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CENTRO BANAMEX
SALA “A”
CIUDAD DE MÉXICO
MANUAL DE INFORMACIÓN
Y
SERVICIOS AL EXPOSITOR
Organizado por:
Estimado Expositor:
Bienvenido a Mexico WindPower 2014 que se llevará a cabo los días 26 y 27 de Febrero del 2014 en
las instalaciones de la sala “A” del CENTRO BANAMEX de la Ciudad de México.
Estamos seguros que su participación en este evento es de gran importancia para usted, por lo que le
solicitamos leer detenidamente el Manual de Información y Servicios al Expositor, en donde podrá
encontrar todo lo relacionado al evento, incluyendo el horario de montaje, el reglamento, la relación de
proveedores exclusivos y recomendados, las formas que se deben enviar para la contratación de
servicios; así como toda la información que consideramos importante para que puedan tener una
excelente experiencia y participación en esta exposición.
¿Quién debe leer el manual?
1. El personal que administra los preparativos para su participación.
2. El personal que atenderá el stand durante el evento.
3. La empresa de diseño de su stand.
No olvide leer detenidamente el Reglamento, así como el horario de montaje y desmontaje, la relación
de los diferentes proveedores y las fechas límite para enviar cada forma. Le recomendamos conservar
una copia de todas las transacciones que realice en esta carpeta y traerlas con usted al evento, para
que en caso de duda, los consulte y evite gastos innecesarios. Le recomendamos verificar el tipo de
contratación de su stand (espacio en paquete o espacio vacío).
¿QUÉ INCLUYEN LOS STANDS EN PAQUETE COMPLETO?
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Les recordamos que los stands en paquete completo incluyen, por cada 9m2:
‰ Tres paredes laterales, excepto en las esquinas.
‰ Antepecho/friso con el nombre de la empresa.
‰ Alfombra color gris.
‰ Un escritorio (0.60 x 1.20 x 0.74).
‰ Dos sillas.
‰ Un cesto de basura.
‰ Contacto Doble Monofásico de 1,000 W 110V 10 A.
‰ Iluminación del stand.
Los expositores deben enviar la Forma No. 13 para indicar el nombre que desean que se ponga en el
rótulo del stand.
Si desean otros servicios además de los ya incluidos, deberán solicitarlo y enviar la forma al contratista
correspondiente.
¿QUÉ INCLUYE EL ESPACIO VACÍO?
Se les recuerda a las empresas que contrataron espacio vacío que no incluye ningún servicio como
alfombra, antepecho ni energía eléctrica, únicamente es el espacio contratado en piso de exposición. Por
lo tanto, deberán contratar la energía eléctrica (Forma 15), además de cualquier otro servicio que requieran
dentro del stand.
Ponga especial atención al reglamento y disposiciones. En esta sección encontrará los lineamientos a
seguir para el diseño de su stand. Si tiene alguna duda, comuníquese con nosotros antes de construir su
stand.
Es importante que entregue una copia del reglamento y disposiciones generales a todo el personal
de su empresa que participará en el evento, así como a sus contratistas para asegurar que todos
conocen los lineamientos a seguir dentro de Mexico WindPower 2014.
Si surge alguna duda que no ha podido resolver con el Contratista, comuníquese con el Departamento de
Operaciones de E.J. Krause de México con Ada Castillo al teléfono +52 (55) 1087-1650 Ext. 1128,
e-mail: [email protected], o con Lic. Eduardo Rodríguez Ext. 1128, e-mail: [email protected]
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Para mayor información, comuníquese con:
Angélica Rodríguez Dufau.
Directora de evento.
Teléfono: +52 (55) 1087-1650 Ext. 1159.
Correo Electrónico: [email protected]
Agradecemos su participación y esperamos poder hacer de su participación en Mexico WindPower 2014 la
más exitosa.
Atentamente,
Lic. Eduardo Rodríguez
Director de Operaciones
E.J. Krause de México
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INDICE
Sección 1
INFORMACIÓN GENERAL
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
1.14
1.15
1.16
1.17
1.18
1.19
1.20
1.21
1.22
1.23
1.24
Horarios – Comité Organizador / Mesa de Servicios
Horario de Montaje
Horario de Entrega de Gafetes de Expositor
Horario de Exposición
Horario de Inauguración
Horario de Acceso a Expositores
Horario de Cierre
Horario de Desmontaje
Personal Clave
Contratistas Oficiales - Exclusivos
Transportistas de Carga y Agentes Aduanales – NO EXCLUSIVOS
Proveedores Recomendados - No Exclusivos
Ubicación del Recinto
Especificaciones del Salón de Exposición
Colganteo
Cintas para Adherir la alfombra
Andén de Carga
Estacionamiento
Servicio de Taxis
Aviso de Migración
Alojamiento en México
Instrucciones de Embarque
Registro del Personal del Expositor (Gafetes)
Guía para Programar su Presupuesto para Exposiciones
Sección 2
INFORMACIÓN ÚTIL
2.1
2.2
2.3
Reglamento de Seguridad
Servicio de Seguridad Perimetral
Acarreo y Manejo de Materiales
Sección 3
REGLAMENTO Y DISPOSICIONES
3.1
Montaje Correcto del Stand
A) Definición de Stands
B) Paquete Completo
C) Espacios Vacíos
D) Bocetos / Planos
E) Torres
3.2 Suministro Eléctrico
3.3 Aire Comprimido, Agua y Drenaje
3.4 Demostraciones y Unidades en Funcionamiento
3.5 Sistemas de Sonido
3.6 Rifas y Juegos de Azar
3.7 Fotografías
3.8 Seguro y Responsabilidad ante terceros
3.9 Responsabilidad laboral
3.10 Precauciones contra Incendio
3.11 Limpieza del stand
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3.12
Daños
Sección 4
PROMOCIÓN Y SERVICIOS GENERALES
4.1
4.2
4.3
Directorio de expositores
Promoción y Relaciones Públicas
Invitaciones Electrónicas
Sección 5
FORMAS PARA SOLICITUD DE SERVICIOS
Forma 1
Forma 1-A
Forma 2
Forma 3
Forma 4
Forma 4-A
Forma 5
Forma 6
Registro en el Directorio de Expositores
Tarifas Publicitarias Directorio de Expositores
Invitaciones Profesionales.
Registro de Expositores (Gafetes)
Pre-registro de Visitantes
Empresa de Montaje del Stand
Servicio de Lectoras
Edecanes / Intérpretes
Forma 7
Forma 8
Forma 9
Forma 11
Forma 11-B
Forma 12
Forma 13
Forma 14
Forma 15
Forma 16
Forma 16-A
Forma 17
Forma 18
Forma 19
Forma 20
Forma 21
Forma 22
Forma 23
Forma 24
Forma 24-A
Forma 25
Forma 26
Relaciones Públicas / Comunicados de Prensa
Sala para Conferencias de Prensa
Renta de salones para eventos especiales.
Servicio de Acceso a Internet
Solicitud para Servicio Telefónico.
Pago Tarjeta de Crédito.
Rótulo Institucional / Antepecho / Friso del Stand.
Renta de Mobiliario
Servicio Eléctrico.
Solicitud de Servicio de Agua y Drenaje.
Solicitud de Aire Comprimido
Limpieza en Stand
Stands Pre-Diseñados
Solicitud de Colgantes.
Equipo Audiovisual y de Cómputo
Solicitud de Seguridad.
Servicio de Mano de Obra para Montaje de Stands.
Acarreo y Servicios Adicionales.
Servicio de Alimentos y Bebidas.
Cupones de Fast Food.
Reservación Hotelera.
Cuestionario de Seguros para Expositores
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SECCIÓN 1 – INFORMACIÓN GENERAL
IMPORTANTE: La seguridad proporcionada por el Organizador es GENERAL PARA LA EXHIBICIÓN,
y se lleva a cabo las 24 horas de día, a partir de las 08:00 horas del primer día de montaje y hasta las
10:00 horas del último día de desmontaje. El Organizador no se hace responsable de ninguna pérdida
o desperfecto ocasionado durante la exhibición. Le recomendamos que si desea contar con seguridad
y personal de seguridad específico para su stand, lo contrate llenando y enviando la FORMA 21 al
Contratista General.
