REFERAT Grundejerforeningen Søndergård Nord – ordinær generalforsamling Mødedato: 25. april 2013, kl. 15.00 Mødested: DEAS A/S, Dirch Passers Allé 76, 2000 Frederiksberg Fremmødte: Der var repræsenteret 6 af foreningens 11 medlemmer, repræsenterende 226 af foreningens i alt stemmeberettigede 321 fordelingstal. Repræsenteret: Bestyrelsen fra repræsenteret ved formand Jens Jørgen Kristensen samt bestyrelsesmedlemmerne Saso Nedelkovski samt Jens Løth. DEAS var repræsenteret ved ejendomsadministrator, Peter Westerdahl. Referent: Peter Westerdahl, DEAS A/S Der forelå følgende Dagsorden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Valg af dirigent Formandens beretning Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse Forelæggelse og godkendelse af budget for det kommende regnskabsår Fastsættelse af kontingent og eventuelle bidrag Forslag fra bestyrelsen 6.1 Bestyrelsen foreslår følgende ændringer til grundejerforeningens vedtægter: § 5. Foreningens daglige ledelse varetages af en bestyrelse på 5-7 medlemmer ændres til 3-5 medlemmer. § 10. Kontingent betales forud for et halvår ad gangen, med forfaldsdato henholdsvis 15. maj og 15. november ændres til 1. januar og 1. juli. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, revisor og revisorsuppleanter. 8. Eventuelt. 1. Valg af dirigent Formanden bød velkommen og foreslog Peter Westerdahl valgt som dirigent. Da der ikke var andre forslag blev Peter Westerdahl valgt. Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var indkaldt i henhold til vedtægternes bestemmelser, og dermed lovlig og beslutningsdygtig, idet vedtagelse af de fremsatte forslag under pkt. 6 kræver kvalificeret flertal. Med generalforsamlingens samtykke besluttede dirigenten at behandle dagsordenens punkt 4 og 5 under ét. 2. Formandens beretning Formanden aflagde beretning: Som medlem af Tvillingegårds bestyrelse spurgte jeg ind til status for grundejerforeningen, idet vi jo betalte kontingent til foreningen. Jeg fandt en nedlagt forening idet der ikke var nogen bestyrelse, den tidligere bestyrelse var DEAS A/S Dirch Passers Allé 76 2000 Frederiksberg www.deas.dk Tel +45 70 30 20 20 [email protected] cvr. 20 28 34 16 Regionskontorer: Aalborg Aarhus Kolding ejd.9-020 udtrådt af foreningen. Jeg blev enig med administratoren fra DEAS (Peter Westerdahl) om indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling. Denne blev afholdt den 22. august 2012, og der mødte 21 medlemmer op. Til bestyrelsen blev valgt: fra Søparken: Saso Nedelkovski, fra KAB: Jens Løth og fra Tvillingegård 1: Jens Jørgen Kristensen, som blev valgt som formand. Der blev enighed om at få fuldført foreningens opgaver i henhold til lokalplan 102.02. Det har således været detektivens år, med at få indhentet oplysningerne for status på foreningen. Men jeg synes selv vi 3 i bestyrelsen har fået grundejerforeningen til at opfylde diverse krav i lokalplanen og vedtægterne. Her skal det nævnes at vi ikke kunne opfylde vedtægternes bestemmelser om at få valgt 5 medlemmer til bestyrelsen. Formanden for Søfryd 2, Bent Kiemer havde ikke modtaget indkaldelse, idet denne ikke var videresendt at ejerforeningens administrator, og Bent Kiemer påtalte lovligheden af en ikke fyldestgørende bestyrelse. Vi kontaktede administrator og advokat Iben Winsløv, for at sikre lovligheden af dette. Resultat blev at der lovmæssigt ikke er nogen hindring i dette, blot skulle den reducerede bestyrelse ikke træffe store økonomiske dispositioner. Der er ikke stillet krav om indkaldelse til en fornyet ekstraordinær generalforsamling. Fra tidligere bestyrelsesmedlemmer Lars Gjørret og Vibeke Rischel er modtaget diverse materiale om grundejerforeningen. Advokat Iben Winsløv blev indkaldt til et møde hvor vi gennemgik udkast til vedtægter for affaldspladsen. Efter tilrettelser og møder med grundejerforeningen Søndergård Syd (Ole Kveiborg) blev vedtægterne godkendt og underskrevet. Vi har gennemgået udgifter/regnskaber for affaldspladsen og har nu indgået en aftale om betaling af de udgifter der påhviler grundejerforeningen Søndergård Syd for dens medlemmers brug af affaldspladsen fra 2010 – 2012. Bestyrelsen for affaldspladsen blev valgt på et møde med Iben Winsløw, og formand blev formanden for Søndergård Nord, og Ole Kveiborg blev valgt som menigt bestyrelsesmedlem. Der har været en del kontakt med