denne brochure!

Vejledning
Kontraktindgåelse efter tilsagn om støtte
December 2013
Projekter og platforme, som i december 2013 har fået tilsagn om støtte fra
Højteknologifonden, skal senest torsdag den 27. februar 2014 indgå en
medfinansieringsaftale med Højteknologifonden om projektets gennemførelse.
Denne vejledning beskriver proces og tidsplan for kontraktforhandlingerne samt
medfinansieringsaftalens opbygning.
En god idé er i Højteknologifonden kendetegnet ved at have et åbenbart erhvervsmæssigt
potentiale, som kan udvikles ved hjælp af ny højteknologi, der frembringes gennem et
målrettet samarbejde mellem virksomheder og offentlige forskningsinstitutioner.
Et godt projekt er kendetegnet ved, at:
• Projektets parter sætter sig ambitiøse mål.
• De parter, der er nødvendige for at indfri projektets mål, er til stede.
• Der foregår en løbende forventningsafstemning mellem parterne.
• Projektleder og styregruppe forholder sig proaktivt og kritisk til projektets fremdrift.
• Projektets fokus er på værdiskabelse.
Indhold
1. Kontraktforhandlingernes formål .............................................................................. 2
2. Proces og tidsfrister ............................................................................................... 2
3. Underskrivelse af aftale .......................................................................................... 4
4. Medfinansieringsaftale med bilag.............................................................................. 4
Bilag 1: Projektplan, milepæle, succeskriterier, organisation og ledelse.......................... 5
Bilag 2: Budget ...................................................................................................... 7
Bilag 3: Forretningsorden for styregruppen ................................................................ 9
Bilag 4: Samarbejdsaftale ....................................................................................... 9
Bilag 5: Erklæring vedrørende statsstøtte og virksomhedsstatus ................................. 10
5. Opstart af bevillingsperiode og projektaktiviteter ...................................................... 10
Kick-off ............................................................................................................... 10
Håndtering af projektets økonomi ........................................................................... 10
Økonomiansvarlige ............................................................................................... 11
6. Formidling og kommunikation ................................................................................ 12
7. Tjekliste ............................................................................................................. 13
Holbergsgade 14, 3
1057 København K
Tel +45 3363 7280
www.hoejteknologifonden.dk
1. Kontraktforhandlingernes formål
I højteknologiske projekter og platforme bringes forskellige kompetencer i spil og frembringer
ny viden og resultater i et fokuseret forskningssamarbejde.
For at skabe størst mulig værdi for de deltagende virksomheder og offentlige
forskningsinstitutioner, er det vigtigt, at parterne inden projektstart fastlægger en overordnet
projektplan og ressourcefordeling, etablerer en handlekraftig organisation, samt aftaler
ejerskab og anvendelse af de resultater, som projektet frembringer.
Parterne og Højteknologifonden skal derfor senest torsdag den 27. februar 2014 indgå en
medfinansieringsaftale om projektets gennemførelse.
Til medfinansieringsaftalen hører fem bilag:
Bilag
Bilag
Bilag
Bilag
Bilag
1:
2:
3:
4:
5:
Projektplan, milepæle, succeskriterier, organisation og ledelse
Budget
Forretningsorden for styregruppen
Samarbejdsaftale
Erklæring vedrørende statsstøtte og virksomhedsstatus
Forhandlingerne kan være tidskrævende, men
resultatet er mere end en juridisk sikring af projektets
fokus og rettigheder til fremtidige resultater.
Ofte er drøftelserne med til at præcisere mål,
succeskriterier og roller yderligere. Dette styrker
projektet, giver en mere fokuseret opstart af
aktiviteterne og øger sandsynligheden for, at parterne
sammen opnår væsentlige resultater.
Det er vigtigt at forankre kontraktforhandlingerne hos
de respektive projektparter, også hvis den enkelte part
undervejs vælger at inddrage juridisk assistance.
2. Proces og tidsfrister
Bevillingsperioden og dermed opstart af projektaktiviteterne kan først begynde, når:
• Medfinansieringsaftalen med bilag er forhandlet på plads mellem parterne.
• Højteknologifonden har godkendt den endelige medfinansieringsaftale med bilag.
• Medfinansieringsaftalen er underskrevet af alle parter samt Fondens direktør og
bestyrelsesformand.
Bevillingsperioden skal påbegyndes senest 120 dage efter tilsagnet, dvs. projektstart senest
1. maj 2014.
Får parterne hurtigt forhandlet medfinansieringsaftalen med bilag på plads, kan en tidlig
opstart aftales med projektets SPOC.
Holbergsgade 14, 3
1057 København K
Tel +45 3363 7280
Side 2 af 13
www.hoejteknologifonden.dk
Nedenstående tids- og handlingsplan følges, med mindre andet aftales med projektets SPOC:
11. december 2013 – Tilsagn og materiale til kontraktforhandling
• Projektets parter modtager e-mail med tilsagn om støtte fra Højteknologifonden.
