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 MANUAL DE
EXPOSITOR
TRIATHLON EXPO 2014
BIENVENIDO A LA TRIATHLON EXPO 2014. El evento que
cambiará su manera de ver, pensar, sentir y vivir el mundo del
Triatlón detallado en sus 3 disciplinas. Nadar, rodar y correr.
Teniendo como escenario el World Trade Center (WTC)
Ciudad de México, los días 14, 15 y 16 de Febrero en los salones
Maya I y II esta Exposición cambiará sus perspectivas.
Este es su manual de servicios, el cuál servirá como una
herramienta de trabajo, y le ayudará a planear y prever los detalles
que se deben tomar en consideración para que su participación en
el evento TRIATHLON EXPO 2014 sea exitosa. Cuenta con
secciones que incluyen información acerca del montaje y
desmontaje, reglamento y servicios adicionales (Internet, TDC
etc.)
Es responsabilidad del expositor enviar a tiempo la
información que se menciona. Así como hablar con los proveedores
de cada servicio que usted contrate.
Si después de revisar este material requiere de información
adicional por favor dirija sus dudas a nuestras oficinas al tel. 55 23
00 97.
Esperando servirle como usted se merece, nos encontramos a
sus órdenes.
ATENTAMENTE
COMITÉ ORGANIZADOR TRIATHLON EXPO
1 INDICE CONTENIDO
Formas de llegar al WTC
Formato de servicios adicionales
Herramientas de Promoción
Herramientas de Trabajo
Contactos
Stand
Rótulo
Mamparas
Servicios básicos
Servicio de Limpieza
Seguridad y vigilancia
Suministro eléctrico
Estacionamiento
Restricciones
Montaje
Arribo
Horarios de montaje, montacargas y andenes
Plataformas de Carga
Desmontaje
Proceso de Carga
Horario de Desmontaje
Restricciones
Formatos
Carta Compromiso
Carta de Responsabilidad
Relación de Inventario
Gafetes y Cortesías
Consejos de Mercadotecnia
2 Formas de llegar al WTC
AÉREA
Del Aeropuerto Internacional Benito Juárez:: 1.Tomar Boulevard Puerto
Aéreo dirección viaducto Miguel Alemán. 2.Tomar a la derecha en viaducto
3.Incorporarse a carriles Centrales de Viaducto 4.Al pasar Av. Cuauhtémoc
seguir por la lateral de viaducto hasta insurgentes 5.Dar vuelta a la izquierda en
Insurgentes dirección CU hasta filadelfia 6.Dar vuelta en filadelfia a la derecha
y a 100 mts se encuentra el WTC.
TERRESTRE
De la entrada de Querétaro: 1.Continuar Autopista hasta periférico norte eje
5y6 que están juntos 2.En eje 6 doblar a la derecha hasta Av. Revolución.
3.Dar vuelta en Revolución a la derecha hasta el eje 5 4.En el eje 5 tomar la
diagonal de la derecha (rio becerra) hasta viaducto 5.Al entroncar con viaducto
sigue por la lateral (eje 4) que te conecta a insurgentes 6.Dar vuelta en
insurgentes a la derecha hasta filadelfia 7.Dar vuelta en filadelfia a la derecha y
a 100 mts se encuentra el WTC.
De la entrada de Pachuca: 1.Seguir por autopista a Indios Verdes-Insurgentes
2.Continuar por Insurgentes dirección CU hasta filadelfia 3.Dar vuelta en
insurgentes a la derecha hasta filadelfia 4.Dar vuelta en filadelfia a la derecha y
a 100 mts se encuentra el WTC.
De la entrada de Cuernavaca: 1.Seguir sobre autopista a Insurgentes
dirección indios verdes hasta eje 5 2.Dar vuelta en eje 5 a la derecha y en la
tercera calle san francisco dar vuelta a la izq 3.Seguir sobre San Francisco
hasta Torres adalid 4.Dar vuelta en Torres Adalid a la izquierda y al cruzar
insurgentes a 100 mts se encuentra el WTC.
