Splošni pogoji pri opravljanju storitve izmenjave e-RAČUNOV
I. Splošna določila
S Splošnimi pogoji poslovanja Agencije M servis d.o.o pri opravljanju poslovne storitve,
storitve izmenjave e-RAČUNOV (v nadaljevanju: Splošni pogoji pri izmenjavi e-RAČUNOV)
družba Agencija M servis d.o.o. (v nadaljevanju: izvajalec) določa medsebojne pravice,
obveznosti in pogoje v okviru opravljanja storitve.
Izvajalec je naveden na seznamu ponudnikov e-poti s katerimi ima Uprava Republike Slovenije
za javna plačila (v nadaljevanju URSJP) sklenjene pogodbe. S temi splošnimi pogoji so
opredeljene medsebojne pravice in obveznosti izvajalca in naročnika. Ti splošni pogoji imajo
značaj pogodbe. Naročnik je pravna ali fizična oseba, ki je izdajatelj ali prejemnik e-RAČUNA.
Kot dan sklenitve pogodbe med izvajalcem in naročnikom se šteje dan, ko naročnik podpiše
Dogovor o opravljanju storitev izmenjave e-računov (v nadaljevanju: dogovor) ali izvajalcu
poda le naročilo za dostop do modula e-RAČUN in izvajanje storitev izmenjave e-RAČUNOV s
sprejemanjem vseh določil teh Splošnih pogojev pri opravljanju storitve izmenjave eRAČUNOV.
S podpisom dogovora ali naročila naročnik potrjuje, da je bil s temi splošnimi pogoji seznanjen
pravočasno in na način, da je imel dovolj časa, da se je pred sklenitvijo pogodbe seznanil s
pogoji za uporabo modula e-RAČUN in da s temi Splošnimi pogoji pri izmenjavi e-RAČUNOV v
celoti soglaša. Za podpis naročila in sprejem splošnih pogojev pri izmenjavi e-RAČUNOV se
šteje tudi zaznava volje naročnika, izvedena prek elektronskega portala E-poslovalnica z
naročnikovo identifikacijo identitete naročnika (uporabniško ime za dostop do portala), IP
dostopa naročnika ter čas podaje volje.
Naročnik sprejema, da ima izvajalec le vlogo ponudnika elektronske poti in pooblaščenca za
elektronski podpis e-RAČUNA in kot dostavljavec ovojnice ne odgovarja na morebitne
vsebinske in tehnične napake naročnika - pošiljatelja.
II. Opredelitev pojmov
Izdajatelj e-RAČUNA je naročnik, pravni subjekt, ki izda e-račun in ima s prejemnikom e-računa
sklenjeno poslovno razmerje.
Prejemnik e-RAČUNA je fizična ali pravna oseba, ki ji je namenjen e-račun in ima z naročnikom,
izdajateljem e-računa sklenjeno poslovno razmerje.
Ponudnik e-poti prejemnika e-RAČUNA je tisti ponudnik e-poti, preko katerega prejemnik
prejema e-račune – izvajalec.
Ponudnik e-poti izdajatelja e-RAČUNA je tisti ponudnik e-poti, preko katerega izdajatelj
pošilja e-račune in s katerim sklene poslovno razmerje – dogovor oz. poda naročilo.
Posredovanje e-RAČUNA je proces posredovanja e‐računa od izdajatelja do prejemnika,
poslovna storitev izmenjave e-RAČUNA.
E-prijava je soglasje oz. prijava za prejemanje e-računov, ki je v elektronski obliki.
E-odjava je soglasje oz. odjava od prejemanja e-računov, ki je v elektronski obliki.
Izvajalec ima skladno z ZEPEP vlogo posrednika elektronskega sporočila.
Oddaja je posamezna operativna zahteva za izvedbo posredovanja e-RAČUNA, ima vlogo
pisnega, lastnoročno podpisanega naloga. Šteje se, da hkrati z naročilom poda uporabnik tudi
soglasje za izvršitev zahtevane storitve.
Stranki dogovora se strinjata, da ima izvajalec le vlogo ponudnika elektronske poti in
pooblaščenca za elektronski podpis e-RAČUNA in kot dostavljavec ovojnice ne odgovarja na
morebitne vsebinske in tehnične napake naročnika - pošiljatelja.
