1. No category

KOMDA
KOMDA er et arkivsamarbejde mellem Aalborg Stadsarkiv og en række kommunale arkiver om håndtering
af digitale arkivalier.
KOMDA sikrer opbevaring af digitale arkivalier for de deltagende arkiver og giver mulighed for anvendelse
af de opbevarede digitale arkivalier gennem udvikling af værktøjer, der tager afsæt i den arkivfaglige
kontekst. Ved at opbevare data på forskellige lokationer og forskellige medietyper opnås en optimal sikring
mod datatab forårsaget af tekniske og menneskelige fejl, atmosfæriske forstyrrelser og lignende.
KOMDA vægter kvalitetssikring af de bevarede digitale arkivalier samtidig med, at kommunerne får mest
muligt for de midler, der er afsat til arkivering.
KOMDA tilbyder rådgivning og opgaveløsning inden for alle aspekter af digital arkivering fra
kontraktindgåelse over aflevering og test til anvendelse af de digitale arkivalier.
KOMDA arbejder for en smartere løsning på arkiveringsopgaven ved at effektivisere, hvor det er muligt, og
holde systemleverandørerne fast på deres forpligtelser. KOMDA skal i visse tilfælde kunne tilbyde
kommunerne alternativer til systemleverandørernes arkiveringsløsninger.
KOMDA arbejder sammen med Statens Arkiver, NEA (Netværket Elektroniske Arkivering) og andre
nationale og internationale interessenter dels med det formål at øve indflydelse på rammerne for digital
arkivering og derigennem sikre, at de kommunale arkivers interesser tilgodeses og dels med henblik på
konstant at kunne trække på den nyeste teoretiske og praktiske viden inden for området.
Organisation
KOMDA er et arkivsamarbejde, hvor kommunale § 7-arkiver indgår flerårige driftsoverenskomster om
udførelse af opgaver inden for området digital arkivering.
KOMDA er funderet administrativt og økonomisk på Aalborg Stadsarkiv, således at personale, der skal løse
de aftalte opgaver, er ansat på Aalborg Stadsarkiv.
Der afholdes et årligt KOMDA-møde med deltagelse af Aalborg Stadsarkiv og repræsentanter fra alle
deltagende § 7-arkiver. På mødet afklares de større linjer for samarbejdet, og der orienteres gensidigt om
det forløbne år og det kommende års udfordringer og opgaver. Aalborg Stadsarkiv indkalder og fungerer
som sekretariat i forhold til KOMDA-møderne, der afholdes primo december.
Derudover kan der efter behov afholdes faglige temamøder og nedsættes arbejdsgrupper til at behandle
konkrete problemstillinger.
Moduler
KOMDAs ydelser er delt ind i fire moduler, der kan købes til af den enkelte deltager. Modulerne kan vælges
uafhængigt af hinanden.
 KOMDA Basis giver mulighed for at tilkøbe timer til test og rådgivning hos KOMDA samt deltage i det
årlige KOMDA-møde og nedsatte arbejdsgrupper. KOMDA Basis dækker ligeledes KOMDA’s ansattes
deltagelse i generelle møder med Statens Arkiver, NEA (Netværket Elektronisk Arkivering), udarbejdelse
af nyhedsbreve, opdatering af hjemmesiden samt administration i forbindelse med fakturering og
timeopgørelser. Den årlige udgift til KOMDA Basis er 10.000 kr.
 KOMDA KMD-systemer giver mulighed for at deltage i klyngeaflevering af fagsystemer fra KMD. Klyngen
testes og opsplittes i kommunespecifikke arkiveringsversioner af KOMDA. KOMDA påregner sig timepris
for afleveringsforberedelse, test og opsplitning af arkiveringsversioner. Betaling for modulet dækker
overordnet afleveringsforberedelse i form af møder og diskussioner i arkivernes KMD-gruppe og
lignende samt udvikling og vedligehold af programmel til klyngeopdeling.
