Hent - Basware
Kundecase: Falck Automatisering af 'fra indkøb til betalings' processerne giver fleksibilitet og effektivitet for Falck Automatisering af 'fra indkøb til betalings' cyklussen gav klare omkostningsbesparelser allerede i det første år. Det har reduceret procestiden for fakturaer, lettet de administrative byrder og sikrer nu større kontrol. Da topledere i Falcks koncernindkøb og finansafdelinger i Danmark startede på en rejse for at automatisere virksomhedens indkøbs- og fakturatrafik, ønskede de et koncernsystem der ville tilføre merværdi til de virksomheder de understøtter. Med fire forskellige service afdelinger — Assistance, Emergency, Healthcare og Training — er Falck et kompleks netværk af spredte virksomheder, hver med deres egen unikke arbejdsmodel. Automatisering af 'fra indkøb til betalings' processen var designet til at levere en række fordele. Såvel som forbedret central synlighed, kontrol og prognoser i økonomiafdelingen, ville automatiseringen lette de administrative byrder for individuelle forretningsenheder. Samtidig tog Falck en skridt-forskridt tilgang til implementeringen som gjorde det muligt for Falck at sikre bedre overholdelse og styrke forhanlingspositionen i koncernens indkøbsafdeling. Derudover ville en automatisering af fakturaindsamling og processering sætte en stopper for den tidskrævende og fejlbehæftede manuelle håndtering af papirbaserede fakturaer mellem selskabets kreditorafdelinger og mere end 150 spredte operationelle lokationer. Systemintegration var anset for at være en nøglefaktor i opfyldelsen af selskabets konsolideringsvision. Betina Rehné Mathiesen, Head of Shared Business IT Solutions, forklarer: “ Vi ønskede at oprette et gruppesystem som betød at finde en software løsning som tilbød fuld integrationsmulighed med SAP, C5, Navision, Agresso og andre ERP systemer. Da hver enhed har deres eget unikke ERP miljø. At løse dette problem var kritisk.” Basware leverer mod ethvert behov Falck gennemgik flere muligheder og det stod snart klart at Basware opfyldte alle krav. “ Basware opfyldte alle vores kriterier - en lav risiko, standardiseret og åben software der tilbød imponerende integrations muligheder,” siger Betina Rehné Mathiesen. “Funktionalitet, brugervenlighed og evne til at indføre flere lokationer og sprog stod også højt på vores ønskeliste og Basware leverede op imod alle ønsker og behov.” Kunde Navn Falck Sektor Assistance, Emergency, Healthcare og Training Placering Danmark Udfordringen Flere kreditorfunktioner som arbejder for 150 forretningsenheder Omfattende og fejlbehæftet manuel proces på tværs af spredte lokationer Behov for fleksibilitet for at støtte centrale og lokale indkøbsbehov Integration med flere ERP systemer, inklusiv Navision, SAP, C5 og Agresso Rejsen Fase 1: Reducere omkostningerne og øge produktiviteten med faktura automatisering Ved at automatisere 'fra indkøb til betalings' processerne har Falck reduceret deres faktura cyklus tider med mere end 50 % og oplever forbedret effektivitet. Fase 2: Støtte en dynamisk virksomhed gennem best practise fra indkøb til betaling Dokumenteret succes og problemfri integration med forskellige interne systemer gør det muligt for Business IT Solutions Group at anbefale fremtidige Basware roll-outs til Falck koncernens selskaber over hele verden. I øjeblikket understøtter et Shared Service Center Falck Denmark og Falck Healthcare virksomhederne i Danmark ved hjælp af Baswares faktura automatiseringsløsning. Falck Training i Norge har også for nyligt indført Baswares Invoice Automation og har planer om en roll-out af Basware Purchase Management i nær fremtid. Desuden bruger Falck Danmark Basware Purchase Management til at kontrollere indkøb på tværs af Assistance og Emergency enhederne. “ Nu kan jeg straks give leverandørerne en update. Tidligere tog det timer at spore denne information. Hvad mere er, de ringer betydeligt mindre i dag, da vores fakturaer bliver betalt til tiden,” forklarer Pia Knørr, afdelingssekretær i Group IT. Arbejdet med Basware har ændret den måde som Pia Knørr, afdelingssekretær i Group IT, håndterer leverandørfakturaer på. “Hver dag opdaterer systemet dig på status af fakturaer og giver besked på udestående opgaver," siger hun. "Du kan endda