Sektor plačilnega prometa in spremljave poslovanja NAVODILA E-RAČUN PROCESIRANJE PREKO BANKE CELJE D.D. Celje, december 2014 Banka Celje d.d. | BC Net Stran 1 / 18 VSEBINA IZDANI E-RAČUNI 3 PRIJAVA V REGISTER IZDAJATELJEV 3 PREJETE PRIJAVE/ODJAVE NA PREJEMANJE E-RAČUNA 4 Potrditev/zavrnitev prejetih prijav 4 POŠILJANJE E-RAČUNOV 5 POŠILJANJE POSAMEZNEGA E-RAČUNA (XML DATOTEKA) 5 Prevzem e-računa 5 Avtorizacija 6 POŠILJANJE PAKETA E-RAČUNOV (ZIP DATOTEKA) 6 Prevzem paketa 6 Avtorizacija 7 ROČNI VNOS E-RAČUNA 8 Vnos e-računa 8 Dodajanje prilog 13 Avtorizacija 13 Neobdelani e-računi 14 Zavrnjeni e-računi 15 Arhiv e-računov 15 PREJETI E-RAČUNI 15 PRIJAVA/ODJAVA NA PREJEMANJE E-RAČUNA 15 NABIRALNIK PREJETIH E-RAČUNOV 16 Plačilo e-računa 17 Arhiviranje prejetih e-računov 18 Iskanje prejetih e-računov 18 Banka Celje d.d. | BC Net Stran 2 / 18 IZDANI E-RAČUNI PRIJAVA V REGISTER IZDAJATELJEV Za izdajanje e-računov je potrebna prijava v register izdajateljev, ki omogoča prejemnikom prijave na prejem e-računov. Prijava poteka preko obrazca Vnos izjave izdajatelja. Obrazec je dostopen preko menija E-računi/Izjava izdajatelja/Vnos. Polja za izpolnjevanje so sledeča: - Vrsta izjave: (prijava, sprememba, odjava); - Omogočam prijavo: DA (v kolikor omogočate prijavo preko elektronskih poti); - Podatki o referenčni številki: DA, v kolikor jo v prijavi zahtevate in definirate z nazivom in kratkim opisom (npr. davčna številka, šifra kupca, ipd); Banka Celje d.d. | BC Net Stran 3 / 18 - Domača stran, splošni pogoji: lahko vpišete domačo spletno stran in splošne pogoje prejemanja e-računov (če splošnih pogojev nimate, to navedite). Pred podpisom lahko podatke še ustrezno popravite oz. dopolnite. Vneseno izjavo podpišete v avtorizaciji. Poslana izjava je do potrditve iz sistema vidna med neobdelanimi, nato pa med zavrnjenimi (če jo sistem zavrne) oz. v arhivu (če je sprejeta). PREJETE PRIJAVE/ODJAVE NA PREJEMANJE E-RAČUNA Po objavi v registru izdajateljev, se lahko komitenti prijavijo na prejemanje e-računa posameznega izdajatelja. S potrditvijo prejete prijave se izdajatelj obveže, da bo stranki posredoval e-račune. Vpogled v prispele prijave na prejemanje e-računa je v meniju E-RAČUNI/Prejete prijave. Vsako prijavo na prejemanje e-računa izdajatelj potrdi (lahko pa tudi zavrne). S tem posreduje pošiljatelju prijave informacijo o sprejetju/zavrnitvi prijave. Potrditev/zavrnitev prejetih prijav Prejete prijave lahko potrdite/zavrnete skupinsko ali posamično. Pri tem imate možnost potrditve: - Označene prijave/odjave - Potrditev vseh prikazanih prijav/odjav - Zavrnitev vseh prikazanih prijav/odjav Banka Celje d.d. | BC Net Stran 4 / 18 POŠILJANJE E-RAČUNOV Izdaja e-računov je možna preko BCNet-a, z ročnim vnosom ali v standardu e-slog ver. 1.5 ali 1.6 format xml (E-slog je enotna standardizirana oblika e-računa oziroma standard e– računa, ki ga je pripravila GZS in je dostopen na njihovi spletni s strani http://www.gzs.si/slo/6679 . Oddajo e-računov v standardu e-slog (xml datoteka) Vam omogočamo kot: - Pošiljanje posameznega e-računa s prilogami - Pošiljanje paketa e-računov s prilogami (zip datoteka) Paket