Outlook-sähköposti s. 1/8 Outlook-sähköposti (entinen Hotmail) Outlook on Microsoftin tarjoama ilmainen sähköposti, jossa on todella paljon levytilaa – 7 gigatavua. Se osaa suodattaa saapuvat roskapostit omaan Roskaposti-kansioonsa, ja SSL-salaus on koko ajan käytössä. Outlook on hyvin helppokäyttöinen ollen samalla teknisesti erittäin kehittynyt sähköposti. Sähköpostiin pääsee ainakin seuraavilla Microsoft-osoitteilla: @outlook.com, @hotmail.com, @hotmail.fi ja @live.fi. Kirjautuminen 1. Siirry osoitteeseen www.outlook.com 2. Kirjoita Outlook-sähköpostiosoitteesi ja salasanasi sivun oikeassa reunassa oleviin kenttiin ja napsauta Kirjaudu sisään -painiketta. Älä valitse kohtaa Pysy kirjautuneena, jotta muut eivät pääsisi sähköpostiisi. Jos selain pyytää tallentamaan salasanan, pääsääntöisesti sitä ei kannata tallentaa. Firefoxselain tallentaa salasanat selkokielisesti ja ovat helposti kaikkien nähtävillä. 3. Jos olet unohtanut sähköpostiosoitteesi tai salasanasi tai et jostain muusta syystä pääse kirjautumaan sähköpostiisi, napsauta Eikö tilin käyttäminen onnistu -linkkiä. Valitse sen jälkeen omaan tilanteeseesi sopiva vaihtoehto. Viestin lähettäminen 1. Napsauta yläreunan Uusi-painiketta . 2. Kirjoita Vastaanottaja-kenttään vastaanottajien sähköpostiosoitteet. Jos lähetät viestin useampaan osoitteeseen, kirjoita kunkin sähköpostiosoitteen jälkeen pilkku tai paina Enteriä, niin pääset kirjoittamaan uutta osoitetta. Rastista voit poistaa esimerkiksi väärin kirjoitetun osoitteen. Jos haluat lähettää viestin tiedoksi jollekin, mutta et edellytä häneltä vastausta, napsauta Kopiolinkkiä ja kirjoita sähköpostiosoite tai -osoitteet avautuvaan kenttään. Jos haluat lähettää viestin tiedoksi jollekin, mutta et halua muiden vastaanottajien näkevän hänen osoitettaan vastaanottajien joukossa, napsauta Piilokopio-linkkiä. Kirjoita sähköpostiosoite tai osoitteet kyseiseen kenttään. Vinkki: Jos ohjelma näyttää valmiita sähköpostiosoitteita, sinun ei tarvitse kirjoittaa niitä – poimi osoite hiirellä napsauttamalla. 3. Napsauta Lisää aihe -kohtaa ja kirjoita viestin aihetta kuvaava otsikko. Aihetta ei ole pakko antaa, mutta on suositeltavaa antaa aina viesteille jokin otsikko. Näin vastaanottaja näkee, mikä on saapuneen viestin sisältö. Hannu Matikainen 19.6.2014 Outlookin käyttäminen.docx Outlook-sähköposti s. 2/8 4. Napsauta Lisää viesti -kohtaa ja kirjoita varsinainen asiateksti. 5. Lähetä viesti napsauttamalla yläreunan Lähetä-painiketta. 5. 3. 2. 4. Liitetiedoston lisääminen viestiin Viestin mukana on mahdollista lähettää mitä tahansa tiedostoja. Yhden viestin liitteiden koko voi olla jopa 10 gigatavua! Jos haluat lisätä liitetiedostoja lähetettävään viestiin, tee seuraavasti. 1. Napsauta yläreunan Lisää-painiketta. Tavallisimmat valinnat ovat Tiedostot liitteinä ja Tekstiin sitoutuvat kuvat. Tiedostot liitteinä: Valitse toiminto ja etsi haluamasi tiedosto omalta koneeltasi valintaikkunan avulla: kun olet löytänyt tiedoston, valitse se kaksoisnapsauttamalla. Toinen tapa on, että valitse tiedosto kerran hiirellä napsauttamalla ja napsauta sen jälkeen valintaikkunan Avaa-painiketta. Voit lisätä useita tiedostoja samalla tavalla. Liitetiedostot näkyvät isoina neliöinä tai kuvina viestin otsikon alapuolella. Jos haluat poistaa jonkin liitteen, napsauta sitä hiirellä ja valitse Poista. Hannu Matikainen 19.6.2014 Outlookin käyttäminen.docx Outlook-sähköposti s. 3/8 Tekstiin sitoutuvat kuvat: Tällä valinnalla kuvatiedosto on mahdollista saada näkymään sähköpostiviestissä. Sijoita kohdistin siihen kohtaan kirjoittamassasi viestissä, mihin haluat lisätä kuvan. Usein on kätevintä sijoittaa kuva tekstikappaleiden väliin. Kohdistin nuolen osoittamaan kohtaan! Kuva sijoittuu tekstikappaleiden väliin Kun napsautat lisättyä kuvaa hiirellä, voit valita sopivamman koon kuvalle tai poistaa sen kokonaan. Koon muutos vaikuttaa siihen, minkä kokoisena kuva näytetään viestin yhteydessä. Valinta ei vaikuta kuvan alkuperäiseen tarkkuuteen ja tiedostokokoon, joten vastaanottaja voi halutessaan tarkastella kuvaa täydellä tarkkuudella. 