Se Aalborg Kommunes Generelle Arkivinstruks her
Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks Generelle Retningslinjer 2014 Indholdsfortegnelse 1. Forord............................................................................................................................................4 2. Hvad er Aalborg Stadsarkiv..........................................................................................................5 3. Hvad er arkivalier? .......................................................................................................................5 4. Hvem gælder instruksen for?.......................................................................................................6 5. Kontaktoplysninger ......................................................................................................................6 Varetagelse af de arkivmæssige hensyn 6. Varetagelse af de arkivmæssige hensyn ....................................................................................7 6.1 Indkøb af nye it-systemer..................................................................................................8 6.2 Implementering af nye it-systemer.....................................................................................8 6.3 Informationer der udelukkende er tilgængelige på intranet, hjemmesider og sociale medier som Facebook etc. ...........................................................................................................8 6.4 Indskanning af papirarkivalier............................................................................................8 6.5 Varetagelse af arkivmæssige hensyn i forbindelse med papirarkivalier ..............................9 6.6 Arkivlokaler.....................................................................................................................10 Aflevering til Aalborg Stadsarkiv 7. Aflevering til Aalborg Stadsarkiv ...............................................................................................11 7.1. Aflevering af papirarkivalier til Aalborg Stadsarkiv ..........................................................12 7.2. Afleveringsprocedure for papirarkivalier .........................................................................12 7.3. Praktiske råd til afleveringsforberedelse. .......................................................................13 7.3.1 Ordning ................................................................................................................13 7.3.2 Ajourføring af journalplaner og journalvejledninger................................................13 7.3.3 Kassation og rensning ..........................................................................................13 7.3.4 Ordning i arkivkasser og læg ................................................................................13 7.3.5 Sådan skal kasserne vende ..................................................................................14 7.3.6 Mærkning .............................................................................................................14 7.3.7 Afleveringsfortegnelse ..........................................................................................14 7.4 Aflevering af digitale arkivalier til Aalborg Stadsarkiv .......................................................15 7.4.1 Hvornår skal der laves en arkiveringsversion, hvis data er bevaringsværdige?......15 7.4.2 Aflevering af digitale arkivalier til Aalborg Stadsarkiv.............................................15 7.4.3 Afleveringsprocedure for digitale arkivalier............................................................16 Tilgængelighed og rekvirering af afleverede arkivalier 8. Tilgængelighed og rekvirering af afleverede arkivalier.............................................................19 8.1. Tilgængelighed for offentligheden ..................................................................................20 8.2. Anmodning om adgang inden tilgængelighedsfristernes udløb .......................................20 8.3. Tilgængelighed for den afleverende forvaltning eller institution. .....................................21 8.3.1 Rekvirering af papirarkivalier.................................................................................21 8.3.2 rekvirering af digitale arkivalier..............................................................................21 2 Pligtaflevering til Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek 9. Pligtaflevering .............................................................................................................................17 9.1 Trykt