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REPUBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO DE NARIÑO
PERSONERIA MUNICIPAL DE IPIALES
MANUAL DE CONTRATACIÓN PERSONERÍA MUNICIPAL
IPIALES – NARIÑO
JULIO 31 DE 2014
CASA DE JUSTICIACarrera 8 con calle 7 No. 6-35 Barrio Alfonso López
personerí[email protected]
RESOLUCION No. De 2014
(JULIO 31 2014)
“POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN Y
LA DOCUMENTACIÓN DEL
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS, OBRAS Y SE
EXPIDEN OTRAS DISPOSICIONES”
El Personero Municipal de Ipiales – Nariño, En uso de sus facultades
constitucionales y legales, y en especial, las conferidas por los artículos 209 de
la Constitución Política, la Ley 136 de 1994, la Ley 80 de 1993, la ley 1150
de 2007 y Decreto 1510 de 2013y demás decretos reglamentarios posteriores
que lo adicionen omodifiquen y,
CONSIDERANDO:
A. Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política, la
Personería Municipal de Ipiales - Nariño, desarrolla su función administrativa
bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad,
imparcialidad y publicidad, entre otros.
B. Que la actividad contractual de la Personería Municipal de Ipiales - Nariño,
es una manifestación del ejercicio de la función administrativa, razón por la
cual, debe ceñirse en cuanto a los procesos de selección, celebración y
ejecución de los Ordenes estatales, a los postulados del artículo 209 de la
Constitución Política y a lo dispuesto por el Estatuto General de Contratación
de la Personería Municipal de Ipiales - Nariño.
C. Que es deber de la Personería Municipal de Ipiales - Nariño, velar por la
adecuada ordenación del gasto y en general, por la Personería Municipal de
Ipiales - Nariñodel presupuesto asignado para la entidad, tal como lo estipula la
Ley 136 de 1994, Ley 617 de 2000 artículo 10, y las demás leyes o decretos
que las modifiquen.
D. Que con el fin de ilustrar de manera óptima tanto al ordenador del gasto,
como del Secretario (a), se hace indispensable señalar y ordenar el
procedimiento general, así como definir sus principios, el régimen aplicable, las
competencias, los procedimientosadministrativos y legales; adicionalmente, con
el fin de obtener mejores resultados, se hace indispensable también recordar
los deberes, prohibiciones y responsabilidades de cada uno
de los
Funcionarios de la Personería Municipal de Ipiales - Nariño.
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E. Que de acuerdo con lo anterior, se hace necesario adoptar la
documentación que harán parte del Proceso de Adquisición de Bienes y
Servicios u obras.
F. Que en aras de evitar el fraccionamiento de la responsabilidad de los
funcionarios y reconociendo que el Comité de contratación que definen las
normas legales, constituyen instancia de asesoría, se hace necesario aclarar
que las recomendaciones de dicho comité no tienen carácter obligante.
G. Que en aras de adoptar el modelo de contratación de la Personería
Municipal de
Ipiales - Nariño, dotándolo de procedimientos ágiles y
económicos, de conformidad con los principios de la Ley 80 de 1993, la Ley
1150 de 2007, en concordancia con el Decreto 1510 del 17 de Julio del
año 2013, es necesario adecuar los procedimientos contractuales.
H.Que el Gobierno Nacional por medio del decreto Ley 1410 de 2011, creo
La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra eficiente,
como ente rector de la contratación pública para desarrollar e impulsar
políticas públicas y herramientas orientadas a asegurar que el sistema de
compras y contratación pública obtenga resultados óptimos en términos de
la valoración del dinero público a través de un proceso transparente.
I. Que de conformidad con lo establecido en el Artículo 160 del Decreto
1510 de 2013, establece que las entidades estatales deben contar con un
Manual de Contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el
efectos señale Colombia Compra eficiente.
J. Que mediante Circular Externa Nro. 09 de fecha 17 de Enero del año 2014,
La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra eficiente,
señala los lineamientos generales para la expedición de Manuales de
Contratación y que por ende es de responsabilidad de la Personería
Municipal de Ipiales - Nariño, adoptar el Manual de Contratación en donde
estén inmersos los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente.
K. Que mediante Circular Externa Nro. 10 de fecha 31 de Marzo del año
2014, La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra
eficiente, expidió los Manuales y Guías de Contratación.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: Adoptarpara la Personería Municipal de Ipiales Nariño, el siguiente Manual de Contratacióny su correspondiente
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documentación del Proceso de Adquisición de Bienes, Servicios yobras, el cual
será publicado en el Sistema para la Contratación Estatal (SECOP), como
instrumentoguía y de base para la descripción de los procesos y
procedimientos que se deben acoger, respetar yseguir en toda la actividad
contractual que se adelante en la Personería Municipal de IPIALES – NARIÑO,
en obedecimiento a lo preceptuado por el Decreto 1510 de 2013, debidamente
concertado, socializado con los funcionarios responsables de los procesos
decontratación de la Personería Municipal de Ipiales - Nariño.
Parágrafo: Entiéndase como Documentación del Proceso de Adquisición de
Bienes y Servicios, el detalle del procedimiento que debe adelantar todo el
personal involucrado en el proceso de contratación, siguiendo los parámetros
aquí establecidos, que conllevan a la aplicación de criterios únicos en sus
aspectos generales para toda la Personería Municipal de Ipiales - Nariño, los
formatos , los elementos de coordinación con otros procesos, los actores que
intervienen en él, sus roles y responsabilidades, las herramientas tecnológicas
a utilizar y los documentos e informes que se deben generar en el proceso.
ARTÍCULO SEGUNDO: Los funcionarios de la Personería Municipal de
IPIALES – NARIÑO, velarán por el estricto cumplimiento del Manual de
Contratación.
ARTICULO TERCERO: NATURALEZA JURIDICA DE LA PERSONERIA: La
ley 136 de 1994, modificado por el artículo 8 de la Ley 177 de 1994, se
establece a la Personería como una entidad de derecho público del orden
Municipal, encargada de ejercer el control administrativo en el Municipio, que
cuenta con autonomía presupuestal y administrativa, y como tal la Personería
ejercerá las funciones del Ministerio Público que le confiere la Constitución
Política y la ley, así como las que les delegue la Procuraduría General de la
Nación.
PRESENTACIÓN
Este manual recoge los lineamientos, principios, pautas y procedimientos que
deben ser tenidos como guía de aplicación para los procesos contractuales que
se adelanten en la Personería Municipal de Ipiales - Nariño
La Personería Municipal de Ipiales - Nariño, inicio desde mediados del año
2013 la implementación del proceso de contratación de conformidad con los
lineamientos establecidos y fijados para tal fin en la página del SECOP,
implementando básicamente un nuevo criterio en materia de responsabilidad
para contratar, materializado por medio de una nueva definición de
competencia para la materia contractual, así como la adecuación logística y
presupuestal para soportar dicho modelo, el cual se han proyectado a través de
las normas legales, además del presente Manual de Contratación, el cual
pretende que los usuarios del mismo: ejecutores del gasto, servidores de
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apoyo, organismos de control y la ciudadanía en general, cuenten con un
instrumento ágil y sencillo que ilustre de manera clara el proceder de la
actividad contractual.
ALCANCE
El presente Manual de Contratación pretende que el usuario del mismo,
ejecutores del gasto, servidores de apoyo, organismos de control y la
ciudadanía en general, cuenten con un instrumento ágil y sencillo que ilustre de
manera clara el proceder de la Personería Municipal de Ipiales - Nariñoen su
actividad contractual.
