1. No category

2012
Adra Match Accounts
Brugermanual AMA version 14
Denne manual indeholder guides og beskrivelser af funktioner.
Adra Match
2012
Indhold
Guide Adra Match Accounts.................................................................................................................... 3
Forberedelse........................................................................................................................................ 3
Daglige arbejdsgange .......................................................................................................................... 3
At logge ind.......................................................................................................................................... 3
Ændre Password .................................................................................................................................. 4
Velkommen-fanen ............................................................................................................................... 5
Opsæt konto og kontogrupper ............................................................................................................ 5
Indtast start saldo ............................................................................................................................ 9
Tilføj Workflow indstillinger .......................................................................................................... 10
Importer ............................................................................................................................................ 12
Tilføje brugerdefineret import ...................................................................................................... 15
XML-import.................................................................................................................................... 15
Indstillinger .................................................................................................................................... 16
Kolonner ........................................................................................................................................ 18
Valgfrie felter ................................................................................................................................. 18
Filer og mapper ................................................................................................................................. 19
Import ................................................................................................................................................ 20
Kontrol af saldo efter import ......................................................................................................... 21
Import Wizard ................................................................................................................................... 22
Automatisk afstemning ..................................................................................................................... 30
Scheduled Automatisk Afstemning ................................................................................................... 32
Manuel afstemning ........................................................................................................................... 34
Nyttige tips .................................................................................................................................... 36
Afstem med difference .................................................................................................................. 42
Afstemte transaktioner ..................................................................................................................... 44
Periodeafslutning – at arbejde med Workflow ................................................................................. 47
Rapporter .......................................................................................................................................... 49
Vis historiske data ......................................................................................................................... 51
Indhold i rapporterne .................................................................................................................... 51
Specialtilpassede rapporter............................................................................................................... 52
Tilføje en specialtilpasset rapport ................................................................................................. 52
Workflow ........................................................................................................................................... 54
Administration ................................................................................................................................... 56
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 1
Tilføjrel eller ændre klienter.......................................................................................................... 56
Tilføj eller ændre brugere.............................................................................................................. 57
Brugerrettigheder og Roller .............................................................................................................. 57
Single Sign-On ................................................................................................................................ 60
Tilføje eller ændre oplysninger om selskabet .............................................................................. 60
Tilføje eller ændre produktnøgle .................................................................................................. 60
Tage sikkerhedskopi, indlæse sikkerhedskopi................................................................................... 61
Lave sikkerhedskopi....................................................................................................................... 61
Indlæs sikkerhedskopi ................................................................................................................... 61
Indstillinger for Manuel afstemning .................................................................................................. 62
Fortryd import og afstemning ........................................................................................................... 64
Manuel registrering af poster ........................................................................................................... 66
Rutiner for automatisk afstemning ................................................................................................... 68
Afstemningstype Afansert afstemning .......................................................................................... 68
Afstem med Afvigelse eller Split .................................................................................................... 73
Anbefalede rutiner efter import ....................................................................................................... 75
Databerigelse med Regular Expressions (Find information og erstat med nyt/andet) ................ 75
Kort opsummering......................................................................................................................... 77
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 2
Guide Adra Match Accounts
I denne manual bruger vi primært en bankafstemning til at illustrere funktionalitet, derfor refererer
vi til fødesystemerne som ERP og Bank. Herunder vil vi gennemgå arbejdsgangen med programmet.
Forberedelse
-
Exportér en fil med samtlige posteringer fra dit finanssystem (herefter refereret til som
"ERP"). Filen skal være i tekstformat (det vil sige f.eks. tabulatorsepareret, eller fast
afgrænset). Filen må gerne indeholde poster fra flere forskellige konti. Er en konto
ikke oprettet i Adra Match Accounts (AMA), vil posterne tilhørende denne ikke blive
importeret.
o
o
-
Laf en folder på et netværksdrev, hvor du kan gemme filerne. Laf en folder til
hvert fødesystem, og sørg for at samtlige brugere af AMA har adgang til
denne. F.eks. G:\AMA\ERP\
Laf også en backup folder, hvortil AMA vil flytte filerne, når de er blevet
importeret. F.eks. G:\AMA\ERP\Backup
Log på din netbank og download en tekstfil med posteringer.
o
o
o
Kontakt din bank for at få nærmere instruktioner vedrørende dette. De fleste
banker har en muligthed for at hente posteringer online, evt. gennem en
bankappligation.
Laf en folder på et netværksdrev, hvor du kan gemme filerne, f.eks.
G:\AMA\Bank
Laf også en backup folder, hvortil AMA vil flytte filerne, når de er blevet
importeret. F.eks. G:\AMA\Bank\Backup
Daglige arbejdsgange
-
Download text filen (kontoposteringer) fra dit ERP system
Download text filen (kontoposteringer) fra din bank
Log ind i Adra Match Accounts
Importer filerne fra dit ERP system and bank ind i Adra Match Accounts
Verificer at saldoen efter import i AMA stemmer overens med de tilsvarende saldi i
bank- & ERP systemerne.
Kør den automatiske afstemning
Håndter undtagelser manuelt
Vælg og udskriv rapporter.
At logge ind
Start programmet ved at dobbeltklikke på ikonet på skrivebordet. Log ind med det brugernafn
& password du er blevet tildelt.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 3
Ændre Password
For at ændre password, sættes flueben ved Change Password. Herefter vil vinduet blive udvidet til at
se ud som herunder. Indtast dit nye password for at, og vælg Login.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 4
Velkommen-fanen
Når du er logget ind, viser Adra Match Accounts en velkomstside, hvorpå man kan få et
hurtigt overblik over de enkelte kontogrupper (afstemninger) i hver Klient. Klienter kan
benyttes til at afgrænse adgang til kontogrupper, f.eks. på tværs af afdelinger eller
virksomheder.
Vælg i øverste højre hjørne hvilken Klient du vil se kontogrupperne på, og siden opdateres
automatisk.
Opsæt konto og kontogrupper
Før du kan bruge programmet, skal der oprettes kontogrupper og konti i Adra Match
Accounts.
I vinduet Opsæt konto og kontogrupper kan tilføje, ændre og fjerne både konti og
kontogrupper. Det er også her man opsætter startsaldi, indtaster åbne poster eller sågar
sletter transaktioner på en kontogruppe.
Vælg Funktioner → Opsæt konto og kontogrupper.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 5
Klik ny, indtast et navn på din kontogruppe. Dette er som regel navnet på afstemningen,
f.eks. Bankafstemning. Efter du har valgt navnet, klik gem.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 6
Gå derefter over på den anden fane, Kontoindstillinger. Klik ny, og indtast kontonummeret.
Hvis du sætter flueben i Interim, er det muligt at automatisk afstemme debit/kredit-poster
inden for den samme konto. Dette bruges til at afstemme kontogrupper, hvor der kun er en
konto, eller evt. fejlposteringer. Det er også muligt at sætte flueben i Unik. Gør man det,
indikerer man at kontonummeret er unikt i hele systemet (på tværs af Klienter). Med Unik
tilvalgt, er det muligt at indlæse i Engagement modus. Dermed kan man indlæse på tværs af
klienter til disse konti. Bemærk at det stadig er muligt at indlæse til flere konti fra en fil,
selvom man ikke vælger denne funktion.
Til sidst klikkes gem.
Det er vigtigt at kontonummeret oprettes nøjagtigt som det står i filen fra fødesystemet. Har
man lavet en fejl, kan man gå ind på kontonummeret og rette det til.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 7
Klik nu tilbage på fanen kontogruppe. Nu kan du tilføje de nyoprettede konti til kontogruppen
du oprettede tidligere. Marker en konto fra vinduet Tilgængelige konti, og med den blå pil
klikkes kontoen op på den ene side i kontogruppen. Gør dette for samtlige konti der skal
tilknyttes (det er muligt at have flere konti på en side af en afstemning), og vælg Gem til
sidst.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 8
Indtast start saldo
Klik på Indtast start saldo på fanen Kontogruppe. Indtast start saldi på den måned/periode
hvor du vil starte afstemningen. Husk at vende fortegnerne på bankkontoen. Dette er
nødvendigt, fordi det ellers ikke er matematisk muligt at afstemme posterne.
