Outlook 2010 – lær det selv Tillæg september 2010 2 I dialogboksen Opret ny mappe giver du Outlook 2010 er et ret omfattende program, så det har ikke været muligt at medtage alle de mange emner, jeg gerne ville fortælle om, i hæftet Outlook 2010 – lær det selv. din nye kalender et navn i feltet Navn og klikker på knappen OK. Tillæg til kapitel 6 Hvis du gør dig umage med at holde din kalender i Outlook 2010 opdateret, kan du måske få lyst til at dele den med familie, venner eller kollegaer. Før du deler kalenderen, bør du overveje, om den indeholder oplysninger, du ønsker at holde for dig selv. Du kan løse denne udfordring ved f.eks. at oprette en ekstra kalender til de aktiviteter, du ønsker at dele. Opret en ekstra kalender Figur 2 Navngiv din nye kalender, der i realiteten er en mappe. Sådan opretter du en ekstra kalender i Outlook 2010: 3 Outlook opretter din nye kalendermappe 1 I kalendervisningen klikker du på Åbn Ka- på et øjeblik og viser dens navn i navigationsruden. Her kan du markere de kalendere, du ønsker vist i den store rude. Som eksempel har jeg i figur 3 på næste side markeret to af mine kalendere. I tenniskalenderen til højre har jeg oprettet et par aktiviteter (tenniskampe). lender Æ Opret ny tom kalender i gruppen Styr kalendere på fanebladet Startside. Se figur 1. Del dine kalendere Du har flere muligheder for at dele dine kalendere over nettet: Figur 1 Opret en ny tom kalender. 1 Du kan sende et billede af et kalenderudsnit i en e-mail. FORLAGET LIBRIS Outlook 2010 – lær det selv (tillæg september 2010) Figur 3 To af mine kalendere er markeret i navigationsruden, så de bliver vist side om side i ruden til højre. Hvis du har føjet din Windows Live Hotmail-konto til Outlook 2010, kan du udnytte Windows Live Kalender på internettet til delingen. Du kan udgive dine kalendere på Microsofts tjeneste Office.com. I det følgende vil jeg gennemgå mulighederne for dig. Send kalender via e-mail Figur 4 Hvilke kalenderoplysninger vil du sende? Når du sender et kalenderudsnit i en e-mail, er det kun et fastfrosset billede eller et snapshot af dine aktiviteter, du deler. 2 I rullelisten Kalender i figur 4 vælger du, hvilken kalender du vil sende; jeg har f.eks. valgt kalenderen Tenniskampe. Det kræver med andre ord, at de delte kalenderoplysninger er rimelig statiske, eller at dine modtagere bruger oplysningerne så hurtigt, at de ikke når at blive uaktuelle. 3 I rullelisten Dataområde kan du vælge et fast tidsrum, som f.eks. I dag, I morgen eller De næste 30 dage. Jeg har dog valgt Angiv datoer, hvorefter jeg har angivet start- og slutdato i de to datorullelister. Sådan deler du en kalender via e-mail: 1 Klik på Send kalender via e-mail i gruppen 4 I den store rulleliste Detalje kan du angi- Del på fanebladet Startside. Outlook opret- ve, hvor mange detaljer modtagerne må se fra din kalender. ter nu en tom e-mail og viser dialogboksen Send en kalender via e-mail. Se figur 4. FORLAGET LIBRIS 2 Outlook 2010 – lær det selv (tillæg september 2010) 5 Slut af med at lukke dialogboksen ved at 2 Bekræft, at du ønsker at åbne kalenderen klikke på knappen OK. Herefter opbygger Outlook det valgte udsnit af din kalender i meddelelsesteksten samt i en vedhæftet fil af typen .ics (format til internetkalendere). ved at klikke på knappen Ja i dialogboksen i figur 7. Det kræver naturligvis, at du kender og stoler på den person, du har modtaget e-mailen fra. 6 Udfyld modtagerfeltet, og send e-mailen ved at klikke på knappen Send. Modtag kalender via e-mail Når du modtager et statisk billede af en kalender i en e-mail, afhænger dine muligheder af dit e-mail-program. Fælles for alle programmer er dog, at du i selve meddelelsesteksten kan se kalenderen (se figur 5). Figur 7 Vil du føje kalenderen til Outlook 2010. 