360° Arkiv Service (SIAS)
Med 360° Arkiv Service reduceres omkostningerne til arkivaflevering ved at foretage en
løbende validering af data
Mange myndigheder er i forbindelse med periode- eller
systemskift underlagt afleveringspligt af deres elektroniske
arkiver til Statens Arkiver eller anden arkivmyndighed.
Afleveringen er typisk en ressourcetung opgave, da store
mængder af information skal valideres og konverteres inden
afleveringen kan gennemføres.
En af udfordringerne i opgaven er, at fejl, som er opstået for
år tilbage, dukker op til overfladen på et tidspunkt, hvor alle
involverede for længst har lagt sagen bag sig.
Software Innovation har løst dette ved at lave en løbende
direkte validering, således at sagsbehandleren umiddelbart
får besked, hvis en sag og dens tilhørende dokumenter ikke
er i acceptabel stand, men skal korrigeres, så den senere
kan afleveres uden yderligere problemer. Løsningen er i sin
grundlæggende arkitektur udviklet til at kunne understøtte
validering fra alle ESDH-systemer.
360° Arkiv Service, nedsætter derved drastisk omkostningen ved aflevering til Statens Arkiver eller anden
arkivmyndighed.
Inden idriftsættelse af 360° Arkiv service anbefaler Software
Innovation, at der foretages en gennemgang af ESDH
databasens indhold for at få et billede af, hvad der skal
tages højde for, inden sagsbehandlerne begynder at
modtage besked om problemerne, herunder med en
eventuel pukkel af ældre sager.
Den indledningsvise gennemgang foretages med Software
Innovations program 360° ArkivCheck, som trækker en
række nøgletal ud, der giver information om, hvor parat
Kundens data og dokumenter er til kunne blive afleveret til
Statens Arkiver.
360° ArkivCheck giver bl.a. information om
•
Uafsluttede sager
•
Ikke journaliserede dokumenter
•
Udefinerede arkivkoder
•
Dokumenter pr. filtype
•
Dokumenter, som ikke umiddelbart kan afleveres
Nærmere om teknikken bag 360° Arkiv Service
En løbende og direkte validering (kontrol) af metadata,
Igennem ESDH tilføjelsesprogrammet (adaptoren) og den
tilhørende 360° Arkiv service-database trækkes sager og
filer til (1) validering, og derefter til (2) rendering udelukkende
ved læsning fra ESDH databasen.
indholdsdata og dokumenter, dels ud fra kriterier opsat
360° Arkiv Service består således af 2 moduler.
Hvad får Kunden med 360° Arkiv Service (SIAS)?
•
Hvordan kommer Kunden i gang?
på forhånd i lovgivningen, dels ud fra Kundespecifikke
kriterier opsat af Statens arkiver ved systemets
•
fra databasen til behandling (validering), og
anmeldelse ud fra interne retningslinjer hos Kunden.
•
Ved valideringen foretages tillige en løbende
konverteringtest af, om dokumenterne kan konverteres
Valideringsserver, som varetager afhentningen af sager
•
En eller flere renderingsserver(e), der foretager
valideringen og renderingen af de enkelte dokumenter.
til godkendt afleveringsformat (TIFF-format for
tekstbaserede dokumenter)
•
Besked til sagsbehandleren om resultatet af den
løbende validering, således at der kan tages hånd om
eventuelle problemer med det samme, herunder med
automatisk revalidering efter fejlrettelse.
•
En løbende arkivering i afleveringsformat af de
dokumenter, som har bestået konverteringstesten, hvis
Kunden har kapacitet til det i sit system.
Software Innovation A/S | +45 45 58 88 88 | [email protected] | www.software-innovation.dk
360° Arkiv Service (SIAS)
Valideringsserveren kan køre som en service på en
eksisterende eller en dedikeret server.
De enkelte renderingsservere svarer til klientmaskiner, dvs.
er opbygget som en almindelig bruger-pc med Microsoft
Office, Acrobat Viewer og andet brugerprogrammel
installeret, som er nødvendigt for at kunne åbne og rendere
filerne.