materiale................................................................................................................17 9.1.1 Hvad skal kommunen aflevere? ............................................................................17 9.1.2 Hvad med interne publikationer?...........................................................................17 9.1.3 Er alle tryk og udgivelser væsentlige?...................................................................17 9.1.4 Kan man selv vælge hvem man afleverer til? ........................................................17 9.2 Netpublikationer..............................................................................................................18 3 1. Forord Aalborg Kommunes Arkivinstruks, - Generelle retningslinjer er udarbejdet i henhold til gældende arkivlov og tilhørende bekendtgørelser samt Aalborg Stadsarkivs virke som offentligt arkiv i henhold til arkivlovens § 7. Aalborg Kommunes Arkivinstruks er godkendt af Direktørgruppen den 16. juni 2009. Formålet med Arkivinstruksen er at fremme effektiv bevaring, arkivering, kassation og tilgængeliggørelse af arkivalier fra Aalborg Kommune for at sikre dækkende dokumentation til beskrivelse og analyse af Aalborg Kommune og dens udvikling i flest mulige aspekter. Aalborg Kommunes arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner end Aalborg Stadsarkiv. Ved aflevering overgår ansvaret for arkivalierne til Aalborg Stadsarkiv i henhold til gældende lovgivning. Aalborg Stadsarkiv har bemyndigelse til at udarbejde en bevarings- og kassationsplan for Aalborg Kommune. Aalborg Stadsarkiv kan, i samråd med de forskellige administrative enheder i kommunen, træffe beslutning om lokal merbevaring. Aalborg Kommunes Arkivinstruks, - Generelle retningslinjer indeholder vejledning i varetagelse af de arkivmæssige hensyn, aflevering til Aalborg Stadsarkiv og tilgængelighed i forhold til det afleverede materiale. Aalborg Stadsarkiv er ansvarlig for Arkivinstruksen og kan løbende foretage faglige og tekniske justeringer. Større ændringer forelægges Aalborg Kommunes direktørgruppe. Jens Topholm Stadsarkivar 4 2. Hvad er Aalborg Stadsarkiv Aalborg Stadsarkiv er kommunens og byens hukommelse. Vi indsamler og bevarer kommunens arkiv i henhold til arkivlovens bestemmelser, og har, udover kommunalt materiale, en stor samling af privat materiale fra byens og kommunens store virksomheder og privatpersoner, så byens og kommunens historie kan fortælles på alle niveauer og i alle aspekter. Stadsarkivet har på nuværende tidspunkt en samling på otte hyldekilometer arkivalier, seks millioner fotos samt et stort antal historiske film og lydoptagelser af både kommunalt og privat ophav. Udover at servicere Aalborg Kommunes forvaltninger og institutioner i forbindelse med varetagelse af de arkivmæssige hensyn, aflevering, rekvirering af papir- og digitalt materiale, stiller vi også materialet i vores samlinger til rådighed for borgerne i HistorieAalborg. HistorieAalborg er et samarbejde mellem Stadsarkivet, Aalborg Bibliotekerne og Nordjyllands Historiske Museum, som betyder, at borgeren kun behøver gå ét sted, når de skal søge viden om områdets lokalhistorie. Stadsarkivet og HistorieAalborg er for alle, og det er gratis at få adgang til de originale dokumenter og billeder i HistorieAalborg, læsesalsfunktionen Arkivstræde 1, hvor personalet kan hjælpe med at finde det materiale du søger. Det Danske Udvandrerarkiv er også placeret på Aalborg Stadsarkiv. Det Danske Udvandrerarkiv er Danmarks hovedsamling af breve, dokumenter, film, billeder, lydbånd, aviser mv. Arkivet fortæller spændende historier om dansk udvandring til hele verden og indeholder vigtigt information og viden om migration og kulturmøder. Udvandrerarkivet har siden dets grundlæggelse, den 3. juli 1932, haft til formål at værne om og dokumentere den del af Danmarkshistorien, som handler om de landsmænd, der er rejst ud for at søge lykken under fremmede himmelstrøg. 3. Hvad er arkivalier? Arkivalier er informationer som kan dokumentere Aalborg Kommunes virksomhed, det vil sige både administrative sager såvel som personsager. Arkivalier findes i både digital form og i papirform. Som eksempel kan nævnes dokumenter, registreringer, kort, tegninger, data fra it-systemer, fotos, lyd- og videooptagelser. 