1.1
HORARIOS – COMITÉ ORGANIZADOR / MESA DE SERVICIOS
ƒ
Lunes 24 y martes 25 de febrero
08:00 – 22:00 horas
Miércoles 26 de febrero
08:00 – 20:00 horas
Jueves 27 de febrero
12:00 – 20:00 horas
Viernes 28 de febrero
08:00 – 10:00 horas
El Comité Organizador y La Mesa de Servicios se encuentran en el piso de exposición en
donde podrá encontrar a los siguientes proveedores:
GRUPO SCH
Contratista General
Servicio De Acarreo/Servicio Logística
Transportistas oficiales
Edecanes e intérpretes
Lectoras/lectores
Líneas telefónicas e internet
Kuehne + Nagel Expo + Event Logistics
Kuehne + Nagel Expo + Event Logistics
CODEVEN
ACOB
CENTRO BANAMEX
ƒ
1.2
La OFICINA DE ATENCIÓN DE SERVICIOS ADICIONALES de Centro Banamex para los
servicios de iluminación y conexiones, telefonía, internet, agua y drenaje, aire comprimido,
limpieza, colganteo y alimentos y bebidas, se encuentra en el nivel “Palacios de la Canal”
entre el 5 y 6.
HORARIO DE MONTAJE
TIPO DE ESPACIO:
Lunes
Febrero 24
Martes
Febrero 25
Seguridad General.
24 hrs.
Servicio Médico (1)
24 hrs.
Entrada de stands en
espacio vacío
Entrada de stands en
paquete completo o
modulares
del lunes 24 de febrero a partir de las 14:00 hrs y hasta las 22:00 hrs
el martes 25 de febrero a partir de las 08:00 y hasta las 22:00 hrs
a partir de las 08:00 hrs y hasta
las 22:00 hrs del martes 25 de
febrero.
Es imprescindible que tome en cuenta estos horarios, y sobre todo los haga del conocimiento de
su contratista, para evitar retrasos en el montaje de su stand.
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Las personas que deseen trabajar después de estos horarios, lo deberán comunicar al Comité
Organizador antes de las 18:00 horas, para proceder con el pago de la tarifa de tiempo extra y, obtener la
autorización del Centro Banamex. Las tarifas son las siguientes:
Stands de 9 a 36m2
US$ 5.95 por m2 / hora
Stands de 37 a 54 m2
US$ 4.25 por m2 / hora
Stands de 55 a 108m2
US$ 2.97 por m2 / hora
Stands de 109 m2 o más
US$ 2.67 por m2 / hora
Nota: Precios más 16% de IVA. Sujetos a cambio sin previo aviso.
1.3
HORARIO DE ENTREGA DE GAFETES DE EXPOSITOR
Los expositores recibirán una liga de internet con un usuario y contraseña para solicitar sus gafetes de
expositor.
Para mayor información, comunicarse con:
Angélica Bustamante
[email protected]
Tel. (52) (55) 1087-1650 Ext. 1138.
Martes 25 de febrero
Miércoles 26 de febrero
Jueves 27 de febrero
10:00 – 19:00 Hrs.
09:00 – 20:00 Hrs.
12:00 – 20:00 Hrs.
Dependiendo del espacio contratado, el número de gafetes SIN COSTO a los que tiene
derecho cada empresa, es como sigue:
Stands de 9 a 99m2 Æ 5 gafetes por los primeros 9m² y dos gafetes más por cada
9m² adicionales
De 100 a 199m2 Æ 25 gafetes
De 200m2 o más Æ 50 gafetes
Los gafetes adicionales tendrán un costo de *$100 pesos. (Aproximadamente USD $10
dólares cada uno).
*Precio incluye 16% de IVA.
IMPORTANTE:
Por razones de seguridad, el personal de mantenimiento de su stand, ya sea de la
propia empresa o del contratista, DEBERÁN portar su gafete de expositor con el
nombre de la compañía participante, y deberán vestir formalmente. NO está
permitido que el personal de mantenimiento recorra o visite la exposición; deberán
permanecer en su stand, o bien, en la parte posterior de la exposición durante las
horas del evento.
Recuerde que los expositores pueden pre-registrar a los clientes sin ningún costo.
Para ello es necesario llenar la FORMA 4, o bien, podrán registrarse en línea a
través de nuestra página web: http://www.mexicowindpower.com.mx
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Los gafetes se entregarán en el área de Registro de la Sala “A”.
1.4
HORARIO DE EXPOSICIÓN
Miércoles 26 y jueves 27 de febrero.
13:00 – 20:00 horas
1.5 HORARIO DE INAUGURACION (*)
Miércoles 26 de febrero
13:00 horas
(*) Horario sujeto a cambio
1.6 HORARIO DE ACCESO A EXPOSITORES
Los expositores tendrán acceso al la sala de exposición durante los siguientes horarios
para hacer limpieza y mantenimiento a sus stands.
1.7
Miércoles 26 de febrero
08:00 – 11:00 horas
Jueves 27 de febrero.
09:00 – 11:00 horas
CIERRE
Los expositores no podrán permanecer en el salón después de que termina la exposición
1.8
HORARIO DE DESMONTAJE
Jueves
27 de febrero
Cierre del salón de exposiciones (*)
Retiro de artículos personales y manuales
Interrupción de servicios públicos
Retiro de equipo de alquiler
Entrega de materiales de empaque
Desmontaje de stands en paquete completo
Desmontaje de decoración de stands en espacio vacío
Retiro de equipo y maquinaria
Retiro de TODO material de exposición
Viernes
28 de febrero
20:00 Hrs.
20:30-22:00 Hrs.
20:30 Hrs.
20:30 Hrs.
20:30 Hrs.
Horario corrido a partir de las 20:30 hrs.
del jueves 27 de febrero hasta las
10:00 Hrs. del viernes 28 de febrero.
00:01 - 10:00 hrs.
(*) Ningún expositor está autorizado a dejar su stand sin atender antes de las 20:00
horas del jueves 27 de febrero, ni tampoco podrá retirar sus productos del salón de
exposición antes de esa hora. Por lo tanto, le recomendamos planear sus reuniones
o viajes de acuerdo a este horario.
NOTA:
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LAS EMPRESAS EN PAQUETE COMPLETO O ESPACIO VACÍO QUE NO RETIREN
SUS MATERIALES EN EL HORARIO ESTABLECIDO, SE LEVANTARÁ UN
INVENTARIO DE ÉSTOS, INCLUYENDO SUS EQUIPOS; Y SERÁN RESGUARDADOS
POR EL CONTRATISTA DE SEGURIDAD, TENIENDO QUE PAGAR UNA
PENALIZACIÓN DE US$500.00 DÓLARES (QUINIENTOS DÓLARES 00/100 USD) POR
HORA DE RESGUARDO.
1.9
PERSONAL CLAVE
ƒ ORGANIZADORES DEL EVENTO:
E.J. Krause de México, S.A. de C.V.
Insurgentes Sur No. 664 - 4º Piso
Col. del Valle
03100 México, D.F.
Tel: (52-55) 1087-1650
Fax: (52-55) 5523-8276
www.ejkrause.com.mx
Vicepresidente para Latinoamérica
Paul St. Amour
[email protected]
Director General
José Navarro
Ext. 1158
[email protected]
Directora de Evento
Angélica Rodríguez
Ext. 1159
[email protected]
Asistente de evento
Angélica Bustamante
Ext. 1138
[email protected]
Dirección de Operaciones
Lic. Eduardo Rodríguez
Ext. 1120
[email protected]
Gerente de Operaciones
Federico centeno
Ext. 1169
[email protected]
Dirección de Conferencias
Rosario Ruiz
Ext. 1111
[email protected]
Gerente de Marketing, Publicidad y Relaciones Públicas
Arturo Morales
Ext. 1129
[email protected]
Ejecutivos de Cuenta
Irma Olvera
Ext. 1143
[email protected]
Matilde Saldivar
Ext. 1135
[email protected]
OFICINAS EN ESTADOS UNIDOS:
E.J. Krause & Associates, Inc.
