Retnings
linjer
for arkivering
Indhold
Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune
5
1. Hvorfor arkiverer vi – og hvem gør det?
6
1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6
1.2 Hvad arkiverer vi? 6
1.3 Hvem arkiverer? 6
1.4 Hvilke opgaver påhviler forvaltningernes arkivansvarlige?
7
2.Varetagelse af arkivmæssige hensyn for digitale arkivalier
8
3.Varetagelse af arkivmæssige hensyn for papirbaserede arkivalier
10
4. Tilgængelighed
11
Retningslinjer
for arkivering
I juni 2014 blev de to ”Retningslinjer for journalisering i Københavns
Kommune” og ”Retningslinjer for arkivering i Københavns kommune”
revideret. Det er væsentligt at være opmærksom på, at der er en kobling
mellem journalisering og arkivering.
Journalisering skal sikre kommunens borgere en korrekt sagsbehandling,
samt at kommunen i praksis udfører god forvaltningsskik. Journalisering
tjener også et effektivitetshensyn og et bevis- og dokumentationshensyn.
Korrekt journalisering letter sagsbehandlingen og kan skabe et overblik
over sagerne, så de arkivmæssige og bevaringsmæssige forpligtigelser
efter arkivreglerne kan overholdes. Gode arkivalier for eftertiden skabes
i nutiden. Når vi journaliserer, gør vi det derfor også med henblik på at
sikre eftertiden.
Journal- og arkivgruppen i Københavns Kommune, juni 2014.
5
1. Hvorfor arkiverer vi – og hvem gør det?
1.1 Hvorfor arkiverer vi?
Vi kan ikke gemme alt for eftertiden. Men vi skal gemme materiale, som dokumenterer
væsentlige administrative og retlige forhold af betydning for borgere og myndigheder
samt materiale, som kan bidrage til at skrive Københavns historie.
Arkivlovgivningen fastsætter bestemmelser om offentlige arkivalier, herunder alt materiale, der produceres i Københavns Kommune. Desuden har Borgerrepræsentationen den
26. august 2004 vedtaget arkivbestemmelser for Københavns Kommune.
Find al relevant materiale på Stadsarkivets hjemmeside www.kbharkiv.dk
1.2 Hvad arkiverer vi?
Ved arkivalier forstås informationsbærende medier, der indeholder informationer, som
er blevet tilvejebragt i forbindelse med kommunens virksomhed. Der kan være tale om
informationer på følgende medier: digitale systemer af forskellig art, papir, kort og tegninger, mikrofilm, foto og lydoptagelser.
1.3 Hvem arkiverer?
Det er forvaltningerne og tilhørende enheder, der er ansvarlige for at arkivere i Københavns Kommune, jf. arkivbestemmelser for Københavns Kommune. Hver forvaltning
udpeger en arkivansvarlig, som skal sikre, at arkivmæssige hensyn varetages. En arkivansvarlig kan udpege en koordinator til det daglige arbejde med hhv. papir- og digitale
arkivalier.
Stadsarkivets opgave er at modtage og bevare arkivalier samt at stille dem til rådighed
for myndigheder, offentlighed, og forskningsformål. Stadsarkivet skal endvidere bidrage til
forskning, dokumentation og formidling af Københavns historie og arkivforhold.
Organisatorisk hører Stadsarkivet under Kultur- og Fritidsudvalget, mens arkivansvaret
hører under Økonomiudvalget.
Stadsarkivet er Københavns Kommunes konsulent i arkivspørgsmål og således det
naturlige kontaktpunkt for forvaltningerne i alle spørgsmål om arkivering.
6
1.4 Hvilke opgaver påhviler forvaltningernes arkivansvarlige?
Det påhviler den arkivansvarlige at sikre, at der etableres arkivrutiner i overensstemmelse med gældende love, bestemmelser, forskrifter og god forvaltningsskik. Arkivrutinerne nedskrives i en forretningsgangsbeskrivelse, der gælder for alle de enheder i forvaltningen, der skaber eller opbevarer arkivalier. Det påhviler den arkivansvarlige, at alle
enheder i forvaltningen er opdaterede om reglerne på arkivområdet.
