Vinde Helsinge Friskole, Vestsjællands Idrætsefterskole Bestyrelsesprotokol side:_______ REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE - Tirsdag den 28. januar 2014 Deltagere: Allan Olsen X Søren Tullesen X Lotte Andersen Lars Lynge X Christian Skov Jensen Lars Jacobsen Mogens Larsen X Henrik F. Jensen X Hanna L. Dahl Anita Vedel Andersen X Karin Petersen Henrik Dahl Bettina Halskov X Charlotte Reersøe Henrik Hagbard X Henrik Falcon X X X X X X 1. Godkendelse af sidste referat Godkendt uden bemærkninger 2. Orientering v/formanden. - Opsummering om kunstgræsbane i Gørlev. Den forventes fortsat færdig til sommer. Ny lov om ligestilling i Frie Grundskoler siger at der skal være minimum 1/3 af hvert køn repræsenteret i bestyrelsen ellers skal der udarbejdes en handlingsplan for de kommende 4 år hvori det beskrives hvordan man vil opnå en kønsfordeling der lever op til lovens krav. Den nuværende bestyrelse har en kønsfordeling der næsten lever op til kravene i loven. 3. Orientering v/ledelsen. Friskolen: - Juletræsfesten afholdt i december var vellykket. En lærer i friskolen er sygemeldt på ubestemt tid. Kollegaer meget hjælpsomme i afvikling af vikartimer. Uge 4: Terminsprøver for 8.og 9. og cirkusemnedage for 3.kl. gik rigtigt fint. Der starter en ny dreng i 6. kl. i næste uge. Legestue for den nye 0.kl. starter torsdag den 30.1. og der bliver holdt orienterende møde om Før- SFO den 19.2. Vi deltager igen i år med alle klasser i skolefodboldturneringen i Gørlev Hallen den 22.2. Uge 9 afvikler 8.klasse deres historieopgave fra onsdag til fredag, fremlæggelser for klassen følgende mandag/tirsdag. Politiet kommer den 25.2. og holder narkooplæg for 8.kl Efterskolen: - - - December blev sluttet af med terminsprøver. En god måde at tage på juleferie på… Sammen med terminsprøverne i oktober har eleverne en god ide, om hvordan de skal gå til sommerens skriftlige prøver. Julemiddag og juleunderholdning var på programmet i december. Første uge af januar brugte 10. klasserne på at lave OSO-opgave (projektopgave for 10. kl.). Vores 9. kl. havde forskellige fagdage i løbet af ugen. Efterskolernes aften var godt besøgt med ca. 30 - 35 familier – mod 22 sidste år.. En ny elev startet i januar. Han ser ud til at være faldet godt til. Den 16. januar tog vi på ski til Lofsdalen – det var en rigtig god tur. Både elever og vejret viste sig fra deres bedste sider  Der arbejdes for tiden med møde-disciplin. Forældre-intra bruges til at videreformidle information om manglende fremmøde til elevernes forældre i et forsøg på at nedbringe fraværet. Elevernes uddannelsesplaner er ved at være klar, og vi er ved at se på deres uddannelsesønsker mhp. at skulle give en uddannelsesparathedsvurdering. Vinde Helsinge Friskole, Vestsjællands Idrætsefterskole - Bestyrelsesprotokol side:_______ I uge 8 har vi gymnastikuge, og så er det snart tid til opvisningerne. Fredag den 28/2 får vi besøg fra Sorø, Ubby og Gørlev – vi skal se hinandens opvisninger, og om aftenen er der skole/hjem-samtaler og opvisning for forældrene. Henrik Dahl: - - Lise Lotte (flexjob) i sfo’en er stoppet, som en del af spareplanen. AA Danmark er ved at være igennem den sidste gennemgang af solcellerne – de kører! Vi har fået udarbejdet et projektbeskrivelse af en Parkourbane ved P-pladsen i kirsebærlunden. Det koster ca. 5-600.000kr. Finansieringen skal ske ved hjælp af fondsansøgninger. Henrik Dahl har møde med en fundraiser i den 29. januar. Der arbejdes fortsat med at implementere de nye arbejdstidsregler for lærerene. Det er en længere proces. Der er optaget 92 elever til næste års efterskolehold. Langt flest drenge! Vores 2 Facebook sider er godt besøgt. Efterskolesiden har 1328 der synes om siden og friskolen har 245! Den nye folkeskolereform – hvad gør vi? Der planlægges et møde for bestyrelse og medarbejdere for at diskutere muligheder og lægge planer. EDB: der har været problemer med skolens netværk. Der arbejdes på at finde en løsning – en ekstern konsulent er indkaldt. Et af problemerne er at der er for mange enheder i forhold til kapaciteten. Det er både computere, mobiltelefoner og I-pads der lægger beslag på nettet. 