De la entrada de Toluca: 1.Saliendo de la autopista seguir por constituyentes
hasta periférico 2.Dar vuelta en periférico a la derecha hasta el eje 5y6 que
están juntos 3.En eje 6 doblar a la derecha hasta Av. Revolución. 4.Dar vuelta
en Revolución a la derecha hasta el eje 5 5.En el eje 5 tomar la diagonal de la
derecha (rio becerra) hasta viaducto 6.Al entroncar con viaducto sigue por la
lateral (eje 4) que te conecta a insurgentes 7.Dar vuelta en insurgentes a la
derecha hasta filadelfia 8.Dar vuelta en filadelfia a la derecha y a 100 mts se
encuentra el WTC.
3 Formato de servicios adicionales
Herramientas de Promoción
El trabajo de promoción que se desarrolla para interesar a los miles de
visitantes al WTC puede y debe ser complementado con una estrategia propia
del expositor para atraerlos a su stand.
Promuévase y obtenga los mejores beneficios de su participación en Triathlon
Expo:
SERVICIO
Y CANTIDAD
Espectaculares
(3)
Pantallas (6)**
Flyers ( 50 mil)
Posters (15 mil)
Boletos
de
Entrada (10 mil)
Puente
de
Entrada
COSTO
10, 000.00
No. Max. De
Logos
Permitidos
5
4, 500.00
10, 000.00
10, 000.00
5, 000.00
10 videos 8 seg
7
7
2
CONTACTO
TELEFONO
Triathlon Expo
55 23 00 97
Triathlon Expo
Triathlon Expo
55 23 00 97
55 23 00 97
Triathlon Expo
55 23 00 97
Sólo
3
Triathlon Expo
55 23 00 97
Naiming ó
a proporción
Presentador
es
Pendones
Sólo
3
Triathlon Expo
55 23 00 97
Naiming ó
a proporción
Presentador
es
Rueda
de Sólo
3
Triathlon Expo
55 23 00 97
Prensa
Naiming ó
a proporción
Presentador
es
Kit de Entrada
Sólo
3
Triathlon Expo
55 23 00 97
Naiming ó
a proporción
Presentador
es
*Los precios no incluyen IVA (16%)
**Si requiere el diseño del display para pantallas se envía cotización por
separado.
4 Herramientas de Trabajo
SERVICIO
Terminal de Cobro*
Internet Axtel*
Bodega 10m2
Plataformas
de
carga
Mobiliario adicional
Silla plegable
Mesa plegable
Mobiliario
adicional*
COSTO
Directo
con
empresa
Directo
con
empresa
4, 500.00
750.00 c/u x día
CONTACTO
Expo Pay
Triathlon Expo
Triathlon Expo
TELEFONO
15 00 90 18
55 32 22 59 73
90 00 54 18
90 00 54 51
55 23 00 97
55 23 00 97
30.00 c/u x día
35.00 c/u x día
Directo
con
Empresa
Triathlon Expo
55 23 00 97
WTC
90 00 91 31
Axtel
90 00 91 89.
*Estos servicios se obtienen de manera independiente al Comité Organizador,
por lo que cualquier negociación es directamente entre la empresa y el
expositor.
Contactos
AREA
Dirección Bici
Expo
Gerencia
Administrativa
Gerencia
Logística
Prensa
y
Registro
Diseño, Arte y
Displays
Nombre
Teléfono
Arturo
55 23 00 97
García
Ext. 1
Kristel
55 23 00 97
Gopar
Manuel
55 23 00 97
Cruz
Sandra
55 23 00 97
Rangel
Jorge
55 23 00 97
Cillero de
Santiago
Correo
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
5 Stand
Rótulo
Como expositor, tiene el beneficio de poner el nombre de su marca
en la marquesina de su stand. El cual no deberá exceder 18
caracteres ni cambios en la tipografía, como se muestra en el
ejemplo:
T R I A T H L O N
1 2 3
4
5 6
7
8
9
E X P O
10 11 12 13 14 15 16 17 18
Es importante que considere que signos de puntuación como:
espacios, comas, puntos etc. ocupan una casilla cada uno.
