Kundecase: Tønder Gymnasium ”Besparelsen er markant, Aqoola sparer vigtig tid i bogholderiet og sikrer at vi altid har det fulde overblik. Siden vi fik Aqoola har medarbejderne godkendt fakturaer i systemet med stor tilfredshed – uden forudgående undervisning” Jakob Vittendorf, Økonomichef Digital fakturagodkendelse hos Tønder Gymnasium Hos Tønder Gymnasium modtages de fleste fakturaer elektronisk direkte i Navision Stat. Da mange fakturaer skal godkendes af lærerne, som ikke har adgang til Navision, har det hidtil været nødvendigt at printe dem og lægge dem i lærernes postkasse. Herfra kunne de tage dem med hjem, godkende og returnere dem til regnskabsafdelingen til bogføring og betaling. Derfor kunne der godt gå noget tid fra modtagelse til bogføring, lige som man ikke var uvant med rykkere eller fakturaer der blev væk. Det har Aqoola lavet om på. Når fakturaerne modtages får medarbejderen en mail og kan i sin browser se og godkende fakturaerne, afvise dem, eller sætte dem på hold. Aqoola holder styr på beløbsgrænser og fortæller når der kræves ekstra godkendelse af en overordnet medarbejder. Bogholderiet kan altid se hvor fakturaerne er henne og farvekoder gør det nemt at se forfaldsstatus. Hvis man ikke godkender rettidigt sender Aqoola en rykker-mail uden at bogholderiet behøver at gøre noget. Når fakturaerne er konteret og betingelserne for godkendelse er opfyldt bogføres de automatisk i Navision Stat. Hvis en faktura ikke opfylder betingelserne for bogføring vil den blive afvist af Navision og lagt i listen med korrektionsopgaver i Aqoola med angivelse af årsagen til afvisning. Med Aqoola har man altid fakturaerne tilgængelige, bogholderiet har fuldt overblik og systemet holder styr på at regler for godkendelse og bogføring er opfyldt. Udbytte for medarbejderne     Fakturaerne er tilgængelige med det samme Godkendelse fra browser, hvor som helst, når som helst Fakturaer bliver ikke ’væk’ Arkiverede bilag kan findes i det elektroniske arkiv Udbytte for regnskabsafdelingen     Slut med at udskrive og lægge fakturaer i postkasse Overblik over hvor fakturaerne er henne Ingen intern rykning Rettidig betaling Løsningen er implementeret af EG, som har mangeårig erfaring med Navision Stat og speciale i effektivisering af de administrative rutiner i selvejende institutioner. EG har stået for koordinering med KMD i forbindelse med omlægning af fakturamodtagelse. www.eg.dk AQOOLA A/S TUBORG BOULEVARD 12 DK-2900 HELLERUP WWW.AQOOLA.COM