obvezno sestavljajo e-slog (xml datoteka) in priloge (pdf), ovojnice ni potrebno prilagati. V kolikor komitent e-račune želi pošiljati z e-slogom (kot datoteko), je potrebno predhodno opraviti test poslanih datotek. E-RAČUNI MORAJO BITI PODPISANI S KVALIFICIRANIM DIGITALNIM POTRDILOM (POŠTA®CA, HALCOM, SIGEN-CA) POŠILJANJE POSAMEZNEGA E-RAČUNA (XML DATOTEKA) Prevzem e-računa Maska se nahaja v meniju E-RAČUNI/Izdani e-računi/Dodaj e-račun Najprej priložite e-račun (xml datoteka), nato še prilogo (pdf) in potrdite prenos. Banka Celje d.d. | BC Net Stran 5 / 18 Avtorizacija Po uspešni potrditvi prevzema e-račun še potrdite. Maska za potrjevanje se nahaja v meniju E-RAČUNI/Izdani e-računi/Avtorizacija. E-račune lahko potrdite posamično ali vse skupaj. Na dnu maske se nahajata gumba za potrditev označenih e-računov oz. potrditev vseh prikazanih e-računov. POŠILJANJE PAKETA E-RAČUNOV (ZIP DATOTEKA) Prevzem paketa Maska se nahaja v meniju E-RAČUNI/Izdani e-računi/Dodaj paket: Zip datoteka lahko vsebuje večje število xml datotek (do 50 kom), skupaj s pdf prilogami. Pri tem je pomembno poimenovanje datotek in prilog, zaradi uparjanja dokumentov v procesu obdelave. Priloge morajo nositi enako ime kot xml datoteka, imenu priloge pdf se imenu doda še zaporedna številka priloge Primer poimenovanja datotek s prilogami: Xml – e-račun: rac. 9 PDF priloga (1.priloga) rac. 9_01 Banka Celje d.d. | BC Net Stran 6 / 18 PDF priloga (2.priloga) rac. 9_02… Obdelava paketa Po uspešnem prevzemu paketa se izvrši obdelava paketa. Maska za vpogled v status paketa in potrjevanje se nahaja v meniju E-RAČUNI/Izdani e-računi/Pregled paketov. Na maski so prikazani vsi prevzeti paketi in vsebuje naslednja polja: - Id: identifikacijska številka paketa, določena s strani BCNet-a - Akcije: - brisanje - ureditev - potrditev - Datoteka_ ime datoteka, ki je bila prevzeta - Datum prenosa paketa - Status: - Čaka na obdelavo : paket je v postopku obdelave - Čaka na potrditev : paket je brez napak in ga je potrebno potrditi s klikom na gumb , pred potrditvijo paketa lahko paket brišete ali uredite - Zavrnjen: paket vsebuje napake, zaradi katerih procesiranje e-računa ni možno. Napake je potrebno odpraviti in ponoviti prevzem paketa. - Zaključen: paket je bil uspešno oddan in sprejet v banki Paket z e-računi, ki je že ob prevzemu podpisan s kvalificiranim digitalnim potrdilom samo potrdite. V primeru, ko paket podpisujete po prevzemu, pa je možno posamično podpisovanje e-računov in ne vseh hkrati. Na maski so vidni vsi paketi (že poslani in v pošiljanju). Posamezni e-računi so vidni v arhivu ali pa med zavrnjenimi. Na koncu vrstice prikaza eračuna je tudi ID paketa, v katerem je bil posamezen račun poslan. S klikom na ta podatek, se prikaže vsebina paketa. Banka Celje d.d. | BC Net Stran 7 / 18 ROČNI VNOS E-RAČUNA Priprava e-računa preko maske za ročni vnos poteka v 3 korakih: • • • Vnos e-računa Dodajanje prilog avtorizacija Vnosna maska se nahaja v meniju E-RAČUNI / Izdani e-računi / Ročni vnos e-računa Vnos e-računa Vnosna maska je sestavljena iz več sklopov podatkov in sicer: • • • • • • • • Naročnik računa (subjekt, ki je dolžnik izdajatelju) – šifra BY Plačnik računa (subjekt, ki bo prejel račun) – šifra IV Izdajatelj računa (subjekt, ki je račun izstavil/izdal) – šifra II Glava e-računa Postavke Povzetek davka Referenčni dokument Vsote računa Naročnik računa (subjekt, ki je dolžnik izdajatelju) – šifra BY Banka Celje d.d. | BC Net Stran 8 / 18 Vsa vnosna polja morajo biti obvezno izpolnjena. Kadar je naročnik pravna oseba, zadošča vnos IBAN-a, saj se vsi podatki o naročniku napolnijo samodejno. V primeru, ko sta naročnik in plačnik isti subjekt, je potrebno označiti polje: Plačnik računa (subjekt, ki bo prejel račun) – šifra IV Vsa vnosna polja morajo biti obvezno izpolnjena. Kadar je plačnik pravna oseba, zadošča vnos IBAN-a, saj se vsi podatki o naročniku napolnijo samodejno. Banka Celje d.d. | BC Net Stran 9 / 18 Izdajatelj računa (subjekt, ki je račun izstavil/izdal) – šifra II Podatki o izdajatelju so izpolnjeni glede na prijavo v elektronskem bančništvu. Podatkov ni možno spreminjati. Glava e-računa Izbira datuma opravljene storitve je možna kot: • Datum opravljene storitve (s klikom izbire »Storitev«) Banka Celje d.d. | BC Net Stran 10 / 18 • Obdobja opravljene storitve (s klikom izbire »Od-do«) Postavke Postavke dodajate in brišete z gumboma »Dodaj« in »Briši«. Vnosna polja so: • • • Opis Cena Količina • • • • • • Vrednost % popusta Znesek popusta Davčna stopnja Osnova za DDV Skupaj opis artikla oz. storitve podatek tvorita število in enota mere, izbrana iz padajočega menija cena * količina popust je lahko podan v % ali v znesku ali oboje vrednost zmanjšana za morebitni popust Povzetek davka Referenčni dokument Kadar ima prejemnik e-računa odprt TRR pri UJP-u, je sklop podatkov o referenčnem dokumentu OBVEZEN podatek. Banka Celje d.d. | BC Net Stran 11 / 18 Vsote računa Po končanem vnosu se podatki e-računa potrdijo s klikom na gumb . Dodajanje prilog Po uspešni potrditvi vnosa podatkov e-računa, se odpre maska za dodajanje prilog. V zgornjem delu se dodajajo priloge, v spodnjem pa je možen vpogled v e-račun. Banka Celje d.d. | BC Net Stran 12 / 18 Po končanem dodajanju prilog, se vnos e-računa potrdi s klikom na gumb »Potrdi«. E-račun je s tem pripravljen za avtorizacijo. Avtorizacija Pogoj za podpisovanje e-računa je vklopljen elektronski podpis. E-račun mora biti podpisan s kvalificiranim digitalnim potrdilom (POŠTA®CA, HALCOM, SIGEN-CA). Maska za podpisovanje se nahaja v meniju E-RAČUNI / Izdani e-računi / Avtorizacija Pred avtorizacijo e-računa je možno: • Popravljanje podatkov ( • Brisanje ( • Dodajanje prilog ( • Vpogled v e-račun ( ) ) ) ) Vsak ročno vnesen e-račun je potrebno podpisati posebej, s klikom na avtorizacija ni mogoča). (skupinska Poslani e-računi so vidni v meniju: • • • E-RAČUNI / Izdani e-računi / Neobdelani E-RAČUNI / Izdani e-računi / Zavrnjeni E-RAČUNI / Izdani e-računi / Arhiv Neobdelani e-računi Vidni so e-računi, ki so v prevzemu s strani aplikacije ali pa so bili že posredovani v sistem eračunov in za njih še ni potrditve s strani prejemnikove banke. Dokler e-račun ni prevzet, ga je možno brisati ( možno, se pojavi opozorilo: Banka Celje d.d. | BC