• Tilsagnsmailen orienterer om dato, tidspunkt og sted for orienterings- og statusmøder i
forhandlingsprocessen, som er obligatoriske for alle parter.
• Parterne orienterer sig i udkast til medfinansieringsaftale med bilag, som kan findes på
http://hoejteknologifonden.dk/ansoeger/tilsagn_om_stoette/.
• Projektet etablerer en forhandlingsgruppe bestående af repræsentanter fra alle parter,
som har til opgave at få medfinansieringsaftalen i hus, og kontraktforhandlingerne
starter.
• Projektet vælger en konstitueret projektleder, som på vegne af alle projektets parter er
i løbende dialog med SPOC’en om forhandlingerne, og som er ansvarlig for at
viderebringe information fra SPOC’en til de øvrige parter.
Uge 2-3 (primo januar) 2014 - Orienteringsmøde med Højteknologifonden
• Obligatorisk orienteringsmøde om aftale og opstart. Tidspunkt og sted fremgår af
tilsagnsmailen.
• Alle parter skal være repræsenteret.
• Det forventes, at alle på forhånd har læst vejledning og udkast til
medfinansieringsaftale med bilag.
• Dagsorden:
o Velkomst og præsentation
o Kort status fra konstitueret projektleder på forhandlinger, projektopstart mv.
o Kontraktindgåelse og regnskaber
o Højteknologifonden i bevillingsperioden
o Eventuelt
Uge 5 (ultimo januar) 2014 – Kort telefonmøde om status på forhandlingerne
• Obligatorisk telefonmøde mellem parterne og Højteknologifonden om status i
forhandlingerne. Tidspunkt og kontaktinformationer fremgår af tilsagnsmailen.
• Alle parter skal være repræsenteret.
• Telefon: 3363 7299. Adgangskode: 017 65 44.
• Dagsorden:
o Status i forhandlinger om medfinansieringsaftale med bilag
o Valg af økonomimodel og registrering af økonomiansvarlige
o Ressourcer
o Opstart af projektperioden
o Eventuelt
27. februar 2014 – Frist for at indsende aftaledokumenter til Fonden
• Frist for at parterne opnår enighed om aftalens dokumenter.
• Senest denne dato indsendes medfinansieringsaftale og samtlige bilag, herunder
samarbejdsaftale, til projektets SPOC til endelig godkendelse.
• Først når aftalen er godkendt af Højteknologifonden, skal den underskrives. Fonden
udsender et eksemplar af aftalen til hver af projektets parter, der efterfølgende
underskriver aftalen.
• Bemærk: Projektperioden kan først begynde, når aftalen er godkendt af projektets
SPOC samt underskrevet af alle parter.
1. maj 2014 – Frist for projektstart
• Parterne aftaler med projektets SPOC, hvornår projektaktiviteterne skal begynde, dog
senest 120 dage efter Højteknologifondens tilsagn.
Holbergsgade 14, 3
1057 København K
Tel +45 3363 7280
Side 3 af 13
www.hoejteknologifonden.dk
3. Underskrivelse af aftale
Torsdag den 27. februar 2014 er sidste frist for parternes indsendelse af
medfinansieringsaftale med bilag til endelig godkendelse i Højteknologifonden. Materialet
sendes til projektets SPOC, som herefter godkender aftalen i dialog med projektet.
Samtlige bilag skal godkendes af Højteknologifonden, inden medfinansieringsaftalen kan
skrives under. Fonden indhenter parternes underskrifter.
Herefter skal medfinansieringsaftalen og samarbejdsaftalen (bilag 4) underskrives:
•
•
•
•
Fonden udsender pr. mail et eksemplar af den færdige aftale til hver af projektets
parter. Medfinansieringsaftalen og samarbejdsaftalen underskrives af partens
tegningsberettigede.
De originale underskriftsblade til medfinansieringsaftalen og samarbejdsaftalen
returneres pr. post til Højteknologifonden. Frist fremgår af følgebrev.
Fondens direktør og bestyrelsesformand underskriver kontrakten.
Alle parter modtager pr. mail et eksemplar af de øvrige parters underskrifter.
4. Medfinansieringsaftale med bilag
Medfinansieringsaftalen med bilag regulerer forholdet mellem Højteknologifonden og projektet.
Fra http://hoejteknologifonden.dk/ansoeger/tilsagn_om_stoette/ hentes følgende
aftaledokumenter:
Medfinansieringsaftale - Udkast.
Budget (bilag 2) - Skabelon.
Styregruppens forretningsorden (bilag 3) - Udkast.
