Kundecase:
Falck
Automatisering af 'fra indkøb til betalings' processerne
giver fleksibilitet og effektivitet for Falck
Automatisering af 'fra indkøb til betalings' cyklussen gav klare omkostningsbesparelser allerede i det første år. Det har reduceret procestiden for
fakturaer, lettet de administrative byrder og sikrer nu større kontrol.
Da topledere i Falcks koncernindkøb og finansafdelinger i Danmark startede på en rejse for
at automatisere virksomhedens indkøbs- og
fakturatrafik, ønskede de et koncernsystem
der ville tilføre merværdi til de virksomheder
de understøtter.
Med fire forskellige service afdelinger — Assistance, Emergency, Healthcare og Training — er
Falck et kompleks netværk af spredte virksomheder, hver med deres egen unikke arbejdsmodel. Automatisering af 'fra indkøb til
betalings' processen var designet til at levere
en række fordele. Såvel som forbedret central
synlighed, kontrol og prognoser i økonomiafdelingen, ville automatiseringen lette de administrative byrder for individuelle forretningsenheder. Samtidig tog Falck en skridt-forskridt tilgang til implementeringen som gjorde
det muligt for Falck at sikre bedre overholdelse
og styrke forhanlingspositionen i koncernens
indkøbsafdeling.
Derudover ville en automatisering af fakturaindsamling og processering sætte en stopper
for den tidskrævende og fejlbehæftede manuelle håndtering af papirbaserede fakturaer
mellem selskabets kreditorafdelinger og mere
end 150 spredte operationelle lokationer.
Systemintegration var anset for at være en
nøglefaktor i opfyldelsen af selskabets konsolideringsvision. Betina Rehné Mathiesen, Head
of Shared Business IT Solutions, forklarer:
“
Vi ønskede at oprette et gruppesystem som betød at finde en
software løsning som tilbød fuld integrationsmulighed med SAP, C5, Navision,
Agresso og andre ERP systemer. Da hver
enhed har deres eget unikke ERP miljø. At
løse dette problem var kritisk.”
Basware leverer mod ethvert
behov
Falck gennemgik flere muligheder og det stod
snart klart at Basware opfyldte alle krav.
“
Basware opfyldte alle vores kriterier
- en lav risiko, standardiseret og åben
software der tilbød imponerende integrations muligheder,”
siger Betina Rehné Mathiesen.
“Funktionalitet, brugervenlighed og evne til at
indføre flere lokationer og sprog stod også højt
på vores ønskeliste og Basware leverede op
imod alle ønsker og behov.”
Kunde
Navn
Falck
Sektor
Assistance, Emergency,
Healthcare og Training
Placering
Danmark
Udfordringen
Flere kreditorfunktioner som
arbejder for 150 forretningsenheder
Omfattende og fejlbehæftet
manuel proces på tværs af
spredte lokationer
Behov for fleksibilitet for at
støtte centrale og lokale
indkøbsbehov
Integration med flere ERP
systemer, inklusiv Navision,
SAP, C5 og Agresso
Rejsen
Fase 1: Reducere omkostningerne og øge produktiviteten med faktura
automatisering
Ved at automatisere 'fra indkøb til betalings' processerne
har Falck reduceret deres
faktura cyklus tider med
mere end 50 % og oplever
forbedret effektivitet.
Fase 2: Støtte en
dynamisk virksomhed
gennem best practise fra
indkøb til betaling
Dokumenteret succes og
problemfri integration med
forskellige interne systemer
gør det muligt for Business
IT Solutions Group at
anbefale fremtidige Basware
roll-outs til Falck koncernens
selskaber over hele verden.
I øjeblikket understøtter et Shared Service
Center Falck Denmark og Falck Healthcare
virksomhederne i Danmark ved hjælp af Baswares faktura automatiseringsløsning. Falck
Training i Norge har også for nyligt indført
Baswares Invoice Automation og har planer om
en roll-out af Basware Purchase Management
i nær fremtid. Desuden bruger Falck Danmark
Basware Purchase Management til at kontrollere indkøb på tværs af Assistance og
Emergency enhederne.
“
Nu kan jeg straks give leverandørerne
en update. Tidligere tog det timer at
spore denne information.
Hvad mere er, de ringer betydeligt mindre
i dag, da vores fakturaer bliver betalt til
tiden,”
forklarer Pia Knørr, afdelingssekretær i
Group IT.
Arbejdet med Basware har ændret den måde
som Pia Knørr, afdelingssekretær i Group IT,
håndterer leverandørfakturaer på. “Hver dag
opdaterer systemet dig på status af fakturaer
og giver besked på udestående opgaver," siger
hun. "Du kan endda overføre fakturaer til en
kollega for at sikre de bliver processeret hvis
du ikke er på kontoret."
