Vestbirk Rideklub Referat - Bestyrelsesmøde d. 1. maj 2014 Tilstede: Kari Fammé, Erling Christensen, Poul Olesen, Jette Nyberg, Tina Haubjerg Dagsorden: 1. Konstituering og opgaver i bestyrelsen 2. Opsamling efter Generalforsamling 3. Økonomi 4. VMSE 5. Elevskolen 5. Eventuelt 1. Konstituering og opgaver i bestyrelsen Formand: Erling Christensen Kassererposten:  Jette står for at sende fakturaer ud  Jette modtager månedsopgørelse fra Heidi hver måned – kører fra d. 1 til d. 1.  Poul betaler regninger Dialog med VMSE:  Erling og Tina Det blev besluttet at invitere Anni Pape med på et bestyrelsesmøde for at koordinere og planlægge aktiviteter. Det blev besluttet, at foreslå Anni Pape, at Kari og Jette kan tage fodervagter i weekender, hvis der er behov for afløsning. Kommunikation og hjemmeside:  Tina og Kari. Aftaler et tidspunkt for intro til hjemmesiden for Kari. Stævneudvalg – på længere sigt  Kari og Jette vil gerne arbejde i stævneudvalget Juniorudvalg  Jette, Erling og Tina  Det kunne være en idé at lave amerikansk lotteri med sponsorgaver for forældrene til elevstævner. 1 Vestbirk Rideklub 2. Opsamling efter GF 1) Opdatere vedtægter og sende til DRF: Joanna skal sende råfilen til Tina som retter og Erling sender derefter til DRF. 2) Mail sættes op til kasserer og formand: Tina 3) Opdatere hjemmeside med bestyrelsen: OK – Tina tjekker om mail er på ift. kasserer 4) Sende referat fra generalforsamling + formandens beretning ud 5) Der skal oprettes en bruger hos dataløn: Joanna 6) Fullrate ring til service: OK 7) Stævnecomputeren er oppe at køre 3. Økonomi Regnskabet bliver overdraget af den tidligere kasserer, når første kvartal er bogført. Vedr. kontingent til DRF og forsikring på 27.000 kr. er lavet aftale med DRF om fordeling på 4 kvartaler. Jette tjekker klubkonto og får papir ift. tegning af bestyrelsen. 3. VMSE  Arbejde med en 3 mdr. opsigelse for facilitetskort. Forlænge 1 måned af gangen hver d. 1. for at kunne planlægge arrangementer + ift. privatryttere.  Skal have specificeret rådighedsret over bokse til elevheste (antal) i huslejekontrakten 4. Elevskolen Jette og Erling taler med Heidi omkring behov for ponyer. 5. Eventuelt  Overvej om vi kan lave noget med øget engangsbetaling for ikke-medlemmer. Skal regne på margin.  Holder bestyrelsesmøder hver 4. torsdag i lige uge.  Tina laver en dropbox til at gemme vigtige dokumenter  DGI og Horsens Kommune papir om den åbne skole: Foreningernes overvejelser omkring samarbejde med skolerne. Vi skal have udfyldt papirer. Erling ringer og spørger om det er OK de får det i juni. Vi tager det + brev til skolebestyrelsen på Østbirk Skole og Vestbirk Friskole på bestyrelsesmøde d. 6. juni. 2