Juni 2012
Erhvervspostdoc
Vejledning
Udbetaling af bevillingen - Erhvervspostdoc
Denne vejledning beskriver sammen med Generelle bestemmelser for bevillinger fra
Højteknologifonden, hvordan der for projektet
• anmodes om udbetaling af midler
• aflægges projektregnskab
Ved rapportering af anmodning om udbetaling og ved udarbejdelse af projektregnskab bruges
samme økonomiskabelon. Skabelonen er beskrevet i denne vejledning.
Indhold
1. INDLEDNING ................................................................................................................................................... 2 Overhead ..................................................................................................................................................................................... 2 2. UDBETALING AF BEVILLINGEN ........................................................................................................ 3 Tidsfrister .................................................................................................................................................................................... 3 3. PROJEKTREGNSKAB ................................................................................................................................... 4 Beskrivelse af skema til projektregnskab ....................................................................................................... 4 4. SPØRGSMÅL OG KONTAKT .................................................................................................................... 5 Højteknologifonden
Holbergsgade 14, 3. sal
1057 København K
Side 1 af 5
Tel +45 3363 7280
December 2011
j.nr. ED-203-2-halvår
1. Indledning
Ved udbetaling af bevillingen og ved aflæggelse af projektregnskab skal samme
økonomiskabelon anvendes. Højteknologifonden fremsender økonomiskabelonen til
erhvervspostdoc’en ved opstart af bevillingsperioden. Økonomiskabelonen dækker hele
projektperioden.
Økonomiskabelonen er en excel-fil med en række faneblade. Fanebladene skal anvendes og
udfyldes i den rækkefølge, de ligger i dokumentet. De enkelte faneblade skal enten bruges til
anmodning om udbetaling eller projektregnskab. Dette er markeret på fanebladene som vist
her:
Kun felter markeret med gult i arkene kan og/eller skal udfyldes. Resten af felterne er låst.
Overhead
Alle erhvervspostdoc’er, der har fået tilsagn efter 2009 vil få 44% i overhead i hele
bevillingsperioden.
For andre danske, offentligt ejede institutioner kan der beregnes 3,1% i administrationsbidrag
af udgifter, der direkte kan henføres til projektet. Virksomheder er ikke berettiget til overhead.
Aktivitet/faneblad i excel fil
Deadline for modtagelse i
Højteknologifonden
Udbetalingsanmodning (85% af bevilling)
1. november 2012 (udbetales d. 15 november)
Projektregnskab*
3 måned efter projektafslutning
Restudbetaling (15% af bevilling)
Efter godkendelse af projektregnskab
* Overholdes fristen for indlevering af projektregnskabet ikke, vil det blive betragtet som
misligholdelse af medfinansieringsaftalen og kan medføre, at restudbetalingen ikke udbetales.
Side 2 af 5
December 2011
j.nr. ED-203-2-halvår
2. Udbetaling af bevillingen
Ved tilskud til en erhvervspostdoc fra Højteknologifonden modtages og administreres
bevillingen af institutionen.
Udbetaling af bevilling til erhvervspostdoc finder sted to gange i løbet af projektperioden.
Højteknologifondens økonomiskabelon skal anvendes ved anmodning om udbetaling.
Den første udbetaling finder sted i det første år af projektperioden og udgør 85% af den
samlede bevilling. Restudbetalingen på 15% udbetales, når det endelige projektregnskab er
godkendt.
Anmodning om udbetaling omfatter:
-
En e-faktura, der oprettes af bevillingsmodtager (institutionen), og som skal stemme
overens med det beløb, der anmodes om.
En excel-fil med anmodning. Den tilsendte økonomimodel anvendes og fanebladet
udbetalingsanmodning udfyldes. Filen sendes til Højteknologifonden.
En pdf-fil af anmodningen, der skal dateres og underskrives af den økonomiansvarlige
og erhvervspostdoc’en. Pdf-filen sendes til Højteknologifonden.
Følgende oplysninger skal benyttes i forbindelse med oprettelse af e-fakturaer til
Højteknologifonden:
EAN-nummer: 5798 0004 32871
Højteknologifonden
Holbergsgade 14, 3.
1057 København K
Beløb: DKK XXX (beløbet skal stemme med beløbet ’ønsket udbetaling’ på
udbetalingsanmodningen)
Reference på e-faktura: Erhvervspostdoc journal nummer (xxx-xxxx-5)
Udbetalingsdato: Sættes til d. 14 i den måned anmodning indsendes (eks. 14. november)
Fakturanummer: Skal være unikt og kan derfor ikke anvendes mere end én gang
Betalingsform: Nemkonto må ikke vælges som betalingsform.
Oprettes der ikke en e-faktura, kan beløbet der anmodes om, ikke udbetales.
Nystartede projekter skal senest 1 måned før første udbetaling give Fonden besked om
registreringsnummer, kontonummer og CVR-nummer på bevillingsmodtageren.
Tidsfrister
Den udfyldte økonomiskabelon og e-faktura skal være fremsendt til Højteknologifondens
sekretariat (Tilde Emilie Andersen, [email protected]) senest:
Udbetaling vedrørende
Udbetalingsanmodning
Frist for indsendelse
1. november 2012
Beløbet vil være til disposition den 15. november 2012. Ved for sen indsendelse af
udbetalingsanmodningen vil udbetalingen af midler forsinkes.
Side 3 af 5
December 2011
j.nr. ED-203-2-halvår
3. Projektregnskab
Beskrivelse af skema til projektregnskab
I det følgende beskrives de enkelte felter i skemaerne til projektregnskabet.
Det konsoliderede projektregnskab:
Udgiftsposter for hele
projektperioden for både
virksomhed og institution.
Bevilliget tilskud fra
Højteknologifonden
hentes automatisk fra
udbetalingsanmodningen.
Udbetalt fra
Højteknologifonden
udfyldes
Det konsoliderede
projektregnskab dateres
og underskrives af den
økonomiansvarlige på
institutionen og
ehvervspostdoc’en.
Vejledning vedrørende aflæggelse af regnskab og revision fremgår af Generelle bestemmelser
for bevillinger fra Højteknologifonden (se www.hoejteknologifonden.dk). Dokumentet ligger
desuden som link på det første faneblad i økonomimodellen. Erhvervspostdoc’er er undtaget
punkt 2, 4 og 5.
Projektregnskabet, som indsendes til Højteknologifonden, består af ét konsolideret
projektregnskab med bilag 2 og 4 (punkt 7 og 8 er ikke relevante for erhvervspostdoc’er). Det
er erhvervspostdoc’ens ansvar, at indhente de nødvendige regnskabstal og tjekliste. En
revisorpåtegning af projektet er ikke nødvendig.
Side 4 af 5
December 2011
j.nr. ED-203-2-halvår
Bilag
Bilag 2 og 4 findes i Generelle bestemmelser for bevillinger fra Højteknologifonden.
-
Bilag 2 er det bilag, som den økonomiansvarlige på den offentlige skal underskrive.
-
Bilag 4 er den økonomiansvarliges tjekliste, som skal udfyldes og underskrives af den
økonomiansvarlige på den offentlige institution. Punkt 7 og 8 er ikke relevante for
erhvervspostdoc’er.
4. Spørgsmål og kontakt
Ved spørgsmål til udbetaling af bevilling og projektregnskab, kontakt venligst Tilde Emilie
Andersen på telefon 3363 7291.
Side 5 af 5