Klik herefter Næste.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 9
Her indtastes de åbne poster på ERP og Bank. Igen skal fortegnerne på bankposterne have
vendt deres fortegn. Alle poster skal have et referencenummer og dato. Husk også at vælge
den korrekte konto. Når Summen af de åbne poster til registrering er 0, kan der klikkes på
Næste.
Tilføj Workflow indstillinger
Vælg først den korrekte kontogruppe, og sæt så flueben i "Brug workflow på denne
kontogruppe".
For at benytte workflow, skal der først være tilknyttet Ejere og Godkendere. Det er også
nødvendigt at vælge en startperiode.
Vælg startperiode, og klik herefter Tilføj Ejer. Marker brugeren der skal være ejer af
kontogruppen. Det er muligt at vælge flere brugere til hver rolle. Det er her også muligt at
slette ejere/ tildele nye ejere.
Gør det samme for Godkender, og klik til sidst Gem.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 10
Det er muligt at opsætte workflow detajler for flere kontogrupper ad gangen, og så til sidst
gemme ændringer.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 11
Importer
Importer definerer hvordan filerne fra fødesystemet skal indlæses ind i Adra Match Accounts
databasen. Adra Match konsulenter har stor erfaring i at oprette disse, og kan med sproget
XML modulere data på måder det ikke er muligt for brugere af systemet. Kontakt os hvis du
har problemer!
Vælg Funktioner -> Importer. Her findes en mængde prædefinerede importer til gængse
systemer. Her kan man også tilføje en XML import, eller opsætte sin egen brugerdefinerede
import.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 12
Klik tilføj for at lave en ny import. Alternativt kan man slette eller redigere eksisterende
importer. Hvis en konsulent beder dig om at sende en import, vælg da Vis XML, og kopier
indholdet fra vinduet ind i en email, som tekst:
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 13
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 14
Tilføje brugerdefineret import
Klik tilføj for at oprette en ny import. Giv importen et nafn, og vælg Wizard for at begynde
oprettelsen af en brugerdefineret import. Har du modtaget kode fra en konsulent, kan denne
kopieres ind i programmet ved at vælge XML, og derefter indsætte koden i det tomme
tekstfelt.
XML-import
Vælg XML. Kopier XML-koden ind i vinduet, vælg gem.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 15
Egendefineret import (Wizard)
Indstillinger
Filtype – vælg Position hvis felterne i tekstfilen har fast feltlængde.
Vælg Separeret hvis felterne i tekstfilen er separeret med tabulator, komma eller et andet
tegn.
Fjern Tegn bruges for at fjerne ”Wrappers”. Hvis du for eksempel har en CSV-fil som har
anførselstegn på begge sider af et tekstfelt som i strengen ‘,2010-08-15,400.00,”BankAcc.”,’,
vil vi definere at anførselstegnerne skal tages bort.
Encoding – eller tegnkoding. vælg fra listen den rigtige tegnkoding for filen. Hvis du ikke ved
hvad tegnkodingen er, brug standarden “Western European (Windows)(1252)(Windows1252)”.
Statisk konto – Hak af i Statisk konto hvis tekstfilen ikke indeholder nogen kontonummer
eller kontonavn. Skriv kontonummeret ind i feltet Kontonummer længere ned på siden.
Statisk beløb - Dette aktiveres hvis man ønsker det samme beløb for samtlige poster
indlæst med importen. Udfyld hvilket beløb det skal være længere nede på siden.
Statisk reference - hvis man ønsker en ens reference til samtlige poster indlæst med
importen, kan man her tilvælge dette. Udfyld værdien længere nede på siden.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 16
Debet/Kredit kolonner – Denne skal hakkes af hvis Debet- og kreditbeløbene står adskilt i
to separate kolonner i tekstfilen.
Modsat fortegn – Ved at hakke af for denne vendes fortegnet. Plus (+) ændres til minus (-)
og minus til plus.
Multiplikationsfaktor – beløb i tekstfilen multiplikeres med den værdi som indsættes i feltet.
For eksempel vil 1000 multipliceret med 0.01 blive et beløb på 10.00.
Start på linie – brug denne funktion hvis posteringsdataene i tekstfilen ikke starter på første
linie. I enkelte filer kan de første linier i filen være en overskrift eller anden information, og
dette skal ikke være med i importen.
Decimaltegn – Hvis beløb er formateret således “100.000,00”, vil værdien være ”,”.
Tusindtalsseperator – Hvis beløb er formateret således “100.000,00”, vil værdien være ”.”.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 17
Kolonner
Kolonnenummer – Kolonnenummer bruges ved filer med separerede data. Indtast
kolonnenummeret hvori data findes i filen.
Fra – Længde – Denne funktionen vises/bruges for filer med faste feltlængder. Indtast
startposition og længde på kolonnerne.
Obligatoriske felter
Kontonummer – Kontonummeret i datafilen. Kan evt. erstattes af en statisk værdi.
Beløb (Debet/Kredit) – Transaktionsbeløb i filen. Hvis du valgte indstillingen Debet/Kreditkolonner, vil beløb blive delt ind i en Debet-kolonne og en Kredit-kolonne.
Dato – Her sættes transaktionsdato ind. Husk også at definere hvordan datoen er formateret
i filen.
Reference – Referencenummer, bilagsnummer, fakturanummer eller en anden type idnummer. Reference danner sammen med beløb og dato transaktionsID - hvilket er den
værdi der ligger til grund til frasortering af allere importerede poster. Derfor er det vigtigt at
der altid findes en værdi i dette felt, og at der vælges den mest unikke værdi i datasættet.
Valgfrie felter
Klientnummer – Et unikt nummer eller navn i datafilen. Kan bruges til at importere på tværs
af klienter (engagement modus)
Fortegn – Feltet bruges kun hvis tegnerne +/- eller d/k står i separate kolonner i datafilen.
BDato – Bdato refererer til bilagsdato i datafilen. Husk at datoformatet må være det samme
som i datafilen. Bruges til at indlæse en sekundær dato (kun til brugerens information)
Tekst – Teksten som (eventuelt) tilhører transaktionerne i datafilen.
Fritekst – Fritekstfeltet er et ekstrafelt til tekst , som kan redigeres i AMA.
Ekstrafelt -Hvis datafilen indeholder flere kolonner enn de som er nævnt her, kan man
oprette separate felter for disse. vælg Ekstra felt, og giv feltet et navn. Indtast derefter
kolonnenummeret, eller i hvilken position kolonnen starter og hvor langt feltet er.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 18
Filer og mapper
Her sætter du filstien til mappen du skal importere datafilen fra. Dermed ses filerne i
importvinduet for den enkelte import. Det anbefales også at lægge op en mappe til
sikkerhedskopi, dvs. en mappe som datafilen kopieres til når den er importeret. Så fjernes
filen fra importvinduet efter import, dette er med til at holde arbejdsgangen enkel og let.
Opsætning af filsti for import og sikkerhedskopi skal kun gøres en gang pr. valgt import og
klient. Man kan også sætte en filsti op for import på engagementsniveau.
Vælg Vedligehold → Filer og mapper. vælg importen du vil lave en filsti for. Vælg derefter
stien til mappen hvor filen ligger. Lav eventuelt en sti for sikkerhedskopi af importerede filer.
For at brugeren kun skal kunne se datafilene som skal importeres i AMA, kan du definere
dette i Filter. Hvis filen slutter med txt, skriv da *.txt - så ses kun filer med denne endelse.