El expositor puede solicitar su stand sin rótulo. Teniendo que
comprar y colocar el de su preferencia siempre y cuando no exceda
las medidas de la marquesina o antepecho.
*El rótulo deberá entregarse al momento de la firma del
contrato de su participación en Triathlon Expo.
Mamparas
Su stand cuenta con mamparas de trovicel blanco así como
marquesina, ensamblado con aluminio, lámpara Slim line y contacto
doble polarizado.
Ningún expositor está autorizado para efectuar modificaciones en la
paredes y/o perfiles de su stand. El importe de cualquier daño
deberá ser cubierto por el expositor.
Ningún elemento de sujeción como tornillo, gancho, clavo, taquete
etc. Podrá instalarse, clavarse, o adherirse a cualquier parte
estructural del stand.
La altura máxima de decoración es de 5m. No habrá excepciones.
6 Servicios Básicos
Servicio de Limpieza
El WTC realiza el servicio de limpieza general en pasillos, baños y
áreas comunes. La limpieza del interior de los stands corre por
cuenta de los expositores.
Seguridad y vigilancia
Al contratar tu espacio. El Comité organizador otorga el beneficio
del un seguro de responsabilidad civil a personas, bienes y terceros.
Además el recinto cuenta con vigilancia las 24h. Sin embargo en el
horario abierto a público es responsabilidad y control propio de los
expositores.
Para seguridad adicional de tu mercancía el Comité Organizador
ofrece bodegas de 10m2 con costo adicional.
Suministro eléctrico
La carga de energía para cada stand es de 500 watts o su
equivalente, si se requiere carga adicional tendrá un costo extra.
El Comité Organizador y WTC no se hacen responsables por
fluctuaciones de voltaje e interrupciones de fluido eléctrico, por lo
que el expositor deberá contar con reguladores de voltaje y fuentes
de poder que protejan a los equipos sensibles de descargas o
variaciones de voltaje.
Toda instalación, material y/o equipo eléctrico deberá cumplir con
los requisitos establecidos en las normas oficiales de instalaciones
eléctricas. Sólo se permite cable de uso rudo y cable adecuado, el
Organizador y WTC no se harán responsables por daños a equipos
que hayan sido conectados de manera inadecuada por el expositor,
su personal o contratista.
Estacionamiento
La contratación de su stand no otorga cortesías ni descuentos. El
estacionamiento corre por cuenta del expositor.
Mayor información al 90 00 96 52 o directamente en el WTC.
7 Restricciones
Se prohíbe estrictamente:
§ Fumar y vender cualquier tipo de alimentos y/o bebidas
§ Trabajar (serruchar, pintar, pegar, etc.) directamente sobre la
alfombra o en su caso se deberá usar protección que la cubra.
§ Usar pinturas, solventes u otros productos directamente que por
accidente puedan llegar a manchar o dañar las alfombras.
§ Clavar, atornillar, perforar o pintar sobre pisos muros, trabes,
plafones u otra instalación del recinto.
§ Utilizar sierras, pistolas de aire, soldaduras, entre otro tipo de
maquinaria que represente un riesgo para las instalaciones o
personas.
§ Colocación de mantas, pendones, o cualquier elemento colgante
de las trabas, techo, muros, plafones, barandales u otras
inhalaciones sin previa autorización del personal del recinto y
comité organizador.
§ Aplicar y usar pegamento, cintas adhesivas o cualquier otro
material adherible directamente sobre la alfombra, piso, superficies
pintadas, señalamientos, cristales, paredes u otras inhalaciones.
§ Cruzar cables eléctricos o cualquier tipo de instalación eléctrica
tanto en el piso como en la parte superior de las instalaciones.
§ Realizar cualquier trabajo de herrería y albañilería, incluyendo
tabla roca o yeso.
