Software Innovation Arkiv Aflevering (SISA)
konverteringsmaskiner. Når ”Fabrikken” kører med
Software Innovation Arkiv Aflevering tager hånd
om alle aspekter af aflevering af elektroniske
arkiver til en arkivmyndighed efter den danske
arkivlov.
Danske statslige, kommunale, regionale og andre offentlige
myndigheder har ifølge arkivlovgivningen pligt til at aflevere
elektroniske arkivalier (elektroniske journaler og dokumenter)
til danske arkivmyndigheder.
Aflevering til arkivmyndigheden sker i form af en
afleveringsversion af de elektroniske arkivalier, som har
været anvendt i arkivperioden. De særlige krav til indhold,
struktur og formater i arkivlovgivningen skal sikre, at
arkivalierne også kan tilgås af historisk interesserede,
forskere m.fl. langt ude i fremtiden, hvor formater og
programmel,
som
har
været
anvendt
i
produktionsversionen, ikke længere findes.
Opbygning af en afleveringsversion af elektroniske arkivalier
kræver i høj grad erfaring og ekspertise, som de fleste
offentlige myndigheder ikke har ressourcer til at opbygge og
vedligeholde. Dels er det arbejdskrævende at få overblik og
samle alle trådene, så strukturen i afleveringsversionen
bliver korrekt, dels ligger der ofte et meget stort manuelt og
tidskrævende arbejde i at konvertere dokumenter fra et
stadigt stigende antal forskellige filformater til det format,
som kræves i arkivlovgivningen.
Hvad får Kunden med Software Innovations Arkiv
Aflevering (SISA)?
•
Stor ressourcebesparelse ved at overlade produktionen
af afleveringsversionen til en professionel aktør med
stor erfaring og ekspertise
•
Rådgivning fra Software Innovation til møde og dialog
med arkivmyndigheden
•
Sikkerhed for at afleveringsversionen overholder
kravene i arkivlovgivningen og arkivmyndighedens
afleveringsbestemmelse.
•
Sikkerhed for overholdelse af
topfart, er den med disse maskiner og SIAS
programmet (Software Innovation ArkivService) således
i stand til at konvertere ca. 250.000 dokumenter i
døgnet.
•
Sikkerhed for databeskyttelse. Software Innovation har
opbygget et miljø der er 100 % isoleret i forhold til
Software Innovations øvrige udviklings- og
produktionsmiljø. Arkivafleveringsmiljøet inklusive de
fysiske rammer er totalt afsondret fra Software
Innovations øvrige miljøer, hvilket sikrer beskyttelsen af
følsomme data samt tab af data. Miljøet og de fysiske
rammer er godkendt af Forsvaret.
Formålet med reglerne for arkivering af bevaringsværdige data fra offentlige myndigheders it-systemer
mv. er at sikre, at digitale arkivalier af væsentlig
historisk værdi bevares for eftertiden.
Statens Arkiver afgør fra hvilke offentlige it-systemer,
der skal bevares data for eftertiden. Data fra statslige
myndigheders it-systemer skal afleveres til Statens
Arkiver. Data fra kommuner og regioners it-systemer
skal Formålet med arkivering af bevaringsværdige data
fra afleveres til Statens Arkiver eller til et kommunalt
eller regionalt arkiv, oprettet i henhold til arkivloven.
Det
modtagende
arkiv
bestemmer,
hvordan
bekendtgørelsen skal implementeres på data fra det
enkelte it-system, og tester, om arkiveringsversionen
opfylder bekendtgørelsens krav.
Alle bevaringsværdige offentlige data skal arkiveres i et
bestemt format, så fremtidige konverteringer af data,
som er nødvendige for at sikre bevaringen, kan ske
efter en ensartet metode. Bevaringen skal sikre, at
arkivbrugerne også om 100 eller 500 år kan få adgang
til data skabt i de offentlige myndigheders it-systemer i
begyndelsen af det 21. århundrede.
tidsfrister. Tidsfaktoren er
afgørende ved arkivaflevering.
Software Innovations
”afleveringsfabrik” består af et
antal fysiske højtydende og teknisk avancerede
computere med stor kapacitet, der tilsammen
Det danske format for aflevering af arkiveringsversioner
er baseret på den relationelle databasemodel med
lagring af dataudtrækket i en xml-fil pr. tabel med
tilhørende xml-skemaer til beskrivelse/validering af
dataindholdet. Dokumenter skal konverteres til
arkivformatet og lagres selvstændigt.
håndterer en lang række virtuelle
Software Innovation A/S | +45 45 58 88 88 | [email protected] | www.software-innovation.dk
Software Innovation Arkiv Aflevering (SISA)
Forløbet af en SISA aflevering – Overblik
Forberedelsesfasen
Efter kontraktunderskrift og initiering af afle¬veringssagen
fra arkivmyndigheden foretager Software Innovation et 360°
ArkivCheck på Kundens system som et led i forberedelsen
af mødet med arkivmyndigheden.
Der afholdes derefter møde med arkivmyndigheden, som
udsteder en afleveringsbestemmelse.
Med 360° ArkivCheck trækkes en række nøgletal ud,
som afgør, hvor parate de lagrede informationer er i
forhold til at kunne blive afleveret til arkivmyndigheden.
Nøgletallene samles i en rapport, som blandt andet
viser:
•
Uafsluttede sager
•
Ikke journaliserede dokumenter
•
Udefinerede arkivkoder
•
Dokumenter pr. filtype
•
Dokumenter, som ikke umiddelbart kan
afleveres
Rapporten sendes til Kunden og arkivmyndigheden
inden mødet med arkivmyndigheden, hvor Software
Innovation og Kunden deltager.