4. Økonomi Ved behandlingen af det første punkt (Renteswappen) erklærede Allan sig inhabil og deltog ikke i de trufne beslutninger. Renteswappen: Ny rammeaftale skal underskrives – kurstabet er pr 20/12-13 kr 6.377.950. Det har tidligere været oppe på 9 millioner. Det er fortsat bankens vurdering at så længe skolen kan få økonomien til at hænge sammen vil der ikke være fare for at banken opsiger renteswappen til indløsning. Det vil dog sætte en begrænsning på skolens muligheder for ny anlæg da alle nye tiltag skal egenfinansieres. Det blev i enstemmighed besluttet at forny aftalen men at den nye aftale skal ledsages af et tillæg hvoraf det fremgår at bestyrelsen henholder sig til de oplysninger, der blev givet i forbindelse med indgåelsen af den oprindelige aftale. Økonomiudvalget udarbejder tillægget. Budgetbesparelser: Besparelsesforslagene (se bilag), der blev fremlagt på forrige møde, har nu været forelagt medarbejderne på skolen. Det blev enstemmigt vedtaget at implementer følgende besparelser: - Friskolen sparer læretimer SFOen udfaser en ansat i flexjob Rengøring/køkken: der spares timer. Administration/pedel: overtid minimeres og afspadseres Andre tiltag: - Solcellerne kører: besparelse ca. 200.000 kr. efter afskrivninger En ekstra kursusuge for efterskolen (fremover 42 uger). Det gør de fleste sammenlignelige efterskoler allerede. Yderligere tiltag der blev drøftet men ikke implementeres: - Øget forældrebetaling. Ved sammenligning med andre Fri- og Efterskoler i området blev det klart at forældrebetalingen allerede er i den høje ende. Det blev derfor vurderet at det ikke var muligt at forhøje forældrebetalingen yderligere. Vinde Helsinge Friskole, Vestsjællands Idrætsefterskole - Bestyrelsesprotokol side:_______ Afskaffelse af rabatordningen for medarbejderbørn i friskolen. Den nuværende ordning bevares indtil videre med forbehold for, at det igen på et senere tidspunkt kan blive nødvendigt at afskaffe ordningen. 5. Årsplan(kursusplan) for 2014/15 Kursusplanen blev fremlagt på mødet. Efterskolen starter 1 uge tidligere så der bliver undervisning i uge 33. Dermed kommer skoleåret op på 42 uger. Friskolen har igen i år 200 skoledage inkl. lørdag d 30/5 som bliver årets arbejdsdag hvor eleverne skal møde op. Den fremlagte kursusplan blev vedtaget. 6. Vedtagelse af budget 2014. Et revideret budget hvor besparelserne vedtaget under pkt. 4 var medregnet blev fremlagt og vedtaget. 7. Ny bestyrelsesstruktur Oplæg ved strukturudvalget, hvor der blev redegjort for det foreløbige arbejde med ændringer af vedtægterne for at oprette en skolekreds, så bestyrelsen kan bestå af 4 valgt af friskoleforældrekredsen og 3 valgt af skolekredsen. De mulige ændringer samt nye ændringsforslag blev drøftet. På baggrund af denne diskussion fremlægger udvalget et nyt udkast til vedtægter til gennemsyn inden de kan vedtages på generalforsamling. 8. Forberedelse generalforsamling Bestyrelsesmedlemmer : Anita, Bettina og Lars og suppleanter Henrik J og Christian er på valg. Anita og Lars ønsker ikke at genopstille. Der opfordres til at opsøge nye kandidater. For at leve op til lovkravene om kønsfordeling skal det tilstræbes at der findes mindst en kvindelig kandidater. 9. Fællesmøde med medarbejderne Forslåede datoer og emner for årets møder:  Friskolen: 12/3 Emne: Friskolen i forhold til folkeskolereformen.  Efterskolen: 25/3 Emne: Status på Idrætsefterskoleprojektet og mål for fremtiden. Alle bestyrelsesmedlemmer skal senest i morgen onsdag d 29/1 gives Henrik Dahl besked om de kan deltage. 10.Nyt fra udvalg. Byggeudvalg: Ny model for arbejdsdage. Der planlægges en fælles-arbejdsdag for alle i foråret. Derudover afprøves det om der er tilslutning til klasse-arbejdsdage hvor de enkelte klasser kan møde op på skolen for at lave aftalte opgaver. Der åbnes også op for arbejdsdage for ”særligt inviterede” der har de kompetencer, der er relevante for den pågældende opgave. Alle arbejdsdage og arbejdsopgaver koordineres og fastlægges af Byggeudvalget sammen med Jens og Henrik Dahl. Der arbejdes fortsat på et ide-katalog. Mere info følger. Planerne om renovering af legepladsen/fodboldbane genoptages. 11.Nyt fra medarbejderrepræsentanter. Intet nyt Vinde Helsinge Friskole, Vestsjællands Idrætsefterskole Bestyrelsesprotokol side:_______ 12.Evt. Rene Dif efterlyses. Henrik Dahl tager kontakt. Ansøgningen om momsfritagelse er under behandling og forventes færdigbehandlet af Skat omkring 1. juni. Derefter skal der indberettes den moms, skolen skal fritages for. I november 2015 har skolen 125 års jubilæum. Det skal fejres? Ovenstående referat er godkendt: ..................................................... Lars Lynge ................................................................. Allan Olsen ........................................................ Henrik Hagbard .......................................................... Søren Tullesen ……………………………………… Betina Halskov …………………………………………… Mogens Larsen ……………………………………… Anita Vedel Andersen