1. No category

Kundecase:
Staten
Ny digital tidsalder for administrative processer i
Staten
RejsUd - Økonomistyrelsens nye rejseafregningssystem – er ét af de
initiativer, Økonomistyrelsen har sat i søen for at bringe de administrative
processer i Staten ind i den digitale tidsalder. Systemet er et led i et stort
fælles løft af service, effektivisering og standarder for hele Staten.
Kunde
Navn
Økonomistyrelsen
Sektor / industri
Økonomistyrelsen, der er en del af Finansministeriet, har til opgave at understøtte og
udvikle de administrative processer i hele
staten. Deres kunder er 155 ud af statens i alt
176 ministerier og styrelser, samt 250 selvejende institutioner (universiteter, skoler, mv.).
Økonomistyrelsens opgave er, at sikre effektivitet og god økonomistyring i statens institutioner.
Som et led i regeringens effektiviseringsplan
vedtog man i 2007, at den statslige administration skulle effektiviseres gennem et tværministerielt samarbejde om at løse de administrative opgaver. Statens ønske var at
frigøre ressourcer fra administration til direkte
borgerkontakt. Det var startskuddet til Økonomistyrelsens Økonomiservicecenter (ØSC) i
2008, der fik til opgave at standardisere,
digitalisere og samle de administrative opgaver. Målet er, at effektivisere administrationen, hvor man skeler til de betydelige effektiviseringsgevinster på mellem 11 og 40
procent private virksomheder har opnået med
at skabe administrative fællesskaber. For ikke
at nævne de væsentlige forbedringer af
kvalitet, service og gennemsigtighed.
En ordentlig mundfuld
Der er en masse fordele at hente i et automatiseret og digitaliseret rejseafregningssystem.
For det første bygger systemet på bedste
praksis - som alle Basware’s systemer gør hvilket optimerer processerne for rejseafregning. Tidskrævende og ensartede manuelle
rutiner erstattes af automatiserede, digitaliserede processer, der gør processen langt
hurtigere og dermed billigere.
Samtidig bliver kvaliteten bedre, da fejlprocenten minimeres kraftigt. Generelt regner
man med, at en traditionel rejseafregning
koster 150 kr. per styk og med 90.000 til
110.000 årlige rejser, er der mange penge at
spare for Økonomistyrelsens kunder i betragtning af, at en typisk Basware kunde oplever en besparelse på to-trediedele.
Implementering, der kan tage
vejret fra de fleste
Ida Wollenberg Juul, der er Økonomistyrelsens
projektleder på RejsUd og med til at implementere det nye rejseafregningssystem i de
155 styrelser og 250 institutioner fortæller:
”
Vi havde brug for et system, der kunne
standardisere og digitalisere processerne for rejseafregning. Det er selvfølgelig en proces med sine udfordringer, når
man på basis af ét system skal imødegå
op til 405 forskellige måder at håndtere
rejseafregning på. Vi stod med kunder
som allerede havde etablerede rejseafregningsløsninger, mens andre havde
hjemmelavede manuelle løsninger. En
meget broget samling af løsninger.”
Med Baswares rejseafregningssystem fandt
man en løsning, der på den ene side kunne
standardisere arbejdsgangene og samtidig
imødekomme individuelle løsninger på rejseafregning.
For at imødekomme behovet for individuelle
løsninger i ét system, har Basware valgt at
arbejde tæt sammen med Økonomistyrelsens
kunder én for én.
Offentlig
Placering
Danmark
Antal brugere
60.000 brugere fordelt
på 155 ministerier og
styrelser, samt 250
selvejende institutioner
(universiteter, skoler,
m.v.).
Udfordringen
RejsUd er den ene del af
en firetrinsraket, der skal
bringe Økonomistyrelsen
og dens kunder ind i den
digitale tidsalder
Krav til et fleksibelt
standardsystem, der kan
imødegå specifikke krav
fra de enkelte kunder i
Økonomistyrelsen
Antallet af årsværk brugt
på opgaver vedr. rejseafregning skulle halveres,
høje krav om driftssikkerhed og implementeringshastighed
Systemet skulle kunne
integreres med Navision
Stat og Økonomistyrelsens interne rapporteringssystem
Rejsen
Fase 1: Standardisere og
digitalisere administration af rejseafregning
Økonomistyrelsens kunder
er institutioner med alt fra
59 til 1500 ansatte. Hver
af de 155 styrelser og 250
selvejende institutioner
har hver deres rejseafregningssystem. Systemerne
er alt fra manuelle papirbaserede selvopfundne
processer over til allerede
eksisterende løsninger.
