ADRA MATCH ACCOUNTS
KVIK-
GUIDE
AdraMatch l kvikguide
www.adramatch.com
INDHOLDSFORTEGNELSE
SÅDAN BRUGER DU DENNE GUIDE..............................................................................................................4
FORBEREDELSER...............................................................................................................................................................5
OPRETTELSE AF DIN FØRSTE KONTOGRUPPE..............................................................................6
SKÆRMEN WELCOME (VELKOMMEN).........................................................................................................7
REDIGERING AF KONTI OG KONTOGRUPPER...................................................................................8
IMPORT AF FILER.................................................................................................................................................................11
FILES AND FOLDERS (FILER OG MAPPER)...........................................................................................12
AUTOMATISKE AFSTEMNINGSREGLER....................................................................................................13
NØGLEFUNKTIONER – DET DAGLIGE ARBEJDE............................................................................16
IMPORT (IMPORTER)........................................................................................................................................................17
AUTOMATIC (AUTOMATISK (AFSTEMNING))........................................................................................19
MANUEL (AFSTEMNING)..............................................................................................................................................20
REPORTS (RAPPORTER).............................................................................................................................................24
UNDO IMPORT (FORTRYD IMPORT) ..............................................................................................................25
MANUEL REGISTRERING............................................................................................................................................27
SKABELONREGLER..........................................................................................................................................................28
2
AdraMatch l kvikguide
www.adramatch.com
OPHAVSRETTIGHEDER
Copyright 2013 Adra Match. Alle rettigheder forbeholdes.
Oplysningerne i dette dokument kan ændres uden forudgående varsel. Den software, der er beskrevet i dette dokument, leveres på baggrund
af en licensaftale. Softwaren må kun anvendes eller kopieres i overensstemmelse med vilkårene i denne aftale.
Ingen del af dette dokument må gengives, gemmes i et arkivsystem eller overføres i nogen form eller på nogen måde ad elektronisk eller
mekanisk vej, herunder fotokopiering og optagelse til andre formål end køberens personlige brug, medmindre der foreligger skriftlig
tilladelse fra Adra Match.
Adra Match AS
Besøgsadresse:
Schweigaards gate 28
0191 Oslo
Norge
Postadresse:
Postboks 9166 Grønland
0134 Oslo
Norge
+47 21 30 00 00
http://www.adramatch.com
3
AdraMatch l kvikguide
www.adramatch.com
SÅDAN BRUGER DU DENNE
GUIDE
MÅLGRUPPE FOR GUIDEN
Målgruppen for denne kvikguide er alle, der bruger Adra Match Accounts, og formålet med den er at give et hurtigt overblik over de
oftest anvendte funktioner i Adra Match Accounts. Denne guide beskriver de oftest anvendte funktioner i Adra Match Accounts. Den er
primært beregnet til almindelige brugere og superbrugere. Dette dokument beskriver ikke vedligeholdelse af brugere og kunder eller
generering af rapporter. Du kan finde mere detaljerede oplysninger i brugervejledningen til Adra Match Accounts.
INDHOLD I GUIDEN
Denne guide hjælper dig med at:
>> forstå de oftest anvendte funktioner i Adra Match Accounts
>> bruge Adra Match Accounts.
4
AdraMatch l kvikguide
www.adramatch.com
FORBEREDELSER
OPRETTELSE AF KONTOUDTOG VIA ERP-SYSTEMET
Du kan eksportere et kontoudtog fra virksomhedens økonomisystem (i det følgende kaldet "ERP") til en tekstfil, der indeholder de konti,
du vil afstemme.
Dette gøres normalt via rapport- eller eksportfunktionen i ERP-systemet.
>> Opret en mappe på et netværksdrev, hvor du kan gemme filerne. F.eks. G:/AdraMatchAccounts/Import/Regnskab
>> Opret en backupmappe til Adra Match Accounts, og flyt de importerede filer hertil. F.eks. G:/AdraMatchAccounts/Import/
Regnskab/Arkiv
Du kan anvende Excelfiler, hvis de gemmes som tabulatorseparerede tekstfiler eller kommaseparerede tekstfiler (CSV). Du kan også
bruge Import Wizard (Guiden Importer) til at importere filer fra Excel.
EKSPORT/DOWNLOAD AF BANKKONTOUDTOG
Kontakt din bank for at få yderligere oplysninger om, hvordan du gør dette. Mange banker tilbyder denne tjeneste via deres internetbankløsning. Filerne skal være i kommaseparerede filer (CSV), tekstfiler (TXT) eller et andet format, som banken anvender.