•
•
•
Dokumenterne er tilgængelige i en engelsk oversættelse.
Som tillæg til medfinansieringsaftalen indgår parterne en samarbejdsaftale, som regulerer det
indbyrdes forhold mellem parterne, herunder aftale om fordeling og udnyttelse af immaterielle
rettigheder opstået i projektet. Denne samarbejdsaftale udgør bilag 4 til
medfinansieringsaftalen. Højteknologifonden har ikke skabeloner til parternes samarbejdsaftale
At indgå en aftale med Højteknologifonden om finansiering består af følgende:
•
•
•
•
•
•
Tilretning og eventuel justering af medfinansieringsaftalen.
Udarbejdelse af projektplan.
Udarbejdelse af budget, fordelt på parter og år.
Tilretning og eventuel justering af forretningsordenen for styregruppen.
Udarbejdelse af samarbejdsaftale mellem projektets parter.
Eventuel justering af Erklæring vedrørende statsstøtte og virksomhedsstatus
(ansøgningens bilag 4).
Holbergsgade 14, 3
1057 København K
Tel +45 3363 7280
Side 4 af 13
www.hoejteknologifonden.dk
Nedenfor følger en nærmere beskrivelse af de enkelte bilag.
Bilag 1: Projektplan, milepæle, succeskriterier, organisation og ledelse
Bilag 1 er såvel projektlederens som styregruppens styringsredskab og indeholder en
projektplan med beskrivelse af milepæle, succeskriterier, organisation og ledelse.
Parterne kan ofte med fordel tage udgangspunkt i den oprindelige ansøgning til
Højteknologifonden. Det er dog vigtigt, at alle parter aktivt forholder sig til og indbyrdes
diskuterer konkrete arbejdsopgaver, indbyrdes afhængighed, tidsplan, ressourcer, mål og
succeskriterier, samt hvorledes projektet skal organiseres og ledes for at skabe optimale
rammer for samarbejdet.
I et højteknologisk projekt samarbejder parterne sig til ny viden og nye muligheder.
Risikoprofilen er høj i kraft af de ambitiøse teknologiske målsætninger, men også fordi parterne
skal turde være afhængige af hinandens bidrag og resultater for at kunne lykkes.
Sandsynligheden for, at et projekt opnår signifikante resultater stiger markant, når alle
deltagere aktivt støtter op om et oprigtigt samarbejde. Det kan fx være gennem:
•
•
•
Vilje til at dele fortrolig viden og teknologi.
Udveksling af apparatur og udstyr.
Fælles fokus på det overordnede projektmål.
Parternes forskellige kompetencer løfter samarbejdet,
men rummer også et potentiale for konflikt. Hver part
vil have egne værdier, ambitioner, forventninger til
andres bidrag og målsætninger for egne resultater,
som driver deres engagement. Dette skal projektet
kunne rumme og udnytte.
Det kræver respekt for hinandens kompetencer og en
løbende forventningsafstemning at sikre, at alle parter
får noget ud af samarbejdet. Alle parter er forpligtede
til at deltage i justering og præcisering af projektmål,
roller, ressourcer og succeskriterier.
Fælles vision og ambitiøse mål
En stærk fælles vision og tydelige succeskriterier hjælper projektet til at fastholde momentum
og retning i samarbejdet. Parterne skal i fællesskab formulere de overordnede milepæle på
vejen mod projektets vision - hvilke håndgribelige resultater skal nås inden for projektperioden,
for at parterne kan betegne projektet som en succes?
Milepæle og forventede resultater strukturerer indsatsen i et antal delmål, som angiver den
kritiske vej i projektet. For at sikre overblik over de forskellige aktiviteters indbyrdes
afhængighed og respektive fremdrift, kan det være gavnligt at aftale fælles konkrete delmål i
løbet af projektet, hvor foreløbige resultater føjes sammen.
Ikke alle idéer lader sig realisere i den form, som de først blev forelagt Fonden i
ansøgningsprocessen. Der kan indlægges en midtvejsevaluering i projektplanen, hvor parterne
giver projektplan, succeskriterier, projektledelse og budget en kritisk revision for at sikre fortsat
momentum og den rette balance mellem realisme og såvel kommercielle som
forskningsmæssige ambitioner. Projektet kan, med accept fra Højteknologifonden, foretage
justeringer i projektplanen undervejs.
Holbergsgade 14, 3
1057 København K
Tel +45 3363 7280
Side 5 af 13
www.hoejteknologifonden.dk
Effektiv projektledelse og organisation
Målrettet ledelse og organisation øger sandsynligheden for, at projektets idé kan realiseres. For
at sikre størst mulig værdiskabelse i det enkelte projekt, stiller Højteknologifonden krav om, at
der etableres en styregruppe, som udpeger en projektleder.