Hvis filen har et fast navn, kan dette skrives ind, og kun filen med dette navn vil vises i
importbilledet.
Det er også muligt at definere en filsti for import på engagementsmodus. Man kan da
importere data til alle klienter samtidig. vælg Engagementsmodus før du vælger importer og
filstier. Dette er uddybet i afsnittet Anbefalede rutiner efter import.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 19
Import
Import af datafiler håndteres under fanen Import. Det er her brugeren importerer filer fra
bank, regnskabssystem, fagsystemer eller andre kilder.
Klik på Import. Klik en gang til på fanen Import, og du får en liste med tre valg. De
indstillinger den enkelte bruger vælger her bliver gemt for den bruger der er logget ind, og
pc’en det gøres fra.
-
Importer til alle klienter – Det er muligt at importere til to eller flere klienter samtidig,
hvis kontoene der importeres til er sat til Unik under Vedligehold – Opsæt af konto
og kontogrupper – Kontoindstillinger. Man kan også importere til to eller flere
klienter, hvis de har et klientnummer som er defineret under Vedligehold –
Administration - Klienter. Husk at klientnummeret så skal være til stede i filen som
skal importeres.
-
Ekskludér transaktioner som er importeret før – Denne funktion ekskluderer
transaktioner på datafilen som er importeret tidligere. Du kan altså bogføre
transaktioner i regnskabet på en periode som allerede er afstemt, eksportere en ny
datafil for perioden, og importere datafilen ind i AMA for at afstemme de sidst
bogførte transaktioner. Ved import vil AMA kun importere de nye transaktioner, og
udelade dem der allerede er importeret. Dette gøres på basis af transkaktionsID,
hvilket er baseret på dato, beløb og referencenøgle.
-
Vis avancerede indstillinger – Med denne funktion er det muligt at afgrænse på
dato, sådan at kun en del af posterne i filen bliver importeret.
Vælg Import. Når filstierne er defineret under Filer og Mapper, vil filen vises i importvinduet
automatisk, og du kan klikke Importer nederst til venstre. AMA vil da starte import af filen.
Du kan vælge om du vil importere en eller flere filer om gangen. Hvis du kun vil importere en
fil ,vælg filen ved at klikke på den i vinduet. Import af flere filer samtidig gøres ved at markere
flere linier med filstier.
Filer som skal importeres men som ikke har en predefineret filsti, kan søges frem ved at
klikke påTilføj.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 20
Kontrol af saldo efter import
Når filen er importeret, vil AMA vise en oversigt over antal importerede transaktioner, og den
opdaterede saldo. Når du har kontrolleret at saldoen er rigtig, trykker du Godkend for at
bekræfte importen.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 21
Ved at trykke på luppen længst til højre, kan du se transaktionerne som er importeret. Hvis
noget gik galt under importen, for eksempel at den opdaterede saldo ikke er rigtig, vil dette
vindue kunne give en indikation på hvad der er galt. Tryk Luk.
Husk at importere fil både fra regnskab og bank.
Import Wizard
Import wizard hjælper brugeren til på en enkel måde at lave en import. Klik på knappen
Import wizard nederst til højre. Et nyt vindue vises:
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 22
Import Wizard Trin 1 (Vælg fil)
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 23
Du har nu følgende to valg:


Vælg en fil med feltseparator (filmodus)
Kopier data ind fra en Excel fil eller en tabulatorsepareret fil i feltet nedenfor (klik
Indsæt)
Hvis du vil hente data fra entekstfil, vil indholdet i filen præsenteres i en forhåndsvisning før
du går videre.
Hvis du vælger at paste data ind, vil AMA føre dig direkte videre til Import wizard.
Import wizard trin 1 (Vælg fil – forhåndsvisning af indhold i fil)
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 24
AMA vil foreslå Encoding, men du kan selv vælge en anden Encoding, hvis den AMA foreslår
er forkert. Klik Næste for at gå videre.
Import wizard trind 2 (Vælg filformat)
Beskriv/specifisér filformatet.
Muligthed 1: Med fast bredde (hver kolonne har fast feltlængde).
Brugeren kan markere hvor kolonnerne skal separeres, hvis det er muligt at se indholdet i
kolonnerne i importfilen.
Mulighed 2: Afgrænset (kolonnerne er separeret ved hjælp af en specifik karakter).
Her må du specificere hvilket tegn der er brugt som separator mellem kolonnerne, dette
gøres i dropdown menuen Separator, AMA vil dele kolonnerne ind derefter. Det er også
nødvendigt at angive om der er brugt text wrapper på indholdet i kolonnerne. Det kunne
f.eks. være " omkring alle posterne.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 25
Når kolonnerne er identificeret, kan du trykke Næste.
Import wizard trin 3 (Tildele kolonner)
I denne visning skal hver kolonne tildeles et kolonnenavn. Klik på en kolonne, og vælg et
kolonnenavn fra dropdown menuen ovenfor.
Hvis filen indeholder en række øverst i form af en overskrift eller anden information som ikke
skal med i importen, kan denne udelades ved at sætte flueben i Fjern overskrift (slet første
række).
NB: Kolonnenavnet Klient nr. vil kun være tilgængelig hvis du har sat flueben i Importer til
alle tilgængelige klienter før du begyndte på Import wizarden.
Når alle kolonner er tildelt et kolonnenavn, trykker du Næste for at gå videre.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 26
Import wizard trin 4 (Obligatoriske felter)
Dette trin er valgfrit, vinduet kommer kun op hvis et eller flere af de obligatoriske felter ikke
blev tildelt i det foregående trin. Indholdet du ser på skærmen er dynamisk. Det er kun de
kolonner som mangler fra det forrige trin der vises. Værdiene som angives i dette vindue vil
opføre sig som statiske værdier når importskabelonen er færdig.
NB: Kolonnenavnet Klient nr. vil kun være tilgængelig hvis du har sat flueben i ”Importer til
alle tilgængelige klienter” før du begyndte på Import wizarden.
Så snart alle felter er korrekt tildelt, vil Importer-knappen blive aktiv, og du kan starte import
af filen.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 27
Import wizard trin 5 (Visning af resultatet af importen)
Når importfilen er læst ind, vil AMA præsentere en oversigt over opdateret saldo og antal
importerede transaktioner.
Ved at klikke på Tilbage-knappen bliver importen afbrudt og Import wizard vil lukkes. Status
på kontoen vil være som før du forsøgte at importere, dvs. det er ingen ændringer på saldo.
Klik Godkend for at bekræfte importen.
Import wizard trin 6 (Gem import))
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 28
Importen du har lavet ved hjælp af import wizarden kan gemmes som en skabelon, ved at
sætte flueben i Gem som ny importskabelon. Importen kan da bruges til fremtidige
importfiler med samme format.
Hvis du godkender importen efter at Gem som ny importskabelon er hakket af, vil
saldoene på kontoen(e) opdateres og den nye importskabelon vil blive gemt. Hvis du klikker
Fortryd, rulles importen tilbage og saldoen bliver ikke opdateret, men importskabelonen vil
blive gemt.
Importnavn: Navngiv den nye importskabelon.
Importsti: Angiv hvor datafilerne er placeret.
Backup katalog: Angiv hvor datafilerne skal flyttes hen, når import af datafilerne er
godkendt (ikke obligatorisk felt).
Importfilter: Angiv et navn eller del af et navn sådan at AMA kun viser visse importfiler (ikke
obligatorisk felt).
Når importen er Gemt, vil en ny linie med importskabelonens navn vises under Importer i
programmet.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 29
Automatisk afstemning
Kør den automatiske afstemning.
For kunne køre automatisk afstemning, skal reglerne for afstemningerne være defineret på
forhånd. Mere information om dette findes i afsnittet Rutiner for automatisk afstemning.
