Kundecase:
Oticon
Oticon sagde farvel til rutineopgaver med et
automatiseret fakturaflow
”Basware Invoice Automation supplerer Oticons kærneværdier rigtig godt
og bidrager til en bedre arbejdsplads for virksomhedens medarbejdere,”
Johnny Roslind, Cash Manager, Oticon
Da Oticon begyndte at lede efter en løsning i
2006, der kunne forbedre deres fakturabehandling, havde de allerede udarbejdet en lang
liste over de ønsker og krav, som den fremtidige
løsning skulle dække over.
Matching har Oticon opbygget en struktur, hvor
alle fakturaer bliver betalt til tiden, leverandørerne bliver kontaktet proaktivt og man
har endda opnået rabatter ved tidlige betalinger.
Udover de typiske problemstillinger indenfor
fakturahåndtering såsom: mistede fakturaer
eller manglende rabatter man kunne opnå ved
en hurtig betaling, var Oticons krav til den
udvalgte løsning, at den skulle bidrage til jobtilfredshed og kunne skabe en bedre arbejdsplads for virksomhedens medarbejdere.
Alle indkøbsordre bliver meget effektivt dirigeret gennem Basware Invoice Processing,
hvor man også har mulighed for at involvere
nøglepersoner, hvis nødvendigt. Måden, som
ingeniørerne og ledererne har taget imod
Baswares løsning, var både hurtig og smertefri.
De samme nøglepersoner har nu fået en bedre
forståelse for budgetter, omkosningsteder og
kontering, Med Basware Contract Matching
bliver Oticons gentagende fakturaer, såsom
telefonregninger og regninger for firmaets
biler, behandles automatisk. Basware Contract
Matching giver mulighed for at godkende en
kontrakt én gang, derefter vil fakturaer blive
matchet med kontrakten og en forudgodkendt
betalingsplan og sendt automatisk til betaling.
Et af hovedmålene på projektet var at involvere
ingeniører, ledere og andet personale som ikke
nødvendigvis har tilknytning til økonomifunktionen i processer for fakturahåndtering.
Takket Basware blev budgetter, posteringer og
faktura-workflow meget mere overskuelige.
Oticon lægger vægt på, at det fysiske arbejdsmiljø er ergonomisk, inspirerende og
social dynamisk. I ånden af Oticons motto
'People first' ønskede man at vælge en løsning
der var både intuitiv, proaktiv og fleksibel.
“Reaktionen på Baswares Invoice Automation
var meget gunstig”, siger Johnny Roslind, Cash
Manager for Oticon HQ.
Nemme implementeringstrin
Oticon har været på udkig efter en end-to-end
Purchase-to-Pay løsning og har faktisk været
på udkig i de sidste 5 år. Oticon mente, at det
var bedre at vente på den rette løsning, end
starte et projekt der måske kunne opfylde 90%
at deres kravspecifikationer. Den endelige
beslutning for implemenetering af Basware
Enterprise Purchase to Pay suite er blevet
taget, fordi dybden af løsningen matchede
Oticons langsigtede IT strategi godt. Ingen
andre leverandører kunne demonstrere en så
stærk og fleksibel Purchase-to-Pay løsning.
Kort tid efter implementeringen af Basware
Invoice Processing og Basware Contract
Når Basware Purchase Management kommer
op og køre, vil Basware Order Matching bidrage
til yderligere automatisering af hele Purchaseto-Pay workflowet. Hvis man kombinerer det
med Oticons ambitioner om at øge antallet af
e-fakturaer, i første omgang fra 20 % til 50 %
og slutresultat op til 85 %, er en suveræn
Faktura Automatisering ikke kun realistisk men
også tæt ved hånden.
Fuld Purchase-to-Pay roll-out
”
Det afgørende for at implementere
Invoice Automation var, at definere
roller og ansvarsområder. Indenfor
samme projekt har vi også implementeret
Basware Purchase Management, men vi
vil afvente med at tage det i brug, til vi er
færdig med at have alle bagvedliggende
processer på plads”,
fortæller Johnny Roslind.