Projektledelse er tidskrævende, men vital for succes. Det er vigtigt, at parterne både inden og i
løbet af projektet diskuterer, hvilke ressource- og kompetencemæssige behov projektet har.
Projektlederen står for den daglige ledelse og skal sikre løbende engagement og fremdrift i
aktiviteterne. Projektlederen repræsenterer og handler altid på vegne af det samlede projekt og
må have øje for samspillet mellem projektparternes forskellige værdier og incitamenter for at
samarbejde, så det sikres, at alle arbejder vedholdende mod fælles mål.
Styregruppen har det overordnede ansvar for gennemførelsen af projektet og skal
sammensættes af repræsentanter fra alle de deltagende parter. Styregruppen skal sætte den
strategiske retning for projektet, fastholde momentum og tage beslutninger, der sikrer
fremdrift mod relevante mål.
Ressourcer og rekruttering
Et højteknologisk projekt er ikke ejet af en bestemt part. For at sikre alle parters engagement i
projektet, bør rollen som styregruppeformand, -næstformand og projektleder som
udgangspunkt besættes af forskellige parter i projektet. Ligeledes bør personsammenfald
mellem styregruppemedlemmer og projektleder så vidt muligt undgås.
Fordi samarbejdet gør parterne gensidigt afhængige af hinanden, er den enkelte parts bidrag
også et fælles anliggende. Parterne bør så tidligt som muligt afdække ressourcebehovet, fx:
•
•
•
•
•
•
Hvilke eksisterende kompetencer kan den enkelte
part bidrage med?
Hvilke kompetencer skal hyres ind og af hvem.
Hvornår skal hvilke kompetencer i spil?
I hvilke delaktiviteter vil parternes indsats i særlig
grad stille krav om gode samarbejdsevner eller
andre særlige kompetencer?
Hvilke delaktiviteter kræver særligt fokus på intern
videndeling, fx gennem møder, workshops,
nyhedsbreve eller lignende?
Kan projektet i perioder have gavn af initiativer
som medvejledning, udlån af medarbejder, fælles
projektfaciliteter eller andet?
Holbergsgade 14, 3
1057 København K
Tel +45 3363 7280
Side 6 af 13
www.hoejteknologifonden.dk
Bilag 1 skal indeholde følgende oplysninger:
•
•
•
Projektets overordnede mål og succeskriterium
En oversigt over projektets kritiske/overordnede milepæle for bevillingsperioden og de
tilknyttede succeskriterier. Milepælenes indbyrdes relation illustreres.
En oversigt over projektets arbejdspakker eller delprojekter. For hver af disse beskrives:
•
•
•
•
•
•
Væsentlige milepæle, herunder kritiske leveringer og potentielle flaskehalse
Arbejdsopgavernes indhold og risikoprofil
Mål, succeskriterier og forventede resultater
Den enkelte parts rolle
Ressourceforbrug pr. part i mandeår eller –måneder
Projektets organisation og ledelsesform tilføjes information om:
•
•
•
•
•
Konstitueret projektleder (navn, kontaktoplysninger)
Eventuelle arbejdsgrupper og arbejdsgruppeledere (navne)
Medlemmer af styregruppen (navne, kontaktoplysninger)
Eventuelle advisory boards (navne)
Eventuel øvrig ledelse (navne, kontaktoplysninger)
Bilag 2: Budget
Ved aftaleindgåelse skal parterne se på, om det budget, der blev udarbejdet i forbindelse med
ansøgningsprocessen, fortsat vil kunne understøtte de aktiviteter, som er skitseret i
projektplan. Der skal udarbejdes årsbudgetter for hvert kalenderår. Budgettet skal afspejle de
aktiviteter, som parterne forventer at skulle igennem for at nå de forventede mål.
Det kan være vanskeligt at udarbejde et præcist budget i et flerårigt projekt med en høj
risikoprofil. Generelt opfordres til at budgettet revideres en gang årligt, så det afspejler de
faktiske omkostninger så meget som muligt. Højteknologifonden står til rådighed for en
drøftelse af rebudgettering og reallokering inden for bevillingens rammer.
Som bilag 2 til
medfinansieringsaftalen udfyldes
Højteknologifondens budgetmodel
(Excel-fil). Bilag 2 tager
udgangspunkt i den oprindelige
ansøgnings budget, som opdeles i
kalenderår og eventuelt justeres.
Håndtering af budget i projektperioden
• Det overordnede ansvar for budgetter og
regnskabsaflæggelse ligger hos styregruppen.
• Det er muligt at revidere budgettet.
• Budgettet skal overholde 1-2-3 modellen og de
aftalte støtteprocenter.
