Referat af ordinær generalforsamling onsdag den 29. maj 2013 i Ejerforeningen Østerbæksvej 15, 5230 Odense M Tilstede var bestyrelsen bestående af: Anne-Mette Eilsø, AME, (st. th., formand), Terkel Frankov Larsen, TFL, (st. tv., medlem), Christina Hoffmann, CH, (2. tv., sekretær) Desuden var Marianne Rasmussen fra st. tv. og Bjarne Tinning, BT, fra 2. th. mødt op. 1. Valg af dirigent og referent, jf. § 6 i foreningens vedtægter Formand AME foreslog Joachim Wengenroth, JW, fra advokatfirmaet Kielberg Ejendomsadministration, som fremover vil være foreningens administrator. Dette blev vedtaget, og JW kunne afgøre, at der var lovligt indkaldt til generalforsamlingen. 2. Bestyrelsens beretning AME fremlagde bestyrelsens beretning: Der har været afholdt syv bestyrelsesmøder og en ekstraordinær generalforsamling i 2012/2013. Renovering og lån: For at skabe finansiering til en større renovering af bl.a. nyt tag, kviste, altaner, tagrender, isolering og lyskasse, som forårsager vandskader i lejlighederne på i venstre side af ejendommen og maling af facaden mm blev mulighederne for, at ejerforeningen opretter et fælles lån på 600.000 kr. med lang løbetid undersøgt. I første omgang havde Middelfart Sparekasse det mest fordelagtige tilbud. Det viste sig dog, at der var indsneget sig en regnefejl i tilbuddet. Sparekassen Fåborg gav det næstbedste tilbud på et lån. Dette ændrer ikke det store i fællesudgifterne for den enkelte ejer, da posten til renovering nedsættes. Sparekassen Fåborg kræver en hæftelse på 43.000 kr. i pant pro rata eller solidarisk hæftelse af ejerne. Panten er godkendt af bestyrelsen. Panten hæves fra 5.000 kr. til 43.000 kr. i de nye vedtægter. Dette betyder også, at alle panthavere skal godkende pant-hæftelsen i forbindelse med lånet. Den månedlige udgift bliver på 4.475 kr. (bestyrelsesmøde 1.2.2013). Ved pro rata menes, at hvert medlem i foreningen hæfter for en del af gælden svarende til sit fordelingstal. Vedrørende optagelse af fælles lån oplystes der på bestyrelsesmødet den 29. oktober 2012, at tre af ejerforeningens medlemmer (1.th, 2.tv. og 2.th.) ikke ønsker at optage et fælles lån, men ønskede at indbetale egen del af udgiften til vedligeholdelsen/renoveringen direkte til ejerforeningen. De sidste tre medlemmer ønskede optagelse af fælles lån, og at udgifter til lån betales af alle igennem ejerforeningen. Bestyrelsen ønskede en diskussion blandt ejerforeningens medlemmer om det videre forløb ift. optagelse af lån til vedligeholdelse/renovering og indkaldte til ekstraordinær generalforsamling den 26.11.2012. På generalforsamlingen var samtlige ejere repræsenteret bortset fra 2. tv., som havde givet 1. tv. en fuldmagt. I drøftelsen i ejerkredsen var der bl.a. fokus på problemstillingen om salg af en ejerlejlighed. Det blev besluttet, at ved salg vil en sælger kunne indfri lån eller overdrage det til køber. Efter grundig drøftelse besluttede fem ejere (1 afventede), at ejerforeningen opretter et lån i fællesskab. I løbet af året er renoveringen af kældertrappen fuldført. Altanerne er blevet malet igen grundet afskalning af maling, men de skaller igen! Nye vedtægter: Bestyrelsen har igen i år arbejdet på at få vedtægterne opdateret og gjort mere tidssvarende. Advokatfirmaet Kilberg er ved at lægge sidste hånd på tinglysning og har indhentet erklæringer fra ejerne – panthavere. Udgiften beløber sig til ca. 20.000 kr. Hjemmeside: Ejerforeningen Østerbæksvej 15 har i løbet af året oprettet en hjemmeside: www.oesterbaeksvej15.dk, der indeholder forside, oversigt over bestyrelsen, vedtægter, husorden, referater og regler om udlejning. Varmesagen med Brunata: Varmeregnskabet for 2011 tog en del af bestyrelsens tid i det forgangne år. Lejligheden st.th. (AME) klagede over det første