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18550 Rock Spring Dr. Suite 500
Bethesda, MD 20817-11218 USA
Tel: (301) 493-5500
Fax: (301) 493-5705
www.ejkrause.com
Ventas
Pat Hazzan-Tessier
Ext. 3386
[email protected]
Europa
E.J. Krause & Associates, Inc. Germany
Monika Blume
Mörsenbroicher Weg 191/5. Etage
40470 Düsseldorf/Germany
Tel. +49 (211) 61073-19
[email protected]
1.10 CONTRATISTAS OFICIALES – EXCLUSIVOS
SERVICIOS EN PISO DE EXHIBICIÓN:
CONTRATISTA GENERAL:
Grupo SCH Exposiciones
José Ma. Castorena 91 Piso 3
Col. Cuajimalpa
05000 México D.F.
Tel. (52-55) 21-63-59-40
Fax (52-55) 21-63-59-38
Contacto: Fernando Reyes
E-mail: [email protected]
www.gposch.com
ACARREO Y MANEJO DE MATERIALES:
Kuehne + Nagel Expo + Event Logistics
220 Southfield Parkway, Suite 100
Forest Park, GA 30297
11030 Manhasset, NY
Tel. +1 404 675 2936
Fax + 1 404 601 0744
Contacto: Mattias Becker
E-mail: [email protected]
ELECTRICIDAD / ALIMENTOS Y BEBIDAS / AGUA Y DRENAJE
Centro Banamex
Av. Conscripto No. 311
Col. Lomas de Sotelo
11200 México D.F.
Tel.: (52-55)52-68-20-50
Fax: (52-55)52-68-20-52
Contacto: Servicios adicionales
E-mail: [email protected]
RELACIONES PÚBLICAS
MEDIA PR
Contacto Antonio Ortiz
Tel. 5915-8110
Cel 04455-5518112540
General Juan Cano No. 35
Col. San Miguel Chapultepec
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1.11 TRANSPORTISTAS DE ENVÍO DE CARGA Y AGENTES ADUANALES - NO EXCLUSIVOS
Kuehne + Nagel Expo + Event Logistics
220 Southfield Parkway, Suite 100
Forest Park, GA 30297
11030 Manhasset, NY
Tel. +1 404 675 2936
Fax: + 1 404 601 0744
Contacto: Mattias Becker
Correo Electrónico: [email protected]
1.12 PROVEEDORES RECOMENDADOS – NO EXCLUSIVOS
MOBILIARIO ADICIONAL
Grupo SCH Exposiciones.
José Ma. Castorena No. 91 Piso 3
Col. Cuajimalpa
C.P. 05000. México D.F.
Tel.: (52-55) 21-63-5940
Fax (52-55) 21-63-5938
Contacto: Luz María Rico
E-mail: [email protected]
VIAJES, HOTELES Y ALOJAMIENTO
GCI, Grupos y Convenciones Internacionales.
Av. Parque Fundidora No. 501 Off. 14 y 15
64010 Monterrey, NL
Lada Sin Costo: 01 800 83 83 100, (México)
Toll Free: 1 855 777 7173 (U.S. & Canadá)
Reservaciones en México: (55) 8000 6579
Reservaciones en Monterrey: (81) 8000 6579 ó
(81) 8369 6868. Fax:+52 (81) 8369 6666
Reservaciones en Guadalajara: (33) 8000 6579
Reserve en Línea: www.reservesuhabitacion.com
E-mail: [email protected]
Contacto: Alejandro Guerra
E-mail: [email protected]
www.gci-mexico.com
MIGRACIÓN
Becker Pasquel y Romero S.C.
Av. De las palmas No. 765 Desp.
303
11000 México
D.F.
Tel.: (52-55) 55-20-77-65
Fax Mismo
Contactos:
Roberto J. Pasquel Rochin
E-mail: [email protected]
E-mail: [email protected]
Cesar Becker
DISEÑO ESPECIAL DE STANDS:
ABC EXHIBITS
Cofre de Perote No. 342 – PH
Col. Lomas de Chapultepec
11000 México D.F
Tel.: (52-55) 55-20-89-12
Fax: (52-55) 55-20-97-20
Contacto: Jesús Hernández Nava
E-mail: [email protected]
[email protected]
www.abc-exhibits.com
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11/35
Expro
Sur 114 No. 105
Col. Cove
01120 México D.F.
Tel.: (52-55) 26-14-71-60
Fax: (52-55) 26-14-71-59
Contacto: Fabián Delgado
E-mail: [email protected]
www.expro.com.mx
Grupo Escato
Calle 3 No. 148
Col. Agrícola Pantitlán
08100 México D.F.
Tel.: (52-55) 51-15-15-23
Fax: (52-55) 55-58-52-20
Contacto: Giselle Chávez Carmona
E-mail: [email protected]
www.escato.com
ORMEX
Av. Alta Tensión No. 106
Col. Molino de Rosas
01470 México, D.F.
Tel.: (52-55)8000-2222 ext. 313
Fax (52-55) 8000-2222 ext. 360
Contacto: Lic. Julieta Munguía
E-mail: [email protected]
www.ormex.com
GRUPO OMEGA
Lago Trasimeno No. 176
Col. Anáhuac
11320. México, D.F.
Tel.: (52-55) 5203-4624
Tel.: (52-55) 5203-2091
Contacto: Alejandro Escalante Aguilar
E-mail: [email protected]
ROTULACIÓN Y DISEÑO
EZ DESING
Sur 109 N0. 337 Int. 1
Col. Héroes de Churubusco
C.P. 09090 México D.F.
Contacto: Alberto Hidalgo
Fax: (52-55) 55-29-02-06-87
Contacto: Alberto Hidalgo
E-mail: [email protected]
SEGUROS
L. Carrillo I.
Cincinnati No. 40 Desp.506
Col. Nochebuena
03720 México D.F.
Tel.: (52-55) 5482-3550 / 5432-3561
Fax: (52-55) 5482-3560
Contacto: Eduardo Carrillo Herrera
E-mail: [email protected]
[email protected]
PERSONAL EVENTUAL
EDECANES / INTÉRPRETES
CODEVEN
Hacienda de la Gavia No. 39
Col. Bosques de Echegaray
53310 Naucalpan, Edo. De México
Tel.: (52-55) 53-73-14-41 / 5560-3437
Contacto: Laura Oliver Palacio
E-mail: [email protected]
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1.13 UBICACIÓN DEL RECINTO
Centro Banamex
Av. Conscripto No. 311
Col. Lomas de Sotelo
11200 México D.F.
Tel: (52-55) 5268-2000
Fax: (52-55) 5387-0679
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1.14 ESPECIFICACIONES DEL SALÓN DE EXPOSICIÓN
Carga de piso:
2,000 Kgs. /m2
Terminado de piso:
Concreto
La altura máxima permitida para la construcción del stand es:
a. Locales hasta 9 m2 tienen permitido una altura máxima de 3.5m para todo el material de
decoración, incluyendo logotipos y gráficos, cumpliendo con las limitaciones de CENTRO
BANAMEX.
b. Locales mayores de 9 m2 y hasta 18 m2 podrán tener una altura máxima de 5m para
todo el material de decoración incluyendo logotipos y gráficos, cumpliendo con las
limitaciones de CENTRO BANAMEX.
c. Locales mayores a 18 m2 tienen permitida una altura máxima de 7m para todo el material
de decoración, incluyendo logotipos y gráficos, cumpliendo con las limitaciones de CENTRO
BANAMEX.
Los stands en isla o península DEBERÁN comenzar la construcción a una distancia
interior de 1m de la periferia del espacio. (Ver la Sección 3, 3.1, Montaje Correcto del
Stand)
Todos los stands deberán cumplir con esta norma, además de que no deberán sobrepasar
la periferia del mismo con ningún tipo de estructura, sea aérea o por tierra.
Entrada de carga:
(Por la Calle de Pípila)
8 andenes y 1 rampa para
carga y descarga
Inclinación de rampa de acceso
5°
Carga eléctrica
Monofásica (127 V, 60 Hz.)
Trifásica (220 V, 60 Hz.)
Corriente alterna con fluctuaciones de
+/- 20%
IMPORTANTE: Se recomienda el uso de un regulador de voltaje a las empresas que
exhiban computadoras o cualquier otro equipo sensible a las fluctuaciones
eléctricas.
1.15 COLGANTEO
Sólo se permite la suspensión de artículos al techo del salón de exposición que tengan un
peso máximo de 40 Kg. Con puntos de suspensión cada 100 cm. Cualquier instalación de
colgado de banderines o cualquier otro objeto deberán contratarse directamente con el
Contratista General a través de la Forma 19 Solicitud de Colgantes en la Sección 5.
Peso Máximo:
Construcción:
40 Kg
Puntos de suspensión cada 100 cm.
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1.16 CINTAS PARA ADHERIR LA ALFOMBRA
El expositor es responsable de quitar todas las marcas y residuos de la cinta para adherir la
alfombra del piso de exhibición. De no retirarlas, el Organizador tiene el derecho de facturar al
expositor por el tiempo y los materiales que se requieran para retirarlos.
1.17 ANDÉN DE CARGA (Sujeto a cambio sin previo aviso)
La persona que estacione su auto por más de 30 minutos en el área del andén de
carga, deberá pagar una multa de $350 pesos (trescientos cincuenta pesos 00/100
M.N.), más $100 pesos (cien pesos 00/100 M.N.) por hora o fracción de estancia.