5 Arkivalier kan enten være skabt af kommunen, de kommunale institutioner samt de kommunalt ejede virksomheder og selskaber eller være tilvejebragt, hvilket betyder modtaget eller rekvireret fra andre. Alt, hvad Aalborg Kommune modtager af breve, forespørgsler, ansøgninger m.v., som skal sagsbehandles og besvares, forstås som ”tilvejebragt”. Det samme gør sig gældende, hvis Aalborg Kommune modtager eller rekvirerer dokumenter i forbindelse med, at en klient fra en anden kommune flytter til Aalborg Kommune. Aalborg Kommune overtager ansvaret for de modtagne/rekvirerede dokumenter, som f.eks. kan være en klientjournal eller en rapport og derved også bevaringspligten. Kommunen, de kommunale institutioner samt de kommunalt ejede virksomheder og selskaber skaber arkivalier hver gang, der udarbejdes et notat (også interne notater), eller når der udarbejdes et svar på en henvendelse eller ansøgning fra en borger eller en anden myndighed. Kommunen og de kommunale institutioner skaber ligeledes arkivalier, når de anvender et itsystem, hvori der eksempelvis indtastes oplysninger om de enkelte klienter eller om forurenede grunde. Derimod betragtes samlinger af publiceret materiale som bøger, tidsskrifter og pjecer, der ikke er kommunens egne, normalt ikke som arkivalier. 4.Hvemgælderinstruksenfor? Arkivinstruksen gælder for alle dele af Aalborg Kommune også de institutioner, der er knyttet til kommunens forvaltninger, de selvejende institutioner samt de kommunalt ejede selskaber og virksomheder under forvaltningerne. 6 Varetagelse af de arkivmæssige hensyn Aalborg Kommune er i henhold til §§1-3 i arkivloven forpligtet til at sikre, at de arkivmæssige hensyn varetages, herunder at bevaringsværdigt materiale, uanset medie, opbevares på betryggende vis. Ligeledes er kommunen forpligtet til at destruere kassabelt materiale på betryggende vis, når dette er ude af administrativ og retlig brug. 7 6. Varetagelse af arkivmæssige hensyn 6.1 Ved udbud og indkøb af nye it-systemer Forvaltningerne skal være opmærksom på varetagelsen af de arkivmæssige hensyn allerede ved udbud i kravspecifikationen eller senest ved kontraktindgåelsen, hvor Aalborg Stadsarkiv kraftigt anbefaler, at forvaltningen betinger sig, at der kan udarbejdes en arkiveringsversion af systemet i henhold til gældende regler, hvis it-systemet indeholder bevaringspligtige data. I forbindelse med afklaring af, hvorvidt systemet indeholder bevaringsværdige og derfor bevaringspligtige oplysninger, bør forvaltningen kontakte Aalborg Stadsarkiv, der forestår en bevarings– eller kassationsvurdering af systemets dataindhold 6.2 Implementering af nye it-systemer I forbindelse med implementering af ESDH– og EDH-systemer anbefaler Aalborg Stadsarkiv, at der fastsættes procedure for journalisering, der følger god forvaltningsskik og som sikrer at sager journaliseres systematisk efter en given orden (ofte KL journalplan/emnesystematik) og at denne orden er dokumenteret. Ligeledes anbefaler vi, at sagsdannelsen tager udgangspunkt i enkeltsagsprincippet, der kan defineres således: ”at der oprettes en sag, pr. afgørelse, beslutning eller administrative proces, der sikrer at indhold/dokumentation i forvaltningsarkivet er søgbar, frem for bundet til enkeltpersoners hukommelse”. Dette er en del af varetagelsen af de arkivmæssige hensyn og kravene skal sikre, at materialet kan genfindes af forvaltningen selv, men også af offentligheden når materialet bliver tilgængeligt jf. adgangsbestemmelserne i arkivloven. 6.3 Informationer der udelukkende er tilgængelige på intranet, hjemmesider og sociale medier som Facebook etc. Bevaringspligtigt materiale findes i enkelte tilfælde kun på kommunens, institutionens, selskabet eller virksomhedens intranet, fællesdrev eller hjemmeside. Dette kan Aalborg Stadsarkiv ikke anbefale, men opfordrer i stedet til at sagsdannelsen foregår i Aalborg Kommunes generelle ESDH-system eller lign. forvaltningsspecifikt system. Der kan naturligvis udarbejdes en arkiveringsversion af kommunens, institutionens, selskabet eller virksomhedens intranet, fællesdrev og internetside, men det kan blive meget omkostningskrævende for den afleverende forvaltning, der skal afholde udgiften hertil. 6.4 Indskanning af papirsager I forbindelse med overgangen til digital sagsbehandling indskannes de gamle papirsager ofte. Den 26. juni 2013 trådte ”Bekendtgørelse om anmeldelse af skanning og digitalisering af bevaringsværdige arkivalier i analog form i kommuner og regioner” i kraft, hvilket betyder at digitaliseringsprojekter skal anmeldes og godkendes af Statens Arkiver, inden de 8 påbegyndes. I skal kontakte Aalborg Stadsarkiv, hvis I står overfor et digitaliseringsprojekt af gamle sager, så vil vi være behjælpelige med anmeldelsesprocessen. 