Kunde
Navn
Oticon
Placering
Hele verden
Udfordringen
Give kontrol til processerne fra indkøb til
betaling
Give værktøjer til APmedarbejderne som
varetager fakturaer
Øge job tilfredsheden i et
typisk rutine job
Business facts
EUR 700 millioner i omsætning
Til stede i over 100 lande
3800 nøgle leverandører
50 % af fakturaer relaterer til indkøbsordre med
et mål om at forhøje det
til 100 %
Over 480 brugere af
Basware Invoice
Processing
Fordele
AP har ændret sig og er
nu meget mere dynamisk
Centret får årligt mere
end 100.000 leverandørfakturaer
Mulighed for at sikre
udgiftsbesparelser
gennem tidlige betalingsrabatter og ingen udgift i
forbindelse med for sen
betaling
Ikke flere mistede
fakturaer og når der er et
problem så bliver den
rigtige person notificeret
Faktisk er Oticon et udmærket eksempel på,
hvordan en virksomhed smart kan implementere hele Basware Enterprise Purchase-toPay produktsuite. Med de første moduler,
Basware Invoice Processing og Contract
Matching, har Oticon fået en robust start.
I den første fase bliver Basware Purchase
Management brugt til at håndetere ICT indkøb.
Det næste skridt bliver, at kontakte leverandørerne og foreslå et samarbejde omkring
eksterne punch-out kataloger. Katalogbaseret
indkøb vil fremme indkøbsprocesserne og vil
samtidtig strømline virksomhedens produktion.
Oticon mener, at størstedelen af sine leve
randører, totalt 3800, har mulighed for at
levere online indkøb. Det betyder, at mængden
af fakturaer vil relatere til indkøbsordrer.
Oticon er ikke færdige endnu, de har taget
beslutningen om at starte med at bruge
Basware Travel & Expense Management, som
strømliner rejseafregningsprocessen.
”
Vores udgangspunkt har været ’people
first’, dette er tydeligt når man ser på
vores vision, mission og målsætning.
Basware Enterprise Purchase to Pay suite
af applikationer blev valgt til dels fordi
den er i tråd med vores løfte. Selvom om
vejen fremme sandsynligvis byder på
udfordringer, er vi sikre på ,at resultatet
vil tale for sig selv og sikre et klart afkast
af vores investering af ressourcer”,
konkluderer Johnny Roslind.
Oticon tror på, at kombinationen af flest efakturaer baseret mest på kontrakter eller
indkøbsordrer vil levere en meget høj matchrate.
Oticon er verdens ældste fabrikant af høreapparater. Oticon blev stiftet i 1904 af Hans Demant.
Hans søn, William Demant, oprettede Oticon Foundation. Oticon Foundation er den største
aktionær i Oticon, og ’’The Foundation’’ er forpligtet gennem sin status til at støtte de behov,
som mennesker med nedsat hørelse har. Oticons mål er at hjælpe mennesker med nedsat
hørelse til at opfylde deres potentiale og leve det liv de har valgt med den hørelse de har.
www.oticon.com
Basware er den globale leder inden for levering af purchase-to-pay og e-faktureringsløsninger. Vi hjælper
virksomheder med at frigøre værdi i hele organisationen, ved at forenkle og effektivisere de vigtigste finansielle processer. Vores Basware Commerce Network muliggør enkelt samarbejde mellem købere og leverandører af enhver størrelse. Med Basware kan virksomheder introducere helt nye måder at købe og sælge
på, for at opnå betydelige besparelser og øge pengestrømmen. Find ud af hvordan Basware hjælper med at
sætte penge i bevægelse og lade handel strømme på: www.basware.dk
www.basware.dk
© Copyright 2011
https://twitter.com/basware • www.facebook.com/BaswareCorporation • www.linkedin.com/company/basware
Basware A/S | Generatorvej 8D, 2 sal |DK - 2730 Herlev, Danmark | Tlf. +45 70 22 99 55| [email protected]
Basware Corporation