1.18 ESTACIONAMIENTO (Sujeto a cambio sin previo aviso)
La tarifa del estacionamiento es de $32 pesos por hora. Estos se componen de:
Tarifa Máxima por 5 horas o máximo de estacionamiento: $160 pesos por día.
Durante los días de montaje y desmontaje la tarifa preferencial para expositores es de $128.00
pesos por día, tarifa única con entradas y salidas múltiples. Para los días de evento la tarifa es
de $112.00 pesos diarios comprando la totalidad de los días de evento; en caso contrario, sería
de $128.00 pesos por día. Para que estas tarifas se puedan aplicar, deberán obtener el pase de
estacionamiento con entradas y salidas múltiples en el escritorio de servicios de la exposición o,
en el módulo que se encuentra junto a los sanitarios dentro de la sala A, mostrando su gafete de
expositor.
El estacionamiento en el andén de carga está prohibido. Si se incumple esta norma, se retirará el
auto con una grúa, y los responsables del auto deberán asumir los gastos en los que se incurra.
1.19 SERVICIO DE TAXIS
El servicio de taxis de sitio de Centro Banamex se encuentra en el Motor Lobby ubicado a la
entrada principal del edificio.
1.20 AVISO DE MIGRACIÓN
De acuerdo a las leyes mexicanas, en particular a lo que establece la Ley general de
Población, es obligatorio que cualquier extranjero que se interne a la República Mexicana a
realizar cualquier actividad distinta a la de un turista, es decir, a realizar actividades
relacionadas con negocios, se interne con una visa de negocios (FM-N), por lo que se
sugiere que se tomen en cuenta los siguientes aspectos:
Para efectos migratorios las nacionalidades están clasificadas de la siguiente forma:
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A) Nacionalidades No Reguladas. Se podrá llenar la forma migratoria de negocios FMN, la cual cuenta con una vigencia de 30 días contados a partir de la fecha de
internación. Es importante recalcar que la visa de negocios y de turista es la misma,
únicamente tendrán que tachar el cuadro que dice NEGOCIOS (Por favor ver el ejemplo
anexado al presente manual). En caso de tener cualquier duda relacionada al trámite de
obtención de visas favor de comunicarse al despacho recomendado por nosotros que es
el de Becker Pasquel y Romero S.C., (www.beckerabogados / [email protected] y
[email protected]).
B) Nacionalidades Reguladas. Es necesario solicitar una visa previa internación a la
República Mexicana, misma que se puede solicitar de dos maneras:
a. Aplicando directamente el trámite de solicitud de visa en cualquier Consulado
Mexicano, cabe señalar que E.J. Krause les enviará directamente la carta invitación
para efectos de poder obtener su visa.
b. Contactando al despacho recomendado por nosotros Becker Pasquel y Romero
S.C., para que apliquen directamente la solicitud de visa directamente ante el
Instituto Nacional de Migración; una vez que su visa sea autorizada usted podrá
documentarse en el consulado mexicano de su preferencia. Por favor contactarlos
en la página web anteriormente señalada.
En cuestión de tiempos para la obtención de visas, cabe señalar que cada consulado tiene
sus propios tiempos dependiendo de la cantidad de trabajo que tengan en ese momento,
en caso de que se requieran los servicios del despacho mencionado, se recomienda que
se inicien los trámites con tres meses de anticipación para evitar cualquier problema y
máximo con un mes antes del evento.
En cuanto a requisitos deseamos informarles que pueden variar dependiendo de cada
consulado, sin embargo, existen generales que se debe de tomar en cuenta para la
obtención de visas.
(i)
Copia de pasaporte
(ii) Carta Invitación por parte de los organizadores del evento;
(iii) En algunos casos carta mandato por parte de la empresa que envía a los
participantes a participar en la exposición o el congreso;
(iv) Documentación con la cual se acredite que el congreso o la exposición
efectivamente se va a llevar a cabo y las fechas en las que ocurrirá;
(v) En el momento que se solicite la visa directamente en el consulado o simplemente
se vaya a recoger la visa previa autorización obtenida directamente ante el
Instituto Nacional de Migración, se deberá de presentar una fotografía reciente,
pasaporte en original y el pago de derechos ($100.00 USD Aprox. Varía
dependiendo el Consulado)
El costo por la tramitación de visa a través del despacho Becker & Becker Abogados, S.C.
es de *$180.00 USD (Ciento ochenta dólares americanos 00/100 USD) más los derechos
gubernamentales que deberán de ser cubiertos directamente en el Consulado Mexicano.
*Precios sujetos a cambio.
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E.J. Krause de México, como organizador del evento, no se hace responsable de ningún
trámite ni permiso migratorio que el expositor o visitante tenga que realizar, siendo esta
responsabilidad total y absoluta del interesado.
Al no cumplir con los procedimientos anteriormente señalados, se correrá el riesgo de que
las autoridades migratorias impongan multas por el incumplimiento de lo establecido por
las leyes mexicanas.
Recomendamos ampliamente no contratar ningún tipo de edecanes, intérpretes o cualquier
tipo de trabajador extranjero para su stand. En caso de ser así, deberán de asegurarse que
tengan su documento migratorio FM-3 vigente y que se encuentren autorizados para
desempeñar dichas actividades.
1.21 ALOJAMIENTO EN MÉXICO
GCI, Grupos y Convenciones Internacionales ofrece tarifas de grupo en varios hoteles de
la Ciudad de México y de diferentes categorías. Si Usted desea hacer su reserva a través
de este proveedor, envíe la FORMA 25 a más tardar a principios de Febrero y garantice
la primera noche con un número de tarjeta de crédito. Después de esa fecha, las
reservaciones estarán sujetas a disponibilidad.
Le recordamos que Usted puede contratar estos servicios a través de este proveedor
oficial del evento o el que estime más conveniente, recordándole que no existe ningún tipo
de exclusividad para estos servicios.
GCI GRUPOS Y CONVENCIONES INTERNACIONALES
Av. Parque Fundidora No. 501 Ofic. 14 Y 15
64010 Monterrey, NL
Lada Sin Costo: 01 800 83 83 100, (México)
Toll Free: 1 855 777 7173 (U.S. & Canadá)
Reservaciones en México: (55) 8000 6579
Reservaciones en Monterrey: (81) 8000 6579 ó (81) 8369 6868. Fax:+52
(81) 8369 6666
Reservaciones en Guadalajara: (33) 8000 6579
Reserve en Línea: www.reservesuhabitacion.com
E-mail: [email protected]
Hotel Sede:
HOTEL CAMINO REAL
Mariano Escobedo 700
Col. Anzúres
11590 México D.F.
Tel: (52-55) 52-63-88-88
Fax: (52-55) 55-31-08-39
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1.23 INSTRUCCIONES DE EMBARQUE
El transportista recomendado es quien en colaboración con el Contratista de Acarreo, le
ofrece un paquete completo, desde la captación del embarque en su almacén, hasta la
entrega del mismo en el stand, incluyendo las maniobras de acarreo.
El contratista de transporte recomendado por EJK, Kuehne + Nagel Expo + Event Logistics, se
pondrá en Contacto con los expositores y les proporcionarán las instrucciones correspondientes,
incluyendo fechas límite, costos, documentación y requerimientos. Si tiene dudas específicas,
por favor póngase en contacto con ellos.
Los servicios de exclusividad de proveedores se ciñen a los servicios que se realizan dentro del
piso de exhibición.
ƒ Seguro
El expositor se compromete a contratar un seguro para proteger la mercancía desde su
llegada a la exposición hasta su retiro. Si desea asegurar sus embarques a través de
nuestro contratista, favor de comunicarse con L. Carrillo y Asociados, Tel. 5482-3550 / 4777-99-99
ƒ Manejo de materiales en el Salón de Exposiciones
Los materiales o equipo que pesen más de 250 kg enviados con
los transportistas oficiales u otro transportista comercial, deberán
ser manejados, dentro del piso de exposición, por el Contratista
de Acarreo exclusivo del evento.
ƒ Retiro de Materiales
Todo material importado que haya entrado a México bajo el régimen de importación
temporal, tendrá que retornar a su lugar de origen o, almacenarse en un Depósito Fiscal
para su importación definitiva.
ƒ Embarques manejados por otros contratistas
Cualquier expositor que envíe mercancía a México en régimen de importación temporal,
deberá efectuar el trámite por su propia cuenta con el código AB o BA, así como presentar
una carta responsiva ante la Secretaría de Hacienda para poder liberar el equipo para la
exposición.