Es importante que el usuario de este Manual de Contratación esté seguro de
que, al momento de servirse de esta herramienta jurídica y pedagógica, tenga
la versión actualizada de la misma, para tal efecto el manual de contratación de
la Personería Municipal de Ipiales - Nariño, deberá modificarse en la medida
en que se modifiquen la Ley o los decretos que regulen en materia de
Contratación Estatal.
FUNDAMENTO LEGAL
El régimen jurídico de contratación aplicable a la Personería Municipal de
Ipiales - Nariño, es el consagrado en las siguientes normas:
Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública”.
Ley 1150 de 2007“Por medio de la cual se introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia en la Ley80de 1993 y se dictan otras disposiciones
generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.
Ley 1474 de 2011“Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública”.
Decreto Ley 019 de 2012“Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública”.
Decreto 1510 de 2013“Por el cual se reglamenta el sistema de compras y
contratación pública”
.
RESPONSABILIDAD
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La responsabilidad de la aplicación de los procedimientos de este Manual, es
de los funcionarios encargados de los procesos de adquisición de bienes,
servicios y obra de la Personería Municipal de Ipiales - Nariño.
ASPECTOS JURÍDICOS
Se definen los principios jurídicos que regulan la actividad contractual de la
Personería Municipal de Ipiales - Nariño, tanto los exigidos por disposición legal
(normatividad externa) como los que la Personería Municipal (normatividad
interna) ha adoptado como pilar de su política en materia contractual. Así
mismo expone y delimita el campo de aplicación de las normas contractuales
que sustentan el Manual de Contratación y definen con exactitud las
competencias para la contratación en la Personería Municipal de Ipiales–Nariño
Es preciso anotar que la Constitución Política de Colombia de 1991 consagró la
autonomía de las entidades territoriales en su artículo 1 al señalar:
“Colombia es un Estado social de derecho organizado en forma de República
unitaria, descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales,
democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad
humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la
prevalecía del interés general.”
El inciso segundo del artículo 209 de la Constitución Política establece que:
“las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el
adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Personería Municipal de
Ipiales - NariñoPública en todos sus órdenes tendrá un control interno que se
ejercerá en los términos que señale la ley”
Entendiendo que dentro de la autonomía de las entidades territoriales y la
obligación de estas para cumplir los cometidos estatales surge la contratación
administrativa como una de las herramientas dadas a las entidades públicas
razón más que suficiente para adoptar los procedimientos contractuales
internos, de tal manera que se adecuen a la estructura administrativa de la
Personería Municipal de Ipiales - Nariño.
TITULO I NORMATIVIDAD
APLICABLE CAPITULO I
Los contratos y las ordenes que celebre la Personería Municipal de Ipiales Nariño, se regirán por la normas de contratación contempladas en la Ley 80 de
1993, La ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 2013 y demás normas que lo
regulen y modifiquen, las disposiciones comerciales y civiles que regulan la
materia y lo reglamentado en el presente Manual.
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Los contratos y las ordenes de prestación de servicios con personas naturales
o jurídicas, sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con
capacidad para realizar las actividades que se contratan (artículo 2, numeral 4
literal h de la ley 1150 de 2007 en concordancia con los previsto en el Decreto
1510 de 2013).
CAPITULO II
DE LOS PRINCIPIOS RECTORES
Las Órdenes y Contratos que celebre la Personería Municipal de Ipiales Nariñoen desarrollo de sus funciones, se someterán en todas sus etapas, a las
reglas y principios establecidos en la Constitución Política de 1991 (Artículo
209), así como las contenidas en el Estatuto General de la Contratación Estatal
(Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013) y demás normas
que la reglamenten, adicionen o la modifiquen.
Los Órdenes que celebre la Personería Municipal de Ipiales - Nariño, se
someterán a los siguientes principios rectores:
a. BUENA FE:Las actuaciones en la contratación deberán ceñirse a los
postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que
adelanten los funcionarios de la Personería Municipal de Ipiales - Nariñoy
quienes contraten con ésta Entidad.
b. TRANSPARENCIA:Este principio garantiza la publicidad y contradicción de
los informes y actuaciones surgidos dentro del proceso, así como la libre
concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes intervengan en él.
Este principio, guarda relación con tres aspectos, de conformidad con el
artículo 24 de la Ley 80 de 1993, así:
a) La escogencia del contratista se efectuará siempre a través de licitación
o concurso público, la norma, señala, los casos donde se podrá
contratar directamente, es decir que la regla general, es adelantar los
procesos de selección haciendo uso de la convocatoria pública y solo en
casos excepcionales y taxativos la normativa permita hacerlo de manera
directa.
b) Todos los interesados tienen la oportunidad procesal de conocer y
controvertir los informes, conceptos decisiones que se rindan o adopten.
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c) Teniendo en cuenta que las actuaciones de las autoridades serán
públicas, los expedientes que las contengan estarán abiertos al público.
c. ECONOMIA:Se encuentra contenido en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993,
y se materializa en la austeridad de tiempo, medios y gastos en la ejecución de
los procesos contractuales.
d. RESPONSABILIDAD:Se encuentra contenido en el artículo 26 de la Ley 80
de 1993, y guarda relación con la responsabilidad en cabeza de los servidores
públicos para velar por el cumplimiento de los fines de la contratación, así
como la vigilancia de la correcta ejecución del objeto contratado.
e. PLANEACION:Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos
institucionales de la contratación, esto es, armonizar y articular los
requerimientos técnicos del proyecto a desarrollar con miras a satisfacer las
necesidades de la Personería Municipal de Ipiales - Nariño; ello en virtud de lo
previsto en el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013.
f. CALIDAD: Es deber de los funcionarios que intervengan en la contratación,
controlar y asegurar la calidad de todos los procesos que la componen,
exigiendo los mejores estándares a los contratistas y desarrollando acciones
para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y
externos de la Personería Municipal de Ipiales - Nariño.
g. SELECCIÓN OBJETIVA: Se encuentra en el artículo 5 de la Ley 1150 de
2007, y pretende garantizar condiciones imparciales en donde prime el interés
general sobre el particular para garantizar el ofrecimiento más favorable a la
entidad.
h.DEBIDO PROCESO: La Personería
Municipal de Ipiales - Nariño,
garantizaráque toda actuación administrativa vinculada con la actividad
contractual dé cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de
conocer y controvertir las decisiones de la administración.
El debido proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las
actuaciones contractuales. Igualmente, opera cuando, dentro del desarrollo de
un proceso contractual de selección de contratistas, se omite alguna de las
etapas necesarias.
l. PUBLICIDAD: Principio generador de participantes que tienen la posibilidad
de conocer los estudios previos, invitación publica, proyectos de pliegos,
pliegos de condiciones definitivos de los procesos que se están adelantando en
la Personería Municipal de Ipiales - Nariño, por encontrarse publicados en el
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Sistema
Electrónico
de
www.colombiacompra.gov.co.
Contratación
Públicaa
través
de
CAPITULO III
DE LOS DERECHOS Y DEBERES EN GENERAL
De conformidad con el artículo 5° de la ley 80 de 1993, los contratistas tienen el
carácter de colaboradores para con la Personería Municipal de Ipiales - Nariño;
tales derechos y deberes se estructuran sobre la base de asegurar la adecuada
y oportuna ejecución de La Orden, imponiendo criterios de Coordinación,
diligencia y equidad, en especial lo relacionado con los riegos compartidos
artículo 4 de ley 1150 de 2007 y el articulo 17 del Decreto1510 de 2013.