>> Opret en mappe på et netværksdrev, hvor du kan gemme filerne. F.eks. G:/AdraMatchAccounts/Import/Banknavn
>> Opret en backupmappe til Adra Match Accounts, og flyt de importerede filer hertil. F.eks. G:/AdraMatchAccounts/Import/
Banknavn/Fil
5
AdraMatch l kvikguide
www.adramatch.com
LOGON
LOGON MED
ENKELTLOGON
Brug Windows-godkendelse til enkeltlogon. Du
bliver automatisk logget på, når du starter Adra
Match Accounts.
LOGON UDEN
ENKELTLOGON
Log på med det brugernavn og den
adgangskode, du har fået tildelt. Hvis det er
første gang, du logger på, anbefaler vi, at du
ændrer din adgangskode.
6
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
SKÆRMEN WELCOME
(VELKOMMEN)
Når du har logget på, vises status for dine konti og dine brugeroplysninger.
Startskærm
Automatiser
Generer
afstemning Manuelle rapporter
afstemninger
Importer filer
og rettelser
Kontogruppeoplysninger om
den valgte kunde
Vælg kunde
Brugeroplysninger
Vis
Konfigurer sybrugervejledning
stemet, backup,
gendannelse og
administrer licenser
Udvid
visning
Verificering
af licens
7
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
REDIGERING AF KONTI OG
KONTOGRUPPER
Denne funktion bruges til at tilføje konti, oprette og redigere kontogrupper, tilføje åbningsbalancer og åbne transaktioner eller slette alle
transaktioner eller kun afstemte transaktioner til og med en bestemt dato.
>> Vælg Maintenance (Vedligeholdelse) → Edit Accounts/Account Groups (Rediger konti/kontogrupper).
TILFØJELSE AF KONTI
1. Klik på fanen Account Settings
1
(Kontoindstillinger).
2. Klik på New (Ny) for at tilføje en ny konto.
3. Marker afkrydsningsfeltet Interim
(Periode) for at aktivere afstemning
mellem debet og kredit inden for
3
4
kontoen.
4. Marker afkrydsningsfeltet Unique
(Entydig), hvis kontonummeret er
entydigt for hele forpligtelsen.
5. Klik på Save (Gem).
2
5
8
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
Oprettelse af en kontogruppe
1. Klik på New (Ny) for at oprette en ny konto- gruppe.
2. Indtast navnet på den nye kontogruppe i feltet Account Group (Kontogruppe).
2
3. Indtast en beskrivelse af kontogruppen
i feltet Description (Beskrivelse).
4. Marker afkrydsningsfeltet This is
a foreign currency account (Dette er 3
valutakonto),
hvis kontoen er i en udenlandsk valuta.
4
5. Vælg den udenlandske valuta, der skal 5
anvendes til kontoen, på rulleli
sten Select currency (Vælg valuta).
6. Klik på Save (Gem). Der oprettes en ny
kontogruppe.
1
6
9
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
Set Starting Balance (Indstil åbningsbalance)
Denne funktion bruges til at tilføje balance til en konto. Balancerne for gruppekonti skal være nul, og der må ikke være nogen åbne
transaktioner. Funktionen Set Starting Balance (Indstil åbningsbalance) bliver aktiveret, når du opretter en ny kontogruppe og tildeler
konti til den nye kontogruppe. Klik på knappen Set Starting Balance (Indstil åbningsbalance) for at få vist vinduet New starting balance
1/2 (Ny åbningsbalance 1/2).
1. Under Ledger (Hovedbog) skal du indtaste åbningsbalancen for den måned eller
periode, hvor du vil starte afstemningen.
2. Under Bank skal du indtaste
åbningsbalancen for den måned eller
periode, hvor du vil starte afstemningen.
3. Klik på Finish (Fuldfør), hvis Total Ledger balance (Samlet hovedbogsbalance) og Total Bank balance (Samlet
bankbalance) tilsammen giver nul, eller
klik på Next (Næste) for at registrere de åbne transaktioner, som giver
differencen. Knappen Finish (Fuldfør)
vises kun, hvis balancerne matcher. I modsat fald vises knappen Next (Næste).
1
2
3
Du kan finde flere oplysninger i afsnittet om
indstilling af åbningsbalance i brugervejledningen
til Adra Match Accounts.
10
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
IMPORT AF FILER
Denne funktion bruges til at importere filer i XML-format, oprette eller modificere importsæt og vælge eksisterende importsæt.
>> Vælg Maintenance (Vedligeholdelse) Imports (Importsæt).