ƒ Servicio de Mensajería
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Le sugerimos no enviar ningún tipo de paquetes por mensajería (DHL,
FEDERAL EXPRESS, etc.) al salón de exhibiciones o al hotel, ya que corre el
riesgo de que los detengan en aduanas y no lleguen a tiempo para la
exposición.
1.24 REGISTRO DEL PERSONAL DEL EXPOSITOR (Gafetes de Expositor)
El Organizador se reserva el derecho de realizar todos los registros de los expositores. Es
necesario que proporcionen una lista completa de todas las personas que permanecerán
en el stand; es particularmente importante el envío de la FORMA 3 con los datos
correspondientes y nos mantengan informados por correo electrónico a
[email protected] de cualquier cambio de último momento.
IMPORTANTE: Por razones de seguridad, el personal de mantenimiento de su stand,
ya sea de la propia empresa o del contratista, DEBERÁN portar su gafete de
expositor con el nombre de la compañía participante, y deberán vestir formalmente.
NO está permitido que el personal de mantenimiento recorra o visite la exposición;
deberán permanecer en su stand o bien en la parte posterior de la exposición
durante las horas del evento.
Recuerde que los expositores pueden pre-registrar a sus clientes sin ningún costo.
Para ello es necesario llenar la FORMA 4 o bien podrán registrarse en línea a través
de nuestra página web: http://www.mexicowindpower.com.mx
Los gafetes se entregarán en el área de Registro de la sala A.
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1.25 GUÍA PARA PROGRAMAR SU PRESUPUESTO PARA EXPOSICIONES
Fecha
Compañía:
Fechas de Exposición
Nombre de la Exposic
Lugar:
Persona a
Cargo:
Medida del Stand:
No. Stand:
Gastos
Generales
Previo
Exposición
Costo del Stand:
Acarreo:
Embarque:
Almacenaje:
Electricidad:
Agua, Drenaje y
Limpieza:
Mobiliario:
Señalización
Mano de Obra:
Líneas Telefónicas:
Internet:
Seguros:
Folletería:
Renta Equipo
Personal Eventual:
A Montaj
B Desmontaje
A Hacia
B Retorn
A Antes
B Despué
A Material
B Mano Obra
A Mano Obra
B Renta
C Material
A Inauguració
B Exposición
A Alfombr
B Mesas y Sillas
C Varios
A Montaj
B Desmontaje
C Acarreo
A Instalación
B Larga Distancia
A Impresión
B Embarque
C Inserto
A Intérpretes/Edec
B Técnicos
Decoración
Alojamiento:
Viaj
Regalos:
Otros:
TOTAL
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Gastos
Gastos
Estimado
Reales
SECCIÓN 2 - INFORMACIÓN ÚTIL
2.1
REGLAMENTO DE SEGURIDAD
1.
El Organizador proporcionará servicio de seguridad perimetral exclusivamente en áreas
generales para evitar disturbios e irregularidades durante la exposición y los periodos de
montaje y desmontaje.*
2.
Los expositores podrán entrar y salir por la puerta designada para tal efecto, portando
SIEMPRE el gafete de expositor tramitado para el evento con la finalidad de identificarlos en
todo momento.
3.
Sólo las personas que porten gafete de expositor tendrán acceso al salón de
exposiciones antes de su apertura al público durante los días de evento.
4.
El equipo importado temporalmente no podrá entrar o salir de la zona de exhibición sin
previa identificación. Para tal efecto, las empresas deberán pedir un Pase de Salida al
Coordinador de Seguridad y/o el Guardia en el área de carga y descarga, quienes contarán
con una relación de las empresas que importaron su equipo de exhibición temporalmente,
para mantener un mejor control.
ƒ
Las puertas del salón permanecerán cerradas una vez que finalicen las actividades del día,
prohibiéndose la entrada a toda persona ajena al Comité Organizador.
ƒ
Los expositores deben contar con la autorización del Organizador si desean entrar en el
salón de exposición antes de su apertura, o cuando quieran permanecer en él después del
cierre de actividades.
IMPORTANTE:
Para asegurar que todos los visitantes y personas no autorizadas se hayan retirado del salón
de exposiciones, el desmontaje comenzará 30 minutos después de la clausura de la
exposición. Hasta ese momento, se permitirá la entrada del personal para el desmontaje del
stand y se hará la distribución de los empaques vacíos.
Esto permitirá agilizar el proceso de desmontaje. (Ver el Horario de Desmontaje en la Sección 1)
*Si desea contar con personal de seguridad en su stand, deberá completar y enviar la
FORMA 21 al Contratista General.
ALGUNAS SUGERENCIAS PARA LA SEGURIDAD DE SU MERCANCÍA.
ƒ Materiales de empaque
No marque las cajas indicando su contenido, ya que esto las hace más vulnerables que las
que no lo están.
Asegure una pronta localización de sus rejas, palets y cajas pintándolas de un color llamativo
o marcándolas con una señal y/o el logo de su empresa.
No deje artículos de valor dentro de las cajas, ya que no se almacenarán en un lugar seguro.
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Ponga las cajas pequeñas dentro de una grande para consolidar todos los empaques y
optimizar el espacio.
ƒ Almacenaje
Si necesita almacenar sus cajas vacías, puede solicitar el servicio con el Contratista General
quien le proporcionará el almacenaje siempre y cuando se tenga el espacio disponible, en
caso contrario, el expositor deberá resguardarlas en su stand.
Si contrató el servicio de acarreo, el almacenaje está incluido. Al cierre del último día del
evento, el contratista entregará las cajas vacías en su stand.
ƒ Pases y gafetes.
Durante el montaje y desmontaje, la empresa de seguridad proporcionará gafetes
provisionales a todo el personal de la construcción del stand. Ésta les solicitará una
identificación oficial o empresarial.
Durante el horario de exposición, el personal de la empresa expositora y sus auxiliares
(diseñador de stand, personal de transporte, contratistas independientes) deberán portar en
todo momento un GAFETE DE EXPOSITOR con el nombre de la compañía participante, y
deberán vestir formalmente.
NO está permitido que el personal de mantenimiento recorra la exposición; deberán
permanecer en su stand o bien en la parte posterior de la exposición.
Como expositor, es su responsabilidad obtener gafetes de expositor para el personal de
mantenimiento, así como edecanes que atenderán su stand durante el evento.
ƒ Área de exposición
La seguridad de sus productos y materiales de exhibición sólo depende de usted.
Utilice telas o cubiertas para proteger sus productos en exhibición cuando finalicen las
actividades del día.
Guarde en un lugar seguro el equipo de video, las computadoras personales y todo equipo o
material compacto.
Para mayor seguridad de su material puede dirigirse con el Contratista General y rentar un
gabinete/almacén con llave.
Si lo desea, su contratista puede construir una bodega dentro del stand para guardar los
productos pequeños y de valor.
ƒ Varios
Es necesario obtener la autorización por escrito del Organizador para realizar sesiones de
entrenamiento o juntas de ventas en el stand fuera de las horas de exposición.
Durante el montaje, evento y desmontaje, guarde los artículos manuales y portátiles como son
portafolios, teléfonos celulares, laptops, etc. en un lugar seguro, ya que son objetos
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personales y de fácil sustracción y ni la empresa de seguridad ni el Comité Organizador
se hacen responsables por estas pérdidas.
2.2
SERVICIO DE SEGURIDAD PERIMETRAL.
Recuerde, el Organizador proporciona ÚNICAMENTE SEGURIDAD PERIMETRAL
GENERAL, por lo que si desea contar con personal de seguridad exclusivo para su stand,
deberá completar y enviar la FORMA 21 al Contratista General.
2.3 ACARREO Y MANEJO DE MATERIALES EN PISO DE EXHIBICIÓN
El servicio de acarreo se deberá contratar a través del contratista oficial de acarreo. De esta
forma, el Organizador podrá asegurar la entrega de los embarques a tiempo y así evitar los
problemas de tráfico en la descarga y posicionamiento del equipo.
Este servicio sólo se aplica para aquellos expositores cuya mercancía o equipo tiene un peso
mayor a 250 Kg. o bien, si no tiene sus propias ruedas para transportarlo sin asistencia alguna.
El servicio incluye:
ƒ Acarreo desde el andén de descarga hasta el stand.
ƒ Almacenamiento del empaque vacío.
ƒ Entrega en su stand del material de empaque vacío al cierre del evento.
ƒ Acarreo de la carga desde el stand hasta el transporte.
♦ Los cargos por acarreo se aplicarán a todos los embarques contratados o manejados por el
contratista oficial, quienes también ofrecen:
♦ Servicio para transportar material en caso de que el expositor no tenga medios para hacerlo.
♦ Todo servicio proporcionado por ellos aplicará un cargo, por mínimo que sea el trabajo
realizado.
