Retningslinjer for arbejdsgrupper under Øsby og omegns beboerforening Struktur: D. 3. Oktober 2013 blev der ved en stiftende generalforsamling stiftet foreningen Øsby og omegns beboerforening (herefter kaldet ØOB). ØOB har følgende hjemmeside: www.øsby.dk. På hjemmesiden kan blandt andet findes foreningens vedtægter. I forbindelse med stiftelsen af ØOB blev der nedsat et antal arbejdsgrupper bestående af borgere fra Øsby og omegn. Arbejdsgrupperne arbejder med følgende temaer: -‐ Cykelsti mellem Øsby og Starup -‐ Eventgruppen -‐ Børneunivers -‐ Fundraising -‐ Kultur -‐ Kommunikation og WEB -‐ Turisme -‐ Byggegrunde -‐ Nytilflytter -‐ Landsbypedel -‐ Serviceydelser -‐ Mødested På www.øsby.dk har hver enkelt arbejdsgruppe en side, hvor hver enkelt arbejdsgruppes arbejde løbende beskrives. Hver enkelt arbejdsgruppe arbejder selvstændigt og er selv ansvarlig for aktivitet i udvalget mv. Der afholdes 2 gange årligt, eller når ØOB’s bestyrelse eller halvdelen af arbejdsgruppernes tovholdere finder det nødvendigt, møde med deltagelse af ØOB’s bestyrelse samt tovholdere fra samtlige arbejdsgrupper. Kontakt til bestyrelsen i Øsby og omegns beboerforening: Bestyrelsen i Øsby og omegns beboerforening kan til enhver tid kontaktes med spørgsmål og andet. Kontaktoplysninger findes på www.øsby.dk. Tovholder/kontaktperson: Arbejdsgruppen skal i blandt sine medlemmer udpege en tovholder/kontaktperson, som har kontakten til ØOB’s bestyrelse. Tovholderens opgaver består af følgende: -‐ Løbende at holde ØOB’s bestyrelse underrettet om relevante forhold og aktiviteter i arbejdsgruppen -‐ Løbende at lægge relevante informationer på hjemmesiden www.øsby.dk -‐ Sikre at informationer omkring aktiviteter sendes til bestyrelsen, så det kan komme i eventkalenderen, så alle har et fælles sted at sikre koordineringen af de mange forskellige tiltag Adgang til www.øsby.dk: Samtlige medlemmer af arbejdsgruppen modtager kode til intranettet på hjemmesiden www.øsby.dk enten direkte eller når den enkelte anmoder om det på siden, der giver adgang til www.øsby.dk/intra på www.øsby.dk. Tovholderen modtager fra ØOB adgangskode til hjemmesiden, således at tovholderen har mulighed for at lægge ting op på arbejdsgruppens side på hjemmesiden www.øsby.dk. Alle opslag på hjemmesiden skal lægges op således, at der er en klar struktur, der giver tids-‐ og emnemæssig overblik. Administrator af hjemmesiden er berettiget til at slette upassende oplæg, og oplæg som ikke stemmer overens med ØOB’s vedtægter. Arrangementer: Arbejdsgruppen er selv ansvarlig for at arrangere og afholde arrangementer mv. Arrangementer skal registreres i kalenderen på www.øsby.dk, ved kontakt til bestyrelsen i ØOB optages emner i kalenderen. Der må ikke arrangeres noget af arbejdsgruppen, såfremt den pågældende dag er optaget i kalenderen på www.øsby.dk. Såfremt arbejdsgruppen finder, at arrangementet kan afholdes samme dag som arrangementet registreret i kalenderen på www.øsby.dk, skal arbejdsgruppen have accept til afholdelse af arrangementet hos ØOB’ bestyrelse. Alle arrangementer kan oprettes med et registrerings-‐ og betalingsfelt på hjemmesiden – således at man som arrangør kan sikre sig, at der er tilstrækkelig opbakning før gennemførelse af et arrangement, og ligeledes kan sikre at, der er penge på kontoen inden iværksættelse af aktiviteten. Oprettelse af aktivitet og betalingsfelt sker ved henvendelse til Kommunikation og WEB udvalget eller til formanden for ØOB. Økonomi: Arrangerer arbejdsgruppen et arrangement eller andet, hvortil der er behov for penge til gennemførelsen, skal arbejdsgruppen kontakte ØOB’s bestyrelse. For at erhvervsdrivende og andre i lokalområdet ikke kontaktes af en lang række arbejdsgrupper m.fl., vil arbejdsgruppen som står for fundraising samt ØOB’s bestyrelse, eventuelt i samarbejde med arbejdsgruppen, forestå søgning af penge til de enkelte arrangementer mv. Arbejdsgruppen skal ved henvendelsen til ØOB’s bestyrelse fremsende en beskrivelse af arrangementet, tidspunkt og sted for dets afholdelse samt et budget. Såfremt arbejdsgruppen i strid med nærværende retningslinjer ikke indhenter accept fra ØOB’s bestyrelse, hæfter arbejdsgruppens medlemmer selv for økonomien i arrangementet. Reservering af lokaler: Arrangementer mv. kan afholdes i en række forskellige lokaler i Øsby og omegn, dette kan eksempelvis være følgende: Lokation: Bestilling: Hallen Ved henvendelse til bestyrelsen i Øsby idrætsforening – www.oesby.net Cafeteriet i Hallen Ved henvendelse til bestyrelsen i Øsby idrætsforening – www.oesby.net Skolens lokaler Ved henvendelse til skolens kontor og ledelse. Hyrup Forsamlingshus Ved henvendelse til Bjarne Juhl på hverdage mellem kl. 17.30 og kl. 19.00 på tlf. 2169 8999 Arbejdsgruppen er selv ansvarlig for at reservere lokalerne til deres arrangementer. Såfremt dette medfører en omkostning, skal dog henvises til ovennævnte pkt. vedrørende økonomi. Nye arbejdsgrupper: Såfremt medlemmer af arbejdsgruppen selv har lyst til at etablere en ny arbejdsgruppe, eller hvis medlemmer af arbejdsgruppen hører om nogen, som har lyst til at etablere en ny arbejdsgruppe, eller hvis medlemmer af arbejdsgruppen har forslag til et tema for en ny arbejdsgruppe, opfordres vedkommende til at tage kontakt til ØOB’s bestyrelse, som hurtigst muligt vil foretage det fornødne til etablering af en ny arbejdsgruppe.