Sektor plačilnega prometa in
spremljave poslovanja
NAVODILA E-RAČUN
PROCESIRANJE PREKO BANKE CELJE D.D.
Celje, december 2014
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 1 / 18
VSEBINA
IZDANI E-RAČUNI
3
PRIJAVA V REGISTER IZDAJATELJEV
3
PREJETE PRIJAVE/ODJAVE NA PREJEMANJE E-RAČUNA
4
Potrditev/zavrnitev prejetih prijav
4
POŠILJANJE E-RAČUNOV
5
POŠILJANJE POSAMEZNEGA E-RAČUNA (XML DATOTEKA)
5
Prevzem e-računa
5
Avtorizacija
6
POŠILJANJE PAKETA E-RAČUNOV (ZIP DATOTEKA)
6
Prevzem paketa
6
Avtorizacija
7
ROČNI VNOS E-RAČUNA
8
Vnos e-računa
8
Dodajanje prilog
13
Avtorizacija
13
Neobdelani e-računi
14
Zavrnjeni e-računi
15
Arhiv e-računov
15
PREJETI E-RAČUNI
15
PRIJAVA/ODJAVA NA PREJEMANJE E-RAČUNA
15
NABIRALNIK PREJETIH E-RAČUNOV
16
Plačilo e-računa
17
Arhiviranje prejetih e-računov
18
Iskanje prejetih e-računov
18
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 2 / 18
IZDANI E-RAČUNI
PRIJAVA V REGISTER IZDAJATELJEV
Za izdajanje e-računov je potrebna prijava v register izdajateljev, ki omogoča prejemnikom
prijave na prejem e-računov. Prijava poteka preko obrazca Vnos izjave izdajatelja.
Obrazec je dostopen preko menija E-računi/Izjava izdajatelja/Vnos.
Polja za izpolnjevanje so sledeča:
- Vrsta izjave: (prijava, sprememba, odjava);
- Omogočam prijavo: DA (v kolikor omogočate prijavo preko elektronskih poti);
- Podatki o referenčni številki: DA, v kolikor jo v prijavi zahtevate in definirate z
nazivom in kratkim opisom (npr. davčna številka, šifra kupca, ipd);
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 3 / 18
-
Domača stran, splošni pogoji: lahko vpišete domačo spletno stran in splošne pogoje
prejemanja e-računov (če splošnih pogojev nimate, to navedite).
Pred podpisom lahko podatke še ustrezno popravite oz. dopolnite. Vneseno izjavo podpišete
v avtorizaciji. Poslana izjava je do potrditve iz sistema vidna med neobdelanimi, nato pa med
zavrnjenimi (če jo sistem zavrne) oz. v arhivu (če je sprejeta).
PREJETE PRIJAVE/ODJAVE NA PREJEMANJE E-RAČUNA
Po objavi v registru izdajateljev, se lahko komitenti prijavijo na prejemanje e-računa
posameznega izdajatelja. S potrditvijo prejete prijave se izdajatelj obveže, da bo stranki
posredoval e-račune.
Vpogled v prispele prijave na prejemanje e-računa je v meniju E-RAČUNI/Prejete prijave.
Vsako prijavo na prejemanje e-računa izdajatelj potrdi (lahko pa tudi zavrne). S tem
posreduje pošiljatelju prijave informacijo o sprejetju/zavrnitvi prijave.
Potrditev/zavrnitev prejetih prijav
Prejete prijave lahko potrdite/zavrnete skupinsko ali posamično. Pri tem imate možnost
potrditve:
-
Označene prijave/odjave
-
Potrditev vseh prikazanih prijav/odjav
-
Zavrnitev vseh prikazanih prijav/odjav
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 4 / 18
POŠILJANJE E-RAČUNOV
Izdaja e-računov je možna preko BCNet-a, z ročnim vnosom ali v standardu e-slog ver. 1.5
ali 1.6 format xml (E-slog je enotna standardizirana oblika e-računa oziroma standard e–
računa,
ki
ga
je
pripravila
GZS
in
je
dostopen
na
njihovi
spletni
s strani
http://www.gzs.si/slo/6679 . Oddajo e-računov v standardu e-slog (xml datoteka) Vam
omogočamo kot:
-
Pošiljanje posameznega e-računa s prilogami
-
Pošiljanje paketa e-računov s prilogami (zip datoteka)
Paket obvezno sestavljajo e-slog (xml datoteka) in priloge (pdf), ovojnice ni potrebno
prilagati.
