Vejledning til underviseren Vi besøger retten
Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion DIREKTION AutoPilot ® Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 1 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse .............................................................................................................................2 1. 2. Indledning .....................................................................................................................................3 Sagsoprettelse ..............................................................................................................................4 2.1 2.2 2.3 2.4 2.4.1 2.4.2 2.5 2.6 2.7 2.8 2.8.1 2.9 2.10 3. Delsager aftaler...........................................................................................................................12 3.1 3.2 3.3 4. Stamdata .......................................................................................................................................... 5 Statistiske grupperingsfelter ............................................................................................................ 6 Tillad selvbemanding........................................................................................................................ 7 Prisberegning ................................................................................................................................... 7 Prislister ....................................................................................................................................... 7 Faktor........................................................................................................................................... 7 Udlæg ............................................................................................................................................... 8 Fakturaens opsætning...................................................................................................................... 8 Sagsnotat.......................................................................................................................................... 9 Delsager og aftaler ........................................................................................................................... 9 Honoraraftale............................................................................................................................. 10 Udtag sagsnummer ........................................................................................................................ 11 Returner til PL ................................................................................................................................ 11 Overblikket over delsager og aftaler.............................................................................................. 13 Oprette og vedligeholde aftaler..................................................................................................... 14 Aftalestatistik ................................................................................................................................. 15 Planlægning ................................................................................................................................16 4.1 Planlægningsbilledets opbygning og indhold ................................................................................ 17 4.1.1 Fortidskolonner.......................................................................................................................... 17 4.1.2 Sagsidentifikation ...................................................................................................................... 17 4.1.3 Budgetkolonner ......................................................................................................................... 18 4.1.4 Sagsopfølgning........................................................................................................................... 19 4.1.5 Kapacitetsoverblik ..................................................................................................................... 20 4.2 Oprette og revurdere budgetter.................................................................................................... 20 4.2.1 Budgetoverskridelse .................................................................................................................. 22 4.2.2 Aktivt budgetområde................................................................................................................. 22 4.2.3 Ryk budget 1 måned frem/tilbage............................................................................................. 22 4.3 Akkvisitionssager og sandsynlighedsprocent................................................................................. 23 4.4 Opbygge og vedligeholde aktivitetsplaner..................................................................................... 23 4.4.1 Opbygning af aktivitetsplan....................................................................................................... 23 4.4.2 Vedligeholde aktivitetsplan ....................................................................................................... 24 4.4.3 Forhåndslukning ........................................................................................................................ 24 4.4.4 Lukning............................................................................................................................................ 24 4.4.5 Åbning........................................................................................................................................ 24 4.5 Bemande aktiviteter....................................................................................................................... 25 4.5.1 Tilføj medarbejdere ................................................................................................................... 25 4.5.2 Fjern medarbejdere ................................................................................................................... 25 4.6 Print menuen ................................................................................................................................. 25 5. Resultat og likviditet ...................................................................................................................28 5.1 5.2 ’Resultat’ og ’Planlagt fakturering’................................................................................................. 29 Formularens opbygning ................................................................................................................. 30 Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 2 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion 5.2.1 Identifikation.............................................................................................................................. 32 5.2.2 Fortidskalenderen...................................................................................................................... 32 5.2.3 Parat-kolonnen .......................................................................................................................... 32 5.2.4 Fremtidskalenderen................................................................................................................... 33 5.3 Resultatindstillingen....................................................................................................................... 34 5.4 Indstillingen ’Planlagt fakturering’ ................................................................................................. 34 5.6 Printmenuen .................................................................................................................................. 36 6. Dækningsbidrag ..........................................................................................................................38 6.1 6.2 6.3 6.4 7. Rapportens kolonner ..................................................................................................................... 39 Periodeafgrænsning for forbrug og fakturering ............................................................................ 40 Gruppering ..................................................................................................................................... 40 Filtrering på åbne eller lukkede delsager....................................................................................... 40 Belastning ...................................................................................................................................40 7.1 7.2 7.3 8. Filtrere belastningsoversigten........................................................................................................ 43 Budgetmedarbejdere ..................................................................................................................... 44 Print-menuen ................................................................................................................................. 45 Debiteringsgrad ..........................................................................................................................46 8.1 Debiteringsgradsrapporten - alternativ 1 ...................................................................................... 46 8.1.1 Gruppering................................................................................................................................. 47 8.2 Effektivitetsgradsrapporten ........................................................................................................... 48 8.2.1 Gruppering................................................................................................................................. 49 9. Værdianalyse ..............................................................................................................................51 10 Appendiks................................................................................................................................52 Appendiks 1 AutoPilot sagssstruktur ..................................................................................................... 52 Appendiks 2 Højrekliksmenuen ............................................................................................................. 53 A 2.1 Opret delsag............................................................................................................................... 53 A 2.2 Rediger sagskort ........................................................................................................................ 53 A 2.3 Rediger delsagsplan ................................................................................................................... 54 A 2.4 Rediger delsagskort ................................................................................................................... 55 A 2.5 Fakturaarkiv ............................................................................................................................... 55 A 2.6 Vis delsagsstatus........................................................................................................................ 56 Appendiks 3 Rateplan og fordelingsplan ............................................................................................... 58 A3.1 Rateplan..................................................................................................................................... 58 A 3.2 Fordelingsplan ........................................................................................................................... 60 Udgivet den 19. juni 2013 Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 3 Version 7.201.138 1. AutoPilot - Direktion Indledning I en projektorganisation, hvor forretningen er baseret på salg af timer, opnås maksimal indtjening gennem tæt sagsopfølgning og forretningsbevidste projektledere. I AutoPilot får du det perfekte system, der understøtter dette. AutoPilot understøtter tæt sagsopfølgning ved at tilbyde: Dagsaktuel status på alle sager Dagsaktuel prognose for alle sagers slutøkonomi Særlige styringsredskaber for fast pris sager (Ambitionsfaktorprincippet) Aktuelt overblik over sager, der er på vej ud i økonomiske problemer Tæt sagsopfølgning giver de optimale muligheder for at handle i tide. AutoPilot gør det muligt at videreudvikle projektledernes forretningsbevidsthed fordi: Projektlederen udfører periodisk vedligeholdelse af færdiggørelsesplanerne for sine sager Projektlederen har adgang til dagsaktuelle økonomiske data for alle sine sager Projektlederen selv skriver fakturaforslagene for alle sine sager Den rette forretningsbevidsthed giver maksimal indtjening og tilfredse kunder. Til direktionen indeholder AutoPilot et direktionsprogram, med følgende redskaber: Delsager og aftaler – Hvilke aftaler har vi? Planlægning - Hvad arbejder vi med? Er der problemer under opsejling? Kapacitetsoverblik - Hvor mange medarbejdere har vi brug for? Likviditetsprognose - Har vi pengene til det? Værdianalyse – Hvordan har vi tjent de bedste penge? Dækningsbidrag - Hvad tjente vi på sagerne? Debiteringsgrad - Hvem tjente pengene? AutoPilot tilbyder en unik måde at styre fastprissager på ved hjælp af ambitionsfaktorprincippet. Ved at bruge ambitionsfaktorprincippet er værdien af en time på en fastprissag til hver en tid timens kostpris gange sagens ambitionsfaktor. På denne måde bliver ambitionsfaktoren et omdrejningspunkt for kommunikation både internt og eksternt. Viser projektlederens færdiggørelsesplanlægning eksempelvis at sagens slutfaktor bliver mindre end ambitionen giver dette princip mulighed for at gribe ind så tidligt, som det overhovedet er muligt. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 4 Version 7.201.138 2. AutoPilot - Direktion Sagsoprettelse Du opretter en sag ved at vælge knappen [Sagsoprettelse] øverst i knappanelet til venstre. Formularen viser en liste med de sager, du har under oprettelse dvs. sager, der endnu ikke er udtaget sagsnummer på. Oprettelse af en ny sag foregår i to separate trin; indtastning af sagsoplysninger efterfulgt af udtagning af sagsnummer. I trin 1 klikker du på knappen med [ ]- ikonet, der betyder ’Tilføj ny’. Herefter får du en formular til indtastning af sagsoplysninger. Sagskortet indeholder de oplysninger, der er fælles for alle delsager, som oprettes under sagen. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 5 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Formularen er overordnet opdelt i et sagskort og et delsagsområde, hvor du kan specificere sagens første delsager. Sagskortet indeholder sagens stamdata og er i sig selv inddelt i 5 hovedområder: 1. 2. 3. 4. 