IMPORTSKABELONER
1
1. Vælg Imports (Importsæt).
2. Vælg de importfiler, som du vil tilføje.
3. Klik på Add (Tilføj).
Du kan finde flere oplysninger i afsnittet om
administration af importsæt i brugervejledningen
til Adra Match Accounts.
2
3
11
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
FILES AND FOLDERS (FILER
OG MAPPER)
Denne funktion bruges til at definere stien til de mapper, der anvendes til importfiler og backup for de valgte importsæt.
>> Vælg Maintenance (Vedligeholdelse) Files and folders (Filer og mapper).
1. Marker kun afkrydsningsfeltet Engagement Mode (Forpligtelsestilstand), hvis du vil definere en sti, der skal anvendes til import af data for alle kunder.
1
2. Vælg det importsæt, som du vil angive stien til, på rullelisten Select import (Vælg importsæt).
2
3
3. Klik i feltet Folder (Mappe) for at angive stien til den mappe, hvor importsættet skal gemmes.
4. Klik i feltet Backup folder (Backupmappe) for at angive stien til den mappe, der skal anvendes som backupmappe.
4
5
6
5. Indtast filterkriterierne i feltet Filter. F.eks. *.txt, hvis du kun vil have vist tekstfiler.
6. Klik på Save (Gem).
Du kan finde flere oplysninger i afsnittet om definering af
mappeplaceringer i brugervejledningen til Adra Match Accounts.
12
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
AUTOMATISKE AFSTEMNINGSREGLER
ADMINISTRATION AF AUTOMATISKE AFSTEMNINGER
Denne funktion bruges til at tilføje, ændre, prioritere eller slette afstemningsregler under de enkelte kontogrupper. Prioriter reglerne ved
at vælge prioritetsniveau på
rullelisten. Disse regler kan enten kopieres til eller deles med andre kontogrupper.
>> Vælg Maintenance (Vedligeholdelse) → Automatic reconciliation rules (Automatisk afstemningsregler).
Indstillinger for automatiske afstemninger – 1 dialogboks
13
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
1
KOPIERING OG DELING AF
REGLER
Vælg den kontogruppe, som du vil tildele
foruddefinerede regler til, på rullelisten
Account Group (Kontogruppe).
1. Klik på Add Predefined (Tilføj forudde
finerede).
3
2. Vælg den regelgruppe, som du vil tildele til den valgte kontogruppe, på rullelisten Rule group (Regelgruppe). De foruddefinerede regler for den valgte gruppe vises.
3. Marker afkrydsningsfeltet Select All (Vælg alle) for at tilføje alle reglerne i regelgruppen, eller vælg den regel, som du vil tildele til kontogruppen.
2
4
5
4. Klik på Copy selected rules (Kopier de valgte regler), hvis du øn sker, at dette skal være en enkelt stående regel, eller klik på Share selected rules (Del de valgte regler), hvis du ønsker, at ændringer, der foretages i den overord nede regel, anvendes på denne regel.
Indstillinger for automatiske afstemninger – 3 dialogbokse
5. Klik på OK.
14
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
OPRETTELSE AF EN
AFSTEMNINGSREGEL
Det følgende eksempel viser en afstemningsregel, der matcher en regnskabstransaktion med
1
flere banktransaktioner.
1. Indtast et navn til afstemningsreglen
i feltet Name (Navn).
2. Indtast værdien 5 i feltet Date range (Datointerval), hvilket betyder, at bankens dato maksimalt må afvige med +5 dage, undtagen for regnskabs
2
3
transaktionen.
3. Marker afkrydsningsfeltet Many items from Bank (Flere poster fra bank) for at afstemme med flere banktransaktioner.
4. Klik på Save (Gem).
Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du
opretter afstemningsregler, i afsnittet om
indstilling af automatiske afstemninger i
brugervejledningen til Adra Match Accounts.
4
Indstillinger for automatiske afstemninger – 2 dialogbokse
15
AdraMatch l kvikguide
www.adramatch.com
NØGLEFUNKTIONER – DET
DAGLIGE ARBEJDE
Adra Match Accounts indeholder fire hovedfunktioner, Import (Importer), Automatic (Automatisk (afstemning)), Exceptions (Undtagelser
(manuel afstemning)) og Reports (Rapporter), som er let tilgængelige via faner. Det er ved hjælp af disse funktioner, at du udfører de
daglige opgaver.
PROCEDURER (DAGLIGE, UGENTLIGE OG/ELLER MÅNEDLIGE)
>> Download tekstfil (kontoudtog) fra dit ERP-system.
>> Download tekstfil (kontoudtog) fra din bank.
>> Log på Adra Match Accounts.