Den årlige udgift til KOMDA KMD-Systemer er 5.000 kr.
 KOMDA Opbevaring omfatter distribueret opbevaring af arkiveringsversioner i et flerdelt overvåget
servermiljø, lagring på optiske medier samt lagring på bånd. Derudover er den overordnede
informationssikkerhed samt udvikling og vedligehold af basal software dækket af modulet. KOMDA
Opbevaring omfatter ikke ekstraordinære opgaver såsom migrering af data til et nyt bevaringsformat;
en sådan opgave løses efter aftale på timebasis, når det vurderes, at det er nødvendigt af hensyn til
datas integritet eller tilgængelighed.
Den årlige udgift til KOMDA Opbevaring er 20.000 kr. for 1 TB, og 5.000 kr. pr. efterfølgende
påbegyndte 500 GB data.
 KOMDA Adgang giver via en sikker forbindelse deltagerne adgang til selv at foretage opslag i egne data
på KOMDA’s adgangsserver. KOMDA påregner sig timepris for genrejsning af arkiveringsversioner i
adgangsmiljøet samt ekstraordinære opgaver såsom oprettelse af yderligere brugere for en deltager o.l.
Deltagere uden KOMDA Adgang vil i forbindelse med opslag i data skulle afholde udgifter til timeforbrug
til genrejsning af de anvendte data.
Den årlige udgift til KOMDA Adgang er 10.000 kr. for 1 TB data, og 2.500 pr. efterfølgende påbegyndte
500 GB data.
Opgaveløsning til timetakst
Udover ovenstående moduler indgås der mellem Aalborg Stadsarkiv og de enkelte deltagere aftaler om et
antal timer, der anvendes på afleveringsforberedelse, test, samt øvrige opgaver, herunder udarbejdelse af
estimater og arbejdsplaner. Sådanne aftaler kan indgås i forbindelse med den årlige revision af
arbejdsplaner eller ad hoc, jævnfør afsnittet om driftsaftaler.
Timetaksten for dette arbejde er 550 kr.
Priser på moduler og timetakster indeksreguleres i aftaleperioden.
Driftsaftaler
Driftsaftalerne giver deltagerne mulighed for at lægge realistiske budgetter for løsning af opgaverne og
KOMDA mulighed for at planlægge de opgaver, der skal løses.
Der indgås 3-årige – og på længere sigt 4-årige - driftsaftaler mellem Aalborg Stadsarkiv og det enkelte
deltagende § 7-arkiv. Aalborg Stadsarkiv forpligter sig til at levere de i driftsaftalen beskrevne ydelser i form
af timer til håndtering af arkivets digitale arkivalier og til rådgivning.






KOMDA og den enkelte deltager estimerer timeforbruget for den 3-årige periode, driftsaftalen
omfatter, og deltageren opkræves årligt for de for det specifikke år valgte moduler og estimerede
timer.
I aftaleperioden kan ekstra moduler vælges til, men eksisterende moduler kan ikke vælges fra. Dog
justeres sidstnævnte, hvad angår Opbevaring og Adgang, i henhold til modulbeskrivelsen ovenfor.
Hvert år justeres det 3-årige estimat, og der indgås bindende aftale om opgaver og timeforbrug i det
kommende år.
Er der ved årets afslutning timer tilbage, som deltageren ikke har fået brugt, kan timer op til det, der
svarer til 25 % af årets samlede estimerede timetal, annulleres.
For opgaver, hvis løsning kræver flere timer, end der er afsat i estimatet, indgås særskilt aftale, og ved
årets afslutning betales det ekstra forbrug af timer. Ved opgaver, hvis løsning kræver færre timer, end
der er afsat i estimatet, kan deltageren vælge at anvende de overskydende timer til løsning af andre
opgaver i det omfang, KOMDA kan afsætte de nødvendige ressourcer til det.