(Ver FORMA 23 para consultar las tarifas)
Para aclarar dudas sobre este tema en particular, por favor, pónganse en contacto con el
contratista.
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SECCIÓN 3 - REGLAMENTO Y DISPOSICIONES
FAVOR DE PROPORCIONAR ESTA INFORMACIÓN AL CONTRATISTA ENCARGADO DEL
MONTAJE DE SU STAND.
3.1 MONTAJE CORRECTO DEL STAND
A) Definición de stands
Stands en Península
Un stand en península tiene pasillos en tres lados del espacio.
Stands en Isla
Un stand en isla es aquel que tiene cuatro lados abiertos.
Los stands en Isla o Península, cuya construcción exceda de 2.5m sobre el perímetro,
deberán comenzar su construcción a 1m de distancia en todos los lados del stand.
La colocación de paredes de vidrio o acrílico en el perímetro del stand sí está permitido,
siempre y cuando no excedan 2.50m de alto, y se coloquen señalamientos de seguridad.
Arriba de esta altura, sólo se podrán utilizar paredes de acrílico o poli carbonato.
•
Ninguna parte de la estructura podrá sobresalir de la periferia del stand.
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B)
Stands en Paquete Completo – ¿Qué está incluido en cada stand de 9m2?
Alfombra (color gris)
Pared posterior y lateral de 2.5 m de altura.
Antepecho/friso con el nombre de la empresa.
Los stands ubicados en esquina cuentan con una pared lateral y antepecho con el nombre
de la empresa en dos lados.
ƒ
Iluminación
ƒ
Contacto Doble Monofásico de 1,000 W 110V 10 A
ƒ
Una mesa (0.60 x 1.20 x 0.74 M.H.)
ƒ
Dos sillas
ƒ
Un cesto de basura/papelera
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
MUESTRA DEL STAND EN PAQUETE COMPLETO
ƒ
La contratación de contactos eléctricos adicionales, se deberá hacer directamente con el
Contratista General.
ƒ
No se permite clavar ni perforar las mamparas del stand; sólo puede utilizarse cinta
adhesiva doble cara.
ƒ
Si desea pintar o colocar papel tapiz o vinil sobre las mamparas, deberá obtener la
autorización del Contratista General de montaje.
ƒ
No se permite pintar en el interior o exterior de las instalaciones.
ƒ
Ningún elemento autosustentable podrá exceder una altura de 2.5 metros, ni sobresalir la
periferia del stand.
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ƒ
Si desea cambiar el color de la alfombra, deberá negociarlo por anticipado con el contratista
de montaje y liquidar directamente el costo que implique dicho cambio.
ƒ
El Organizador no otorgará créditos financieros por los materiales no utilizados.
ƒ
No se permite la sustitución de artículos incluidos en el paquete.
ƒ
Los materiales o artículos de exposición no deberán exceder los límites de espacio
contratado, sea aéreo o terrestre.
ƒ
Para evitar contratiempos durante el montaje del stand, es importante enviar la FORMA 13
con el nombre que deberá aparecer en el rótulo de su stand.
C) Espacio vacío – ¿Qué está incluido?
Sólo se considera el espacio de exhibición. No incluye servicio de electricidad ni
alfombra.
Queda estrictamente prohibido hacer trabajos de carpintería, herrería, uso de sierras,
compresoras, pistolas de aire, etc., así como productos que afecten el medio
ambiente como es el uso de solventes.
El expositor cuyo stand colinda con otro, o bien es un espacio abierto, deberá
construir y decorar la parte posterior y/o periferia de su stand, asegurándose que lo
materiales estén terminados de manera conveniente y agradable a la vista de los
stands contiguos. De no cumplir con esta disposición, se aplicará una pena de $200
dólares /m2 sobre el espacio afectado.
ƒ
No deberán obstruirse los pasillos comunes, extinguidores, entradas, salidas, ni las áreas
donde se ubican los equipos anti-incendios.
ƒ
La estructura del stand deberá limitarse al espacio asignado, considerando la medida
contratada, sin sobresalir en ningún momento al pasillo circundante.
ƒ
Cualquier demostración de sus productos deberá llevarse a cabo a una distancia interior
mínima de 80 cm. del límite con el pasillo hacia adentro de su stand.
ƒ
La altura máxima de construcción para espacios vacíos es de:
Locales hasta 9 m2 tienen permitido una altura máxima de 3.5 m para todo el material
de decoración, incluyendo logotipos y gráficos, cumpliendo con las limitaciones de CENTRO
BANAMEX.
Locales mayores de 9 m2 y hasta 18 m2 podrán tener una altura máxima de 5 m para
todo el material de decoración incluyendo logotipos y gráficos, cumpliendo con las
limitaciones de CENTRO BANAMEX.
Locales mayores a 18 m2 tienen permitida una altura máxima de 7 m para todo el
material de decoración, incluyendo logotipos y gráficos, cumpliendo con las limitaciones de
CENTRO BANAMEX.
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Además, los stands en isla o península que contienen elementos arriba de 2m. de alto,
DEBERÁN comenzar la construcción a una distancia interior de 1m. de la periferia del espacio.
(Ver la Sección 3, 3.1 Montaje Correcto del Stand).
ƒ
Bajo ninguna circunstancia, ningún stand con un área mayor a 60 m2 podrá ser totalmente
cerrado en sus laterales y vista a los pasillos.
ƒ
Únicamente se permitirá el cierre del 30% de la medida lineal de cada lado del stand. Es
obligatorio que se respete el reglamento de construcción en el 70% restante.
ƒ
No se permite el uso de ninguna parte del edificio (techo, paredes, etc.) para colgar o
colocar materiales y/o artículos sin previo aviso y autorización del Comité Organizador.
ƒ
Los módulos de madera deberán ser prefabricados. De lo contrario, deberá utilizar plástico
para proteger la alfombra o el piso y será por cuenta del expositor.
ƒ
Las telas, alfombras y maderas del stand deberán tratarse con retardante químico contra
incendios.
ƒ
El nombre del expositor deberá exhibirse en un lugar visible.
ƒ
El piso del área de exposición es de concreto, por lo tanto, se deberá cubrir con alfombra u
otro material adecuado.
ƒ
Para la renta de alfombra y bajo alfombra, diríjanse al Contratista General. Forma 14
ƒ
En caso de contratar a otro contratista para la construcción y decoración de su stand,
deberá proporcionar al Organizador, el nombre de la empresa, el Contacto y el número
telefónico celular del contratista. Forma 4-A, así como el diseño de su stand para
aprobación a Ada Castillo, e-mail: [email protected].
De no recibir el diseño y la forma, no se permitirá el acceso para comenzar con la
construcción del stand.
ƒ
Si el diseño es aprobado, se enviará la autorización del plano o diseño para iniciar su
elaboración. En caso contrario, podría causar retrasos y gastos costosos durante el montaje.
ƒ
Observe que los pasillos del Salón de Exposiciones no sean obstruidos durante el montaje,
construcción y desmontaje de stands.
ƒ
No deberá colocar ningún material de empaque o cajas vacías en los stands de otros
expositores.
ƒ
No está permitido pintar, clavar o colocar cualquier tipo de objeto en las paredes, columnas,
puertas de emergencia, e inclusive en el mismo piso.
IMPORTANTE: TODOS LOS EXPOSITORES Y/O SUS CONTRATISTAS TIENEN LA
OBLIGACIÓN DE RETIRAR LAS CINTAS Y/O PEGAMENTOS DEL PISO DE LOS SALONES
DE EXPOSICIÓN, ASÍ COMO TODA LA BASURA O ESCOMBRO ORIGINADO EN EL
DESMONTAJE DE SUS STANDS.
DE NO CUMPLIR CON LO ANTERIOR HABRÁ UN CARGO POR PARTE DEL CENTRO DE
EXPOSICIONES QUE DEBERÁ SER REEMBOLSADO POR EL EXPOSITOR.
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D) Bocetos / Planos
El expositor tiene un plazo de 30 días antes de la inauguración para enviar al
Departamento de Operaciones, Ada Castillo, e-mail: [email protected] los planos
dimensionales mostrando el diseño del stand para su aprobación antes de realizar
cualquier trabajo, así como la FORMA 4-A.
Con ésta información, será más rápida su entrada al piso de exhibición. Si el Comité
Organizador no recibió, ni autorizó el diseño del stand o la Forma 4-A, el contratista no podrá
comenzar la construcción de su espacio.
Los expositores deberán enviar al contratista correspondiente, un plano que indique los lugares
en donde desean la instalación de contactos eléctricos, líneas telefónicas, Internet, máquinas,
etc. para que sean ubicados en el lugar correcto.