2. Napsauta Lähetä-painiketta lähettääksesi viestin liitteineen. Jos liitetiedostoja on useita ja/tai ne ovat suuria, Outlook saattaa näyttää seuraavan ilmoituksen. Napsauta ilmoituksen ulkopuolella peruuttaaksesi lähettämisen. Toiminto vielä kesken! Seuraa liitetiedostokuvakkeita – jos niiden alareunassa näkyy sininen palkki, tiedoston vieminen sähköpostipalvelimelle on vielä kesken. Yritä lähettämistä hetken kuluttua uudelleen. Hannu Matikainen 19.6.2014 Outlookin käyttäminen.docx Outlook-sähköposti s. 4/8 Saapuneiden viestien lukeminen Saapuneet viestit löytyvät vasemman reunan Saapuneet-linkin takaa. Avaamattomat viestit näkyvät lihavoituina, jo luetut ohuemmalla fontilla. Voit avata viestin luettavaksi napsauttamalla mitä tahansa kohtaa haluamasi viestin rivillä. Viestin alussa näet myös kaikki muut mahdolliset vastaanottajat. Viesti-ikkunan yläreunasta tai Komennot-painikkeesta löytyvät kaikki viestiin liittyvät toiminnot, kuten Vastaa ja Poista. Poista-toiminto poistaa kyseisen viestin. Säilytystilaa viesteille kyllä on, mutta turhat viestit kannattaa poistaa, jotta tärkeämmät on helpompi löytää saapuneiden joukosta. Huomaa, että poistetut viestit siirtyvät roskakoriin, josta ne voi tarvittaessa vielä palauttaa. Vastaa-toiminnolla pääset kirjoittamaan vastauksen saamaasi viestiin. Vastaus menee vain sille henkilölle, joka on viestin sinulle lähettänyt; pystyt tosin lisäämään vastaanottajia halutessasi. Avautuvassa viestinkirjoitusikkunassa näkyy lähettäjän kirjoittama viesti. Älä pyyhi sitä pois, vaan kirjoita oma vastauksesi aikaisempien viestien yläpuolelle. Tällä tavalla voidaan käydä kirjeenvaihtoa, ja molemmat osapuolet aina näkevät, mitä on viimeksi kirjoitettu. Hannu Matikainen 19.6.2014 Outlookin käyttäminen.docx Outlook-sähköposti s. 5/8 Viestin otsikon eteen tulevat kirjaimet RE eli Reply (Vastaus). Niitäkään ei ole syytä muuttaa. Jos olet yksi monista vastaanottajista ja haluat lähettää vastauksen sekä viestin lähettäjälle että muille vastaanottajille, napsauta Vastaa-painikkeen oikealla puolella olevaa nuolta ja valitse Vastaa kaikille. Toinen hyödyllinen toiminto on Lähetä edelleen (FW eli Forward). Sen avulla voit lähettää viestin edelleen jollekin muulle henkilölle. Mieti kuitenkin ensin, mitä mieltä alkuperäinen viestin lähettäjä voisi olla viestinsä edelleenlähettämisestä! Liitteiden avaaminen ja tallentaminen Viestin mukana tulleet liitetiedostot näkyvät suurina kuvakkeina alla olevan kuvan tapaan. Liitteiden avaaminen ja tallentaminen tapahtuu hieman eri tavoin selaimesta riippuen. Seuraavassa on kuvattu siltä osin Outlookin käyttöä Internet Explorer - ja Firefox-selaimilla. Hannu Matikainen 19.6.2014 Outlookin käyttäminen.docx Outlook-sähköposti s. 6/8 Internet Explorer -selain Napsauta liitettä, jolloin selaimen alareunaan ilmestyy kuvan mukainen palkki. Avaa-painiketta napsauttamalla tiedoston saa avattua. Tiedosto avautuu siihen ohjelmaan, joka on kyseisellä koneella määritetty avaamaan tämäntyyppisiä tiedostoja. Tiedostoa voi ohjelmassa katsella, tulostaa ja mahdollisesti muokata ohjelmasta riippuen. Tiedoston voi myös ohjelmasta käsin