CASE : Økonomistyrelsen
Implementering af Focal Point
Et samlingspunkt for al projektinformation og en bedre,
hurtigere prioritering af vores projekter.”
HENRIK JEBERG,
IT- DIREKTØR
RESUME
Focal Point benyttes i dag i hele
Økonomistyrelsen. En fælles
projektmodel er implementeret og
understøtter såvel projektledere
som projektdeltagere.
Sådan karakteriserer IT-Direktør Henrik Jeberg erfaringerne med Focal Point. Økonomistyrelsen har haft stor succes med at benytte informationssystemet, der giver et
godt overblik over projekter og beslutningsprocesser i organisationen.
Situationen før Focal Point
”Det er afgørende at foretage en rationel prioritering af projekter, før de sættes
i gang. Tidligere var ikke utænkeligt, at havde man en god projektidé, der kom
Udover prioritering af projekter
anvendes Focal Point til:
• Statusrapportering
• Styring af milepæle
• Succeskriterier
• Budgetopfølgning
sidst på året, og så var budgettet brugt. Der var behov for en mere systematisk
prioritering af midlerne,” forklarer Henrik Jeberg.
Udover ønsket om mere systematik i prioriteringen af projekter var der behov
for en digitalisering af projektorganisationen:
●
For mange statiske informationskilder (regneark, e-mails)
●
For mange manuelle opgaver for projektkontoret
●
Tidskrævende at indsamle projektoverblik
Arbejdsgange og informationer skulle samles et sted, hvor alle kunne opdatere og få overblik.
Livet lettere for ledelse og medarbejderne
Med Focal Point har Økonomistyrelsen fået en fælles portal, der understøtter
hele projektmodellen, og det har medført en væsentlig lettelse af arbejdsbyrden.
Før implementeringen foregik prioritering typisk ved, at direktionen satte sig
sammen og kiggede på pipeline og diskuterede de forskellige projekter uden en
klar, fælles forståelse for konsekvenser af til- og fravalg i porteføljen.
Ligeledes var det for projektkontoret en tidskrævende opgave at skabe projekt-
overblik.
Tidligere skulle projektlederne rapportere om projektets status per e-mail, som
projektkontoret opsamlede for derefter at levere en række regneark og dokumenter til direktionen.
Direktionen har haft stor glæde af et samlet overblik, der
tidligere kunne være svært at fremskaffe og meget tidskrævende. Når det går stærkt, og man har mange projekter i luften, er det vigtigt, at man på ethvert tidspunkt
kan gå ind og tjekke projektets status,” siger Henrik
Jeberg og peger på, at information også kan tilgås hjemmefra eller i lufthavnen, da systemet er webbaseret”.
HENRIK JEBERG,
IT- DIREKTØR
ØKONOMISTYRELSEN
Focal Point har effektivt sat en stopper for den slags dobbeltarbejde – nu rap-
Styrelsen har som mission at fremme god
økonomistyring og effektivitet i den offentlige sektor.
og opdaterede.
porterer projektledere direkte i Focal Point, og overblik er altid tilgængelige
Økonomistyrelsen fremhæver Focal Points prioriteringsfunktionalitet. Sandsyn-
Økonomistyrelsen er en af statens største
IT-organisationer og har blandt andet stået
for Navision Stat, eFakturering og NemKonto. Økonomistyrelsen er en del af
Finansministeriet.
ligheden for, at alle informationer er tilgængelige, gør det nemmere at træffe
Vandt i 2005 prisen for EU’s bedste offentlige europæiske digitaliseringsprojekt
i kategorien “Transformation - Government
Readiness”.
”Livet for projektlederne er blevet lettere, og den hurtige og effektive proces
de rigtige beslutninger. Derfor handler det ikke længere om at være den bedste
sælger, men om at have det bedste projekt.
Smertefri implementering
med introduktionen til organisationens medlemmer blev af langt største-
parten oplevet som en smertefri indkøring,” siger Henrik Jeberg.
Efter en ganske kort introduktionsperiode var medarbejdernes tilbagemeldinger overvældende positive. Focal Point kan nu anvendes som et kommunika-
tionsværktøj mellem projektleder, projektdeltagere og andre med en interesse i
projektets fremdrift. øget motivation hos de enkelte projektledere, idet projekter
DECISION FOCUS
Decision Focus implementerer løsninger
til projektporteføljestyring. Vi er eksperter
i Focal Point og hjælper flere af Danmarks
største virksomheder og organisationer
med at skabe overblik og prioritere med
Focal Point. Vi leverer stærke og simple løsninger, som
tilpasses kundens eksisterende projektmodeller.
ikke risikerer at blive ’glemt’.
Valget af Focal Point
Økonomistyrelsens valg faldt på Focal Point af flere grunde.
En simplere og hurtigere metode til prioritering
●
●
Understøttelse af Økonomistyrelsens projektmodel
●
Høj brugervenlighed
●
Hurtig implementering
●
Begrænset indsats fra organisationen
Alternative værktøjer blev vurderet som store og tunge og rettet mod lang-
varige og økonomisk omfattende projekter. Økonomistyrelsens projekter er
kendetegnet ved færre projektdeltagere og kortere tidshorisonter.
Derfor er ledelsen været mere end tilfredse med valget af Focal Point, det giver
medarbejderne mere frihed, bedre beslutningsprocesser og mere systematik.
Der har været god sparring på løsninger og resultater,
hvor vi i fællesskab har skabt noget, der er anderledes og
særdeles spændende. Vi har mødt et meget strømlinet og
professionelt arbejde”.
HENRIK JEBERG,
IT- DIREKTØR
Positivt samarbejde med Decision Focus
Økonomistyrelsen har været meget tilfredse med Decision Focus som implementeringspartner. Dialogen har været god, og Økonomistyrelsen har fået hurtige svar
på spørgsmål, og er fuldt ud tilfredse med Decision Focus’ synlighed
gennem hele processen.
Yderligere oplysninger
Hvis du vil vide mere om IBM-software, kan du kontakte
IBM’s repræsentant eller gå ind på: ibm.com
Hvis du vil vide mere om Focal Point og løsningerne fra
Decision Focus, kan du gå ind på: decisionfocus.dk
FOCAL POINT
Focal Point fra IBM er en simpel løsning
til projektporteføljestyring. Focal Point er
100% webbaseret, brugervenlig, let at konfigurere og kræver et minimum af træning. Løsningen erstatter det kaos af e-mails, dokumenter og regneark, som mange oplever,
med en overskuelig og kundetilpasset
portal.
• Tilpas porteføljen til jeres strategi
• Prioritér jeres projekter hurtigt og
effektivt
• Saml og del al projektinformation
ét sted
• Skab overblik over porteføljen på
sekunder
• Tilpas og træk rapporter øjeblikkeligt
IBM
IBM udvikler Focal Point og er førende
global leverandør inden for automatisering og understøttelse af processer i hele
virksomheden. Læs mere om IBM og samarbejdet med
Decision Focus på decisionfocus.dk
KONTAKT
Bregnerødvej 144
DK – 3460 Birkerød
P: +45 3696 7774
M: [email protected]
W: decisionfocus.dk