1. No category

Referat af
ordinær generalforsamling
torsdag den 18. april 2013 - kl. 19.00
Lejl. Navn (F) = Fuldmagt
002
003
004
005
006
007
008
009
011
020
024
025
West
Madelung
Koch (F)
Simonsen (F)
Henrichsen (F)
Frøtlund
Hansen
Newton
Husted Christensen
Klitmose (F)
Born (F)
Jensen
F-tal
90
93
130
93
130
90
93
90
90
106
106
70
Lejl. Navn (F) = Fuldmagt
026
027
030
035
042
047
049
050
052
053
054
063
Frederichsen
Haugvik
Holtzmann
SP Invest ApS
Rye-Jensen
Wanting/Simonsen
Kjærgaard
Legarth
Nielsen
Schønemann
Lehmann Weng (F)
Christrup (F)
F-tal
105
74
74
60
60
75
104
104
104
104
65
71
Lejl. Navn (F) = Fuldmagt
064
073
074
078
080
082
107
F-tal
Amorøe/Bolvig
Saxtorph
Rancke-Madsen
Harvest
Olsen/Vacis
Informi GIS (SC) (F)
Hommel
Restejendommen (F)
F-tal repræsenteret
Genudlej. lejl.
Gyldige stemmer
123
71
84
84
84
84
106
719
3.600
-318
3.282
De repræsenterede ejere udgjorde efter fordelingstal 3.600/7311 = 49,2 %. Antal lejligheder = 41 ud af 85 lejligheder.= 48,2 %.
Med hensyn til afstemninger bemærkes, at restejendommen ikke kan stemme med fordelingstallet for de lejligheder, der efter opdelingen i ejerlejligheder er genudlejet. Da disse har et samlet fordelingstal på 318, er det samlede, stemmeberettigede fordelingstal =
7.661 - garager 350 = 7.311 - 318 = 6.993. 2/3 heraf = 4.662.
Den udsendte dagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens årsberetning for det senest forløbne år
Gentofte Brandvæsen informerer
3. Fremlæggelse af årsregnskab til godkendelse
4. Indkomne forslag
Der er ikke indkommet forslag fra medlemmerne
Bestyrelsen informerer om dørtelefonanlæg inkl. en løsning
med video. Der informeres endvidere om udvidet sikring
af entredøre. Bestyrelsen ser gerne en tilkendegivelse fra
medlemmerne om holdningen til i givet fald at betale for et
dørtelefonanlæg ud over fællesudgifterne.
Der vil blive fremlagt en oversigt, der viser de enkelte lejligheders økonomiske andel i de foreliggende projekter.
5. Forslag til budget til godkendelse - indeholdende forslag
til fastsættelse af fællesydelser for det kommende år
5.1: Budgetjustering for 2013
5.2: Budgetforslag for 2014
Til dækning af underskuddet i 2012 - og nødvendig vedligeholdelse foreslår bestyrelsen, at fællesudgifterne i 2013 stiger med 8% i forhold til 2012 - og at fællesydelserne i 2014
stiger med 8% i forhold til budgetjusteringen for 2013
6. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode
Birthe Rancke-Madsen, Erik Jensen og Lene B. Frøtlund er
på valg og genopstiller
7. Valg af 2 suppleanter for en 1-årig periode
Karin Harvest og Massimiliano Vacis er på valg og genopstiller
8. Valg af revisor
Statsaut. revisor Gregers Paulsen, BDO Statsautoriseret Revisionsaktieselskaber på valg og genopstiller
9. Eventuelt
Formanden Anders Saxtorph bød velkommen. Generalforsamlingen blev afviklet således:
1. Valg af dirigent (og referent)
Advokat Torben Heding Andersen blev igen
i år valgt til dirigent.
Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og beslutningsdygtig. Men vedtægterne fastlægger, at den ordinære generalforsamling i henhold til vedtægterne skal afholdes i perioden 15. marts - 15. april.
(referentens bemærkning: For at den nye
formand kunne være til stede var det nødvendigt at flytte generalforsamlingen 1 uge).
Administrator skriver referat.
Herefter bød Anders Saxtorph velkommen
til viceberedskabschef Niels Christian Bøgvad fra ’Beredskab Gentofte’ og ejerforeningens bygningstekniske rådgiver
Anders Leth Hansen.
Niels Christian Bøgvad informerede om sine
ansvarsområder og i hovedlinjer hvordan
’Beredskab Gentofte’ var organiseret. Medlemmerne fik en orientering om bl.a. bedre
sikring af lejligheder og trappeopgange.
Flugtvejene skal være i orden. Beboerne
bør Ikke sætte fodtøj foran entrédørene og
ikke placere barnevogne o. lign. i opgangene. Hvis en brand opstår, vil røgen vanskeliggøre orienteringen på trapperne. Lejlighederne kan med fordel anskaffe sig en
vandslukker og opsætte en røgalarm.
Brande opstår hyppigt i el-installationer.