III. Uporaba storitve izmenjave e-RAČUNOV
Za uporabo storitev izmenjave e-RAČUNOV mora naročnik soglašati s temi Splošnimi pogoji
pri izmenjavi e-RAČUNOV oz. mora skleniti dogovor o opravljanju storitev posredovanja eRAČUNOV. S sprejemom teh Splošnih pogojev pri izmenjavi e-RAČUNOV se šteje, da naročnik
podaja izvajalcu soglasje za prejem e-računov, kjer izvajalec nastopa kot izdajatelj in soglasje
za prejem e-RAČUNOV s strani URSJP.
Obveznost izvajalca je, da bo na podlagi dodeljenih elementov prepoznave za dostop v
elektronski portal E-poslovalnica naročniku omogočil dostop do programskega modula Eračun, kjer bo naročnik v svojem imenu lahko:
III. 1. v aplikacijo vstavil že formiran e-račun v formatu e-SLOG z vizualizirano prilogo,
III. 2. v aplikaciji izdelal račun ter ga digitaliziral v format e-SLOG z vizualizirano prilogo,
III. 3. dodal poljubne priloge, za katere je dogovorjen s prejemnikom e-računa - proračunskim
uporabnikom,
III. 4. pred pošiljanjem, po digitalizaciji preveril vsebinsko skladnost naložene oz. pripravljene
vsebine,
III. 5. poslal e-račun s prilogami prek elektronske poti izvajalca.
Izvajalec bo opravil tehnični nadzor nad e-SLOGOM ter pošiljko odpravil naslovniku.
III. 1. Naročnik že ima formiran e-račun v formatu e-SLOG z vizualizirano prilogo
Naročnik v svojih temeljnih blagajniških, knjigovodskih ali vzporednih programih izvede
predfazo: fakturiranje blaga in storitev kot izdajatelj računa. Izdelan račun izvozi iz temeljnega
programa z dvema datotekama s končnicama:
.xml in .pdf (ali word ali druga datoteka ki omogoča vizualizacijo),
kjer je datoteka .xml elektronski račun izdelan po standardu e-SLOG in spremljajočo
vizualizacijo elektronskega računa in kjer je .pdf datoteka ali datoteka z drugačno končnico
spremljajoči, za osebo prejemnika čitljivi, vizualiziran zapis izdanega oz. prejetega računa.
Naročnik izvoženi datoteki uvozi v modul e-RAČUN.
Izvajalec mora zavrniti e-RAČUN, v primeru, če:
 naročnikov predhodno pripravljeni e-RAČUN ni izdan v skladu s standardom e-slog,
 naročnikov e-RAČUN vsebuje napačno posredovane podatke oz. so posredovane
neprimerne vsebine,
 prejemnik e-RAČUNA ni uporabnik storitev izmenjave e-računov.
III. 2. Naročnik bo v modulu e-RAČUN izdal račun ter ga digitaliziral v format e-SLOG z
vizualizirano prilogo,
Naročnik je dolžan pri izdaji računa neposredno v modulu e-RAČUN pri vnosu glave računa
navesti vsebinsko in strukturno pravilne podatke prejemnika računa, vsebinsko pravilne
postavke računa ter navesti ustrezne klavzule računa. Po opravljenem vnosu naročnikovih
podatkov se izvede digitalizacija podatkov s pretvorbo podatkov v e-SLOG.
Naročnik je kot izdajatelj računa in uporabnik orodja dolžan preveriti razliko med vnesenimi
podatki in zapisanimi podatki po digitalizaciji in digitalizirane podatke, v kolikor je vsebinsko
izdani račun v datotekah .xml ter .pdf skladen z vnesenimi podatki shraniti skladno z
zakonodajo (izpis in hramba med izdanimi računi za davčne namene, kopiranje datoteke in
hramba na digitalnem mediju, itd.).
Izvajalec se zavezuje omogočiti začasni elektronski arhiv podatkov, ki jih je naročnik poslal
prejemniku in ki jih mora naročnik na svoji strani ustrezno arhivirati po uporabi modula.
III. 3. dodaja poljubnih prilog, za katere je naročnik dogovorjen s prejemnikom e-računa proračunskim uporabnikom
Izvajalec omogoči naročniku, da prejemniku poleg elektronskega računa dostavi tudi poljubne
priloge, v digitalni obliki, za katere se je dogovoril s prejemnikom oz. izkazujejo fakturirane
vrednosti in zagotavljajo revizijsko pot.