5. Identifikation Prisberegning Håndtering af udlæg Sagsfakturaens udseende Sagsnotat Du skal som minimum vælge sagens kunde og angive sagens navn i identifikationsområdet. Endvidere skal du oprette en delsag. Alle øvrige oplysninger kan indtastes nu eller senere. En sag i AutoPilot har altid mindst én delsag, men kan bestå af lige så mange delsager, som der er behov for. I delsagsområdet vælger du, om sagen fra start skal have en delsag efter medgået tid, en delsag efter fast pris eller om den fra start skal bestå af 2 delsager; en af hver slags. En delsag er kendetegnet ved, at den har sin egen honoraraftale, sin egen aktivitetsplan, sit eget budget og sin egen fakturahistorik. På det regnskabstekniske område har delsagen herudover sin egen opgørelse af igangværende arbejde og sit eget dækningsbidrag. For yderligere forklaring af delsagsbegrebet - se Appendiks A, hvor sagsstrukturen i AutoPilot er beskrevet. 2.1 Stamdata Under sagens identifikation udfylder du alle stamoplysninger om den nye sag. De data, du indtaster her, har betydning for, hvor nemt det er at finde sagen igen. • Kunde (betaler) Kundefeltet skal udfyldes, og her vælger du sagens betaler. Kunde vælges fra en liste som du får frem ved at klikke på knappen i feltets højre side. Tast <F3> for at bruge AutoPilots generelle søgefunktion til at finde den, du skal bruge. Vælg den ønskede kunde ved at dobbeltklikke på linien med navnet. Hvis kunden ikke er oprettet i listen, eller hvis oplysningerne skal opdateres, kan du Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 6 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion oprette den i listen ved at klikke på knappen med [ ]- ikonet for at tilføje en ny, eller klikke på rediger-ikonet for at redigere en eksisterende. • Sagsnavn internt Det interne sagsnavn er obligatorisk. Det er det sagsnavn, der fremgår af AutoPilots lister og rapporter, hvor sagen vises. • Sagsnavn på faktura Sagsnavn på faktura er obligatorisk. Det er det sagsnavn, der optræder på sagens fakturaer. • Sagsadresse Her kan anføres sagens adresse. Dette er nyttigt, hvis man skal genfinde sager ud fra sagsadressen. • Sagsserie Sagsserie er obligatorisk og er forud indstillet til en bestemt serie via jeres konfiguration. Der vil typisk være flere sagsserier at vælge imellem. Hvilke sagsserier du kan vælge imellem er defineret i Basisprogrammet, som økonomifunktionen i jeres virksomhed har adgang til. Sagsserien definerer sagen som debiterbar eller udebiterbar og afgør, hvordan sagsnummeret bygges op. 2.2 Statistiske grupperingsfelter Fælles for de følgende identifikationsfelter er, at det er muligt at gruppere dækningsbidragsrapporten samt rapporterne vedrørende forbrugs- og faktureringsstatistik ud fra alle disse felter. Endvidere kan visse lister filtreres efter disse felter. • Lokation (Konfigurerbart) ”Lokation” findes kun, hvis det er valgt i AutoPilots konfigurationsprogram. Funktionen bruges, hvis din virksomhed har afdelinger på geografisk forskellige steder og ønsker at gruppere sagerne ud fra disse. • Afdeling (Konfigurerbart) ’Afdeling’ findes kun, hvis det er valgt i AutoPilots konfigurationsprogram. Det bruges hvis din virksomhed ønsker at gruppere sagerne efter faglig afdeling eller kompetenceområde, og det kan hedde ’Gruppe’ eller ’Jobmanager’. • A-, B- og C-grupperinger (Konfigurerbart) A, B og C gruppering findes kun, hvis det er valgt i AutoPilots konfigurationsprogram. Din virksomhed vælger selv, hvilket indhold, der skal lægges i hver af disse grupper. I hver af grupperingerne vælger du den ønskede gruppe ved at klikke på [ ]-ikonet i komboboksen for grupperingen og dobbeltklikke på rækken med den ønskede grupperingstekst. • Projektleder Du kan vælge hvem, der skal være projektleder for sagen. Hvis der under sagens forløb er brug for at skifte projektleder, så skal det gøres i AutoPilots basismodul, som økonomifunktionen har adgang til. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 7 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion • Direktion Du udpeger den, der har direktionsansvaret for sagen ved at klikke på komboboksens [ ]-ikon og dobbeltklikke på de rette initialer. Dropdown-listen indeholder kun initialer på direktionsansvarlige. 2.3 Tillad selvbemanding Hvis du ikke vil tillade medarbejderne selv at tilføje den nye sags aktiviteter på deres timeseddel, skal du fjerne fluebenet her. Hvis du ikke tillader selvbemanding, skal du sørge for at bemande sagens aktiviteter under funktionen [Planlægning]. 2.4 Prisberegning Her vælger du, om beregning af salgsprisen for sagens timeomkostninger skal ske efter prislister eller ud fra en faktor, der ganges på medarbejdernes kostpriser. 2.4.1 Prislister AutoPilot har fire former for prislister. Den generelle prisliste, kundeprislister samt sagsprislister og delsagsprislister. a. Generel prisliste Salgsprisen bliver som udgangspunkt beregnet efter den generelle prisliste. b. Kundeprisliste Kun hvis økonomifunktionen har oprettet en specifik prisliste for kunden bliver denne anvendt. c. Sagsprisliste Hvis sagen skal have sin egen prisliste, skal du bede økonomifunktionen om at oprette denne. Dette kan først ske, når du har udtaget et sagsnummer på den nye sag. d. Delsagsprisliste Hvis delsagen skal have sin egen prisliste, skal du bede økonomifunktionen om at oprette denne. Dette kan først ske, når du har udtaget et sagsnummer på den nye sag. 2.4.2 Faktor Faktoren kan enten være generel for hele sagen eller afhænge af aktiviteten. 1. Én generel faktor (Tvungen værdi) Har sagen en generel faktor, skal du indtaste faktorværdien i feltet ’Tvungen værdi’. Du skal indtaste faktoren som et decimaltal. Hvis du f.eks. ønsker 125 % avance, indtaster du tallet 2,25. 2. Faktor afhængig af aktivitet (Forslagsværdi) Skal sagens faktor afhænge af aktiviteten, skal du indtaste en faktorværdi i feltet ’Forslagsværdi’. Aktiviteterne på sagen oprettes som standard med forslagsværdien. I Planlægning > hklik, vælg ’Rediger aktivitetsplan’ angives eventuelle andre faktorer. Hvis en aktivitet som standard skal have en anden faktor tilknyttet, så kan dette opsættes i Basis > Sagsstruktur > Standard aktivitetsplan > Rediger standardaktiviteten. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 8 Version 7.201.138 2.5 AutoPilot - Direktion Udlæg For projektdeltagernes kørsel skal du tage stilling til, om kørslen kan faktureres videre til kunden eller om kørsel automatisk skal afskrives. Det samme gælder øvrige udlægsomkostninger på sagen: Du kan vælge automatisk afskrivning på sagen. Hvis du vælger at straksafskrive kørsel og udlæg, så skal der afsættes beløb til dækning af disse omkostninger i aftalen. 2.6 Fakturaens opsætning Allerede nu kan du definere detaljer vedr. sagsfakturaens opsætning. Herved kan du spare tid, når der senere skal dannes fakturaforslag. Detaljerne omkring opsætning af sagsfakturaen kan ændres efter behov, når du danner sagens fakturaforslag. • Gruppér timer efter aktivitetsplan På et fakturaforslag vil timeregistreringerne blive grupperet efter sagens aktiviteter, og der vil blive vist en sum for hver aktivitet. Aktiviteternes rækkefølge er bestemt af deres linjenummer i aktivitetsplanen. • Gruppér efter priskategori på medarbejdere På et fakturaforslag vil timerne blive grupperet efter medarbejdernes priskategori. Benyttelse af denne facilitet kræver, at priskategorierne er valgt for medarbejderne. Dette gøres af økonomifunktionen i AutoPilots Basis > Priser medarbejdere > Opret prislister. • Indregn dækningsbidrag (Faktorværdi) i timepriser Ved faktorsager vil et fakturaforslag normalt indeholde en separat dækningsbidragslinie, hvor medarbejdernes samlede kostpris er ganget med sagens faktor. Sætter du et flueben her, optræder medarbejderne alene med deres salgstimepris på fakturaen dvs. kosttimeprisen for medarbejderen ganget med den gældende faktor. • Løbenummer Hvis du sætter flueben her, vil AutoPilot ud over fakturanummeret sætte et fortløbende nummer på hver af delsagens fakturaer. • Aftalehistorik Med disse to flueben vælger du, om delsagens aftaleoplysninger skal vises på fakturaerne. Hvis du vælger at sætte flueben længst til venstre, bliver alle aftalereguleringer vist. Hvis du derimod sætter fluebenet yderst til højre, er det kun summen, der vises. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 9 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion • Faktureringshistorik – honorar Med disse to flueben vælger du, om den forudgående fakturering på delsagen skal vises på en ny faktura. Hvis du vælger at sætte fluebenet længst til venstre, bliver alle tidligere fakturaers honorardel vist. Sætter du fluebenet til højre, er det kun summen af honorarlinjerne på de tidligere fakturaer, der vises på sagsfakturaerne. • Faktureringshistorik - udlæg Funktionen virker på samme måde som faktureringshistorik – honorar. Ved at sætte fluebenet længst til venstre, vælger du at vise alle tidligere fakturaers udlægsdele. Sætter du fluebenet til højre, vises kun den samlede udlægssum for tidligere fakturaer. • Attention person Hvis fakturaen skal sendes til en bestemt person hos kunden, skriver du navnet i Att. -feltet. • Ordrenummer Feltet er ikke obligatorisk, men anvendes i de tilfælde, hvor kunden har en reference, der skal henvises til på fakturaen. • Landekode Landekoder er relevante hvis fakturalayoutet er lavet således, at der kan skiftes ml. f.eks. dansk og engelsk tekst. Landekoden, som er et tal, aktiverer det relevante sprog på fakturaen. 2.7 Sagsnotat I feltet sagsnotat kan du nu og senere knytte yderligere kommentarer til sagen. 2.8 Delsager og aftaler En sag i AutoPilot skal mindst have 1 delsag. Her under sagsoprettelsen kan du oprette op til 2 delsager. Til dette formål er der nederst på formularen to rammer – en ramme til en medgået-tid-delsag og en ramme til en fast-pris-delsag. I begge rammer kan du indtaste delsagens honoraraftale. • Delsag efter medgået tid Delsag efter medgået tid vælges, hvis faktureringen af delsagen direkte udgør det antal timer, medarbejderne bruger på delsagen. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 10 Version 7.201.138 • AutoPilot - Direktion Standard Timerne faktures direkte, der er ingen øvre grænse for honorarbeløbet. • Med loft Timerne faktureres direkte indtil et aftalt maksimumsbeløb rammes. Timeforbrug derud over kan ikke faktureres til kunden, derfor falder sagens slutfaktor. • Delsag efter fast pris Delsag efter fast pris vælges, hvis totalsummen for sagen aftales på forhånd og ikke afhænger af antallet af timer, der forbruges på delsagen. Når du vælger at oprette en delsag efter ’Fast pris’, skal du yderligere tage stilling til, om betalingerne skal følge en ’Rateplan’ eller færdiggørelsesgraden ’%-færdig’. • Rateplan Summen for fastprisaftalen deles op i et antal rater, der faktureres efter en rateplan. • %-færdig Summen for fastprisaftalen faktureres i takt med færdiggørelsen af arbejdet ud fra en færdiggørelsesgrad på aktiviteterne. Færdiggørelsesprocenten vurderes og fastsættes af projektlederen. 2.8.1 Honoraraftale For hver delsag skal du angive de økonomiske rammer. Honoraraftalen angives i et totalt beløb. AutoPilot udregner eget honorar på delsagen ved at fratrække den forventede andel af fremmed arbejde, samt hvad der måtte forventes af udlæg, der ikke kan viderefaktureres til kunden. Disse tal skal du derfor indtaste. • Aftalt honorar Dette felt skal indeholde totalsummen for den nye sag, inkl. fremmed arbejde, ikke-fakturerbare udlæg, varekøb samt eget honorar. • Fremmed arbejde Fremmed arbejde er det timearbejde, der udføres af andre virksomheder (underleverandører), hvor din virksomhed er sagsansvarlig overfor kunden. Hvis der er flere virksomheder, der udfører fremmed arbejde, skal du anføre den samlede sum for arbejdet. • Ikke fakturerbare udlæg Øvrige omkostninger som jeres virksomhed selv må dække, og som derfor fragår delsagens totalhonorar, f.eks. kørsel og reproduktion. • Varer Hvis der indgår varekøb i delsagens honorar, skal summen for varekøbene anføres her. • Eget honorar Eget honorar bliver beregnet som det, der bliver tilbage efter at aftalt totalhonorar fratrækkes beløb til fremmed arbejde, ikke-fakturerbare udlæg og varekøb. • Kontraktstatus Kontraktstatus bruges til at holde øje med, hvor langt hen i forløbet en given sag er kommet. Inde i ’Delsager Aftaler’ kan kolonnen ’Kontraktstatus’ slås til i Vis-menuen. Her kan du ændre på sagens kontraktstatus ved klikke i feltet og vælge fra dropdownmenuen. Ved at klikke i kolonnens overskrift bliver sagerne sorteret efter kontraktstatus. Det gør det nemmere for dig at holde øje med, hvilke sager der skal følges op på. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 11 Version 7.201.138 2.9 AutoPilot - Direktion Udtag sagsnummer Når du er færdig med at indtaste oplysninger på sagskortet, gemmer du sagsoprettelsen ved at klikke på knappen med diskette-ikonet øverst til venstre i formularen, hvorefter vinduet lukkes. Sagen er nu på listen over sager under oprettelse. Hvis du vil sætte sagen i drift med det samme, klikker du på knappen [Udtag sagsnummer]. Her bliver du spurgt, om du vil udtage den nye sag med det sagsnummer, der er det næste i rækken. Svarer du ja, bliver sagen oprettet, vinduet lukker, og du bliver spurgt, om du vil gå direkte til planlægningen af sagen. Svarer du ja åbner, vinduet [Planlægning] med fokus på rækken for den nye sag. Her er det vigtigt, at du husker at tilføje aktiviteter til delsagerne, da de ellers ikke kan vælges ind på timesedlen. 2.10 Returner til PL Hvis du sidder som central oprettelsesfunktion, kan du sende en sagsoprettelse tilbage til projektlederen ved at trykke ’Returner til PL’. Det kan være relevant, hvis du ikke mener, at estimatet for fremmed arbejde eller udlæg er korrekt. Projektlederen vil så kunne se den på sin liste over sager under oprettelse, revidere indtastningerne og sende den til oprettelse igen. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 12 Version 7.201.138 3. AutoPilot - Direktion Delsager aftaler ’Delsager aftaler’ er et centralt sted, hvor du kan oprette og vedligeholde samtlige aftaler, der indgås på virksomhedens sager. Du kan vælge at uddelegere dette arbejde til virksomhedens projektledere, som kan tildeles de samme funktionaliteter begrænset til projektlederens egne sager. Under alle omstændigheder giver ’Delsager aftaler’ dig et aktuelt overblik over den samlede værdi af virksomhedens åbne sager. Selve aftalen er opbygget på følgende måde: Du angiver det totale honorar, som I har aftalt med sagens kunde. Desuden angiver du, hvor stor en del af dette beløb I vil bruge til fremmed arbejde, og hvor stor en del af beløbet det er nødvendigt at afsætte til udlæg, der ikke kan viderefaktureres. Ud fra disse tre beløb beregner AutoPilot hvor st ort et honorar, der er tilbage til eget arbejde. Det resterende honorar til eget arbejde benyttes i planlægningssystemet. En given aftale består af en eller flere aftalereguleringer, hvilket gør det muligt at registrere de forandringer i aftalegrundlaget, der måtte indtræffe i sagsforløbet. ’Delsager aftaler’ er også stedet, hvor du eller dine projektledere tilføjer nye delsager til en eksisterende sag. Dette har I typisk brug for, hvis der på en given sag indtræffer ekstra arbejder, som skal afregnes særskilt. Rettidig opmærksomhed på dette punkt vil typisk forbedre den samlede økonomi på en sag. Se i øvrigt Appendiks A1 for et overblik over AutoPilots sagsstruktur. Generelt er det nødvendigt at oprette en ny delsag, når økonomien på en del af sagen skal administreres særskilt. En delsag er kendetegnet ved: En aftale En færdiggørelsesplan vedrørende eget arbejde En forbrugsstatistik vedrørende eget arbejde En forbrugsstatistik vedrørende fremmed arbejde En forbrugsstatistik vedrørende udlæg En færdiggørelsesplan vedrørende fremmed arbejde En faktureringsstatistik En forventet slutfaktor STU – mærker (statistikdimensioner) Anbefaling Hvis du får ekstra arbejde på en sag, og du er usikker på, om du kan få honoraret forøget, behøver du ikke at oprette en ny delsag, men kan i første omgang nøjes med at oprette en særskilt aktivitet på den eksisterende delsag for at holde styr på ekstra arbejdets omfang. Hvis det viser sig, at du kan få særskilt honorering for ekstra arbejdet har AutoPilot en funktionalitet, der kan flytte samtlige timer på aktiviteten til en ny delsag, der oprettes i samme arbejdsgang. Hvornår skal man oprette en delsag i stedet for en ny sag? Hvis det er samme projekt, men med en separat aftale. Hvis der er behov for at se statistikker på delsagerne under eet. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 13 Version 7.201.138 3.1 AutoPilot - Direktion Overblikket over delsager og aftaler Dir > Delsager Aftaler bruges til at opnå overblik over virksomhedens åbne delsager og deres status. Hver delsag har sin egen linje med markering af honorarprincippet samt en eventuelt indtastet aftale. Det er således let at få overblik over, hvorvidt aftalen er indtastet på alle delsager. Listen er summeret for neden. I ’Vis’ menuen kan kolonner slås til og fra. I det følgende er de vigtigste kolonner beskrevet. Kontraktstatus: Feltet henviser til de kontraktstatusmærkater, I har opsat i Basis > Dimensioner > Sager > Kontraktstatus. Det vil sige, at I selv definerer hvilke mærkater, I kan vælge imellem. Kontraktstatus bruges til at vise, hvor i forløbet aftalen befinder sig lige nu. Det er muligt at sortere sagerne efter kontraktstatus, derved bliver det nemt at se, hvilke aftaler der trænger til opfølgning. Kontraktstatus er endvidere tilgængelig i Adm > Statistik > Aftalestatistik, hvor aftalesum kan opgøres per kontraktstatus. S %: På delsagskortet kan en delsag defineres som en akkvisitionssag. I ’Delsager Aftaler’ ses akkvisitionssager markeret med gul baggrund. Som udgangspunkt er sandsynligheden for at aftalen kommer i hus 100 % på alle sager. Ved at redigere delsagsplanen kan sandsynlighedsprocenten på akkvisitionssager ændres. Sandsynlighedsprocenten er især relevant i forhold til færdiggørelsesplanlægningen af sagen. Færdiggørelsestimerne belaster kapaciteten vægtet efter sandsynlighedsprocenten. Det vil sige, at en delsag med sandsynlighedsprocenten 75, som du forventer at skulle bruge 100 timer på at udføre, vil belaste kapaciteten med 75 timer. Dimensioner: Det er muligt at aktivere visning af flere forskellige statistikdimensioner i ’Delsager Aftaler’. Du kan se både sagsniveauets dimensioner, A- B- og C-gruppering såvel som dimensioner, der er knyttet til delsagsniveauet, det vil sige S-, T- og U-dimensionerne. Det er dog en betingelse at dimensionerne er sat op i konfigurationen. Her kan dimensionerne også navngives. Hvis dimensionerne er navngivet, vil navnet blive vist, og dimensionens bogstav vises i stedet i tooltip-teksten. Faktureringsinformationer: ’Delsager aftaler’ kan vise udvalgte informationer, som har betydning for faktureringen. Det drejer sig om EANnummer og ordrenummer, OrdreID og afregningsfaktor. Oprettelsesdato: Du kan se datoen for delsagens oprettelse. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 14 Version 7.201.138 3.2 AutoPilot - Direktion Oprette og vedligeholde aftaler Når du skal oprette en aftale på en ny delsag eller regulere en eksisterende aftale, bruges Dir > Delsager aftaler > højreklik på sagen og vælg ’Reguler aftale’. Det åbner vinduet [Aftalereguleringer]. Delsagens samlede honoraraftale er summen af de aftalereguleringer, du ser i listen. En aftaleregulering markeres med initialerne på den medarbejder, der har oprettet den. Øverst til venstre i billedet ser du delsagens identifikationsinformationer. Øverst til højre ses summen af aftalereguleringerne. Nederst ses aftalereguleringerne i en liste. . Tryk på knappen [Afleveringsstatus]for at se hvilke medarbejdere har arbejdet hvor mange timer på delsagen, til hvilken salgspris, og den sidste dato, de har afleveret timeseddel for. Du opretter en ny regulering ved at trykke på ’Opret ny’. Vi anbefaler at du undgår at redigere i eksisterende aftaledetaljer. Opdager du fejl, er det bedre at lave en ny regulering, der retter fejlen. Dette sikrer at du har styr på historikken. I vinduet ’Opret aftaleregulering’ indtaster du først et linjenummer, der bruges til at sortere linjerne. Herefter indtaster du dato for reguleringen samt en kort beskrivelse af årsagen til reguleringen. I ’Totalhonorar’ indtaster du det totale beløb, der er aftalt med bygherren. Ved medgået tid sager hedder feltet ’Overslag’ i stedet for ’Totalhonorar’. I de følgende felter kan du reservere beløb til fremmed arbejde, ikkefakturerbare udlæg og varekøb. Programmet beregner herud fra automatisk det honorarbeløb der er til rådighed for eget arbejde. Har du behov for at oprette honoraret som en procentdel af byggesummen, så sætter du mærke i ’som % af byggesum’ nederst i billedet. Derved bliver honorarfeltet øverst slået fra, og du kan taste sagens samlede byggesum ind i feltet. Herefter taster du den procentdel af byggesummen, I får som honorar. Denne procentsats tastes i ’Honorar %’ hvorved honorarsummen udregnes og indsættes i feltet ’Totalhonorar’ øverst. Hvis Fremmed arbejde beregnes som en procentdel af totalhonoraret, sættes mærke i ’Som % af totalhonorar’. Derved bliver det muligt at indtaste den procentdel, Fremmed arbejde skal udgøre af totalhonoraret. Efter indtastning udregnes beløbet til fremmed arbejde ud fra totalhonoraret. Når du er færdig med at indtaste aftalereguleringen, klikker du på [ ]. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 15 Version 7.201.138 3.3 AutoPilot - Direktion Aftalestatistik I printmenuen øverst findes punktet ’Aftalestatistik’. Aftalestatistikken giver mulighed for at danne overblik over udviklingen i aftalerne over tid. Se i øvrigt Administrationsmanualens afsnit om Statistik > Aftalestatistik for en grundig gennemgang. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 16 Version 7.201.138 4. AutoPilot - Direktion Planlægning AutoPilot Planlægning er et effektivt værktøj til planlægning og overvågning af delsagers færdiggørelse og økonomi. I dette arbejde møder projektlederen den største udfordring i fastprissager. AutoPilot tilbyder en unik måde at styre fastprissager på ved hjælp af ambitionsfaktorprincippet. Ved at bruge ambitionsfaktorprincippet er værdien af en time på en fastprissag til hver en tid timens kostpris gange sagens ambitionsfaktor. På denne måde bliver ambitionsfaktoren et omdrejningspunkt for kommunikation både internt og eksternt. Viser projektlederens færdiggørelsesplanlægning eksempelvis at sagens slutfaktor bliver mindre end ambitionen giver dette princip mulighed for at gribe ind så tidligt, som det overhovedet er muligt. For hver delsag lægges et færdiggørelsesbudget, som viser hvor mange timer, der forventes at være nødvendige for at gøre delsagen færdig. Dette færdiggørelsesbudget kan lægges på forskellige niveauer: som en samlet sum, fordelt over tid, på delsags-, aktivitets- eller medarbejderniveau. Planlægningsbilledet viser ambitionsfaktor og forventet slutfaktor for samtlige åbne delsager. Den forventede slutfaktor er til hver en tid beregnet ud fra det aktuelle forbrug og færdiggørelsesbudget. Dette betyder, at ledelsestimer bruges effektivt ved at dykke ned i de delsager, hvor forventet slutfaktor er forskellig fra ambitionsfaktoren. Planlægningen er fuldt integreret med timesedlen, så når en medarbejder afleverer timer, bliver de med det samme trukket fra færdiggørelsesbudgettet. I har altså hele tiden et aktuelt overblik over såvel delsagens forbrug som færdiggørelse. Planlægningsbilledet giver også mulighed for et samlet overblik over sandsynlighedssager. sandsynlighedssager vises nederst i listen og med en distinkt baggrundsfarve. Hvis I indtaster en sandsynlighedsprocent for ordrens indgåelse, vil færdiggørelsesbudgettet belaste kapaciteten vægtet med procenten. Færdiggørelsesbudgetter spejler sig direkte ind i ressourceplanlægningen. Hver gang en time bliver lagt ind i planlægningen, vil det øgede bemandingsbehov afspejles i en kurve nederst i visningen. Ved færdiggørelsesplanlægning på medarbejderniveau vises også den enkelte medarbejders belastning måned for måned. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 17 Version 7.201.138 4.1 AutoPilot - Direktion Planlægningsbilledets opbygning og indhold Det centrale skærmbillede i [Planlægning] viser samtlige åbne delsager samt lukkede delsager, hvor der er forbrug i de viste fortidskolonner. Skærmbilledet er bygget op, så du har en fortidskalender til venstre og en fremtidskalender til højre. Både fortid og fremtid kan udvides eller indskrænkes til at vise det ønskede antal kolonner. Planlægning indstilles til enten at foregå i måneder eller uger. Hver kolonne viser enten en uge eller en måned. I det følgende tages udgangspunkt i månedsplanlægning. Normalt viser første kolonne i fremtidskalenderen indeværende måned. Hvis du skal koncentrere dig om planlægning af måneder, der ligger et stykke ude i fremtiden, kan du flytte første viste planlægningsmåned ved at trykke på de runde pile. Antallet af viste måneder i fortids- og fremtidskalenderen indstilles ved at klikke på +/- knapperne øverst i skærmbilledet. Bemærk at indeværende måned står både som fortid og som fremtid. Indeværende måned på fortidssiden (venstre) viser forbrug i måneden, mens indeværende måned på fremtidssiden (højre) viser færdiggørelsestimerne for måneden, altså hvor mange timer der er tilbage af det lagte færdiggørelsesbudget. Ligesom planlægningen kan udfoldes tidsmæssigt horisontalt, kan delsagerne udfoldes vertikalt i aktiviteter og bemanding. Nedenfor gennemgås kolonnegrupperne, og indholdet af hver kolonne beskrives. Nogle kolonner er faste og vises altid, mens andre har valgbar visning, dem vælger du til og fra i [Vis]-menuen. Kolonnerne kan deles op i fire grupper: 1. 2. 3. 4. 4.1.1 Fortid Sagsidentifikation Færdiggørelsesbudget (Fremtid) Sagsopfølgning Fortidskolonner Kolonnerne i denne gruppe viser det realiserede forbrug på delsagerne. Du vælger selv, hvor mange måneders forbrug du vil se. [+] og [-] knapperne tilføjer og fjerner fortidskolonner. Bemærk, at antallet af viste delsager vil variere afhængig af de viste fortidskolonner. Som udgangspunkt vises kun åbne delsager. Dog vises også lukkede delsager, hvor der har været forbrug i de viste fortidsmåneder. I fortidskolonnerne kan du se, hvornår en delsag er startet, idet baggrundsfarven i cellen skifter fra grå til blå i den måned, hvor delsagen blev oprettet. 4.1.2 Sagsidentifikation I midten af billedet vises sagsidentifikationskolonnerne. Afhængig af hvilke visninger du har aktiveret i [Vis]menuen, vil antallet af kolonner variere. PL Kolonnen viser initialerne på sagernes projektleder. Såfremt det er konfigureret, kan PLD (Projektleder på delsagen) også vises. Favoritter (Valgfri) I denne kolonne markeres de sager, der skal indgå i en visning/udskrift. Favoritterne er personlige mærker. Planlægningsvinduets udskriftsfunktioner forklares i afsnit 4.6 Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 18 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Afhængig af udfoldningsgrad viser denne kolonne informationer om delsagen og evt. om aktiviteten. Status På delsagsniveau markerer grøn en åben delsag og rød en lukket. Lukkede delsager kan indgå i visningen, såfremt fortidskolonner indeholder forbrug. Ved udfoldning på aktivitetsniveau markerer grøn en åben aktivitet, gul en forhåndslukket og rød en lukket aktivitet. Se mere i afsnit 4.4.2. Identifikation Kolonnen ’Identifikation’ viser kundenavnet og sagsnavnet. Ved udfoldning vises aktivitetsnavnet og medarbejdernavnet. S% (Valgfri) I kolonnen ’S%’ kan du indtaste sandsynlighedsprocenten for, at en sandsynlighedssag bliver en ordre. Se mere i afsnit 4.3. Delsag (Valgfri) Kolonnen ’Delsag’ indeholder delsagens navn. Udfoldning + og - Udfoldningskolonnen indeholder enten et [+] eller et [-] afhængig af, om den aktuelle række er udfoldet. Der er 4 niveauer af udfoldning: Delsag, aktivitet, medarbejder og medarbejderens andre opgaver. Hver udfoldning giver en komplet liste af niveauet. Når en række er udfoldet, vil ikonet ændre sig til et []. Datoen efter medarbejderens navn viser, hvornår vedkommende sidst afleverede timesedlen. <Ctrl+o> folder alle viste delsager ud på aktivitetsniveau. <Ctrl+p> folder alle viste delsager ud på medarbejderniveau. <Ctrl+i> folder alle viste delsager sammen igen. 4.1.3 Budgetkolonner Færdiggørelsesbudgetterne lægges i månedskolonnerne eller sumkolonnen for færdiggørelse. I det følgende forklares de forskellige budgetkolonner. Månedskolonner Hvis I lægger færdiggørelsesbudget fordelt over måneder bruges disse kolonner. Antallet af viste fremtidsmåneder reguleres ved tryk på + eller -. Baggrundsfarven angiver, hvilket niveau færdiggørelsesbudgettet er lagt på. Hvis baggrundsfarven er grå, så fold ud til et lavere niveau for at se budgettet og vedligeholde det. Senere Hvis der er lagt færdiggørelsesbudget for flere måneder ud i fremtiden, end den Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 19 Version 7.201.138 Færdig timer/kost/salg (Valgfri) AutoPilot - Direktion nuværende visning rummer, summeres de skjulte måneders færdiggørelsesbudget i kolonnen ’Senere’. Felterne summerer henholdsvis færdiggørelsesbudgettets antal timer, timernes salgs- og kostpris. Visning af kost- og salgspriskolonnerne er valgfri. Hvis budgetterne er lagt på medarbejderniveau beregnes kostprisen ud fra de enkelte medarbejderes debiterbare kostpris i prislistesystemet. Er budgettet lagt på aktivitets- eller delsagsniveau, beregnes kostprisen ud fra den gennemsnitskostpris, I har registreret under Basis > Priser meda. > Særlige budgetpriser. Salgsprisen beregnes efter samme princip som kostprisen. Ligger budgettet på medarbejderniveau, bruges den enkelte medarbejders salgspris fra den relevante prisliste. Er AutoPilot konfigureret dertil, beregnes salgsprisen for medarbejderen dog som medarbejderens kostpris gange ambitionsfaktoren. Forbrug timer/kost/salg (Valgfri) Budget timer/kost/salg (Valgfri) 4.1.4 Alle 3 kolonner er valgfrie. De summerer henholdsvis det realiserede forbrugs antal timer, kostpris og salgspris. Budgetkolonnerne rummer det samlede budget for sagen, det vil sige summen af forbrug og færdiggørelsesbudgettet. Sagsopfølgning Disse kolonner bruges til at følge op på delsagens forbrug i forhold til aftalen. Aftale 1000 kr. Den del af aftalen som skal dække forbrug af egne timer. Tallet er i hele tusinder. Den samlede aftale vedligeholdes under ’Delsager aftaler’. AF Ambitionsfaktoren. Er virksomhedens forventning til hvor mange gange kostprisen af eget arbejde kommer hjem. Ved fastprissager indtastes AF på delsagskortet. Den bruges til at udregne timernes nominelle salgspris, og til at beregne timernes værdi i værdianalysen. Ved medgået tid sager er den forholdet mellem den samlede kostpris og den samlede salgspris af samtlige afleverede timer på delsagen. SF Den forventede slutfaktor. Ved fastprissager beregnes denne som aftalen divideret med kostprisen af budgettet. Ved medgået tid sager beregnes denne som (faktureret eget honorar + salgsprisværdien af ikke-fakturerede timer + salgsprisen af færdiggørelsesbudgettet minus eventuelt beløb afsat til ikke-fakturerbare udlæg) divideret med kostprisen af budgettet. Kontraktstatus Visning af kontraktstatus på delsagen. Kontraktstatus kan ændres i Delsager Aftaler. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 20 Version 7.201.138 4.1.5 AutoPilot - Direktion Kapacitetsoverblik Kapacitetsoverblikket består af 3 områder: En tabel der viser fremmødekapacitet og en summering af de lagte budgetter, en grafisk visning af forholdet mellem fremmødekapacitet og budget samt en graf for en given medarbejders ledige kapacitet. Feltet informerer om fremmødekapacitet og budget på virksomhedsniveau. De blå tal viser for hver periode summen af alle medarbejderes normtid. Bemærk at normtiden er bestemt ud fra de individuelle ansættelsesforhold. Tabellen De røde tal viser periodernes budget. Alle sandsynlighedsdelsager er summeret for sig uanset om de er markeret som debiterbare eller ej. Budgetter på sandsynlighedsdelsager er vægtet med sandsynlighedsprocenten. Alle andre sager er summeret efter om de er markeret som debiterbare eller udebiterbare på sagskortet. De sorte tal viser hver enkelt periodes ledige kapacitet, altså differencen mellem periodens fremmødekapacitet og periodens samlede budget. Kapacitetskurver Den røde kurve viser for hver periode det samlede færdiggørelsesbudget. Den blå kurve viser den samlede fremmødekapacitet. Afstanden mellem den røde og den blå kurve er ledig kapacitet for perioden. Ledig kapacitet for medarbejder Søjlediagrammet vises lige så snart du markerer en medarbejder i planlægningsbilledet. Søjlerne viser, hvor meget ledig kapacitet den givne medarbejder har i hver periode. Negative/røde timer er et varsel om overarbejde. 4.2 Oprette og revurdere budgetter Budgettallene kan indtastes så detaljeret, som der er behov for. Efterhånden som sagen skrider frem, kan og bør man revurdere sit budget. Budgettet kan detaljeres i to dimensioner – lodret i delsag/aktivitet/medarbejder og vandret i sum/måned. Det mindst detaljerede budget består i blot at angive en færdiggørelsessum for en delsag, og det mest detaljerede budget indebærer angivelse af, hvilket forbrug hver enkelt medarbejder forventes at have på delsagens aktiviteter fordelt på de perioder, hvor der arbejdes på delsagen. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 21 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Jo mere detaljeret man lægger sit budget, jo flere oplysninger kan man få ud af AutoPilot vedrørende sagens stade, slutfaktor og firmaets kapacitet. Detaljeringsgraden opnås ved, at du vælger, om du vil angive en samlet færdiggørelsessum, eller om du på et af detaljeringsniveauene delsag/aktivitet/medarbejder vil fordele budgettet over de perioder, der arbejdes på sagen. Hvis budgettet er fordelt over tid, indtastes det som timetal. Alle fortidens budgettal samles op i indeværende måned. Det vil sige, at budgettet for indeværende måned automatisk justeres ned eller op, hvis budgettet for den foregående måned er overskredet, eller hvis der er et restbudget. Det fremtidige arbejde hober sig op, hvis man ikke forbruger af budgettet. Kun ved at registrere timer på sagen eller aktivt revidere færdiggørelsesbudgettet ændres budgettallene. Efterhånden som sagen skrider frem, overgår budget til forbrug. Desuden har tallene i kolonnen for indeværende måned den specielle status, at de er integreret med timesedlen. Færdiggørelsestallene, der står i indeværende måned, reduceres nemlig i takt med at medarbejderne afleverer timer. Du kan oprette et budget for en delsag ved at indtaste de timer eller kroner, som du forventer at skulle bruge på delsagen ud for delsagen i en af kolonnerne [Færdiggørelse Timer] eller [Færdig salg]. - AutoPilot beregner automatisk værdierne for de to andre kolonner. Omsætningsforholdet mellem timer og kroner er bestemt af jeres opsætning, hvor der er angivet en generel kostpris pr time og en generel salgspris pr time. Hvis der lægges budget på medarbejderniveau, bruges prislistesystemet. Hvis AutoPilot er konfigureret dertil, beregnes timernes nominelle salgsprisværdi på fastprissager som timernes kostpris gange delsagens ambitionsfaktor. 4.2.1 Budgetoverskridelse Hvis budgettet overskrides, sætter AutoPilot en rød ramme om de negative tal. Samtidig markerer et eller flere gule udråbstegn ud for medarbejder, aktivitet eller delsag, hvor overskridelsen er. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 22 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion AutoPilot medregner IKKE budgetoverskridelser ved beregning af periodens samlede budget det være sig på aktivitets- delsags- eller firmaniveau. Dette ville nemlig forøge den enkelte medarbejderes ledige kapacitet med budgetoverskridelsen hvilket ikke er tilfældet i den virkelige verden. Dette medfører at summeringer kan virke mærkelige fordi et eller flere sumtal ikke er summen af detaljetallene. Det anbefales derfor på det kraftigste at tage stilling til samtlige budgetoverskridelser, og dermed eliminere alle røde rammer og udråbstegn. På denne måde undgår du at miste overblikket. Hvis der er udråbstegn ud for en aktivitet eller en medarbejder, kan det skyldes, at I er forud med arbejdet i forhold til det planlagte. I så fald kan man skrive et 0, og justere næste periodes budget tilsvarende ned. Du bør en gang om måneden vurdere det samlede færdiggørelsesbudget i forhold til arbejdets fremdrift og korrigere tallene i overensstemmelse hermed. 4.2.2 Aktivt budgetområde Når du starter med at indtaste tal i en af planlægningsformularens celler bliver de andre niveauer grå og det celleområde du taster ind i forbliver hvidt = det aktive budgetområde. Man kan senere ændre detaljeringsgraden for budgetterne ved at højreklikke på det ønskede område og vælge [Sæt budgetområde til her]. Når du på denne måde ændrer detaljeringsgraden på de budgetter, du allerede har tastet ind, vil du se en gul hjælperække/kolonne med summerne fra det gamle niveau, som du så skal fordele på det nye niveau. På denne måde kan du sammenligne summeringen af det nye niveau med summen for det gamle niveau. Den gule hjælperække/kolonne fjernes igen ved at trykke på [-]. Bemærk, at budgetterne på det oprindelige niveau straks bliver slettet fra databasen, når du vælger [Sæt budgetområde til her]. Det er derfor vigtigt at du indtaster nye tal på det nye niveau der modsvarer tallene i den gule hjælperække/kolonne inden du fjerner denne. Vær opmærksom på at lukning af formularen eller programmet medfører at den gule hjælperække/kolonne går tabt. 4.2.3 Ryk budget 1 måned m åned frem/tilbage Du har mulighed for at forskyde de lagte budgetter frem eller tilbage i tid. Du finder funktionerne [Ryk budget en måned frem] og [Ryk budget en måned tilbage] i højreklikmenuen. Funktionaliteten afhænger såvel af hvilken række som hvilken kolonne, du højreklikker i. Programmet fungerer forskelligt afhængig af om rækken er en delsags-, aktivitets- eller medarbejderrække. Der gælder den regel at kun de budgetter, der ligger på den pågældende række og lavere liggende niveauer forskydes. Det vil sige, at højreklikker du på en medarbejderrække, er det kun budgetterne for den pågældende medarbejder, der forskydes. Højreklikker du på en aktivitetsrække, forskydes budgetterne for samtlige medarbejdere der er bemandet på aktiviteten. Højreklikker du på en delsagsrække, forskydes alle budgetter. Endvidere fungerer programmet således at kun de budgetter, der ligger i den pågældende måned og senere forskydes. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 23 Version 7.201.138 4.3 AutoPilot - Direktion Sandsynlighedssager og sandsynlighedsprocent På delsagskortet kan en delsag markeres til at være en sandsynlighedssag. Denne markering bevirker, at sandsynlighedssagen står nederst i listen i ’Delsager aftaler’, ’Planlægningsbilledet’ og ’Rater Likviditet’ sammen med andre sandsynlighedssager. Baggrundsfarven er gul. Sandsynlighedssager kan som noget særligt tildeles en sandsynlighedsprocent. Sandsynlighedsprocenten udtrykker sandsynligheden for, at I får sagen i ordre. I al almindelighed indgår sandsynlighedssager på lige fod med andre sager i de nævnte formularer. I planlægningsbilledet bliver færdiggørelsesbudgetterne på sandsynlighedssager dog opsummeret i kapacitetsvisningen, vægtet i henhold til sandsynlighedsprocenten. Det vil sige, at en sandsynlighedssag med 80 timer i færdiggørelsesbudget og sandsynlighedsprocenten 50 vil belaste kapaciteten med 40 timer. På tilsvarende vis bliver ratefaktureringsplaner samt salgsprisværdien af medgået tid timer vægtet med sandsynlighederne i formularen ’Rater Likviditet’. 4.4 Opbygge og vedligeholde aktivitetsplaner Grundlæggende registreres samtlige sagsomkostninger i AutoPilot på aktiviteter. Enhver delsag i AutoPilot inddeles i en eller flere aktiviteter. Ved hjælp af delsagens aktivitetsplan får du en ramme, der giver dig detaljeret kontrol med sagens forskellige faser. Det anbefales derfor, at du opretter en aktivitetsplan, der opdeler delsagens økonomi i relevante aktiviteter/faser. 4.4.1 Opbygning af aktivitetsplan Aktivitetsplanen opbygges ved at tilføje en eller flere aktiviteter til en delsag. Højreklik på en delsag og vælg menupunktet [Tilføj aktivitet]. Du kan vælge mellem at indsætte en eller flere af de faste aktiviteter fra standardaktivitetsplanen eller at tilføje en ny aktivitet under ’Special’ nederst på formularen. En ny aktivitet tilføjes ved at indtaste et tal i feltet [Linie] for at angive, hvor i planen aktiviteten skal placeres, og så skrive navnet i feltet [Aktivitet]. Tryk på [Tilføj til sagen] for at oprette aktiviteten på delsagen. Når du tilføjer en aktivitet, vil den automatisk være åben for registreringer. Hvis du ønsker at slette en aktivitet, højreklikker du på den i planlægningsbilledet og vælger menupunktet [Slet aktivitet]. Dette er kun muligt, såfremt der ikke allerede er registreret sagsomkostninger eller lagt budgetter på aktiviteten. 4.4.2 Vedligeholde aktivitetsplan Ved kun at holde relevante aktiviteter åbne sikrer du dig en høj kvalitet i omkostningernes fordeling på aktiviteter. Menupunktet [Rediger aktivitetsplan] <AltQ> giver dig mulighed for at bestemme, hvilke aktiviteter medarbejderne kan registrere timer på. Vælg mellem: Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 24 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Forhåndslukning Lukning Åbning 4.4.3 Forhåndslukning Forhåndslukning kan være relevant for aktiviteter, der først arbejdes på et stykke ude i fremtiden. Forhåndslukning forhindrer medarbejderne i at registrere timer på aktiviteten – men du har stadig mulighed for at bemande og budgettere aktiviteten. Du forhåndslukker en aktivitet ved at vælge den i listen og klikke på den gule lyskurv. 4.4.4 Lukning Lukning af en aktivitet er relevant, når arbejdet er udført. Du lukker en aktivitet ved at markere aktiviteten og klikke på den røde lyskurv. Lukningen sikrer dig, at medarbejderne ikke længere kan registrere timer på aktiviteten. Samtidig med lukningen slettes et eventuelt færdiggørelsesbudget. På medarbejdernes timesedler lukkes aktiviteten for yderligere registreringer, og baggrundsfarven for linien skifter til lyserød. Efter tre uger vil aktiviteten helt forsvinde fra medarbejdernes timesedler. Aktiviteten kan heller ikke vælges i selvbemandingslisten på timesedlen. 4.4.5 Å bning Du kan åbne en lukket aktivitet ved at vælge den og klikke på den grønne lyskurv. Aktiviteten bliver herved føjet til timesedlerne for de medarbejdere, som er bemandede på aktiviteten. Samtidig bliver det muligt for andre medarbejdere selv at vælge aktiviteten ind på deres timeseddel. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 25 Version 7.201.138 4.5 AutoPilot - Direktion Bemande aktiviteter Når aktivitetsplanen er oprettet, kan du tilføje medarbejdere til de enkelte aktiviteter 4.5.1 Tilføj medarbejdere Du tilføjer medarbejdere til en aktivitet ved at højreklikke på den og vælge menupunktet [Tilføj medarbejder] (<Ctrl+Insert>). Dette åbner formularen [Tilføj medarbejder til ’aktivitet’], hvor du kan vælge imellem firmaets medarbejdere. Alternativt kan medarbejderne selv indvælge aktiviteterne via deres timeseddel. Til højre i vinduet ses to søjlediagrammer. Når du markerer en medarbejder i listen, viser det øverste søjlediagram den aktuelle medarbejders ledige kapacitet fordelt på måneder. Det nederste søjlediagram viser ledig kapacitet i virksomheden som helhed. Hvis du vil tilføje en medarbejder, kan du enten dobbeltklikke på medarbejderen i listen eller markere den medarbejder, du vil have tilføjet, og trykke på knappen [Tilføj medarbejder]. Listen over medarbejdere kan grupperes ud fra bemandingsgrupperne i dropdown-listen øverst i vinduet. Når du vælger en bemandingsgruppe, viser det nederste søjlediagram bemandingsgruppens ledige kapacitet. En medarbejder kan godt være medlem af flere bemandingsgrupper. 4.5.2 Fjern medarbejdere Hvis du ønsker at fjerne en medarbejder fra aktivitetens bemandingsliste, højreklikker du på den relevante medarbejderlinie og vælger menupunktet [Fjern medarbejder] <Ctrl+Delete>. Bemærk, at en medarbejder kun kan fjernes fra en aktivitet, hvis der hverken er registreret forbrug eller lagt færdiggørelsesbudget på vedkommende på aktiviteten. 