varmeregnskab fra Brunata på grund af et for højt forbrug på 97 enheder varme. Brunata udsendte på baggrund af klagen et nyt varmeregnskab, hvor lejlighedens (st.th.) forbrug uden videre var reduceret til et forbrug på 17 enheder. Brunatas begrundelse for reduktionen var, at de havde glemt at skifte en væskeampul i lejligheden. Ejerne af lejlighederne 1. tv. (LR) og 2. tv. (CH) klagede over det nye varmeregnskab, idet der ikke forelå dokumentation for, hvordan st.th.’s forbrug kunne gå fra 97 til 17 enheder. Ejendommens samlede forbrug af varme forblev dog uændret. Der blev holdt møde med Brunata, der ændrede varmeregnskabet tre gange foruden, at vandafregningsopgørelsen blev ændret pga. fejl. Brunata fastholdt dog de 17 enheder i varmeforbrug for lejligheden st.th. LR og CH bad fortsat om dokumentation for ændringen af de 97 til 17 enheder. Behovet for dokumentation skal også ses i lyset af, at der samtidig skete en meget betydelig forhøjelse af varmeafregningsudgiften for 1. tv og 2. tv. uden tilstrækkelig dokumentation. Brunata's tilbagemelding var dog, at de havde styr på deres aftegning overfor ejerforeningen, at deres varmeafregning var korrekt, at de ikke skulle dokumentere yderligere for anvendte forbrugstal i varmeregnskabet, og at de anså sagen for afsluttet. Sagen blev derfor indgivet for Ankenævnet på Energiområdet, der ikke kunne hjælpe os, da vi er en ejerforening. De må kun tage sager for "private forbrugere, som står i et direkte kundeforhold med det energiselskab, der klages over”. Ankenævnet oplyste endvidere, at der ikke er andre ankenævn eller lign., som en ejerforening i vores situation kan klage til. Vi kontaktede herefter Forbrugerrådet. De oplyste, at det eneste vi kunne gøre var at lægge sag an mod Brunata. Dette ønskede ejerforeningen ikke, da det kunne risikere at påføre ejerforeningen betydelige omkostninger. LR og CH har grundet sagens karakter og forløb og for at få ro valgt at anerkende varmeregnskabet for 2011 - men med en bemærkning om, at samarbejdet med Brunata ikke har været tilfredsstillende. Varmeregnskabet for 2011 og 2012 er derfor først opgjort nu. Vandskader i lejligheder: Der har i det sidste år været flere tilfælde af vandskader i lejlighederne i venstre side af opgangen. Værst er det gået ud over 1.tv. Senest den 21.05.2013, hvor der trængte vand ind i stuen. Dette er fjerde gang på et år for denne lejlighed. Vandet kommer ind øverst fra væggen dvs. op mod loftet til 2. tv. – ca. 1,5 meter i bredde - hvor vandet falder fra loftet om bag tapetet og videre ned mod og ud på gulvet. Tirsdag den 21.05.2013 var den indtil dato værste af slagsen. Der er røget adskillige liter vand ind, som har ødelagt væg, gulv og loft. Megen vand er røget videre ned i murværket/etageadskillelsen mellem førstesalen og stuen. Onsdag morgen den 22.05.2013 var muren ud mod altanen sjaskvåd, tapetet bulede kraftigt ud og gulvet var skoldet af vand. Det er høje tid, at der bliver gjort noget ved dette problem, ellers ender vi måske med lejligheder med råd og skimmelsvamp. LR har af sit forsikringsselskab fået oplyst - Lærerstandens Brandforsikring - at de ikke kan dække indbo som ødelægges af vandindtrængen fra altan, hvis det drejer sig om slitage eller manglende vedligeholdelse. Håndværkere har været sendt op for at se på problemet og har vurderet, at ejendommens tagrender er for små til at klare nutidens store mængder vand. Derfor løber vandet over tagrenderne og ud på altanerne, hvor der kommer til at stå meget vand. Fugerne under dørene er ikke tætte og her trænger vandet ind og ned til underboen. På et møde med en byggerådgiver den 25. juni vil dette problem blive taget op. Enterprise: Administrator/konsulent H.E. Kulebjerg har på anmodning af bestyrelsen udarbejdet udkast