3 Nu viser Outlook den tilsendte kalender, som du kan se i figur 8. Figur 5 Udsnit af meddelelsesteksten med en kalender. Hvis du modtager e-mailen i Outlook 2010, kan du åbne kalenderen: Figur 8 Den tilsendte kalender optræder i navigationsruden under overskriften Andre kalendere. 1 Klik på linket Åbn denne kalender øverst i Husk på, at kalenderen jo ikke bliver opdateret, så den kan hurtigt blive uaktuel. Du sletter den heldigvis nemt igen. Du skal blot højreklikke på kalenderens navn i navigationsruden og vælge Slet kalender i genvejsmenuen (se figur 9). Du skal bekræfte sletningen ved at klikke på knappen Ja i en ny dialogboks. den åbne e-mail. Se figur 6. Figur 6 En åben e-mail i Outlook 2010 med nem adgang til at åbne den modtagne kalender. 3 FORLAGET LIBRIS Outlook 2010 – lær det selv (tillæg september 2010) Figur 9 Slet kalender. Hvis du åbner en e-mail med en kalender i et e-mail-program som f.eks. Gmail, kan du føje en aktivitet til din Google Kalender ved at klikke på linket Føj til kalender. Se figur 10. Udnyt Windows Live Kalender Hvis du har en Windows Live Hotmail-konto, har du også adgang til en eller flere onlinekalendere på tjenesten Windows Live Kalender. Disse kalendere får du også helt automatisk adgang til, hvis du føjer Hotmail-kontoen til Outlook 2010. Det giver dig herefter disse muligheder: I kalendervisningen i Outlook 2010 kan du åbne onlinekalenderne ved at markere dem i navigationsruden. I figur 12 og 13 (på næste side) kan du se en af mine onlinekalendere i henholdsvis Outlook 2010 og i en browser på internettet. FORLAGET LIBRIS Du kan oprette, slette og redigere kalenderaktiviteter i onlinekalenderne både fra Outlook og fra din browser. Du kan ikke se på de to aktiviteter i figur 12 og 13, om de er oprettet det ene eller det andet sted. Aktiviteter, du ændrer i Outlook, vil først være synlige på nettet, når du besøger kalenderen, efter at du i Outlook 2010 har sendt og modtaget e-mails for den tilknyttede Hotmail-konto. Tilsvarende skal du også først sende eller modtage e-mails for Hotmail-kontoen, før du kan se eventuelle kalenderændringer, som er foretaget på nettet. Endelig kan du vælge at gøre dine Windows Live-kalendere offentligt tilgængelige for alle interesserede eller at stille dem til rådighed for udvalgte personer på internettet. I Windows Live Kalender på nettet (se f.eks. figur 13) skal du blot klikke på knappen Del og vælge kalenderens navn (f.eks. Kims kalender) i den viste menu. Herefter følger du anvisningerne på de næste websider, som jeg ikke vil omtale yderligere i dette tillæg. I praksis foregår det ved, at Windows Live Kalender genererer et helt specielt link til din kalender, som du kan sende til udvalgte personer. I figur 11 kan du i adresselinjen se en bid af det specielle link til min kalender. Figur 10 Føj den aktuelle aktivitet til din personlige Google Kalender. Figur 11 Min onlinekalender gjort tilgængelig via en webadresse, som man ikke lige gætter. 4 Outlook 2010 – lær det selv (tillæg september 2010) Figur 12 Min onlinekalender vist i Outlook 2010. Figur 13 Samme onlinekalender som i figur 11, men vist i en browser. hvor du kan oprette et Windows Live ID. I det følgende forudsætter jeg, at du har oprettet et ID. Udgiv kalender på Office.com Du kan også vælge at dele din kalender ved at udgive den på Microsofts Office.com. Det handler dette afsnit om. Sådan bruger du kalenderdelingstjenesten på Office.com i Outlook 2010: Det er dog en forudsætning, at du har anskaffet et Windows Live ID, som du bruger til at identificere dig med i Microsofts tjenester på internettet. Hvis du f.eks. bruger Windows Live Messenger eller Windows Live Hotmail, har du allerede et ID, du kan benytte. Og ellers tager det kun få minutter at oprette et, og det er gratis. 