UC Effektiviseringsprogrammet
Projektgrundlag
Fælles UC Videoplatform
08-05-2014
Den fællesstatslige it-projektmodel, Digitaliseringsstyrelsen
Produkt: Projektgrundlag, ver. 27/8-2013
1 Stamdata
Stamdata
Projektnavn (forventet):
Beslutningsgrundlag for Fælles UC Videoplatform
Projektejer:
IT-chef Jan Gebhardt, UCC
Projekttype:
Effektivisering,
Udarbejdet (dato):
8. maj 2014
2 Projektbeskrivelse
[Udfyld nedenstående skema med oplysninger til det forventede projekt.]
Projektdata
Initiativtager til projektet:
IT-chef-gruppen
Beskrivelse af projektet/behovet:
Inden for uddannelsesverdenen taler man om et nyt vidensparadigme, hvor traditionelt tekstbaseret formidling bliver
remedieret til lyd og billede, og hvor fænomener som lecturecapturing, streamet undervisning, flipped classroom og
opgaveaflevering i form af video mm vinder frem i uddannelserne.
Alle UC’er har enten implementeret eller er i gang med at undersøge muligheder for etablering af platform til
opbevaring og afvikling af videofiler (repository). Der kan være knyttet diverse funktionaliteter til en videoplatform i
form af analytics, redigeringsfaciliteter, livestreamingmodul, lag til annoteringer ovenpå videoen (call of action) mm.
Samtidig er der forskellige grader af åbenhed/lukkethed i forbindelse med brug af videoplatformen. Fuld åbenhed,
delvis lukkethed med hemmelige links, passwordbeskyttelse, rettighedsstyret i forhold til AD mm.
Det er et udbredt ønske i sektoren, at en videoplatform er rettighedsstyret og integreret med LMS’et, således at
netop kun de deltagere, der har adgang til bestemte rum i LMS’et har adgang til de videoer, der er bestemt for
deltagerne i disse rum. Det er også et ønske, at rettighederne i videoplatformen nedarves fra LMS’et, så man sikrer
enkle workflows mht. upload og afvikling af videofilerne.
Der kan være en række fordele ved at etablere en fælles sektorvideoplatform:



Økonomi og stordriftsfordele.
De enkelte professionshøjskoler kan være trygge ved en løsning, der er valideret af en bred kreds.
En fælles leverandør vil i kraft af den store volumen være tunet ind på professionshøjskolesektoren og vil
kunne udvikle ekspertise på området og vil kunne foreslå nye funktionaliteter, tilpasninger mm.
Der vil være stor mulighed for udveksling af best practise.
·
Der kan umiddelbart også peges på nogle barrierer:





Nogle har allerede implementeret en platform
Muligheden for at skifte leverandør eller teknologibliver besværliggjort
Tiden løber fra løsningen
Videoplatformen skal integreres med forskellige LMS’er
Ønsket om rettighedsstyrede lukkede rum, svækker ideen om en fælles platform
Forventet formål for projektet:
Dette projekt har til formål at afdække forudsætninger, forventninger og behov for en fælles videoplatform for alle
UC’er således, at der kan træffes beslutning om hvorvidt, der skal initieres et sådant fælles videoplatformsprojekt.
Der er således tale om et projektforberedende arbejde eller et præ-projekt.
Tværsektoriel videoplatform
Forventede leverancer i projektet:
Afdækning af økonomi samt fordele og ulemper, der kan være ved etablering af en fælles videoplatform for alle
UC’er subsidiært en framework-aftale med lokale platforme fra samme leverandør. Projektets leverance er
tilvejebringelse af beslutningsgrundlag indeholdende:










Projektfremgangsmåde
Rollebeskrivelser
Projektorganisation
Status på videoplatforme på de enkelte professionshøjskoler
Krav og forventninger til en videoplatform.
Markedsoverflyvning og muligheder
Beskrivelse af slutprodukt
Drifts- og anskaffelsesscenarier (fælles anskaffelse og/eller fælles drift)
Udkast til businesscase
Beslutningsoplæg
Forventet effekt af projektet:
Tilvejebringelse af fyldestgørende beslutningsgrundlag
Afhængigheder og forudsætninger:
Afhængigheder og forudsætninger afdækkes i præ-projektet, herunder sammenhænge til LMS.
Afgræsninger:
Projektet omfatter platform udelukkende til opbevaring og afvikling af videofiltyper (evt også lydfiler).
Målgruppe og interessenter:
Alle ansatte og studerende i professionshøjskolesektoren
Grænseflader:
UC’ernes LMS’er eller anden infrastruktur den fælles videoplatforme skal mappe op imod.
3 Overordnet business case
[Udfyld nedenstående overordnede business case. Findes der andre, væsentlige udgifter eller
gevinster end de nedenfor anførte, påføres disse skemaet for udgifter, startende 1 år efter
projektets ibrugtagning (år 1). Statens business case for projektet kan vedlægges i stedet,
hvis denne er udarbejdet.]
Tværsektoriel videoplatform
Business case
Samlede projektudgifter, estimeret:
Værdi, mio. kr.
0,4
0,1
Personaleudgifter og lønninger
Eksterne konsulenter (inkl. konsulenter til udvikling og lign.)
Udstyr (HW, og lign.)
Licenser
Services og ydelser (udv. miljø, leasing, etc.)
Andre direkte projektomkostninger
Projektudgifter, i alt
0,5
Gevinst, estimeret:
År 1
År 2
År 3
År 4
År 5
År 6
År 7
År 8
Værdi, mio. kr.
I ALT
1. Udgifter, hvis projektet ikke
gennemføres (0-scenarie):
1a. Driftsudgifter
1b. Øvrige udgifter
1c. 0-scenarie, udgifter total
2. Udgifter, eksl. projektudgifter,
hvis projektet gennemføres
2a. Driftsudgifter
2b. Øvrige udgifter
2c. 1-scenarie, udgifter total
3. Brutto gevinster (1c – 2c)
4. Samlet nettogevinst (bruttogevinst i alt – projektudgifter i alt)
Forudsætninger:
For at kunne opstille en businesscase, skal der indhentes oversigt over partnerinstitutionernes omkostninger ved
nuværende videoplatformsløsninger samt indhentes tilbud fra leverandører på en samlet løsning mm. I dette præprojekt udarbejdes udkast til businesscase (jvf Prince2).
Desuden skal driftsscenariet afklares
Finansiering:
[Angiv kilde til forventet finansiering. Angiv også, hvis dette er uafklaret.]
4 Organisering
[Beskriv hvor det er kendt/fastlagt, organiseringen for projektet. Som minimum skal
styregruppeformand/projektejer udpeges.]
Rolle/gruppe
Navn og enhed på deltagere
Projektejer/styregruppeformand:
Jan Gebhardt
Projektleder
Svend Rossen
Projektgruppe
En medarbejder fra hver partnerinstitution
Styregruppemedlemmer
Indsatsprogramstyregruppen
Referencegruppe
Slutbrugergruppe
Ekstern leverandør
Alle ansatte og studerende på professionshøjskolerne
Ingen pt. – skal i udbud
Tværsektoriel videoplatform
5 Tidsplan og ressourcer
[Skitser tidsplanen for projektet, opgjort på faser. Skitser det forventede ressourcetræk. Er
det ikke muligt at opgøre ressourcer på faser, opgøres det pr. enhed for projektet totalt set.]
Tidsplan
Nr. Fase
Konstituering af projektgruppe
1
Startdato
01-06-2014
Slutdato
01-07-2014
% af budget
5
Indsamling og analyse af data
vedr UC’ernes forudsætninger,
status, behov, krav, forventninger
og erfaringer
Markedsoverflyvning og
begyndende screening af
leverandører og produkter
Udarbejdelse af udkast til
businesscase
Slutproduktbeskrivelse
01-09-2014
01-12-2014
25
01-12-2014
01-02-2014
25
01-02-2014
01-04-2014
15
01-02-2014
01-04-2014
10
01-04-2014
01-05-2014
6
7
Beskrivelse af
projektfremgangsmåde
Rollebeskrivelser
01-04-2014
01-05-2014
2
8
Forslag til projektorganisation
01-04-2014
01-05-2014
2
9
Beslutningsoplæg
01-04-2014
01-05-2014
10
2
3
4
5
6
6 Overtagelseskriterier
[List de overordnede væsentligste kriterier for, at projektets løsning kan overtages af
forretning og drift.]
Overtagelseskriterium
Det skal besluttes, om der
skal
være
en
fælles
driftsorganisation
Beskrivelse
Forventes overdraget til
Det skal præciseres hvilke
arbejdsopgaver, ansvar og økonomiske
forpligtelser en evt driftsorganisationen
skal have
Det skal afklares hvem, der evt skal
have ansvaret for den daglige drift.
(Sekretariatet, en af partnerne,
partnerne hver især)
Risici
[List væsentligste risici i projektet, angiv gerne forventet sandsynlighed og konsekvens af
risikoen, hvis muligt.]
Område
Risici
Forretningsmæssige forhold:
Projektets tilrettelæggelse:
Markedsafklaring og teknisk løsning:
At de allokerede projektdeltagere ikke har tid i projektets faser
At de indsamlede data fra partnerinstitutionerne ikke er fyldestgørende
At de indsamlede data fra markedsoverflyvningen ikke er fyldestgørende
Interessenter:
Slutbrugere og slutprodukt:
7 Revisionshistorik
Revisionsdato
Version
Tværsektoriel videoplatform
Ændringer
Ændringer markeret?
Forfatter
08-05-2014
1.0
Svend Rossen
8 Bilag
[Indsæt liste over eventuelle separate bilag, der vedlægges. Fx business case, hvis denne er
udarbejdet.].
Tværsektoriel videoplatform