DERECHOS DEL CONTRATISTA
1. A no acceder a las peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la
ley, con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto.
2. Tendrán derecho a recibir oportunamente la remuneración pactada y a que
el valor intrínseco de la misma no se altere o modifique durante la vigencia de
La Orden o contrato según corresponda.
3. A que se les restablezca el equilibrio de la ecuación económica, por
situaciones imprevistas que no sean imputables a los contratistas.
DE LOS DEBERES DEL CONTRATISTA
Teniendo en cuenta la función que desempeña el contratista en cumplimiento
de las finalidades del interés público vinculadas a la celebración y ejecución de
los contratos y Órdenes, la ley 80 en su artículo 5°, indica sus deberes con la
entidad así:
1. Colaborar con la Entidad para que el objeto de La Orden u contrato se
cumpla y que éste sea de la mejor calidad.
2. Acatar las órdenes que durante el desarrollo de la ejecución contractual le
imparta la Personería Municipal de Ipiales - Nariño.
3. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales evitando
las demoras y entrabamientos o que pudieran presentarse.
4. acudir a las autoridades con el fin de obtener la protección de los derechos
derivados del contrato y la sanción para quienes los desconozcan o vulneren.
5. Garantizar la calidad de los bienes y servicios contratados y responder por
ello.
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6. Garantizar la calidad de los bienes y servicios contratados.
7. Obrar con lealtad y buena fe.
8. A entregar o realizar en forma oportuna el objeto contratado.
9. Mantener informado a la Personería Municipal de Ipiales - Nariñosobre la
ejecución del contrato o de la Orden según corresponda.
DERECHOS DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE IPIALES.
1. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado,
igual exigencia se podrá hacer al garante.
2. La Personería Municipal de Ipiales - Nariño, podrá solicitar la actualización o
revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su
contra el equilibrio financiero o económico de la Orden u Contrato.
3. Exigir que la calidad de los bienes o servicios adquiridos por la Personería
Municipal de Ipiales - Nariñoque se ajuste a los requisitos mínimos previstos en
las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales
bienes y servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o en su
defecto con las normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos
a nivel mundial, o con normas extranjeras aceptadas en los convenios
internacionales suscritos por Colombia.
4. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños
que sufran en desarrollo o con ocasión de la Orden o Contrato celebrado.
5. Sin perjuicio del llamamiento en garantía, repetirán contra los servidores
públicos, contra el contratista, o contra los terceros responsables, según el
caso, por las indemnizaciones a que haya lugar como consecuencia de la
actividad contractual.
6. La Personería Municipal de Ipiales - Nariñoaplicara las multas según hayan
sido pactadas con el objeto de conminar al contratista al cumplimiento de las
obligaciones observando el debido procesos (Artículo 17 ley 1150 de 2007, el
artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y en el artículo 128 del Decreto 1510 de
2013).
7. En caso de incumplimiento se podrá hacer efectiva la cláusula penal
pecuniaria incluida en el contrato u orden la cláusula penal y-o la multa se hará
efectiva directamente por la PersoneríaMunicipal de Ipiales - Nariño y no serán
excluyentes.
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DE LOS DEBERES DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE IPIALES
1. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado.
Igual exigencia podrán hacer al garante.
2. Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las
sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar.
3. Solicitarán las actualización o la revista de los precios cuando se produzcan
fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del
contrato.
4. Adelantar las revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios
prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplen con las
condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas; y promover las acciones
de responsabilidad contra estos y sus garantes cuando las condiciones no se
cumplan.
5. Para el cumplimiento de lo anterior, en las Órdenes y Contratos de
prestación de Servicios, se deberá incluir el nombre de la persona que actuará
como supervisor o interventor.
6. Exigirán que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la Personaría
Municipal de Ipiales - Nariño, se ajuste a los requisitos mínimos previstos en
las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales
bienes o servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o, en su
defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a
nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos
internacionales suscrito por Colombia.
7. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los
daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado.
8. Sin perjuicio del llamamiento en garantía, repetirán contra los servidores
públicos, contra el contratista o los terceros responsables, según el caso, por
las indemnizaciones que deban pagar como consecuencia de la actividad
contractual.
9. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y
ejecución del contrato u orden las condiciones técnicas, económicas y
financieras previstas en las propuestas presentadas con ocasión de una
licitación o concurso, o selección abreviada, en las condiciones contenidas en
el contrato el caso de la contratación directa. Para ello, se utilizaran
mecanismos de ajuste y revisión de precios; si éste mecanismo fracasa, se
deberá pactar intereses moratorios. Cuando no se hayan pactado intereses
moratorios deberá fijarse el doble del interés legal civil, sobre el valor histórico
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actualizado; ello de conformidad con lo previsto en el artículo 4 numeral 8 de la
Ley 80 de 1993 y el articulo 36 del Decreto 1510 de 2013.
10. Actuará de tal modo que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una
mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del
contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, corregirán los desajustes
que pudieren presentarse y acordarán los mecanismos y procedimientos
pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o
situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.
TITULO II NORMATIVIDAD
CONTRACTUAL CAPITULO I
DE LA COMPETENCIA PARA CONTRATAR
COMPETENCIA PARA CONTRATAR: De conformidad con los artículos 11 y
12 de la Ley 80 de 1993, la competencia para ordenar y dirigir la contratación
de Licitaciones o Concursos o para escoger los contratistas será del
representante legal de la Personería Municipal de Ipiales - Nariño. En la
Personería Municipal de Ipiales, tales atribuciones
o facultades
le
corresponden al Personero Municipal, al cual lecorresponde:
1. Adjudicar, celebrar, suscribir, terminar o modificar las Órdenes de mínima
cuantía, contratos ínter-administrativos, de prestación de servicios, de obra
pública, arrendamiento de bienes inmuebles, contratación durante situaciones
de urgencia manifiesta y demás actos inherentes a la actividad contractual, sin
consideración a la naturaleza o cuantía
2. Suscribir las actas de liquidación de todos contratos celebrados por la
Personería Municipal de Ipiales - Nariñoy de las órdenes o los contratos
cuando se pacte anticipo.
3. Realizar todos los actos y trámites inherentes a la realización de licitaciones,
selección abreviada o concursos de méritos para la celebración de contratos en
consideración a la naturaleza o cuantía, invitaciones públicas al igual de los
estudios previos.
4. Plan General de Compras: La Personería Municipal de ipiales, deberá contar
con un plan general de compras, en el cual deberá constar la planeación de las
necesidades de adquisiciones de bienes, de acuerdo con el presupuesto de
asignado a la vigencia fiscal correspondiente y los demás requerimientos
contenidos en los artículos 73 y 74 de la Ley 1474 de 2011.
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CAPITULO II
DE LA CAPACIDAD PARA CONTRATAR
En cuanto a la capacidad para contratar, el cual constituye un requisito de
validez y existencia de los contratos y Órdenes, el manual de contratación de la
Personería Municipal de Ipiales - Nariño, actuará de conformidad con el artículo
6° de la Ley 80 de 1993, el cual dispone:
“Pueden celebrar contratos con las entidades estatales las personas
consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes. También
podrán celebrar contratos con las entidades estatales, los consorcios y uniones
temporales. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar
que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más.”
Por su parte la Ley 136 de 1994, en su artículo 168, el cual establece que las
Personerías
Municipales
cuentan con autonomía
presupuestal
y
administrativa.
