularidad en las condiciones de calidad que se detectare, implicará la
suspensión inmediata del respectivo convenio y la aplicación de las sanciones
previstas en el texto del convenio y la Ley.
En los casos en que el proceso precontractual para la adquisición de fármacos
hubiere sido desarrollado mediante subasta inversa institucional y se hubiere
declarado desierto el mismo, la máxima autoridad de la entidad contratante podrá,
mediante resolución debidamente motivada respecto de la inconveniencia de
efectuar otro proceso similar, disponer el inicio de un proceso precontractual de
contratación directa observando el mecanismo previsto en el artículo 81 de este
reglamento o de considerarlo pertinente y según su monto iniciar otro mecanismo
previsto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, pudiendo
utilizar en ambos casos documentación o parte de los pliegos iniciales elaborados por
la institución o formular nuevos pliegos.
3. Ingreso al Portal de Contratación Pública
Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer
versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior.
Ingrese al portal institucional SERCOP , www.sercop.gob.ec. Imagen 3.1
11
Imagen 3.1
Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono “SOCE” Sistema
Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2
Imagen 3.2
12
Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de “Ruc”, nombre de “Usuario”
y “Contraseña”, para finalizar de clic en el botón “Entrar”. Imagen 3.3
Imagen 3.3
En la siguiente pantalla podrá observar la pantalla donde ya ha ingresado a su sesión.
Imagen 3.4
Imagen 3.4
13
4. Revisión de Invitaciones
Para revisar las invitaciones que ha recibido de las Entidades Contratantes, observe
en pantalla la sección “Invitaciones Recibidas”, en esta sección contará con las
invitaciones que haya recibido hasta el momento. Imagen 4.1
Imagen 4.1
En caso de que requiera revisar invitaciones por fecha, ingrese al menú “Consultar”
y de un clic en el submenú “Invitaciones Recibidas”. Imagen 4.2
Imagen 4.2
14
A continuación, indique a través del calendario las fechas en las que requiere realizar
la búsqueda. Una vez que registre las fechas de clic “Buscar Invitaciones”. Imagen
4.3
Imagen 4.3
Al mostrarse el listado de invitaciones podrá observar que existen varios códigos a los
que puede ingresar, esos códigos son las invitaciones a los procedimientos de
contratación en los que ha sido invitado. Imagen 4.4
Imagen 4.4
15
Una vez que ingrese al procedimiento, revise la información del mismo, acceda a las
pestañas informativas, “Descripción”, “Fechas”, “Productos” y “Archivos”. Si
requiere revisar el listado de proveedores invitados al procedimiento de clic en el
enlace “Ver invitaciones” Imagen 4.5
Imagen 4.5
Recuerde además, que en la pestaña “Archivos” podrá descargar el “PLIEGO” del
procedimiento y la Resolución que emitió la Entidad Contratante para acogerse al
Régimen Especial. Para descargar el documento haga clic en el ícono que se muestra
a continuación. Imagen 4.6
Imagen 4.6
16
Si el proveedor tiene alguna inquietud acerca de los pliegos, podrá realizar las
preguntas ingresando al enlace “Ver Preguntas, Respuestas y Aclaraciones”. Es
importante recordar que el proveedor podrá realizar las preguntas desde la Fecha y
hora de Publicación y hasta antes de la Fecha y hora límite de Preguntas, y que el
revisando que el estado del procedimiento se encuentre en “Preguntas, Respuestas
y Aclaraciones”. Imagen 4.7
Imagen 4.7
En la siguiente pantalla, haga clic en el botón “Agregar Pregunta”. Imagen 4.8
Imagen 4.8
17
A continuación, el sistema le mostrará en pantalla un mensaje, en el cual se informa
al proveedor que antes de realizar la pregunta recuerde que es responsable de la
información que solicita y que su pregunta será publicada, se prohíbe el uso de este
medio para realizar reclamos, quejas o todo tipo de comentario que afecte al
procedimiento. En caso de que el proveedor las realice, el SERCOP a través del
reclamo realizado por la Entidad Contratante, procederá con las sanciones
correspondientes.
Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuación, luego prosiga dando un
clic en el botón “Aceptar”. Imagen 4.9
Imagen 4.9
Ingrese la pregunta en la sección que aparece a continuación. Imagen 4.10
Imagen 4.10
18
Cuando concluya la pregunta, haga clic en el botón “Enviar”. Imagen 4.11
Imagen 4.11
Una vez que se envía la pregunta, esta quedará registrada en el sistema como se
muestra en la imagen a continuación. Imagen 4.12
Imagen 4.12
La pregunta se registrará sin el nombre de quien la hizo, sin embargo al finalizar el
procedimiento, el sistema mostrará los nombres de los proveedores que hicieron las
preguntas.
19
El proveedor podrá realizar todas las preguntas que requiera, siempre y cuando las
realice hasta antes de la Fecha límite de Respuestas. En esta sección encontrará
también preguntas que realizan otros proveedores, sin que se vean los nombres de
los mismos.
Las preguntas serán realizadas en caso de que tenga alguna inquietud o duda del
procedimiento, antes de realizar una pregunta se le recomienda revisar toda la
información que consta en el pliego, y posterior a esta revisión realizar la pregunta.
Las preguntas no pueden ser realizadas por otros medios, por ello es importante que
las realice dentro del tiempo establecido y a través del sistema, tal como se lo ha
indicado en este manual, en caso de que usted haya olvidado realizar una pregunta
dentro del tiempo establecido, la Entidad Contratante no podrá contestar ninguna
pregunta por otro medio o fuera del tiempo establecido en la sección Fechas.
5. Revisión de Respuestas y Aclaraciones
Una vez que el proveedor ha realizado las preguntas, procederá a revisar las
respuestas realizadas por la Entidad Contratante, esto lo podrá hacer dentro del
tiempo establecido en la sección Fechas. Recuerde que la Entidad Contratante tiene
tiempo de realizar dichas respuestas hasta antes de la fecha límite de Respuestas.
Para ingresar a revisar las respuestas de clic nuevamente en la sección “Ver
Preguntas y/o Aclaraciones”. Una vez que haya revisado la respuesta de clic en el
botón “Regresar”. Imagen 5.1
Imagen 5.1
20
En caso de que la Entidad Contratante haya realizado alguna Aclaración, dicha
aclaración o aclaraciones las podrá revisar dentro de la misma sección en el que hizo
la pregunta y obtuvo la respuesta. La Aclaración podrá revisarla como se muestra en
la imagen a continuación. Imagen 5.2
Imagen 5.2
Las preguntas no contestadas por la Entidad Contratante serán registradas en el
sistema y en este caso las Entidades Contratantes deben cancelar el procedimiento
según lo establecido en el art. 34 de la LOSNCP. En caso de que no lo hicieran serán
aplicadas las sanciones correspondientes. Recuerde que los reclamos o quejas no
tendrán una respuesta a través de esta sección, estos casos no serán considerados
como preguntas.
6. Entrega de Propuestas
En esta etapa del procedimiento el proveedor emitirá a través del sistema el envío
de la oferta de Valor de Agregado Ecuatoriano y entregará de forma física la carpeta
técnica a la Entidad Contratante.
La fecha desde la cual podrá remitir la propuesta empieza desde la Fecha y hora
límite de Respuestas y culmina antes de la Fecha y hora límite de Entrega de Ofertas,
revise también que el procedimiento se encuentre en el estado “Entrega de
Propuestas”.