Stadsarkivet rådgiver inden for alle områder i arkivlovgivningen. Reglerne er omfattende,
men de kan opsummeres i 2x5 gode vaner. Jf. endvidere nedenstående afsnit 2-4 om
arkivmæssige hensyn og tilgængelighed.
Opgaven med varetagelse af arkivmæssige hensyn har lidt forskellig karakter afhængig af,
om arkivalierne er digitale eller papirbaserede og er i det følgende opdelt i to afsnit. Jf.
endvidere arkivbestemmelser for Københavns Kommune.
2 x 5 gode vaner
Papirarkivalier
Digitale arkivalier
1.
Alle papirsager skal være bevaringsvurderet iht. bevaringsbestemmelserne.
Alle systemer skal anmeldes i FISKK,
inden de tages i brug.
2.
Ved omorganisering og flytning af
bevaringsværdige arkivalier skal
Stadsarkivet kontaktes.
Alle systemejere skal vide, om deres
systemer er bevaringsværdige.
3.
Ikke-bevaringsværdige arkivalier skal
kunne udskilles fra arkivet.
Stadsarkivet skal involveres i design og kravspecifikation for bevaringsværdige systemer.
4.
Alle krav til arkivlokaler skal være
opfyldt.
Alle systemejere skal vide, hvornår
deres systemer skal afleveres til
Stadsarkivet
5.
Bevaringsværdige arkivalier, der ikke
er afleveret til Stadsarkivet, skal
kunne stilles til rådighed.
Der må ikke slettes i bevaringsværdige
systemer, før en aflevering er modtaget og godkendt af Stadsarkivet.
7
2.Varetagelse af arkivmæssige hensyn for
digitale arkivalier
Alle it-systemer skal anmeldes til Stadsarkivet, inden de tages brug. Anmeldelsen foretages i FISKK (Fælles Information om Systemer i Københavns Kommune). Journalsystemer og systemer med digitale dokumenter skal godkendes af Stadsarkivet, før de kan
tages i brug. Større ændringer til allerede godkendte arkivsystemer skal anmeldes til
Stadsarkivet.
Ved digitalisering af bevaringsværdige papirarkivalier og ønske om efterfølgende kassation, skal Stadsarkivet kontaktes. Projektet skal godkendes af Stadsarkivet og Statens
Arkiver.
Med anmeldelsen sikres, at bevaringsværdige data kan afleveres efter de gældende regelsæt. Tidspunkt for aflevering fastsættes af Stadsarkivet.
Digitale arkivalier skal endvidere senest afleveres til Stadsarkivet, inden data skal slettes
i henhold til persondataloven. Tidspunkt for aflevering kan dog være tidligere, hvis
arkivmæssige hensyn tilsiger det.
Det er den arkivansvarliges opgave at sikre, at forvaltningens procedurer omkring anmeldelse, godkendelse og aflevering til Stadsarkivet indgår i forretningsgangsbeskrivelsen.
Varetagelse af arkivmæssige hensyn påhviler den arkivansvarlige, indtil systemet er afleveret og godkendt af Stadsarkivet (arkivlovens § 8 og arkivbekendtgørelsen § 1-3) og
indebærer bl.a.:
• Systemet skal omdannes fra en driftsversion til en arkiveringsversion. Arkiveringsversionen er systemuafhængig og består af et udtræk af data kombineret med teknisk og
administrativ dokumentation (Rigsarkivets bekendtgørelse nr. 1007 af 24. august 2010
om arkiveringsversioner).
• Data skal til alle tider sikres mod datatab (arkivlovens § 8, stk. 2).
• Den systemansvarlige skal lave en instruks til hvert system med registrering af digitale
dokumenter (bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler
og elektroniske dokumenthåndteringssystemer i Københavns Kommune, § 12).