DE LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR.
Las inhabilidades e incompatibilidades recogen una relación de circunstancias
vinculadas con la persona misma del contratista y cuya presencia impide la
celebración del Contrato u Orden, so pena de verse afectado de nulidad, y sin
perjuicio de las sanciones administrativas y penales a que haya a lugar.
Para efectos de la celebración de los contratos, la Personería Municipal de
Ipiales - Nariño, dará aplicación estricta al Régimen de Inhabilidades e
Incompatibilidades consagrada en la legislación vigente, en especial lo
dispuesto en los artículos 8°, 9° y 10° de la Ley 80 de 1993.
En toda Orden de compra o de servicios, Contratación Directa, Contratación
de mínima cuantía establecidos en el capítulo IV y V del Decreto 1510 de
2013
se debe incluir una cláusula en la que el contratista manifiesta
expresamente que no se encuentra incurso en alguna de las causales de
inhabilidad o incompatibilidad previstas en las normas vigentes. Esta cláusula
será necesaria en la contratación Directa, de selección abreviada, concurso de
méritos y licitación pública y Contrato de mínima cuantía.
Son inhábiles para participar en licitaciones o concursos o cualquier tipo de
contratación, y para celebrar contratos y ordenes con la Personería Municipal
de Ipiales - Nariño, los siguientes:
1. Las personas que se hallen inhabilitadas por la Constitución y las leyes.
2. Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron los
Contratos de que trata el literal anterior estando inhabilitados.
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3. Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad.
4. Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de
interdicción de derechos y funciones públicas y quienes hayan sido
sancionados disciplinariamente con destitución.
5. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal
adjudicado.
6. Los servidores públicos.
7. Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y que se encuentren
dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con
cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una
misma licitación o concurso.
8. Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el
representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo
grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o
con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya
presentado propuesta, para una misma licitación o concurso.
9. Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la
caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen
parte con posterioridad a dichadeclaratoria.
10. Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables
judicialmente, por la comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho,
prevaricato en todas sus modalidades y soborno trasnacional, así como sus
equivalentes en otras jurisdicciones. Esta inhabilidad se extenderá a las
sociedades de que sean socias tales personas, con excepción de las
sociedades anónimas abiertas.
11. Las inhabilidades a que se refieren los literales c), d) y e) del artículo 8 de la
ley 80 de 1993 se extenderán por un término de cinco (5) años contados a
partir de la fecha de ejecutoria del acto que declaró la caducidad, o de la
sentencia que impuso la pena, o del acto que dispuso la destitución; las
previstas en los literales b) y e), se extenderán por un término de cinco (5) años
contados a partir de la fecha de ocurrencia del hecho de la participación en la
licitación o concurso, o de la de celebración del contrato u orden, o de la de
expiración del plazo para su firma.
Tampoco podrán participar en licitaciones o concursos ni celebrar contratos
estatales con la entidad respectiva:
a. Quienes fueron miembros de la junta o consejo directivo o servidores
públicos de la entidad contratante. Esta incompatibilidad sólo comprende a
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quienes desempeñaron funciones en los niveles directivo, asesor o ejecutivo y
se extiende por el término de un (1) año, contado a partir de la fecha del retiro.
b. Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de
consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos
de los niveles directivos, asesor, ejecutivo o con los miembros de la junta o
consejo directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la
entidad contratante.
c. El cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público en los
niveles directivo, asesor, ejecutivo, o de un miembro de la junta o consejo
directivo, o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal.
d. Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas
que no tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades de
responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el
servidor público en los niveles directivo, asesor o ejecutivo, o el miembro de la
junta o consejo directivo, o el cónyuge, compañero o compañera permanente o
los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil de
cualquiera de ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o
manejo.
e. Los miembros de las juntas o consejos directivos. Esta incompatibilidad sólo
se predica respecto de la entidad a la cual prestan sus servicios y de las del
sector administrativo al que la misma esté adscrita o vinculada.
f. Inhabilidad para que ex empleados públicos contraten con el Estado.
Adicionase un literal f) al numeral 2 del artículo 8° de la Ley 80 de 1993, el cual
quedará así:
Directa o indirectamente las personas que hayan ejercido cargos en el nivel
directivo en entidades del Estado y las sociedades en las cuales estos hagan
parte o estén vinculados a cualquier título, durante los dos (2) años siguientes
al retiro del ejercicio del cargo público, cuando el objeto que desarrollen tenga
relación con el sector al cual prestaron sus servicios.
Esta incompatibilidad también operará para las personas que se encuentren
dentro del primer grado de consanguinidad, primero de afinidad, o primero civil
del ex empleado público.
g. El art. 18de la Ley 1150 de 2007, estableció que en las causales de
inhabilidad por parentesco o por matrimonio, los vínculos desaparecen por
muerte o por disolución del matrimonio.
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INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES SOBREVINIENTES.
Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, éste
cederá la Orden o contrato previa autorización escrita de la Personería
Municipal de Ipiales, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución.
Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro
de una licitación, concurso o de selección abreviada, se entenderá que
renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos
del mismo.
Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un
consorcio o unión temporal, éste cederá su participación de una tercera previa
autorización escrita de la entidad contratante.
En ningún caso podrá haber cesión de la Orden o del contrato entre quienes
integran el consorcio o unión temporal.
EXCEPCIONES A LAS INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.
No quedan cobijadas por las inhabilidades e incompatibilidades de que tratan la
descripción anterior, las personas que contraten por obligación legal o lo hagan
para usar los bienes o servicios que las entidades a que se refiere el presente
estatuto ofrezcan al público en condiciones comunes a quienes los soliciten, ni
las personas jurídicas sin ánimo de lucro cuyos representantes legales hagan
parte de las juntas o consejos directivos en virtud de su cargo o por mandato
legal o estatutario, ni quienes celebren contratos en desarrollo de lo previsto en
el artículo 60 de la Constitución Política.
TITULO III
EL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL
CAPITULO I
DE LA RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL
La responsabilidad se refiere estrictamente a la vinculatoriedad de los contratos
y Órdenes y a la Imperatividad de solucionar las obligaciones acordadas:
1. DE LAS ENTIDADES ESTATALES: Hay lugar a responsabilidad por
actuaciones, abstenciones, hechos y omisiones que causen perjuicios.
En estos casos la Entidad debe indemnizar en razón de la disminución
patrimonial que su actuación u omisión cause.
2. DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS:
Es de carácter civil, disciplinario, penal y fiscal.
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3. DE LOS CONSULTORES, INTERVENTORES Y ASESORES:
Será de carácter civil y Penal. Habrá lugar por incumplimiento de sus
obligaciones y por hechos u omisiones que causen daños y perjuicios
causados al ente territorial.
CAPITULO II.
FLUJOGRAMÁS Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
En esta sección se recopilan los diferentes formatos con los cuales se pretende
agilizar y estandarizar la operación de los funcionarios responsables del
proceso de contratación, disminuir el margen de error en el diligenciamiento de
los documentos, buscar la unicidad de criterios en los formatos que serán
utilizados en las etapas preparatoria, precontractual y contractual de los
procesos que se adelanten en la Personería Municipal de Ipiales - Nariño, los
cuales darán cuenta de lo actuado en cada uno de los procesos de
contratación.
Estos formatos fueron diseñados tipo plantilla para agilizar su diligenciamiento,
los cuales no podrán ser modificados indistintamente por los usuarios de la
contratación, en razón a que esta responsabilidad estará a cargo del Personero
Municipal de Ipiales - Nariño, previo análisis de las solicitudes de mejoras
recibidas de las distintas dependencias o contratistas.