360° Arkiv Service, understøtter drift på både fysiske og
virtuelle maskiner.
Forudsætninger
Inden 360° Arkiv service installeres og idriftsættes skal der
være taget stilling til en række forhold:
•
Hvilke kundespecifikke kriterier, der skal gælde for
opsætningen af 360° Arkiv service
•
•
Som standard leveres 3 rapporter:
•
Behandlingsresultat
Viser antal bevillinger, delvise bevillinger og afslag
fordelt på afdeling
•
Behandlingstid
Viser antal behandlinger fordelt på behandlingstid pr.
afdeling
•
Begrundelse for afslag
Viser oversigt over hvilken lovhjemmel der er anvendt
som begrundelse for afslag. Fordelt på afdeling.
Forudsætninger
360° aktindsigt er et særskilt licenseret modul, som kræver
360° 4.1 service pack 4 eller nyere.
Kundens ESDH-system skal være klar til installation af
360° Arkiv Service adaptor og database.
Tekstmæssige filtyper
Det skal afklares, hvordan 360° Arkiv Service kan
Tekstmæssige filtyper, der forekommer på
dokumenter/dokumentkort, og som skal konverteres til
godkendt afleveringsformat (TIFF format) er begrænset
til filer med følgende filefternavne:
installeres i Kundens IT-landskab, således at
performance for Kundens ESDH-system belastes
mindst muligt. Software Innovation rådgiver herom ud
fra generelle erfaringer.
•
Valideringsserver skal være oprettet med nødvendigt
programmel installeret. Minimum hardware krav er: 2
GHz CPU, 4 GB RAM, 50GB fri plads på harddisk.
•
En eller flere renderingsservere skal være oprettet med
nødvendigt programmel installeret. Minimum hardware
krav for hver server er de samme som for
Ikke-pakkeformat filer eller filer med indlejrede
filer:
DOC, DOT, DOCX, DOTX, RTF, DOCM, DOCXM,
ODT, ODG, WPD, WP, WPK, WPT, XLS, XLT, XLSX,
XLTX, XLSM, XLSXM, PPT, PPTX, PPS, PPTM,
PPTXM, POT, EML, MSG, OFT, VCF, PDF, HTM,
HTML, MHT, XPS, VSD, INI, LOG, TXT, URL, XML,
SQL, CSS, XSD, BMP, JPG, JPEG, GIF, PCX, PNG,
TIF og TIFF.
valideringsserveren.
Fil-pakkeformater: ZIP, RAR, EML, MSG og OFT.
•
Licens til 360° Arkiv Check
•
Licens til 360° Arkiv service
Der udpakkes alle filer fra de nævnte formater, men
Software Innovation garanterer kun, at de under (1)
anførte filtyper kan konverteres efter udpakning.
Software Innovation garanterer, at en lang række filtyper –
men ikke alle – kan konverteres til godkendt
afleveringsformat, se fakta-boksen nedenfor:
Rapportering
Behandling af aktindsigt er typisk et område i offentlig
forvaltning, som overvåges meget nøje, og hvor der ønskes
detaljeret statistik på hvorledes produktionen udvikler sig.
Derfor følger der i 360° aktindsigt et sæt af rapporter med,
som giver mulighed for let at skabe dette overblik.
Rapporter giver mulighed for både at se afdelingsspecifikke
statistikker og for den samlede virksomhed.
Filtyper for filer, der har filer indlejret:
RTF, DOC, DOT, DOCX, DOTX, DOCM og DOCXM.
Der udtrækkes alle filer fra de nævnte formater, men
Software Innovation garanterer kun, at de under (1)
anførte filtyper kan konverteres efter udtrækning.
Lyd- og videofiler
At lyd og video filer er begrænset til filer med følgende
filefternavne: MP3, WAV, WMA, WMV, MOV, MPG,
MPEG, MP4, AVI, FLV, SWF, ASF, WMF og 3GP.
Software Innovation A/S | +45 45 58 88 88 | [email protected] | www.software-innovation.dk