V kolikor komitent e-račune želi pošiljati z e-slogom (kot datoteko), je potrebno predhodno
opraviti test poslanih datotek.
E-RAČUNI MORAJO BITI PODPISANI S KVALIFICIRANIM DIGITALNIM POTRDILOM
(POŠTA®CA, HALCOM, SIGEN-CA)
POŠILJANJE POSAMEZNEGA E-RAČUNA (XML DATOTEKA)
Prevzem e-računa
Maska se nahaja v meniju E-RAČUNI/Izdani e-računi/Dodaj e-račun
Najprej priložite e-račun (xml datoteka), nato še prilogo (pdf) in potrdite prenos.
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 5 / 18
Avtorizacija
Po uspešni potrditvi prevzema e-račun še potrdite. Maska za potrjevanje se nahaja v meniju
E-RAČUNI/Izdani e-računi/Avtorizacija. E-račune lahko potrdite posamično ali vse skupaj. Na
dnu maske se nahajata gumba za potrditev označenih e-računov oz. potrditev vseh
prikazanih e-računov.
POŠILJANJE PAKETA E-RAČUNOV (ZIP DATOTEKA)
Prevzem paketa
Maska se nahaja v meniju E-RAČUNI/Izdani e-računi/Dodaj paket:
Zip datoteka lahko vsebuje večje število xml datotek (do 50 kom), skupaj s pdf prilogami. Pri
tem je pomembno poimenovanje datotek in prilog, zaradi uparjanja dokumentov v procesu
obdelave. Priloge morajo nositi enako ime kot xml datoteka, imenu priloge pdf se imenu
doda še zaporedna številka priloge
Primer poimenovanja datotek s prilogami:
Xml – e-račun:
rac. 9
PDF priloga (1.priloga)
rac. 9_01
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 6 / 18
PDF priloga (2.priloga)
rac. 9_02…
Obdelava paketa
Po uspešnem prevzemu paketa se izvrši obdelava paketa. Maska za vpogled v status paketa
in potrjevanje se nahaja v meniju E-RAČUNI/Izdani e-računi/Pregled paketov. Na maski so
prikazani vsi prevzeti paketi in vsebuje naslednja polja:
-
Id: identifikacijska številka paketa, določena s strani BCNet-a
-
Akcije: - brisanje
- ureditev
- potrditev
-
Datoteka_ ime datoteka, ki je bila prevzeta
-
Datum prenosa paketa
-
Status: - Čaka na obdelavo : paket je v postopku obdelave
- Čaka na potrditev : paket je brez napak in ga je potrebno potrditi s klikom
na gumb
, pred potrditvijo paketa lahko paket brišete ali uredite
- Zavrnjen: paket vsebuje napake, zaradi katerih procesiranje e-računa ni
možno. Napake je potrebno odpraviti in ponoviti prevzem paketa.
- Zaključen: paket je bil uspešno oddan in sprejet v banki
Paket z e-računi, ki je že ob prevzemu podpisan s kvalificiranim digitalnim potrdilom samo
potrdite. V primeru, ko paket podpisujete po prevzemu, pa je možno posamično
podpisovanje e-računov in ne vseh hkrati.
Na maski so vidni vsi paketi (že poslani in v pošiljanju).
Posamezni e-računi so vidni v arhivu ali pa med zavrnjenimi. Na koncu vrstice prikaza eračuna je tudi ID paketa, v katerem je bil posamezen račun poslan. S klikom na ta podatek, se
prikaže vsebina paketa.