Brandfolkene skal helst være i gang med
slukningsarbejdet senest 15 minutter efter
brandens opståen. Viceberedskabschefen
omtalte også de problemer, der kan opstå
med parkerede biler på brandvejene.
2. Bestyrelsens årsberetning
Formanden startede med at fastslå, at det
går godt i Clarasvænge.
Velkommen til nye beboere.
Følgende foretaget i 2012:
 ca. 1/3 af kørevejene asfalteret
 renovering af varmecentraler påbegyndt
 2 karnapsøjler renoveret
 flere nye cykelstativer anskaffet
 køb af affugtere og vandstøvsugere
 køb af hjertestarter
 opstart ny hjemmeside: clarasvaenge.dk
 ny bærbar pc og farveprinter til ejd.kontor
Nye affugtere vil blive placeret i aflåst rum.
Vedr. fremtiden tog Anders Saxtorph udgangspunkt i underskuddet for 2012. Det er
nødvendigt at anmode om en stigning på
8% i fællesbidraget for årene 2013-2015.
Formanden opdelte aktiviteter/anskaffelser
fremover i: ’Need to have’ og ’Nice to have’,
hvor der stort set kun er penge til det der er
nødvendigt at have. Rart at have må vente.
Der er lagt planer for en række større vedligeholdelsesarbejder en årrække frem:










karnapsøjler renoveres løbende
elektroniske varmemålere radiostyret
renovering af tørrepladsen
belysning i opgange
trappeopgange: maling og linoleum
rør/varmt brugsvand på lofter udskiftes
fortsætte med faldstammeudskiftning
altanrenovering: frontplader
målere på varmt/koldt brugsvand
optimering af varmeanlæg - måske engang i fremtiden et 2-strengsanlæg
Den løbende vedligeholdelse kræver derfor,
at fællesbidraget tilpasses et realistisk vedligeholdelsesniveau. Et medlem udtalte, at
fællesudgifterne er yderst rimelige i forhold
til ejendommens alder. Et andet medlem
udtrykte også sin positive holdning til en
stigning i fællesudgifterne. Det er nødvendigt med en langtidsplan og henlæggelser
vedr. nyt varmeanlæg på et tidspunkt.
Flere fandt at dele af den foretagne asfaltering ikke var udført godt nok. Vedr. trappebelysning skal der findes en bedre løsning.
Et medlem spurgte om ikke foreningen burde skifte fra Danske Bank til en anden bank.
Stor tilfredshed med den nye månedlige information ’Clarasvænge - det sker i ………
Formanden oplyste, at bestyrelsen undersøger om der er grundlag for at søge om tilskud til faskiner. En løsning der kan tage
presset væk fra kloakkerne.
Der er indkøbt nye informationstavler til opgangene. De nuværende navnetavler fjernes, da navne kan ses på postkasserne.
Efter aftale med dirigenten læste formanden
et notat op, der var modtaget fra Aase
Haugvik. Det drejede sig om opgangen
Ordrupvej 4, varmeregnskab fra Brunata,
for varmt brugsvand og et hurtigt referat.
Administrator nævnte et par tilfælde, hvor
ejere uden nogen forudgående drøftelser
med foreningen havde foretaget markante
indgreb på fællesinstallationerne.
Et medlem mente, at enkelte lejligheder
skulle friholdes for betaling til visse vedligeholdelsesarbejder. Dirigenten gjorde opmærksom på, at samtlige ejere i givet fald
skal godkende en sådan afvigelse fra de
nuværende tinglyste vedtægter.
I den skriftlige del af beretningen - udsendt
før generalforsamlingen - havde bestyrelsen
anmodet om en bemyndigelse vedr. tilpasning af kassekreditten i Danske Bank, således at nødvendig likviditet er til stede. Med
adskillige kvartals-, halv- og helårlige betalingsterminer er der et stigende behov for
en bedre likviditetsbuffer.
Beretningen blev godkendt - og dermed også bemyndigelsen vedr. kassekreditten i
Danske Bank.
3. Årsregnskabet for 2012
Administrator pegede på, at årsagen til underskuddet på kr. 80.000 var, at nødvendige udgifter på en række områder havde været større end forventet. Ekstra asfaltering,
anskaffelse af en hjertestarter og opstart af
hjemmesiden www.clarasvaenge.dk havde
ikke været med i budgetterne.
Udgifterne til møder dækker arrangementer
og bestyrelsens årlige spisning. Hver 3.
måned bliver trappevinduerne pudset.
Regnskabet for 2012 blev godkendt.
4. Forslag
Hverken medlemmerne eller bestyrelsen
havde fremsat forslag.
Administrator oplyste, at der ud over de 2
tidligere tilbud på dørtelefoner var indhentet
pris på en løsning med video med et prisniveau på kr. 450.000. Den udsendte opstilling viste lejlighedernes andel ved 3 forskellige investeringer: 450 tkr./500 tkr./550 tkr.
Administrator informerede om, at der var
indhentet tilbud på en yderligere sikring af
entrédørene. De 2 låse skal sikres med en
ny plade og hængslerne skal have hærdede
skruer. Denne løsning kan på foreningsbasis udføres for kr. 740 pr. lejlighed.
