Produktinformationer BookSys lokale v4 2014
Side 1 (3)
Jan 2014
BookSys Lokale
Et system til ressourcestyring og reservation af ressourcer som lokaler, baner, tilbehør til lokaler,
AV-udstyr, personer m.m.
Et system til data udveksling mellem kommune og foreninger.
Et system til servicering af den enkelte borger med foreningsoversigt, oversigt over kommunale
lokaler/ressourcer.
BookSys har siden år 2000 været anvendt i flere kommuner primært i region Hovedstaden.
Med BookSys v4, der i foråret 2014 udvikles i samarbejde med Gentofte Kommune, bliver alle
funktioner web-baserede, samtidigt med at eksisterende BookSys funktionalitet opgraderes og
udvides til anno 2014 at løse den kommunale opgave med foreningsoversigt,
foreningsindrapporteringer, lokaleansøgninger og –bookinger, adviseringer mm samt generel
dataudveksling mellem kommune/faciliteter og foreninger.
Adgang til systemet
Borgere kan få adgang til systemet via kommunens hjemmeside uden login. Denne
adgang er begrænset til søgning via Portal-visning i foreningsoversigt og kommunale
lokaler/ressourcer incl. bookingoversigter, der også kan vises på de enkelte faciliteters
hjemmesider.
Instruktører, trænere og andre foreningsbrugere kan via login på kommunens
hjemmeside få yderligere adgang til oplysninger om egne hold-bookinger og aflysninger, aflyse egne hold bookinger, ekstra booking til egne hold, samt visning af
oplysninger om egen forening.
Udvalgte foreningsbrugere – eks formand, kasserer mm – kan via dobbelt-login / NemID
få adgang til vedligeholdelse af foreningsinformationer, diverse ansøgninger,
registrering af medlemstal, børneattester mm, oplysninger om foreningens holdbookinger, aflysninger af foreningens bookinger, ekstra bookinger.
Kommunale servicemedarbejdere kan via kommunal login få adgang til daglige
funktioner, som lister, info meddelelser, oversigter.
Kommunale administratorer kan via kommunal login få adgang til alle administrative
funktioner, bookinger, aflysninger samt udvælgelse, opfølgning og kommunikation til
foreninger udvalgt på forskellige kriterier, f.eks kategori, godkendt til lokalelån,
tilskud, afgivet erklæring om børneattest mm.
Booking
Tidsbegrænsninger
Lukketider ( kalender). Lukkedage kan defineres i én eller flere ’kalendere’. Een kalender
knyttes til eet sted og alle ressourcer for dette sted
Åbningstider (skabelon). Der laves skabeloner for åbningstider (kl fra-til)
man+tirs+ons+tors+fre+lør+søn. Disse skabeloner kan tilknyttes pr ressource.
Fra-til dato (sæson). Pr sæson angives hvilken periode (fra-til dato) forenings-booking
gælder.
Tid i forvejen. Der er mulig pr sted at kunne angive antal timer at kunne booke i.
LifeCycle
Der arbejdes med sæsonopdeling i visninger, bookinger og ansøgningsfrister.
Udvalgte foreningsbrugere laver sæson ansøgninger.
Kiehn Systemer ApS
Slotsvænget 11  3400 Hillerød  E-mail: [email protected]
Produktinformationer BookSys lokale v4 2014
Side 2 (3)
Jan 2014
”Halfordelingsmøde” udføres af medarbejdere fra faciliteter/kommune og implicerede
foreninger
• Ansøgninger kan afvises
• Ansøgninger kan rettes (LOG)
• Ansøgninger kan Godkendes
Godkendelse => Bloktid
• Bloktid (godkendte ansøgninger) skal være synlig på Portal-visninger
• Bloktid / ansøgninger, afvisninger skal kunne vises i listeform for udvalgte
foreningsbrugere (skal også kunne vælge at se forrige sæson)
• Bloktid gælder som angivet i sæsoninformationer
Foreningsbrugere kan oprette bookinger/hold indenfor foreningens bloktid eller i for hele
bloktiden.
Efter frigivelse af bloktid kan foreningsbrugere oprette bookinger i ikke reserveret tid og
indenfor sæson begrænsninger.
Sæson Booking (=booking serie)
• Foreninger kan sæson-booke indenfor foreningens Bloktid
• Foreninger kan sæson-booke hvor INGEN bloktid og andre bookinger og indenfor
åbningstider
• Kommunale administratorer kan sæson-booke ALT ledigt
• Foreninger kan ændre, tilføje, aflyse, slette på foreningens sæson-bookinger
• Kommunale administratorer kan aflyse/slette ALLE bookinger
• Kommunale servicemedarbejdere kan bl.a ændre omklædningsrum
Enkelt booking
• Kommunale administratorer og Foreninger kan enkelt-booke hvor INGEN bloktid
og andre bookinger og indenfor åbningstider. Kontrol på sted/tidsgrænser (eks
min xx timer før)
• Enkelt-booking over sammenhængende tid skal generere en serie-booking med
tider pr dag (eks: fredag kl 16 til søndag kl 12=>
• Fredag 16-23.59
• Lørdag 00-23.59
• Søndag 00-12.00
Sletning efter nn år
Bookinger ’dør’ og slettes efter nn år.
Aflysninger
Kan foretages af foreningen af egne bookinger og kommunale administratorer.
Aflysnings-booking
Eks: Folketingsvalg, hvor der skal aflyses en række ressourcer:
 kan foretages af kommunale administratorer
 Lav booking på valgte ressourcer og tidspunkter UDEN kontroller på eksisterende
bookinger, lukkedage, åbningstider
 Marker alle berørte booking-linier som aflyst
Multiarena funktionalitet – systemet arbejder med indbygget ’multiarena’ funktionaliet,
f.eks kan en ressource være underopdelt i 2 niveauer – eks 1 svømmebassin med bane
1+2, bane 3+4, bane 5+6, hvor bane 1+2 er opdelt i bane1 og bane2. Alle
kombinationer er registreret som ressourcer, men der er automatisk kontrol ved
Kiehn Systemer ApS
Slotsvænget 11  3400 Hillerød  E-mail: [email protected]
Produktinformationer BookSys lokale v4 2014
Side 3 (3)
Jan 2014
booking (hvis bane1 er booket, så kan bane 1+2 eller hele bassinet IKKE bookes i
samme periode) og udvidet visninger ved kalendere.
Køkkenordre - det er muligt at knytte salg af mad, drikke m.m. til den enkelte reservation
og behandle i form af en køkkenordre.
Servicemeddelelser - det er muligt at registrere interne servicemeddelelser til den enkelte
reservation og til videre håndtering hos kommunale servicearbejdere.
Data udveksling
Foreninger indrapporterer elektronisk ansøgninger (fra 1/1-2015), medlemstal, aflevering
af regnskab, erklæring om børneattest mm.
Kommunale administratorer kan via fleksible søgeoversigter se evt manglende
indrapportering og via mail/sms kontakte disse foreninger. Disse kontakter gemmens i
systemet.
Tilmeld advisering
Instruktører, trænere og andre foreningsbrugere kan pt. tilmelde sig sms-advisering ved
aflysning.
Andre adviseringer – der vil blive arbejdet løbende på at etablere andre relevante
adviseringer.
Kiehn Systemer ApS
Slotsvænget 11  3400 Hillerød  E-mail: [email protected]