Ved at digitalisere processerne forventer Økonomistyrelsen at kunne spare
to-trediedele af tid og
penge brugt på rejseafregning væk.
”Vi har sammen med Økonomistyrelsen udarbejdet en bedste praksis for selve implementeringen. Med hver ny kunde, der skal overgå
til RejsUd, afholder vi en workshop, hvor vi
afdækker de specifikke ønsker. Herefter afholder vi kursuspakker i to niveauer, alt efter
om de nye brugere skal være superbrugere
eller administratorer. Meget af undervisningen
bygger på sidemandsoplæring, hvilket vi har
rigtig gode erfaringer med,” forklarer Basware’s Key Account Manager Henrik Sjøqvist.
Nu skulle man måske tro, at denne form for
implementering er meget langvarig. ”Vi har 23
måneder til at gennemføre hele projektet. Lige
nu er vi halvvejs,” siger Henrik, som forventer,
at ØSC-delen af implementeringen er afsluttet
medio 2011.
Overraskende brugervenligt
Enhver, der har arbejdet med implementering
af nye systemer ved, hvor vigtig modtagelsen
ude hos brugerne er. Et faktum Økonomistyrelsen også er helt på det rene med.
Brugerne skal opleve systemet som intuitivt og
lettilgængeligt. Det skal simpelthen være nemt
at foretage sin rejseafregning efter endt rejse.
Én af disse kunder er Fødevareministeriets
Departement, hvor regnskabschef Eyvind
Nygaard fortæller om forløbet:
”
For at sikre, at systemet blev skræddersyet til netop vores behov afholdt
vores tre superbrugere, Basware og
Økonomistyrelsen en workshop, hvor vi
gik alle muligheder og processer igennem.
Vi har nu et system, der passer rigtig godt
til os, og hvor vi fx selv kan gå ind og lave
ændringer i de bagvedliggende konteringer. Vores brugere møder nu et intuitivt system, hvor de slipper for at tage
stilling til en masse poster, vores gamle
system tvang dem igennem.”
Efter selve implementeringen skulle departementets 150 medarbejdere, fordelt på tre
afdelinger, lære systemet at kende. ”Systemet
er så nemt, at vi, efter et afdelingsmøde hvor
vi viste systemet, bare har givet folk et password, så de selv kan afprøve det. Har de
spørgsmål, kommer de bare til os, og vi hjælper dem videre. Det går stille og roligt,”
forklarer Eyvind, og fortsætter: ”Vi får rigtig
gode tilbagemeldinger fra folk. De har fået et
meget bedre overblik over processen i en
rejseafregning, fordi systemet holder øje med
status på afregningen, og hvad der mangler.”
Tidligere havde departementet store problemer med fysisk at håndtere de mange bilag.
”Nu da alle bilag scannes ind i systemet, slipper
vi endelig for bon’er, der flyver rundt i lokalet,”
siger Eyvind leende.
Ida Wollenberg Juul,
Projektleder RejsUd, Økonomistyrelsen
Fase 2: Overføre frigjorte
ressourcer fra administration til direkte borgerservice
Ved at indføre bedste
praksis i rejseafregning
kunne Økonomistyrelsens
kunder frigøre mange
ressourcer hidtil bundet på
uhensigtsmæssige rutiner
og processer. Der forventes en årlig besparelse på
16 millioner kroner, som
overføres til direkte
borgerservice.
Fase 3: Hurtig implementering kritisk for medarbejdernes accept og brug
af nyt system
Udrulning af RejsUd til 155
kunder på under 23
måneder, inklusiv uddannelse af brugerne, kræver
et fast blik på bolden.
RejsUd bliver ikke alene
accepteret, men brugerne
kan hurtigt se, at systemet
er meget brugervenligt og
ofte langt smartere end
deres gamle system.
Fase 4: Netværk til
vidensdeling
Økonomistyrelsen har
oprettet et internt
netværk til brugerne af
RejsUd. Tidligere sad man
fra centralt hold og
besvarede forespørgslerne
enkeltvis. I dag sparrer
brugerne med hinanden,
hvilket giver brugerne et
meget større ejerskab af
RejsUd systemet.