Budgetmodellen indeholder
• Budget for hele bevillingsperioden fordelt på parter [1 side]
• Budget for hvert kalenderår fordelt på parter [1 side pr. kalenderår]
• Afkrydsningsfelt for valg af udbetalingsmodel (kvart- eller halvårlig) (se afsnit 5)
• Link til registrering af parternes kontooplysninger og kontaktinformationer på
økonomiansvarlige (se afsnit 5).
Bemærk, at kun felter markeret med gult skal udfyldes. De øvrige felter udfyldes automatisk,
når de gule felter er udfyldt.
Budget for hele bevillingsperioden:
Følgende punkter udfyldes:
Holbergsgade 14, 3
1057 København K
Tel +45 3363 7280
Side 7 af 13
www.hoejteknologifonden.dk
•
•
•
•
Projektets titel
Journalnummer
Arket indeholder en kolonne for hver deltagende part. Øverst i hver kolonne skrives
navnet på den deltagende part, og arten angives: For offentlige forskningsinstitutioner
skrives ’O’; for virksomheder, der maksimalt modtager 50 % i støtte skrives ’V’; og for
Små og Mellemstore Virksomheder (SMV), der modtager 50-60 % i støtte, skrives
’SMV’.
Generelle kommentarer til budgettet.
De øvrige felter på budgettet for hele bevillingsperioden vil automatisk blive udfyldt, når
budgetter for de enkelte kalenderår er udfyldt.
Budget for hvert kalenderår:
For hvert kalenderår bevillingsperioden dækker, udfyldes et årsbudget. I hvert årsbudget
anføres det budgetterede beløb på de relevante poster. Under Heraf støtte fra
Højteknologifonden anføres det beløb, som de enkelte parter vil modtage til projektet.
Summerne under Total, Egenfinansiering og Støtte i procent genereres automatisk.
Udgifter skal specificeres, når enkeltudgifter er større end DKK 50.000. Dette gælder
ikke lønudgifter. Er der ikke enkeltudgifter >DKK 50.000 noteres i udgiftsfeltet, at Ingen
enkeltudgifter overstiger DKK 50.000.
Forklaring af budgetposter:
Videnskabeligt personale
Løn til personale, herunder ph.d.-studerende samt postdocs, som udfører videnskabeligt
arbejde i forskningsinstitutioner eller virksomheder. Udgifter til frikøb af forskere ansat på
offentlige forskningsinstitutioner kan dækkes.
• For virksomheder er timesatsen maksimalt DKK 600.
• For offentlige forskningsinstitutioner angives de faktiske lønomkostninger.
Overhead/administrationsbidrag anføres som selvstændig post (se nedenfor).
Teknisk/administrativt personale
Løn til personale, som udfører tekniske og administrative opgaver på projektet. Udgifter til
frikøb af personale, som udfører tekniske og administrative opgaver, kan dækkes. Lønudgiften
beregnes som ved videnskabeligt personale.
Apparatur
Udgifter til apparatur, udstyr og instrumenter, der anvendes i forbindelse med videnskabelige
forsøg og lignende.
Materialer
Udgifter til materialer, som anvendes i forbindelse med projektet, fx kemikalier, komponenter
og lignende.
Rejser
Udgifter til deltagelse i konferencer og møder, som er en nødvendig del af projektet.
Øvrige udgifter
Andre udgifter, herunder:
• Udgifter til forskningsformidling og kommunikation, der skal synliggøre projektets
arbejde og resultater for offentligheden (i størrelsesordenen op til DKK 100.000 for
projekter og op til DKK 200.000 til platforme). Midlerne kan eksempelvis anvendes til
korte film, åbne konferencer eller workshops, web, præsentationer, foldere, plancher og
lignende.
• Udgifter til konsulentbistand og tilsvarende tjenesteydelser, herunder indkøbt forskning,
som er nødvendig for projektets gennemførelse.
Holbergsgade 14, 3
1057 København K
Tel +45 3363 7280
Side 8 af 13
www.hoejteknologifonden.dk
•
•
•
Udgifter til indkøb af rettigheder, patenter og licenser, som er nødvendige for projektets
gennemførelse.
Udgifter til beskyttelse af viden, der opstår i projektet. Udgifter, der afholdes efter
bevillingsperiodens udløb, kan dog ikke støttes.
Øvrige udgifter, som er direkte relateret til projektets aktiviteter
Overhead/administrationsbidrag
Overhead på maksimalt 44 % af de samlede udgifter for de offentlige forskningsinstitutioner,
der skal følge reglerne om tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed i Finansministeriets
Budgetvejledning. For andre danske, offentligt ejede institutioner kan der alene beregnes 3,1
% i administrationsbidrag af udgifter, der direkte kan henføres til projektet.
Der er mulighed for at angive generelle kommentarer til de enkelte årsbudgetter.