“Det betyder ikke noget, hvor han er i verden.
Jeg kan overføre fakturaen til ham indenfor
sekunder."
Skiftet til Basware er blevet varmt modtaget af
Falcks 850 slutbrugere. “Det har ændret den
måde vi arbejder på,” konkluderer Pia Knørr.
Ved at eliminere overførslen af papirfakturaer
imellem kontorerne betyder at ingen går tabt
mere, og Pia har fuld synlighed over en fakturas
vej igennem systemet. Det hele er med til at
gøre det lettere at holde leverandørerne
informeret.
Matche fakturaer mod
kontrakter og betalingsplaner for at automatisere workflowet endnu mere, og
forbedre nøjagtigheden og
levere større effektivitet i
afdelingerne.
Fase 4: Synlighed over
indkøbet og overholdelse
gennem spend management
Reduktion af de administrative
byrder
At få fakturaer til sin chef for godkendelse har
aldrig været lettere for Pia.
Fase 3: Udvidelse af
nøjagtighed gennem
matching
Betina Rehné Mathiesen,
Head of Shared Business IT Solutions, Falck
“
Selvom vi er geografisk langt fra
hinanden, så er alle i proceskæden kun
et klik væk. Intet går tabt, alt kan spores,
og fakturaer kan nemt routes til den
korrekte person for lokal godkendelse,"
konkluderer Betina Rehné Mathiesen.
Næste fase af Basware
implementeringen vil give
synlighed over hele koncernens indkøbs-aktiviteter,
forbedre kritiske leverandørrelationer, øge Central
Indkøbs evner i forhandlingssituationer og udstyre
virksomheden til effektivt at
kunne håndtere komplekse
overensstemmelseskrav.
Basware løsning
Basware Invoice Automation
Basware Purchase
Management
Basware any ERP
middleware
Forbedret finans kontrol og
compliance som den strategiske
fører
Med Basware opnåede Falcks forretningsenheder og finansafdelinger den compliance og
service de har ønsket.
“Engagementet fra ledelsen gennem implementeringsfasen var fantastisk. Selvom vi
brugte meget tid i dialogfasen på at sætte
fokus på funktionalitet og de blandede IT
miljøer, blev der vist fleksibilitet fra begge
sider, og vi endte med det resultat vi ønskede,”
siger Betina Rehné Mathiesen.
Udover en bredere udrulning af Basware Purchase Management på tværs af forretningsenhederne, har Falck også planer om at udvide
procesoptimeringen for at sikre at fakturaer
svarer til godkendte indkøb, kontrakter og
betalingsplaner, før de bliver overført til betaling.
Ved at tage dette næste skridt hen mod en fuld
'fra indkøb til betalings' automatisering og
yderligere strømline både indkøbs- og finansprocesserne, sikrer Falck større effektivitet i hele virksomheden.
“
Funktionalitet, brugervenlighed og
evnen til at integrere flere lokationer
og sprog stod højt på vores ønskeliste, og
Basware opfyldte alle ønsker.”
Betina Rehné Mathiesen, Head of Shared
Business IT Solutions hos Falck A/S
Falck er en Skandinavisk baseret virksomhed med forretningsaktiviteter i de fleste områder af Europa og
på 5 kontinenter. Falck består af 4 forskellige forretningsområder, Assistance, Emergency, Healthcare og
Training. Falcks aktiviteter er rettet mod at forebygge ulykker og sygdom; yde bistand i nødsituationer og
ulykker og hjælpe folk videre med deres liv efter sygdom eller ulykke.
www.falck.com
Basware er førende global leverandør af softwareløsninger til styring af økonomiske processer.
Løsningerne bruges af mere end 1.000.000 brugere i over 60 lande og Baswares Open Network for efakturering og indkøb forbinder i dag mere end 320.000 virksomheder globalt. Basware leverer løsninger,
der reducerer omkostninger ifm. indkøb og betaling af varer og services og samtidig skaber fuld gennemsigtighed og kontrol med processerne ved at automatisere dem. Løsningerne kan både implementeres lokalt
i virksomheden eller som en cloud baseret SaaS løsning, og sælges i Europa, USA og Asien via egne kontorer eller partnere. Basware blev grundlagt i 1985 og er noteret på Børsen i Helsinki.
Se mere på www.basware.dk
Basware A/S | Generatorvej 8D, 2 sal |DK - 2730 Herlev, Danmark | Tlf. +45 70 22 99 55| [email protected]
www.basware.dk
© Copyright 2011
Basware Corporation
www.basware.dk
© Copyright 2011
Basware Corporation
Basware A/S
Generatorvej 8D, 2 sal
DK - 2730 Herlev, Danmark
Tlf. +45 70 22 99 55
[email protected]