Ballerup Kommune, Vestforbrænding og vognmanden der har en medarbejder ansat til drift af pladsen. Vi arbejder på at få udleveret kontrakten med vognmanden, dette er ikke lykkedes endnu, trods henvendelser til både Vestforbrænding og Ballerup Kommune. Der arbejdes fortsat på det. For grundejerforeningen Søndergård Nord er der rettet flere henvendelser vedr. lokalplanen der indeholder ansvarsområdet for Søndergårds Sø. Grundejerforeningen har fået oprettet en web-site www.gfsøndergårdnord.dk Dirigenten efterlyste kommentarer til den aflagte beregning. Da der ikke var flere der ønskede ordet, konstaterede dirigenten at beretningen var taget til efterretning. 3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse Administrator gennemgik regnskabet, og fremhævede en række positioner, herunder revisor påtegning, afvigelser i forhold til årets budget, årets resultat samt egenkapitalens størrelse. Herefter efterlyste dirigenten bemærkninger til regnskabet. 2/4 ejd. 9-020 Det blev præciseret, at når Grf. Søndergård Syd har indbetalt deres andel af udgifterne til affaldspladsen skal disse midler alene tilgå de oprindelige foreninger i samme forhold som de er indbetalt. Det blev besluttet at beløbet der udgør kr. 314.684 optages som skyldig omkostning, hvorefter næste generalforsamling kan beslutte udlodning af beløbet. Da ikke flere ønskede ordet satte dirigenten regnskabet til afstemning. Regnskabet blev enstemmigt godkendt. 4. 5. Forelæggelse og godkendelse af budget for det kommende regnskabsår samt Fastsættelse af kontingent og eventuelle bidrag. Administrator gennemgik bestyrelsens budgetforslag. Som følge af at en stor del af udgifter nu lægges over i Grundejerforeningen Søndergård Affaldsplads, hvortil også Grundejerforeningen Søndergård Syd bidrager, er det muligt at reducere kontingentet, idet udgifterne fremadrettet primært vil bestå af kontingent til affaldspladsen samt et reduceret administrationshonorar samt udgifter til bestyrelsesansvarsforsikring og revision af regnskabet. Herefter efterlyste dirigenten bemærkninger til budgetforslaget. Da ikke flere ønskede ordet konstaterede dirigenten at budgettet og kontingentforslaget var vedtaget. Indtægter Grundejerforeningskontingent Indtægter i alt 234.000 234.000 Udgifter Bidrag til grundejerforening m.m. Forsikringer og abonnementer Administrationshonorar, DEAS A/S Øvrige adm.omkostninger Udgifter i alt Driftsresultat 210.000 3.000 13.000 8.000 234.000 0 Der vil efterfølgende ske en regulering i forhold til det allerede i 2013 opkrævede beløb. 6. 3/4 Forslag fra bestyrelsen Formanden oplyste at ændring af § 5 følger af, at det er svært at få valgt medlemmer til bestyrelsen, og at en bestyrelse på 3-5 medlemmer synes passende i forhold til foreningens størrelse og mængden af opgaverne. ejd. 9-020 Administrator oplyste at ændring af §10 følger af, at det skaber likviditetsproblemer når indbetalingerne først finder sted i maj og november, idet mange udgifter ligger først på året, bl.a. kontingent til Grundejerforeningen Søndergård Affaldsplads der forfalder i februar og august. Herefter satte dirigenten begge forslag til afstemning. For stemte 226 stemmer Imod stemte 0 stemmer. Der var ingen blanke eller ugyldige stemmer. Da mere end 2/3 af foreningens medlemmer efter fordelingstal har stemt for forslagene, er disse endeligt vedtaget. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, revisor og revisorsuppleanter Jens Jørgen Kristensen havde tilkendegivet at være villig til genvalg. Jens Løth ønskede ikke genvalg. Saso Nedelkovski modtog ikke genvalg som følge af at han fratræder sin stilling hos Pension Danmark. Der var genvalg til Jens Jørgen Kristensen som formand for foreningen. Der var nyvalg til Flemming Madsen, E/F Søfryd 2, John Carstens, Ballerup Ejendomskontor samt Mette Haarup, DEAS A/S på vegne af Pension Danmark. 8. Eventuelt En fremadrettet opgave er fælleshuset som Ballerup Kommune er forpligtet til at opføre. Der er igangværende ideoplæg. Omkring affaldspladsen er der evt. overlap i opkrævning hos ejerne. Kommunen oplyser at opkrævningen dækker kommunens andel af udgifterne. Dirigenten hævede generalforsamlingen kl. 16:00 og takkede for en god og saglig debat. Underskrift: Dato: Dato: 31. maj 2013 Bestyrelsen: Dirigent _________________________ Formand _________________________ 4/4 ejd. 9-020