Software Innovation A/S | +45 45 58 88 88 | [email protected] | www.software-innovation.dk
Software Innovation Arkiv Aflevering (SISA)
Produktions- og afleveringsfasen
Data flyttes fra Kunden til Software Innovation. Der
importeres en kopi af Kundens produktionsdatabase til brug
for opbygning af afleveringsversionen).
Uklarheder, eventuelle fejl og manglende
Software Innovation har specielt udviklet dette program til
produktion af arkivafleveringer for så vidt angår kvalitetssikring af metadata og konvertering af filer og dokumenter.
SIAS er således det program, som kører på ”afleveringsfabrikken”.
sammenhæng i datagrundlag genoprettes i
Indlæsning af tilrettede data
samarbejde med Kunden.
•
Kvalitetssikring af metadata
•
•
Software Innovation Arkiv Service SIAS
Data og struktur afgrænses og kontrolleres, så det
stemmer med kravene i den udstedte afleverings-
Filer, der er håndteret af Kunden til gyldigt afleveringsformat, placeres på rette sted i afleveringsversionen.
•
bestemmelse.
Udkast til liste udarbejdes over filer/dokumenter, der
ikke medtages i afleveringen, enten fordi de ikke er re-
Konvertering til TIFF-format
levante for afleveringen eller er umulige at håndteres.
TIFF formatet er det format, der kræves af arkivmyndigheden for aflevering af tekstbaserede filer/dokumenter. Filer/dokumenter, der ikke kan konverteres på grund af fejl,
korrupte filer, eller ukendt filformat, oprettes af Kunden i
samarbejde med Software Innovation.
Arkivmyndigheden træffer afgørelse om, hvorvidt listen
og begrundelsen for den kan godkendes.
Kvalitetssikring
•
Validering med Statens Arkivers testværktøjer (ADA).
Denne validering sikrer, at afleveringen overholder arkivlovgivningens tekniske krav til struktur og indhold.
Software Innovation A/S | +45 45 58 88 88 | [email protected] | www.software-innovation.dk
Software Innovation Arkiv Aflevering (SISA)
•
Kvalitetssikring og test af implementering (gennemgang
af leverance ved projektleder og konsulent) for at sikre
Tekstmæssige filtyper
at det afleverede overholder alle krav og formalia, såle-
Tekstmæssige
filtyper,
der
forekommer
på
dokumenter/dokumentkort, og som skal konverteres til
godkendt afleveringsformat (TIFF format) er begrænset
til filer med følgende filefternavne:
des at afleveringen kan blive accepteret af arkivmyndigheden.
Dokumentation
Ud fra kravene i afleveringsbestemmelsen udtrækker Software Innovation den nødvendige tekniske dokumentation
for afleveringsversionen, og indsamler øvrig dokumentation,
kontekstdokumentation og oversigter, som fremgår af afleveringsbestemmelsen).
Udarbejdelse af disk til arkivmyndigheden.
Hele afleveringen kopieres til en disk i det format, som arkivmyndigheden kræver til en elektronisk aflevering
Fremsendelse af data til arkivmyndigheden. Her sker den
fysiske aflevering.
(1) Ikke-pakkeformat filer eller filer med indlejrede filer:
DOC, DOT, DOCX , DOTX , RTF , DOCM , DOCXM ,
ODT , ODG , WPD , WP , WPK , WPT , XLS , XLT ,
XLSX , XLTX , XLSM , XLSXM , PPT , PPTX , PPS ,
PPTM , PPTXM , POT , EML , MSG , OFT , VCF , PDF
, HTM , HTML , MHT , XPS , VSD , INI , LOG , TXT ,
URL , XML , SQL , CSS , XSD , BMP , JPG , JPEG ,
GIF , PCX , PNG , TIF og TIFF.
(2) Fil-pakkeformater: ZIP, RAR, EML, MSG og OFT.
Der udpakkes alle filer fra de nævnte formater, men
Software Innovation garanterer kun, at de under (1)
anførte filtyper kan konverteres efter udpakning.
I denne fase håndterer Software Innovation eventuelle indsigelser fra arkivmyndigheden i forbindelse med behandling af
afleveringen.
(3) Filtyper for filer, der har filer indlejret: RTF, DOC,
DOT, DOCX, DOTX, DOCM og DOCXM. Der
udtrækkes alle filer fra de nævnte formater, men
Software Innovation garanterer kun, at de under (1)
anførte filtyper kan konverteres efter udtrækning.
Fælles for faserne
Lyd- og videofiler
Software Innovation varetager projektledelse og koordinering af opgaverne i afleveringen mellem Kunden og Software
Innovation. Derved sikres en rettidig og korrekt aflevering.
At lyd og video filer er begrænset til filer med følgende
filefternavne: MP3, WAV, WMA, WMV, MOV, MPG,
MPEG, MP4, AVI, FLV, SWF, ASF, WMF og 3GP.
Godkendelsesfasen
Forudsætninger
Udover Kundens aktive deltagelse med afklaring af faglige
spørgsmål og opretning af fejl, forudsætter et tilbud på
SISA-projekt en maksimal fejlrate på dokumenter og sager.
Derudover garanterer Software Innovation at en lang række
filtyper – men ikke alle – kan konverteres til godkendt afleveringsformat.
Software Innovation Arkiv aflevering SISA er et licensieret
modul, som tillige forudsætter licens til 360° ArkivCheck,
som har et selvstændigt produktblad.
Software Innovation A/S | +45 45 58 88 88 | [email protected] | www.software-innovation.dk