En este capítulo también se detallan, a manera de flujo grama, todos, los
documentos que soportan las diferentes etapas de los procesos contractuales,
buscando con ello disponer la información en los expedientes, de tal manera
que sea de fácil consulta por los diferentes usuarios que la requieran.
CAPITULO III
DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN
1. CONTRATACIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS DE CERO (0)
HASTA DIEZ (10%) MENOR CUANTÍA. (ARTICULO 2 DE LA LEY 1150 DE
2007, ARTÍCULO 94 LEY 1474 DE 2011, Y EL CAPITULO V DEL
DECRETO 1510 DE 2013) MÍNIMA CUANTÍA
OBJETIVO: Adquirirlos bienes, servicios y construcción de obras necesarios
para satisfacer las necesidades de la Personería Municipal de Ipiales - Nariño,
para un correcto y normal funcionamiento, en cumplimiento de los planes,
programas y proyectos propuestos por la Personería Municipal de Ipiales Nariño, y regulados según la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y Decreto
1510 de 2013, demás Decretos y Actos Administrativos posteriores.
RESPONSABLES: Ordenador del Gasto - Personero Municipal
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ETAPA PRECONTRACTUAL.
ACTIVIDAD 1. ELABORAR ESTUDIOS PREVIOS.
RESPONSABLE: Ordenador del Gasto - Personero Municipal – Secretario
Personería.
PROCEDIMIENTO:
1. Presentar con suficiente anticipación las especificaciones y características
del bien o servicio requerido, justificando el beneficio esperado, conveniencia,
oportunidad y adecuación al plan de Adquisición de laentidad.
2. El estudio Previo debe ir firmado por el Personero Municipal y debe
contener mínimo los requisitos establecidos en los numerales 7 y 12 del
artículo 25 de la Ley 80 de 1993, articulo 87 de Lay 1474 de 2011, y el artículo
84 del Decreto 1510 de 2013.
PUNTO DE CONTROL:
Establecer la necesidad o conveniencia de un bien y/o servicio que requiera la
entidad.
ACTIVIDAD 2. VERIFICAR QUE EL OBJETO A CONTRATAR SE
ENCUENTRE INCLUIDO EN EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PARA
SUMINISTROS DESTINADOS AL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD).
RESPONSABLES: Ordenador del Gasto - Personero Municipal
PROCEDIMIENTO:
Verificar que el objeto a contratar se encuentre incluido en el Plan Anual de
Adquisiciones de la Personería Municipal de IPIALES – NARIÑO.
ACTIVIDAD 3. SOLICITAR Y EXPEDIR EL CERTIFICADO DE
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL, DE ACUERDO CON LA EXISTENCIA
DE RECURSOS EN LOS DIFERENTES RUBROS DEL PRESUPUESTO DE
LA VIGENCIA FISCAL.
RESPONSABLE: Ordenador del Gasto - Personero Municipal
PROCEDIMIENTO:
1. Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal por el Personero
Municipal para iniciar el proceso de contratación.
2. Expedir por el Jefe de presupuesto o quien haga sus veces en la Personería
Municipal de Ipiales - Nariño, el certificado de disponibilidad presupuestal,
garantizando los recursos, de acuerdo al presupuesto vigente.
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PUNTO DE CONTROL:
Verificar que el código presupuestal sea consecuente con la solicitud
presentada por la dependencia.
ACTIVIDAD 4. SOLICITAR LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA AL
FUTURO CONTRATISTA E INFORMARLE SOBRE LOS DESCUENTOS Y
DEMÁS REQUISITOS.
RESPONSABLE: Ordenador del Gasto - Personero Municipal
PROCEDIMIENTO:
El funcionario responsable elaborará y suscribirá la solicitud o la invitación
publica por escrito informándole a los posibles oferentes la relación de
documentos que debe allegar con la respectiva propuesta, los cuales deben
presentarse en dos copias debidamente legajadas y en caso de invitación
publica de acuerdo a los estudios y documentos previos y la invitación
publica como tal, los cuales pueden ser consultados a través del Portal Único
de Contratación www.contratos.gov.co.; dicho procedimiento se debe hacer de
conformidad con lo establecido en el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013;
así mismo se comunicará los descuentos que se efectuaran por parte de La
Personería Municipal de Ipiales - Nariño al momento del pago y de los demás
requisitos que se debe cumplir y pago de impuestos, así:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Requisitos para Órdenes de suministro persona naturalRUT.
Certificación de la Persona Natural en la cual establece que tiene
plena capacidad para celebrar el contrato y que no está en curso de
inhabilidades e incompatibilidades.
Certificado de antecedentes disciplinarios vigentes
Certificado judicial vigente
Certificado de Responsabilidad Fiscal Vigente.
Registro de cámara de Comercio (registro mercantil)
Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
Paz y salvo municipal.
Documento en donde conste el pago de seguridad Social.
Cancelar del valor del contrato, las sumas correspondientes a retención
en la fuente impuestos y demás deducciones legales al momento de
finalizar el contrato para su posterior liquidación y pago del mismo.
Los demás documentos que se requieran.
Requisitos para Órdenes de suministro persona Jurídica.
•
•
•
RUT de la persona jurídica y del representante legal.
Certificado de antecedentes disciplinarios vigentes del representante
legal y de la Entidad.
Certificado judicial vigente del representante legal.
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•
•
•
•
•
•
Certificado de Responsabilidad Fiscal Vigente del Representante Legal.
Certificado de existencia y representación
Fotocopia de la cedula del representante legal
Paz y salvo municipal.
Documento en donde conste el pago de seguridad Social del
Represéntate Legal.
Cancelar del valor del contrato, las sumas correspondientes a retención
en la fuente impuestos y demás deducciones legales al momento de
finalizar el contrato para su posterior liquidación y pago del mismo.
Los demás documentos que se requieran.
Requisitos para Órdenes de prestación de servicios profesionales
persona natural
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
RUT
Certificado de antecedentes disciplinarios vigentes
Certificado judicial vigente.
Certificado de Responsabilidad Fiscal Vigente.
Fotocopia de la cedula.
Hoja de vida con los soportes legales
Formato de hoja de vida única.
Fotocopia de pago de parafiscales y seguridad social
Tarjeta Profesional.
Acreditación de experiencia y para ello se debe anexar copia de los
contratos
o certificados labores en los que conste las actividades
desarrolladas y el término de duración del contrato o de la prestación
del servicio.
Paz y salvo municipal
Cancelar del valor del contrato, las sumas correspondientes a retención
en la fuenteimpuestos y demás deducciones legales al momento de
finalizar el contrato para su posterior liquidación y pago del mismo.
Los demás documentos que se requieran.
Requisitos para Órdenes de servicios profesionales persona Jurídica.
•
•
•
•
•
•
•
RUT de la persona jurídica y del representante legal
Certificado de antecedentes disciplinarios vigentes del representante
legal y de laEntidad
Certificado judicial vigente del representante legal.
Certificado de Responsabilidad Fiscal Vigente del Representante
Legal.
Certificado de existencia y representación
Fotocopia de la cedula del representante legal
Hojas de vida del personal que prestara los servicios requeridos
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•
•
•
•
Fotocopia de pago de parafiscales y seguridad social.
Acreditación de experiencia y para ello se debe anexar copia de los
contratos o certificados labores en los que consten las actividades
desarrolladas y el término de duración del contrato o de la prestación
del servicio.