>> Importer filer fra din virksomheds bank.
>> Kontroller, at de importerede konti har samme balance som dine bogføringstal og kontoopgørelser for den valgte periode.
>> Kør de automatiske matchningsregler.
>> Håndter afvigelser via manuel justering.
>> Opret rapporter over de matchede konti.
16
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
IMPORT (IMPORTER)
1
1. Klik på fanen Import (Importer).
2. Vælg et af de foruddefinerede importformater.
2
3. Tilføj de filer, som du vil importere. De tilføjede filer vises på listen i ruden Select files to import (Vælg filer, der skal importeres). Det er muligt at vælge flere filer.
4. Klik på Import (Importer) for at starte importen.
Funktionen Import Wizard (Guiden Import)
anvendes til midlertidige importsæt og til
oprettelse af nye importskabeloner.
Du kan finde flere oplysninger i afsnittet om
import af filer i brugervejledningen til Adra
4
3
Match Accounts.
Fanen Import (Importer)
17
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
VISNING AF TRANSAKTIONSOPLYSNINGER
Denne funktion bruges til at vise oplysninger
om transaktioner og balancer, efter at
kontooplysningerne er importeret.
1. Udskriv importresultaterne efter behov.
2. Klik på forstørrelsesglasset
under kolonnen "Details" (Detaljer) for at få vist detaljer om en importeret konto.
2
3. Klik på Accept (Accepter) for at
godkende, når du har kontrolleret balan
cen på de importerede konti.
Gentag disse trin for alle de øvrige filer, du vil
importere.
3
1
Dialogboksen Adra Match New Balance (Adra Match ny balance)
18
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
AUTOMATIC (AUTOMATISK
(AFSTEMNING))
Denne funktion bruges til at køre de foruddefinerede afstemningsregler på de data, du har importeret. Resultatet af matchningen vises
efter regel og samlet kontogruppe.
1. Klik på fanen Automatic (Automatisk).
1
2. Marker afkrydsningsfelterne for konto
grupper eller enkeltstående af
stemningsregler.
3. Klik på Reconcile (Afstem).
2
3
Fanen Automatic (Automatisk)
19
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
MANUEL (AFSTEMNING))
Denne funktion bruges til at administrere afvigelser/åbne transaktioner og afstemte transaktioner. Du kan sortere og filtrere åbne
transaktioner og afstemme afvigelser. Den effektive søgefunktion gør det muligt at søge i både åbne og afstemte poster.
FANEN OPEN (ÅBNE)
1
1. Klik på fanen Exceptions (Undtagelser).
2. Klik på fanen Open (Åbne). Fanen Open (Åbne) vises som standard, når du klikker på fanen Exceptions 2
4
(Undtagelser).
3. Marker afkrydsningsfelterne ud for de poster, der skal afstemmes. Når afvigelsen mellem de valgte poster er nul eller ligger inden for tolerance
værdierne, kan du fortsætte.
3
4. Klik på Reconcile (Afstem).
Fanen Exceptions (Undtagelser) – fanen Open (Åbne)
20
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
FANEN RECONCILED
(AFSTEMTE)
1
Denne funktion bruges til at få vist afstemte
transaktioner. Her kan du se oplysninger om
hvor, hvornår og af hvem transaktionerne er
blevet afstemt.
2
1. Klik på fanen Exceptions (Undtagelser).
2. Klik på fanen Reconciled (Afstemte).
3. Vælg en transaktion, og klik på Undo (Fortryd), hvis du vil annullere afstemningen forde valgte poster.
3
Fanen Exceptions (Undtagelser) – fanen Reconciled (Afstemte)
21
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
FANEN SEARCH (SØG)
Du kan søge i ethvert felt i afstemte eller åbne
transaktioner.
1
1. Klik på fanen Exceptions (Undtagelser).
2. Klik på fanen Search (Søg).
2
3. Indtast tekst i et eller flere af de tilgæn
gelige felter for at søge efter
Amount (Beløb), Date (Dato), Text (Tekst), Reference, Period (Periode) eller i et af de ekstra felter.
3
4
5
4. Vælg Open (Åbne) eller Reconciled (Afstemte) på rullelisten for at vælge den transaktionstype, du vil søge efter.
5. Klik på Search (Søg) for at søge efter de definerede kriterier. Transaktionerne
vises på grundlag af de angivne søgekriterier.
Fanen Exceptions (Undtagelser) – fanen Search (Søg)
22
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
Fortrydelse af en afstemning
1. Klik på fanen Exceptions (Undtagelser).
1
2. Vælg Reconciled (Afstemte) på rullelisten.
3. Marker afkrydsningsfeltet ud for den
2
åbne transaktion.