4.5.3 Lukke en medarbejder på aktiviteten Når en medarbejder har afsluttet sin del af arbejdet på aktiviteten, kan vedkommende lukkes for yderligere timeafleveringer på aktiviteten. Højreklik på medarbejderen, vælg [Rediger bemandingsplan]. Marker medarbejderen og tryk på den røde lampe, så vil medarbejderen ikke kunne aflevere timer på aktiviteten fra dags dato og frem. 4.6 Print menuen Vælg [Print] i menulinjen for at se de forskellige muligheder for at udskrive planlægningsbilledet. Bemærk muligheden for at printe på A3, som du finder øverst til venstre i planlægningsbilledet Print forventede slutfaktorer Her kommer du ind i et billede, hvor du først skal hente data ind hvorefter du trykker på [Grupper/Print]. Du få nu en hvid rapport hvor Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 26 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion du kan gruppere i to niveauer, og vælge hvor detaljeret visningen skal være. Rapporten kan du printe eller eksportere og efterfølgende behandle yderligere, f.eks. i et regneark. De 3 første kolonner med aftalebeløbene er selvforklarende Totalhonorar Delsagens samlede honorar Fremmed arbejde Den del af honoraret, der er afsat til fremmed arbejde Øvrige omk Den del af honoraret, der er afsat til ikkefakturerbare udlæg/omkostninger Eget honorar Aftalebeløbet minus de beløb, der er afsat til fremmed arbejde og ikkefakturerbare udlæg/omkostninger Forbrug kost Kostprisen på de forbrugte timer på delsagen Færdigg. kost Den samlede kostpris på de timer, der ligger i færdiggørelsesbudgettet. Som udgangspunkt anvendes á priserne fra prislistesystemet til beregning. Hvis budgetterne er lagt på delsagseller aktivitetsniveau, anvendes de særlige gennemsnitsbudgetpriser Total kost Summen af de to foregående kostpriskolonner. Det vil sige den forventede kostpris ved delsagens afslutning Forv. fakt. Forventet fakturering. På fastpris sager er det lig med aftalen hvad angår eget honorar. Ved medgået tid sager er det faktureret eget honorar + salgsprisværdien af ikke fakturerede timer + salgsprisen af timer i færdiggørelsesbudgettet F% Færdiggørelsesprocent. Den viser, hvor mange procent det realiserede udgør af det samlede budget. Det samlede budget er realiseret + planlagt Værdi Ved medgået tid sager er værdien det fakturerede beløb hvad angår eget arbejde + salgsprisværdien af afleverede, endnu ikke fakturerede timer. Ved fastprissager er værdien AF gange kostprisen. Står værdien anført til 0 skyldes det sikkert, at I ikke har taget stilling til delsagens AF, der så er 0. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 27 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Fakt Det fakturerede beløb hvad angår eget arbejde Diff Differencen mellem værdien og det fakturerede beløb Ambitionsfaktor. På fastprissager tastes den ind på delsagskortet, på medgået tid sager er den irrelevant Den forventede slutfaktor. Det er ikke sikkert, det også bliver den endelige slutfaktor, for det hænder, at en mængde timer må afskrives, eller delsagens færdiggørelsesbudget ikke holder. Den endelige SF kendes først, når sagen lukkes AF SF Fjern sager, der ikke er med i udvalg Hvis du ikke vil inkludere alle delsagerne i en udskrift, kan du udvælge nogle af dem ved at sætte flueben i favoritkolonnen (der kan slås til i [Vis]-menuen). Når du klikker på [Vis kun favoritter], fjernes delsager uden flueben fra visningen. Du kan nu vælge andre former for print eller data-eksport. For at få vist alle sager og delsager igen skal du gå ud af planlægningsbilledet og ind igen. Preview af sagslisten Her laves et printpreview af den fulde sagsliste fordelt over det antal sider, der er behov for. Hvis man har mange kolonner slået til, og/eller de er meget brede, fylder printet to sider i bredden. Preview af liste med summer Viser kapacitets- og budgettallene for virksomheden klar til print. Medarbejderressourcer Viser hvor mange arbejdstimer, der kan planlægges med pr medarbejder, pr måned og summeret på virksomhedsniveau. Tallene vises så langt frem i tiden, som der er lavet kapacitetsberegning for. De kan stilles op pr medarbejder, afdeling eller lokation, hvis det er konfigureret. Print skærmbilledet Sender et screendump af det synlige udsnit af oversigten direkte til printeren. Eksport til fil – listen med sager Danner en html-fil med sagslistens oplysninger, budgetter og oversigtskolonner. Det er de samme informationer, som findes i ’Preview af sagsliste’. Html-formatet sikrer, at filen kan importeres i mange forskellige programmer herunder regneark. Der kommer et pop-up-billede med stien til filen, så den nemt kan findes Eksport til fil – listen med summer Danner en html-fil med de samme informationer som i ’Preview af liste med summer’. Status for alle delsager i listen Der vil blive printet en delsagsstatus for hver af de delsager, der står i listen. Det er vigtigt at bruge ’Fjern sager, der ikke er med i udvalg’ først, ellers får du en delsagsstatus på samtlige sager. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 28 Version 7.201.138 5. AutoPilot - Direktion Resultat og likviditet Formularen ’Resultat og likviditet’ tjener fire formål. 1. Formularen giver overblik over virksomhedens realiserede og fremtidige resultat for et valgfrit antal måneder. Det viste resultat beregnes måned for måned som summen af samtlige indtægter minus summen af alle udgifter og skal korrigeres for ændring i igangværende arbejde for at give det egentlige resultat. 2. Formularen giver adgang til at vedligeholde enhver fastprisdelsags faktureringsplan eller fordelingsplan. 3. Formularen giver adgang til at vedligeholde enhver delsags budget for fremmed arbejde. 4. Formularen viser delsag for delsag en dagsaktuel status over det beløb, der er parat til fakturering. Vær opmærksom på at fremtidige måneder samt resultatregnskabet kun er til stede hvis I har licens til prognosemodulet. Denne manual tager sit udgangspunkt i, at licensen er til stede. ’Resultat og likviditet’ giver dig på månedsbasis overblik over: • Fortidige og fremtidige indtægter i form af realiseret og planlagt fakturering per delsag • Realiserede udgifter til fremmed arbejde og udlæg per delsag • Budgetterede udgifter til fremmed arbejde per delsag • Realiserede og budgetterede udgifter til medarbejderlønninger og øvrige omkostninger • Resultat opgjort per måned og akkumuleret. Realiserede indtægter placeres i en given måned ud fra den enkelte fakturas fakturadato. Fremtidige indtægter består for fastprisdelsagernes vedkommende af de enkelte delsagers betalings- og fordelingsplaner. En given rate eller fordeling placeres i den måned hvor den kan faktureres ifølge aftalen. For medgået tid delsager består de planlagte indtægter af salgsprisværdien af de lagte færdiggørelsesbudgetter i de pågældende måneder. Formularen viser to lister. Øverst en liste der indeholder en linje per delsag, nederst en liste, der indeholder summer for indtægter og udgifter samt det beregnede resultat. Den øverste liste viser noget forskelligt afhængig af det valgte faneblad ovenover listen. Overordnet set kan listen enten vise indtægtsbevægelser eller udgiftsbevægelser per delsag. Indtægtsbevægelserne kan desuden vises typevis og samlet. Indtægtstyperne er: • Fakturering af eget arbejde • Fakturering af fremmed arbejde • Fakturering af udlæg • Fakturering af varer. Realiserede udgifter vises i den måned, der passer med bilagsdatoen, hvormed de er registreret i AutoPilot. Budgetterede udgifter til fremmed arbejde vises i den måned, der er angivet i budgetposten. Udgifter til medarbejdermånedslønninger vises ud fra de månedslønninger, der er angivet i prislisten. Likviditetsmæssigt placerer programmet medarbejdermånedslønningerne den sidste dag i måneden. Det egentlige resultat er alle indtægter minus alle udgifter plus ændringen i igangværende arbejde i starten og slutningen af den viste periode. Resultatvisningerne danner grundlag for likviditetsrapporten. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 29 Version 7.201.138 5.1 AutoPilot - Direktion ’Resultat’ og ’Planlagt fakturering’ Som udgangspunkt er formularen indstillet til at vise udviklingen i virksomhedens resultat. Dette er markeret øverst til højre ved at indstillingen ’Resultat’ er valgt. Her får du måned for måned overblik over realiseret resultat samt den forventede fremtidige udvikling i resultatet. Vælger du indstillingen ’Planlagt fakturering’ kan formularen bruges til at komplettere og opdatere faktureringsog fordelingsplaner. Denne indstilling fungerer bedst hvis du samtidig under ’Vis’-menuen aktiverer ’Restfakturering’. Specielt for denne indstilling viser formularen den fakturering, der er planlagt efter den sidst viste måned som en sum i kolonnen ’Senere’. Kolonnen ’Planlagt’ viser summen af faktureringsplaner for den enkelte delsag. Denne kan du holde op imod kolonnen ’Rest’, som viser delsagens restfakturering. Sidstnævnte er beregnet som delsagens samlede aftale minus delsagens realiserede fakturering. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 30 Version 7.201.138 5.2 AutoPilot - Direktion Formularens opbygning Formularen ’Resultat og likviditet’ har 6 faneblade. Formularen vises som udgangspunkt med fanebladet ’Indt. i alt’ aktiveret. Dette faneblad opsummerer informationerne fra 4 detaljerede indtægtsfaneblade. De enkelte faneblade bevirker, at listerne viser følgende: Indt. eget arbejde Fortidskalender: Indeholder faktureringer af typen ’Eget arbejde’. Fremtidskalender: Indeholder planlagt fakturering af typen ’Eget arbejde’. Grundlaget for dette er for fastpris delsagernes vedkommende rate- og fordelingsplaner og for medgået tid delsagernes vedkommende salgsprisværdien af færdiggørelsesbudgetterne. Sumliste: Opsummering af samtlige indtægter og udgifter vedrørende eget arbejde. Indt. fremmed arbejde Fortidskalender: Indeholder faktureringer af typen ’Fremmed arbejde’. Fremtidskalender: Planlagt fakturering af typen ’Fremmed arbejde’ ud fra de budgetposter for fremmed arbejde, der er tilknyttet en indtægtsrate. Sumliste: Opsummering af samtlige indtægter og udgifter vedrørende ’Fremmed arbejde’. Indt. Udlæg Fortidskalender: Indeholder faktureringer af typen ’Udlæg’. Fremtidskalender: Ikke relevant Sumliste: Opsummering af samtlige indtægter og udgifter ’Udlæg’. Indt. Varer Fortidskalender: Indeholder faktureringer af typen ’Varer’. Fremtidskalender: Ikke relevant Sumliste: Opsummering af samtlige indtægter og udgifter ’Varer’. Indt. i alt Opsummering af tallene fra ovennævnte 4 faneblade. Udg. fremmed arbejde Fortidskalender: De realiserede udgifter til fremmed arbejde pr. måned og pr. delsag. Fremtidskalender: De budgetterede udgifter til fremmed arbejde pr. måned og pr. delsag. Selve listerne er opbygget på følgende måde: I midten findes sagsidentifikationskolonnerne. Her vises relevante informationer om sag, delsag, kunde og honorarprincip. Til venstre for identifikationskolonnerne vises kolonnen ’Parat’. Afhængig af faneblad indeholder kolonnen enten beløb, der er klar til fakturering, eller beløb, som vi forventer at modtage regning for fra underrådgivere. Til venstre for denne findes fortidskalenderen, der viser realiserede tal. Til højre findes fremtidskalenderen, som viser budgetterede tal. Til højre herfor vises summeringskolonner samt yderligere kolonner, der kan vælges i ’Vis’-menuen. Sumlisten forneden er opbygget på følgende måde: Opdelt efter AutoPilots 4 honorarprincipper vises øverst samtlige realiserede og budgetterede indtægter. Herefter følger virksomhedens realiserede og budgetterede udgifter. Der er følgende udgiftssummationer: Den første udgiftslinje viser realiseret og budgetteret løn for månedslønnede medarbejdere. Den anden udgiftslinje viser realiseret og budgetteret løn for timelønnede medarbejdere. Den tredje udgiftslinje viser realiseret og budgetteret fremmed arbejde. Hermed er alle væsentlige udgiftsposter beskrevet. De resterende udgiftsposter for virksomheden er beskrevet som følger: Den fjerde udgiftslinje viser realiserede udgifter til udlæg. I den femte udgiftslinje, bruger du til at inddatere samtlige omkostninger, som I afholder ud over det ovenfor beskrevne. Den øverste del med grøn identifikationsbaggrund viser forventede indtægter fordelt over sagstyper samt en sumlinje for samlet fakturering også med grøn baggrund. Området i midten med lys gul baggrund viser forventede udgifter til medarbejderlønninger, planlagt fremmed arbejde og andre udgifter. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 31 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Nederst med mørk gul baggrund vises to opsummeringer: Månedens ændring i likviditeten og den akkumulerede likviditet ultimo måneden. Ratefakturering En månedlig opsummering af forventet fakturering på rateplanssager. Den forventede fakturering er baseret på lagte rateplaner. %færdig fakturering En månedlig opsummering af forventet fakturering på %færdig sager. Den forventede fakturering er baseret på lagte fordelingsplaner. Medgået tid fakturering En månedlig opsummering af forventet fakturering på delsager efter medgået tid. Den forventede fakturering er baseret på lagte færdiggørelsesbudgetter. Medgået tid med loft fakturering En månedlig opsummering af forventet fakturering på delsager efter medgået tid med loft. Den forventede fakturering er baseret på lagte færdiggørelsesbudgetter. Fakturering i alt Sum af de fire ovenstående beløb. Medarbejder månedsløn Såfremt medarbejdernes månedsløn er tastet ind i prislistesystemet, og der er lavet en lønberegning i Maintenance > Periodisk, så vil denne række vise fremtidige udgifter til månedsløn. Medarbejder timeløn Denne række viser den planlagte udgift til timelønnede medarbejdere. Beregningen er baseret på det antal timer, der er planlagt på timelønnede medarbejdere gange deres respektive kostpriser. Fr. arbejde Summering af budgetlagte udgifter til fremmed arbejde. Detaljer ses på fanebladet ’Udg. fremmed arb’. Se mere i afsnittet om underrådgiverstyring. Udlæg Viser på fortidssiden de udlæg, der er taget ind i AutoPilot via timesedlen eller via registreringskladden. Varer Viser på fortidssiden de varer, der er taget ind i AutoPilot via registreringskladden. Øvrige omkostninger Indtastningsfelt, hvor en sum for øvrige omkostninger kan indtastes. Det kan typisk være husleje, forbrug i form af varme, el og så videre. Ændring i likviditet Månedens bidrag til likviditeten i form af et over- eller underskud. Akkumuleret likviditet ultimo Den akkumulerede likviditet for de viste fortids- og fremtidsmåneder. 5 .2.1 .2 .1 Identifikation Midt på formularen findes kolonner med sagsidentifikationen. I [Vis]-menuen kan kolonner slås til og fra. De mulige sagsidentifikationskolonner er: • PL – sagens projektleder • Status – rød markerer en lukket delsag, grøn markerer en åben. Listen rummer lukkede delsager såfremt der er bevægelser på disse i en af de viste fortidsmåneder • PLD – eventuel projektleder på delsagsniveau • Kunde – sagens kunde Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 32 Version 7.201.138 • • • • 5 .2.2 .2 .2 AutoPilot - Direktion Sandsynlighed – ved akkvisitionssager angiver sandsynlighedsprocenten chancen for, at sagen kommer i ordre. Indtægtsbudgetter vægtes efter den valgte sandsynlighedsprocent Delsag – delsagens honorarprincip og navn Betaler – delsagens betaler. Denne kan være en anden end kunden, og redigeres på delsagsplanen. Delsagsnotat – notat fra delsagskortet Fortidskalenderen Forti dskalenderen Til venstre for identifikationskolonnerne vises fortidskalenderen, der er opdelt efter måneder. Antallet af viste månedskolonner reguleres ved tryk på + eller – knapperne øverst. Fortidskalenderen kan deaktiveres i [Vis]-menuen. I månedskolonnerne ses hvor mange 1000 kroner, der er faktureret eller krediteret på delsagen i den givne måned på basis af fakturadatoerne. En delsags oprettelsesmåned markeres med en tynd, gul streg i fortidskalenderen. Bemærk at lukkede sager vil optræde på listen, hvis der er bevægelser på dem i en af de aktiverede fortidsmåneder. 