Paz y salvo municipal
Cancelar del valor del contrato, las sumas correspondientes a retención
en la fuente impuestos y demás deducciones legales al momento de
finalizar el contrato para su posterior liquidación y pago del mismo.
Los demás documentos que se requieran.
Requisitos para Órdenes de prestación de servicios de apoyo a la gestión
de la entidad persona natural
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
RUT
Certificado de antecedentes disciplinarios vigentes
Certificado judicial vigente.
Certificado de Responsabilidad Fiscal vigente.
Fotocopia de la cedula.
Hoja de vida con los soportes legales
Formato de hoja de vida única
Paz y salvo municipal
Fotocopia de pago de parafiscales y seguridad social.
Cancelar del valor del contrato, las sumas correspondientes a retención
en la fuente impuestos y demás deducciones legales al momento de
finalizar el contrato para su posterior liquidación y pago del mismo.
Los demás documentos que se requieran.
Requisitos para Órdenes de obra o de trabajo persona jurídica.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
RUT de la persona jurídica y del representante legal
Certificado de antecedentes disciplinarios vigentes del representante
legal y de la entidad
Certificado judicial y de policía vigente del representante legal.
Certificado de Responsabilidad Fiscal vigente del Representante Legal.
Certificado de existencia y representación
Fotocopia de la cedula del representante legal
Fotocopia de pago de parafiscales y seguridad social.
Paz y salvo municipal.
Cancelar del valor del contrato, las sumas correspondientes a retención
en la fuente impuestos y demás deducciones legales al momento de
finalizar el contrato para su posterior liquidación y pago del mismo.
Los demás documentos que se requieran.
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Requisitos para órdenes de obra o de trabajo persona natural
•
•
•
•
•
•
•
•
RUT.
Certificado de antecedentes disciplinarios vigentes
Certificado judicial vigente.
Certificado de Responsabilidad Fiscal vigente.
Fotocopia de la cedula.
Fotocopia de pago de parafiscales y seguridad social
Paz y salvo municipal.
Cancelar del valor del contrato, las sumas correspondientes a retención
en la fuente impuestos y demás deducciones legales al momento de
finalizar el contrato para su posterior liquidación y pago del mismo.
Los demás documentos que se requieran.
PUNTO DE CONTROL:
El responsable de la recepción de los documentos recibirá y radicará las
propuestas y se las entregará al funcionario responsable según corresponda la
naturaleza de la orden, que para el caso será el Secretario (a) de la Personería
Municipal de Ipiales - Nariño (Servicios, Suministros, Trabajo u Obra).
ACTIVIDAD 5. RECEPCIONAR LA PROPUESTA, VERIFICAR QUE LOS
PRECIOS SE AJUSTEN A LAS CONDICIONES DE MERCADO.
RESPONSABLE: Dependencia Responsable - Ordenador del gasto
TIEMPO: Un día Hábil o dependiendo del Cronograma de la Invitación Publica
El acta de cierre del Proceso de Contratación es el documento que se utiliza
para dejar constancia de la presentación de las ofertas, dicha acta deben
constar lo siguiente:
•
•
•
•
Clase de Proceso de Contratación,
Proceso.
Nombre y apellidos del Oferente.
Hora de presentación de la oferta.
Firma del Oferente.
identificado con el número del
PROCEDIMIENTO:
A. PARA ORDENES DE SUMINISTRO Y OBRA
1. Recibir las propuestas y constatar que los precios que allí se describen se
adecuen a los precios de mercado y de gran almacén, al registro único de
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precios de referencia (RUPR – SICE) o en su defecto a los precios de
referencia de la Alcaldía Municipal.
2. Una vez se realice esta actividad el responsable recomendara al Ordenador
del Gasto la suscripción de la respectiva Orden, teniendo en cuenta que la
propuesta es favorable para la Personería Municipal de IPIALES - NARIÑO.
B. PARA ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS Y CONSULTORIA
1. Teniendo en cuenta la naturaleza del servicio a contratar y tratándose de que
el proponente es una persona natural o jurídica que demuestra idoneidad y
experiencia directamente relacionada con el área, la propuesta se recibirá en el
despacho del Personero Municipal, quien decidirá sobre lo pertinente dejando
expresa constancia en los considerandos de la Orden respectiva.
PUNTO DE CONTROL:
El Personero Municipal verificará que la propuesta cumplan con transparencia
los trámites de contratación de la mínima cuantía, es decir que no superen el
10% de la menor cuantía, verificando que el proponente cumplan los requisitos
exigidos por la Personería Municipal de Ipiales - Nariño, verificara que los
precios de la propuesta correspondan a los precios de mercado y de gran
almacén, el registro único de precios de referencia (RUPR – SICE) y los
precios de referencia de la Alcaldía Municipal.
ACTIVIDAD 6. SOLICITUD PARA SUBSANAR DOCUMENTOS
La Personería
Municipal de Ipiales - Nariño,
podrá
solicitar a los
proponentes subsanar inconsistencias o errores, siempre y cuando estas
correcciones no representen una reformulación de la oferta.
RESPONSABLE: Comité Evaluador
Municipal
de Contratación de la
Personería
PROCEDIMIENTO:
Se elabora el Documento mediante el cual se solicita por escrito al
proponente subsanar el error y se concede un término prudencia de un día.
PUNTO DE CONTROL:
Al momento de hacer la evaluación de las ofertas.
ACTIVIDAD 7. ELABORAR E IMPRIMIR LA RESPECTIVA ORDEN.
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RESPONSABLE: Ordenador del Gasto - Personero Municipal de Ipiales
PROCEDIMIENTO:
Elaborar e imprimir la orden de servicio, suministro, trabajo o de obra, los
números y fechas de las órdenes o contratos serán asignados por la
Secretario (a) de la Personería Municipal de acuerdo a la anterior clasificación,
para efectos de garantizar un orden consecutivo.
PUNTO DE CONTROL:
Verificar que los datos plasmados en la Orden coincidan con la propuesta
seleccionada, la cual debe de corresponder a la enunciada en el acta de
evaluación y selección, es decir la más favorable a la Entidad.
ETAPA CONTRACTUAL
ACTIVIDAD 7. PERFECCIONAR Y LEGALIZAR LA RESPECTIVA ORDEN
RESPONSABLE: Ordenador del gasto - Contratista
TIEMPO: 1 día hábil o dependiendo del cronograma de la Invitación Publica.
PROCEDIMIENTO:
1. Hacer firmar la Orden o el Contrato por parte del contratista y el Ordenador
del gasto.
2. Solicitar el Registro Presupuestal del Contrato. Si no se perfecciona el
contrato solicitar la cancelación del CDP.
3. Expedir el documento de registro presupuestal por parte del Jefe de
Presupuesto.
4. Delegar supervisor mediante acto administrativo debidamente notificado o
dentro de la una cláusula de la orden o del contrato.
5. En el caso de pactarse anticipo se aprobaran las garantías de ser
necesarias y se ordenará el pago del anticipo dentro del mismo acto
administrativo.
6. Elaborar y suscribir el acta de iniciación para toda orden o contrato, la cual
será suscrita por el contratista y el supervisor o interventor.
PUNTO DE CONTROL:
El Secretario General, verificara que se expida el registro presupuestal
correspondiente, que la póliza haya sido aprobada y se haya suscrito el acta de
iniciación y en caso de haberse pactado anticipo radicará en Secretaría la
respectiva cuenta.