3.2 SUMINISTRO ELÉCTRICO
El Comité Organizador proporcionará iluminación general en el salón de exposiciones.
EL SUMINISTRO DE CORRIENTE ELÉCTRICA SE INTERRUMPIRÁ DIARIAMENTE 30
MINUTOS DESPUÉS DEL CIERRE DE LA EXPOSICIÓN.
En caso de que le interese contar con suministro eléctrico ininterrumpido durante la exposición,
deberá negociarlo previamente con el contratista (el costo de este servicio correrá por su cuenta).
Si el espacio es completo y requiere de alguna toma adicional, deberá utilizarse la Forma 15 para
contratarla.
El expositor debe incluir un diagrama donde se indique la localización exacta de la toma o servicio
que desea, de lo contrario, el Contratista hará la instalación según su criterio.
Cualquier reubicación tendrá un cargo adicional del 100% del costo total del servicio
proporcionado.
TODAS LAS INSTALACIONES ELÉCTRICAS SON UN SERVICIO EXCLUSIVO DEL
CONTRATISTA GENERAL Y DEBERÁN HACERSE POR MEDIO DEL MISMO.
IMPORTANTE:
ƒ La red de suministro deberá cumplir con la Norma de Instalación de Ingeniería Eléctrica.
Los stands que no cumplan con esta Norma no se les proveerá de energía eléctrica.
ƒ El control del interruptor principal debe ser instalado por el Contratista General.
ƒ Los cables serán de cobre con cubierta aislante de doble capa. Deberán colocarse a una
distancia prudente de la estructura flamable, materiales decorativos y de muestra.
ƒ Para mayor seguridad, se recomienda utilizar una capa de separación no flamable.
ƒ El interruptor debe contar con suficientes orificios de radiación.
ƒ Para prevenir sobrecargas, se prohíbe el uso de objetos como lámparas de tungsteno y de
iodo, lámparas de alta presión, estufas eléctricas y planchas.
ƒ El cableado temporal instalado durante el periodo de montaje deberá ajustarse a los
reglamentos establecidos.
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ƒ
Los expositores con espacio vacío deben indicar en un diagrama la ubicación y tipo de
conexiones que necesitan.
Los expositores con espacio completo deben tomar en cuenta que ya está incluido un
contacto eléctrico doble monofásico de 1000 watts, 110 volts, 10 amp.
ƒ
3.3
AIRE COMPRIMIDO, AGUA Y DRENAJE
Tanto el aire comprimido como el agua y drenaje son servicios exclusivos del Contratista General.
Los expositores que requieran de estos servicios deberán contratarlo directamente con el
Contratista General. FORMA 16.
No se permite el ingreso a la exposición de compresores de aire para la demostración de los
equipos. Si así sucediera se desconectará el compresor y el Contratista General instalará una
toma de aire a cargo del expositor.
3.4 DEMOSTRACIONES Y UNIDADES EN FUNCIONAMIENTO
Para realizar demostraciones de su equipo durante la exposición, deberá cumplir los siguientes
requisitos:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Proporcionar por escrito al Organizador los detalles de la unidad en funcionamiento.
Considerar los medios que utilizará para demostrar el equipo.
Limitarse al área del stand contratado.
No causar molestias a otros expositores y los visitantes.
Controlar el volumen del equipo de sonido, ya que el nivel de ruido no debe exceder los 60
dBA. (Ver inciso 3.5, Sistemas de Sonido)
No utilizar ningún tipo de fuego durante la demostración.
No está permitido ofrecer ni promover sus productos en los pasillos de la exposición ni en los
stands de otros expositores. Como tampoco deberán repartir muestras, catálogos, folletos, suvenir
fuera del área del stand contratado.
No está permitido colocar ningún objeto fuera de su stand. Si cree que habrá mucha gente en su
stand, deberá dejar espacio suficiente dentro del mismo stand para poder reunir a todos sus
visitantes.
Cualquier demostración de sus productos deberá llevarse a cabo a una distancia mínima de 80
cm. del interior de su stand.
El Organizador se reserva el derecho de dar por terminada cualquier demostración, así
como desconectar la energía eléctrica dentro del stand que no cumpla con los requisitos
anteriores y que considere vulgar y fuera de lugar de acuerdo al nivel del evento, sea por
ruido, vestimenta, lenguaje o respeto a los stands vecinos.
3.5 SISTEMAS DE SONIDO
NO ESTÁ PERMITIDO EL INGRESO DE BAFLES, CONSOLAS NI MICRÓFONOS.
Únicamente se permitirá el ingreso de pequeñas bocinas no mayores a 15” o 100 watts de
potencia y el nivel de sonido no deberá exceder los 60 dB.
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El sistema de sonido dentro de los stands se utilizará únicamente para demostraciones de
productos, sin ser este utilizado como sistema de voceo.
Cualquier comentario que se reporte al organizador será monitoreado a un metro de distancia del
stand en cuestión. Si el nivel de sonido supera los 60 decibeles, o está molestando a los stands
contiguos, les solicitaremos bajar el sonido en apoyo a ellos mismos.
El organizador tiene derecho a desconectar la energía eléctrica del sistema de sonido por 30
minutos. En este caso, el expositor será responsable de cualquier cargo que incurra relacionado
con esta acción.
Todas las bocinas permitidas deberán estar direccionadas hacia el centro del stand, y deberán ser
colocados dentro de la misma construcción. Si el organizador descubre al expositor rompiendo
esta regla, se le solicitará dirigir los equipos de acuerdo a los lineamientos.
EL EQUIPO DE SONIDO DEBERÁ CONTAR CON SU PROPIA TOMA DE CORRIENTE
INDEPENDIENTE A LAS DEMÁS INSTALACIONES EN SU STAND.
La empresa de seguridad revisará todos los materiales que ingresen al evento para asegurarse
que no haya ningún equipo que no cumpla con estos lineamientos. De ser así, se le solicitará al
expositor retire sus equipos del salón de exposiciones.
A continuación encontrarán una tabla con los niveles acústicos permitidos en su stand
dependiendo del área contratada:
TABLA DE NIVELES ACÚSTICOS PERMITIDOS POR STAND
Medida del
stand
Número
de Bafles
Watts de salida Tamaño de Bocina
(Pulgadas)
3x3
3x6
3x9
6x6
6x9
8x9
10x12
16x12
20x12
24x12
1
2
2
2
2
2
2
4
4
4
100 watts
100 watts
100 watts
100 watts
100 watts
100 watts
100 watts
100 watts
100 watts
100 watts
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15”
15”
15”
15”
15”
15”
15”
15”
15”
15”
Decibeles (dB)
nivel máximo a un
metro
60 dB
60 dB
60 dB
60 dB
60 dB
60 dB
60 dB
60 dB
60 dB
60 dB
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POSICIONAMIENTO DE BOCINAS O BAFLES
6 0 dB
nivel
m ax im o
1 .0 m
Parte trasera del stand
3 x3
3 x6
3 x9
6 x9
6 x6
8 x9
1 0 x1 2
Parte frontal del stand
1 6 x12
2 0 x12
2 4 x1 2
Not a: La colocación de las bocinas debe
de ser siem pre al cent ro del
IMPORTANTE:
No se hará ningún anuncio público ni se utilizará el sonido de la exposición para vocear a
personas. La única excepción será si surge alguna emergencia
3.6 RIFAS Y JUEGOS DE AZAR
Es responsabilidad del expositor solicitar un permiso ante la Secretaría de Gobernación para
llevar a cabo cualquier tipo de rifa o juego de azar durante la exposición.
3.7 FOTOGRAFÍAS
El Organizador podrá tomar fotografías de todo tipo para su uso interno y publicación. El expositor
o contratista sólo se limitará a tomar fotografías de su stand con su propio personal. Ningún
visitante o expositor podrá tomar fotografías sin el permiso del representante del stand en
cuestión.
3.8 SEGURO Y RESPONSABILIDAD ANTE TERCEROS
Es responsabilidad absoluta del expositor asegurar sus materiales y equipos de
exhibición contra robo, daño, pérdida, incluso contra incendios, durante el traslado,
la exposición y los días de montaje y desmontaje.
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El expositor es responsable de todos los daños causados a terceros durante el evento, incluyendo
el edificio donde se lleva a cabo la exposición, el salón y sus instalaciones.
El organizador no es responsable de los daños hechos a la propiedad o a los materiales de
exhibición; tampoco lo es de la pérdida de éstos o las lesiones personales que pudieran ocurrir.