Bilag 3: Forretningsorden for styregruppen
Styregruppen vurderer projektet 360° rundt. Den sætter projektets resultater og udfordringer i
relation til udefrakommende faktorer som parternes strategiske dispositioner, markedsforhold,
ny teknologi, patenter, lovgivning, netværk oa., og diskuterer projektets positionering i forhold
til marked og state-of-the-art forskning.
Styregruppen varetager den løbende forventningsafstemning. Parterne kommer her til enighed
om den overordnede retning og de nødvendige projektmål på den kritiske vej frem mod det
endelige slutresultat.
Udkast til bilag 3 downloades fra Højteknologifondens hjemmeside. Udkastet kan justeres og
tilrettes det konkrete samarbejde og er ment som inspiration til udformning af
forretningsordenen. Dog kan afsnittet om Højteknologifondens fondsrepræsentanter ikke
ændres eller udelades, ligesom styregruppens ansvarsområde og opgaver, som nævnt i
medfinansieringsaftalen, er gældende og ikke kan fraviges.
Bilag 4: Samarbejdsaftale
Inden underskrivelse af medfinansieringsaftalen skal projektets parter indgå en
samarbejdsaftale, der regulerer parternes indbyrdes forhold, herunder aftale om fordeling og
udnyttelse af immaterielle rettigheder, der måtte opstå i projektet.
Samarbejdsaftalen er resultatet af en forhandling mellem projektets parter. Fonden har derfor
ikke en skabelon for denne aftale. Ofte vil den deltagende offentlige forskningsinstitution have
en tidligere benyttet skabelon, som forhandlingerne kan tage udgangspunkt i og rette til, så
projektets parter alle får de bedste forudsætninger for at anvende projektets resultater.
Samarbejdsaftalen er en vigtig forudsætning for, at
projektparterne kan etablere et oprigtigt og tillidsfuldt
samarbejde, hvor man arbejder aktivt med hinandens
fortrolige viden.
Det kan være værdifuldt i forhandlingerne at diskutere
de enkelte parters rolle og forventninger til projektet,
fx:
•
•
Hvilke resultater vil den enkelte part komme til at
stå som ejer eller medejer af.
Hvilke resultater har den enkelte part behov for at
publicere.
Holbergsgade 14, 3
1057 København K
Tel +45 3363 7280
Side 9 af 13
www.hoejteknologifonden.dk
•
•
•
Hvilke resultater har den enkelte part behov for ejerskab eller rettigheder til.
Hvis der er flere deltagende virksomheder, hvorledes er deres forretningsområder
eventuelt forbundne eller afhængige.
Er der behov for bilaterale aftaler, som regulerer en parts anvendelse af en anden parts
viden eller projektresultater.
Samarbejdsaftalen skal, for så vidt angår den del, der vedrører fordeling og udnyttelse af
immaterielle rettigheder, godkendes af Højteknologifonden, inden medfinansieringsaftalen kan
underskrives. Der henvises til Lov om Højteknologifonden § 7, stk. 7, samt præcisering af
fortolkningen i skrivelse af den 4. juli 2006 fra Forsknings- og Innovationsstyrelsen.
Samarbejdsaftalen er ofte den mest tidskrævende del af medfinansieringsaftalen at forhandle
på plads. Det anbefales, at parterne så hurtigt som muligt efter tilsagn identificerer relevante
personer at inddrage i beslutningsprocessen (eventuelt juridiske rådgivere) og begynder
forhandlingerne.
Bilag 5: Erklæring vedrørende statsstøtte og virksomhedsstatus
Som del af ansøgningen indsendte projektet bilag 4 Erklæring om statsstøtte og
tilskyndelsesvirkning (for store virksomheder) eller Erklæring om SMV-status samt erklæring
om statsstøtte (for små og mellemstore virksomheder) for hver af de deltagende
virksomheder.
Er der siden indsendelse af ansøgning sket ændringer i de deltagende virksomheders status
eller opstået behov for korrektion af de oplyste informationer, skal bilag 4 udfyldes og
underskrives på ny i forbindelse med den øvrige aftaleproces. Bilaget kan fås ved henvendelse
til projektets SPOC.
5. Opstart af bevillingsperiode og projektaktiviteter
Kick-off
For at sikre en effektiv og fokuseret opstart skal projektet inden for de første 2 måneder af
projektperioden afholde et kick-off for projektets deltagere. Det kan være praktisk at lade
styregruppen konstituere sig ved samme lejlighed.
Kick-off er en god anledning til at få alle projektdeltagere introduceret til parterne og deres
forventninger, de overordnede mål, organiseringen af samarbejdet og – ikke mindst – de
andre deltagere. Det anbefales, at der gives plads og tid til udveksling af idéer og etablering af
kontakter.