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 7 / 18
ROČNI VNOS E-RAČUNA
Priprava e-računa preko maske za ročni vnos poteka v 3 korakih:
•
•
•
Vnos e-računa
Dodajanje prilog
avtorizacija
Vnosna maska se nahaja v meniju E-RAČUNI / Izdani e-računi / Ročni vnos e-računa
Vnos e-računa
Vnosna maska je sestavljena iz več sklopov podatkov in sicer:
•
•
•
•
•
•
•
•
Naročnik računa (subjekt, ki je dolžnik izdajatelju) – šifra BY
Plačnik računa (subjekt, ki bo prejel račun) – šifra IV
Izdajatelj računa (subjekt, ki je račun izstavil/izdal) – šifra II
Glava e-računa
Postavke
Povzetek davka
Referenčni dokument
Vsote računa
Naročnik računa (subjekt, ki je dolžnik izdajatelju) – šifra BY
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 8 / 18
Vsa vnosna polja morajo biti obvezno izpolnjena. Kadar je naročnik pravna oseba, zadošča
vnos IBAN-a, saj se vsi podatki o naročniku napolnijo samodejno.
V primeru, ko sta naročnik in plačnik isti subjekt, je potrebno označiti polje:
Plačnik računa (subjekt, ki bo prejel račun) – šifra IV
Vsa vnosna polja morajo biti obvezno izpolnjena. Kadar je plačnik pravna oseba, zadošča
vnos IBAN-a, saj se vsi podatki o naročniku napolnijo samodejno.
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 9 / 18
Izdajatelj računa (subjekt, ki je račun izstavil/izdal) – šifra II
Podatki o izdajatelju so izpolnjeni glede na prijavo v elektronskem bančništvu. Podatkov ni
možno spreminjati.
Glava e-računa
Izbira datuma opravljene storitve je možna kot:
•
Datum opravljene storitve (s klikom izbire »Storitev«)
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 10 / 18
•
Obdobja opravljene storitve (s klikom izbire »Od-do«)
Postavke
Postavke dodajate in brišete z gumboma »Dodaj« in »Briši«.
Vnosna polja so:
•
•
•
Opis
Cena
Količina
•
•
•
•
•
•
Vrednost
% popusta
Znesek popusta
Davčna stopnja
Osnova za DDV
Skupaj
opis artikla oz. storitve
podatek tvorita število in enota mere, izbrana iz
padajočega menija
cena * količina
popust je lahko podan v % ali v znesku ali oboje
vrednost zmanjšana za morebitni popust
Povzetek davka
Referenčni dokument
Kadar ima prejemnik e-računa odprt TRR pri UJP-u, je sklop podatkov o referenčnem
dokumentu OBVEZEN podatek.
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 11 / 18
Vsote računa
Po končanem vnosu se podatki e-računa potrdijo s klikom na gumb
.
Dodajanje prilog
Po uspešni potrditvi vnosa podatkov e-računa, se odpre maska za dodajanje prilog. V
zgornjem delu se dodajajo priloge, v spodnjem pa je možen vpogled v e-račun.
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 12 / 18
Po končanem dodajanju prilog, se vnos e-računa potrdi s klikom na gumb »Potrdi«. E-račun
je s tem pripravljen za avtorizacijo.
Avtorizacija
Pogoj za podpisovanje e-računa je vklopljen elektronski podpis. E-račun mora biti podpisan s
kvalificiranim digitalnim potrdilom (POŠTA®CA, HALCOM, SIGEN-CA).
Maska za podpisovanje se nahaja v meniju E-RAČUNI / Izdani e-računi / Avtorizacija
Pred avtorizacijo e-računa je možno:
•
Popravljanje podatkov (
•
Brisanje (
•
Dodajanje prilog (
•
Vpogled v e-račun (
)
)
)
)
Vsak ročno vnesen e-račun je potrebno podpisati posebej, s klikom na
avtorizacija ni mogoča).
(skupinska
Poslani e-računi so vidni v meniju:
•
•
•
E-RAČUNI / Izdani e-računi / Neobdelani
E-RAČUNI / Izdani e-računi / Zavrnjeni
E-RAČUNI / Izdani e-računi / Arhiv
Neobdelani e-računi
Vidni so e-računi, ki so v prevzemu s strani aplikacije ali pa so bili že posredovani v sistem eračunov in za njih še ni potrditve s strani prejemnikove banke.
