1. No category

Kom godt i gang. Version 2.0
webCRM december 2011
Kom godt i gang
Indhold
Indledning ................................................................................................................... ..2
Hovedmenu ................................................................................................................. ..3
Oprettelse af brugere .................................................................................................... ..4
Organisationer og personer ............................................................................................ ..6
Aktiviteter.................................................................................................................... ..7
E-mails ........................................................................................................................ ..8
Tilbud – salgspipeline .................................................................................................... ..9
Enkle tilpasninger ......................................................................................................... 10
Oprette egne oversigter ................................................................................................. 12
Dataimport .................................................................................................................. 13
1
Kom godt i gang. Version 2.0
webCRM december 2011
Indledning
Velkommen til webCRM
Denne Kom i gang-guide er designet til at hjælpe nye brugere til at komme hurtigt i gang med at bruge
webCRM systemet. Henvisninger til knapper, hovedfunktioner o. lign. i systemet angives med Fed skrift.
Instruktioner med flere trin adskilles af -> ex: Klik på Personer -> Opret person. Hvis du har brug for
mere hjælp, kan du finde flere læsevejledninger under Hjælp og Support i dit system.
Systemet er let at sætte op og bruge, men du kan naturligvis også vælge at kontakte os, og få en af vore
konsulenter til at hjælpe dig hurtigt og sikkert i gang. Du kan desuden lære mere om systemet ved at se
vores instruktionsvideoer på http://www.youtube.com/watch?v=ZOco12WB_tI eller tilmelde dig et gratis
webseminar på www.webcrm.com.
webCRM består af følgende Hovedfunktioner:
Hovedfunktion
Organisationer
Personer
Aktiviteter
Ordrer og Tidsregistrering
Tilbud og Budgetter
Oversigter (rapporter)
Kalender
Produkter
Dokumenter og e-mails
Outlook Integration
2
Funktion
er selve kernen i webCRM. Alle oplysninger, herunder alle
personer, gemmes under organisationer.
Personer (eller kontakter) er knyttet til en organisation. Du
kan have en eller flere personer for hver organisation.
Bemærk, at du sender emails til personer og ikke til
organisationer. NB: Hvis dine kunder primært er
privatpersoner, frem for organisationer, kontakt os for
oplysninger vedr. B2C versionen.
Med webCRM kan du nemt tildele aktiviteter og sikre
opfølgning på disse. Det er nemt se en fuld notat-historie,
booke møder og sende e-mails fra den samme skærm.
Aktiviteter kan sammenlignes med opgaver i Outlook, og
kan flyttes frem eller tilbage i tid. Et møde er noget, der
starter og slutter på et bestemt tidspunkt.
(NB. Tilvalgsmodul) Administrér ordrer og opfølgning på
salg. Registrer tidsforbrug for projekt eller fase.
Ved at bruge Tilbudsstyring kan du overvåge pipeline efter
område, sælger og produkter. Du kan også oprette
budgetter for at få et samlet overblik over tilbud/ordrer i
forhold til budgettet.
webCRM giver brugerne mulighed for nemt at hente
oplysninger
selv
uden
at
skulle
lære
komplekse
rapporteringsværktøjer. Du kan rapportere om ethvert
område
i
systemet,
det
være
sig
aktiviteter,
salgsmuligheder, kontakter eller kalendere.
Administrér alle interne samt eksterne møder i en fælles
kalender. Tilføj notater og dokumenter.
Et meget alsidigt modul til opbevaring af oplysninger om
emner såsom installeret produktbase, kursusdeltagelse,
kontrakt-information
eller
fakturaoplysninger
fra
dit
regnskabssystem. (NB: Er slået fra som default)
Brug flere skabeloner, der giver dig mulighed for at flette
relevant information ind i din besked, nemt og praktisk. Gem
alle udgående og indgående e-mails.
(NB. Tilvalgsmodul) Synkronisér alle kontakter, aftaler,
aktiviteter og e-mails med Outlook.
Kom godt i gang. Version 2.0
webCRM december 2011
Nogle af hovedfunktionerne er ikke standard, men kan tilkøbes for at give yderligere funktionalitet – din
lokale konsulent kan hjælpe dig med at beslutte, hvilke der passer til dine behov.
Vigtigt råd: Tag det skridt for skridt og lad være med at være for ambitiøs til at starte med. Hvis du ikke
importerer eksisterende data, er de første skridt udført ekstremt hurtigt. Vi tilråder, at du starter med
kun at bruge de funktioner i systemet, som du virkelig har brug for - bliv fortrolig med den
grundlæggende funktionalitet og tag den derfra.
Hovedmenu
Hovedmenuen (vist nedenfor) er din adgang til hele webCRM systemet. Øverst til venstre ser du
søgefeltet, som kan bruges til at søge efter organisationer, personer eller telefonnumre, når du kender en
større eller mindre del af deres navn, mail eller tlf. nr. Du kan foretage en ’begynder med’ søgning ved at
markere afkrydsningsfeltet A.. ved siden af søgefeltet.
Disse funktioner betyder, at du kan finde organisationer og personer hurtigt, selvom du kun kan huske en
del af deres navn, email eller tlf.nr. Hvis du f.eks. vil finde en person ud fra en e-mail, indtaster du blot
e-mailadressen i søgefeltet og klikker på person. Søgeresultaterne blive vist i boksen kaldet Seneste
søge-resultater. Du kan derefter sammenligne resultaterne og vælge den rigtige organisation eller
person og klikke videre ind i deres optegnelser.
Fra hovedmenuen har du adgang til
hovedfunktionerne i webCRM systemet:





Aktiviteter
Organisationer
Tilbud & ordrer/leverancer
Møder/Kalender
Oversigter
Grafikken øverst på skærmen kan tilpasses til
din virksomhed. Det gør du ved at gå til Konfiguration (øverste menulinje) og vælge Hovedindstillinger -> Grafik. Du kan dér vælge mellem forskellige billeder eller indsæt firmaets logo/banner (format
965 x 100 pixels). Samme sted kan du bestemme default skriftstørrelse, skærm og farven på knapperne.
Hvis du klikker på denne knap:
under Hovedmenu, vil du se skærmbilledet til
højre:
Denne skærm giver den enkelte bruger
mulighed for at konfigurere, hvilke oplysninger
og i hvilken rækkefølge de vises på
hovedmenuen. De fleste indstillinger giver sig
selv, men ønsker du yderligere oplysninger,
kan du læse flere vejledninger under Hjælp og
Support.
Såfremt du klikker på budget knappen:
på hovedmenuen, kan du se de for dig
relevante budgetter (oprettet under
Opsætning -> budgetter).
3
Kom godt i gang. Version 2.0
webCRM december 2011
Tilvalgsknapper
Hvis du har tilkøbt de ekstra valgfrie Funktioner til Web Integration og indgående e-mail, tidsregistrering
eller kampagner, vil følgende knapper vises:
indgående e-mails
Registrer tid
Rediger event svar
Rediger survey svar
Du kan hente forklaring på disse funktioner under dokumentationen på www.webcrm.com
Oprettelse af Brugere
Bemærk: Det er kun muligt at oprette det antal
brugere, som du har licens til. Ønskes flere
brugere (også selvom du blot er i test-fasen), kan
de oprettes ved at gå til Konfiguration -> Licens
og vælge nyt antal brugere i drop-down listen Nyt
maksimum brugerantal. Samme sted kan du tilog fravælge tilkøbsmoduler. Efter ændring af antal
brugere, skal du logge af og på igen, før du kan oprette dem.
Det er enkelt at oprette en bruger i webCRM systemet. Ved at gå til Konfiguration -> Brugere vil du se
en liste over brugere. Ved at klikke på Opret bruger (yderst til højre) vil du se nedenstående
skærmbillede:
Obligatoriske felter er:







Navn
Initialer – bruges til log-filer
E-mail
Login navn
kodeord
Adgangsniveau
Områder (alle er default)
Andre felter såsom mobil og telefon kan
bruges til at flette ind i e-mail-skabeloner.
Det er derfor en fordel også at udfylde disse.
Hvis du specificerer en 2. ansvarlig, vil organisationer og tilbud automatisk blive udfyldt i disse felter, når
du opretter en organisation eller et tilbud. Du kan vælge et eller flere (brugerdefinerede) områder for den
enkelte bruger. Dette er relevant, hvis du har sælgere, der opererer i forskellige områder, og du kun vil
have sælgerne til at se kunder i deres eget område/distrikt eller områder. Områderne ændres/tilpasses
under ’konfiguration -> drop-down lister -> organisationer.
En bruger kan tilhøre en brugergruppe, der påvirker hans/hendes sikkerhed og rettigheder. Læs om
brugergrupper under Hjælp og Support. Denne funktion er kun relevant for større organisationer, og er
kun tilgængelig, hvis dit system har 10 eller flere brugere.
4
Kom godt i gang. Version 2.0
webCRM december 2011
Sende brugerlogin-oplysninger
Når du har oprettet en bruger og trykker ’gem’, vil du se følgende bokse øverst på skærmen:
Du kan bruge disse muligheder til at sende en e-mail til den nye bruger med hans/hendes loginoplysninger, til at få vist deres login-historie og til at skabe nye direkte login-koder. Bemærk at du skal
klikke på Send e-mail med login-oplysninger efter oprettelse eller opdatering af den pågældende
bruger, for at sende brugeren et link. NB: Det er også denne knap du klikker på, hvis brugeren har
forlagt sit link og skal have oplysningerne tilsendt igen.
Bemærk: Vi anbefaler, at du ikke sender links til brugere, der ikke er involveret i opstartsprocessen, før
du har sat systemet op, for ikke at forvirre dem med et system, der endnu ikke er færdigt sat op!
Bemærk, at der er tre måder, hvorpå brugere kan få adgang til webCRM systemet, når de har modtaget
deres log-in oplysninger:
• via en favorit i browseren (for oprettelse heraf, gå til Hovedmenu ->
-> Tilføj dit webCRM link
til dine favoritter)
• Log ind via vores hjemmeside http://www.webcrm.com (øverst til højre) - indtast kontonavn,
brugernavn og kodeord
• Via et ikon på dit skrivebord/desktop – se hvordan man gør under Hjælpevideoer i Hjælp og support
Organisationer og personer
Alle, der bruger webCRM systemet, vil få brug for at anvende Organisationer og Personer. Du kan
selvfølgelig omdøbe de centrale dele af systemet til det ordvalg I bruger i din virksomhed. Fx kan
Organisationer blive omdøbt til Virksomheder eller Kunder, og Personer til Kontakter. Læs mere
om dette i afsnittet Enkle tilpasninger i dette dokument eller i dokumentationen under Hjælp og
Support.
Dit nye system leveres med én oprettet organisation, nemlig webCRM. Du kan nemt oprette flere ved at
klikke på Opret ny som vist nedenfor:
Derefter vises følgende skærm:
Hvis du vil oprette en ny organisation,
skal du blot indtaste oplysninger i de
relevante områder. Du kan ændre
oplysninger i drop-down menuer og
tilføje nye felter til at opfylde dine
specifikke behov. Læs mere i afsnittet
Enkle tilpasninger. Klik altid på Gem
knappen, hvis du vil beholde organisationen eller ændringerne. Bemærk, at
der i det viste eksempel er oprettet en del ekstra felter i højre side af skærmen.
5
Kom godt i gang. Version 2.0
webCRM december 2011
Systemet vil ikke tillade oprettelse af flere organisationer med samme navn. Hvis du kunder med
forskellige adresser (og samme firmanavn), udfylder du divisionsnavn feltet med f.eks. Holbæk, Århus
osv. Herved får du lov at oprette det samme firmanavn flere gange som separate afdelinger.
Obs tekst feltet bruges til at markere noget væsentligt, f.eks. ’virksomhed i betalingsstandsning’, ’undgå
kontakt’ eller andet. Organisationen vises så med rødt på de relevante skærmbilleder.
For at tilføje en person til organisationen, klik på Opret person.
Skærmen til højre vil vises:
Igen er det ligetil at tilføje oplysninger til
dette skærmbillede og gemme disse. I alle
hovedfunktionerne kan du tilføje nye felter,
slukke for visse datafelter og omdøbe
overskrifter, fx Person til Kontakt.
Også her er der oprettet en række ekstra
felter på højre side af skærmen i det viste
eksempel.
Aktiviteter
Aktiviteter er en meget fleksibel måde at håndtere opgaver på i din organisation. Aktiviteterne kan
bruges til en lang række opgaver såsom:





Telemarketing
Håndtering af kundeemner
Opfølgning på salg
Kundeservice
Arrangere begivenheder
Intentionen er, at aktiviteter styrer processerne omkring kunden/emnet, hvorfor du kan udføre de typisk
forekommende kundeaktiviteter direkte fra dette skærmbillede. Dette sparer tid, når aktiviteten
opdateres. Fra samme skærmbillede kan du derfor:






Tilføje notater til notat-historikken (i loggen)
Tilføje op til 15 brugerdefinerede felter
Vedhæfte og flette dokumenter
Sende e-mails, redigere eller tilføje personer og oprette møder
Tilknytte aktiviteter til tilbud, møder og ordrer som en del af en forretningsproces
Aktiviteter er ligeledes ofte startpunktet ved udarbejdelse af kampagner
Du kan masseoprette aktiviteter i forbindelse
med dataimport eller ved at vælge at aktivere
’opret aktiviteter’ for en given oversigt, som
vist t.h.
Når du viser/kører den pågældende oversigt,
vil der fremkomme et ikon, der hedder ’opret
aktiviteter’, som udfyldes, hvorved der oprettes
aktiviteter for de valgte organisationer.
6
Kom godt i gang. Version 2.0
webCRM december 2011
En enkelt aktivitet oprettes ved først at gå til en Organisation og herefter klikke på
Derefter vises nedenstående skærmbillede:
Inden du vælger en dato for
næste opfølgning, er det i de
fleste tilfælde en god idé, at
indtaste en kort beskrivelse af
din samtale og/eller næste
handlinger i feltet Tilføj til log
under Aktivitet log. Dine
kommentarer vil blive gemt,
herunder dit navn og datoen for
optegnelsen.
Typisk kan en kunde sige "Ring
til mig om 1 uge", så klikker du
blot på +7 knappen, og datoen
for næste opkald vil blive fremrykket med en uge.
Hvis du mangler felter eller ønsker andre drop-down-menuer, kan du lære mere om dette i afsnittet
Enkle tilpasninger.
Når du har afsluttet et aktivitetsforløb skal du IKKE slette aktiviteten. I stedet ændrer du status til
afsluttet, hvorefter den forsvinder fra din aktivitetsliste. Du kan dog stadig finde aktivitetsforløbet under
den enkelte organisation.
Bemærk, at alle dine aktiviteter vises, når du
trykker på ’aktiviteter’ på hovedmenuen. Som
udgangspunkt vises de i kronologisk orden. Du
kan sortere efter type eller andet ved at klikke
på den overskrift, som du ønsker at sortere
efter. Hvis du klikker på blyanten ud for en af
aktiviteterne vil du få vist billedet ovenfor med
nogle med nogle frem og tilbage pile, så du kan
bladre frem og tilbage mellem aktiviteterne og
hurtigt gå til den næste, når du har afsluttet
den forrige.
E-mails
E-mail funktionen i webCRM systemet er meget
alsidig. Du kan sende e-mails fra de fleste
hovedfunktioner i systemet, blot du trykker på brev
ikonet.
Du kan sende, kopiere, CC eller BCC
enhver e-mail til en anden person, der er oprettet i
webCRM systemet.
Hver e-mail bliver gemt under organisationen, så du
selv og andre senere nemt kan finde dem igen.
Bemærk også at du kan gemme e-mailen som kladde, hvis du er nød til at forlade skærmbilledet.
7
Kom godt i gang. Version 2.0
webCRM december 2011
E-mails bliver automatisk adresseret til den relevante person via flettefunktionen i e-mail skabelonen
(som sættes op under ’opsætning -> skabeloner -> email’)
Du kan også sende e-mails via Outlook (eller dit
normale e-mailsystem) som ikke bliver lagret i
webCRM systemet. Det gør du ved at klikke på
E-mail (ikke brev-ikonet).
Vi anbefaler, at vigtige e-mails altid sendes fra webCRM systemet ved at klikke på brev-ikonet. NB: Du
kan kun sende e-mails til personer, hvor der er opgivet en mailadresse på personkortet. Ved at bruge email funktionen i systemet, kan du også drage fordel af følgende funktioner:





E-mail skabeloner og flette-faciliteter (’opsætning -> skabeloner -> email skabeloner’)
Standardiserede dokumenter til vedhæftning (lægges op under ’opsætning -> dokumenter ->
standard dokumenter’)
Hurtigt sende e-mails fra alle webCRM hovedfunktioner
Medsende e-mails til en anden person eller webCRM bruger
E-mail kampagner. Læs under hjælp & support, hvordan du opsætter en email kampagne.
E-mails oprettet af dig i webCRM systemet bliver sendt af webCRM servere og leveres med din emailadresse. Svar på sådanne e-mails vil derfor blive sendt til din normale indbakke. Indgående e-mails
kan også gemmes i webCRM systemet, hvis du har tilkøbt Outlook synkronisering eller Indgående email modulet. For at aktivere disse vælg Konfiguration -> Licens og marker de relevante felter.
E-mail skabeloner og flette faciliteter
Du kan oprette lige så mange e-mail skabeloner, som du ønsker, og begrænse brugen for visse brugere,
grupper af brugere, sprog eller områder. Opsætningen af e-mail-skabeloner kan være enkel, men til et
mere avanceret grafisk udtryk, kræves et vist kendskab til HTML. Brug af e-mail skabeloner reducerer
behovet for at skrive fritekst, og leverer et mere konsekvent budskab. Opret fx en skabelon som byder
velkommen til nye kunder. E-mail skabeloner oprettes som nævnt ved at klikke på Opsætning –>
Skabeloner -> E-mail: Skabeloner -> Opret e-mail skabelon. Læs mere om oprettelse og design af
e-mail skabeloner under Hjælp og Support i webCRM systemet.
Systemet fletter automatisk relevante oplysninger ind i e-mailen, såfremt det er sat op i e-mail
skabelonen. For eksempel kan du sende en mødebekræftelse på hver aftale der bliver booket, hvor
oplysninger om deltagere, mødetid og sted automatisk flettes ind i mailen. Et mere sofistikeret eksempel
kan være at flette oplysningerne fra et tilbud ind i en e-mail for en ordre. Bemærk, at e-mail skabeloner
der flettes data med mødetidspunkt, kun er tilgængelige når du står på mødet, da systemet ellers ikke
ved, hvilket møde det handler om.
Vedhæftede dokumenter
Hvis du skal vedhæfte et dokument til et enkelt e-mail, klikker du på pdf-ikonet i værktøjslinjen og
indsætter dokumentet. Herved skabes der et link til det ønskede dokument.
Generelt anbefales det dog at upload’e standard dokumenter; typisk prislister, produktblade, casestories
og Jeres standard betingelser under ’opsætning -> dokumenter -> standard dokumenter’. Disse
dokumenter kan nemt indsættes i mail’et ved at klikke på clips’en.
Du kan ikke blot vedhæfte et dokument, hvis du vil lave en, da masse-mails med vedhæftning typisk vil
blive afvist af modtagerens mailsystem. I sådanne tilfælde skal du klikke på ’link’ i email skabelonen (det
liggende 8 tal), og derefter linke til det pågældende dokument på din hjemmeside. Du kan også benytte
pdf-ikonet (nævnt ovenfor) ved opsætning af e-mail skabelonen.
8
Kom godt i gang. Version 2.0
webCRM december 2011
Tilbud – salgspipeline
Tilbud er et meget stærkt aspekt ved webCRM, som tillader dig at:




Se alle potentielle salg på de af dig definerede pipeline niveauer
Se din pipeline opdelt efter forventet ordretidspunkt
Se din pipeline i ønsket valuta
Vise budgetter efter person, produkt/service og område, hvor du sammenholder budget, pipeline
og ordrer, så du herigennem hurtigt kan se om I når Jeres budgetter.
Opsætning af din salgspipeline
Dette gøres ved at definere de trin i din
salgsproces og de procentsatser, du ønsker
at associere til de enkelte niveauer.
De relevante valg af procenter indtastes
først under Opsætning -> Pipeline ->
Mulige pipeline procentværdier.
Niveauerne defineres med de indlagte
eksempler som udgangspunkt. Du har
standardværdier og tekst for en række
faser, som du kan bruge som udgangspunkt for dit system.
De enkelte niveauer defineres med en
overskrift og der sættes hak ved ’i brug’,
hvis det pågældende niveau skal med i dine
pipeline muligheder. Den viste procent vil
blive default, og såfremt du sætter hak i
’frakoble ..’, får brugeren selv mulighed for
at vælge en procent; ellers er den låst til
niveauet. Den ansvarlige for tilbuddet får
en reminder, når der ikke har været rørt
ved pipeline muligheden i det definerede antal dage (eller du kan fravælge denne mulighed). Længere
nede på billedet kan du lægge en beskrivelse af pipeline niveauet og forudsætningerne ind.
I dagligdagen oprettes et tilbud (eller rettere en pipeline mulighed) for en bestemt kunde oprettes ved at
gå ind på den pågældende organisation og klikke på Tilbud -> Opret tilbud. Igen er det ligetil at tilføje
oplysninger til dette skærmbillede og
gemme. Som i alle de øvrige
hovedfunktioner kan du tilføje nye felter,
slukke visse datafelter og omdøbe
funktionen. Læs mere om dette i næste
afsnit.
Såfremt du har skabt tilbudsmaster’e
(under ’opsætning -> skabeloner ->
pdf/Word skabeloner) vil disse vises – og
være klar til fletning i skærmbilledets nedre
højre hjørne.
9
Kom godt i gang. Version 2.0
webCRM december 2011
Enkle tilpasninger
Dette afsnit vil vise dig, hvordan du kan:





Ændre Terminologi
Tilføje nye brugerdefinerede felter
Ændre mulighederne i drop-down lister
Deaktivere datafelter
Deaktivere hovedfunktioner
Ændre terminologi
For at ændre ordvalget i f. eks. ’Organisationer’
går du til Konfiguration i hovedmenuen, og
vælger Hovedindstillinger -> Terminologi –
vælg et eller flere sprog og klik på Vis tekster
for de valgte sprog. Scroll ned og find
Organisationer på listen. Bemærk: En del ord er
registreret i både ental og flertal, husk at ændre
begge steder. Hvis du f. eks. ønsker at ændre
Organisation til Virksomhed skal du ændre:


Organisationer til Virksomheder
Organisation til Virksomhed
Tilføje brugerbestemte felter
Du bør opsætte dit webCRM system således at du kun skal udfylde data, som afspejler din forretning.
Ved at tilføje brugerbestemte felter, kan du gøre dette på en struktureret måde. Du kan tilføje op til 15
nye felter, der kan være som en liste, multi-valg liste, positivt heltal, tekst, dato, afkrydsningsfelt eller
web-link. Du kan oprette disse felter ved at gå til Konfiguration fra hovedmenuen og derefter vælge
Brugerbestemte felter. Du vil nu se en menu over de forskellige moduler. Brugerbestemte felter kan
oprettes for alle hovedfunktioner (organisationer, personer, aktiviteter osv.). Du kan endda tilføje felter
til brugere oprettet i systemet, hvis du vil medtage brugerens Skype-adresse eller private adresse i mail
skabeloner der sendes til kunderne.
Hvis du vælger Konfiguration -> brugerbestemte felter -> personer, vil du se nedenstående
skærmbillede. Herfra kan du definere et nyt felt:

Type af felt

Rækkefølgen, som datafelter vises

Feltets etiket, vises som overskrift på din
skærm, når du efterfølgende redigerer
eller opretter en person

Specifikationer, hvor du opretter
valgmuligheder for feltet

NB: Du kan også vælge ’skjul felt’, f.eks
fortjeneste/DB på en kunde, såfremt
feltet kun må ses af brugere med
rettigheder til dette.