Hvis KOMDA’s ressourcer tillader det, kan der påtages ekstra opgaver i løbet af den periode,
driftsaftalen dækker. Sådanne faktureres på timebasis ud over de allerede indgåede estimater.





Samlet fakturering finder sted sidst på året.
I forbindelse med estimering af timer forpligter begge parter i driftsaftalen sig til at indgå realistiske
estimater. KOMDA skal således have de nødvendige ressourcer til at kunne håndtere opgaverne, og
deltageren skal have overblik over sin kommunes bevaringspligtige systemer og tidspunktet, hvor det
ønskes, at arkivering skal finde sted. KOMDA og den enkelte deltager estimerer i fællesskab det
forventede timeforbrug og tidspunktet for opgavens løsning. Det endelige estimat indeholder
deltagerspecifikke timer til afleveringsforberedelse, test, rådgivning og ekstraordinære opgaver, ex.
konvertering af arkiveringsversioner. De enkelte opgaver i estimaterne placeres om muligt kvartalvis i
et givent år, så opgaverne fordeles.
I forbindelse med planlægning af afleveringsopgaver estimeres det forventede pladsforbrug til
Opbevaring og Adgang i den pågældende periode. Deltagernes udgifter til modulerne Adgang og
Opbevaring reguleres bagudrettet, således at en deltager i et år vil blive faktureret for det faktiske
pladsforbrug opgjort ved årets udgang.
Det er en forudsætning for en anvendelig driftsaftale, at deltagerne følger op på, at leverandører af
arkiveringsversioner afleverer de digitale arkivalier til den aftalte tid.
Deltagerne og KOMDA kan i fællesskab træffe beslutning om fælles projekter, eksempelvis
udarbejdelse og vedligehold af vejledninger eller andet materiale. Der træffes i det enkelte tilfælde på
forhånd aftale om sådanne projekters art, omfang og timeforbrug.
EKSEMPEL
Opgave
År
Kvartal
Timetal
KMD Institution 2011
2015
1
10
KMD Institution 2012
2015
1
10
KMD Journal- og Notatark 2011-12
2015
2
10
Extens
2015
4
35
PP data
2015
4
35
KMD Structura Miljø 2011
2016
1
10
KMD Elev 2011
2016
1
10
KMD Institution 2013
2016
1
10
Acadre
2016
2
75
Novax
2016
2
60
KMD Structura Miljø 2012
2017
1
10
KMD Elev 2012
2017
1
10
KMD Institution 2014
2017
1
10
Bosted
2017
1
35
Prisme
2017
2
35
KMD EKJ
2017
3
50
Estimat 2015
Moduler
Basis: 10.000
Opbevaring < 1 TB: 20.000
Adgang < 1 TB: 10.000
KMD-systemer: 5.000
Moduler i alt: 45.000 kr.
Timer
Rådgivning: 10 timer
Afleveringsforberedelse og test: 100 timer
Timer i alt: 110 = 60.500 kr.
Samlet
Pris 2015 i alt: 105.500
Estimat 2016
Moduler
Basis: 10.000
Opbevaring < 1 TB: 20.000
Adgang < 1 TB: 10.000
KMD-systemer: 5.000
Moduler i alt: 45.000 kr.
Timer
Rådgivning: 10 timer
Afleveringsforberedelse og test: 165 timer
Timer i alt: 175 = 96.250 kr.
Samlet
Pris 2016 i alt: 141.250 kr.
Estimat 2017
Moduler
Basis: 10.000
Opbevaring < 1,5 TB: 25.000
Adgang < 1,5 TB: 12.500
KMD-systemer: 5.000
Moduler i alt: 52.500 kr.
Timer
Rådgivning: 10 timer
Afleveringsforberedelse og test: 150 timer
Timer i alt: 160 = 88.000 kr.
Samlet
Pris 2017 i alt: 140.500 kr.
Samlet pris 2015-2017: 387.250 kr.