Vælg fanen Automatisk. Ved at klikke på Automatisk en gang til får du to valg. Det er
muligt at køre automatisk afstemning på alle tilgængelige klienter og kontogrupper samtidig.
Sætter du flueben i Vis kun kontogrupper, vil AMA skjule afstemningsrutinerne. Hvis du
ikke sætter nogen flueben, viser programmet alle tilgængelige kontogrupper på den aktuelle
klient, samt tilhørende afstemningsrutiner for hver kontogruppe. I det tilfælde kan du også
vælge om du vil køre alle afstemningsrutinerne, eller kun nogen af dem.
Automatisk afstemning kan altid afbrydes ved at trykke Stop.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 30
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 31
Når afstemningen er færdig, vises antal afstemte og åbne poster nederst til højre. Resultatet
af afstemningen vises både i antal og procentvis.
Scheduled Automatisk Afstemning
Afstemningen kan sættes op til at starte automatisk afstemning på specifikke tidspunkter.
Altså kan ”Scheduled” afstemning sættes op til at køres dagligt, ugentligt, månedligt, på
bestemte dage eller klokkeslæt, og på specifikke klienter og kontogrupper.
Scheduleret automatisk afstemning forudsætter at filer er importeret og at saldoer er
godkendt. Hvis du ønsker at få standardiseret afstemningsarbejdet yderligere, kontakt os!
Engagementsmodus
Det er muligt i AMA at køre Scheduleret afstemning i engagementsmodus, eller på
klientniveau.
Klientniveau
AMA kan sættes op til at køre scheduleret afstemning på alle afstemningsrutiner på en klient,
eller kun på udvalgte af dem.
For at sætte et scheduler-job op, skal filerne AMAScheduler.dll and ScheduleJob.xml lægges
ind i AMA's programmappe.
For at starte filen ScheduleJob.xml skal der laves en Task Scheduler. Opsætningen laves i
Windows Task Scheduler. vælg Create Task og sæt tidspunktene du ønsker at jobbet skal
startes.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 32
OBS: Hvis du ændrer navnet på en kontogruppe eller en klient, som der er refereret til i
ScheduleJob, må dette også ændres i ScheduleJob.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 33
Manuel afstemning
Under Manuel afstemning efterbehandles de poster, som ikke blev afstemt automatisk. Søg,
sortér, summér og filtrér for at finde transaktioner som matcher, men som ikke havde
egenskaber, der passede til rutinerne for automatisk afstemning.
Vælg Manuel. vælg Manuel en gang til, og AMA viser en liste over forskellige
valgmuligheder.
-
-
Afstem – Afstemmer de markerede transaktioner, hvis summen af dem er 0 (eller
hvis afvigelsen er indenfor den tilladte grænse for kontogruppen).
Søg – Søger efter en transaktion blandt de åbne/afstemte transaktioner.
Afstem når summen er nul – Afstemmer transaktionerne uden besked til brugeren,
når summen af de markerede transaktioner (to eller flere) er 0.
Vis afstemte poster – Viser afstemte poster på den valgte kontogruppe.
Brug høj kontrast – Viser transaktionerne med en højere kontrast.
Tilpas rækkehøjden til teksten – Justerer højden på rækken i forhold til indholdet i
tekstkolonnen. Det er også muligt at dobbeltklikke på den enkelte post for kun at få
denne udvidet.
Genopret kolonnerækkefølge – Genopretter rækkefølge og bredde på kolonner til
det oprindelige.
Start med at klikke på overskriften Beløb for at sortere efter beløb. Læg mærke til at
beløbene sorteres i absolut rækkefølge, dvs. efter beløb uafhængig af om det er debet- eller
kreditbeløb.
Gå gennem transaktionerne for at finde ens beløb fra hver side (blå og gule linier). Det er
også muligt at afstemme to transaktioner på samme side mod hinanden. Dette kan være
aktuelt f.eks. ved korrektioner & fejlposteringer. Markér transaktionerne og tryk Afstem eller
klik ALT+A for at afstemme transaktionerne. Når transaktionerne er afstemt, flyttes de fra
listen over åbne transaktioner, og over under fanen Afstemte.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 34
Når du har afstemt transaktionerne med ens beløb, kan du vælge en anden sortering, f.eks.
Dato eller Bdato. Prøv så at finde en eller flere transaktioner fra regnskab som stemmer med
beløb i bank. ”Kalkulatoren” øverst i højre hjørne summerer antal og beløb, og viser
nettodifferencen. Når Resterende sum er lig 0 eller inden for den tilladte afvigelse, vil
Afstem-knappen blive aktiv. Kig på Afstem for at afstemme, og gentag processen for de
resterende transaktioner, til du ikke finder flere poster som stemmer.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 35
Nyttige tips
I Kommentar-feltet kan du skrive tillægsinformation på transaktionerne, for eksempel hvorfor
en transaktion ikke blev afstemt.
Du kan vælge flere transaktioner ved at trække musen over flere rækker. Hvis du vælger
beløbskolonnen, vil summen af beløbene der er markeret, vises nederst i venstre hjørne.
Højreklik og vælg Marker poster, eller vælg Slet markering af poster.
Marker et ord eller en streng med tal, eller del af et ord eller en talstreng fra en tekstkolonne.
Højreklik og vælg Indeholder for at sætte filter på strengen du har valgt. Du kan også
højreklikke på en enkelt celle i en kolonne, og vælge Er lig med. Dato og Beløb kan filtreres
på Større end eller lig med, eller Mindre end eller lig med. Det er også muligt at sætte
filter på flere kolonner samtidig.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 36
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 37
For at fjerne et filter på en kolonne, klikkes på den blå tragt i kolonneoverskriften. Højreklik
og vælg Fjern filter for denne kolonnen.
Sæt flueben i afkrysningsboksen til kolonnen med et V som overskrift for at vælge alle åbne
eller filtrerede transaktioner.
Hvis du foretrækker at bruge genvejstaster, kan du benytte disse: Ctrl+Z for at ophæve den
sidst manuelt afstemte transaktionen.
Ctril+U for at ”hope” op til den næste afkrydsede transaktion.
CTRL+D for at “hope” ned til den næste afkrydsede transaktion.
Højreklik et sted i vinduet, der indeholder transaktioner, og vælg Send transaktioner via Email (Outlook), hvis du vil sende transaktionerne til en anden person.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 38
HøjreKlik et sted i vinduet og vælg Kopier transaktioner til Excel.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 39
Søg efter åbne Transaktioner
AMA har også en anden og mere avanceret funktion til at søge efter transaktioner på. Den
findes under Manuel – fanen Søg.
Med denne funktion kan du lave udvidede søgninger blandt transaktioner. Du kan søge på
specifikke værdier, eller søge på til- og fra-værdier.
Beløb:
Søg på eksakt beløb, eller fra- og til-beløb.
Du søger på eksakt beløb ved at indtaste beløb i feltet Beløb. AMA vil da søge på dette
beløb og vise alle transaktionslinier på den kontogruppe, uanset fortegn.
Så længe du søger på et eksakt beløb, hedder feltet Beløb. Hvis du udfylder Til Beløb, vil
navnet på feltet ændres til Fra Beløb.
Eksempel:
Hvis du søger på Fra Beløb 1400,- og Til Beløb 1500,- vil AMA vise alle beløb mellem disse
to værdier.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 40
Feltet Til Beløb kan kun bruges når feltet (Fra) Beløb er udfyldt.
Dato:
Du kan vælge om du vil søge efter en specifik dato, eller et interval (Fra Dato-Til Dato).
Når kun Dato er indtastet ind vil AMA søge efter den specifikke dato. Hvis både Fra Dato og
Til Dato er udfyldt, vil AMA søge efter alle datoer indenfor det angivne interval.
Til Dato kan kun benyttes når Fra Dato (Dato) er udfyldt.