21
Para enviar las ofertas de clic en el botón de “Enviar Oferta”. Imagen 6.1
Imagen 6.1
En la siguiente pantalla, revise en la sección inferior derecha, sección “Acción” y de
clic en el botón “Enviar Oferta”. Imagen 6.2
Imagen 6.2
A continuación, registre Tiempo de Entrega Propuesto para la entrega de los bienes o
los servicios solicitados, recuerde revisar el tiempo de entrega establecido en los
pliegos para registrar este dato, ingrese el tiempo en días. En la siguiente sección
22
registre tiempo de garantía para la entrega de los bienes o servicios, este tiempo
debe ser registrado en meses.
Los campos Tiempo de Entrega Propuesto y Tiempo de Garantía son campos
obligatorios de ingreso.
Finalmente registre alguna Observación si la tiene, no es un campo obligatorio de
ingreso. Imagen 6.3
Imagen 6.3
El siguiente paso es el registro de los valores para cálculo del porcentaje de Agregado
Ecuatoriano de los bienes o servicios a ofertar. Revise a continuación los ejemplos en
donde se registrará los valores para el cálculo del Valor de Agregado Ecuatoriano
“VAE”, según los bienes o servicios solicitados para la contratación. Imagen 6.4 e
Imagen 6.5
23
Imagen 6.4
Imagen 6.5
Registre a continuación “Precio Unitario”, este valor lo ingresará según los costos
obtenidos en la fabricación del bien o la prestación del servicio, tome en cuenta que
el PRECIO debe ser el valor que contiene costo y ganancia. Imagen 6.6 e Imagen 6.7
Imagen 6.6
24
Imagen 6.7
A continuación, el sistema multiplicará el “Precio Unitario” por la “Cantidad”
establecida, y obtendrá automáticamente el cálculo del “Precio Total”. Imagen 6.8
Imagen 6.8
25
Imagen 6.9
Ingrese en las siguientes secciones el valor en dólares de los componentes
establecidos para el cálculo del VAE del bien o servicio a ofertar. Imagen 6.10 e
Imagen 6.11
Imagen 6.10
Imagen 6.11
Una vez registrados los valores en dólares para el cálculo del VAE, podrá observar
que el sistema ha calculado el porcentaje de VAE de los componentes, y el VAE total
de cada ITEM, para que el sistema calcule el VAE de toda la oferta, de clic “Guardar
Temporalmente y calcular VAE”. Imagen 6.12 e Imagen 6.13
26
Imagen 6.12
Imagen 6.13
Lea detenidamente el mensaje de alerta, y de clic en el botón “Aceptar”. Imagen
6.14
Imagen 6.14
27
En la siguiente pantalla podrá observar que el sistema ha calculado el precio total
del de los productos y el VAE total de toda la Oferta. A continuación podrá observar
dos ejemplos del VAE calculado por el sistema, según valores registrados en el Precio
Total y los costos de los componentes para la fabricación del bien o la prestación del
servicio. Imagen 6.15 e Imagen 6.16
Imagen 6.15
Imagen 6.16
Para que la oferta sea enviada, de clic en el botón “Enviar Oferta”. Imagen 6.17 e
Imagen 6.18
28
Imagen 6.17
Imagen 6.18
Si está seguro en enviar la oferta de clic en
“Aceptar”, caso contrario clic en
“Cancelar”. Imagen 6.19
Imagen 6.19
29
Lea detenidamente el siguiente mensaje, recuerde remitir la información solicitada
según las instrucciones del mensaje, para continuar de clic en el botón “Aceptar”.