tallentaa haluttuun paikkaan omalle koneelle (valitsemalla Tiedosto, Tallenna nimellä). Suositeltavin tallennussijainti on Kirjastot tai Tiedostot-kansio käyttöjärjestelmästä riippuen. Jos haluat tallentaa tiedoston suoraan sähköpostista omalle koneelle, napsauta Tallenna-painikkeen pientä nuolta ja valitse sitten Tallenna nimellä. Sen jälkeen voit valita tallennussijainnin. Avattu tai tallennettu tiedosto saattaa olla suojatussa tilassa ja näyttää seuraavanlaisen ilmoituksen. Tiedosto on muokattavissa, kun napsautat Ota muokkaus käyttöön -painiketta. Firefox-selain Napsauta liitettä, jolloin avautuu seuraavanlainen valintaikkuna. Jos haluat avata tiedoston, valitse Avaa ohjelmalla ja napsauta sen jälkeen OK-painiketta. Tiedosto avautuu oletuksena siihen ohjelmaan, joka on kyseisellä koneella määritetty avaamaan tämäntyyppisiä tiedostoja. Tiedostoa voi ohjelmassa katsella, tulostaa ja mahdollisesti muokata ohjelmasta riippuen. Firefoxia käytettäessä liitetiedosto on helpointa tallentaa omalle koneelle seuraavasti. Avaa tiedosto ensin ohjelmaan kuten edellä on kerrottu. Tallenna tiedosto ohjelmasta käsin haluttuun paikkaan omalle koneelle (toiminnolla Tiedosto, Tallenna nimellä). Suositeltavin tallennussijainti on Kirjastot tai Tiedostot-kansio. Hannu Matikainen 19.6.2014 Outlookin käyttäminen.docx Outlook-sähköposti s. 7/8 Käytön lopettaminen Jotta muut käyttäjät eivät pääsisi sähköpostiisi, lopeta istunto seuraavalla tavalla. Napsauta oikeasta yläreunasta omaa nimeäsi ja sen jälkeen valitse Kirjaudu ulos. Tietoturva-asioita Saapuneet viestit Kun olet avaamassa jotain saapunutta viestiä, Outlook saattaa tietoturvasyistä näyttää seuraavanlaisen ilmoituksen. Viestin sisällön näyttämisen saattaa estää esimerkiksi kuva tai epämääräinen linkki. Jos tunnet lähettäjän, napsauta Näytä sisältö -linkkiä. Sen jälkeen voit hyväksyä lähettäjän luotettavaksi napsauttamalla Luotan osoitteeseen [email protected] -linkkiä. Viestien lähettäminen Jollain ensimmäisistä käyttökerroista, kun olet lähettämässä viestiä, Outlook saattaa tarkistaa roskapostituksen estämiseksi, oletko ihminen vai kone. Kun näet seuraavan ilmoituksen, napsauta Vahvistapainiketta. Hannu Matikainen 19.6.2014 Outlookin käyttäminen.docx Outlook-sähköposti s. 8/8 Kirjoita näytöllä näkyvät numerot ja kirjaimet tekstikenttään ja napsauta Jatka-painiketta. Seuraavaksi tulee ”kiitokset arvoituksen ratkaisemisesta”. Napsauta Sulje-painiketta palataksesi takaisin viestiin. Lähetä se uudelleen; tällä kertaa viestin lähettäminen onnistuu. Jatkossa vastaavanlaista kyselyä ei pitäisi enää ilmaantua. Yhteystietojen hallinta Kun saapuneessa viestissä näkyy linkki Lisää yhteyshenkilöihin, sitä kannattaa napsauttaa, jos haluat tallentaa sähköpostiosoitteen niin sanottuun osoitekirjaan. Siellä osoite on tallessa, vaikka kaikki kyseiseltä henkilöltä saadut viestit häviäisivätkin. Siirtyäksesi osoitekirjaan napsauta vasemman yläkulman pientä nuolta ja valitse sen jälkeen Ihmiset. Huomaa, että Ihmiset avautuu selaimeen uuteen välilehteen. Pääset takaisin sähköpostiin sulkematta yhteystietojen hallintaa napsauttamalla Outlook-välilehteä. Sähköpostiryhmän luominen Jos lähetät säännöllisesti postia tietylle joukolle ihmisiä, heistä kannattaa luoda postitusryhmä. Viestin vastaanottajaksi valitaan vain ryhmän nimi, jolloin henkilöitä ei tarvitse yksitellen lisätä viestin saajiksi. 1. Valitse osoitekirjasta rastittamalla haluamasi henkilöt. 2. Valitse sen jälkeen yläreunasta Ryhmät -> Uusi ryhmä ja anna ryhmälle nimi. Hyväksy ryhmän nimi painamalla Enteriä. Hannu Matikainen 19.6.2014 Outlookin käyttäminen.docx