Uddrag af debatten om dørtelefoner m.m.:
 en løsning med video giver større sikkerhed - og beboerne kan få en brik der kun
passer til de enkelte opgange
 Clarasvænge er et ’smørhul’, hvor det
måske er for voldsomt at investere i et
dørtelefonanlæg.
 mange lejligheder bruger ikke begge låse, hvilket forringer sikkerheden
 5 indbrud på 20 år
 gode erfaringer ’Nabohjælp’ skilt
 foreningens bygningstekniske rådgiver
nævnte automatisk trappebelysning som
en præventiv foranstaltning
 viceværten skal løbende tjekke, at kælderdørene automatisk lukker helt til
 alm. dørlåsning som alternativ
 lejl. installere egne indbrudsanlæg?
Der var adskillige der talte imod dørtelefonanlæg. 2 beboere i henholdsvis Ordrupvej 4
og 14 ønskede dog dørtelefoner.
Et medlem ønskede, at bestyrelsen skal se
på en separat løsning vedr. trappeopgangen i porten Ordrupvej 4, der modsat de fleste opgange ligger direkte ud til Ordrupvej.
Dirigenten understregede, at bestyrelsen
havde ønsket en tilkendegivelse om der
skulle arbejdes videre med dørtelefoner.
Det blev besluttet, at der skulle markeres
separat for henholdsvis dørtelefoner og den
ekstra sikring af entrédørene.
Dirigenten bad om at få en tilkendegivelse
med håndsoprækning. For dørtelefoner var
der kun 2 markeringer. For dørsikringen var
der markant tilslutning.
5. Budgetter
Administrator havde på 3 glasmagnettavler
listet en lang række vedligeholdelsesarbejder eksempelvis opdelt med
 A) afvikling på 1 år
 B) afvikling over flere år
 C) afvikling af separate opgaver med betaling ud over det normale fællesbidrag.
Hensigten var at anskueliggøre muligheden
for med den foreslåede stigning i fællesudgifterne at kunne flytte enkelte opgaver eller
vedligeholdelsesarbejder fra C til B.
Et medlem pegede på, at den skitserede
opdeling af fremtidige vedligeholdelsesarbejder kan bruges til en hensigtsmæssig
prioritering, så ejendommen ikke forfalder.
Der blev spurgt, om beboerne kunne deltage i visse vedligeholdelsesopgaver som fx
maling af pergola m.m.
Det blev bragt op, om nogle vedligeholdelsesopgaver kan opdeles, så hver lejlighed
kan få sin del som tilskud fra ordningen
vedr. håndværkerfradrag. Dirigenten mente,
at det i nogle tilfælde formentlig godt kunne
lade sig gøre. Men det ville betyde en opdeling i mange fakturaer.
Debatten sluttede med at budgetjustering
for 2013 og budgetforslag for 2014 blev
godkendt - og dermed også de foreslåede
stigninger i fællesbidraget.
6. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer
Birthe Rancke-Madsen, Erik Jensen og Lene B. Frøtlund blev genvalgt.
7. Valg af 2 suppleanter
Karin Harvest og Massimiliano Vacis blev
genvalgt.
8. Valg af revisor
Statsaut. revisor Gregers Paulsen, BDO
Statsautoriseret
Revisionsaktieselskaber
blev genvalgt.
9. Eventuelt
Uddrag af spørgsmål/kommentarer:
 det varme brugsvand i Ordrupvej 12 er
for varmt. Viceværten skal justere.
 Udeområder holdes flot. Plante et træ på
græsplænen mellem blok 2 og 3 for at få
mere skygge
 loppemarked afholdes lørdag 25. maj
 flot hjemmeside: www.clarasvaenge.dk
 gamle cykler fjernes
 skifte pærer i udendørs belysning
 begivenhedskalender på hjemmesiden
 fint med nye opslagstavler i opgange
 stor interesse for at vide mere om muligheder for at kunne skifte el-leverandør
(se clarasvaenge.dk)
 stolper på hjørnet ved forretningen, så bilerne ikke kan parkere på fortovet
Formanden spurgte, om ordningen med at
have hund/kat i lejlighederne skulle udfases. Det var der ikke stemning for.
Administrator oplyste, at såfremt nedsivningsforholdene i Clarasvænge er gode
nok, kan der søges om tilladelse til et faskine-projekt hos Gentofte kommune. Det vil
kræve et par prøveboringer først. Godkendes en ansøgning kan det give et beløb pr.
lejlighed på kr. 23.400.
Hermed var aftenens program udtømt - og
klokken viste 21:50. 5 minutter længere end
sidste år.
Formanden takkede dirigenten for god styring af generalforsamlingen - og dirigenten
markerede sin tilfredshed med generalforsamlingens afvikling.
Underskrifter:
Originalreferatet underskrevet af:
Advokat Torben Heding Andersen - dirigent
Originalreferatet underskrevet af:
Administrator Erik Jarnlev - referent