Imagen 6.20
Imagen 6.20
Imprima la confirmación del envío de la oferta de VAE, para ello de clic en el enlace
“Imprimir Oferta Enviada”, adjunte este documento a su oferta técnica y
entréguelo a la Entidad Contratante. Imagen 6.21
Imagen 6.21
30
7. Respuesta a la Convalidación de Errores
En esta etapa del procedimiento, el proveedor debe revisar si es que tiene alguna
Convalidación pendiente, si es que es así, debe responder a la convalidación, para
ello revise que el estado del procedimiento se encuentre en “Convalidación de
Errores”, y si es así haga clic en el enlace
“Convalidación de Errores”. La
respuesta a la convalidación la podrá realizar desde la fecha y hora límite de
solicitud a la convalidación de errores y hasta antes de la fecha y hora límite de
respuesta a la convalidación. Imagen 7.1
Imagen 7.1
Al ingresar podrá revisar el número de Convalidaciones realizadas. Imagen 7.2
Imagen 7.2
31
En caso de que no tenga convalidación alguna, no requiere ingresar información en
esta etapa. Para responder a la convalidación, haga clic en el enlace “Revisar
Preguntas”. Imagen 7.3
Imagen 7.3
En pantalla podrá revisar la convalidación realizada por parte de la Entidad
Contratante, lea detenidamente el mensaje y revise el documento adjunto. Imagen
7.4
Imagen 7.4
Para dar respuesta a la Convalidación realizada, haga clic en el botón “Responder”,
como se muestra en la siguiente pantalla. Imagen 7.5
32
Imagen 7.5
Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación como se muestra en la imagen a
continuación, para el envío de la respuesta, haga clic en el botón “Enviar”. Imagen
7.6
Imagen 7.6
En la siguiente pantalla podrá observar la respuesta enviada por el proveedor, y la
sección en la que puede adjuntar algún documento de respuesta a la convalidación.
Imagen 7.7
33
Imagen 7.7
Para adjuntar el documento,
seleccione el archivo, haga clic en abrir, ingrese
nombre del documento en la sección descripción y finalmente haga clic en el botón
“Subir”. Imagen 7.8
Imagen 7.8
Para confirmar que su documento ha sido publicado en el sistema, de clic en
“Regresar” y ubíquese en la pestaña “Archivos” del procedimiento, en esta sección
podrá revisar el documento. Imagen 7.9
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Imagen 7.9
8. Revisar estado de Invitación del Proveedor
Una vez que la Entidad Contratante haya calificado las ofertas, el proveedor deberá
revisar si en base a la calificación se encuentra Habilitado o No Habilitado para
participar en la puja, para ello de clic en la pestaña “Descripción” y busque aquí la
sección que dice “Estado de Invitación para el proveedor”. Imagen 8.1
Imagen 8.1
Recuerde revisar el Estado de invitación desde la fecha y hora límite de Calificación, y
antes de la fecha y hora de inicio de puja.
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En caso de que no se presente la puja y el procedimiento pase a la Negociación, el
sistema indicará de igual forma que el proveedor está invitado para la Negociación.
Imagen 8.2
Imagen 8.2
Es importante recordar al proveedor que el verificar el estado de invitación es la
manera en la que se le informará de si se encuentra o no habilitado para pasar a la
puja o a la Negociación. Si requiere revisar el
Acta de Calificaciones, este
documento se verá publicado automáticamente por el sistema sólo cuando haya
finalizado la puja, o en la fecha y hora de negociación, según sea el caso. Una vez
que haya llegado el
tiempo
descargarla y revisarla
mencionado, el acta quedará publicada y podrá
en la sección “Archivos”, como se ve en la imagen a
continuación. Imagen 8.3
Imagen 8.3
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9. Envío de la oferta económica inicial
Una vez que el proveedor haya revisado el Estado de la Invitación y éste indique que
el proveedor se encuentra HABILITADO para participar en la PUJA o en la
Negociación, debe ingresar en ese momento al enlace “Enviar Oferta económica
inicial”. Imagen 9.1
Imagen 9.1
De la misma forma, en caso de que exista Negociación, el proveedor deberá enviar
obligatoriamente la oferta económica inicial. Imagen 9.2
Imagen 9.2
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El Envío de la oferta económica inicial se lo realizará desde la fecha y hora límite de
Calificaciones y hasta antes de la fecha y hora de inicio de puja. En caso de que no se
presente la puja, sino la negociación, de igual manera debe enviarse la oferta
económica inicial hasta antes de esa la fecha y hora en la que se iba a iniciar la puja.