6.5 Varetagelse af arkivmæssige hensyn i forbindelse med papirarkivalier Varetagelse af arkivmæssige hensyn i forbindelse med papirarkivalier betyder at forvaltningen og de tilknyttede institutioner, selskaber eller virksomheder skal sørge for, at der er orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og denne orden skal være dokumenteret. Der skal, senest ved det afleveringsforberedende arbejde, kunne foretages en fysisk adskillelse mellem de bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige arkivalier, således at kassation er mulig. De bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, tyveri, hærværk eller lignende. Det betyder, at der stilles krav til både kvaliteten af kontormaterialer og arkivlokaler. For at sikre papirmateriale mod nedbrydning og give arkivalierne størst mulig holdbarhed, anbefaler Aalborg Stadsarkiv at visse kontorartikler undgås i forvaltningen, institutionerne, selskab og virksomhederne, se nedenfor. Disse kontorartikler vil ligeledes skulle fjernes fra alle de bevaringsværdige arkivalier, inden afleveringen, så ved at anvende de anbefalede kontorartikler kan forvaltningen, institutionen, selskabet eller virksomheden lette det afleveringsforberedende arbejde, da der således ikke senere skal bruges ressourcer på at fjerne materialet fra sagerne ved sagsrensningen inden aflevering. Aalborg Stadsarkiv anbefaler at forvaltningen undlader at anvende: - Plastikcharteque, da de trækker tryksværten af papiret, således at teksten sidder på plastikken som det ses på billedet. I stedet kan syrefri omslag anvendes - Metalclips og hæfteklammer fordi de kan ruste og derved ødelægger papiret på sigt. I stedet anbefales plastikclips som dem på billedet. Aalborg Stadsarkiv anbefaler at forvaltningen undlader at anvende: Metalclips og hæfteklammer fordi de kan ruste og derved ødelægger papiret på sigt. I stedet anbefales plastikclips som dem på billedet. 9 6.6 Arkivlokaler I henhold til arkivlovens kap. 3, § 8 er de forvaltninger, institutioner, kommunalt ejede selskaber og virksomheder, hvor der opbevares bevaringsværdige papir arkivalier, forpligtet til at materialet opbevares på betryggende vis. Det betyder at materialet skal beskyttes mod nedbrydning, der typisk forårsages af fugt, vandskade, store temperatursvingninger, sollys, kemiske processer i de anvendte materialer jf. foregående afsnit. Svampeangreb er almindeligt forekommende i arkiver, der er indrettet i uegnede lokaler. Ved ringe eller ingen luftcirkulation er skimmelsvamp almindeligt forekommende og kan forebygges eller afhjælpes ved øget luftcirkulation og kontrol af den relative luftfugtighed, som helst skal ligge på mellem 40 % og 55 %. Den langsomme nedbrydning af arkivalierne forårsaget af sollys, for høj eller lav luftfugtighed, temperaturudsving på mere end +/- 5 °, luftforurening, bakterier, svampe og skadedyr så som borebiller, sølvkræ, mus og rotter kan være meget omfattende og rensningen samt restaureringen af de bevaringsværdige arkivalier kan blive meget omkostningstungt for den afleverende forvaltning eller myndighed, som skal afholde udgiften hertil. Hvis forvaltningen, institutionen, selskabet eller virksomheden indretter sine arkivlokaler hensigtsmæssigt, opstår disse skader kun undtagelsesvist. Kontakt straks Aalborg Stadsarkiv, hvis bevaringsværdigt materiale beskadiges!! Billede lånt fra Statens Arkiver 10 Aflevering til Aalborg Stadsarkiv Aalborg Stadsarkiv modtager og bevarer, efter nærmere aftale, arkivmateriale fra Aalborg Kommune samt de kommuner, købstæder og landkommuner, der er blevet en del af kommunen. Materiale fra selvejende institutioner, A/S selskaber og lignende, hvis virke i overvejende grad er kommunalt finansieret, betragtes som kommunale arkivalier. Aalborg Stadsarkiv indsamler desuden kommunalt arkivmateriale, der fejlagtigt måtte befinde sig hos privatpersoner, på lokalarkiverne i Aalborg Kommune eller andre steder. Aflevering til Aalborg Stadsarkiv 11 7. Aflevering til Aalborg Stadsarkiv 7.1 Aflevering af papirmateriale til Aalborg Stadsarkiv Der tilstræbes aflevering af større sammenhængende og afgrænsede enheder af materiale inklusivt administrativt søgemateriale. Eksempelvis et journalsagsarkiv, ude af administrativ og retlig brug, med tilhørende journalnummer-oversigt. Ved hver aflevering skal der udarbejdes en afleveringsfortegnelse, der fremsendes sammen med afleveringen, se nedenfor. OBS! Udgifter i forbindelse med aflevering til Aalborg Stadsarkiv afholdes af den afleverende forvaltning, kommunal institution, selskab eller virksomhed. Såfremt den afleverende forvaltning, kommunal institution, selskab eller virksomhed ikke ønsker eller har mulighed for at forestå det afleveringsforberedende arbejde eller dele heraf, kan der indgås kontrakt med Aalborg Stadsarkiv om at få dette arbejde udført. Konkrete overslag gives efter anmodning og udarbejdes i henhold til reglerne om indtægtsdækket virksomhed. 