Kommentar:
Søgning efter tekst eller tal kan gøres ved at indtaste hele teksten eller tallet, eller dele af
det.
Tekst:
Søg på hele eller dele af teksten.
Reference:
Søg på hele eller dele af teksten.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 41
Afstem med difference
Det er muligt at afstemme transaktioner med afvigelse, dvs. afstemme poster selv om de
ikke går i 0. Skal du afstemme med afvigelse/difference skal du først sætte en øvre grænse
for Tilladt Difference under Indstillinger for Manuel afstemning.
Gå til oversigten over transaktioner, under Manuel, og vælg poster som skal afstemmes.
Hvis du får en afvigelse, og denne er indenfor den tilladte difference, vil knappen Afstem
blive aktiv og du kan afstemme.
Ved afstemning med afvigelse skal du tage stilling til om afvigelsen er en Split eller en
Afvigelse.
Vælg Split hvis du vil have at differencen skal gemmes som en ny post for at kunne
afstemmes senere.

Funktionen gemmer tekstfelt og dato fra den ældste transaktion, med det største
beløb fra regnskabssiden. Hvis du afstemmer Bank mod Bank eller Regnskab mod
Regnskab bliver tekstfelt, Bdate og Dato fra den ældste transaktion med det største
beløb gemt. Et afstemnings-ID tilføjes i tekstfeltet.
Vælg Difference, hvis du vil have et bilag som kan bruges ved korrektion I regnskabet.

Funktionen gemmer tekstfelt og dato, fra den ældste transaktion, med det største
beløb på regnskabssiden. Hvis du afstemmer Bank mod Bank eller Regnskab mod
Regnskab vil tekstfelt, Bdato og Dato fra den ældste transaktion med det største
beløb blive gemt. Referencen bliver kopieret til tekstfeltet og bliver tildelt en
afstemnings-id. Referencefeltet vil få en ny Reference med formen ”Difference: ####”.
Transaktioner afstemt med Difference kan printes ud på et seperat bilag.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 42
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 43
Afstemte transaktioner
Vælg fanen Afstemte. Her kan du ophæve afstemte transaktioner, søge efter afstemte
transaktioner, se når poster blev afstemt, hvem som har afstemt, og om en transaktion er
afstemt automatisk eller manuelt. Hvis du ønsker at se på transaktioner afstemt efter en
specifik dato kan du vælge Afstemt efter. AMA vil da vise transaktioner fra og med den dato
du valgte. Hvis du vil ophæve en transaktion, vælg afkrysningsboksen på den afstemte
transaktion du vil ophæve og AMA vil automatisk finde modposten. Klik på Ophæv-knappen
for at returnere den til de åbne poster.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 44
Søg i afstemte poster
Denne funktion muligtgør søg efter afstemte transaktioner på Beløb, Kommentar, Dato,
Tekst og Reference.
Beløb:
Du kan vælge om du vil søge efter et eksakt beløb, eller beløb indenfor et interval. Søg efter
et eksakt beløb ved at indtaste beløb i Beløb-feltet. AMA vil da søge efter dette specifikke
beløb, og vise alle beløb pålydende det du skrev ind - uafhængig om det er debet eller kreditbeløb.
Så længe AMA skal søge efter et specifikt beløb, hedder søgefeltet Beløb. I det du indtaster
et beløb i Til Beløb-feltet, ændres Beløb til Fra Beløb. Skriver du for eksempel ind Fra
Beløb 120,- og Til Beløb 245,- vil AMA vise alle beløb mellem disse to værdiene.
Til Beløb-feltet kan kun benyttes når (Fra) Beløb-feltet er fylt ut.
Dato:
Du kan vælge om du vil søge på en specifik dato, eller et tidsrum (Fra-Til Dato). Hvis kun
Dato-feltet er udfyldt, vil AMA søge efter den specifikke dato. Når både Fra Dato og Til Dato
benyttes, vil AMA søge efter alle datoer.
Til Dato-feltet kan kun bruges når Fra Dato-feltet er udfyldt.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 45
Afstemt dato:
Felterne Afstemt dato, Fra afstemt dato og Til afstemt dato fungerer på same måde som
datofelterne i øvrigt.
Kommentar:
Her kan man søge efter tekst eller tal. Skriv hele strengen af tal eller tekst, eller dele af den.
Tekst:
Her kan du søge på hele eller en del af teksten.
Reference:
Her kan du søge på indholdet af Referencestrengen.
Tryk Nulstil hvis du ønsker at nulstille søgningen. Dette påvirker alle felterne.
For at ophæve afstemte transaktioner, sæt flueben i de transaktioner du ønsker at ophæve.
AMA finder modposten til transaktionen, dvs. poster som blev tildelt samme Afstem id, da de
blev afstemt. Tryk derefter på Ophæv.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 46
Periodeafslutning – at arbejde med Workflow
Afstemning for en periode kan sendes ind til periodeafslutning ved hjælp af modulet
Workflow. Funktionen finder du under Manuel afstemning og opsætningen af dette kan
gøres på flere måder.
1. Første gangs indlevering – En afstemning kan leveres ind til en periode mellem
startperioden for afstemningen og de næste 12 måneder.
Tryk på den grå knap til højre i vinduet for at aflevere afstemningen.
Vælg måned for periodeafslutningen fra dropdown menuen. Du kan også tilføje kommentarer
til indleveringen.
Når du trykker Send, vises en besked der beder dig bekræfte indleveringen.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 47
Status-knappen vil nu ændres fra grå til orange farve, og den vil vise en besked i retning af
”Venter på godkendelse for periode yyyy-dd”.
2. Aflevering efter godkendelse
Du kan aflevere afstemningen til workflow igen, selv efter at den er godkendt for en periode.
Dette kan kun gøres for godkendte perioder og kommende perioder. Status-knappen til højre
vil ændre farve til grøn, her kan du klikke på den, for at aflevere igen.
Vælg periode og tilføj eventuelt kommentarer.
3. Aflevering efter en afstemt periode er sendt til workflow og er blevet afvist eller
tilbagekaldt.
Hvis en periode som er afleveret til workflow bliver afvist eller tilbagekaldt, kan du indsende
igen for den sidste afleveringsperiode. Dette gøres som beskrevet i punkt 1. Status-knappen
vil da få en rød farve.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 48
Rapporter
Under fanen Rapporter findes et sæt standardrapporter. Du kan udskrive rapporter for en
eller flere kontogrupper, eller en eller flere klienter.
Klik på fanen Rapporter.
Vælg den ønskede type rapport, sortering og kontogruppe(r) eller klient. Under vælg type
kan du også vælge om du vil have at AMA skal vise konti tilhørende den aktuelle klienten
(Vis aktiv klient), eller om programmet skal vise alle kontogrupper tilhørende de klienter du
har adgang til.
Det er muligt at udskrive rapporter på flere kontogrupper samtidigt. Vælg mere end en
kontogruppe ved at holde venstre museknap nede, og træk musen over kontogrupperne. Du
opnår det samme resultat ved at holde Ctrl-knappen nede, og vælge ønskede kontogrupper
med musen. Den tredje muligthed er at vælge den øverste kontogruppe, og scrolle ned til
den nederste mens du holder Shift-knappen nede.
Angiv hvilken dato rapporterne blev skrevet ud på, ved at vælge dato fra kalenderen i Per
dato-feltet. Hvis du ikke Vælger en dato aktivt, vil dagens dato komme på rapporten.
Ved at sætte flueben i Vis historiske data, tager AMA Per dato, Dato eller Bdato med i
rapporten.
Vælg ønsket type format, tryk derefter Vis rapport og udskriv rapporten.
Rapportene kan genereres i formaterne PDF, RTF, TXT, XLS og Report Viewer.