En la siguiente pantalla observe en que sección debe enviar el valor de la oferta
económica inicial. Recuerde registrar un valor de oferta inferior al del Presupuesto
Referencial, nunca igual ni superior y que sea el mismo valor registrado en el “Precio
Total” del VAE.
No registre signos como el punto (.) para miles o millones, este signo será usado sólo
para decimales, para los miles y millones no se registra ningún signo.
Para el caso de que se presente la puja o la Negociación, el valor a ofertar siempre
será un valor inferior al del Presupuesto Referencial. El valor de oferta enviado sirve
para ingresar a la Negociación, mas no es la oferta final de Negociación, y para el
caso de la puja es el valor de oferta con el que iniciará la puja. Imagen 9.3
Imagen 9.3
Una vez que registre el valor de oferta, de clic en “Enviar oferta”. Imagen 9.4
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Imagen 9.4
Antes de enviar la oferta económica inicial, confirme si el valor registrado es el
correcto, para ello de clic en “Aceptar”, caso contrario de clic en “Cancelar” y
modifique el valor antes de enviarlo. Imagen 9.5
Imagen 9.5
En caso de que se hubiera realizado el envío de la oferta, aparecerá en pantalla el
enlace “Ver Oferta Económica enviada”, de clic ahí para que pueda revisar e
imprimir los datos enviados. Imagen 9.6
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Imagen 9.6
En la siguiente pantalla podrá verificar el valor de oferta que fue enviado, imprima el
documento como respaldo de la oferta enviada a través del sistema. Imagen 9.7
Imagen 9.7
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10. Participar en Puja
Una vez que el oferente habilitado envió la oferta económica inicial, ingresará al
procedimiento desde la fecha y hora establecida para el inicio de la Puja e ingresará
en el enlace “Participar en Puja”. Imagen 10.1
Imagen 10.1
A continuación el proveedor procederá a revisar la información referente a la
participación en la puja:
 Su Usuario es: En esta sección el sistema informa al oferente la nomenclatura con la
cual se lo identificará en la puja. La nomenclatura usada se la establece con el fin de
que no se vea el nombre de los oferentes, y para identificarlos por el tamaño de
proveedor según los márgenes de preferencias establecidos.
 Valor referencial para la puja: Presupuesto Referencial establecido por la Entidad
Contratante y que sirve como referencia del monto con el que se cuenta para la
contratación.
 Su última oferta fue: Aquí el sistema indicará el valor de oferta económica inicial
emitido por el oferente antes del inicio de la puja.
 Estado actual: El sistema de forma automática irá informando si está ganando la puja
o si existe otro oferente que supera su oferta.
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 Valor de la Oferta: En esta sección se enviarán las ofertas económicas, dichas ofertas
se irán registrando en la puja de forma automática y en línea.
 Fecha de fin de puja: Fecha, hora y minutos en la que finalizará la puja.
 Variación mínima de la oferta durante la Puja: Valor mínimo que el proveedor debe
rebajar cada vez que remita una oferta en la puja.
 Estado de Pujas: Sección donde se irá publicando las ofertas de la PUJA.
Como podrá observar en la imagen a continuación, adicional a la información
mencionada anteriormente, en la sección “Estado de Pujas” ya habrán ofertas
iniciales, esas ofertas son las que se enviaron antes del inicio de la puja, dichas
ofertas serán los referentes para seguir ofertando. Imagen 10.2
Imagen 10.2
Para enviar un valor de oferta, ingréselo en la sección que se muestra a continuación
y de clic en el botón “Enviar oferta”, si el valor es en miles o millones no ingrese el
signo del punto (.) este signo sólo será usado para decimales. Imagen 10.3
42
Si va ganando la puja, no requiere enviar otro valor, en el caso de que esté
perdiendo y ve la posibilidad de enviar una mejor oferta, debe tomar en cuenta el
valor mínimo que debe rebajar en la puja y el valor de oferta que está ganando.