7.2 Afleveringsprocedure for papirmateriale - Forvaltningen, institutionen, det kommunale selskab eller virksomhed og Aalborg Stadsarkiv træffer aftale om, hvordan afleveringen til Aalborg Stadsarkiv skal finde sted. Forvaltningen eller institutionen, det kommunale selskab eller virksomhed ordner og pakker det bevaringsværdige materiale i arkivkasser efter. Kassabelt materiale ude af administrativ og retlig brug kan, efter aftale med Aalborg Stadsarkiv, kasseres inden afleveringen. Kassabelt materiale, der fortsat er i administrativ og retlig brug, kan afleveres til fællesarkivfunktionen. Materialet skal være pakket i kasser, hvor på kassationsfristen tydeligt fremgår. Der skal medsendes kontaktoplysninger på den afdeling eller kontor hos den afleverende forvaltning, der har ansvaret for afleveringen. 12 7.3 Praktiske råd til afleveringsforberedelse af papirmateriale 7.3.1 Ordning Arkivmateriale skal forblive i den orden, forvaltningen eller institutionen har arkiveret dem i. Det vil f.eks. sige, at journalsager skal forblive organiseret i eksempelvis journal/emnenummerorden. Når arkivmateriale forberedes til aflevering, tages det generelle før det specielle, eksempelvis protokoller før sager, centralforvaltning før fagforvaltning og fagforvaltning før institutioner etc. 7.3.2 Ajourføring af journalplaner og journalvejledninger Ajourførte journaler og journalplaner skal følge afleveringen. En journalplan kan betragtes som ajourført, når den er renskrevet med alle de justeringer og tilføjelser, som har fundet sted i den periode, som det afleverede materiale dækker. Alle søgemidler (f.eks. kartoteker og It-systemer), der har været benyttet skal være nævnt i journalvejledningen. 7.3.3 Kassation og rensning Den afleverende forvaltning eller institution udskiller og kasserer arkivalier efter aftale med Aalborg Stadsarkiv i henhold til bevarings- og kassationsbestemmelserne. Ved spørgsmål kontaktes Aalborg Stadsarkiv. Den afleverende forvaltning eller institution renser de arkivalier, som skal bevares, for: Dubletter Plastikomslag Ringmapper Metalclips Uvæsentlige udkast, kladder og udskrifter fra it-systemer, eks. eDoc Eksternt materiale, der ikke har betydning for sagen Internt materiale, hvor en anden del af forvaltningen har arkiveringspligten Uaktuelle dokumentfortegnelser Mødeindkaldelser, når mødereferater foreligger. 13 7.3.4 Ordning i arkivkasser og læg Bevaringsværdigt materiale afleveres i syrefri folioarkivkasser og læg. Arkivkasser og syrefri læg købes hos Aalborg Stadsarkiv ved henvendelse til Vita Andreasen, se Aalborg Stadsarkivs kontaktoplysninger Kasserne fyldes så vidt muligt op til en cm fra kanten. Kasserne må ikke overfyldes eller fyldes for lidt. Pakning af kort og tegninger aftales nærmere med Aalborg Stadsarkiv, da det typisk kræver grafikæsker med andre mål end arkivkasserne. 7.3.5 Sådan skal arkivkasserne vende Bunden fyldes med ”flappen” siddende i venstre side. Sagsomslag skal ligge ryggen mod flappen. med Æskerne skal fyldes til ca. en cm fra kanten. Mærkningen sker på kassens korte side, således, at låget sidder på venstre side og bunden på højre. Siden med bundens ”flap” skal vende nedad. 7.3.6 Mærkning af arkivkasserne Mærkningen sker ved at skrive tydeligt direkte på kassen med blød blyant (B4). Kasserne skal nummereres fortløbende og indholdets start- og slutdatonummerering eller emne skal anføres. 14 7.3.7 Afleveringsfortegnelse Samtidig med pakningen skal der udarbejdes en kortfattet oversigt, der beskriver kassernes (og evt. binds) indhold efter følgende model. Forvaltning Afdeling/Institutionsnavn Arkivkasse nr. Titel eller kort beskrivelse Afsluttet år 1 Journalsagsnummer / Kl journalnummer/emnenummer 2004-2005 2 Journalsagsnummer / Kl journalnummer/emnenummer 2005-2007 3 Journalsagsnummer / Kl journalnummer/emnenummer 2007-2008 4 Journalsagsnummer / Kl journalnummer/emnenummer 2008-2010 Skabelon til afleveringsfortegnelsen fås ved henvendelse til Aalborg Stadsarkiv eller via Aalborg Stadsarkivs hjemmeside www.aalborgstadsarkiv.dk. Afleveringsfortegnelsen samt oplysninger om kontaktperson sendes til Aalborg Stadsarkiv samtidigt med afleveringen. Al materiale skal afleveres på Vang Mark 25 i Vestbjerg efter forudgående aftale eller advisering om at materialet er på vej med intern post! 15 7.4 Aflevering af digitale arkivalier til Aalborg Stadsarkiv OBS! Udgifter forbundet med fremstillingen af en arkiveringsversion afholdes af den afleverende forvaltning eller institution. Udgifter i forbindelse med test, der ikke fører til godkendelse af arkiveringsversionen, afholdes af ligeledes af den afleverende forvaltning eller institution medmindre andet er indskrevet i kontrakten med leverandøren 7.4.1 Hvornår skal der laves en arkiveringsversion, hvis data i systemet er bevaringsværdige? Fremstillingen af en arkiveringsversion af systemer med bevaringsværdige data skal senest ske: - inden der sker sletning i et system i henhold til de anmeldte sletningsfrister. - når et it-system udfases af administrativ brug. - når sagsbehandlingen overdrages fra én myndighed til en anden. - efter eget ønske for at frigive ressourcer i systemet. 