AMA leveres med et sæt standardrapporter. Forskellige firmaer og brancher har forskellige
behov for rapporter; Adra Match producerer skræddersyede rapporter efter kundens
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 49
specifikation. Hvis du har specielle ønsker for hvad du ønsker at vise på en rapport, og
hvordan rapporten skal se ud, kontakt os for at høre mere om hvilke muligheder der findes.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 50
Vis historiske data
En historisk rapport kan indeholde data over Åbne poster, Åbne poster bankafstemning eller
Saldoliste.
-
Per dato – rapporten vil indeholde alle transaktioner som er importeret, og ikke de
som er afstemt.
Indhold i rapporterne
-
Åbne poster – Denne indeholder liste over åbne poster på en givet kontogruppe,
klient eller alle klienter brugeren har adgang til. Derudover vil saldo for hver
kontogruppe og antal åbne poster på hver kontogruppe vises. Listen kan sorteres
efter dato, beløb, tekst og Reference.
-
Åbne poster bankafstemning – Denne rapporten er kun tilgængelig hvis
kontotypen til højre er regnskab, og kontogruppen til venstre er bank, eller modsat.
Rapporten splitter på debet og kredit bank/regnskab og viser summen af disse.
-
Afstemte transaktioner – Denne rapporten viser afstemte transaktioner efter den
dato som angives i feltet Afstemt efter. Antal transaktioner, klokkeslet, datoen
rapporten blev lavet, og brugernavn på personen som printede rapporten kommer
også med.
-
Saldoliste – Saldo og summen af de åbne poster på alle kontogrupper som er
tilgængelig for brugeren vises, i tillæg til klokkeslet og brugerens navn.
-
Korrigerede poster – Dette er en rapport som viser alle transaktioner, der er afstemt
med afvigelse. Størrelse på afvigelse, det totale beløb, antal transaktioner som er
afstemt med afvigelse, klokkeslet og brugerens navn vises også.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 51
Specialtilpassede rapporter
Har du behov for rapporter, som er bedre tilpasset din forretning eller branche, eller er der
andre forhold der gør, at du har behov for en anden type rapport end de som tilbydes som
standard, kan Adra Match lave rapporter efter specifikation. Kontakt os for at høre mere.
Tilføje en specialtilpasset rapport
Specialtilpassede rapporter bliver normalt tilsendt kunden via email. For at lægge rapporten
ind i AMA, skaldu først gemme filen med rapporten på dit skrivebordp. Start AMA. I emailen
vil der også være et skærmdump der illustrerer indstillingene som må sættes op i løsningen,
for at rapporten skal kunne bruges.
Vælg Vedligehold → Rapporter.
Vælg Tilføj. Indtast et navn på rapporten.
2. vælg rapportfil (RPT.)
3. vælg indstillingene rapporten er designet til.
4. vælg Output type (CRV er Crystal Reports Viewer)
Gem indstillingerne.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 52
Rapporten kan gøres aktiv kun for en klient, for alle klienter, eller den kan begrænses til at
være tilgængelig kun for brugere med administratorrettigheder. Gem og luk Vedligehold, og
rapporten er klar til brug.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 53
Workflow
Denne fane repræsenterer alle workflow-detaljer relateret til den valgte klient. Hovedtabellen
giver en oversigt over workflow-detaljer for hver kontogruppe, og du kan filtrere workflow ved
at vælge Periode og Status filter. Hovedtabellen vil automatisk vise detaljer for den
kontogruppe som ligger øverst i visningen Detaljer.
I workflow arbejder AMA med forskellige niveauer for status:

Venter på indlevering – Afstemt periode er ikke sendt ind endnu. Gå til Manuel
afstemning for at aflevere en afstemt periode.

Venter på godkendelse – Når en afstemning er afleveret til en periode.

Godkendt – Hvis du har rolle som Godkender kan du godkende ved at trykke på
Godkend-knappen.

Afvis – Hvis du har rolle som Godkender kan du afvise en indleveret periode.

Tilbagekald – En bruger med rolle som Afstemmer kan tilbagekalde en indsendt periode.

Under behandling – Indsendt periode har status Venter på godkendelse fra en tidligere
periode.

Lukket for aflevering – Periode mellem startdato og indsendt periode vil vises som
Lukket for aflevering.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 54
Du kan godkende, afvise eller tilbagekalde workflows ved at klikke på disse knapper.
Godkend – Afvis - Tilbagekald
Detaljer på kontogruppen vil ikke vises hvis workflow status er Under behandling, Venter
på aflevering eller Lukket for aflevering.
Detaljer
Denne visning indeholder saldo, antal åbne transaktioner og forløb af hændelser i workflow.
Flere detaljer
Du kan se flere detaljer om transaktionerne i workflow ved at trykke på knappen Flere
detaljer nederst til højre.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 55
Administration
Fra denne menu administreres brugere og klienter.
Vælg Vedligehold → Administration.
Tilføje eller ændre klienter
Vælg Tilføj for at tilføje en ny klient. Feltet Navn er obligatorisk, så giv klienten et navn. Det
er derimod valgfrit om du vil udfylde felterne med adresse, postnummer og poststed. Giv
eventuelt klienten et nummer i feltet Klient nr. Klientnummeret bruges til at finde rigtig klient
når man importerer til mere end én klient ad gangen. Du kan vælge om du vil tilføje brugere
nu, eller gøre det senere. Husk at trykke Gem.
For at ændre på en eksisterende klient, vælger du den klient du vil ændre ved at trykke på
klienten. Lav de ændringer du ønsker, og gem.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 56
Tilføj eller ændre brugere
Brugerrettigheder og Roller
AMA tilbyder fem standard roller. Grupperet fra højest (alle rettigheder) til lavest tilbyder
løsningen følgende roller:





Admin
Super User
User
Restricted User
Viewer
Admin er det øverste brugerniveau, og en bruger med disse rettigheder har fulde rettigheder
i programmet. En Superuser har fuld kontrol i alle klienter, som den aktuelle bruger har
adgang til. En Superuser har adgang til at gøre alt med undtagelse af at ændre licens,
brugere og klienter. Superuser kan ikke tage backup.
Med en rolle som User kan du udføre typiske brugeropgaver i programmet:
o
o
Vælge klient
 Vælge kontogruppe
Importere – Afstemme – Udskrive rapporter
 Importere datafiler
 Afstemme automatisk
 Afstemme manuelt (Manuel Afstemning)
 Ophæve afstemte
o Der er ældre end…
o Ophæve poster som er automatisk afstemt
 Afstemme med afvigelse
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 57
o
 Udskrive rapporter
Tilgængelig under Vedligehold
 Ophæve import
 Indtaste startsaldi

En bruger med begrænsede rettigheder, Restricted User, har næsten de samme rettigheder
som en User. Undtagelsen er Vedligehold-menuen, hvor kun Fortryd import er tilgængelig.
Rollen som Viewer er beregnet til personer, der kun skal kigge i programmet, men ikke
ændre noget. Det kan f.eks. være økonomichefen eller en revisor. Hensigten med denne
adgang kan være at foretage it- og regnskabsrevision af arbejde som allerede er gjort,
hvordan det er udført og af hvem. En Viewer har adgang til:
o
o
Manuel afstemning
 Se på Manuelle poster
 Skrive kommentar til de åbne poster
 Sende kopi af manuelle poster på e-mail eller til Excel
Rapporter
 Se og udskrive rapporter
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 58
Vælg fanen Brugere fra fanen Licensindstillinger. Vælg så Tilføj. Indtast et brugernavn,
password og angiv ønsket sprog. De andre felter er valgfri, dvs. det er ikke obligatorisk at
indtaste information. Dette gælder felterne Fornavn, Efternavn og E-mail. Under Rolle vælger
du om den aktuelle bruger skal være Admin, Super User, User, Restricted User eller Viewer.
For brugere som ikke er Admin, må en person som har rollen Admin tildele klient(erne)
brugeren skal have adgang til.