III. 4. naročnikova dolžnost preverbe vsebinske skladnosti naložene oz. pripravljene vsebine
pred pošiljanjem
Naročnik polno prevzema odgovornost do pravilne navedbe naslovnika, pravilnosti podatkov
na računu, individualno hranjenje celovitosti podatkov z računa, skladnosti podatkov na
računu z zakonodajo, ustreznosti priloženih prilog ter roka oddaje računa.
III. 5. pošiljanje elektronskega računa s prilogami prek elektronske poti izvajalca
Naročnik pooblašča izvajalca, da bo v imenu naročnika z lastnim certifikatom podpisal oddani
elektronski račun naročnika ter račun s prilogami v elektronski ovojnici odpremil kot pošiljko
ter jo dostavil naslovniku vsakič, kadar bo naročnik operativno izvedel pošiljanje e-RAČUNA v
modulu e-RAČUN na portalu E-poslovalnica.
IV. Medsebojne pravice in obveznosti
Obveznosti izvajalca:
 identifikacija izdajatelja e-RAČUNA, naročnika pri vstopu na portal E-poslovalnica,





prejete e-RAČUNE prevzame v svoj sistem in jih posreduje prejemnikom najkasneje v
roku treh delovnih dni od prejema,
zavrne e-RAČUNE, ki niso ustrezni oz. njihovo posredovanje ni možno, v skladu s
prejšnjim odstavkom tega člena ter o tem obvesti izdajatelja e-računa najkasneje v
roku treh delovnih dni,
naročniku v modulu e-RAČUN omogoči spremljanje odpreme, prenosa in prejema
pošiljke na strani naslovnika.
E-RAČUNE da prejemniku na razpolago na dogovorjenem mestu na portalu Eposlovalnica,
prejemnikom e-računov na dogovorjenem mestu omogoči vpogled v podatke o
izdajateljih e-RAČUNA.
Delovni čas izvajalca:
 Storitev izmenjave e-RAČUNA je uporabnikom na razpolago v režimu 24/7/365.
 Podpora v primeru težav je na razpolago vsak delovnik med 8:00 in 15:00 na kontaktih
izvajalca (email: [email protected], neposreden gsm: 041 733 190, ter vsi ostali
kontakti izvajalca).
Naročnikove obveznosti:






za dostop do modula e-RAČUN je dolžan podati naročilo in skleniti dogovor,
redno pregledovanje in upoštevanje obvestil poslanih s strani izvajalca,
redno preverjanje vseh izdanih in prejetih e-računov,
na lastno odgovornost in lastne stroške zagotoviti namestitev in vzdrževanje opreme v
varnem okolju, skladno s tehničnimi zahtevami in zagotavljati varovanje pred
nepooblaščenim vstopom in dostopom do informacij, vezanih na uporabo e-RAČUNA,
naročnik je dolžan individualno zagotavljati revizijsko sled med vsebino računa in
dobavo blaga oz. storitev, s skrbnim in odgovornim varovanjem elementov dostopa do
portala zagotavljati pristnost izvora e-RAČUN, ki ga izda zakoniti zastopnik naročnika
ali njegov pooblaščenec in arhivirati stanje fakturiranja za dokazovanje celovitosti
vsebine posredovanih e-RAČUNOV,
ob vsaki spremembi povezani s prejemanjem e-računov mora obvestiti izvajalca.
Vse reklamacije v zvezi z napačnimi podatki, neprimerno vsebino ali neprejetim e-računom
naročnik in prejemnik rešujeta neposredno.
V. Odgovornost izvajalca pri izvajanju storitve izmenjave e-RAČUNA
Izvajalec naročniku in naslovniku ne odgovarja za škodo, ki bi nastala zaradi dejanj in dogodkov
zunaj njene sfere oziroma oblasti (na primer: višja sila), za onemogočen dostop do modula eRAČUN in ne prevzema odgovornosti in škode zaradi morebitne izgube ali uničenja katerih koli
podatkov imetnika računa. Hkrati naročnik storitve sam odgovarja za škodo, ki bi komurkoli,
predvsem pa njemu, nastala zaradi izgube ali uporabe uporabniškega imena ali gesla s strani
nepooblaščenih tretjih oseb. V primeru najmanjšega suma naročnika, da bi lahko zaradi
njegovih dejanj ali dejanj tretje strani prišlo do zlorabe njegove identitete, je dolžan o tem
nemudoma obvestiti izvajalca.