§ Realizar trabajos de construcción integral de stands, toda
adecuación se limitará exclusivamente a detalle, ajustes en el
armado y construcciones de los mismos.
§ Golpear pisos muros, plafones, u otras instalaciones con los
sistemas de exposición, mobiliario, equipo, maquinaria o con
cualquier otro tipo de material.
§ Utilizar o exhibir juegos pirotécnicos, solventes explosivos, gas de
cualquier tipo, sustancias inflamables o toxicas, etc.
§ Realizar algún tipo de combustión dentro de las inhalaciones y/o
áreas rentadas.
§ Utilizar productos que afecten o puedan afectar el medio ambiente.
§ Portar armas de fuego dentro de las instalaciones del recinto.
§ Queda estrictamente prohibido el uso de escaleras eléctricas y
elevadores para transportar cualquier tipo de mobiliario, material,
maquinaria y carga en general que puedan causar algún daño a la
estructura, mecanismo de los mismos y personas en general.
8 EL COMITÉ ORGANIZADOR Y WTC NO SE HACEN
RESPONSABLES POR ROBO Y EXTRAVIO DE ARTÍCULOS DE
USO PERSONAL, TALES COMO TELEFONOS CELULARES,
CAMARAS DE VIDEO Y/O FOTOGRAFICAS, COMPUTADORAS
PORTATILES, EQUIPOS DE RADIO COMUNICACIÓN PORTATIL
ETC.
Montaje
Arribo
De acuerdo a los horarios de montaje estipulados por el Comité
Organizador, el expositor deberá llegar mínimo con 30 minutos de
antelación. De lo contrario deberá esperar la disponibilidad del
montacargas para ingresar su material, siendo este un tiempo
indeterminado.
El arribo de vehículos el día de montaje es por la calle de Dakota y
la salida por la calle de Filadelfia. Al ingresar al patio de maniobras
sólo podrán permanecer el tiempo designado por el personal de
WTC para descargar mercancía. Al exceder dicho tiempo se
cobrará conforme a la tarifa de estacionamiento establecida.
Horarios de montaje
El montaje para la Exposición se realizará únicamente el jueves 13
de Febrero de 2014 de acuerdo a lo siguiente:
1) El montaje de Expositores que ensamblarán Stand Propio
(escenografía) se realiza de 00:01 a 23:59 horas. Los
expositores que ocuparán el stand que otorga el Comité será
de 09:00 a las 22:00 horas. Cada expositor tendrá una hora
establecida de llegada comprendida en estos horarios.
2) Sólo se permitirá el acceso al patio de maniobras al
organizador, personal del mismo y expositores (el staff se
tendrá que registrar 30 min antes de su ingreso al
recinto) en los horarios señalados para la realización de
embarque y desembarque del mobiliario, equipo, material,
maquinaria y carga en general. En su caso deberá esperar su
9 turno ubicándose en zonas aledañas donde esta permitido el
estacionamiento con el motor apagado.
3) El uso del montacargas será supervisado exclusivamente por
el personal de WTC y de acuerdo a los horarios establecidos
de montaje y desmontaje.
4) Sin excepción alguna no se permitirá la permanencia de
ningún tipo de vehículo en el patio de maniobras si no hay
personal realizando la descarga, de lo contrario será
acreedor a una sanción o en su caso el recinto se encargará
del mismo mediante una grúa
5) Los instrumentos de carga destinados a maniobras dentro de
las instalaciones y áreas rentadas serán supervisados por el
personal de WTC
6) El mobiliario, equipo, material, maquinaria y/o carga en
general, que exceda los 250 kilos por m2 (máx. capacidad del
suelo) o que requieran transportación especial, deberá
hacerse con el mayor cuidado para no dañar alfombras, piso
u otro elemento, siendo coordinado y supervisado por
personal de WTC. El exceso de peso deberá apoyarse en
cojinetes de hule, tarimas, plataformas o similares a fin de
distribuir el peso.