5.2.3 ParatParat - kolonnen Betydningen af kolonnen ’Parat’ afhænger af, om du vælger et indtægtsfaneblad eller et udgiftsfaneblad. For et indtægtsfaneblad viser kolonnen ’Parat’ de beløb, der pr dags dato er klar til fakturering. For et udgiftsfaneblad viser kolonnen ’Parat’ de beløb, vi pr dags dato kan forvente at få regning på. Indtægter: Kolonnen viser hvad jeres virksomhed pr dags dato mangler at fakturere. For delsager efter medgået tid viser kolonnen ’Parat’ salgsprisværdien af de afleverede timer, der endnu ikke er faktureret eller afskrevet. For delsager efter medgået tid med loft viser kolonnen salgsprisværdien af de afleverede timer, som endnu ikke er faktureret eller afskrevet i det omfang, at værdien ligger under faktureringsloftet. For fastprissager efter rateplan rykker ratebeløbet fra fremtidskolonnen for indeværende måned over i ’Parat’kolonnen når ratens fakturadato passeres. Kolonnen viser således de rater, der er parat til fakturering. For fastprissager efter %færdig rykker fordelingsbeløbet fra fremtidskolonne for indeværende måned over i kolonnen ’Parat’ når fordelingsplanens fakturadato passeres. Kolonnen viser således det beløb, der er estimeret til færdiggørelsesfakturering. Udgifter: Kolonnen viser de budgetterede beløb for fremmed arbejde, hvor leverandørens fakturadato er passeret. 5 .2. .2 . 4 Fremtidskalenderen Fremtids kalenderen Området til højre for identifikationskolonnerne viser den planlagte fakturering i 1000 kroner per måned. For medgåettid delsager er de viste beløb salgsprisværdien af de lagte færdiggørelsesbudgetter. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 33 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion En retvisende prognose for den fremtidige indtægt fra medgåettid delsager er således afhængig af pålidelige færdiggørelsesbudgetter for dette honorarprincip. For delsager efter medgået tid med loft er de viste beløb ligeledes salgsprisværdien af de lagte færdiggørelsesbudgetter. Hvis summen af disse værdier over tid rammer det aftalte loft, vil værdien ud over loftet bortfalde. Ved delsager efter fast pris vises månedsværdierne af de respektive rate- eller fordelingsplaner. 5.3 Resultatindstillingen Formularen vises som udgangspunkt med indstillingen ’Resultat’ aktiveret. Skift mellem indstillingen ’Resultat’ og ’Planlagt fakturering’ foregår via de to radioknapper øverst til højre i billedet. I ’Resultat’-modus vises tre summationskolonner for de viste måneder. I kolonne 1 summeres det realiserede som vist i fortidskolonnerne. I kolonne 2 summeres de budgetterede indtægter for de viste fremtidskolonner. I kolonne 3 summeres beløbene fra kolonne 1 og 2. Bemærk, at beløb fra kolonnen ’Parat’ ikke indgår i disse summeringer. For at fjerne denne usikkerhed anbefales det, at gennemføre faktureringen af disse beløb. Herved vil det komme for dagen, hvorvidt beløbene virkelig kan faktureres. Bemærk, at samtlige kolonner viser beløb i hele tusinde kroner. Bemærk endvidere, at samtlige sumtal er dannet ud fra de helt nøjagtige beløb. Det kan derfor forekomme, at et sumtal ikke er summen af detaljerne. 5.4 Indstillingen ’Planlagt fakturering’ Indstillingen ’Planlagt fakturering’ bruges til at følge op på faktureringsplanlægningen. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 34 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion I denne indstilling vises al fremtidig fakturering, også den der ligger efter den sidste viste måned. Budgetteret fakturering, der ligger herefter vises i kolonnen ’Senere’. Kolonnen ’Planlagt’ summerer fremtidskalenderen og viser det samlede faktureringsbudget for den enkelte delsag. Herefter følger tre kolonner, der opgør restfaktureringsretten. I kolonnen ’Aftalt’ er delsagens samlede aftale anført. I kolonnen ’Faktureret’ er den samlede fakturering pr dags dato anført. Restfaktureringsretten er anført i kolonnen ’Rest’, og er beregnet som den samlede aftale minus den samlede fakturering. For de delsager, hvor ’Planlagt’ ikke stemmer overens med ’Restfakturering’, bør du komplettere planlægningen. Kompletteringen af planlægningen foregår på følgende måde: For fastprisdelsager efter rateplan opretter du de manglende rater, så den planlagte fakturering stemmer overens med restfaktureringsretten. For en fastprisdelsag efter %færdig kompletterer du fordelingsplanen, så den planlagte fakturering stemmer overens med restfaktureringsretten. For en medgået tid delsag skal du komplettere færdiggørelsesbudgettet, så salgsprisværdien af dette timebudget stemmer overens med det angivne overslag. For en medgået tid delsag med loft skal du ligeledes sikre, at færdiggørelsesbudgettet er opdateret for at kunne stole på faktureringsbudgettet. Hvis faktureringen på en given delsag overskrider aftalen anses restfaktureringen for at være nul. Dette gælder også for delsager hvor der ikke er anført nogen aftale, for eksempel en delsag efter medgået tid, hvor der ikke er indtastet et overslag. Forneden er de tre nævnte kolonner summeret på tværs af alle delsager. Som følge af, at overskreden restfakturering sættes til nul, vil den summerede restfakturering næsten aldrig svare til differencen mellem de summerede aftale og de summerede faktureringer. Dette vil kun indtræffe hvis der overhovedet ingen faktureringsoverskridelser er. I [Vis]-menuen slås restfaktureringskolonnerne til og fra I [Vis]-menuen kan kolonnen ’Ikke indgåede aftaler’ aktiveres. Her vises beløb fra aftalereguleringer, der er markeret som ’Ikke indgået’. ’Ikke indgået’ bruges kun, hvis sagen er kommet i ordre, men der endnu ikke foreligger en endelig aftale om delsagens honorering, og der derfor er usikkerhed om beløbets størrelse. Faktureringsplanerne vedligeholdes via højrekliksmenuens respektive punkter om rateplan eller fordelingsplan. Se appendiks 2 Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 35 Version 7.201.138 5.6 AutoPilot - Direktion Printmenuen [Print]-menuen rummer flere rapporter og printmuligheder, som giver flere overblik til [Resultat likviditet]. Print restfakturering Rapporten ’Print restfakturering’ henter data fra kolonnerne ’Aftale’, ’Fakt’ og ’Rest’. Tryk først på [Hent data], dette henter informationerne ind i listen. Ved tryk på [Gruppér/print] vises informationerne i en rapport med grupperingsmuligheder. Rapporten kan grupperes efter Afdeling, Projektleder, Kunde eller Sag. Vælges ’Ingen gruppering’ vises restfaktureringsinformationerne per delsag. Fjern 0-linjer Funktionen fjerner delsager fra sagslisten, der hverken har realiseret eller planlagt indtægt indenfor de viste måneder. Preview af liste med sager Laver et print preview af sagslisten med alle synlige kolonner og beløb. Hvis udskriften er bredere end det valgte papirformat, splittes den op. Vælg forlods mellem print på A4 eller A3. Preview liste med summer Laver et print preview af resultatrækkerne i bunden. Print af skærmbillede Sender print af den synlige del af skærmen direkte til printeren. Eksport til fil – listen med sager Danner en html-fil med alle oplysninger fra sagslisten. Funktionen udlæser således de samme informationer, som vises ved hjælp af ’Preview af liste med sager’. Html-formatet bevirker, at filen kan indlæses i mange forskellige programmer herunder regneark. Der kommer et pop-up-billede med stien til filen, så den nemt kan genfindes. Eksport til fil – listen med summer Danner en html fil med de samme oplysninger som i ’Preview af liste med summer’. Vis delsagsstatus for alle delsager i listen Der vil i en arbejdsgang blive printet en delsagsstatus for hver delsag i listen. Resultatprognose Resultatprognosen printer alle realiserede og budgetterede indtægter og udgifter i det tidsinterval, man har valgt, baseret på henholdsvis realiseret og forventet fakturadato. Samtlige beløb printes eksklusiv moms. Det anbefales at du indstiller fortids- og fremtidskalender til at vise det aktuelle regnskabsår. Gør du det, får du en prognose for årets resultat, der dog skal korrigeres for forventet ændring i igangværende arbejde mellem primo regnskabsår og ultimo regnskabsår. Indtægtsposterne består af: • Realiseret fakturering • Budgetteret fakturering for så vidt angår eget og fremmed arbejde. På fastpris sager udgøres af de lagte fakturerings- og fordelingsplaner. På medgået tid sager udgøres budgettet af salgsprisværdien af de planlagte timer. Udgiftsposterne består af: • Realiseret og budgetteret medarbejder månedsløn som programmet for begges vedkommende automatisk udregner ud fra de beskrevne ansættelsesforhold og lønninger i prislistesystemet. • Realiseret medarbejder timeløn. • Budgetteret medarbejder timeløn beregnet ud fra planlagte timer. • Realiserede underrådgiverfakturaer • Budgetterede underrådgiverfakturaer • Registrerede udlæg • Øvrige omkostninger: her indtaster du summen af de øvrige omkostninger, som I har i jeres firma. Disse omkostninger består Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 36 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion normalt af husleje, elforbrug, varme, telefon med videre. Tallene angives eksklusiv moms. Hvis resultatprognosen skal være korrekt, må der ikke stå beløb i kolonnen ’Parat’. Dette gælder for både indtægter og udgifter. Sørg for, at der bliver taget stilling til om beløb klar til fakturering rent faktisk kan faktureres eller skal udskydes/afskrives Likviditetsprognose Likviditetsprognosen er analog til resultatprognosen med følgende to forskelle: 1 Beløbene vises inklusiv moms 2 Datoplaceringen af beløb er bestemt ud fra realiserede og forventede forfaldsdatoer på såvel indtægter som udgifter. Prognosen simulerer fremtidige bevægelser på bankkontoen i det omfang at alle udgifter og indtægter er præcist beskrevet i AutoPilot. Udgiftsposterne består af: • Medarbejdernes månedsløn såfremt dette er beskrevet i prislisten. Månedsløn forudsættes at forfalde den sidste dag i måneden. • Medarbejder timeløn forudsættes at forfalde den sidste dag i måneden. • Realiserede og budgetterede udgifter til fremmed arbejde. Udgiften placeres i tid ud fra forfaldsdatoen. • Realiserede udgifter til udlæg. Udgiften forventes at forfalde på bilagsdatoen. • Momsafregninger af salgsmoms. Dette forudsætter at relevante momsperioder er indtastet i Basis. • Øvrige udgifter: De sumbeløb, du selv har indtastet til beskrivelse af øvrige omkostninger. Øvrige udgifter forudsættes at forfalde første bankdag i måneden. Indtægtsposterne består af: • Realiseret fakturering af eget honorar. Indtægten vises på forfaldsdatoen med fakturanummer. • Planlagt fakturering af eget honorar på baggrund af lagte fakturerings- og fordelingsplaner og færdiggørelsesbudgetter. • Faktureret fremmed arbejde. Ved medgået tid sager vises det fremmed arbejde, der direkte er faktureret videre til kunden, ved fastprissager vises det fremmed arbejde, der er knyttet til en faktureret rate. Indtægten vises på forfaldsdatoen. • Fakturerede udlæg på baggrund af forfaldsdatoen. • Momsafregning for købsmoms. Dette forudsætter at relevante momsperioder er indtastet i Basis. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 37 Version 7.201.138 6. AutoPilot - Direktion Dækningsbidrag Dækningsbidragsrapporten har to funktioner: Periodevis opgørelse af omkostninger og fakturering på igangværende sager Realiseret dækningsbidrag og realiseret slutfaktor på lukkede sager Som udgangspunkt viser dækningsbidragsrapporten samtlige udgifter og samtlige indtægter opgjort for samtlige delsager. Ved periodevis opgørelse af omkostninger og fakturering på igangværende sager, skal du gøre følgende: Afgræns periode for forbrug Afgræns periode for fakturering Vælg ’vis alle delsager’ (default) Klik på [Opfrisk] Rapporten viser nu for den valgte periode samtlige omkostninger og faktureringer, der falder i perioden, opgjort per delsag. Du kan nu vælge at gruppere rapporten således at omsætning og fakturering opgøres efter de sædvanlige dimensioner. Ønsker du at se realiseret dækningsbidrag og realiseret slutfaktor på lukkede delsager, skal du gøre følgende: Vælg ’vis kun lukkede delsager’ Rapporten viser nu hver enkelt delsags dækningsbidrag, som differencen mellem delsagens fakturering og delsagens omkostninger. Omkostninger til eget arbejde er taget op til den debiterbare kostpris. Desuden viser rapporten den enkelte delsags endelige slutfaktor, beregnet som forholdet mellem den afholdte debiterbare kostpris divideret med den del af indtægten, der skal dække eget arbejde. Denne indtægt er udregnet som samtlige faktureringer minus kostprisen på øvrige omkostninger. Hvis du vælger at vise ’Kun lukkede delsager’, kan programmet yderligere indstilles til kun at medtage de delsager, hvor lukkedatoen falder indenfor en periode, du vælger. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 38 Version 7.201.138 6.1 AutoPilot - Direktion Rapportens kolonner Dækn. bidr. Dækningsbidraget er den samlede fakturering fratrukket egen løn samt andre omkostninger. Beløb er angivet i hele kroner. Faktor Samlede faktureringer minus andre omkostninger divideret med egen løn. Egen løn Den debiterbare kostpris på de afholdte timer. Andre omk: Fr. arbejde Kostprisen på det fremmede arbejde, der er registreret på delsagen. Andre omk: Udlæg Kostprisen på de udlæg, der er registreret på delsagen. Andre omk: Varer Kostprisen på de varer, der er registreret på delsagen. Samlede fakt: Egen løn Det samlede beløb for fakturalinjer på delsagen, der er anført som eget honorar. Samlede fakt: Fr. arbejde Det samlede beløb for fakturalinjer på delsagen, der er anført som fremmed arbejde. Samlede fakt: Udlæg Det samlede beløb for fakturalinjer på delsagen, der er anført som udlæg. Samlede fakt: Varer Det samlede beløb for fakturalinjer på delsagen, der er anført som varer. 6.2 Periodeafgrænsning for forbrug og fakturering I dækningsbidragsrapporten kan du sætte øvre og nedre periodeafgrænsning for forbrug og fakturering uafhængigt af hinanden. Denne facilitet kan du for eksempel anvende til at sammenholde om indeværende måneds fakturering er på højde med forrige måneds forbrug. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 39 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Du vælger nedre og øvre grænse for hhv. forbrug og fakturering ved at skrive datoen ind i formatet ddmmåååå eller klikke på knappen til højre i feltet, og vælge datoen i kalenderen. Tryk på knappen [Opfrisk] for at opdatere rapporten til at afspejle datoafgrænsningen. 6.3 Gruppering Når du åbner dækningsbidragsrapporten, vises dækningsbidraget for hver delsag. Dækningsbidraget kan grupperes på sags eller delsagsniveau. På kundeniveau findes følgende grupperingsmulighed: Kunde På sagsniveau findes følgende grupperingsmuligheder: Statistik A, B eller C Afdeling Projektleder Sagsnummer På delsagsniveau findes følgende grupperingsmuligheder: Statistik S, T eller U Delsag (Ingen) [Vis detaljer] aktiverer detaljevisning, så du kan se hvilke delsager, der hører til den enkelte gruppering. 6.4 Filtrering på åbne eller lukkede delsager Dækningsbidragsrapporten vil som udgangspunkt medtage data fra både åbne og lukkede delsager. Du kan som nævnt vælge, at rapporten udelukkende skal medtage data fra lukkede delsager. Du kan også vælge, at rapporten udelukkende skal medtage data fra åbne delsager, men dette er formentlig sjældent relevant. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 40 Version 7.201.138 7. AutoPilot - Direktion Belastning Direktion > Belastning giver overblik over virksomhedens medarbejderressourcer. Overordnet er formularen opdelt i to: En liste, der indeholder et kapacitetsregnskab for hver enkelt medarbejder Et kapacitetsregnskab for hele virksomheden. Kapacitetsregnskabet er bygget op af 3 elementer: Medarbejderens fremmødekapacitet Medarbejderens budgetterede arbejdsindsats på sagerne Medarbejderens ledige kapacitet Virksomhedens kapacitetsregnskab er på tilsvarende vis bygget op af: Den samlede fremmødekapacitet af samtlige medarbejdere Samtlige sagshenførte budgetter Samtlige aktivitetshenførte budgetter Samtlige medarbejderhenførte budgetter Den samlede ledige kapacitet i virksomheden Øverst på formularen er der mulighed for at fokusere på en delmængde af virksomhedens medarbejdere idet det er muligt at filtrere efter medarbejderafdeling, medarbejderlokation og bemandingsgrupper. I dette tilfælde er det summariske kapacitetsregnskab forneden bygget op af: Den samlede fremmødekapacitet for de medarbejdere, der indgår i filtreringen Samtlige medarbejderhenførte budgetter Den samlede ledige kapacitet på tværs af de medarbejdere, der indgår i filtreringen Datagrundlaget for belastningsoversigten er den færdiggørelsesplanlægning, som udføres af projektlederne. Der kan således ikke indtastes budgetter via belastningsoversigten. En af de væsentligste forskelle mellem planlægningsbilledet og belastningsbilledet er, at fokus i belastningen ligger på medarbejderne og eventuelle afdelinger, mens fokus i planlægningsbilledet ligger på sagerne. Ud fra den valgte periodekonfiguration viser belastningen enten måneder eller uger. I denne manual bruges månedsplanlægning. Det viste antal måneder indstilles ved at klikke på + eller – knapperne øverst på formularen. Du har mulighed for at tage temperaturen på kapacitetssituationen. Sæt et flueben i [Vis temperatur]. Rød farve: Overbelastning Hvid farve: Belastning svarer til kapacitet Grøn farve: Ledig kapacitet Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 41 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion For at se detaljer om alle medarbejderes belastning trykker du på knappen [Fold alle ud]. Herved vises den enkelte medarbejders kapacitetsregnskab, der består af fremmødekapacitet, arbejdsbudgetter fordelt på henholdsvis debiterbare og udebiterbare sager, samt ledig kapacitet. Bemærk at den beregnede ledige kapacitet står øverst i regnskabet. Detaljerne i den enkelte medarbejders kapacitetsregnskab kan ses eller skjules ved at klikke på [+] eller [-] i ekspansionskolonnen ud for medarbejderen. Hvis fremmødekapaciteten generelt set mangler for de sidste måneder, skal du genberegne fremmødekapacitet ved hjælp af Maintenance > Periodisk > Genberegn kapacitet. Fratrådte medarbejdere har under alle omstændigheder ingen kapacitet efter fratrædelsesdatoen. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 42 Version 7.201.138 7.1 AutoPilot - Direktion Filtrere belastningsoversigten Det er muligt at se en belastningsoversigt for en begrænset del af medarbejderne. Filtreringsmulighederne er medarbejderafdeling, medarbejderlokation og bemandingsgruppe. Medarbejderafdeling og medarbejderlokation er en mulighed, hvis det er konfigureret. En afdeling er en administrativ enhed med egen afdelingsleder og egen økonomi. AutoPilot kan konfigureres så en given sag tilhører en bestemt afdeling. Uafhængigt af dette kan AutoPilot konfigureres til at medarbejdere tilhører en bestemt afdeling. En lokation er en geografisk placering. Hver medarbejder kan tilhøre en enkelt lokation. En bemandingsgruppe er en underinddeling af medarbejdere i grupper. Typiske eksempler er en faggruppe eller et team. En medarbejder tilhører en eller flere grupper. Filtreringsmulighederne kan kombineres. Eksempelvis kan programmet vise en belastningsoversigt for alle medarbejdere i en given afdeling, på en bestemt lokation med en bestemt faglig ekspertise. Du filtrerer efter afdeling, lokation eller bemandingsgruppe ved at vælge i de tilhørende rullemenuer. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 43 Version 7.201.138 7.2 AutoPilot - Direktion Budgetmedarbejdere Budgetmedarbejdere anvendes til at effektivisere planlægning og forbedre bemandingsoverblik på grupper af medarbejdere. Budgetmedarbejdere oprettes i Basis med et særligt flueben på medarbejderkortet. Husk ’Valgbar ved budgettering’. Når I knytter alle budgetmedarbejdere til forskellige bemandingsgrupper, medfører det, at færdiggørelsesplanlægningen kan udføres samlet på bemandingsgrupper. Herved får I overblik over kapacitetsbehovet indenfor en bestemt bemandingsgruppe, uden at behøve at fordele budgettet på navngivne medarbejdere. For at opretholde integriteten mellem færdiggørelsesbudget og forbrug, skal færdiggørelsesbudgetter lagt på budgetmedarbejdere fordeles ud på navngivne medarbejdere inden budgettet bliver aktuelt. I modsat fald vil færdiggørelsesbudgettet ikke falde i takt med forbrug, hvilket igen betyder at kapaciteten bliver dobbelt belastet. Dette billede viser et eksempel på et færdiggørelsesbudget, hvor der er planlagt på budgetmedarbejdere. Bemærk, at budgettet i indeværende måned er fordelt på rigtige medarbejdere. Som nævnt giver brugen af budgetmedarbejdere overblik over bemandingsbehovet indenfor en bemandingsgruppe. Dette skyldes at belastningsoversigten kan vises opdelt efter bemandingsgrupper. For de måneder, hvor budgettet alene ligger på budgetmedarbejdere, gælder det at de rigtige medarbejdere har dybgrøn kapacitet. Ønsker I at visualisere hver enkelt medarbejders ledige kapacitet i disse måneder, må I flyttebudgettet fra budgetmedarbejderen over på de rigtige medarbejdere. Totalsummeringen nederst på belastningsoversigten er ikke påvirket af, hvorvidt budgetteringen er foretaget på budgetmedarbejdere eller rigtige medarbejdere. Dette gælder uanset hvilken filtrering I måtte vælge. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 44 Version 7.201.138 7.3 AutoPilot - Direktion Print-menuen I print-menuen har du 3 valgmuligheder: Listen – Laver et direkte print preview af formularen. Dette kan udskrives. Du kan vælge, om formularen skal printes på A4 eller A3-papir. A3 kan være nyttigt, hvis listen rummer mange månedskolonner eller er meget lang. Udskrift med sideskift – Laver en rapportvisning af belastningsoversigten med en side per medarbejder med alle detaljer. Du ser således hvornår medarbejderen skal arbejde hvor meget på hvilke sager. Eksport – Danner en html-fil af belastningsoversigten så data kan bearbejdes yderligere eksempelvis med et regneark Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 45 Version 7.201.138 8. AutoPilot - Direktion Debiteringsgrad I AutoPilot findes der to alternative statistikker for medarbejdernes debiteringsgrad. Begge statistikker baserer sig på den enkelte medarbejders timeregistreringer og disses fordeling på sagerne. Debiteringsgradsrapporten opgør hvor stor en andel af de afleverede timer der ligger på hhv. debiterbare og udebiterbare sager. Rapporten beregner på grundlag af dette hver enkelt medarbejders realiserede debiteringsgrad i perioden. Har du udfyldt den budgetterede debiteringsgrad på medarbejderkortet, vises denne også til sammenligning. Ud over at præsentere den enkelte medarbejders debiteringsgrad tilbyder systemet gruppering efter de dimensioner, der kan tilknyttes medarbejderne. Det drejer sig om medarbejderafdeling, medarbejderlokation og den særlige medarbejderstatistik1-dimension. Systemet kan således præsentere debiteringsgraden for en given afdeling, en given lokation, en given medarbejderstatistik1 samt for kombinationer af disse. I de følgende afsnit er de to statistikmodeller beskrevet i detaljer. 8.1 Debiteringsgradsrapporten - alternativ 1 Når du åbner debiteringsgradsrapporten ved at gå i Dir > Debiteringsgrad, ser du en tom rapport. Start med at vælge en periode. Standardindstillingen er forrige måned. Du kan enten skrive en anden dato ind eller klikke på dropdown-pilen i datofeltet, og vælge datoen i kalendervisningen. Tryk derefter på [Vis]-knappen. Nu hentes medarbejderdata ind i rapporten. Du ser alle medarbejdere, der har afleveret timer i den valgte periode, eller har flueben i ’Har en timeseddel’ på medarbejderkortet. Rapporten kan først grupperes når den er dannet. Afleveret Indeholder afleveringsdatoen fra timesedlen. Kolonnen er tom hvis alle medarbejdere har afleveret hele den valgte periode. Ved gruppering på for eksempel afdeling vises den afleveringsdato, der ligger længst tilbage. Kolonnen giver et indtryk af, hvor pålidelige tallene er. Hvis en eller flere medarbejdere ikke har afleveret timer i meget lang tid, bliver tallene upålidelige. Debiterbare timer Kolonnen viser det antal timer, der er afleveret på debiterbare sager indenfor den valgte periode. Timernes afskrivningsstatus har ingen betydning. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 46 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Heraf afskrevne Det antal timer, der er afleveret på debiterbare sager, men hvor timerne efterfølgende er afskrevet. Udebiterbare timer Antal timer, der er afleveret på udebiterbare sager i løbet af den valgte periode. Timer i alt Summen af de debiterbare og udebiterbare timer fra de to forrige kolonner. Debiteringsgrad Tallet viser, hvor mange procent de ’Debiterbare timer’ udgør af ’Timer i alt’. Det udregnes efter formlen: ’Debiterbare timer’ divideret med ’Timer i alt’ ganget med 100. Budgetteret debiteringsgrad Hvis rapporten grupperes efter medarbejder, så hentes den budgetterede debiteringsgrad fra medarbejderkortet. Gå i Basis > Organisation > Medarb. > Dobbklik på personen for at se medarbejderkortet. Hvis der grupperes efter afdeling, lokation eller statistik1, så beregnes den budgetterede debiteringsgrad. Først udregnes en sum af normtiden for hele grupperingen. Derefter beregnes den enkelte medarbejders forventede debiterbare tid ud fra den budgetterede debiteringsgrad på medarbejderkortet og personens normtid. Samtlige medarbejderes budgetterede debiterbare tid summeres på grupperingsniveau. Med disse to summer i baghånden regnes grupperingens budgetterede debiteringsgrad ud fra formlen debiterbare timer divideret med normtid gange 100. Afvigelse Forskellen mellem den realiserede debiteringsgrad og den budgetterede debiteringsgrad. Afvigelsen vises med fortegn, så et positivt tal betyder, at den realiserede debiteringsgrad er større end den budgetterede debiteringsgrad. Bemærk at timer afleveret på følgende sager ikke medtages i statistikken: Ferie med og uden løn Orlov med og uden løn Feriefridage/Feriefritimer Afspadsering og Flex Med andre ord er alt fravær undtaget de to fixerbare sygdomssager ikke medtaget i statistikken. 8.1.1 Gruppering Debiteringsgradsrapporten kan grupperes på 5 forskellige medarbejderdimensioner: Initialer, navn, afdeling, lokation og statistik1. Afdeling, lokation og statistik1 er kun vist hvis de er aktiveret. Dimensionerne kan kombineres i op til 3 niveauer. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 47 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion [Sideskift]: Flueben her gør, at der bliver indsat et sideskift hver gang ’Gruppering 1’ skifter. Eksempel: Gruppering 1 efter medarbejderafdeling vil medføre sideskift for hver ny afdeling. 8.2 Effektivitetsgradsrapporten Når du åbner effektivitetsgradsrapporten ved at gå i Dir > Debiteringsgrad, ser du en tom rapport. Start med at vælge en periode. Standardindstillingen er forrige måned. Du kan enten skrive en anden dato ind eller klikke på dropdown-pilen i datofeltet og vælge datoen i kalendervisningen. Tryk derefter på [Vis]-knappen. Nu hentes medarbejderdata ind i rapporten. Du ser alle medarbejdere, der har afleveret timer i den valgte periode, eller som har flueben i ’Har en timeseddel’ på medarbejderkortet. Rapporten kan først grupperes, når den er dannet. Rapporten over produktivitet rummer informationer om medarbejdernes debiteringsgrad, hvor stor en del af tiden den enkelte medarbejder har afleveret på forskellige fraværssager, og hvordan fordelingen mellem ordre- og akkvisitionstid har været. Den realiserede debiteringsgrad og effektivitetsgrad sammenlignes med en budgetteret debiteringsgrad og effektivitetsgrad. Med disse informationer er det overskueligt at vurdere, om medarbejdernes tidsforbrug fordeler sig som forventet. I denne rapport opdeles både debiterbar og udebiterbar tid i akkvisitionssager og ordresager. I modsætning til debiteringsgradsrapporten, som er beskrevet ovenfor, opgøres efteruddannelse, sygdom og ferie/afspadsering i egne kolonner, der indgår i beregningen af rådighedstimer og effektivitet. Afleveret Indeholder afleveringsdatoen fra timesedlen. Kolonnen er tom, hvis alle medarbejdere har afleveret hele den valgte periode. Ved gruppering på for eksempel afdeling vises den afleveringsdato, der ligger længst tilbage. Kolonnen giver et indtryk af, hvor pålidelige tallene er. Hvis en eller flere medarbejdere ikke har afleveret timer i meget lang tid, bliver tallene upålidelige uanset gruppering. Norm Medarbejderens normtid i perioden. Ferie Summen af periodens afleveringer på ferie med og uden løn, feriefridage og feriefritimer Orlov Summen af periodens afleveringer på orlov med og uden løn Rådighed Normtid minus summen af afleveringer på ferie og orlovssagerne Deb. akk. Debiterbar akkvisition: Antal timer, der er afleveret på debiterbare sager, som er markeret som akkvisitionssager Deb. ordre Debiterbar ordre: Antal timer, der er afleveret på almindelige debiterbare sager. Deb. i alt Sum af timer på almindelige debiterbare sager og debiterbare akkvisitionssager. Deb. pct. Debiteringsgraden beregnes på flg. måde: ’Debiterbare timer i alt’ divideret med Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 48 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Rådighedstimerne gange 100. Denne procentsats giver et indtryk af, hvor stor en andel af fremmødet blev brugt på debiterbare sager. Udeb. Udebiterbare sager: Det antal timer, der er afleveret på almindelige udebiterbare sager. Udeb. akk. Udebiterbare akkvisitionstimer: Antal fremmødetimer, der er afleveret på udebiterbare akkvisitionssager Eff. tid Effektiv tid: Samlet debiterbar tid plus samlet antal udebiterbare timer Eff. pct. Effektivitetsgraden viser forholdet mellem fremmøde og debiterbare timer. Procentsatsen udregnes efter flg. formel: ’Debiterbare timer i alt’ for grupperingen divideret med (Rådighedstimer i alt minus sygdomstimer i alt minus afspadseringstimer i alt) gange med 100. Div. int. Diverse intern tid: Timer, der er afleveret på sagen, der er fixeret som ’Diverse intern tid’ Uddan. Det antal timer, der er afleveret på den fixerede efteruddannelsessag. Sygdom Det antal timer, der er afleveret på de to fixerede sygdomssager. Afspads Det antal timer, der er afleveret på den fixerede afspadseringssag. Reg. timer Det samlede antal registrerede timer. Det vil sige summen af debiterbare timer på ordre og akkvisitionssager, udebiterbare timer på ordre og akkvisitionssager, efteruddannelsestimer samt timer afleveret på sygdoms- og afspadseringssagerne. Overtid Registrerede timer - afspadsering - rådighedstimer = overtid. 