til entreprisebeskrivelse til renovering af ejendommen, som blev godkendt på bestyrelsesmødet den 01.02.2013. På bestyrelsesmødet den 19.03.2013 drøftedes de indkomne entreprisetilbud, som alle var for dyre i forhold til de 600.000 kr., det er besluttet at låne, og de var ifølge bestyrelsen ikke sammenlignelige og var svære at gennemskue, idet de ikke var specificeret og entreprisesummen svingede prismæssigt med kr. 200.000 fra det dyreste til billigste tilbud. Bestyrelsen følte sig på baggrund af den forhåndsværende rådgivning utrygge, ikke fagligt klædt på og kompetente nok til at kunne træffe en beslutning om så stort og dyrt et projekt. Bestyrelsen besluttede, at det vil være en god idé at få tilknyttet en professionel byggesagkyndig eksempelvis en rådgiver fra den uvildige rådgiverenhed Bolius. Bolius vil være i stand til at rådgive bestyrelsen gennem hele processen, ligesom de vil være i stand til at styre processen. Bestyrelsen beslutter at tilknytte en rådgiver. Denne beslutning gør, at administrator/konsulent ønsker at trække sig som konsulent på projektet, hvilket bestyrelsen accepterer. Der afholdes møde med byggesagkyndig den 25.06.2013. Opsigelse af administrator/konsulent og beslutning om ny administrator: Grundet en del uoverensstemmelser med administrator/konsulent beslutter bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 16.04.2013 at opsige samarbejdet med Hans Erik Kulebjerg pr. 30.05.2013. Dette er sket mundtligt og skriftligt. Der er indhentet tilbud fra flere forskellige ejendomsadministrative virksomheder og bestyrelsen har valgt advokatfirmaet Kielberg Ejendomsadministration til at varetage ejerforeningens administration. Husorden mm: Beboerne i 1.tv. er blevet bedt om ikke at smide cigaretskodder ud fra lejligheden, da mange skodder igennem lang tid er smidt ned på græsplænen. Beboerne i lejligheden har fjernet skodderne. Mange af naboerne og forbipasserende lader desværre deres hunde besørge ude foran vores hus. LR har taget kontakt til ejeren af nabohuset, hvor nogle lejere har flere hunde, som de lufter ved vores hus. De har reageret positivt og bruger nu poser. Viceværten har sat skilte med ”Nej til hundelorte” op, så vi håber, at forbipasserende også vil respektere et nej tak. 3. Fremlæggelse af årsregnskab med revisorpåtegning JW gennemgik regnskabet for 2012. Regnskabet blev godkendt. 4. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse. Bestyrelsen har møde med en uvildig byggerådgiver den 25. juni, hvor en plan for ejendommens tagrenovation og øvrige vedligeholdelse vil blive gennemgået. 5. Forslag jf. § 4 Der er ingen forslag 6. Forelæggelse af budget til godkendelse Der var medsendt et budget for 2014, men ifølge JW er det ikke dette budget, der på et punkt som dette skal godkendes, men budgettet for 2013. Det blev godkendt. 7. Valg af formand Jf. § 8, stk. 2 er formanden først på valg i 2014 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer Jf. § 8, stk. 2 afgår et af bestyrelsesmedlemmerne. TLF fik genvalg. CH er på valg til næste år. 9. Valg af suppleant LR blev genvalgt som suppleant til bestyrelsen. 10. Valg af revisor JW oplyser, at vi med Kielberg som ny administrator ikke behøver at have et revisionsfirma tilknyttet, hvilket vil være en besparelse på knap 7000 kr. om året. Vi kan blot vælge et ikke-bestyrelsesmedlem som ”revisor”. Opgaven for denne er en gang om året at se bilag igennem hos Kielberg. Herefter laver de et regnskab. LR blev valgt som revisor og har takket ja. 11. Eventuelt JW gennemgik den nye administratoraftale med firmaet __________________________________ Anne-Mette Eilsø Formand __________________________________ Christina Hoffmann Sekretær __________________________________ Terkel Frankov Larsen Bestyrelsesmedlem