Hvis du fjerner fluebenet i I Brug, vil brugeren ikke længere kunne logge sig på programmet.
Dermed frigør man også en bruger i i licensen, og man kan tilføje en ny. Muligtheden for
tildelingen af Roller er tænkt til at være en dynamisk funktionalitet. Skulle din virksomhed
have behov for roller med en anden sammensætning af rettigheder end de som tilbydes som
standard, kan Adra Match lave andre roller med skræddersydde rettigheder.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 59
Single Sign-On
Brugere kan sættes op til at blive logget på Adra Match Account automatisk. Hvis du
registrerer Windows brugernavn ”DOMAIN\USERNAME” som brugernavn i AMA, og så
sætter flueben i Windows authentication, vil brugeren automatisk blive logget på næste gang
vedkommende starter AMA. Hvis du kun har én administrator (Admin), er det vigtigt ikke at
bruge Windows authentication.
Tilføje eller ændre oplysninger om selskabet
Vælg fanen Licens. Skriv navn og adresse på selskabet, og tryk på Gem.
Tilføje eller ændre produktnøgle
Vælg fanen Licens. vælg Ændre produktnøgle. Kopier strengen med licensnøgle som du
har modtaget fra Adra Match og vælg Tilføj.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 60
Tage sikkerhedskopi, indlæse sikkerhedskopi
Hvis din SQL-server ikke er sat op til at tage sikkerhedskopi automatisk, kan du selv gøre det
manuelt.
Vælg Funktioner → Sikkerhedskopi
Lave sikkerhedskopi
Indstil først stien til sikkerhedskopien, vælg herefter Lav sikkerhedskopi.
Indlæs sikkerhedskopi
Find mappen hvori sikkerhedskopien ligger. Marker sikkerhedskopien du vil indlæse, og vælg
Indlæs.
Sikkerhedskopien vil altid få navnet “AmBackup YYYY-MM-DD HH-MM-SS.xml”. Skulle der
opstå problemer med programmet og Adra’s supporttjeneste beder om at få tilsendt en
sikkerhedskopi, find mappen sikkerhedskopien ligger i, højreklik på filen “AmBackup YYYYMM-DD HH-MM-SS.xml” og vælg Send til → Compressed (zipped) Folder. Send derefter
zip-filen til Adra Match’ supporttjeneste.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 61
Indstillinger for Manuel afstemning
Her kan du angive den tilladte difference for manuel afstemning. Når man afstemmer med
difference, vil differencen mellem beløbene som afstemmes blive gemt som en åben post i
AMA. Lav et korrektionsbilag i regnskabet, og når det er gjort kan du eksportere en ny fil som
indeholder det korrigerede beløb, og importere filen ind i AMA. Endvidere kan du udligne
differencer som opstod ved afstemning mod det korrigerede beløb i regnskabet.
Vælg Funktioner → Indstillinger for Manuel afstemning
Vælg den kontogruppe du vil ændre værdier for. Angiv den difference du ønsker at tillade i
feltet Tilladt difference. Hvis du har store mængder åbne poster, kan du her bestemme hvor
mange åbne transaktioner du vil have at programmet skal vise pr. side i Manuel afstemning,
og hvilken sortering de skal følge. Tryk Gem og luk Funktioner.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 62
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 63
Fortryd import og afstemning
Du kan fortryd eller “rulle tilbage” en import med poster som er afstemt. De afstemte
transaktioner må først have deres afstemning ophævet, og derefter kan du fortryde import af
filen. vælg Funktioner → Fortryd import.
Vælg filen eller filerne du vil rulle tilbage. En bruger der er logget på som Admin, får adgang
til at se importerede filer til alle klienter ved at sætte flueben i Engagementsmodus. vælg
Fortryd import, og Ja for at bekræfte. Hvis filen eller filerne du vil fortryd ikke findes på
denne oversigt, vil du finde dem under fanen Afstemte importer.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 64
Før du ophæver afstemningen for en eller flere filer, kan du med knappen Detaljer se
hvordan saldoen påvirkes af at importen rulles tilbage.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 65
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 66
Manuel registrering af poster
Det er muligt at registrere poster manuelt på en konto i AMA.
Vælg Funktioner → Manuel registrering af poster.
Vælg den kontogruppe du ønsker at registrere poster på. Registrer posterne i det øverste
vinduet, og husk at registrere postene på rigtig konto (vælg den I dropdownen). I det
nederste vinduet vil saldoern(e) opdateres efter som posterne registreres. Når du er færdig
med at registrere posterne, tryk på Registrér-knappen for at tilføje posterne til afstemningen.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 67
Rutiner for automatisk afstemning
I dette vindue defineres regler for automatisk afstemning. Regler for hvordan AMA skal
afstemme automatisk sættes op ved opstart af en kontogruppe i løsningen. Løsningen kan
afstemme automatisk en post mod en post, en post mod mange poster på den andre siden
eller omvendt, eller mange poster mod mange poster. Det er muligt at afstemme på
parametrene tekst, beløb og dato.
Vælg Funktioner → Rutiner for automatisk afstemning.
Afstemningstype Afansert afstemning
Rutiner
Afstem med samme tekststreng på højre og venstre side - Posten vil blive afstemt hvis
informationen i tekstfeltet i på regnskabs- og banksiden er den samme. Et eksempel kan
være at det står ”OCR” i tekstfeltet på begge sider.
Afstem indenfor en konto (interim debet/kredit) – Denne regel afstemmer et debet-beløb
mod et kredit-beløb indenfor samme konto. For at dette kan lade sig gøre, skal posterne
være indenfor den tilladte datoafvigelse, og kontoen skal være sat til Interim (se Funktioner
→ Opsæt konto og kontogrupper → Kontoindstillinger).
Afstem indenfor en konto med summering (interim) – Denne regel afstemmer en eller
flere poster med samme tekststreng på samme konto. Hvis summen af posterne stemmer,
og er indenfor datoafvigelsen, afstemmes posterne. Kontoen skal være sat til Interim for at
denne regel kan fungere (se Funktioner → Opsæt konto og kontogrupper →
Kontoindstillinger).
Afstem når der kun findes et alternativ – Posterne afstemmes forudsat at der kun findes et
alternativ indenfor den angivne datoafvigelse. For at denne regel kan fungere behøver du
kun at oprette en rutine og give den et navn, sætte flueben i ”Afstem når der kun findes et
alternativ”, angiv tilladt datointerval og tryk Gem.
Datoafvigelse – Med datoafvigelse menes en afvigelse i dato mellem poster på den ene
side og poster på den anden side, f.eks. at datoen på posterne på regnskabssiden er en
anden end den modsvarende post på banksiden. Datoafvigelse kan sættes til at afstemme
poster som er bogført før eller efter transaktionen du skal afstemme.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 68
Mange poster fra…
Angiv om du vil afstemme En mod Mange, Mange mod En eller Mange mod Mange. Hvis
posterne i bundtet du vil afstemme er bogført på forskellige datoer, skal du angive hvad som
skal være datoafvigelse i Datoafvigelse indenfor bundt.
Indeksering
Adra Match Account har to forskellige indekstyper. Indekstypen Standard laver indeks ved at
splitte på mellemrum eller hvad man indstiller i feltet ”andet”. Du kan også vælge hvilket felt
du vil lave et indeks fra, hvorvidt strengen kun skal gælde tal, og bestemme længden på
strengen. Indekstypen RegEx laver en indeks fra værdien af en navngivet afstemningsrutine i
regulære udtryk (Regular expressions). Du finder mere information om Regular Expressions
på internettet.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 69
Lav en regel for En mod En afstemning
Det er enkelt at sætte en regel op som afstemmer en post på venstre side, som regel
regnskab, mod en post på højre side, som regel bank, indefor den samme datoafvigelse.