7.4.2 Aflevering af digitale arkivalier til Aalborg Stadsarkiv I forbindelse med bevaringssikringen af digitale arkivalier fra Aalborg Kommune har Aalborg Stadsarkiv en løbende dialog med forvaltningernes It-afdelinger samt de forvaltningsspecifikke arkivgrupper om anvendelse og arkivering af data fra systemerne, der anvendes i kommunen. Hvis data fra et It-system er vurderet bevaringsværdige, skal der ved afleveringstidspunktet leveres en arkiveringsversion af systemets data, der følger de gældende afleveringsforeskrifter for digitale arkivalier afleveret til offentlige arkiver. Arkiveringsversionen skal, foruden data, indeholde dokumentation om systemets anvendelse og arkiveringsversionens indhold. Aalborg Stadsarkiv rådgiver i forbindelse med afleveringen og udformer en afleveringsbestemmelse for hvert system, hvorfra data skal bevares. Efter aflevering af en godkendt arkiveringsversion af bevaringsværdige data til Aalborg Stadsarkiv, kan forvaltningen slette data i henhold til sletningsfrister anmeldt til Datatilsynet. 16 7.4.3 Afleveringsprocedure for digitale arkivalier - Forvaltningen eller institutionen indgår, i samarbejde med Aalborg Stadsarkiv, aftale med leverandøren om fremstilling af en arkiveringsversion af data fra systemet. - Aalborg Stadsarkiv udarbejder en afleveringsbestemmelse for systemet, der fremsendes til leverandøren. Forvaltningen eller institutionen udarbejder den dokumentation af systemet, der er skønnet nødvendig af Aalborg Stadsarkiv. Aalborg Stadsarkiv modtager arkiveringsversionen til test Efter godkendelse af arkiveringsversionen er afleveringen afsluttet og Aalborg Stadsarkiv overtager bevaringspligten for arkivalierne. - 17 Tilgængelighed og rekvirering af afleverede arkivalier Formålet med bevaring af arkivalier er, at oplysningerne skal kunne stilles til rådighed for offentlighed og myndigheder samt anvendes til forskningsformål. Aalborg Stadsarkiv sørger for, at Aalborg Kommunes arkivalier efter aflevering bliver registreret på en sådan måde, at materialet kan stilles til rådighed via publikationer, registraturer og søgebaser på internettet. ngelighed og rekvirering af afleverede arkivalier 18 8.1 Tilgængelighed for offentligheden Aalborg Stadsarkiv fastsætter fristerne for tilgængeliggørelse af de kommunale arkivalier i henhold til bestemmelserne i gældende lovgivning. Tilgængelighedsfristen regnes fra en arkivenheds eller sags afslutningsår. Arkivalier, der ikke indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold, er tilgængelig for offentligheden efter 20 år i henhold til arkivlovens kap. 6 § 22, også selvom de stadig befinder sig i forvaltningen eller institutionen. Arkivloven giver mulighed for at fastsætte længere tilgængelighedsfrist end 20 år, hvis materialets indhold skal skærmes på grund af væsentlige hensyn til f.eks. statens sikkerhed, rigets forsvar, udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske forhold i henhold til arkivlovens kap. 6 § 27. Fristen fastsættes efter drøftelse mellem den afleverende forvaltning og Aalborg Stadsarkiv. Arkivalier, der indeholder fortrolige og følsomme oplysninger om enkeltpersoners private eller økonomiske forhold, er i henhold til arkivlovens kap. 6 § 23 først tilgængelige 75 år efter sagen er afsluttet, billedet er taget etc. Der kan fastsættes længere eller kortere tilgængelighedsfrist end 75 år efter drøftelse mellem den afleverende forvaltning og Aalborg Stadsarkiv. Fastsættelse af kortere tilgængelighedsfrist end 75 år for materiale omfattet af persondataloven, kan kun ske efter samtykke fra Datatilsynet. 8.2 Anmodning om adgang inden tilgængelighedsfristerne i Arkivlovens udløb Hvis der anmodes om adgang til materiale, der er under 20 år og som endnu ikke er afleveret til Aalborg Stadsarkiv, reguleres adgangen til materialet i henhold til offentlighedsloven, forvaltningsloven, retsplejeloven og persondataloven. I disse tilfælde skal henvendelsen fra borgeren ske til den pågældende forvaltning, der herefter træffer afgørelse i sagen. Henvendelse til Aalborg Stadsarkiv under henvisning til ovennævnte lovgivning vil blive videreformidlet til relevant forvaltning. Arkivlovens bestemmelser om tilgængelighed åbner for en mere vidtgående udnyttelse af forvaltningens sagsmateriale end aktindsigt efter offentlighedsloven eller forvaltningsloven grundet hensynet til den historiske forskning. Arkivlovens kapitel 7 giver mulighed for, at enhver kan anmode om adgang til arkivalier, inden de fastsatte