4. Klik på forstørrelsesglasset
ved siden af en transaktion for at få vist alle poster med det samme post-id.
4
5. Klik på Undo (Fortryd).
5
23
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
REPORTS (RAPPORTER)
Denne funktion bruges til at generere rapporter til visning og udskrivning for en eller flere kontogrupper og kunder. Rapporten kan vises
i fem forskellige formater: PDF, Excel, RTF, TXT og Report Viewer (Rapportfremviser).
VISNING AF RAPPORTER
1
1. Klik på fanen Reports (Rapporter).
2. Vælg den rapporttype, du vil have vist, 6
på listen Select Report (Vælg rapport).
2
3. Vælg den kundetype, du vil generere en rapport for.
4. Vælg de kontogrupper, du vil have vist 3
i rapporten, på listen Select an account group (Vælg en kontogruppe).
du vil have vist, på rullelisten Select Report Format (Vælg 5
rapportformat).
9
6. Vælg, hvordan du vil have rapporten 7. Marker afkrydsningsfeltet View
Fanen Reports (Rapporter)
sorteret, på rullelisten Sort on (Sorter efter).
historical data (Vis historiske data).
8
4
5. Vælg et rapportformat til den rapport, 7
i rapporten, på rullelisten.
9. Klik på Preview (Vis eksempel).
8. Vælg det tidsformat, du vil have vist Rapporten genereres i det valgte format som vist til højre.
24
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
UNDO IMPORT (FORTRYD
IMPORT)
Denne funktion bruges til at få vist detaljer om de importerede filer og fortryde import af importerede og afstemte filer. Du kan kun
fortryde filer for konti og kunder, som du har adgang til.
>> Vælg Maintenance (Vedligeholdelse) → Undo import (Fortryd import).
Undo Import (Fortryd import)
25
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
IMPORTEREDE FILER
1
Denne funktion bruges til at fortryde import af
afstemte og ikke-afstemte filer.
Unreconciled Imports (Ikke-afstemte
importsæt)
1. Vælg Unreconciled Imports (Ikke-af
stemte importsæt) for at fortryde importen af ikke-afstemte filer.
2. Klik på Details (Detaljer) for at få vist filoplysninger.
2
3
3. Klik på Undo Import (Fortryd import) for
Reconciled Imports (Afstemte
importsæt)
1
Listen Reconciled Imports (Afstemte importsæt) indeholder filer, som er importeret og helt
eller delvist afstemt. Vælg en eller flere filer for
at få vist filoplysninger, eller vælg Undo
Reconciliation (Fortryd afstemning).
1. Vælg Reconciled imports (Afstemte importsæt) for at fortryde importen af afstemte filer.
2
2. Klik på Undo Reconciliation (Fortryd afstemning) for at fortryde importen af filen/filerne.
26
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
MANUEL REGISTRERING
Denne funktion bruges til manuelt at tilføje transaktioner til en kontogruppe.
>> Vælg Maintenance (Vedligeholdelse) -> Manual Registration (Manuel registrering).
1. Vælg Account Group (Kontogruppe). 2. Vælg den rette konto. Registrer 1
transaktionerne i den øverste rude.
2
3. Klik på Insert (Sæt ind) for at føje trans
aktionen til de åbne transak tioner. Ru
den nedenfor viser, hvordan de registrerede transaktioner påvirker balancen.
3
Registration (Registrering)
27
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
SKABELONREGLER
Denne funktion bruges til at oprette globale skabelonregler og tildele disse regler til bestemte regelgrupper.
>> Klik på Maintenance (Vedligeholdelse) > Edit auto. recon. template rules (Rediger skabelonregler for auto. afstemning).
NEW RULE GROUP
(NY REGELGRUPPE)
1
1. Klik på New (Ny) i feltet Rule group (Regelgruppe).
2. Indtast navnet på regelgruppen i feltet Rule group name (Regelgruppenavn).
3. Klik på Save (Gem).
2
3
Edit auto. recon. template rules (Rediger skabelonregler for auto. afstemning) –
28
www.adramatch.com
AdraMatch l kvikguide
TILDELING AF
SKABELONREGLER TIL EN
REGELGRUPPE
1
1. Vælg den regelgruppe, som du vil tildele
skabelonregler til, på rullelisten Rule group (Regelgruppe).
2. Klik på Add (Tilføj).
3
3. Angiv regelindstillingerne for
skabelonen.
4. Klik på Save (Gem).
2
4
Edit auto. recon. template rules (Rediger skabelonregler for auto. afstemning).
29