Dokler e-račun ni prevzet, ga je možno brisati (
možno, se pojavi opozorilo:
Banka Celje d.d. | BC Net
) . V kolikor brisanje e-računa ni več
Stran 13 / 18
Zavrnjeni e-računi
Vidni so računi, ki so bili iz kakršnega koli razloga zavrnjeni. Razlog zavrnitve je viden v
stolpcu »Komentar«
Takšen račun je možno brisati (
).
Arhiv e-računov
Vidni so računi, ki so bili uspešno posredovani prejemniku. Na maski je možen vpogled v eračun, v xml datoteko in PDF priloge.
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 14 / 18
PREJETI E-RAČUNI
PRIJAVA/ODJAVA NA PREJEMANJE E-RAČUNA
Pri vnosu prijave na prejemanje e-računa izpolnite naslednje podatke:
• Prijava/Odjava
• IBAN (št. TRR) na katerega se prijavljate. Dostop do registra izdajateljev je možen
s klikom na »išči«. Izdajatelja lahko iščete z nazivom ali davčno številko.
V kolikor ne vnesete nobenega podatka, se Vam prikaže celoten register izdajateljev.
• Referenčno številko. S klikom na »navodila izdajatelja za vnos« lahko vidite,
kateri podatek zahteva izdajatelj računa
Pred podpisom lahko podatke še ustrezno popravite oz. dopolnite. Vneseno Prijavo/odjavo
podpišete v avtorizaciji. Poslana prijava/odjava je do potrditve iz sistema vidna med
neobdelanimi, nato pa med zavrnjenimi (če jo sistem zavrne) oz. v arhivu (če je sprejeta).
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 15 / 18
NABIRALNIK PREJETIH E-RAČUNOV
Prejeti e-računi imajo v stolpcu označen status, ki je lahko:
-
'za plačilo'
'Plačan (označil izdajatelj)'
Račun s statusom 'Plačan (označil izdajatelj)' lahko po obdelavi arhivirate, medtem ko za
e-račun označen 'Za plačilo' lahko:
-
tvorite plačilni nalog in se po izvršenem plačilu avtomatično arhivira
arhivirate/izločite: v primeru, ko plačila ne izvršite preko te aplikacije oz. ga ne
plačate
Plačilo e-računa
Za prejete e-račune s statusom 'Za plačilo' s klikom na gumb
lahko pripravite plačilni
nalog. Nalog je pred izpolnjen, vpišete le ustrezni datum poravnave. Po potrditvi plačilnega
naloga (virman je v čakalni vrsti), e-račun dobi status 'E-račun v obdelavi (obstaja nalog)'
S klikom na
je možno plačilni nalog še brisati.
Ko je nalog za plačilo izvršen, se e-račun avtomatično prestavi v »Arhiv e-računov«, status:
'PLAČAN (PREKO ELEKTRONSKEGA BANČNIŠTVA)'
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 16 / 18
Arhiviranje prejetih e-računov
E-račune s statusom 'Plačan (označil izdajatelj)' je možno arhivirati s klikom na gumb
.
Račun se prestavi v E-RACUNI/Prejeti e-računi/Arhiv.
E- račun, ki je označen 'Za plačilo' pa iz kakršnega koli vzroka ne bo plačilo preko nabiralnika,
arhiviramo s klikom na gumb
.
Odpre se maska, v katero vnesemo opombo (za lastno uporabo).
Primer zavrnitve (besedilo je zgolj primer).
Po potrditvi vnosa se Vam pokaže obvestilo:
Račun se premakne v E-RACUNI/Prejeti e-računi/Izločeni e-računi
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 17 / 18
Na maski lahko takšen račun s klikom na gumb
ponovno prestavimo v nabiralnik.
Iskanje prejetih e-računov
Preko maske je možno iskanje prejetih e-računov po različnih kriterijih:
-
datum izdaje (od-do)
datum valute (od-do)
znesek (od-do)
referenca plačila
namen plačila
IBAN izdajatelja
Naziv izdajatelja
Naslov izdajatelja
Kraj izdajatelja
Status e-računa
Banka Celje d.d. | BC Net
Stran 18 / 18