Recuerde que el envío de las ofertas se realiza en línea, es decir que el valor que
envía se registra en ese momento, todo depende de que se cuente con una buena
conectividad de internet.
Imagen 10.3
Proceda con la confirmación del envío de oferta, para ello el sistema le mostrará el
siguiente mensaje, en caso de que esté seguro de enviar la oferta, de clic en el botón
“Aceptar”, caso contrario de clic en “Cancelar”. Imagen 10.4
Imagen 10.4
A continuación, el sistema le mostrará el mensaje de que la oferta ha sido guardada
correctamente. Imagen 10.5
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Imagen 10.5
Una vez que ha realizado la confirmación del envío, podrá observar registrada la
oferta en el “Estado de pujas”. Imagen 10.6
Imagen 10.6
De esta forma los proveedores podrán ir enviando las ofertas económicas en la puja,
el envío es en línea, es decir que se publica el valor de la oferta en el momento en el
que haya enviado la oferta. En el siguiente ejemplo podrá ver una oferta emitida
luego de unos minutos por otro oferente en la puja. Imagen 10.7
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Imagen 10.7
Es importante señalar que no existe un número limitado de ofertas a enviar, se
pueden enviar todas las ofertas que se esté en capacidad de ofertar, siempre y
cuando se tome en cuenta el valor mínimo a ofertar durante la puja y si existen
preferencias, eso lo podrá revisar en la sección que dice Estado actual. Los oferentes
deben enviar las ofertas en base a su capacidad económica, si no está en capacidad
de remitir un valor más bajo, no emita más ofertas.
Al ingresar a la puja no podrá ingresar más que un usuario del RUC con el que cuenta
el oferente, esto quiere decir que si el proveedor tiene registrados varios usuarios,
solo uno de ellos podrá participar en la misma puja.
Una vez que el tiempo de la puja haya concluido, ya no podrá remitir más ofertas, y
el sistema mostrará el siguiente mensaje a todos los oferentes que estaban
participando en la puja. Imagen 10.8
Imagen 10.8
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11. Ver resultados de la PUJA
Una vez que la puja haya concluido, la Entidad Contratante y el proveedor podrán
revisar los resultados de la puja, para ello ingrese al enlace “Ver Resultados de
Subasta”. Imagen 11.1
Imagen 11.1
Al ingresar podrá revisar los resultados obtenidos de la PUJA, en esta etapa del
procedimiento ya podrá ver los nombres de los oferentes que participaron en ella.
Imagen 11.2
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Imagen 11.2
12. Ver resultados de la Adjudicación
12.1 En la Puja
Para revisar los resultados de la adjudicación revise que el estado del procedimiento
diga “Adjudicado-Registro de Contratos”, luego de clic en el enlace “Ver
Resultados de la Subasta”. Imagen 12.1
Imagen 12.1
Al ingresar diríjase a la sección donde dice “Adjudicación” y revise el resultado.
Imagen 12.2
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Imagen 12.2
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Ahora, diríjase a la pestaña “Archivos” y aquí podrá descargar la “Resolución de
Adjudicación” emitida por la Entidad Contratante. Imagen 12.3
Imagen 12.3
12.2 En la Negociación
Para ver los resultados de la Adjudicación en el caso de que se haya
presentado
la
Negociación,
“Adjudicado-Registro
de
revise
que
Contratos”,
el
luego
estado
ingrese
se
al
encuentre
enlace
en
“Ver
Resultados de la Negociación”. Imagen 12.4
Imagen 12.4
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Al ingresar diríjase a la sección donde dice “Adjudicación” y revise el resultado.
Imagen 12.5
Imagen 12.5
Ahora, diríjase a la pestaña “Archivos” y aquí podrá descargar la “Resolución de
Adjudicación” emitida por la Entidad Contratante. Imagen 12.6
Imagen 12.6
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