ACTIVIDAD 8. EJECUCIÓN Y RECIBO DEL OBJETO CONTRATADO
RESPONSABLE: Contratista, supervisor o interventor
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TIEMPO: Dependiendo del plazo establecido en la Orden o el contrato.
PROCEDIMIENTO:
1. Adelantar la supervisión de la Orden o del Contrato por parte del interventor
o supervisor atendiendo los términos de la Orden o del Objeto del Contrato,
expedir las actas de cumplimiento parcial y definitiva o total, previa
presentación de informe en los casos de Prestación de Servicios Profesionales
y certificaciones de cumplimiento expedidas por el supervisor o interventor,
actas de recibo, entrega o ingreso por el funcionario responsable según
corresponda.
2. Elaborar y presentar informe de supervisión o de interventoría parcial o final
según sea el caso
3. El Personero Municipal o el Secretario (a) recibirán los bienes y servicios a
satisfacción y producirá el documento de entrada al almacén, para el caso los
bienes que requieren ser contabilizados en inventario (bienes y obras).
PUNTO DE CONTROL:
El Personero Municipal o el Supervisor de la orden u contrato comprobarán
que se haya ejecutado el objeto contractual de acuerdo a lo pactado.
ETAPA POS CONTRACTUAL.
ACTIVIDAD 9. LIQUIDACIÓN
RESPONSABLE: Supervisor o interventor y Contratista - Vo.Bo. Ordenador
del gasto
TIEMPO. Liquidación: Dentro del término establecido en la orden o del
contrato a la entrega o terminación de la Orden o del cumplimiento del objeto
del contrato.
PROCEDIMIENTO:
Una vez vencido el término de ejecución y cumplido el objeto contractual se
deberá elaborar el Acta de Cumplimiento o de recibo de obras o servicios y
Acta de liquidación Final y se remitirá al Secretario (a) Pagador de la
Personería Municipal para la elaboración de los documentos para hacer el
respectivo pago correspondiente.
En caso de suministros bastara con el comprobante de ingreso al inventario de
los muebles y enseres de la Personería Municipal, el cual deberá ser
elaborado por parte del Secretario(a) de la Personería Municipal.
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PUNTO DE CONTROL:
Interventoría o supervisión:
Verificar que se hayan expedido las actas de Cumplimiento, recibo de obras o
servicios y de liquidación final.
ACTIVIDAD 10. PAGO DE LA ORDEN O DEL CONTRATO
RESPONSABLE: Ordenador del Gasto -Personero Municipal
TIEMPO: Dependiendo de los términos establecidos en la orden o el contrato.
PROCEDIMIENTO:
A. Se enviará copia de los documentos adelante relacionados y que reposan
en la carpeta del respectivo contrato a La Personería Municipal de Ipiales Nariñoa excepción de las facturas que deberán enviarse en original, con el fin
de efectuar el pago parcial o final según sea del caso.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Estudio de conveniencia.
Solicitud de disponibilidad presupuestal
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (C.D.P)
Solicitud de propuesta
Propuesta seleccionada
Orden (trabajo, suministro, servicios y Obra)
Registro Presupuestal
Copia de pólizas en caso de existir cumplimiento, buen manejo y
correcta inversión del anticipo, estabilidad prestaciones sociales, calidad
según sea el caso.
9. Resolución aprobación de póliza y autorización de pago de anticipo en el
caso de haberse pactado.
10. Certificado de existencia y representación legal y/o registro mercantil
11. R.U.T.
12. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del contratista o representante
legal.
13. Fotocopia del pasado judicial vigente.
14. Copia Antecedentes disciplinarios vigente a la fecha de radicación de la
cuenta.
15. Consulta por internet de la paz y salvo fiscal contraloría vigente a la
fecha de radicación de la cuenta.
16. Paz y Salvo Municipal
17. Copia del comprobante de pago Seguridad Social.
18. Para contratos de obra pública copia del comprobante de pago de
aportes parafiscales y Fondo de la Construcción.
19. Certificado de cumplimiento a satisfacción de la Orden expedido por el
supervisor o interventor.
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20. Copia de Actas de inicio, recibo parcial si es del caso, recibo final y
liquidación.
21. Copia del informe de supervisión o interventoría parcial o final según sea
el caso.
22. Factura o documento de cobro que lo acredite según corresponda
23. Los demás requisitos establecidos de acuerdo con la modalidad de la
Orden y el tipo de persona.
24. Cancelar del valor del contrato, las sumas correspondientes a retención
en la fuente impuestos y demás deducciones legales al momento de
finalizar el contrato u orden.
B. El secretario (a) de La Personería Municipal revisa cuenta, hace descuentos
de ley y gira.
C. Se envía al despacho del señor Personero Municipal para firma del cheque
y el comprobante de egreso.
D. Una vez firmado el cheque por el Ordenador del Gasto se devuelve la
cuenta al Secretario Pagador de la Personería Municipal de Ipiales Nariñopara la entrega.
E. La Personería Municipal de Ipiales recibe la cuenta con los soportes,
identifica al contratista para entrega del cheque correspondiente. Si el
beneficiario no se presenta personalmente debe traer autorización autenticada
para poder firmar los soportes y reclamar el cheque.
PUNTO DE CONTROL:
Presupuesto:
Verificar que el descargo tanto en el PAC como en el presupuesto de gastos
este acorde con el valor de pago fijado en el acta de liquidación.
Secretaría:
Verificar que la documentación esté completa y realizar en debida forma los
descuentos de ley.
2- CONTRATACION DIRECTA: Se debe tener en cuenta en la contratación
Directa lo siguiente:
Acto administrativo de justificación de la contratación directa.
La Contraloría Departamental del Huila, señalará en un acto administrativo la
justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa, el cual
debe contener:
1. La causal que invoca para contratar directamente.
2. El objeto del contrato.
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3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al
contratista.
4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y
documentos previos.
Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de
prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los
contratos de que tratan las literales a), b) y c) del artículo 75 del Decreto 1510
de 2013
ARTÍCULO TERCERO. Cuando el valor de la orden de servicio, suministro,
trabajo u obra sea inferior al 10% de la mínima cuantía, la Personería Municipal
de Ipiales para garantizar la favorabilidad de la oferta solicitará mínimo una
propuesta, según lo establece el artículo 30 del Decreto 1510 de 2013, la cual
será evaluada por el Comité Evaluador de la Personería Municipal de Ipiales
- Nariño, seleccionando la más favorable a la entidad observando el criterio del
menor precio, actividad que plasmará en Acta denominada de evaluación y
selección de ofertas.
Lo anterior de conformidad con lo establecido en los artículos 15, 26, 27,30
y 33 del Decreto 1510 de 2013, la verificación de los requisitos habilitantes se
hará en relación con lo establecido en el artículo 16 del Decreto 1510 de
2013, En caso de que este no cumpla con los mismos, se procederá a la
verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De
no lograrse la habilitación se declarará desierto el proceso.
ARTÍCULO CUARTO. Las garantías en la contratación. Los contratistas
presentaran la garantía única para el cumplimiento de las obligaciones surgidas
de la Orden. Los proponentes presentaran garantía de los ofrecimientos
hechos si es del caso.
Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los
interadministrativos, en los de seguro y en las Ordenes cuyo valor sea
inferior al diez (10%) por ciento de la menor cuantía a que se refiere el
artículo 2 numeral 2 literal b de la ley 1150 de 2007 en concordancia con el
artículo 7 de la citada ley, al igual de lo establecido en el artículo 87 del
Decreto 1510 de 2013,
a excepción de que sea pactado entre las partes
como anticipo. Las garantías que se soliciten deberán estar indicadas en el
Estudio de Conveniencia y Oportunidad, en el capítulo 3
denominado
aspectos contractuales y legales y 3.1 denominado Garantía Única del
cumplimiento del contrato.