tilgængelighedsfrister er udløbet. Ansøgeren skal i den forbindelse oplyse formålet med benyttelse af de arkivalier, der anmodes om adgang til. Ved afgørelse af ansøgning om adgang til arkivalier der endnu ikke er tilgængelige, kan der tages hensyn til om ansøgeren er part i sagen eller har særlig individuel interesse i de oplysninger, der søges adgang til. I henhold til Aalborg Stadsarkivs vedtægter, uddelegerer Direktøren for Skole– og Kulturforvaltningen på vegne af Aalborg Byråd dispensationsmyndigheden til Stadsarkivaren, der i konkrete tilfælde kan meddele tilladelse til benyttelse af arkivalier inden tilgængelighedsfristens udløb jf. bestemmelserne fastsat i arkivlovens kapitel 8. Benyttelsen af arkivmateriale, der ved ansøgning er givet adgang til, kan kun benyttes på særlige vilkår fastsat i Arkivlovens § 40 og 41, hvilket betyder at: ”Den, der får adgang til benyttelse af arkivenheder, som ikke er umiddelbart tilgængelige, må ikke uberettiget offentliggøre, videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, hvortil den pågældende i den forbindelse har fået kendskab. I særlige tilfælde, kan der fastsættes særlige vilkår for benyttelse, jf. § 41 stk. 2. Brugeren 19 skal i sådanne tilfælde ligeledes afgive erklæring om at ville overholde de fastsatte vilkår. Brud for vilkårene for benyttelse af arkivalierne kan sanktioneres i henhold til § 51, stk. 1: ”Med bøde, hæfte eller fængsel indtil 6 måneder straffes den, der overtræder § 40 eller vilkår, fastsat i medfør af § 41.” Arkivmateriale, der er anmodet om og opnået adgang til, kan benyttes på Aalborg Stadsarkivs læsesal eller andre godkendte læsesale. Adgang til folkeregisterkort m.v. reguleres efter gældende lovgivning på ressortområdet. Ekspeditionstiden for anmodningssager er op til 15 dage fra modtagelsen. 8.3 Tilgængelighed for den afleverende forvaltning 8.3.1 Rekvirering af papirarkivalier Den afleverende forvaltning, institution, kommunalt ejede selskab eller virksomhed kan rekvirere de papirarkivalier, de selv har afleveret, til eget administrativt brug. Ligeledes kan en forvaltning, institution, kommunalt ejede selskab eller virksomhed rekvirere papirarkivalier fra en anden myndighed, hvis forvaltningen helt eller delvist har overtaget ressortområdet. Rekvirering af arkivalier til udlevering til ekstern part, hvis der ikke er tale om aktindsigt eller partsaktindsigt skal ikke ske gennem forvaltningen, men gennem Aalborg Stadsarkiv, da adgangen i disse tilfælde reguleres af arkivloven. Rekvirerede arkivalier, der er bevaringsværdige er kun til lån! og lånetiden er 30 dage, hvorefter Aalborg Stadsarkiv skal have modtaget materialet igen på Vang Mark 25 i Vestbjerg. Årsagen er at minimere de ”huller” der opstår i samlingen, når arkivalier ikke returneres, hvilket desværre ofte er forekommet tidligere, hvorfor det har været nødvendigt at indføre begrænsning på lånetiden. Papirarkivalierne kan rekvireres ved henvendelse til Aalborg Stadsarkiv og er betinget af identifikationsoplysninger om efterspurgte sag eller arkivenhed. Disse vil fremgå af den afleveringsfortegnelse, den afleverende forvaltning eller institution udarbejdede i forbindelse med afleveringen. Det er derfor vigtigt at afleveringsfortegnelserne er så udførlige som mulig. Hvis rekvireringen drejer sig om en lille arkivenhed, en enkelt sag eller lignende, skanner Aalborg Stadsarkiv materialet og fremsender dette pr. mail. Hvis det ikke er muligt at skanne materialet, fremsendes dette med intern post. Ved rekvirering af store mængder materiale eller ved usikkerhed om, hvilke dele af en større aflevering, forespørgeren skal bruge oplysninger fra, skal denne gennemse materialet på magasinet på Vang Mark 25 i Vestbjerg efter forudgående aftale. Ekspeditionstiden for rekvirering af papirarkivalier er op til fem arbejdsdage. 8.3.2 Rekvirering af digitale arkivalier Rekvirering af digitale arkivalier kan ske ved henvendelse til Aalborg Stadsarkiv. Ved henvendelse skal der oplyses: Hvilket system data oprindeligt er skabt i. Hvilke sager eller notater, der efterspørges - eks. dagpengesag/notater, ressourceprofil etc. Identifikationsoplysninger, så sagen eller sagerne kan fremsøges. 20 Kontaktoplysninger på forespørgeren, så materialet kan fremsendes. Ekspeditionstiden for rekvirering af digitale arkivalier er op til fem arbejdsdage. Rekvirering af digitale arkivalier, der er slettet i forvaltningen og omfattet af persondatalovens bestemmelser med henblik på administrativ brug/genanvendelse, kræver tilladelse fra Datatilsynet. Ansøgning om adgang til sådanne data fremsendes til Datatilsynet af Aalborg Stadsarkiv indenfor fem arbejdsdage efter modtagelse af forespørgslen. Datatilsynet træffer så vidt muligt afgørelse indenfor 30 dage. Efter modtagelse af Datatilsynets tilladelse, fremsendes de digitale arkivalier indenfor fem arbejdsdage. Ved afslag på ansøgning om adgang kan der indenfor 30 dage gøres indsigelse, hvorefter Datatilsynet på ny har 30 dage til afgørelsen om samtykke. 