8.2.1 Gruppering Effektivitetsgradsrapporten kan grupperes på 5 forskellige medarbejderdimensioner: Initialer, navn, afdeling, lokation og statistik1. Antallet af viste dimensioner afhænger af, hvordan I har konfigureret AutoPilot. Dimensioner kan kombineres i op til 3 niveauer. [Sideskift]: Flueben her gør, at der bliver indsat et sideskift hver gang ’Gruppering 1’ skifter. Eksempel: Gruppering 1 efter medarbejderinitialer vil medføre sideskift mellem hver medarbejder. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 49 Version 7.201.138 9. AutoPilot - Direktion Værdianalyse AutoPilot værdianalyse er et redskab til opgørelse og analyse af den realiserede og den forventede værdiskabelse. Værdianalyse er behandlet i en særskilt manual der ligger på hjemmesiden. Følg linket ’Værdianalyse’.. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 50 Version 7.201.138 10 AutoPilot - Direktion Appendiks Appendiks 1 AutoPilot sagsstruktur Sagsstrukturen i AutoPilot er hierarkisk opbygget. Øverste niveau er sagen, som har delsager tilknyttet. Hver delsag har aktiviteter tilknyttet. Hver sag har et unikt sagsnummer et sagskort, hvor kundeinformationer, straksafskrivning og evt. faktorafregning kan indstilles en projektleder mindst én delsag med mindst én aktivitet A-, B- og C-dimensionerne kan tilføjes sagsniveauet, de bruges til at lave statistikker på tværs af de tilknyttede delsager. Hver delsag har Et faktureringsprincip En honoraraftale En aktivitetsplan En færdiggørelsesplan En fakturering En faktureringshistorik En statusopgørelse En opgørelse af igangværende arbejde S-, T- og U-statistikdimensionerne kan tilknyttes delsagsniveauet. Derudover har hver delsag to vigtige faktorer: en ambitionsfaktor og en forventet slutfaktor. Man skal oprette en ekstra delsag under samme sagsnummer i stedet for en ny sag, hvis der er tale om samme projekt, men separate aftaler, eller hvis der er behov for at se statistik på tværs af delsagerne. En delsag kan opsplittes i to ved at overføre timer og oprette den nye delsag i én arbejdsgang. En aktivitet er knyttet til en delsag og bruges til at registrere alt forbrug. Aktiviteter kan med fordel bruges til at faseopdele en delsag, en tydelig og logisk faseopdeling mindsker antallet af fejl i timesedlerne. En aktivitet kan have egen betaler og egen faktor. X-, Y- og Z-dimensionerne kan tilknyttes aktiviteterne. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 51 Version 7.201.138 Appendiks 2 AutoPilot - Direktion Højrekliksmenuen Fra de tre sagsbehandlingsbilleder ’Delsager aftaler’, ’Planlægning’ og ’Rater likviditet’ har du via højrekliksmenuen adgang til en række fælles funktioner. I det følgende gennemgås disse fælles funktioner. De punkter, der er specifikke for det aktuelle billede, er gennemgået i det dertil hørende afsnit. A 2.1 Opret delsag Når du vælger punktet ’Opret delsag’ i højrekliksmenuen, så åbner formularen ’Ny delsag’. Her udfylder du de felter, der er relevante for den nye delsag. Du vælger honorarprincippet på den nye delsag ved at klikke på den farvede firkant, der svarer til det ønskede honorarprincip. Honoraraftalens felter udfyldes som forklaret i denne manuals afsnit om at redigere en aftale. Antallet af felter, du skal udfylde afhænger af hvor mange dimensioner I har aktiveret i AutoPilot. Det er konfigurerbart hvilke felter, der SKAL udfyldes. Nederst ses en liste over samtlige delsager, der i forvejen findes på den aktuelle sag. Den nye delsag indplaceres i denne liste ud fra det linjenummer, du angiver. A 2.2 Rediger sagskort Når du vælger punktet ’Rediger sagskort’ fra højrekliksmenuen får du adgang til at redigere relevante dele af sagskortet. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 52 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Nogle felter kan ikke redigeres herfra: Sagsnummer, Sagsserie, Projektleder og Direktion. Disse meget centrale oplysninger kan kun ændres i Basis > Organisation > Sager. Hvis der er fejl i det interne sagsnavn, sagsnavn på fakturaen eller i sagsadressen kan du rette det her. I forbindelse med revurdering af de enkelte sagers tilhørsforhold i statistisk sammenhæng kan du her indvælge de ønskede værdier for A-, B- og C-gruppering. Flueben i ’Tillad selvbemanding’ bevirker, at medarbejderne selv kan indvælge sagen på deres timeseddel. Hvis fluebenet ikke er sat, skal projektlederen bemande medarbejderen før vedkommende kan registrere timer på sagen. I rammen ’Salgsprisberegning’ står anført informationer om hvorledes salgspriser på sagens medgået tid delsager beregnes. Er AutoPilot konfigureret til at bruge prisgrupper kan sagens overordnede prisgruppe anføres her. Denne bestemmer hvilke prisgrupper nye aktiviteter på sagen default får. Ændringer i sagens overordnede prisgruppe har ingen indflydelse på eksisterende aktiviteter. Disse vil fortsat blive afregnet efter den prisgruppe, de er oprettet med. Hvis sagens medgået tid-delsager skal afregnes som den afholdte kostpris gange en aftalt dækningsbidragsfaktor, så aktiveres radioknappen ’Afregningsfaktor’, og den aftalte afregningsfaktor angives. Anfør ’Tvungen værdi’ med mindre der er aftalt forskelligt dækningsbidrag afhængig af aktivitet. I så fald anfør ’Forslagsværdi’ hvilket medfører, at der kan angives særskilt afregningsfaktor på hver enkelt aktivitet. Rammen ’Udlæg’ definerer, hvordan udlæg på sagen håndteres. Der skelnes mellem kørsel og andre udlæg, og begge typer kan indstilles til enten at være fakturerbare eller til straksafskrivning. I tilfælde af straksafskrivning udfører AutoPilot denne ved aflevering af udlæg fra timeseddel eller registreringskladde. Som alle andre afskrevne udlæg kan de i givet fald genskrives i forbindelse med faktureringsprocessen. Rammen ’Fakturaen’ kan du anføre den attentionperson, som sagens faktura skal stiles til og på tilsvarende vis kan du anføre et eventuelt ordrenummer og kode for fakturasprog. Fakturasproget er kun relevant, hvis fakturalayoutets tekster er oversat til andre sprog. I så tilfælde udfyldes feltet med landekodetallet for det ønskede sprog. Informationerne fra disse felter slår igennem til fakturaen med mindre de er anført på delsagsniveau. Feltet ’Sagsnotat’ bruger du til at skrive bemærkninger om sagen. A 2.3 D elsagsplan I højrekliksmenuen kan du vælge ’Delsagsplan’. Delsagsplanen giver overblik over centrale informationer for hver delsag på sagen. Her vises både åbne og lukkede delsager under samme sagsnummer. Du kan både se delsagens interne navn, og det navn, der bliver skrevet på fakturaen. Hvis I sender fakturaer som vedhæftede pdf’er, vises også den mailadresse, fakturaen sendes til. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 53 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion I delsagsplanen har du adgang til at ændre en række oplysninger om delsagen: Delsagsnavn Delsagsnavn på faktura Betaler – hver delsag kan have en separat betaler, som er uafhængig af sagens kunde Mailadresse som pdf-fakturaer skal sendes til, hvis den funktion er aktiveret Sandsynlighedsprocent – (Kun på sandsynlighedssager) færdiggørelsesbudgettet belaster kapaciteten vægtet i forhold til S % Statistikdimensioner Ordrenummer EAN-nummer A 2.4 Rediger delsagskort Når du i højrekliksmenuen vælger ’Rediger delsagskort’ vises en formular, der indeholder specifikke informationer for den enkelte delsag. Delsagskortet rummer informationer om: Akkvisition eller ej Ambitionsfaktor Delsagsnotat Momsregelsæt & Valutaafregning (Såfremt dette er aktiveret) Særlige krav ved accept af en leverandørfaktura (kun relevant på fastprissager) A 2.5 Fakturaarkiv Når du i højrekliksmenuen vælger ’Fakturaarkiv’, får du adgang til delsagens fakturering. Her vises samtlige fakturaer på delsagen i en liste, inklusiv de mest overordnede informationer om hver enkelt faktura. Vælger du en bestemt faktura, vises forneden yderligere detaljer om fakturaen. Under alle omstændigheder kan du se og evt. printe en kopi af selve fakturaen. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 54 Version 7.201.138 A 2.6 AutoPilot - Direktion Vis delsagsstatus Når du i højrekliksmenuen vælger ’Vis delsagsstatus’, åbner delsagsstatusrapporten, der giver dig en samlet, aktuel status for delsagen. Rapporten er inddelt i 8 forskellige afsnit. Længere nede er de enkelte afsnit forklaret. Afsnit 3 forekommer kun på medgåettid sager, afsnit 4 forekommer kun på fastpris sager. Under alle omstændigheder vises et givet afsnit kun hvis der er noget at vise. 1 Aftale Her vises en liste over de aftalereguleringer, der er registreret i AutoPilot. Nederst i afsnittet vises den gældende aftalesum. 2 Færdiggørelsesbudget Afsnittet viser færdiggørelsesbudgettets timetal, kostpris og salgspris. Ved at sammenholde dette med forbruget er den forventede slutfaktor beregnet. Formlen for beregning af den forventede slutfaktor er altid anført nederst på rapporten. 3 Eget arbejde efter fast pris Viser hvor mange timer, der er brugt, deres kostpris og nominelle salgspris. Den nominelle salgspris er bestemt af prislistesystemet. Hvis AutoPilot er konfigureret dertil, er den bestemt som den forbrugte kostpris gange ambitionsfaktor. 4 Eget arbejde efter medgået tid Viser hvor mange timer, der er brugt, deres kostpris og salgspris. Salgsprisen er bestemt af prislistesystemet. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 55 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion 5 Fremmed arbejde Viser forbrugt og faktureret fremmede arbejde på delsagen. 6 Udlæg Viser forbrugt og faktureret udlæg på delsagen. 7 Varer Viser forbrugte og fakturerede varer på delsagen. 8 Faktureringer Viser en liste over samtlige fakturaer på delsagen. Listen viser fakturanummer, fakturadato og det fakturerede beløb. Det fakturerede beløb vises fordelt på kategorierne: Eget honorar, fremmed arbejde, udlæg og varer. Nederst vises formlen for, hvordan den forventede slutfaktor er udregnet. Til venstre på formularen findes en menu til indstilling af delsagsstatusrapporten. Øverst kan du vælge, om du vil se en status – den viser alt, hvad der er sket op til nu – eller om du vil se de forandringer, der er sket på delsagen indenfor en given periode, som du selv definerer. Vælger du statusrapporten, kan du definere, om du vil se rapporten op til i dag eller til udgangen af sidste måned. Du kan indstille, om rapporten skal vise kostpriser eller ej. Endelig kan du indstille detaljeringsgraden. Denne spænder fra ingen detaljer op til en gruppering efter valgfrie dimensioner i op til 3 niveauer. Du kan vælge mellem dimensionerne aktivitet, ressource (Medarbejder / leverandør) og måned. Bemærk: For at indstillingerne slår igennem, skal du trykke på [Vis]. Appendiks 3 Rateplan og fordelingsplan Når du i højrekliksmenuen vælger punkterne ’Rateplan’ eller ’Fordelingsplan’, får du en formular til planlægning af fremtidig fakturering. RatepIanen findes ved højreklik på en fastpris delsag efter rater. Fordelingsplanen findes ved højreklik på en fastpris delsag efter %færdig. I de følgende afsnit forklares brugen af de to funktioner. A3.1 Rateplan Vælg rateplan i højrekliksmenuen for at oprette, redigere eller se den planlagte fakturering på en fastpris delsag. Hvis der på delsagen er aftalt en faktureringsplan med sagens kunde, vedligeholdes den i dette billede. Hvis fastprisdelsagen faktureres ad hoc, indeholder billedet størrelsen på det beløb, der svarer til det ikke fakturerede forbrug. Med hensyn til historik tilbyder billedet et faneblad hvor du kan se de rater, der allerede er faktureret. Du kan også se rater, der eventuelt er på vej til at blive faktureret på fanebladet ’På fakturaforslag’. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 56 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Til højre indeholder formularen oplysninger som gør det let at overskue følgende: Svarer det fakturerede til det forbrugte Hvor meget af aftalen er ikke faktureret Hvor stor en del af aftalen er oprettet som faktureringsrater Knappen [Forskyd] fremskynder eller udskyder samtlige rater i listen i det antal måneder, du indtaster. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 57 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Opret ny rate Du opretter en eller flere nye rater ved at klikke på ny knappen [ ] og udfylder formularen ’Opret ny rate’. Formularen giver mulighed for at angive antallet af rater, datoen for første rate, datospringet samt ratebeløbet. Når du trykker på disketten, oprettes det ønskede antal rater automatisk. Raterne ligger nu med den ønskede startdato og med det ønskede datospring. Du kan nu rette de rater, hvor ratebeløbet er forskelligt fra det oprettede. Systemet indeholder funktionalitet til automatisk opbygning af relevant ratetekst. Teksten bygges op af en start- og en sluttekst med et løbenummer, måneds- eller kvartalsnavn i midten. Du indtaster start- og slutteksten. Bemærk: Raterne kan knyttes til en anden betaler ved at vælge den ønskede betaler nederst på formularen. Ydelse Du har mulighed for at oprette en rate ved at indvælge en linje fra varekartoteket. Det gør du ved markere raten som ”Ydelse” hvorefter du trykker på . Herved får du en liste over ydelser. Når du vælger fra listen, udfyldes ratens tekst og beløb svarende til det valgte. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 58 Version 7.201.138 AutoPilot - Direktion Det er muligt at vælge antal af den valgte ydelse, for eksempel 3 tilstandsrapporter á X-antal kroner. Du kan også overskrive prisen, eller indvælge en ydelse uden pris. De linjer der kan indvælges er i varekartoteket mærket som værende en ”Ydelse”. I kan definere ydelser i Basis > Varer > Varer. A 3.2 Fordelingsplan I højrekliksmenuen vælges ’Fordelingsplan’ for at oprette, redigere eller se fordelingsplanen for %færdig delsagen. Fordelingsplanen bruges til at registrere i hvilken takt, det forventes at faktureringen på delsagen falder. På denne måde er det muligt at registrere den tidslige fordeling af %færdig delsagernes bidrag til den fremtidige likviditet. Ved bogføring af fakturaer på delsagen reduceres fordelingsplanen automatisk med det fakturerede beløb. Til højre i formularen får du overblik over: Hvor meget af aftalen er ikke faktureret Hvor stor en del af aftalen er oprettet i fordelingsplanen Du fordeler den aftalte fakturering i tid ved at oprette sæt af faktureringsdato og faktureringsbeløb. Fordelingens samlede beløb fremgår hele tiden af rubrikken ’Fordelingsplan’. Rubrikken ’Difference’ viser løbende det beløb, der endnu ikke er fordelt. Du kan kun gemme fordelingsplanen hvis delsagens restfakturering til fulde er fordelt. Fordelingsplanen kan revideres efter behov. Revision er nødvendig hvis aftalen ændres. Revision er også nødvendig hvis den lagte tidsplan for sagens gennemførelse ændres. Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS 59 Version 7.201.138 Copyright © 1989-2013 Korsgaard EDB ApS AutoPilot - Direktion 60
© Copyright 2024