Se observaran las siguientes reglas para las garantías:
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a. Orden de suministro. Cuando se pacte anticipo se exigirán la garantía
única que ampare:
• Cumplimiento equivalente al 10% del valor total del contrato y una
vigencia igual al contrato y tres meses más.
• Buen manejo y correcta inversión del anticipo equivalente al 100% del
valor total del anticipo y una vigencia igual a la del contrato y su
vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.
• Calidad de los bienes equivalente al 10% del valor total del contrato y
una vigencia de un año a partir de la fecha de recibo final.
b. Orden de servicios. Cuando se pacte anticipo se exigirán la garantía única
que ampare:
•
•
Cumplimiento equivalente al 10% del valor total del contrato y una
vigencia igual al contrato y tres meses más.
Buen manejo y correcta inversión del anticipo equivalente al 100% del
valor total del anticipo y para la ejecución del contrato y su vigencia
será extenderá hasta la liquidación del contrato.
c. Orden de Obra Pública. Se podrán pactar anticipos pero en todo caso se
exigirán las garantías de:
•
Cumplimiento: Equivalente al 15% del valor total del contrato y su
vigencia es a partir del recibo a satisfacción de la obra y no inferior a
cinco años (5).
•
Correcta inversión del anticipo y/o pago anticipado: Equivalente al 100%
de lo otorgado y para la ejecución del contrato y su vigencia será
extenderá hasta la liquidación del contrato.
•
Pago de salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones: No puede
ser inferior al 5% del valor total del contrato y su vigencia es por el
término de duración del contrato y tres (3) años más.
•
Suficiencia de la garantía de Estabilidad y Calidad de la Obra: Esta
garantía debe ser vigente por un término no inferior a cinco (5) años
contados a partir de la fecha en la cual la entidad Estatal recibe a
satisfacción la obra. La Entidad Estatal debe determinar el valor de esta
garantía en los pliegos de condiciones de la Contratación, de acuerdo
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con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el
contrato.
La Entidad Estatal puede aceptar que esta garantía tenga una vigencia inferior
a cinco (5) años previa justificación técnica de un experto en la materia objeto
del contrato.
Por otra parte el contratista deberá constituir la Póliza de Responsabilidad Civil
Extracontractual, según lo establece el artículo 126 del Decreto 1510 de 2013.
La vigencia deberá ser igual al periodo de ejecución del contrato.
Lo anterior, de conformidad con lo establecido, en el título III Garantías,
Capítulo I Generalidades contenidas en el Decreto 1510 de 2013.
ARTÍCULO QUINTO. Derecho de Turno. Acorde con el artículo 19 de la ley
1150 de 2007, se respetara la Orden de presentación de los pagos por parte de
los contratista. Para tal efecto la Secretaría de la Personería Municipal de
IPIALES, llevara un registro de radicación de los documentos requeridos y
presentados por los contratistas para hacer efectivos los pagos derivados de
sus contratos y órdenes, de tal manera que estos puedan verificar el estricto
respeto al derecho de turno. Este registro será público y para tener derecho al
turno se requiere que la documentación radicada para el trámite de la cuenta
se encuentre completa. Para este propósito se abrirá y foliará un libro radicado.
ARTÍCULO SEXTO. No será necesario la descripción de todas las cláusulas
legales y exorbitantes exigidas por la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007 y los
decretos reglamentarios cuando se trate de Orden que no superen el 10% de la
menor cuantía, y el Decreto 1510 de 2013.
ARTÍCULO SÉPTIMO. El documento con el cual se ordena el gasto será una
orden firmada por el Personero Municipal, cuando se trate de contratación que
no supere el 10% de la menor cuantía, así mismo de lo previsto en el Decreto
1510 de 2013.
ARTÍCULO OCTAVO. La Personería Municipal por ser entidad con autonomía
presupuestal conforme a la ley 136 de 1994, deberán asumir el manejo y
ejecución de sus propios recursos, para tal efecto deben contar con su
respectivo Manual de Contratación, ello en virtud de las disposiciones
consagradas en la Ley 1150 de 2007, los artículos 73,74, 94 y 95 de la Ley
1474 de 2011 y el articulo 160 del Decreto 1510 de 2013.
PARAGRAFO 1: La evaluación de las propuestas será efectuada por el Comité
Asesor y de Evaluación conformado por:
1. Para Obra Pública y Consultoría.
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a. Personero Municipal
b. Secretario (a) Pagador
2. Para Suministros.
a. Personero Municipal
b. Secretario (a) Pagador
3. Para Contrato de Prestación de Servicios.
a. Personero Municipal
b. Secretario (a) Pagador
ARTÍCULO NOVENO.Para adelantar contratos de prestación de servicios
profesionales y de apoyo a la gestión, la Personería Municipal de Ipiales Nariño, podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que este
en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado
idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate.
Para tal efecto la entidad tendrá en cuenta lo preceptuado por la ley 80 de 1993
y en el artículo 81 del Decreto 1510 de 2013.
ARTÍCULO DECIMO.La Personería Municipal certificará que el proyecto de
obra pública objeto del contrato se encuentra incluido en el Plan de Acción,
documento necesario para iniciar el proceso de contratación por un valor
superior al 10% de la menor cuantía.
ARTÍCULO DECIMO PRIMERO. La publicación de los contratos dependiendo
de la cuantía se realizará mediante los siguientes medios:
En todas sus cuantías se deberán fijar en los siguientes medios:
1. Cartelera de la Personería Municipal de Ipiales - Nariño
2. SECOP, www.contratos.gov.co
ARTICULO DECIMO SEGUNDO: De conformidad con lo establecido en el
artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, la Personería Municipal de Ipiales Nariño, está obligada a
publicaren el Secop, los procesos y los actos
administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días
siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del
adjudicatario del Proceso de Contratación.
La Personería Municipal de Ipiales - Nariño, está obligada a publicar
oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de
Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el
Secop para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan
presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el
efecto en el artículo 23 del decreto 1510 de 2013.
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PARAGRAFO 1. La publicación electrónica de los actos y documentos a que
se refiere el presente artículo, deberá hacerse en la fecha de su expedición, o,
a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de
su permanencia se extenderá hasta tres (3) años después de la fecha de
liquidación del contrato o del acta de terminación según el caso, o de la
ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda.
PARAGRAFO 2.No se harán las publicaciones a las que se refiere el presente
artículo, en los procesos a que se refieren los artículos 75 y 78 del Decreto
1510 de 2013; así mismo los de selección de adquisición de productos de
origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos a
que se refiere el literal f) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007,
ni la operación que se realice a través de las bolsas de productos a que se
refiere el literal a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007. Sin
embargo, se publicarán los contratos que se celebren con los comisionistas
para la actuación en la respectiva bolsa de productos en ambos casos.
ARTÍCULO DECIMO TERCERO: El presente manual se acompaña de
dieciséis (16) anexos los cuales hacen parte integral del mismo.
ARTÍCULO DECIMO CUARTO: El presente Manual de Contratación rige a
partir de la fecha de expedición y deroga las disposiciones consagradas.
Dado en el Despacho de la Personería a los Veinte (20)días del mes Enero de
del año dos mil catorce. (2014).
JOHON ROBER CAICEDO CASTILLO
Personero Municipal
IPIALES – NARIÑO
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