Naročnik izrecno priznava, da je izključena kakršnakoli oblika odškodninske ali druge
odgovornosti izvajalca zaradi škode, ki bi nastala naročniku, prejemniku in/ali tretjim osebam
zaradi nedelovanja modula e-RAČUN oz. storitve izmenjave e-RAČUNOV oz. računalniškega
sistema kot celote in se v naprej odpoveduje zahtevkom iz tega naslova.
Izvajalec ne odgovarja za delovanje in dostavo e-RAČUNOV preko ostalih ponudnikov e-poti,
tehnične opreme in zagotavljanja dostopnosti do dostavljenih e-RAČUNOV prejemnikov oz.
izdajateljev ter naročnika.
VI. Nadomestila pri storitvi izmenjave e-RAČUNA
Izvajalec bo na podlagi poslovnih storitev, ki jih bo za naročnika opravil na podlagi dogovora
ali naročila slednjemu izstavil račun v skladu s Splošnimi pogoji Agencije M servis d.o.o. in
Splošnimi pogoji pri opravljanju storitve izmenjave e-RAČUNOV.
Sestavni del splošnih pogojev je tudi Cenik storitev Agencije M servis d.o.o. in Cenik storitve
izmenjave e-RAČUNOV Agencije M servis d.o.o.
Vsakokrat veljavni splošni pogoji so objavljeni:
- na spletni strani http://www.mservis.si/o-druzbi/splosni-pogoji ,
- v vseh poslovalnicah izvajalca, ki se nahajajo na ozemlju Republike Slovenije.
Izvajalec bo za naročnike (ne glede na Cenik storitev izmenjave e-RAČUNOV), za katere
opravlja dejavnost posredovanja občasnih in začasnih del, v primeru, da se primarna
zakonodaja veljavna na dan 12.12.2014 ne spremeni, opravljal storitve izmenjave e-RAČUNOV
do 31.12.2015 brezplačno.
Naročnik je dolžan izvajalcu račun plačati v roku, določenem v dogovoru oz. v primeru, da
dogovor ni sklenjen in se storitev izvaja na podlagi naročila v 8-ih dni od njegove izstavitve.
VII. Prenehanje uporabe storitve izmenjave e-RAČUNA
Vsaka stranka, podpisnica dogovora lahko dogovor odpove skladno z določili dogovora s 30dnevnim odpovednim rokom. Enako velja za naročnike, ki dogovora niso sklenili. Odpoved
dogovora mora biti drugi stranki dogovora poslana s priporočeno poštno pošiljko. V kolikor
naročnik odpove ta dogovor zaradi spremembe splošnih pogojev, prične teči rok za odpoved
tega dogovora z dnem, ko je izvajalec naročnika o spremembi splošnih pogojev obvestil z
obvestilom na spletni strani http://www.mservis.si/o-druzbi/splosni-pogoji. Izvajalec lahko
enostransko odpove ta dogovor brez odpovednega roka, če ugotovi, da je naročnik ravnal v
nasprotju z določili tega dogovora, če oceni, da gre za zlorabo storitev izvajalca, zlasti pa, če
naročnik izvajalcu svojih obveznosti ne poravna v roku 60-ih dni od zapadlosti obveznosti v
plačilo. Izvajalec lahko prav tako enostransko odpove ta dogovor brez odpovednega roka v
kolikor je prekinjena pogodba o izmenjavi e-RAČUNOV z Upravo Republike Slovenije za javna
plačila.
VIII. Končne določbe
Naročnik sprejema, da za te splošne pogoje velja pravo Republike Slovenije in da za reševanje
morebitnih sporov, ki bi nastali v zvezi s temi splošnimi pogoji, odloča sodišče, ki je pristojno
po sedežu izvajalca.
Te »Splošne pogoje pri opravljanju storitve izmenjave e-RAČUNOV« je sprejela uprava družbe
Agencija M servis d.o.o. dne 12. 12. 2014 in veljajo od dne 16.12. 2014 dalje.
Ti splošni pogoji so objavljeni:
- na spletnem naslovu http://www.mservis.si/o-druzbi/splosni-pogoji,
- v vseh poslovalnicah izvajalca, ki se nahajajo na ozemlju Republike Slovenije.
V Kranju, dne 12. 12. 2014
Agencija M servis d.o.o.
Matjaž Minatti, predsednik uprave