Der er ikke noget fast format for møderne, da projekter har forskellige behov i forhold til, hvad
der skal til for at komme godt i gang. Der kan således være tale om en halvdags-workshop,
flere dages seminar eller få timers møde. Projektets SPOC kan være behjælpelig med idéer til,
hvad der kan give jer den bedste opstart.
Projektets SPOC deltager i mødet og giver en kort præsentation af Fonden og dens rolle i
projektet.
Håndtering af projektets økonomi
For at sikre en enkel og effektiv bevillingsadministration har Højteknologifonden udviklet en
portal, hvorigennem projektets økonomi håndteres.
Holbergsgade 14, 3
1057 København K
Tel +45 3363 7280
Side 10 af 13
www.hoejteknologifonden.dk
Hver part indrapporterer via portalen sine afholdte udgifter, som godkendes af projektlederen.
Når alle parters indrapportering er modtaget, indsender projektlederen via portalen en
udbetalingsanmodning til Fonden, hvorefter Fonden udbetaler støtte direkte til hver part.
Portalen giver løbende projektlederen et opdateret overblik over projektets ressourcer.
I forbindelse med udarbejdelse af projektets budget, skal parterne indbyrdes beslutte, hvor
hyppigt man vil modtage bevilling. Projektet kan vælge mellem en kvart- eller halvårlig
udbetalingsmodel. I begge modeller sker udbetaling bagudrettet på baggrund af parternes
indrapporterede regnskabstal.
Nedenstående oversigter viser, hvornår der er frist for indrapportering af afholdte udgifter, og
hvornår parterne senest modtager udbetaling fra Fonden.
Kvartårlig udbetalingsmodel:
Afholdte udgifter
Projektleders anmodning
til Fonden
Udbetaling fra Fonden til
den enkelte part
1. kvartal (januar-marts)
1. maj 2014
15. maj 2014
2. kvartal (april-juni)
1. august 2014
15. august 2014
3. kvartal (juli-september)
1. november 2014
15. november 2014
4. kvartal (oktober-november)
1. februar 2015
15. februar 2015
Eksempel:
• Ved projektstart 1. marts 2014 skal projektlederen indsende udbetalingsanmodning
første gang 1. maj 2014 og får udbetalt støtte (for marts) senest 15. maj 2014.
• Ved projektstart 1. maj 2014 skal projektlederen indsende udbetalingsanmodning første
gang 1. august 2014 og får udbetalt støtte (for maj-juni) senest 15. august 2014.
Halvårlig udbetalingsmodel:
Afholdte udgifter
1. halvår (januar-juni)
Projektleders anmodning
til Fonden
1. august 2014
Udbetaling Fra Fonden til
den enkelte part
15. august 2014
2. halvår (juli-december)
1. februar 2015
15. februar 2015
Eksempel:
Ved projektstart i første halvår 2014 skal projektlederen indsende udbetalingsanmodning
første gang 1. august 2014 og får udbetalt støtte (for første halvår) senest 15. august 2014.
Økonomiansvarlige
Højteknologifondens økonomi-SPOC Trine Lindevang Christensen håndterer spørgsmål
vedrørende økonomistyring, portal, regnskaber, udbetalinger mv. for alle projekter i
porteføljen og kan kontaktes på e-mail [email protected] og telefon 3363 7293.
Holbergsgade 14, 3
1057 København K
Tel +45 3363 7280
Side 11 af 13
www.hoejteknologifonden.dk
Projektet skal tilsvarende udpege personer, som er ansvarlige for den praktiske håndtering af
projektets økonomi:
Økonomiansvarlig
Hver part udvælger en økonomiansvarlig, som sidder med den praktiske håndtering af partens
projektøkonomi. Den økonomiansvarlige har ansvaret for rettidigt at indrapportere partens
regnskabstal til projektlederen, som herefter skal godkende eller afvise indrapporteringen i
dialog med den økonomiansvarlige. Den økonomiansvarlige modtager forud for hver frist et
link, hvor regnskabstallene indtastes.
Senest 27. februar 2014, hvor projektet har frist for at nå til enighed om
medfinansieringsaftalen, skal alle parter registrere kontaktinformationer for deres respektive
økonomiansvarlige samt bankoplysninger. Registrering sker via
http://hoejteknologifonden.dk/index.php?id=2479.
Projektleder
Projektlederen har ansvaret for at godkende de økonomiansvarliges indrapporteringer, og for
at en samlet anmodning indsendes rettidigt til Højteknologifonden. Projektlederen kan først
indsende en samlet anmodning, når alle parters indrapporteringer er modtaget og godkendt.
Projektkoordinator
Projektlederen kan eventuelt bistås af en projektkoordinator, hvis der er behov for dette.
Denne har adgang til parternes indrapporteringer og kan afvise indrapporteringer på
projektlederens vegne. Kun projektlederen kan indsende den samlede anmodning til
Højteknologifonden.