8
• Instruksen skal bl.a. indeholde:
• Beskrivelse af fremfindingssystemet (journalplan eller lignende).
• Regler for arkivering af sager.
• Beskrivelse af indskanningspraksis.
• Beskrivelse af reglerne for registrering og arkivering af dokumenter, som ikke
indskannes.
• Beskrivelse af hvilke filtyper, der må arkiveres i systemet.
• Beskrivelse af reglerne for konvertering af dokumentfiler til arkiveringsversionens
filtyper.
• Beskrivelse af regler for umiddelbar konvertering til arkiveringsversionens filtyper,
hvis det er nødvendigt for at sikre bevaringen.
• Systemet må kun tillade filtyper, der kan konverteres til det format, som er beskrevet i
bekendtgørelse 1007, bilag 5.
• Dokumenter, video, lyd, geodata og lign. bør konverteres til det tilladte afleveringsformat (bekendtgørelse 1007, bilag 5) så tæt på skabelsestidspunktet som muligt.
• Sletning i systemet må først ske efter, at en arkiveringsversion af systemet er afleveret
og godkendt af et offentligt arkiv (arkivlovens § 21 og bekendtgørelse 1007 § 5).
• Et digitalt arkivsystem skal sikre, at man kan finde dokumenter, der hører sammen
både på sags- og emneniveau.
• Dokumenternes lagringsform og placering (dvs. på papir eller elektronisk) skal registreres i systemet i et felt særlig indrettet hertil.
9
3.Varetagelse af arkivmæssige hensyn for
papirbaserede arkivalier
Det påhviler den arkivansvarlige at varetage arkivmæssige hensyn. For arkivalier i papirform betyder det:
• At bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk eller lign.,
og at kravene til arkivlokaler skal være opfyldt.
• At der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og at denne
orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af forvaltningen selv og af offentligheden efter, at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv.
• At der skal kunne foretages en fysisk adskillelse af bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige arkivalier. Kravet skal sikre, at korrekt kassation kan finde sted uden unødige
udgifter for forvaltningen.
Bevaringsværdige arkivalier identificeres ved hjælp af bevaringsbestemmelserne for
Københavns Kommune.
Endelig skal forretningsgangsbeskrivelsen indeholde procedurer for varetagelse af
arkivmæssige hensyn i forbindelse med organisationsændringer og nedlæggelser af
enheder, ved overførsel af sagsområder både inden for den kommunale forvaltning og
inden for den offentlige forvaltning. Endelig bør forretningsgangsbeskrivelsen fastlægge
procedurer for evt. udlån af arkivalier uden for den offentlige sektor.
10
4.Tilgængelighed
Hvis en forvaltning har arkivalier i sin varetægt, der er mere end 20 år gamle, er de omfattet af arkivlovens tilgængelighedsregler. Det betyder, at arkivalierne skal være til disposition for borgerne. Arkivlovens tilgængelighedsbestemmelser fungerer parallelt med
og som supplement til aktindsigtsreglerne i den øvrige forvaltningsretlige lovgivning, og
regulerer hvornår offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser bringes til ophør.
Derfor skal den arkivansvarlige udarbejde procedurer for håndtering af ansøgninger om
tilgængelighed til offentlige arkivalier, herunder procedurer for behandling af ansøgninger
om dispensation efter arkivlovens tilgængelighedsregler.
Statens Arkiver foretager en årlig undersøgelse om aktiviteterne på tilgængelighedsområdet. Statens Arkiver fremsender et spørgeskema til Stadsarkivet, som formidler det
videre til de arkivansvarlige. Der skal svares på, hvor mange anmodninger om arkivadgang efter arkivloven der er blevet imødekommet og hvor mange afslået.
Statens Arkiver afrapporterer årligt disse aktiviteterne på tilgængelighedsområdet til det
udvalg, som kulturministeren har nedsat og som årligt afgiver beretning til Folketinget jf.
arkivlovens § 39.
11
Københavns kommune
Redaktion
Journal- og arkivgruppen og Stadsarkivet
August 2014
Design
KK Design