1 I kalendervisningen i Outlook 2010 mar- kerer du den ønskede kalender i navigationsruden og klikker på Publicer online Æ Publicer på Office.com i gruppen Del på fanen Startside. Se den dialogboks, der nu åbner, i figur 14 på næste side. Hvis du i din favoritsøgemaskine søger på windows live id, vil du hurtigt finde en side, 5 FORLAGET LIBRIS Outlook 2010 – lær det selv (tillæg september 2010) Figur 14 Dialogboks med en kort introduktion til de tre trin, der skal til at publicere din kalender på nettet. Figur 16 Bekræft vilkårene her. 2 Klik på knappen Log på. 5 I figur 17 klikker du på knappen Udfør. 3 I dialogboksen i figur 15 angiver du e- mail-adresse og adgangskode til din Windows Live ID, og klikker på knappen Log på. Figur 17 Logon til tjenesten er fuldført. 6 I dialogboksen i figur 18 skal du nu angi- ve indstillinger for den kalender, du vil publicere på Office.com. I de to små rullelister vælger du den tidsperiode i kalenderen, du vil udgive. Som standard udgiver du de forrige 30 dage og de næste 60 dage i forhold til dags dato. Figur 15 Log på Office.com ved hjælp af dit Windows Live ID – eller opret en konto ved hjælp af linket nederst. 7 I den store rulleliste midt i dialogboksen vælger du detaljeringsniveau for kalenderen. Med standardindstillingen Kun tidsplaner bliver dine aktiviteter kun vist som ”Ledig”, ”Optaget”, ”Foreløbig” eller ”Ikke til stede”. Hvis du vil vise detaljerne om kalenderaktiviteterne, skal du i stedet vælge Detaljerede oplysninger i rullelisten. 4 I dialogboksen i figur 16 kan du læse afta- ler og vilkår for kalenderdelingstjenesten via de to links. Acceptér vilkårene ved at skrive din e-mail-adresse i feltet midt i dialogboksen og klikke på Jeg accepterer. FORLAGET LIBRIS 6 Outlook 2010 – lær det selv (tillæg september 2010) Figur 19 Valg af overførselsmetode. Figur 18 Indstillinger for den kalender, du vil udgive. 11 Nu overfører Outlook dine kalenderakti8 Hvis alle må se din publicerede kalender, viteter og viser dialogboksen i figur 20. skal du markere alternativknappen Alle kan abonnere på denne kalender i området Tilladelser. Hvis du kun ønsker inviterede gæster, skal du i stedet markere alternativknappen Det er kun inviterede brugere, der kan abonnere på denne kalender. 9 Som standard bliver den publicerede ka- lender holdt opdateret med eventuelle kommende ændringer. Hvis du ikke ønsker kommende rettelser afspejlet i kalenderen på Office.com, skal du klikke på knappen Avanceret, i dialogboksen i figur 19 markere indstillingen Enkelt overførsel: Opdateringer bliver ikke overført og endelige klikke på knappen OK. Figur 20 Vil du sende en deleinvitation? 12 Klik på knappen Ja, hvis du ønsker at in- vitere andre til at se din kalender. I så fald opretter Outlook en e-mail med en invitation, som du kan se i figur 21. Du skal blot indtaste modtageradresser og eventuelt en besked i meddelelsesområdet samt klikke på knappen Send for at sende den. 10 Klik på knappen OK i dialogboksen i figur 18. Figur 21 Invitation til at få adgang til din nyligt publicerede kalender på Office.com. 7 FORLAGET LIBRIS Outlook 2010 – lær det selv (tillæg september 2010) Abonnér på delt kalender Hvis du modtager en invitation til en kalender, kan du vælge at abonnere på den, så du kan se den i din Outlook 2010: 1 Klik på knappen Abonner på denne kalen- der øverst i invitations-e-mailen. Se figur 22. Figur 23 Vil du abonnere på denne kalender? Figur 22 Vil du abonnere på denne kalender? 2 I dialogboksen i figur 23 klikker du heref- ter på knappen Ja for at føje den delte kalender til din Outlook og for at abonnere på opdateringer. Figur 24 En delt kalender fra Office.com vist i Outlook 2010. 3 Outlook viser herefter den delte kalender, som du kan se det i figur 24. FORLAGET LIBRIS 8