Du kan tilføje en overskrift, hvis dine
felter skal grupperes. Det gøres i 2.
række i ’rækkefølge’ og ’felt etiket’
kolonnerne
10
Kom godt i gang. Version 2.0
webCRM december 2011
Forskellige typer af felter:
1. Tekst: To cifre adskilt af *. Fx 0 * 50 betyder, at teksten kan være et sted mellem 0 og 50 tegn
lange
2. Heltal: To cifre adskilt af *. Fx 1000 * 50000 betyder, at tallet skal være et sted mellem 1000 og
50000
3. Dato: Ingen input specifikation er påkrævet. Datoformat er angivet pr. bruger under din
brugerprofil (under konfiguration)
4. E-mail: Ingen input specifikation er påkrævet. Systemet vil kontrollere, at de indtastede data i
sådan et felt indeholder et @
5. Afkrydsningsfelt: Ingen input specifikation er påkrævet.
6. Liste: Dette gør det muligt for brugeren at vælge 1 mulighed fra en liste over forskellige givne
valgmuligheder. De enkelte valgmuligheder er adskilt med *. Den første mulighed vil stå som
default. Et eksempel på en liste kunne se således ud: - vælg - * Mulighed A * Mulighed B *
Mulighed C. Denne liste kan indeholde max. 5.000 tegn (dvs. typisk op til 500 eller flere
muligheder). Du kan tilføje flere muligheder til listen senere, og du kan flytte rundt på dem.
Bemærk: Hvis du ændrer teksten i valgmuligheden (selv fra små til store bogstaver), går
henvisningen tabt.
7. Multi-valg liste: Dette gør det muligt for brugeren at vælge en eller flere muligheder fra en liste
over forskellige, givne valgmuligheder. Valgmulighederne angives med et unikt nummer (mellem
01 og 99) efterfulgt af: og derefter muligheden. Et eksempel kunne være:
01:
05:
10:
99:
Mulighed 1
Mulighed 2
Mulighed 3
Andet
Numrene er unikke og bruges som reference. Dvs. du kan ændre teksten til noget andet, hvis du
ønsker at en eller flere muligheder skal omdøbes. Du kan også ændre rækkefølgen af
mulighederne, dvs alfabetisk rækkefølge. Men at ændre nummereringen vil ødelægge
referencerne.
8. web-links: web-links bruges til at linke direkte til data i andre systemer for en bestemt kunde,
person, tilbud osv. Vi henviser til Hjælp og Support for at sætte dette op.
Bemærk, at du længst nede på organisationsbilledet (under brugerbestemte felter) har mulighed
for at oprette yderligere 8 fritekst felter. Disse benyttes typisk til CVR nummer eller et debitor
nummer. Dette benyttes, hvis du f.eks. ønsker at udveksle data med dit økonomisystem og vil
sikre, at opdateringerne ’rammer’ den rigtige debitor.
Deaktivere datafelter/hovedfunktioner
Hvis der er et datafelt du ikke anvender, kan du nemt
deaktivere det under Konfiguration -> hovedindstillinger
-> datafelter.
Tilsvarende kan du aktivere eller deaktivere hovedfunktioner
under Konfiguration -> hovedindstillinger ->
hovedfunktioner.
11
Kom godt i gang. Version 2.0
webCRM december 2011
Ændre indholdet i en drop-down menu i et datafelt
Du kan ændre emnerne i en drop-down menu,
der vises i et datafelt, f.eks. indholdet i dropdown listen Status under organisationer. Gå til
Konfiguration fra hovedmenuen - Vælg Drop
down lister. Vælg Organisation/Personer.
Herfra kan du ændre / tilføje eller slette emner
i de forskellige datafelter.
Bemærk, at hvis du ændrer/sletter noget på
listen forsvinder referencer på allerede
oprettede organisationer/personer.
Oprette egne oversigter
Med webCRM kan du designe dine egne oversigter. I systemet kaldes de oversigter som default. Det kan
ændres til f.eks. ’rapporter’ under terminologi, som tidligere nævnt. Tanken er, at du bør være i stand til
at oprette dine egne oversigter uden ekstern bistand, medmindre du foretrækker dette. Du kan oprette