7) La colocación de mantas, pendones, banderines, anuncios y
toda señalización y/o decoración sujeta o apoyada a las
trabes del techo, deberán montarse con elementos de fijación
autorizados por el recinto. Sin excepción no se deberá
exceder los 10 kilos. Dicho material deberán ser entregado al
recinto máximo 10 días antes del evento y recogerse al hacer
el desmontaje. WTC y Comité Organizador no se
responsabilizan del equipo que no se reclame en 24 horas.
Posterior a este tiempo se cobrará $ 300.00 pesos por día.
8) Cualquier instalación especial que deseé el expositor, tendrá
que ser supervisada por el comité organizador y autorizada
por el WTC.
10 Plataformas de Carga
La disponibilidad de las góndolas de carga o plataformas del WTC
puede variar. Es responsabilidad del expositor llevar personal
suficiente o vehículos de transporte (plataformas, diablitos etc.) para
transportar la mercancía a su stand.
Desmontaje
Proceso de Carga
Antes de ingresar el vehículo al área de andenes se deberá
proceder al desmontaje de los salones de exhibición y/o stand, para
posteriormente trasladar los materiales y equipos dicha área y
montacargas.
El personal de control del WTC procederá a asignar el anden al
expositor y el turno de ingreso de su vehículo.
Todo usuario del área de andenes es responsable por los daños o
perjuicios que este origine u ocasione al inmueble.
Horario de desmontaje
1) El desmontaje será el día Domingo 16 de Febrero de 19:00 a
23:59 horas, a partir de este horario será responsabilidad del
expositor su material. En caso que algún expositor no termine
dentro del horario establecido, faculta implícitamente al
Comité Organizador a retirarlo. Aplicándose todos los cargos
necesarios del traslado, tiempo y recurso humano ocupado
para tal efecto, independientemente del monto estipulado por
el WTC.
2) Expositores y su personal que olviden o abandonen cualquier
material, equipo o mobiliario en el recinto serán acreedores a
una multa mínima de $25,500.00 pesos diarios, esto
dependiendo del tipo de maniobra que se tenga que realizar.
WTC no se hace responsable por pérdidas de equipo y
mobiliario que no haya sido retirado por el expositor el día de
su desmontaje.
11 Formatos
Los formatos que a continuación se presentan son para facilitar su
estancia y operación dentro del evento. Los cuales serán atendidos
por el Comité Organizador, único responsable en aprobar cualquier
requisición durante el evento. El personal de mantenimiento,
montajes o ejecutivos, no podrán dar seguimiento a su petición.
Estos deberán enviarse previamente vía correo electrónico o
entregarse obligatoriamente el día de montaje, de no hacerlo el
Comité Organizador no se responsabiliza en ningún caso.
Carta Compromiso
El expositor y su personal se compromete a:
1.- Ocupar su stand en la fecha y hora establecidas.
2.- Desocupar su stand en la fecha y horas establecidas.
3.- Utilizar el gafete de expositor personalizado otorgado por el comité
organizador, durante toda su estancia en el evento.
4.- Presentarse los días del evento a las 8:00 horas para resello del
gafete. Y al cierre de cada día a asegurar su mercancía y stand.
5.-Desalojar el área del recinto a más tardar 30 minutos después del
cierre a público.
6.- Respetar el horario de exposición. Viernes y Sábado de 10:00 a
20:00 horas y Domingo de 10:00 a 18:00 horas.
7.- No introducir, consumir ó vender alimentos y bebidas dentro su
stand y de los salones de exposición.
8.- No exceder las medidas del stand, colocar fuera de éste parte de
su decoración o cualquier tipo de mobiliario, ni atender sus ventas
fuera del perímetro designado.
9.- No utilizar sonido que rebase los 80 dB.
Nombre y firma del Representante Legal
Acepto ___________________________________________
12 Carta de Responsabilidad
Al Comité Organizador de TRIATHLON EXPO 2014:
Por medio de la presente hago de su conocimiento que asumo el
compromiso de cumplir con las disposiciones contenidas que se
especifican, tanto en el manual de expositor así como en el reglamento
del recinto, ya que el propósito de los mismos es tener una mejor
organización antes, durante y después del evento.