21 Pligtaflevering Pligtaflevering er ikke det samme som aflevering af arkivalier til Aalborg Stadsarkiv, men er beskrevet i Aalborg Kommunes Arkivinstruks for at oplyse om den forpligtigelse Aalborg Kommune har i forhold til at bidrage til indsamlingen af offentligt gjort materiale i Danmark. Tidligere har Aalborg Stadsarkiv i samarbejde med Aalborg Lokalhistoriske Samling forestået fremsendelse af trykte publikationer, der ikke fra trykkeriet blev fremsendt til Det Kongelige bibliotek eller Statsbiblioteket. Da publikationer skabes og lagres digitalt i dag, skal forvaltningerne selv sikre at de opfylder deres forpligtigelser. 22 9. Pligtaflevering Pligtaflevering er ikke det samme som aflevering af arkivalier til Aalborg Stadsarkiv. Danmark har haft pligtaflevering siden 1697, hvor indsamlingen af den trykte kulturarv påbegyndte. Pligtaflevering er aflevering af offentliggjort materiale til Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket efter de retningslinier, der er opstillet i pligtafleveringsloven, lov nr. 1439 af 22.december 2004. Med den nugældende lov og dens umiddelbare forgænger er pligtaflevering blevet udvidet til også at omfatte andre udgivelser end trykte - senest Internet materiale samt radio og TV. Oplysninger taget fra www.pligtaflevering.dk 9.1 Trykt materiale. 9.1.1 Hvad skal kommunerne aflevere? De publikationer kommunen selv fremstiller, er omfattet af afleveringspligten. De publikationer der bliver udgivet, det vil sige at eksemplarer bliver spredt blandt almenheden, skal afleveres. Det kan f.eks. være lokalplaner, vejledninger, personaleblade, beretninger, regnskaber o.l. Det samme gælder for de kommunale institutioner. I det omfang de selv fremstiller publikationer beregnet på udgivelse, skal disse afleveres. Publikationer, som kommunen får fremstillet af eksterne bogtrykkere eller andre eksterne producenter, skal afleveres af fremstiller. 9.1.2 Hvad med interne publikationer? Hvis interne publikationer er dokumenter, som fremstilles som et led i en organisations sagsbehandling, skal de ikke afleveres. Derimod skal årsberetninger og regnskaber, personaleblade, medlemsblade, skoleblade, nyhedsbreve o.l. altid afleveres, idet de typisk spredes uden for virksomheden eller til en bred kreds (f.eks. alle medarbejdere eller alle medlemmer). På samme måde skal håndbøger, virksomhedsplaner, handlingsplaner m.m. afleveres, hvis de spredes til en bred kreds og ikke kun er led i intern sagsbehandling. Værker udgivet på intranet er ikke afleveringspligtige, idet de ikke kan siges at være spredt til almenheden. 9.1.3 Er alle tryk og udgivelser væsentlige? Pligtafleveringsinstitutionerne anlægger ikke noget kvalitetskrav til materialet. Ingen ved, hvilke udgivelser der om nogle år vil være regnet som interessante, sjældne eller værdifulde. 9.1.4 Kan man selv vælge, hvem man afleverer til? Nej, der er faste retningslinjer. Til Det Kongelige Bibliotek skal afleveres: 23 * Trykte udgivelser (undtagen aviser) * Udgivelser i mikroform * Fotografiske udgivelser * Udgivelser i punktskrift * Kombinerede udgivelser * Digitale værker på fysiske medier Til Statsbiblioteket skal afleveres: * Aviser * Fonogrammer * Videogrammer 9.2 Netpublikationer. I medfør af pligtafleveringslovens § 8 er dansk materiale, som offentliggøres i elektroniske kommunikationsnet afleveringspligtigt. Afleveringspligten opfyldes ved, at pligtafleveringsinstitutionen, det vil sige Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket, har adgang til at rekvirere eller fremstille eksemplarer af materialet. Aalborg Kommune har ikke pligt til at give pligtafleveringsinstitutionen meddelelse om oprettelse af hjemmesider m.v., men registranten af et domænenavn skal efter påkrav give meddelelse om adgangskoder og lignende. For flere informationer se www.pligtaflevering.dk 24 Aalborg Stadsarkiv Kontaktoplysninger Generelle spørgsmål vedrørende arkivinstruksen samt bevaringskassationsbestemmelserne: Mie Rise Jönsson, 9931 4226/ 2520 4226 eller [email protected] og Bestilling af arkivkasser og læg: Vita Andreasen, 9931 4235 eller [email protected] Spørgsmål vedr. aflevering og rekvirering af arkivalier rettes til: Papirarkivalier skabt før 1970 John Sofussen, 9931 4236 eller [email protected] Papirarkivalier skabt efter 1970 Anja Thrane Skovmand, 2520 4221/ 9931 1624 eller [email protected] Digitale arkivalier Mie Rise Jönsson, 9931 4226/2520 4226 eller [email protected] 25
© Copyright 2024