3.9 RESPONSABILIDAD LABORAL
El "EXPOSITOR" es el único responsable de asumir las obligaciones laborales, fiscales,
administrativas y cualquier otra obligación derivada de sus proveedores, contratistas o cualquier
otro tercero, en cuanto a la prestación de servicios, contratación de trabajadores, así como del
cumplimiento de las obligaciones adquiridas bajo este contrato.
"EL EXPOSITOR" se obliga a sacar y dejar a salvo a "EL ORGANIZADOR" de cualquier
responsabilidad, reclamo o acción legal que se interponga en su contra o en contra de sus
accionistas, directores, representantes, apoderados o subsidiarias.
En ningún momento y bajo ninguna circunstancia "EL ORGANIZADOR" será responsable de
reclamaciones de o hacia proveedores, expositores, visitantes o cualquier tercero.
3.10 PRECAUCIONES CONTRA INCENDIO
Queda terminantemente prohibido el uso, exhibición o almacenamiento de materiales flamables,
explosivos, radioactivos o venenosos en el Salón de Exposiciones.
Por razones de seguridad los vehículos deberán contener el combustible suficiente para moverlos
únicamente un poco dentro del recinto, menos de ¼ tanque.
Los expositores cuyo material requiera de un equipo especial contra incendios deberán contratarlo
por cuenta propia.
La alarma anti-fuego deberá activarse ante la presencia de cualquier señal de fuego, por pequeña
que ésta sea.
3.11 LIMPIEZA DEL STAND
El Comité Organizador hará los arreglos necesarios para llevar a cabo la limpieza general de
pasillos y áreas comunes del salón de exposiciones antes de la inauguración y durante el evento.
Si usted desea el servicio de limpieza para el interior de su stand, lo puede contratar a través del
Contratista General (FORMA 17). Si su stand genera desperdicios en grandes cantidades, deberá
informarlo durante el día o al llegar el cierre de actividades, ya que este servicio tiene un costo
adicional.
Es obligación de los expositores retirar todo tipo de material de empaque antes de la apertura de
la exposición.
3.12 DAÑOS
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El Comité Organizador y el personal de Centro Banamex inspeccionarán el salón de exposiciones
antes del montaje y al finalizar el desmontaje.
Los costos relacionados con la renovación, reparación o restauración del centro de exposiciones o
parte de él; incluyendo la estructura de los stands, el revestimiento del piso y las conexiones
eléctricas, serán absorbidos por el expositor en caso de que él o cualquiera de sus empleados,
incluidos los contratistas, hayan ocasionado los daños.
El Contratista de Montaje calculará el costo de la reparación y cargará el total al expositor.
SECCIÓN 4 - PROMOCIÓN Y SERVICIOS GENERALES
4.1
DIRECTORIO DE EXPOSITORES
El Directorio de expositores se distribuye a todos los visitantes a la exposición e incluye sin cargo
alguno la siguiente información:
• Nombre de la empresa expositora.
• Número de stand.
• Dirección, teléfono, fax, correo electrónico y página web
• Descripción de la empresa y/o producto / lista de productos y servicios.
*Puede ser en español o inglés, aunque se aconseja en español (en caso que se envíe la
información en algún otro idioma que no sea el español, habrá un cargo extra por traducción).
En caso de que desee incluir publicidad en el Directorio de Expositores, favor de completar la
FORMA 1-A y háganosla llegar cuanto antes.
4.2 PROMOCIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
Se llevará a cabo un programa de Promoción y Relaciones Públicas para atraer la atención de
visitantes calificados a la exposición. Este programa incluye acciones directas dirigidas a la base
de datos de usuarios de sus productos y servicios.
En cuanto a la promoción del evento utilizaremos los siguientes medios:
• Entrevistas con medios de comunicación.
• Ruedas de prensa.
• Folletería (correo directo).
• Anuncios en medios publicitarios de la industria
• Apoyo de y en Asociaciones (correo directo)
• Artículos en medios de comunicación.
• Marketing Viral a través de los expositores participantes.
• Página web
• Anuncios a través de correo electrónico/ Newsletter
Durante la feria, los expositores podrán enviar sus boletines de prensa a Carmen Sánchez, de
Relaciones Públicas, Tel. (52-55)1087-1650 Ext. 1182 [email protected] para exponerlos
en la Sala de Prensa. Si desea reservar un salón para llevar a cabo una Conferencia de Prensa,
por favor envíe la Forma 8 en la Sección 5.
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4.3 INVITACIONES ELECTRÓNICAS
Las invitaciones son una forma personal y directa de llegar a sus clientes para que visiten la
exposición y así aumentar sus relaciones comerciales.
Se recomienda a los expositores distribuir estas invitaciones electrónicas entre sus
distribuidores y clientes potenciales para tener mayor impacto.
Las invitaciones electrónicas son personalizadas. Esto es una cortesía con valor adicional para
sus clientes y son una Forma mejor de desarrollar sus relaciones de negocios
Las personas que deseen pre-registrarse con anticipación podrán hacerlo vía internet en la
dirección www.mexicowindpower.com.mx
Cada empresa participante recibirá sin ningún costo adicional una:
ƒ
INVITACIÓN ELECTRÓNICA PARA ENVIAR A SUS CLIENTES A QUE LO VISITEN EN
Mexico WindPower 2014.
NOTA:
En caso de no recibir su forma en la fecha límite. Se le pide que se comunique directamente con
Carmen Sánchez, teléfono (55) 1087-1650 Ext. 1182, e-mail [email protected] para
hacérsela llegar.
Los visitantes, aunque hayan recibido invitación a la exposición, deben acreditar ser profesionales
para poder entrar al recinto de forma gratuita (se solicitará en el área de registro su acreditación
como profesional del sector).
Además, si desea potenciar y reforzar su presencia en la feria, existen otras opciones de
promoción (mantas/lonas, bolsas del evento, publicidad, patrocinios, etc.) que usted puede
aprovechar. Si desea recibir más información, por favor, póngase en contacto con:
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Angélica Rodríguez Dufau.
Directora de Evento
(52 55) 1087-1650 Ext. 1159.
[email protected]
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Sección 5 - FORMAS PARA SOLICITUD DE SERVICIOS
SERVICIO
Registro en el Directorio de Expositores
Tarifas Publicitarias Directorio de Expositores
Invitaciones Profesionales.
Registro de Expositores (Gafetes)
Pre-registro de Visitantes
Forma 1
Forma 1-A
Forma 2
Forma 3
Forma 4
Empresa de Montaje del Stand
Forma 4-A
Servicio de Lectoras
Forma 5
Forma 6
Forma 7
Forma 8
Forma 9
Forma 11
Forma 11-B
Forma 12
Edecanes / Intérpretes
Relaciones Públicas / Comunicados de Prensa
Sala para Conferencias de Prensa
Renta de salones para eventos especiales.
Servicio de Acceso a Internet
Solicitud para Servicio Telefónico.
Pago Tarjeta de Crédito.
Rótulo Institucional / Antepecho / Friso del Stand.
Forma 13
Renta de Mobiliario
Forma 14
Servicio Eléctrico.
Forma 15
Solicitud de Servicio de Agua y Drenaje.
Forma 16
Forma 16-A
Forma 17
Forma 18
Forma 19
Forma 20
Forma 21
Forma 22
Forma 23
Forma 24
Forma 24-A
Forma 25
Forma 26
Solicitud de Aire Comprimido
Limpieza en Stand
Stands Pre-Diseñados
Solicitud de Colgantes.
Equipo Audiovisual y de Cómputo
Solicitud de Seguridad.
Servicio de Mano de Obra para Montaje de Stands.
Acarreo y Servicios Adicionales.
Servicio de Alimentos y Bebidas.
Cupones de Fast Food.
Reservación Hotelera.
Cuestionario de Seguros para Expositores
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FECHA LÍMITE
de contratación
o entrega
Nº DE FORMA
OBLIGATORIA
OBLIGATORIA
31 de enero
31 de enero
17 de enero
OBLIGATORIA
20 de febrero
25 de febrero
OBLIGATORIA:
Espacio Vacío
21 de febrero
13 de febrero
24 de febrero
20 de febrero
14 de febrero
19 de febrero
14 de febrero
14 de febrero
07 de febrero
OBLIGATORIA:
Stands en
Paquete
Completo
07 de febrero
07 de febrero
OBLIGATORIA:
Espacio Vacío
14 de febrero
14 de febrero
14 de febrero
14 de febrero
07 de febrero
14 de febrero
07 de febrero
07 de febrero
07 de febrero
14 de febrero
14 de febrero
25 de febrero
03 de enero
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