En caso de tener alguna duda o aclaración en el contenido de este
documento, me comunicaré con el Comité Organizador y haré las
aclaraciones pertinentes.
Así mismo, estoy de acuerdo en el contenido de este documento y no
teniendo inconveniente alguno, reitero mi responsabilidad como expositor
con la firma del presente documento.
Fecha: _______________________________________
Nombre: ______________________________________
Firma:________________________________________ 13 Relación de Inventario
FECHA: __________________ STAND:___________
EMPRESA:_______________________________________________
RESPONSABLE DIRECTO:________________________________
Cantidad
Descripción
14 Gafetes y Cortesías
Los gafetes son personales e intransferibles, a la persona que se
sorprenda haciendo mal uso de éste se le retirará y será acreedor a
una sanción de $ 500. 00 pesos M. N.
La distribución del los gafetes y cortesías por medida de stand es la
siguiente:
STAND 2X2 3X3 6X3 9X3 12X3 12X6 MAYORES •
•
M2 4 9 18 27 36 72 (isla) A partir de 81 GAFETES 2 3 6 9 12 15 18 CORTESIAS 4 6 12 18 24 30 36 El costo de cada gafete adicional tiene un costo de $ 100.00 M.N (Cien
pesos) c/u. Podrán solicitarlos con antelación en nuestras oficinas o
durante la Exposición en el modulo de atención a Expositores.
Si requiere la factura correspondiente favor de solicitarla previamente y
enviar la relación de gafetes extra con anticipación, los gafetes extra
solicitados durante la expo se facturarán en los siguientes 3 días hábiles
al término del evento.
15 Consejos de Mercadotecnia
El trabajo de promoción que se desarrolla para atraer a miles de
visitantes a TRIATHLON EXPO puede, y debe ser complementado con
una estrategia propia del expositor para dirigirlos a su stand.
Antes de la Exposición
Inversión económica: Como expositor seguramente está interesado en
obtener más impacto por cada peso invertido. Además de los beneficios
que se ofrecen al obtener un stand. El Comité Organizador tiene una
carpeta de impacto publicitario muy atractiva. No dude en consultar con
su ejecutivo el mejor paquete para sus necesidades de marca.
Medios Publicitarios: Anúnciese en periódicos, revistas y en
publicaciones especiales.
Añada a toda su publicidad el logotipo de TRIATHLON EXPO 2014 con
el número de tu stand para asegurar el mayor número de clientes que lo
visiten.
Prepare información escrita o visual alusiva a su producto, marca o
servicio que quiera dar a conocer, dirigiéndose con mensajes claves o
promociones que mostrará durante la Exposición.
Logística: Le recomendamos establecer un presupuesto y tener siempre
un plan de contingencia para ahorrar en gastos de último momento.
Durante la Exposición
Una calurosa bienvenida: Un punto crítico para su personal es crear
una atmósfera que atraiga a los asistentes y los invite a detenerse.
- No se siente: Los visitantes tendrán la impresión de que usted no
tiene interés o pueden interpretar su actitud como un momento de
descanso, el cual no querrán interrumpir.
- No lea: Perderá contacto visual con los visitantes que pasan por su
stand
- No coma o beba: Además de restar imagen a su empresa, sus
posibles clientes no querrán interrumpirlo y podrá perder ventas o
una oportunidad de negocio.
- No ignore a sus visitantes: Si está ocupado cuando alguien se
aproxima, salude o trate de incluirle en su conversación.
- No hable por teléfono: El mensaje que usted manda es que tiene
mejores cosas que hacer.
- No reparta folletos en exceso: Elija ofrecer información impresa
más detallada a sus clientes más interesado, de lo contrario estos
se pueden confundir con impresos de otras compañías y terminar
en el cesto de basura.
16