Net ) . V kolikor brisanje e-računa ni več Stran 13 / 18 Zavrnjeni e-računi Vidni so računi, ki so bili iz kakršnega koli razloga zavrnjeni. Razlog zavrnitve je viden v stolpcu »Komentar« Takšen račun je možno brisati ( ). Arhiv e-računov Vidni so računi, ki so bili uspešno posredovani prejemniku. Na maski je možen vpogled v eračun, v xml datoteko in PDF priloge. Banka Celje d.d. | BC Net Stran 14 / 18 PREJETI E-RAČUNI PRIJAVA/ODJAVA NA PREJEMANJE E-RAČUNA Pri vnosu prijave na prejemanje e-računa izpolnite naslednje podatke: • Prijava/Odjava • IBAN (št. TRR) na katerega se prijavljate. Dostop do registra izdajateljev je možen s klikom na »išči«. Izdajatelja lahko iščete z nazivom ali davčno številko. V kolikor ne vnesete nobenega podatka, se Vam prikaže celoten register izdajateljev. • Referenčno številko. S klikom na »navodila izdajatelja za vnos« lahko vidite, kateri podatek zahteva izdajatelj računa Pred podpisom lahko podatke še ustrezno popravite oz. dopolnite. Vneseno Prijavo/odjavo podpišete v avtorizaciji. Poslana prijava/odjava je do potrditve iz sistema vidna med neobdelanimi, nato pa med zavrnjenimi (če jo sistem zavrne) oz. v arhivu (če je sprejeta). Banka Celje d.d. | BC Net Stran 15 / 18 NABIRALNIK PREJETIH E-RAČUNOV Prejeti e-računi imajo v stolpcu označen status, ki je lahko: - 'za plačilo' 'Plačan (označil izdajatelj)' Račun s statusom 'Plačan (označil izdajatelj)' lahko po obdelavi arhivirate, medtem ko za e-račun označen 'Za plačilo' lahko: - tvorite plačilni nalog in se po izvršenem plačilu avtomatično arhivira arhivirate/izločite: v primeru, ko plačila ne izvršite preko te aplikacije oz. ga ne plačate Plačilo e-računa Za prejete e-račune s statusom 'Za plačilo' s klikom na gumb lahko pripravite plačilni nalog. Nalog je pred izpolnjen, vpišete le ustrezni datum poravnave. Po potrditvi plačilnega naloga (virman je v čakalni vrsti), e-račun dobi status 'E-račun v obdelavi (obstaja nalog)' S klikom na je možno plačilni nalog še brisati. Ko je nalog za plačilo izvršen, se e-račun avtomatično prestavi v »Arhiv e-računov«, status: 'PLAČAN (PREKO ELEKTRONSKEGA BANČNIŠTVA)' Banka Celje d.d. | BC Net Stran 16 / 18 Arhiviranje prejetih e-računov E-račune s statusom 'Plačan (označil izdajatelj)' je možno arhivirati s klikom na gumb . Račun se prestavi v E-RACUNI/Prejeti e-računi/Arhiv. E- račun, ki je označen 'Za plačilo' pa iz kakršnega koli vzroka ne bo plačilo preko nabiralnika, arhiviramo s klikom na gumb . Odpre se maska, v katero vnesemo opombo (za lastno uporabo). Primer zavrnitve (besedilo je zgolj primer). Po potrditvi vnosa se Vam pokaže obvestilo: Račun se premakne v E-RACUNI/Prejeti e-računi/Izločeni e-računi Banka Celje d.d. | BC Net Stran 17 / 18 Na maski lahko takšen račun s klikom na gumb ponovno prestavimo v nabiralnik. Iskanje prejetih e-računov Preko maske je možno iskanje prejetih e-računov po različnih kriterijih: - datum izdaje (od-do) datum valute (od-do) znesek (od-do) referenca plačila namen plačila IBAN izdajatelja Naziv izdajatelja Naslov izdajatelja Kraj izdajatelja Status e-računa Banka Celje d.d. | BC Net Stran 18 / 18
© Copyright 2024