overføre fakturaer til en kollega for at sikre de bliver processeret hvis du ikke er på kontoret." “Det betyder ikke noget, hvor han er i verden. Jeg kan overføre fakturaen til ham indenfor sekunder." Skiftet til Basware er blevet varmt modtaget af Falcks 850 slutbrugere. “Det har ændret den måde vi arbejder på,” konkluderer Pia Knørr. Ved at eliminere overførslen af papirfakturaer imellem kontorerne betyder at ingen går tabt mere, og Pia har fuld synlighed over en fakturas vej igennem systemet. Det hele er med til at gøre det lettere at holde leverandørerne informeret. Matche fakturaer mod kontrakter og betalingsplaner for at automatisere workflowet endnu mere, og forbedre nøjagtigheden og levere større effektivitet i afdelingerne. Fase 4: Synlighed over indkøbet og overholdelse gennem spend management Reduktion af de administrative byrder At få fakturaer til sin chef for godkendelse har aldrig været lettere for Pia. Fase 3: Udvidelse af nøjagtighed gennem matching Betina Rehné Mathiesen, Head of Shared Business IT Solutions, Falck “ Selvom vi er geografisk langt fra hinanden, så er alle i proceskæden kun et klik væk. Intet går tabt, alt kan spores, og fakturaer kan nemt routes til den korrekte person for lokal godkendelse," konkluderer Betina Rehné Mathiesen. Næste fase af Basware implementeringen vil give synlighed over hele koncernens indkøbs-aktiviteter, forbedre kritiske leverandørrelationer, øge Central Indkøbs evner i forhandlingssituationer og udstyre virksomheden til effektivt at kunne håndtere komplekse overensstemmelseskrav. Basware løsning Basware Invoice Automation Basware Purchase Management Basware any ERP middleware Forbedret finans kontrol og compliance som den strategiske fører Med Basware opnåede Falcks forretningsenheder og finansafdelinger den compliance og service de har ønsket. “Engagementet fra ledelsen gennem implementeringsfasen var fantastisk. Selvom vi brugte meget tid i dialogfasen på at sætte fokus på funktionalitet og de blandede IT miljøer, blev der vist fleksibilitet fra begge sider, og vi endte med det resultat vi ønskede,” siger Betina Rehné Mathiesen. Udover en bredere udrulning af Basware Purchase Management på tværs af forretningsenhederne, har Falck også planer om at udvide procesoptimeringen for at sikre at fakturaer svarer til godkendte indkøb, kontrakter og betalingsplaner, før de bliver overført til betaling. Ved at tage dette næste skridt hen mod en fuld 'fra indkøb til betalings' automatisering og yderligere strømline både indkøbs- og finansprocesserne, sikrer Falck større effektivitet i hele virksomheden. “ Funktionalitet, brugervenlighed og evnen til at integrere flere lokationer og sprog stod højt på vores ønskeliste, og Basware opfyldte alle ønsker.” Betina Rehné Mathiesen, Head of Shared Business IT Solutions hos Falck A/S Falck er en Skandinavisk baseret virksomhed med forretningsaktiviteter i de fleste områder af Europa og på 5 kontinenter. Falck består af 4 forskellige forretningsområder, Assistance, Emergency, Healthcare og Training. Falcks aktiviteter er rettet mod at forebygge ulykker og sygdom; yde bistand i nødsituationer og ulykker og hjælpe folk videre med deres liv efter sygdom eller ulykke. www.falck.com Basware er førende global leverandør af softwareløsninger til styring af økonomiske processer. Løsningerne bruges af mere end 1.000.000 brugere i over 60 lande og Baswares Open Network for efakturering og indkøb forbinder i dag mere end 320.000 virksomheder globalt. Basware leverer løsninger, der reducerer omkostninger ifm. indkøb og betaling af varer og services og samtidig skaber fuld gennemsigtighed og kontrol med processerne ved at automatisere dem. Løsningerne kan både implementeres lokalt i virksomheden eller som en cloud baseret SaaS løsning, og sælges i Europa, USA og Asien via egne kontorer eller partnere. Basware blev grundlagt i 1985 og er noteret på Børsen i Helsinki. Se mere på www.basware.dk Basware A/S | Generatorvej 8D, 2 sal |DK - 2730 Herlev, Danmark | Tlf. +45 70 22 99 55| [email protected] www.basware.dk © Copyright 2011 Basware Corporation www.basware.dk © Copyright 2011 Basware Corporation Basware A/S Generatorvej 8D, 2 sal DK - 2730 Herlev, Danmark Tlf. +45 70 22 99 55 [email protected]
© Copyright 2024