Når projektperioden er begyndt, får projektleder adgang til Fondens økonomiportal.
Projektleder, økonomiansvarlige og eventuelt projektkoordinator modtager relevant vejledning
mv. fra Trine Lindevang Christensen.
Projektet skal udarbejde årsregnskab efter udløb af hvert kalenderår. Frist er 31. marts.
Årsregnskab for virksomheder, der modtager over en vis bevillingsstørrelse, skal være
revisorpåtegnet.
Generelle bestemmelser for bevillinger fra Højteknologifonden beskriver gældende regler og
praksis i forbindelse med administration af bevillinger fra Højteknologifonden, herunder
årsregnskab, og kan findes på http://hoejteknologifonden.dk/projektledelse/oekonomistyring/.
Højteknologifondens økonomi-SPOC
Trine Lindevang Christensen, [email protected], 3363 7293.
Projektparternes økonomiansvarlige
Registreres på http://hoejteknologifonden.dk/index.php?id=2479 senest 27. februar 2014.
6. Formidling og kommunikation
Højteknologifonden ønsker at sætte fokus på formidling og kommunikation, der kan synliggøre
projektet, dets parter og resultater såvel internt som for en bredere kreds af
samarbejdspartnere, kunder, investorer, slutbrugere og samfundet som helhed.
Det er derfor muligt i det enkelte projekts budget at afsætte et beløb i størrelsesordenen op til
DKK 100.000 til forskningsformidling og kommunikation, for platforme op til 200.000.
Holbergsgade 14, 3
1057 København K
Tel +45 3363 7280
Side 12 af 13
www.hoejteknologifonden.dk
Det er projektets styregruppe, der i samråd med Fonden træffer
beslutning om, hvordan midlerne bedst anvendes, både i forhold
til valg af kommunikationsplatforme, indhold og timing i
projektperioden.
Højteknologifonden stiller gerne sit brede netværk til diverse
medier til rådighed for projektet.
Fonden udarbejder hvert år en årbog, hvor alle Fondens
projekter og platforme præsenteres. Årbog samt nyheder,
artikler, tv-indslag og film om de projekter, Fonden har støttet,
kan findes på www.hoejteknologifonden.dk.
7. Tjekliste
I løbet af kontraktforhandlingerne skal projektparterne på kort tid tage mange vigtige
beslutninger – sammen og hver for sig. SPOC’en er altid behjælpelig med et overblik over
processen. Nedenfor ses en tjekliste for de praktiske opgaver:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Få datoer for de obligatoriske møder i kontraktforhandlingsprocessen i kalenderen.
Etabler en kontraktforhandlingsgruppe, hvor alle parter er repræsenteret.
Vælg en konstitueret projektleder, som er i dialog med SPOC’en på hele projektets
vegne og den primære tovholder for processen.
Lav en plan for kontraktforhandlingsprocessen (ferieplaner, tidsfrister mv.).
Samarbejdsaftalen tager typisk længst tid, begynd med den.
o Kontakt den offentlige forskningsinstitutions kontraktenhed/tech trans-kontor.
De har ofte en skabelon, som parterne kan tilrette til projektets behov.
o Den enkelte part kan have behov for at inddrage juridisk assistance, men det
anbefales at briefe nytilkomne på den fælles vision med projektsamarbejdet.
Få overblik over ressourcer, behov for nyansættelser mv. og aftal dato for projektstart.
Beslut om projektet skal have kvart- eller halvårlige udbetalinger.
Kom til enighed om medfinansieringsaftalen med bilag (se afsnit 4).
Find ud af, hvem der er den enkelte parts tegningsberettigede og indføj disse i
medfinansierings- og samarbejdsaftalens underskriftssider.
Find ud af, hvem der er den enkelte parts økonomiansvarlige og få denne til at udfylde
formular for kontakt- og bankoplysninger (se afsnit 5).
Send aftaledokumenterne til SPOC’en efterhånden som de bliver færdige, og senest
torsdag den 27. februar 2014.
o Medfinansieringsaftale og bilag 3 i word-format med track changes.
o Bilag 2 i excel-format.
Diskuter SPOC’ens eventuelle forslag til justeringer af aftaledokumenterne.
Giv SPOC’en besked om, hvem der skal modtage den endelige aftale (pr. mail) for en
effektiv underskrivelsesproces.
Følg op på, at tidsfrist for underskrivelse overholdes, og at underskrifter returneres til
Fonden.
Aftal dato for kick-off med de øvrige projektparter og SPOC’en.
Få overleveret det videre ansvar for opstart af aktiviteterne til projektleder og
styregruppe, hvis disse ikke allerede har været involveret i aftaleindgåelsen.
Holbergsgade 14, 3
1057 København K
Tel +45 3363 7280
Side 13 af 13
www.hoejteknologifonden.dk