Start med at vælge Regler fra Funktioner. vælg Kontogruppen du skal lave en
afstemningsrutine på, og tryk Tilføj.
Giv afstemningsrutinen et navn. Navnet bør forklare hvad reglen gør, sådan at det senere er
enkelt at skille denne regel fra andre regler. I dette tilfælde vil vi afstemme poster med
samme beløb, men med en datoafvigelse på +/- 5 dage. Angiv hhv. -5 og 5 dage i
datoafvigelse som på billedet nedenfor, og Gem.
Du kan også lave en En mod En regel, der checker for om en tekststreng, eller dele af en
tekststreng, er ens på to poster. I eksemplet herunder er posterne som skal afstemmes fra
samme konto, dvs. debet- og kredit-beløb. Datoen og Referencenummeret er det samme.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 70
Nedenfor ser du hvordan rutinen sættes op. Du kan bruge RegEx (regulære udtryk)
indeksering her også. En rutine med RegEx kan se sådan ud (\2/{6}\w{2}):
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 71
Lav en regel som afstemmer En mod Mange eller Mange mod En
I vinduet nedenfor ser du to betalinger på bankkontoen, som har én modpost på
regnskabssiden. Betalingerne på banksiden er bogført på den samme dato, og har valørdato
hhv. 3 og 4 dage efter bogføringen i regnskab. Teksten på de to bankposter er identisk.
Nu skal vi definere en regel for eksemplet ovenfor. Vælg Tilføj, i næste vindue giver du
reglen et beskrivende navn.
I eksemplet ovenfor er der 3 dage mellem bogføringsdato i regnskab og de to poster i
banken. Sæt datoafvigelse til 3 i feltet til højre. Siden vi ved at der er mere end én post på
bank, og de er bogført på den samme dato, skal du sætte flueben i Mange poster fra Bank.
Eftersom bankpostene har samme bogføringsdato, skal datoafvigelse indenfor bundt være
lig 0 (dvs. 0 dages afvigelse). I feltet Indeksering vælger du Tekst-felt, og vælg så Gem.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 72
Afstem med Afvigelse eller Split
Det er også muligt at lave automatisk afstemning på poster, der har en øredifference.
Sæt flueben i boksen Afstem med Opdeling eller Split længere ned på billedet for at
aktivere funktionen for automatisk afstemning med Opdeling eller Split. Denne funktion kan
benyttes på alle afstemningsregler, bortset fra når du vælger Afstemning indenfor en konto
med summering (interim).
Postér differencen på – Angiv om differencen skal postéres på regnskab eller bank.
Gem information fra poster på – Hvis du afstemmer mange mod en eller mange mod
mange, kan du Vælge om AMA skal gemme information fra Regnskabs- eller Bankposten.
Afstem med en bestemt afvigelse (+ eller -) – sæt flueben her, hvis der kun skal
afstemmes på eksakt afvigelse. Hvis du for eksempel skal tillade afstemning hvor beløb på
banksiden er 20.00 lavere end på regnskabssiden, hakker du dette valg af, og sætter Tilladt
+/- beløbsdifference til -20.00.
Afstem med difference i procent (%) – sæt flueben her, hvis du vil definere en afvigelse i
procent.
Beløb interval som må afstemmes, fra/til – Indtast tilladt (+/-) beløbsinterval. Hvis du f.eks.
skriver 25.00 vil rutinen afstemme alle poster hvor beløb/beløbene på højre side er 25.00
beløbsenheder mindre end modposterne på venstre side. Det er også muligt at angive
negative beløb.
Tilladt +/- procentafvigelse – Indtast (+/-) afvigelse i procent du vil tillade. Hvis du skriver
1.50, vil rutinen afstemme alle poster hvor beløb på højre side er mellem 1.50% mindre til
1.50% større end beløb på posterne på venstre side.
Tilladt +/- beløbstolerance på differencen – Dette valg er kun aktivt hvis du har sat flueben
i Afstem med en bestemt afvigelse (+ eller -). Indtast eksakt beløb i + eller – du vil
acceptere. Hvis du skriver 0.10, og har en eksakt afvigelse på 1.00, vil rutinen afstemme
poster hvor beløb på højre side er 0.90 til 1.10 enheder større end beløb på venstre side.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 73
Beløbsinterval til afstemning, Større end / Mindre end – Denne værdi vælger hvilken post
som skal afstemmes. Hvis du skriver 0.99 i den første boksen og 1.00 i den andre, vil poster
med beløb -1.00-0.00 på højre side og -1.00-0.00 på vesntre side blive afstemt.
Største tilladte differencebeløb, Større end / Mindre end – Dnne valgmulighed vil kun
være aktiv, hvis du har valgt Afstem med Difference i procent (%). Hvis du indtaster 1.00 i
den første boks og 10 000.00 i den andre, vil rutinen kun afstemme poster fra -10 000.00 til 100 og 1.00 til 10 000.00.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 74
Bestem rækkefølgen i rutiner for automatisk afstemning
Klik på dropdown menuen i kolonnen Sortering for at sette afstemningsrutinerne i prioritert
rækkefølge. Det anbefales at starte med den sikreste af reglerne først. F.eks. er en regel der
har en betingelse af at fakturanummer skal være det samme, mere sikker end en regel der
afstemmer en – en uden øvrige kriterier.
Anbefalede rutiner efter import
Nedenfor følger nogen anbefalinger om rutiner du bør følge efter import.
Databerigelse med Regular Expressions (Find information og erstat med nyt/andet)
Denne funktion kan ved hjælp af Regulære Udtryk finde et udtryk i en tekstkolonne, og føje
en ny værdi til en eksisterende eller ny kolonne. Dette lader sig kun gøre på den importerede
fil.
Vælg Filer og Mapper fra Funktioner. Sæt flueben i Find information og erstat med
nyt/andet, og klik på knappen til højre. Et nyt vindue vises til højre.
Indtast et udtryk / Regular Expression i kolonnen med navn Finde udtryk. Hvis du indtaster
et nummer eller en tekst i kolonnen Finde udtryk, vil funktionen søge efter udtrykket i
kolonnen I Kolonne. Skriv teksten og/eller nummeret du vil sætte ind i den nye eller
eksisterende kolonne. Værdien vil kun blive sat ind, hvis den importerede tekstkolonne (Fra)
indeholder værdien i Finde udtryk. Skriv navnet på den nye eller eksisterende kolonner i Ind
i kolonne og vælg en konto. Gem til slut.
Regular Expressions kan bruges med nummererede grupper. F.eks. :du skal trække tal ud
fra en tekstkolonne hvor teksten er ”Check no. 4358”. Indtast udtrykket ”Check no. (\d{4}) i
kolonnen Finde udtryk og “$1” i Indsæt Tekst tekst-kolonnen, og nummeret ”4358” vil blive
satt ind i den nye eller eksisterende kolonne.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 75
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 76
Kort opsummering
Adra Match ønsker at brugerne af AMA skal opleve afstemningsløsningen som et værdifuldt
værktøj til at udføre afstemning mere effektivt. Korrekt brug og fuld udnyttelse af løsningen er
nødvendig for oplevelsen af værktøjet.
Vi tilbyder kurser, både åbne kurser og kundetilpassede kurser med kundens data. Kontakt
os for en snak om videre oplæring for flere brugere.
Vi i Adra Match ønsker at kunderne skal bruge AMA på alle typer afstemninger, og
løsningen kan importere filtyper og –formater fra mange forskellige kildesystemer. Ønsker du
råd om hvordan du kan optimere kvaliteten på afstemning og rapportering af afstemning, så
kontakt os for at høre mere om hvordan dette kan løses.
Vi håber du som bruger af løsningen bliver tilfreds, og at gevinsten ved en automatiseret og
standardiseret løsning efterlever dine forventninger.
Brugermanual Adra Match Accounts
Side 77