Bedste praksis og automatisering
giver mange fordele
Der er mange fordele at høste ved at følge
bedste praksis på rejseafregningsområdet. Én
af disse er kontrolprocessen.
”
Tidligere gik en rejseafregning fra
medarbejderen til chefen og så videre
til kontrollanten. Var der fejl, røg den
tilbage til medarbejderen via chefen. Vi
har nu fået ændret arbejdsgangen, så
afregningen går direkte fra medarbejder
til kontrollant og først til godkendelse hos
chefen, når den er i orden. Vi er alle glade
for den arbejdsgang, fordi det sparer os
en masse tid,”
Basware løsning
”
Som offentlig virksomhed skal vi også
leve op til krav om gennemsigtighed.
Det hænder, at vi bliver mødt med forlangender om aktindsigt, fx. har ministeriernes rejseomkostninger igennem
længere tid haft mediernes bevågenhed.
Vores nye rejseafregningssystem gør, at
vi nemt og hurtigt kan finde alle relevante
informationer, hvilket gør, at vi nemmere
kan leve op til de forskellige krav, der er til
en sag om aktindsigt,”
Basware Travel &
Expense Management
Løsningen integreres med
de forskellige systemer til
rejsebureau, kreditkort,
Økonomistyrelsens interne
rapporteringssystem
(ØS-LDV), og via Navision
Stat til NemKonto, Skat og
eIndkomst.
forklarer Ida Wollenberg Juul fra Økonomistyrelsen.
siger Eyvind, og fortsætter:
”Det bedste er måske nok, at systemet er
webbaseret, og det giver en helt anden driftssikkerhed end vores gamle system, hvor vi tit
oplevede driftsstop – nogle gange i flere dage.”
Succeskriterier, der er til at tage
og føle på
I dag bruger staten 43 årsværk udelukkende
på opgaver vedrørende rejseadministration.
Når samtlige styrelser og institutioner er
overgået til det nye system, regner man med
at kunne skære over halvdelen væk, så man
kun bruger 21 årsværk. I monetære termer
regner man med årlige besparelser på 16
millioner kroner. Ud over de store besparelser
er der kommet en forbedret dokumentation og
styrbarhed ind i kraft af, at administrationen
standardiseres og måles mere systematisk.
RejsUd – prisvindende løsning
I foråret 2010 vandt RejsUd Digitaliseringsprisen. I begrundelsen står der: ”RejsUd illustrerer
hvordan digitalisering koblet sammen med en gennemtænkt standardisering af processer, der
tidligere var meget fragmenterede og uensartede, kan give store forretningsmæssige
besparelser. Både Basware og Økonomistyrelsen er meget stolte af prisen. ”Det er jo et klap på
skulderen, der virkelig betyder noget, og som gør, at man ranker ryggen lidt mere endnu,” siger
Henrik Sjøqvist fra Basware og Ida Wollenberg Juul fra Økonomistyrelsen samstemmigt.
Basware er førende global leverandør af softwareløsninger til styring af økonomiske processer.
Løsningerne bruges af mere end 1.000.000 brugere i over 60 lande og Baswares Open Network for efakturering og indkøb forbinder i dag mere end 320.000 virksomheder globalt. Basware leverer løsninger,
der reducerer omkostninger ifm. indkøb og betaling af varer og services og samtidig skaber fuld gennemsigtighed og kontrol med processerne ved at automatisere dem. Løsningerne kan både implementeres lokalt
i virksomheden eller som en cloud baseret SaaS løsning, og sælges i Europa, USA og Asien via egne kontorer eller partnere. Basware blev grundlagt i 1985 og er noteret på Børsen i Helsinki.
Se mere på www.basware.dk
Basware A/S | Generatorvej 8D, 2 sal |DK - 2730 Herlev, Danmark | Tlf. +45 70 22 99 55| [email protected]
www.basware.dk
© Copyright 2011
Basware Corporation
www.basware.dk
© Copyright 2011
Basware Corporation
Basware A/S
Generatorvej 8D, 2 sal
DK - 2730 Herlev, Danmark
Tlf. +45 70 22 99 55
[email protected]