lige så mange som du vil, og du kan lave oversigter som alle brugere eller kun udvalgte grupper af
brugere har adgang til.
For at oprette en oversigt (i eksemplet til
højre kaldet en rapport), klik på
Opsætning ->Oversigter -> Opret
oversigt. Skærmen til højre vises. Du
starter med at vælge datatype; om din
oversigt skal vise data for organisationer,
personer, aktiviteter osv.
Bemærk: Alle oversigter giver dig adgang
til organisationens data, fordi organisationer er nøglen i systemet. Men hvis du vælger organisationer, vil
du ikke kunne se personer, aktiviteter osv. Vælg derfor personer, hvis du ønsker at lave en liste over
personer, du vil kontakte eller sende e-mails. På samme måde vil data for såvel organisationer som
personer og aktiviteter, være tilgængelige, hvis du vælger aktiviteter som datatype.
Når du trykker Gem, kommer du til det næste skærmbillede, hvor selve oversigten sættes op.
Vis data: Systemet indeholder mange
datafelter for organisationer, personer
osv. Du vil typisk ikke ønske at få vist alle
tilgængelige data i din oversigt. Her kan
du vælge op til 14 datafelter, du ønsker at
se i oversigten, f.eks. organisation, person
navn og person tlf.nr.
Sortér output: Her bestemmer du,
hvordan du vil have dine data sorteret.
Oftest vil du vælge ’organisation’, fordi du
ønsker, at data skal sorteres alfabetisk
efter organisations navn.
12
Kom godt i gang. Version 2.0
webCRM december 2011
Data Filter: Her vælger du de datakriterier, som skal gælde for emnerne i
oversigten. F.eks. alle kunder i Finland og
Baltikum. Bemærk: Når du har valgt et
kriterium, vil der åbnes nye bokse for valg
af yderligere kriterier. Du har også
mulighed for at definere OG / ELLER
kriterier. Hvis du vælger kriterier i to
separate bokse (som adskilles af OG i
venstre side) vil oversigten gælde for
data, der matcher begge kriterier.
Hvis du derimod vælger kriterierne i samme boks (adskilt af ELLER i venstre side) vil oversigten omfatte
de data, der svarer til enten det ene eller det
andet af kriterierne. Oversigten til venstre vil
give dig alle data fra enten Sverige eller
Norge.
Endelig - under Avanceret – kan du angive,
hvem der har lov til at se oversigten. En række
særlige funktioner er også tilgængelige under
avanceret, som gør dig i stand til at masseslette eller masse-ændre data.
Dataimport
Under Hjælp og Support i hovedmenuen finder du en særskilt vejledning med klare instrukser om,
hvordan du importerer data til dit webCRM system. Du har et link til dette i din velkomstmail, og
dokumentet er endvidere tilgængeligt fra vores webside.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Vi håber, du fandt denne vejledning anvendelig. Skulle du have brug for yderligere assistance er du
velkommen til at kontakte din lokale webCRM konsulent, som med glæde vil hjælpe dig videre.
Bemærk, at hjælp & support funktionen i selve systemet (findes øverst t.h.) er gratis. Dér findes dels en
omfattende vejledning og du er velkommen til at stille spørgsmål. Vi svarer på generelle spørgsmål
inden for 24 timer typisk med et par linier og/eller henvisning til et det relevante sted, hvor du kan læse
om hvordan du løser den givne problemstilling. Der er ligeledes en række dokumenter på vores
hjemmeside og der findes hjælpe/inspirationsvideoer på såvel hjemmesiden som i dit system, som du
med fordel kan studere.
Hvis du ønsker telefonsupport eller har forespørgsler vedr. opsætning eller anvendelse af dit system som
er specifikt og typisk kræver adgang til dit system for at kunne rådgive er dette også muligt. Vi yder
denne form for rådgivning på konsulentbasis, hvor du køber et klippe kort på 2 timer eller mere.
13